جلسات توجیهی و کنفرانس های مطبوعاتی، جلساتی است که بین مقامات و نمایندگان رسانه ها برای اطلاع رسانی به مردم در مورد موضوعات موضوعی برگزار می شود.

خلاصه سازیبه مرور مختصری از چندین رویداد اختصاص داده شده است، بیش از 30-40 دقیقه طول نمی کشد و عمدتا توسط سازمان های دولتی استفاده می شود.

کنفرانس مطبوعاتیبه بحث مفصل 1-2 موضوع اختصاص دارد و به طور متوسط ​​1.5 ساعت طول می کشد.

برگزاری کنفرانس مطبوعاتی تنها در صورتی موجه است که:

1) اخبار داغ در سازمان وجود دارد و لازم است پیام مهمی داده شود که بر اساس آن ممکن است خبرنگاران سؤالاتی داشته باشند یا لازم است به یک رویداد خاص پاسخ فوری داده شود.

2) یک متخصص معروف به شهر می آید، شخص جالبآماده گفتگو با رسانه ها؛

3) روزنامه نگاران تماس اطلاعات شخصی با مقامات را ترجیح می دهند.

در سایر موارد، اطلاعات از طریق بیانیه مطبوعاتی به رسانه ها منتقل می شود و نیازی به برگزاری نشست خبری نیست.

تهیه و برگزاری نشست خبری

کنفرانس مطبوعاتی مهمترین وسیله روابط عمومی است که مستلزم آماده سازی دقیق است که شامل مراحل زیر می باشد.

1. انتخاب تاریخ و زمان کنفرانس. برخی از گزینه ها ممکن است:

. کنفرانس مطبوعاتی باید در یک روز خاص برگزار شود.

. اگر امکان انتخاب روز وجود دارد، از همزمانی زمانی با سایر رویدادهای مهم مطبوعات و سایر مردم (سخنرانی شخصیت های سیاسی، رویدادهای فرهنگی و ورزشی و ...) خودداری شود.

2. انتخاب فضای مناسب. نباید خیلی بزرگ باشد تا اتاق نیمه خالی به نظر برسد و نباید دفتر کار کسی باشد. کنفرانس های مطبوعاتی را می توان در مراکز تجاری هتل، باشگاه های مطبوعات محلی، ساختمان های عمومیواقع در مناطقی که از نمایندگان رسانه ها دور نیست.

باید بررسی کنید:

. تعداد مناسب صندلی؛

. مکان هایی برای قرار دادن دوربین های تلویزیونی؛

. میکروفون

. پایه میکروفون پلت فرم;

. منبع تغذیه (پریز برای تجهیزات تلویزیون)؛

. میز ثبت نام نمایندگان رسانه ها و انتشار مطالب چاپی.

. میز و صندلی برای بلندگو؛

. جا سیگاری؛

. می ایستد (در صورت لزوم)؛

. آب معدنی برای شرکت کنندگان (مطلوب).

3. اطلاع رسانی به نمایندگان رسانه ها در مورد نشست خبری آتی.

دعوت نامه ها به گونه ای ارسال می شوند که حداقل 7 روز قبل از کنفرانس مطبوعاتی به دست مخاطب برسد. آنها حاوی:

. موضوع

. نام کامل سخنرانان اصلی؛

. چند جزئیات، برای متقاعد کردن سردبیر در مورد مناسب بودن پوشش رویدادها ضروری است، اما برای جلوگیری از تمایل به شرکت در یک کنفرانس مطبوعاتی کافی نیست.

تاریخ، مکان، زمان و مدت کنفرانس مطبوعاتی؛

نام کامل و شماره تلفن مسئول روابط مطبوعاتی.

4. تهیه متون گزارش. متون تمام گزارش ها از قبل چاپ می شود. در طول کنفرانس در دسترس خبرنگاران حاضر است و پس از آن برای رسانه هایی که نمایندگان آن حضور نداشتند ارسال می شود. یک کیت مطبوعاتی حاوی اطلاعات مربوطه نیز برای هر یک از اعضای مطبوعات تهیه شده است.

5. روز قبل از کنفرانس مطبوعاتی:

روند کنفرانس مطبوعاتی با شرکت کنندگان اصلی بحث می شود.

ترتیب و محتوای سخنرانی ها مشخص شده است.

تماس های تلفنی برقرار می شود - یادآوری به نمایندگان رسانه هایی که حضور آنها انتظار می رود.

فهرستی از شرکت کنندگان در کنفرانس جمع آوری و برای توزیع در مطبوعات تکرار می شود.

6. در روز کنفرانس مطبوعاتی. تمام آماده سازی ها باید در حداقل 30 دقیقه تکمیل شود. در ورودی میزهایی برای ثبت نام وجود دارد. روزنامه نگاران ثبت نام می شوند، اعلامیه های مطبوعاتی، لیست شرکت کنندگان و سایر جزوه ها را دریافت می کنند.

بلندگوها در ارتفاع معینی نشسته اند. در جلوی آنها صفحاتی با نام و موقعیت قرار دارد (کتیبه ها با خط بزرگ ساخته شده اند و از ردیف های پشتی قابل مشاهده هستند).

کارکنان درگیر در کنفرانس مطبوعاتی باید داشته باشند نشان ها- پلاک های شناسایی سینه حاوی نام کامل، سمت و نام سازمان.

مسئول تعیین شده کنفرانس مطبوعاتی را برگزار می کند. وی حاضران را به سکوت دعوت می کند و رئیس را معرفی می کند. آنها ممکن است رئیس سازمان باشند. رئیس جلسه مقدماتی را بیان می کند، شرکت کنندگان را در ابتدای کنفرانس مطبوعاتی معرفی می کند و سپس به سخنرانان می گوید.

پس از پایان سخنرانی، سخنرانان به سوالات رسانه ها پاسخ می دهند.

بنا به درخواست نمایندگان مطبوعات امکان سازماندهی مصاحبه انفرادی وجود دارد.

7. در پایان کنفرانس مطبوعاتی، به عنوان یک قاعده، یک بخش غیر رسمی برای شرکت کنندگان آن سازماندهی شده است.

تهیه یک جلسه توجیهی

پشت چند روز قبل از جلسه توجیهی به شرح زیر است:

. اتاق کنفرانس رزرو کنید (به اتاقی با میز بزرگ نیاز دارد).

. با خبرنگاران تماس بگیرید و شخصاً دعوت کنید (معمولاً تعداد آنها 6-12 نفر است).

. با خبرنگارانی که حضورشان برای بار دوم ضروری است تماس بگیرید.

. سازماندهی یک خط مطبوعاتی و تدوین موضوعات اصلی؛ برنامه ریزی ارائه های لازم؛

. در آستانه یک بار دیگر برای روشن شدن موضوعات اصلی جلسه توجیهی؛

. بررسی کنید که آیا برنامه های سخنرانان تغییر کرده است یا خیر، آیا تمام سخنرانی های برنامه ریزی شده برگزار می شود یا خیر.

. مواد چاپی لازم را تهیه کنید.

قبل از جلسه توجیهی لازم:

. بررسی آمادگی خدمات اطلاعاتی و تحلیلی؛

. مطمئن شوید که اتاق به خوبی برای جلسه آماده شده است.

در طول جلسه توجیهی به شرح زیر است:

. معرفی خبرنگاران و سخنرانان به یکدیگر؛

. ایجاد یک فضای آرام؛ ارائه قهوه یا نوشابه؛ اطمینان حاصل کنید که همه فرصت صحبت کردن دارند.

. فهرستی از افراد حاضر در جلسه توجیهی تهیه کنید. با نمایندگان رسانه ها در مورد همکاری بیشتر مذاکره کنید.

مصاحبه

انواع مختلفی از مصاحبه وجود دارد:

1) مکاتبات؛

2) غیر مستقیم تمام وقت؛

3) مستقیم تمام وقت

مکاتباتمصاحبه مستلزم توافق اولیه بین مسئول روابط عمومی و خبرنگار در مورد تهیه کتبی سؤالات مورد علاقه مطبوعات و انتقال آنها به سرویس مطبوعاتی سازمان است. سازمان پاسخ های کتبی را تهیه و برای انتشار به خبرنگار روزنامه/مجله ارائه می کند. طبیعتا این آرام ترین و ارجح ترین نوع مصاحبه توسط رهبران سازمان هاست.

غیر مستقیم تمام وقتمصاحبه شامل آشنایی اولیه با سوالات است. با این حال، خود مصاحبه توسط خبرنگار شخصا انجام می شود و سوالات جدید و برنامه ریزی نشده ای که ممکن است خبرنگار در طول مصاحبه داشته باشد را حذف نمی کند. اگر مصاحبه ای نیز برای یک برنامه تلویزیونی فیلمبرداری می شود، مطمئناً به تنش عصبی، خونسردی و آمادگی بیشتری نسبت به مصاحبه غیرحضوری نیاز دارد.

مستقیم تمام وقت- اکثر نمای پیچیدهمصاحبه. سؤالات قبلاً شناخته شده نیستند. خبرنگار هم شاید. پخش زنده مستثنی است.

به متخصصان روابط عمومی توصیه می شود برای آماده شدن برای مصاحبه از دستورالعمل های زیر استفاده کنند.

مصاحبه چاپی

پشت چند روز قبل از مصاحبه

. اگر می دانید دقیقا چه کسی برای مصاحبه می آید، سعی کنید مقالات منتشر شده این خبرنگار را در مورد موضوع مصاحبه بیابید. این به شما کمک می کند تا نگرش خبرنگار را نسبت به موضوع تعیین کنید، موقعیت او را درک کنید، طیف احتمالی موضوعات مورد علاقه او را ارائه دهید و برای مصاحبه به روشی مناسب آماده شوید.

. مطالب چاپی لازم را در اختیار خبرنگار قرار دهید. حتما قبل از هر چیز مطبوعات را در مورد اهداف سازمان خود آگاه کنید.

. روش انجام مصاحبه - تلفنی یا حضوری را مشخص کنید. در نظر بگیرید که برای شما بهتر است در مورد مصاحبه شخصی از یک خبرنگار دعوت کنید. این امکان وجود دارد که اگر دفتر شما نماینده نیست، مصاحبه ای در رستوران انجام دهید یا دفتری را در هتل اجاره کنید.

. دریابید که آیا خبرنگار قصد دارد عکس هایی را منتشر کند، مشخص کنید که کدام آنها را مشخص کنید و همه چیز لازم را برای این کار آماده کنید. دریابید که آیا روزنامه نگار قصد دارد یک مصاحبه اضافی در رابطه با عکس ها انجام دهد یا خیر.

. از مدت زمان تخمینی مصاحبه، تاریخ انتشار احتمالی و عنوانی که مطالب در آن چاپ خواهد شد، مطلع شوید.

. به اتاقی که در آن عکس گرفته می شود نگاه کنید. به یاد داشته باشید که پس زمینه مهم است.

در حین مصاحبه

مسئول ارتباط مطبوعاتی باید در هنگام مصاحبه حضور داشته باشد. او در هیچ چیزی دخالت نمی کند، فقط مشکلات را حل می کند. موضع او «به نام مصاحبه» است.

مطمئن شوید که خبرنگار مطالب مقدماتی را دریافت کرده است.

. مطمئن شوید که صندلی شکسته یا سایر اشیاء یا نوشته های نامناسب در پس زمینه در طول عکاسی وجود نداشته باشد.

. اگر ضبط مصاحبه را با دیکتافون مناسب می دانید، حتماً در این مورد به خبرنگار هشدار دهید و هرگز بدون اجازه ضبط نکنید.

. بررسی کنید که آیا روزنامه نگار نام کامل و موقعیت مصاحبه شونده و همچنین مسئولین روابط با مطبوعات را به درستی ثبت کرده است.

. مطمئن شوید که روزنامه نگار می داند اطلاعات ارائه شده برای چیست. می توان از آن استفاده کرد: برای اطلاعات عمومی، برای نقل قول، برای ثبت، نه برای ثبت.

مصاحبه درتلویزیون

1. هدف را تعریف کنید. از قبل به نکات کلیدی سخنرانی خود فکر کنید. سعی کنید روی مهمترین جنبه ها تمرکز کنید. به یاد داشته باشید که نشان دادن مصاحبه کمی زمان می برد، شاید تنها قسمت اصلی آن (از دیدگاه روزنامه نگاران) یا گویاترین قسمت آن نمایش داده شود.

2. برای مصاحبه آماده شوید. موضوع برنامه، مسیرهای گفتگو و دایره شرکت کنندگان را بیابید. پخش های قبلی این برنامه را ببینید، سبک خود برنامه و مجری آن را احساس کنید. یک سخنرانی به سبک این برنامه تهیه کنید. درباره سوالاتی که ممکن است از شما پرسیده شود فکر کنید و پاسخ های خود را با دقت آماده کنید. در صورت لزوم، این به شما کمک می کند مکالمه را در مسیر درستی پیش ببرید. مختصر و دقیق باشید. برای تهیه اطلاعات خاص یا آماری برای پاسخگویی به سوالات با کارشناسان تماس بگیرید.

3. اعتماد به نفس داشته باشید.همیشه به یاد داشته باشید که شما در مورد موضوع گفتگو بیشتر از همکار خود می دانید. دوستانه، درست، آرام باشید. هیجان شما طبیعی و موجه است، نگران آن نباشید. با طرف مقابل همانطور که با یک دوست صحبت می کنید - غیررسمی، اما به هیچ وجه آشنا - این کار تصویر یک فرد مودب و خوشایند را ایجاد می کند.

4. ابتکار عمل را در دستان خود نگه دارید. روی آن قسمت هایی از سوال تمرکز کنید که می تواند به هدف اصلی شما منتهی شود. از سوالات "تحریک آمیز" نترسید، پاسخ دادن به آنها باید جنبه منفی را لمس کنید. در مورد نکات منفی صحبت کنید، اما همیشه روی نکات مثبت تمرکز کنید.

5. به سوالات با دقت پاسخ دهید.به هر سوال با دقت گوش دهید. اگر آن را درک نمی کنید یا نمی دانید چگونه پاسخ دهید، در مورد آن صادق باشید. به خود اجازه ندهید که خارج از صلاحیت خود وارد گفتگو شوید. در صورت امکان، به سوالات بله یا خیر پاسخ دهید و سپس فکر خود را توسعه دهید. اولاً به شما کمک می کند تا یک پاسخ را فرموله کنید و ثانیاً با تصویر یک شخص باز و جدی مطابقت دارد.

6. درک مصاحبه را آسان کنید. از عبارات کوتاه استفاده کنید بندهای فرعی. از جزئیات فنی خودداری کنید. در صورت نیاز به ارائه اطلاعات آماری یا اظهار نظر سوالات فنیاز پاسخ های کوتاه از پیش آماده شده استفاده کنید. مراقب شوخی ها باشید یک شوخی پر جنب و جوش، کوتاه و شوخ، تنها تاثیر مثبت پاسخ های شما را افزایش می دهد، اما شاید لازم به یادآوری باشد که حس شوخ طبعی هر کس متفاوت است.

7. در پایان کار مشترک فراموش نکنید که با همکار خود و برگزارکنندگان برنامه تماس بگیرید یا نامه تشکر ارسال کنید.

مناسبت اطلاع رسانی

همانطور که قبلاً ذکر شد ، هدف روابط عمومی نه چندان با پوشش مطلوب رویدادهای خود به خودی است که در سازمان رخ می دهد و نمی تواند کسی را مورد علاقه خود قرار دهد، بلکه با هدف ایجاد رویدادهای ویژه ای است که متعاقباً شرح داده می شود و پوشش داده می شود. در این راستا، روابط عمومی آغازگر موقعیت ها، پدید آورنده آن چیزی است که رویداد خبری نامیده می شود یا مناسبت اطلاع رسانی

مناسبت اطلاع رسانی -این یک پیام یا رویدادی است که از اخبار است سازمان فردیتبدیل به خبر شد مخاطب هدفاین سازمان یا عموم مردم آن.

کنفرانس مطبوعاتی و جلسه توجیهی

کنفرانس مطبوعاتی مؤثرترین شکل تعامل بین یک شرکت و خبرنگاران است، زیرا روزنامه نگاران اطلاعات دست اول را از متخصصان روابط عمومی شرکت و مدیریت آن دریافت می کنند. باید مدیریت یا افرادی را درگیر کند که تا حد امکان در موضوعی که در کنفرانس مطبوعاتی پوشش داده می شود، صلاحیت داشته باشند. به عنوان یک قاعده، در صورت نیاز به روشن شدن موضوعات بحث برانگیز با مردم و جلب توجه آنها به حل یک مشکل، کنفرانس مطبوعاتی برگزار می شود. همچنین در صورتی که خبرنگاران سوالات زیادی از مدیریت شرکت داشته باشند، در آستانه یا پایان هر رویداد (رویداد) کنفرانس مطبوعاتی تشکیل می شود. نشست خبری با دعوت از نمایندگان صندوق ها برگزار می شود رسانه های جمعی. دعوتنامه را می توان برای همه رسانه ها یا به صورت انتخابی ارسال کرد. برای اینکه کنفرانس مطبوعاتی به اهداف خود برسد، لازم است هنگام تهیه و برگزاری آن، چندین مورد، در نگاه اول، جزئی، اما در واقع بسیار مهم را در نظر گرفت.

شرایط زمان وقوع:

• بهتر است در اواسط هفته نشست خبری برگزار شود، زیرا دوشنبه روز تحریریه در رسانه ها است و حضور مطلوب نتیجه نمی دهد و جمعه روز قبل از تعطیلات آخر هفته، روز برنامه های فرهنگی است و این باعث می شود. همچنین بر حضور خبرنگاران تأثیر می گذارد.
• از آنجایی که مشخص است که روزنامه نگاران اغلب در شب کار می کنند (نسخه های دیرهنگام، ضبط، ویرایش، تراکت و غیره)، توصیه می شود یک کنفرانس مطبوعاتی را بین ساعت 12:00 تا 14:00 برنامه ریزی کنید، زیرا تحویل مطالب از ساعت 15 آغاز می شود: 00 در سرمقاله، ضبط، زمان استودیو.

شرایط شکل برگزاری:

• دعوت به کنفرانس مطبوعاتی باید لزوماً موضوع را نشان دهد، که به تحریریه اجازه می دهد تا روزنامه نگاران صالح در این مورد را به کنفرانس مطبوعاتی بفرستد. بهتر است دعوتنامه به صورت اسمی صادر شود و 5-7 روز قبل از افتتاح خود کنفرانس مطبوعاتی ارسال شود.
• یک کنفرانس مطبوعاتی باید دارای یک برنامه سناریوی واضح باشد که از دو بخش تشکیل شده است - بیانیه موضع شرکت در مورد مشکل و پاسخ به سؤالات روزنامه نگاران. زمان هر بخش توسط سازمان دهنده تعیین می شود و به موقعیت مدیریت بستگی دارد - آیا زمان بیشتری برای حل مشکل اختصاص می یابد یا برعکس، اختصاص حداکثر زمان برای پاسخ.
• کنفرانس مطبوعاتی ممکن است توسط فردی مسئول روابط عمومی یا روابط مطبوعاتی اداره شود. میزبان باید شرکت کنندگان را به خبرنگاران معرفی کند که در میان آنها داشتن یک فرد مجاز برای تصمیم گیری نهایی در کنفرانس مطبوعاتی مطلوب است.
• توصیه می شود شرکت کنندگان در کنفرانس مطبوعاتی را از رسانه ها ثبت نام کنید، که امکان تجزیه و تحلیل نتایج جلسه را برای انتشارات بعدی فراهم می کند. هنگام ثبت نام، توزیع مطالبی که حقایق را آگاه می کند و مشکلی را که کنفرانس مطبوعاتی به آن اختصاص داده است را روشن می کند، بسیار مفید است، که از تفسیرهای نادرست (ضبط اشتباه، شنیده، فکر و غیره) محافظت می کند و درک درستی از موضوع را فراهم می کند. اصل موضوع؛
• بی شک ساماندهی پذیرایی ها (نوشابه، قهوه استراحت، بوفه، بوفه و...) به حسن نیت و فعالیت خبرنگاران کمک می کند. در پایان کنفرانس باید پذیرایی برگزار شود، زیرا برگزارکنندگان همزمان فرصتی برای ارتباطات غیررسمی روابط عمومی، برقراری تماس های نزدیک تر، روابط اعتماد و انتشار شایعات لازم را دارند.

جلسه توجیهی برای رسانه ها

جلسه توجیهی یک سخنرانی عملیاتی کوتاه برای مطبوعات است که گام‌های تازه را دنبال می‌کند رویدادهای مهم. پیام در جلسه توجیهی یک شخصیت هشدار دهنده یک طرفه با تصویری مختصر از حقایق خاص در طول مسیر دارد. تفاوت کنفرانس مطبوعاتی با جلسه توجیهی در بازه های زمانی است که به آنها اختصاص داده می شود. جلسه توجیهی نمی تواند بیش از 20-30 دقیقه باشد. چنین بازه زمانی کوتاهی نشان می دهد که مجری توجیهی می تواند وضعیت را در دست نگه دارد. 10 دقیقه، به عنوان یک قاعده، به سخنران، 10-20 دقیقه - برای پاسخ سریع به سوالات روزنامه نگاران اختصاص می یابد. جلسه توجیهی را می توان به صورت ایستاده و بدون نشستن خبرنگاران و سخنرانان پشت میزها برگزار کرد. جلسات توجیهی در موارد اضطراری، رسوایی های عمومی (مسمومیت های دسته جمعی، اختلال در حمل و نقل، ارتباطات و غیره) به منظور توضیح آنچه رخ داده، علل آن و جلوگیری از خطاها و اغراق های احتمالی در این مورد از طریق رسانه ها برگزار می شود.

قوانین برگزاری کنفرانس های خبری و جلسات توجیهی

1. دستیابی به تعریف روشنی از موضوع، هدف و آمادگی مناسب (آمار، نمودارها). محتوای و اشباع معنایی ارائه، استدلال جامع هر ارزیابی، هر نتیجه گیری ضروری است.

2. جزوه خود را بسیار متفکرانه آماده کنید. باید به گونه ای سروده شود که گویی هیچ کس تا به حال چیزی در مورد همه چیزهایی که قرار است بیاید نشنیده باشد. هرچه اصطلاحات ساده تر و ماهیت آن واضح تر باشد، دستیابی به تأمل از جانب روزنامه نگاران آسان تر است.

3. در مورد سناریوی کنفرانس مطبوعاتی با جزئیات زیاد فکر کنید، با در نظر گرفتن اینکه چه کسی چه چیزی، چه نقشی و چه زمانی بازی خواهد کرد.

4. به خبرنگاران خوشامدگویی کنید، اما نه توهین آمیز. معرفی شرکت کنندگان و اعلام طرح پیشنهادی همایش الزامی است.

5. از کوتاه ترین گزارش های ممکن و نمایش هر گونه مطالب بصری استفاده کنید، زیرا روزنامه نگاران دائماً عناوین جدیدی را برای مقالات و پیام های خود می شنوند.

6. از یک استدلال منطقی منسجم استفاده کنید و از تناقضات درونی در پیام اجتناب کنید.

7. بدون ایجاد موقعیت ناامیدی، نارضایتی ناشی از برآورده نشدن انتظارات، زمان کافی برای سوالات خبرنگاران برنامه ریزی کنید.

8. مدت زمان کنفرانس مطبوعاتی را پیگیری کنید - حداکثر 40 دقیقه، پس از آن فرصت را برای خبرنگاران برای کار با شرکت کنندگان فردی تضمین کنید.

9. به یاد داشته باشید که روزنامه نگاران به نوع دوستی اعتقاد ندارند. بنابراین، شما نباید منافع تجاری خود را انکار کنید، بلکه به وضوح و با اطمینان، منافع ایده یا محصول را به اشخاص ثالث ارائه دهید. بهترین گزینه- زمانی که منافع هر دو طرف به طور همزمان قابل مشاهده باشد.

10. سعی کنید صمیمانه و قاطعانه نسبت به همه خبرنگاران خیرخواه باشید. روزنامه نگاران از نظر حرفه ای چنین قابل توجهی دارند ویژگی های شخصیبه عنوان افزایش احساس عدالت و احساس بسیار توسعه یافته از خود ارزشمندی.

ارائه

ارائه - یک اقدام مستقل که می تواند در قالب یک پذیرایی، ارائه شرکت، مقامات عالی، محصولات جدیدشرکت های مخاطبان دعوت شده به عنوان یک قاعده، ارائه یک شرکت به مناسبت افتتاح یا ایجاد آن، نمایش سالانه دستاوردهای جدید، انواع جدید محصولات، خدمات، چهره جدید شرکت برگزار می شود. آنچه را می توان دید، لمس کرد، چشید یا خواند، ارائه می شود. هنگام ورود به بازارهای فروش جدید، ارائه شرکت نیز در کشوری که شعبه، بخش یا دفتر نمایندگی افتتاح می شود، سازماندهی می شود. تفاوت ارائه ها با کنفرانس مطبوعاتی عمدتاً در تعداد زیادی از افراد دعوت شده از محافل مختلف اجتماعی، تأکید بیشتر بر برنامه فرهنگی و مهمتر از همه، موضوع است. اگر کنفرانس‌های مطبوعاتی معمولاً به موضوعات مشکل‌ساز اختصاص داده می‌شوند، ارائه‌ها با نتایج خاص خاصی در فعالیت‌های شرکت همراه است که جلب توجه رسانه‌ها و مردم به آن منطقی است. ارائه ها برای مصرف کنندگان بالقوه ترتیب داده می شود، خریداران، شرکا، سرمایه گذاران، نمایندگان رسانه ها همیشه دعوت می شوند. مدت زمان ارائه در هر مورد بستگی به مطالب ارائه شده دارد. یک ویژگی طبیعی هر ارائه، محدودیت مدت زمان آن است. ارائه، مانند یک کنفرانس مطبوعاتی، شامل یک جلسه پرسش و پاسخ است.

فرآیند ارائه شامل مراحل زیر است.

1. تعیین هدف و اولویت های آن در زمینه جذب مشتریان جدید، ایجاد وجهه شرکت، جذب شرکای جدید از جمله تامین کنندگان سودآور، سرمایه گذاران، بهبود روابط با مقامات محلی، حلقه های خاص مردم.

2. اثبات مفهوم سازی ارائه با شکل گیری ایده، تعیین مکان و زمان، ترکیب شرکت کنندگان و میزان کل هزینه ها. توصیه می شود ارائه را بعد از ظهر شروع کنید، مدت زمان آن بیش از 4 ساعت نیست، از جمله بخش رسمی و برنامه فرهنگی - 1.5-2 ساعت، شام یا بوفه - 2 ساعت.

3. توسعه یک برنامه ارائه. یک فرد مسئول (پیشرو) منصوب می شود که دارای موقعیت بالایی در مدیریت شرکت و دارای مهارت های سخنرانی و آداب بین المللی است. به عنوان یک قاعده، اسکریپت ارائه به شرح زیر است:

• میزبان مدیران شرکت و مهمانان مهم را معرفی می کند.
• فیلم های تبلیغاتی به مدت 7-12 دقیقه با طرح هایی که ایده ارائه را منعکس می کند (نوآوری، اهمیت اجتماعی، ارتباط و اصالت هدف ارائه) نشان داده می شود.
• ارائه دهنده به رهبران شرکت برای گزارش های کوتاه به مدت 2-3 دقیقه با نمایش نمونه ها، طرح بندی انواع جدید محصولات، فن آوری ها صحبت می کند.
• زمان برای سؤالات حاضران و پاسخ به آنها از سوی رهبران و متخصصان برجسته شرکت اختصاص داده شده است.
• میزبان به مهمانان اجازه می دهد تا با آرزوها، نظرات، تبریکات، پیشنهادات و نظرات سازنده صحبت کنند. ارائه سوغاتی ها، آلبوم های یادبود، نشان ها، آدرس ها را فراهم می کند.
• بخش پایانی شامل برگزاری یک ضیافت، یک میز بوفه، تبادل غیررسمی اطلاعات، تماس ها و سایر اشکال ارتباط روابط عمومی تجاری است.

برای مجری دانستن انواع سوالاتی که می تواند برای ارائه خطرناک باشد مفید است: یک سوال - یک اعتراض پنهان، یک سوال دفاعی، یک سوال کاوشگر، یک سوال نمایشی، یک سوال چالشی و غیره.

1. سوال - اعتراض - در موقعیت هایی مطرح می شود که قابل توجه استدر مورد تهدید منافع کسی که این سوال را می پرسد. می توانید با استفاده از ترفندهای معمول با این مشکل مقابله کنید:

• موضع دفاعی نگیرید؛
• سوال را برای خودتان دوباره فرموله کنید؛
• وارد اختلاف پیشنهادی نشوید؛
• جنبه خوب چیزها را ذکر کنید

2. ارسال سوال - در موارد بپرسیدزمانی که پیشنهاد تسهیلگر ممکن است به علایق شخصی که سؤال را پرسیده است آسیب برساند. روش معمول برای انجام موفقیت آمیز این است که سؤال را به خود سؤال کننده هدایت کنید، او را وادار به صحبت کنید، سپس اگر مشکلی در حل سؤال در سطح واقعی وجود دارد، آن را به سایر اعضای گروه منتقل کنید.

3. پرسش-نمایش - خواسته می شود تا به همکاران نشان دهد که پرسشگر چقدر آگاه است. ستایش عمومی از دانش حریف، تأیید دانش و شایستگی او، در اینجا مناسب است.

4. سوال-آزمون - برای آزمون دانش و تجربه ارائه دهنده طراحی شده است. نکته اصلی در اینجا این است که نادانی و بی کفایتی خود را در این مورد توجیه نکنید. این مفید است که به سؤال کننده قول دهید که مجهولات را دریابد و به آن قول وفا کند.

5. سوال - سازش - زمانی پرسیده می شود که حریف قضاوتی را بیان می کند که بالقوه آن تعارض زا باشد. هدف آن جلوگیری از بروز درگیری و آشتی طرف های مقابل با تعبیر بیانیه صدا با نرم شدن عبارت است.

6. سوال-چالش - زمانی به صدا در می آید که ارائه کننده قضاوتی را بیان می کند و ناخواسته به حوزه دانش یکی از تماشاگران تجاوز می کند. بهترین کار این است که فوراً عقب نشینی کنید، حرمت را حفظ کنید، حقوق را به حریف در دارایی خود بازگردانید و در صورت امکان از او مشورت بخواهید.

7. سوال اخطار - زمانی پرسیده می شود که حریف قضاوت تند و در اصل تضاد زا بیان می کند. هدف آن جلوگیری از ظهور یک درگیری با نشان دادن عزم خود برای دفاع از دیدگاه خود و توانایی استدلال منطقی آن است.

به طور کلی، سؤالات دشوار بهتر است به یک متخصص دیگر، یکی دیگر از مخاطبان، فرستاده شوند تا برای بحث کلی ارائه شوند. شما همچنین می توانید پاسخ به تاخیر موضوع پیچیده، به خود فرصت دهید تا فکر کنید، اما مطمئن شوید که بعداً به آن بازگردید. در هر صورت، نباید آنها را ساکت کرد، زیرا این امر می تواند تأثیر بسیار نامطلوبی بر روی مخاطبان آموزش دیده با تجربه در انجام بحث ایجاد کند و باعث بی اعتمادی به تمام اطلاعات گزارش شده شود.

تور مطبوعاتی

کار مستقیم با روزنامه نگاران در روز تور مطبوعاتی با یک دوره آماده سازی نسبتاً پر زحمت انجام می شود که شامل مذاکرات طولانی هم در سازمان و هم با رسانه ها می شود. روابط عمومی هدف از برگزاری این تور مطبوعاتی را با مدیریت روشن می کند. این بدان معنی است که تور مطبوعاتی باید یا به چیزی مهم، قبلاً به دست آمده یا توسعه چشم اندازسازمان ها (منطقه، جهت علمی). در مورد دوم (یک تور مطبوعاتی که برای آینده کار می کند)، مهم است که مردم از طریق ابزارها آشنا شوند ارتباط جمعیبا این برنامه ها، و همچنین، احتمالا، جستجو برای شرکا و سرمایه گذاران. برای یک متخصص روابط عمومی، بلافاصله پس از تصمیم گیری برای برگزاری یک تور مطبوعاتی، دریافت اسناد (سفارشات) از مدیریت که اهداف و تاریخ تور مطبوعاتی را مشخص می کند و همچنین اسامی افراد مسئول آن مهم است. آماده سازی و انجام. علاوه بر این (همچنین با توافق با مدیریت)، اهداف بازرسی برای خبرنگاران تعیین می شود و متخصصانی منصوب می شوند که در مورد هر یک از اشیاء توضیحاتی ارائه می دهند. مسیر تور مطبوعاتی انتخاب می شود و مسئول برگزاری رویداد در هر یک از ایستگاه های برنامه ریزی شده تور تعیین می شود. تمامی مسئولیت های امنیتی کار موثر و برقراری ارتباط با کارکنان بخش اداری و اقتصادی شرکت توسط متخصصان بخش روابط عمومی انجام می شود. همین بخش به برقراری و برقراری ارتباط منظم با رسانه‌ها بر اساس بانک اطلاعاتی رسانه‌های موجود در سازمان و تماس‌های منظم با آنها، تهیه فهرست اولیه از خبرنگارانی که حضورشان در یک روز معین مطلوب و مفید است، می‌پردازد. باید در نظر داشت که همانطور که رویه نشان می‌دهد، تقریباً 50 درصد از خبرنگارانی که در ابتدا در فهرست قرار گرفته‌اند، به دلایل مختلف نمی‌توانند در آن روز از سازمان بازدید کنند. برخی از آنها با تشکر از دعوت و ابراز تأسف از عدم امکان پذیرش آن، با این وجود علاقه نشان داده و درخواست ارسال کلیه مطالب مربوط به این رویداد را دارند. البته چنین درخواستی همیشه باید پذیرفته شود. اکنون زمان خوبی برای تمرکز بر روی نوع مطالب چاپی است که بخش روابط عمومی هنگام برنامه ریزی یک تور مطبوعاتی آماده می کند. کلیه تصمیمات و قراردادهایی که به دلیل این رویداد منعقد می شوند، روی کاغذ تنظیم می شوند. فقط انواع اصلی مطالب تهیه شده توسط روابط عمومی برای تور مطبوعاتی در اینجا نام برده می شود. کل مجموعه مواد بر اساس هدف برای یک مخاطب هدف خاص کاملاً آسان است. و با شروع کلی‌ترین تعریف از گروه‌های عمومی که متخصصان روابط عمومی باید هنگام تهیه و اجرای تور مطبوعاتی با آنها تماس بگیرند، مخاطبان داخلی و خارجی را جدا می‌کنیم. کار بر روی ایجاد طرح ها یا در صورت تمایل سناریوهایی برای درگیر کردن بخش های فردی خود سازمان در تور مطبوعاتی بلافاصله پس از صدور دستور مدیریت برای برگزاری یک تور مطبوعاتی توسط مدیریت شروع می شود که هدف، زمان و نام مجری مسئول همه موارد را مشخص می کند. مراحل آماده سازی و برگزاری تور مطبوعاتی. آنها معمولاً با تهیه یک برنامه تور مطبوعاتی مطابق با توصیه های کلی شروع می کنند و سپس تعیین می کنند که چه کسی چه کاری و چه زمانی انجام دهد و این مسئولیت ها نه تنها به متخصصان روابط عمومی، بلکه به افراد خاصی از آن بخش هایی که روزنامه نگاران در آنها دعوت می شوند واگذار می شود. و همچنین برای نمایندگان خدمات اداری و اقتصادی. همه اینها در قالب سفارشات با مهلت ثبت شده است. البته تمام کارهای آماده سازی در تماس های منظم در سطح جلسات کاری برای حل مسائل عملی صورت می گیرد. کار با مخاطب خارجی بسیار رسمی تر و واضح تر از نظر اسناد مکتوب است. اگر رویدادی که برای آن تور مطبوعاتی در نظر گرفته شده است واقعاً بسیار جدی است و ممکن است مدیریت شهری به آن علاقه مند باشد، باید دعوت نامه ها برای مدیران شهری ارسال شود. بعداً، یک روز قبل از تور مطبوعاتی برنامه ریزی شده، باید از طریق تلفن تأییدیه بگیرید و از نام و سمت افرادی که قصد شرکت در رویداد را دارند مطلع شوید. تماس های منظم به طور مستقیم با نمایندگان رسانه ها حفظ می شود:

• یک بیانیه مطبوعاتی برای آنها ارسال می شود - یک اطلاعیه با یک پیام کوتاه در مورد تور مطبوعاتی آینده و یک دعوت برای شرکت در آن؛
• مدتی بعد، یک بیانیه خبری به تحریریه ارسال می شود اطلاعات دقیقدر مورد هدف از تور مطبوعاتی و برخی از جزئیات آن؛
• چند روز قبل از سفر مطبوعاتی، سازمان از طریق تلفن فهرست نمایندگان رسانه ها از جمله صدا و سیما و الزامات آنها را برای اطمینان از جنبه فنی کارشان روشن می کند.
• در طول دوره آماده سازی برای تور مطبوعاتی، بخش روابط عمومی یک کیت مطبوعاتی ویژه تهیه می کند که در هنگام ورود یا خروج به خبرنگاران داده می شود. مطالب مرجع اضافی در مورد سازمان و مشخصات تولید و فن آوری آن نیز در حال آماده سازی برای توزیع در بین خبرنگاران در صورتی که قصد داشته باشند مواد عالیدر مورد تور مطبوعاتی

بنابراین، هنگام سازماندهی یک تور مطبوعاتی در مقیاس کامل به منطقه، لازم است به بلوک هایی از رویدادها فکر کنید:

• ملاقات در ایستگاه راه آهن یا فرودگاه، محل اقامت، جلسه توجیهی با جزئیات اقامت در شهر؛
• اسکورت خبرنگاران در کل مسیر تور مطبوعاتی؛
• غذا، اوقات فراغت عصرگاهی، برنامه فرهنگی، خرید؛
• ملاقات با قوه مجریه و مقننه؛
• بازدید از رویدادها و اشیاء تخصصی؛
• بازدید از جالب ترین اشیاء شهر، آشنایی با توسعه اجتماعی-اقتصادی آنها؛
• جلسه نهایی، جمع بندی نتایج سفر، رفتن به ایستگاه یا فرودگاه.

به طور کلی، شدت منابع سازماندهی یک تور مطبوعاتی به طور کامل با کارایی روابط عمومی آن جبران می شود، زیرا در سفر است، در فرآیند کار مشترک (در اینجا چنین نوع تأثیری بر روزنامه نگاران به عنوان مشارکت در فعالیت های مشترک) که غیررسمی، ارتباطات محرمانه ایجاد می شود، تماس های نزدیک برقرار می شود، روابط بین فردی قوی با استخر روزنامه نگاری و اعضای فردی آن، که در آینده می توانند سود واقعی را برای متخصص روابط عمومی و شرکت به ارمغان بیاورند.

پذیرایی

مسائل تجاری در روابط عمومی و تبلیغات نه تنها در میز مذاکره، بلکه در هنگام پذیرایی ها نیز حل می شود. در پذیرایی ها، به شرکای تجاری این فرصت داده می شود تا اطلاعات بیشتری دریافت کنند، تماس ها را عمیق تر و گسترش دهند. برای بازرگانان، پذیرایی، اول از همه، ادامه منطقی فعالیت های رسمی در قالب و محیطی متفاوت است. در پذیرایی ها تبادل نظر فعال وجود دارد، اطلاعات، دوستی برقرار می شود که در تماس های تجاری بسیار مهم است. لازم است بین روشهای فعلی و معرف با هدف حل مشکلات مختلف تمایز قائل شد.

1. پذیرش فعلی به طور منظم به عنوان بخشی از فعالیت های روزانه شرکت انجام می شود. کار با بازدیدکنندگان، مشتریان در طول پذیرش هم توسط مدیریت شرکت و هم توسط متخصصان بخش های داخلی انجام می شود. پذیرش در یک اتاق اداری خاص یا در یک بخش پذیرش جداگانه، جدا از افراد غیرمجاز، مجهز به مبلمان و میز برای مذاکره انجام می شود. قهوه را می توان در حین آشنایی با مواد تبلیغاتی سرو کرد. مدیریت و کارکنان درگیر در پذیرش فعلی باید به وضوح درک کنند که جلسه مهمانان با چه کسی، چه زمانی و برای چه مدت برگزار می شود. در زمان استقبال فعلی، لازم است فضای آرام مذاکرات، با رعایت سنت های شرکتی و سبک شرکتی تضمین شود.

2. پذیرایی - فرم سازمانیارتباط روابط عمومی بین کارکنان شرکت و مهمانان که ماهیت اپیزودیک دارد، به مناسبت رویدادهای مهم، سالگردها، سالگرد تاسیس شرکت یا ایجاد آن. پذیرایی نمایندگان با جلسه ای از مهمانان محترم، هیئت های شرکت های همکار همراه است. مهمانان حاضر در پذیرایی باید توسط میزبان ضیافت به یکدیگر معرفی شوند (روش ارائه بستگی به شکل پذیرایی، سطح و تعداد مهمانان دارد). ارائه میهمانان می تواند به روش های مختلف انجام شود: با اعلام شخصی ورود در هنگام پذیرایی یا با ارائه کارت به هر مهمان با نام، موقعیت، رتبه وی. می توانید از یک "کتاب یادداشت" ویژه استفاده کنید، که در آن همه می توانند آرزوهای کوتاه، نظرات یا فقط یک خودکار بگذارند.

به طور معمول، متخصصان روابط عمومی انواع پذیرایی های زیر را انجام می دهند: در روز، عصر، رسمی، غیر رسمی، پذیرایی با نشستن روی میز و بدون آن. پذیرایی بعد از ظهر: "لیوان شامپاین" / "لیوان شراب" و "صبحانه".

• پذیرایی "لیوان شامپاین" یا "لیوان شراب" معمولا از ساعت 12:00 شروع می شود و تا ساعت 13:00 ادامه می یابد. در پذیرایی معمولا فقط شامپاین، شراب و آب میوه سرو می شود، شاید آجیل، ساندویچ های کوچک و کیک، در طول پذیرایی نمی نشینند. کد لباس یک کت و شلوار یا لباس غیر رسمی است. این تکنیک با آماده سازی ساده و سرمایه گذاری اندک در زمان متمایز می شود، مناسبت می تواند سالگرد شرکت، دیدن نماینده یک شرکت شریک، افتتاح نمایشگاه، نمایش مدل ها، نمونه ها باشد.
• "صبحانه" را می توان بین ساعت 12:00 تا 15:00 برگزار کرد. میانگین مدت زمان 1-1.5 ساعت است که از 45 تا 60 دقیقه آن سر میز و از 15 دقیقه تا نیم ساعت برای قهوه صرف می شود. تفاوت "صبحانه" با ناهار در تعداد کمتر غذا، یک یا دو غذای سرد پیش غذا، یک غذای گرم سرو می شود. کد لباس معمولا غیررسمی است. ترتیب داده شده به مناسبت بازدید جالب و افراد مناسبامضای قراردادهای مهم یا حفظ روابط مفید با شرکا و اعضای مطبوعات. دوره پذیرایی توسط میزبان یا گروهی از میزبانان برگزار می شود که به خوبی از موضوع بحث یا امضا مطلع هستند و به نتایج تبادل نظر علاقه مند هستند.

پذیرایی های عصرگاهی رسمی تر در نظر گرفته می شود. اینها عبارتند از: "کوکتل"، "آلا بوفه"، "ناهار"، "ناهار-بوفه"، "شام"، "چای"، "قهوه".

• پذیرایی "کوکتل" حدود ساعت 17 شروع می شود و حدود 2 ساعت به طول می انجامد (معمولاً زمان شروع و پایان پذیرایی در دعوت نامه ذکر می شود). اگر کارمندان هر شرکتی نه با هم به پذیرایی می‌رسند، آداب و رسوم کارمندان پایین‌تر باید در محل قبل از مدیریت آنها باشد. شما باید پذیرش را به ترتیب معکوس ترک کنید: ابتدا مدیریت می رود و سپس مطابق با رتبه ها، بقیه کارمندان. در طول پذیرایی، پیشخدمت ها لیوان هایی با کوکتل را برای مهمانان ایستاده حمل می کنند. کد لباس یک کت و شلوار یا لباس غیر رسمی است.
• پذیرایی "A la buffet" مانند "Cocktail" بین ساعت 17:00 تا 20:00 برگزار می شود و 2 ساعت طول می کشد. "Cocktail" و "A la buffet" به صورت ایستاده برگزار می شوند که به شما امکان می دهد از آن استفاده کنید. تعداد زیادی ازمیهمانان و آزادی حرکت را به منظور ایجاد ارتباطات تجاری تا حد امکان تضمین می کند. پس از پذیرایی، بسته به اهدافی که دنبال می شود، امکان نمایش فیلم بلند یا تبلیغاتی وجود دارد. کد لباس - کت و شلوار یا لباس غیر رسمی (با ذکر کد لباس در دعوتنامه می توان بر رسمی بودن پذیرایی عصر تأکید کرد). فیلم های تبلیغاتی یک ابزار قدرتمند روابط عمومی هستند که به شما امکان می دهد اطلاعات لازم را برای شرکت به صورت رایگان توزیع کنید. هنگام تهیه آنها، باید فیلمنامه فیلم را با دقت در نظر بگیرید. هدفی که از نمایش فیلم دنبال می شود؛ مدت زمان؛ حمایت مالی (مناسب هنگام سفر به نمایشگاه، شرکت در سمپوزیوم های بین المللی، برای نمایش در پذیرایی ها، ارائه ها).
• پذیرایی "ناهار" شرافتمندانه ترین و رسمی ترین نوع پذیرایی است. معمولا از ساعت 17:00 تا 19:00 شروع می شود. 2-3 ساعت یا بیشتر طول می کشد. مهمانان به مدت یک ساعت پشت میز ناهار خوری هستند، سپس به اتاق دیگری و کمتر رسمی می روند که در آن میوه، چای و قهوه سرو می شود. ناهار با نشستن مهمانان سرو می شود. کد لباس کد لباس است.

اغلب این سوال مطرح می شود - تفاوت بین یک کنفرانس مطبوعاتی و یک جلسه توجیهی چیست؟ بیایید فوراً رزرو کنیم که کلمه "توضیحات" همیشه به معنای ارتباط با خبرنگاران نیست. گاهی اوقات یک جلسه توجیهی جلسه ای با پرسنل شرکت است که نیاز به ارائه اطلاعات جدید وجود دارد.

در رابطه با کار با رسانه ها، کلمه "توضیحات" به معنای - "پیام به مطبوعات" است. به عنوان یک قاعده، به دلایل عملیاتی، زمانی که نیاز فوری به اطلاع رسانی به خبرنگاران در مورد یک موضوع مهم اجتماعی وجود دارد، یک جلسه توجیهی ترتیب داده می شود. قوانین جلسه توجیهی به گونه ای است که برگزارکنندگان ممکن است خود را به یک پیام محدود کنند و با خبرنگاران وارد گفتگو نشوند. این تفاوت اصلی بین یک جلسه توجیهی و یک کنفرانس مطبوعاتی است. اما سازمان دهندگان جلسه توجیهی نیز می توانند گفت و گو را آغاز کنند، پیشنهاد کنند در رابطه با پیام ارسال شده سؤال بپرسند. در این مورد، جلسه توجیهی در قالب یک کنفرانس مطبوعاتی انجام می شود، اما بسیار کمتر طول می کشد، محتوای گفتگو به یک موقعیت اطلاع رسانی محدود می شود. جلسات توجیهی عمدتاً توسط نهادهای رسمی، به ویژه آنهایی که نزدیک به مجریان قانون و سازمان های مجری قانون هستند، ترتیب داده می شود.

ژانرهای اصلی روزنامه نگاری و روابط عمومی.

مطالب منتشر شده در مطبوعات و نمایش در تلویزیون و رادیو نقش بسیار زیادی در مدیریت روابط عمومی ایفا می کند. در مرحله اولیه توسعه روابط عمومی در روسیه، به تفاوت های روزنامه نگاری و روابط عمومی اهمیت کافی داده نشد. در واقع، هر دو با هم مرتبط هستند محصولات اطلاعاتیبه طور گسترده در فضای اطلاعاتی نشان داده شده است. بتدریج این درک به وجود آمد که با وجود همه شباهت های بیرونی مثلاً متون روزنامه نگاری و متون روابط عمومی با هم متفاوت هستند. مبنای روش شناختی، اصالت ژانر و نشانه های رسمی تفاوت. همین را می توان در مورد داستان های تلویزیونی و برنامه های رادیویی نیز گفت.

بیایید کارکردهای یک روزنامه نگار و یک متخصص روابط عمومی را با هم مقایسه کنیم تا اصول اصالت ژانری متون را درک کنیم.

1. روزنامه نگار با هدف کافیانعکاس رویدادها (اغلب در ادبیات نوشته شده است که "یک روزنامه نگار به طور عینی واقعیت را ارزیابی می کند." با این حال، استفاده از مفهوم "به طور عینی" برای نویسنده این راهنما نادرست به نظر می رسد، زیرا معیارهای کلی برای عینیت وجود ندارد، آنها همیشه بحث برانگیز بوده اند. در رابطه با عملکرد روزنامه نگاری.)

متخصص روابط عمومی متن را ایجاد می کند، خاص جهت گیری, بی قید و شرط وفاداردر رابطه با موضوع روابط عمومی.

2. روزنامه نگار در کار خود تلاش می کند حداکثر ابراز وجود. او خود را به عنوان یک شخصیت در میان نویسندگان دیگر متمایز می کند و به دنبال ابزار بیانی برای این کار است.

متخصص روابط عمومی در پی آن است که با متن خود به تصویری از موضوع اصلی روابط عمومی کمک کند. نام و شخصیت او در مقایسه با ایده روابط عمومی در درجه دوم اهمیت قرار دارند.

3. روزنامه نگاری شخصی شده،محصولات اطلاعاتی در روزنامه نگاری همیشه با نام نویسنده (در برخی موارد، با نام نشریه) شناسایی می شوند.

اسپیندوکتور و وظایف آنهمانطور که می بینید، تفاوت بین یک متن ژورنالیستی و یک متن روابط عمومی تا حد زیادی مبتنی بر نگرش متفاوت نسبت به رویداد تحت پوشش است. در اینجا مناسب است در مورد صلاحیت جدیدی که در قرن گذشته در تقاطع روزنامه نگاری و روابط عمومی ظاهر شد ، بگوییم - دکتر اسپین.کلمه "اسپین دکتر" از دو بخش تشکیل شده است ("چرخش" - "دایره"، "چرخش"، "دکتر" - "درمان")، به معنای مدیریت عملیاتی نسخه های پوشش رویداد، دادن رنگ دلخواه به آن و لهجه ها این یک نوع مدیریت اخبار است، همانطور که G.G. Pocheptsov در کتاب "روابط عمومی برای حرفه ای ها" (ص 139) اشاره می کند.

«فلسفه» spindoctorship بر این واقعیت استوار است که یک رویداد و پوشش آن یک چیز نیستند، آنها، به طور معمول، دو «ابژه» هستند که ممکن است با هم منطبق نباشند. انعکاس این رویداد در شرایط مدرن که دنیای رسانه بسیار متنوع است، واقعاً مشکل خاصی را ایجاد می کند. آیا نورپردازی خود به خودی که تحت کنترل نیست، همیشه کفایت، حداکثر مطابقت را با واقعیت اتفاق افتاده تضمین می کند؟ ظاهراً سؤال این است که اسپیندوکتوری برای چه کسانی و برای چه اهدافی انجام می شود. به هر حال پدیده «اسپین» محکم وارد عمل کنترل رسانه های جمعی شده است. در کتاب فوق الذکر G.G. Pocheptsov می توانید در این مورد بیشتر بخوانید.

ژانرهای متون روابط عمومی

مدرسه روابط عمومی سن پترزبورگ سهم مهمی در توسعه گونه شناسی متون روابط عمومی داشت. تک نگاری A.D. Krivonosov "متن روابط عمومی در سیستم ارتباطات عمومی" (به فهرست منابع در پایان فصل مراجعه کنید) ایده کامل و علمی اثبات شده ای از تنوع و ویژگی ژانرهای ارتباطات نوشتاری مورد استفاده ارائه می دهد. در روابط عمومی

در طیف گسترده ای از متون روابط عمومی، روزنامه نگاری به طور مستقیم با آن ارتباط دارد متون رسانه ایهمانطور که A.D. Krivonosov خاطرنشان می کند، "ما متون رسانه ای را متن های روابط عمومی می نامیم که توسط موضوع اصلی روابط عمومی آغاز شده اند، توسط کارکنان ساختارهای روابط عمومی یا خود روزنامه نگاران تهیه شده و منحصراً از طریق رسانه های چاپی توزیع می شوند" (منبع مشخص شده، ص 213). تفاوت اصلی آنها با روزنامه نگاری این است که اطلاعات اجتماعی در مورد موضوع اجتماعی - موضوع اصلی روابط عمومی - توسط او آغاز می شود. یعنی مطالب در مطبوعات آمده است به ابتکار موضوع اصلی روابط عمومی.چه توسط نماینده هیئت تحریریه نوشته شده باشد یا یک متخصص روابط عمومی، این شرایط دیگر اساسی نیست. متن روزنامه نگاری به ابتکار تحریریه یا خود نویسنده در رسانه ها ظاهر می شود. دومین ویژگی مهم متن رسانه این است که توجه خواننده در آن به سازمان، بنگاه یا شخص اول آن معطوف است (که کاملاً طبیعی است، زیرا ما در مورد یک متن روابط عمومی صحبت می کنیم).

A.D. Krivonosov انواع ژانر زیر را از متون روابط عمومی در نظر گرفته شده برای رسانه ها (متون رسانه ای) شناسایی می کند: مقاله تصویری، مصاحبه تصویری، داستان موردی.

مقاله تصویری

نشانه های بیرونیمقالات تصویری عبارتند از: عدم وجود امضای نویسنده (گاهی اوقات وجود دارد، اما به ندرت متعلق به نویسندگان محبوب است)، تصاویر عکس با ماهیت تصویر، طراحی مواد با عناصر هویت شرکتی موضوع اصلی روابط عمومی. ما یک مقاله تصویری را به‌عنوان ژانری از متن روابط عمومی تعریف می‌کنیم که نشان‌دهنده یک مشکل واقعی اجتماعی است، جایی که حقایق، خود مشکل، مطالب اساسی در مورد موضوع اصلی روابط عمومی (شرکت، سازمان یا شخص)، و همچنین نکته دیدگاه در مورد این مشکل به شکل گیری یا افزایش سرمایه عمومی آن کمک می کند» (A.D. Kivonosov «متن روابط عمومی در سیستم ارتباطات عمومی»، ص 220). سرمایه عمومی در مدرسه روابط عمومی سنت پترزبورگ به عنوان ……….. درک می‌شود.

مقاله تصویر حاوی ارزیابی های مثبت از موضوع اصلی روابط عمومی، استدلال هایی است که آنها را بهینه می کند. تقریباً طبق طرح زیر ساخته شده است: پایان نامه - سیستم استدلال - نتیجه گیری.

مصاحبه تصویری

تمرکز مصاحبه همیشه یک فرد مهم اجتماعی است. به طور سنتی، مصاحبه های روزنامه نگاری از انواع زیر است: رویداد، پرتره، مشکل. همچنین می توانیم مصاحبه-مکالمه، مصاحبه-داستان، مصاحبه-طرح را تشخیص دهیم. مصاحبه تصویری نیز همین ویژگی ها را دارد. دو شرط اجباری برای آن وجود دارد: مصاحبه کننده نماینده موضوع اصلی روابط عمومی است، ماهیت گفتگو در فضایی از وفاداری به موضوع اصلی روابط عمومی پایدار است.

مصاحبه تصویری دارای اهداف زیر است:

آگاه سازی مردم از تجربیات مثبت و شایستگی های سازمان.

اعلام یک رویداد آینده (گشایش یک مرکز جدید یا سالگرد آینده)؛

اطلاع رسانی در مورد جزئیات رویداد گذشته؛

شفاف سازی موقعیت یا دیدگاه یک شخص برای عموم.

داستان موردی

این ژانر زاده نیازهای تبلیغاتی در زمینه فروش کالا و خدمات است. این در مورد برخی از "موردی از زندگی" می گوید که محصول تبلیغ شده خدمات معجزه آسایی را به مالک انجام می دهد. هر چه داستان باورپذیرتر باشد، ارزش آن بیشتر است. داستان های واقعی که برای افراد واقعی اتفاق افتاده ارزش ویژه ای دارند. تعبیر وسیع تری از "حادثه زندگی" در حوزه های دیگر، به عنوان مثال، در روابط عمومی سیاسی اعمال شده است. بنابراین داستان های موردی وارد روابط عمومی شد.

A.D. Krivonosov همچنین برجسته می کند متون روابط عمومی مرتبط:اینها نشریاتی هستند که نشانه های ضعیفی از متون روابط عمومی و همچنین شعارها (شعارها) را بیان می کنند.

مقاله سرگرم کننده

این نوع انتشار به یک داستان موردی نزدیک است. هدف یک مقاله سرگرم کننده که به شیوه ای سبک نوشته شده است، سرگرم کردن خواننده است. اثر روابط عمومی بر این واقعیت استوار است که موضوع (یا شخص) اصلی روابط عمومی بدون مزاحمت و در زمینه ای مثبت بازی می شود.

مایا دوشکینافصلی از کتاب روابط عمومی و ترویج در بازاریابی: ارتباطات و تأثیر، فناوری و روانشناسی
شناسه "پیتر"

تور مطبوعاتی

معمولاً یک تور مطبوعاتی را رویدادی می نامید که توسط سرویس تبلیغاتی سازمان به طور خاص برای روزنامه نگاران تهیه شده است و برای مدت زمان کافی (چند ساعت، یک روز، چند روز) طراحی شده است تا منجر به انتشار مطالب روزنامه نگاری عینی در مورد شرکت شما شود. در رسانه های جمعی هدف از برگزاری یک تور مطبوعاتی لزوماً نباید آشنایی با فعالیت های کل شرکت یا مثلاً زندگی جمعیت یک شهر کوچک استانی باشد (اگر اداره شهر دوم بخواهد روابط خوبی با افراد محلی برقرار کند. روزنامه نگاران)، یک موقعیت اطلاعاتی نسبتاً قانع کننده برای این کار کافی است.

کار مستقیم با روزنامه نگاران در روز تور مطبوعاتی با یک دوره آماده سازی نسبتاً پر زحمت انجام می شود که شامل مذاکرات طولانی هم در سازمان و هم با رسانه ها می شود. روابط عمومی هدف از برگزاری این تور مطبوعاتی را با مدیریت روشن می کند. این بدان معنی است که تور مطبوعاتی باید به چیزی مهم، قبلاً به دست آمده یا به توسعه امیدوارکننده سازمان (منطقه، جهت علمی) اختصاص یابد. در مورد دوم (یک تور مطبوعاتی که برای آینده کار می کند)، مهم است که مردم با این برنامه ها از طریق رسانه های جمعی آشنا شوند، و همچنین احتمالاً برای یافتن شرکا و سرمایه گذاران جستجو شوند. برای یک متخصص روابط عمومی، بلافاصله پس از تصمیم گیری برای برگزاری یک تور مطبوعاتی، دریافت اسناد (سفارشات) از مدیریت که اهداف و تاریخ تور مطبوعاتی را مشخص می کند و همچنین اسامی افراد مسئول آن مهم است. آماده سازی و انجام. علاوه بر این (همچنین با توافق با مدیریت)، اهداف بازرسی برای خبرنگاران تعیین می شود و متخصصانی منصوب می شوند که در مورد هر یک از اشیاء توضیحاتی ارائه می دهند. مسیر تور مطبوعاتی انتخاب می شود و مسئول برگزاری رویداد در هر یک از ایستگاه های برنامه ریزی شده تور تعیین می شود. کلیه مسئولیت ها برای اطمینان از کار موثر و ایجاد ارتباط با کارکنان بخش اداری و اقتصادی شرکت توسط متخصصان بخش روابط عمومی انجام می شود. همین بخش به برقراری و برقراری ارتباط منظم با رسانه‌ها بر اساس بانک اطلاعاتی رسانه‌های موجود در سازمان و تماس‌های منظم با آنها، تهیه فهرست اولیه از خبرنگارانی که حضورشان در یک روز معین مطلوب و مفید است، می‌پردازد. باید در نظر داشت که همانطور که رویه نشان می‌دهد، تقریباً 50 درصد از خبرنگارانی که در ابتدا در فهرست قرار گرفته‌اند، به دلایل مختلف نمی‌توانند در آن روز از سازمان بازدید کنند. برخی از آنها با تشکر از دعوت و ابراز تأسف از عدم امکان پذیرش آن، با این وجود علاقه نشان داده و درخواست ارسال کلیه مطالب مربوط به این رویداد را دارند. البته چنین درخواستی همیشه باید پذیرفته شود. اکنون زمان آن است که بر روی نوع مواد چاپی که بخش روابط عمومی هنگام برنامه ریزی یک تور مطبوعاتی تهیه می کند، تمرکز کنید. کلیه تصمیمات و قراردادهایی که به دلیل این رویداد منعقد می شوند، روی کاغذ تنظیم می شوند. فقط انواع اصلی مطالب تهیه شده توسط روابط عمومی برای تور مطبوعاتی در اینجا نام برده می شود. کل مجموعه مواد بر اساس هدف برای یک مخاطب هدف خاص کاملاً آسان است. و با شروع کلی‌ترین تعریف از گروه‌های عمومی که متخصصان روابط عمومی باید هنگام تهیه و اجرای تور مطبوعاتی با آنها تماس بگیرند، مخاطبان داخلی و خارجی را جدا می‌کنیم. کار بر روی ایجاد طرح ها یا در صورت تمایل سناریوهایی برای درگیر کردن بخش های فردی خود سازمان در تور مطبوعاتی بلافاصله پس از صدور دستور مدیریت برای برگزاری یک تور مطبوعاتی توسط مدیریت شروع می شود که هدف، زمان و نام مجری مسئول همه موارد را مشخص می کند. مراحل آماده سازی و برگزاری تور مطبوعاتی. آنها معمولاً با تهیه یک برنامه تور مطبوعاتی مطابق با توصیه های کلی شروع می کنند و سپس تعیین می کنند که چه کسی چه کاری و چه زمانی انجام دهد و این مسئولیت ها نه تنها به متخصصان روابط عمومی، بلکه به افراد خاصی از آن بخش هایی که روزنامه نگاران در آنها دعوت می شوند واگذار می شود. و همچنین برای نمایندگان خدمات اداری و اقتصادی. همه اینها در قالب سفارشات با مهلت ثبت شده است. البته تمام کارهای آماده سازی در تماس های منظم در سطح جلسات کاری برای حل مسائل عملی صورت می گیرد. کار با مخاطب خارجی بسیار رسمی تر و واضح تر از نظر اسناد مکتوب است. اگر رویدادی که برای آن تور مطبوعاتی در نظر گرفته شده است واقعاً بسیار جدی است و ممکن است مدیریت شهری به آن علاقه مند باشد، باید دعوت نامه ها برای مدیران شهری ارسال شود. بعداً، یک روز قبل از تور مطبوعاتی برنامه ریزی شده، باید از طریق تلفن تأییدیه بگیرید و از نام و سمت افرادی که قصد شرکت در رویداد را دارند مطلع شوید. تماس های منظم به طور مستقیم با نمایندگان رسانه ها حفظ می شود:

• یک بیانیه مطبوعاتی برای آنها ارسال می شود - یک اطلاعیه با یک پیام کوتاه در مورد تور مطبوعاتی آینده و یک دعوت برای شرکت در آن؛
• مدتی بعد، یک بیانیه خبری با اطلاعات دقیق در مورد اهداف تور مطبوعاتی و گزارش برخی جزئیات آن به تحریریه ارسال می شود.
• چند روز قبل از سفر مطبوعاتی، سازمان از طریق تلفن فهرست نمایندگان رسانه ها از جمله صدا و سیما و الزامات آنها را برای اطمینان از جنبه فنی کارشان روشن می کند.
• در طول دوره آماده سازی برای تور مطبوعاتی، بخش روابط عمومی یک کیت مطبوعاتی ویژه تهیه می کند که در هنگام ورود یا خروج به خبرنگاران داده می شود. مطالب مرجع اضافی در مورد سازمان و تولیدات و مشخصات فنی آن نیز در حال آماده سازی برای توزیع در بین خبرنگاران در صورتی که قصد تهیه مطالب بزرگی در مورد موضوع تور مطبوعاتی داشته باشند.

بنابراین، هنگام سازماندهی یک تور مطبوعاتی در مقیاس کامل به منطقه، لازم است به بلوک هایی از رویدادها فکر کنید:

• ملاقات در ایستگاه راه آهن یا فرودگاه، محل اقامت، جلسه توجیهی با جزئیات اقامت در شهر؛
• اسکورت خبرنگاران در کل مسیر تور مطبوعاتی؛
• غذا، اوقات فراغت عصرگاهی، برنامه فرهنگی، خرید؛
• ملاقات با قوه مجریه و مقننه؛
• بازدید از رویدادها و اشیاء تخصصی؛
• بازدید از جالب ترین اشیاء شهر، آشنایی با توسعه اجتماعی-اقتصادی آنها؛
• جلسه نهایی، جمع بندی نتایج سفر، رفتن به ایستگاه یا فرودگاه.

به طور کلی، شدت منابع سازماندهی یک تور مطبوعاتی به طور کامل با کارایی روابط عمومی آن جبران می شود، زیرا در سفر است، در فرآیند کار مشترک (در اینجا چنین نوع تأثیری بر روزنامه نگاران به عنوان مشارکت در فعالیت های مشترک) که غیررسمی، ارتباطات محرمانه ایجاد می شود، تماس های نزدیک برقرار می شود، روابط بین فردی قوی با استخر روزنامه نگاری و اعضای فردی آن، که در آینده می توانند سود واقعی را برای متخصص روابط عمومی و شرکت به ارمغان بیاورند.

پذیرایی

مسائل تجاری در روابط عمومی و تبلیغات نه تنها در میز مذاکره، بلکه در هنگام پذیرایی ها نیز حل می شود. در پذیرایی ها، به شرکای تجاری این فرصت داده می شود تا اطلاعات بیشتری دریافت کنند، تماس ها را عمیق تر و گسترش دهند. برای بازرگانان، پذیرایی، اول از همه، ادامه منطقی فعالیت های رسمی در قالب و محیطی متفاوت است. در پذیرایی ها تبادل نظر فعال وجود دارد، اطلاعات، دوستی برقرار می شود که در تماس های تجاری بسیار مهم است. لازم است بین روشهای فعلی و معرف با هدف حل مشکلات مختلف تمایز قائل شد.

1. پذیرش فعلی به طور منظم به عنوان بخشی از فعالیت های روزانه شرکت انجام می شود. کار با بازدیدکنندگان، مشتریان در طول پذیرش هم توسط مدیریت شرکت و هم توسط متخصصان بخش های داخلی انجام می شود. پذیرش در یک اتاق اداری خاص یا در یک بخش پذیرش جداگانه، جدا از افراد غیرمجاز، مجهز به مبلمان و میز برای مذاکره انجام می شود. قهوه را می توان در حین آشنایی با مواد تبلیغاتی سرو کرد. مدیریت و کارکنان درگیر در پذیرش فعلی باید به وضوح درک کنند که جلسه مهمانان با چه کسی، چه زمانی و برای چه مدت برگزار می شود. در زمان استقبال فعلی، لازم است فضای آرام مذاکرات، با رعایت سنت های شرکتی و سبک شرکتی تضمین شود.

2. پذیرش نمایندگی - شکل سازمانی ارتباط روابط عمومی بین کارکنان شرکت و مهمانان، که ماهیت اپیزودیک دارد، به مناسبت رویدادهای مهم، سالگردها، سالگرد تاسیس شرکت یا ایجاد آن. پذیرایی نمایندگان با جلسه ای از مهمانان محترم، هیئت های شرکت های همکار همراه است. مهمانان حاضر در پذیرایی باید توسط میزبان ضیافت به یکدیگر معرفی شوند (روش ارائه بستگی به شکل پذیرایی، سطح و تعداد مهمانان دارد). ارائه میهمانان می تواند به روش های مختلف انجام شود: با اعلام شخصی ورود در هنگام پذیرایی یا با ارائه کارت به هر مهمان با نام، موقعیت، رتبه وی. می توانید از یک "کتاب یادداشت" ویژه استفاده کنید، که در آن همه می توانند آرزوهای کوتاه، نظرات یا فقط یک خودکار بگذارند.

به طور معمول، متخصصان روابط عمومی انواع پذیرایی های زیر را انجام می دهند: در روز، عصر، رسمی، غیر رسمی، پذیرایی با نشستن روی میز و بدون آن. پذیرایی بعد از ظهر: "لیوان شامپاین" / "لیوان شراب" و "صبحانه".

• پذیرایی "لیوان شامپاین" یا "لیوان شراب" معمولا از ساعت 12:00 شروع می شود و تا ساعت 13:00 ادامه می یابد. در پذیرایی معمولا فقط شامپاین، شراب و آب میوه سرو می شود، شاید آجیل، ساندویچ های کوچک و کیک، در طول پذیرایی نمی نشینند. کد لباس یک کت و شلوار یا لباس غیر رسمی است. این تکنیک با آماده سازی ساده و سرمایه گذاری اندک در زمان متمایز می شود، مناسبت می تواند سالگرد شرکت، دیدن نماینده یک شرکت شریک، افتتاح نمایشگاه، نمایش مدل ها، نمونه ها باشد.
• "صبحانه" را می توان بین ساعت 12:00 تا 15:00 برگزار کرد. میانگین مدت زمان 1-1.5 ساعت است که از 45 تا 60 دقیقه آن سر میز و از 15 دقیقه تا نیم ساعت برای قهوه صرف می شود. تفاوت "صبحانه" با ناهار در تعداد کمتر غذا، یک یا دو غذای سرد پیش غذا، یک غذای گرم سرو می شود. کد لباس معمولا غیررسمی است. به مناسبت بازدید افراد جالب و ضروری، امضای قراردادهای مهم یا حفظ ارتباطات مفید با شرکا و مطبوعات ترتیب داده شده است. دوره پذیرایی توسط میزبان یا گروهی از میزبانان برگزار می شود که به خوبی از موضوع بحث یا امضا مطلع هستند و به نتایج تبادل نظر علاقه مند هستند.

پذیرایی های عصرگاهی رسمی تر در نظر گرفته می شود. اینها عبارتند از: "کوکتل"، "آلا بوفه"، "ناهار"، "ناهار-بوفه"، "شام"، "چای"، "قهوه".

• پذیرایی "کوکتل" حدود ساعت 17 شروع می شود و حدود 2 ساعت به طول می انجامد (معمولاً زمان شروع و پایان پذیرایی در دعوت نامه ذکر می شود). اگر کارمندان هر شرکتی نه با هم به پذیرایی می‌رسند، آداب و رسوم کارمندان پایین‌تر باید در محل قبل از مدیریت آنها باشد. شما باید پذیرش را به ترتیب معکوس ترک کنید: ابتدا مدیریت می رود و سپس مطابق با رتبه ها، بقیه کارمندان. در طول پذیرایی، پیشخدمت ها لیوان هایی با کوکتل را برای مهمانان ایستاده حمل می کنند. کد لباس یک کت و شلوار یا لباس غیر رسمی است.
• پذیرایی "A la buffet" مانند "Cocktail" بین ساعت 17:00 تا 20:00 برگزار می شود و 2 ساعت طول می کشد. "Cocktail" و "A la buffet" به صورت ایستاده برگزار می شوند که به شما امکان می دهد یک غذای بزرگ دریافت کنید. تعداد مهمانان را فراهم می کند و آزادی حرکت را برای برقراری تماس های تجاری تا حد امکان فراهم می کند. پس از پذیرایی، بسته به اهدافی که دنبال می شود، امکان نمایش فیلم بلند یا تبلیغاتی وجود دارد. کد لباس - کت و شلوار یا لباس غیر رسمی (با ذکر کد لباس در دعوتنامه می توان بر رسمی بودن پذیرایی عصر تأکید کرد). فیلم های تبلیغاتی یک ابزار قدرتمند روابط عمومی هستند که به شما امکان می دهد اطلاعات لازم را برای شرکت به صورت رایگان توزیع کنید. هنگام تهیه آنها، باید فیلمنامه فیلم را با دقت در نظر بگیرید. هدفی که از نمایش فیلم دنبال می شود؛ مدت زمان؛ حمایت مالی (مناسب هنگام سفر به نمایشگاه، شرکت در سمپوزیوم های بین المللی، برای نمایش در پذیرایی ها، ارائه ها).
• پذیرایی "ناهار" شرافتمندانه ترین و رسمی ترین نوع پذیرایی است. معمولا از ساعت 17:00 تا 19:00 شروع می شود. 2-3 ساعت یا بیشتر طول می کشد. مهمانان به مدت یک ساعت پشت میز ناهار خوری هستند، سپس به اتاق دیگری و کمتر رسمی می روند که در آن میوه، چای و قهوه سرو می شود. ناهار با نشستن مهمانان سرو می شود. کد لباس رسمی است.
• نوع پذیرایی "ناهار-بوفه" (یا بوفه) شامل نشستن رایگان شرکت کنندگان در میزهای کوچک چهار تا شش نفره، روی مبل ها، در صندلی های راحتی است. این پذیرش بین 19:00 تا 20:00 شروع می شود. میهمانان روی یک میز بزرگ تنقلات را برمی دارند و پشت یک میز رایگان می نشینند. چنین پذیرایی معمولاً در فواصل بین کنفرانس ها برگزار می شود. بوفه ناهار کمتر از ناهار رسمی است. کد لباس رسمی است.
• پذیرش شام از ساعت 21:00 و بعد از آن شروع می شود. تفاوت "شام" با مهمانان نشستن با ناهار در این است که دیرتر برگزار می شود و معمولاً سوپ برای شام سرو نمی شود. ممکن است توسط شخصی که شرکای خود را به تئاتر یا رویدادهای شبانه دیگر دعوت کرده است، ارائه شود. کد لباس در دعوتنامه مشخص شده است.
• پذیرایی "چای" بین ساعت 17:00 تا 20:00 برگزار می شود و 1-1.5 ساعت طول می کشد. یک یا چند میز چیده شده، شیرینی، میوه، دسر و شراب خشک، آب میوه و تعداد کمی ساندویچ با خاویار، ماهی و پنیر سرو می شود. کد لباس یک کت و شلوار یا لباس غیر رسمی است.
• پذیرایی "قهوه" شبیه پذیرایی "چای" است. دیرتر از ساعت 19 شروع نمی شود. در این پذیرایی گاهی اوقات پیش غذا یا سالاد داغ، آب میوه، آب معدنی سرو می شود.

کنفرانس رسمی ترین پذیرایی است. کنفرانس ها معمولاً به منظور تبلیغ ایده ها یا محصولات جدید آنها برگزار می شود. کنفرانس در واقع شکلی از نشست (جلسه) است که به بررسی یک مشکل یا موضوع خاص اختصاص دارد. کنفرانس ها می توانند داخلی باشند، یعنی برای جمعی کارگریشرکت ها، و همچنین خارجی - متمرکز بر مخاطبان خارجی. رویداد اصلی کنفرانس تهیه گزارش ها و سخنرانی ها با موضوع نمایندگان معتبر تجارت، علم، مراجع است. گزارش و سخنرانی محدود به 10-20 دقیقه است. مقررات با در دسترس بودن و کیفیت ترجمه همزمان، سطح آگاهی و هوش مخاطب، پیچیدگی موضوع مورد بررسی تعیین می شود. با توجه به مطالب کنفرانس که بیشترین علاقه را برانگیخت، به طور معمول، مجموعه هایی از چکیده گزارش ها با یک مکمل تبلیغاتی با اطلاعات شرکت کنندگان، مناطق امیدوار کننده و شرکت های پیشرو منتشر می شود. باید به خاطر داشت که کنفرانس وسیله ای برای حفظ ارتباطات، بحث و حل مشکلات در جوامع حرفه ای، شرکتی، تجاری و مقامات دولتی است. در شرکت های تجاری بزرگ، کنفرانس ها با کنفرانس های اینترنتی تکمیل می شوند.

سازماندهی و انجام هر نوع پذیرایی مستلزم تدوین دقیق سناریو و آمادگی اولیه برای اطمینان از دستیابی به اهداف نهایی است. آماده سازی پذیرایی شامل مراحل زیر است:

1) تعیین هدف پذیرش؛

2) انتخاب نوع پذیرایی؛

3) تهیه فهرستی از افراد دعوت شده؛

5) تهیه یک برنامه برای نشستن مهمانان در میز.

6) تدوین منو؛

7) تهیه نان تست و سخنرانی.

8) تنظیم روش پذیرش؛

9) برنامه فرهنگی.

در هر یک از این مراحل، دام های بسیاری وجود دارد که باید به طرز ماهرانه ای از آنها اجتناب کرد و هر گونه احتمال بدتر شدن ریزاقلیم را در میان شرکت کنندگان از بین می برد و احتمال افزایش تنش های روانی-عاطفی را از بین می برد. غفلت از برنامه ریزی دقیق هر یک از مراحل پذیرش مملو از بروز موقعیت های درگیری بر روی آن است که در صورت تشدید آنها می تواند تأثیر روابط عمومی آن را به حداقل برساند.

روز باز، میز گرد و بحث

روزها درهای بازشکل متداول ارائه خود شرکت در چارچوب روابط عمومی و تبلیغات هستند. آنها به همه اجازه می دهند تا با فعالیت های شرکت، برنامه های آن آشنا شوند، سوالات مورد علاقه مدیریت را بپرسند. قرار است از کارمندان دعوت شود تا با یکدیگر بیشتر آشنا شوند، برای همه کسانی که می آیند تورهای شرکت وجود دارد. شخص همراه در مورد تاریخچه ایجاد و فعالیت های اصلی شرکت، در مورد اهمیت اجتماعی آن برای عموم می گوید. به منظور اینکه پیام های روابط عمومی بازاریابی دریافت شده توسط مخاطبان هدف در خانه باز، چه برنامه ریزی شده و چه برنامه ریزی نشده، مثبت و دقیق باشد. آموزش حرفه ایرویدادهای روابط عمومی مشابه

در این رویدادها است که شرکت کنندگان می توانند در مورد ماموریت یاد بگیرند، ارزش های شرکتیشرکت، کد شرکتی پرسنل آن. روزهای باز در اصل نوعی ارائه داخلی شرکت است که شامل تهیه غرفه های بصری، تابلوها، بازدید از ساختمان ها و مناطق جدید با ارائه اطلاعات مثبت جامع و احساسی در مورد شرکت، فعالیت ها، دستاوردهای آن است. ، مدیریت، کارکنان، پروژه های در حال انجام و برنامه های آینده. در عین حال، نباید محدوده بصری ارائه شده توسط برگزارکنندگان رویداد را دست کم گرفت - اگر با دقت ساخته نشده باشد، اما به طور خود به خود توسعه یابد، می توان یک اثر منفی به دست آورد. در هر صورت، برداشتی که روی بازدیدکنندگان ایجاد می شود باید جامع، کل نگر و از لحاظ داخلی سازگار باشد، تنها در این صورت تاثیر روابط عمومی مولد و بلندمدت خواهد بود. خلاصه مقدماتی و آموزش های ارتباطیپرسنل مسئول این رویداد زمان در نظر گرفته شده برای ارتباط روابط عمومی 1 تا 8 ساعت به همراه ناهار و برنامه فرهنگی است.

یادآوری مجدد این نکته ضروری است که در فرآیند برگزاری یک روز باز، مخاطبان هدف ممکن است پیام های روابط عمومی برنامه ریزی نشده را نیز دریافت کنند، به عنوان مثال، به عنوان بخشی از ارتباط پرسنل ناآماده با بازدیدکنندگان، به همین دلیل است که کار بسیار مهم است. روند این رویدادها را با جزئیات مشخص کنید، شرکت کنندگان را با دقت انتخاب کنید، که در آن هیچ چیز جزئی و جزییات بی اهمیتی وجود ندارد. در روز باز، در شرایط غیررسمی ترین ارتباطات بین فردی و گفتگوهای بدون ساختار، است که صلاحیت ارتباطی و تعارض شناختی متخصصان روابط عمومی و همه شرکت کنندگان در رویداد اهمیت تعیین کننده ای پیدا می کند.

میزگرد و بحث - یکی از اشکال بحث درباره یک ایده، مشکلی که برای عموم مردم مهم است. شرکت کنندگان میزگرد نمایندگان معتبر علم، تجارت، محافل تجاری، عمومی و سازمان های دولتی. شرکت در میزهای گرد مدیران ارشد شرکت های تجاری، حمایت از هلدینگ آنها به چهره و محبوبیت شرکت کمک می کند. موضوع و موضوعات مطرح شده در میزگرد از قبل برنامه ریزی و اعلام می شود. شرکت کنندگان در میزهای گرد تقریباً 10-14 روز قبل از شروع جلسه به آنها معرفی می شوند. این به شرکت کنندگان این فرصت را می دهد تا استدلال ها، مواد برای اثبات، ارقام و حقایق را آماده کنند، که بحث را سازنده تر و اساسی تر می کند. تعداد شرکت کنندگان معمولاً از 14-15 نفر تجاوز نمی کند. کارت‌های شناسایی اعضا، برقراری ارتباط با یکدیگر را آسان‌تر می‌کنند و آن را معمولی‌تر و سرزنده‌تر می‌کنند و برخی از موانع فنی ارتباط گروهی را از بین می‌برند.

کار میزگرد توسط یک مجری یا مجری که از شایستگی، تجربه و مهارت ارتباطی بالایی در برگزاری چنین رویدادهایی برخوردار است و به خوبی در مورد موضوع مورد بحث آماده است، سازماندهی و هدایت می شود. قبل از شروع بحث و ارائه، شرکت کنندگان به طور مختصر خود را به همه حاضران معرفی می کنند. به عنوان یک قاعده، این اتفاق می افتد به ترتیبی که شرکت کنندگان در میز قرار می گیرند (در جهت عقربه های ساعت). مجری ترتیب بحث را پیشنهاد می کند و محدودیت زمانی هر سخنران را متناسب با اهمیت سخنرانی او اعلام می کند. در طول بحث، میزبان/مدیری بر رعایت محدودیت زمانی نظارت می‌کند و با درایت پیشنهاد می‌کند که آن را قطع کند یا برعکس، زمان بیشتری را اختصاص دهد. به ویژه برای موفقیت رویداد، استفاده کافی و صحیح توسط ناظم از تکنیک های ارتباطی مربوط به گوش دادن فعال مانند بازتولید، بازنویسی، توسعه، خلاصه کردن و غیره هر شرکت کننده در بحث برای جلوگیری از ظهور یک موضوع مهم است. وضعیت درگیری تسلط بر روش های موثر پیشرو برای تسکین استرس روانی-عاطفی کاملاً ضروری است که می تواند از قبل در آموزش های ارتباط اجتماعی و روانشناختی زیر نظر یک روانشناس مجرب به کار ببرد.

پس از پایان بحث، مجری به طور خلاصه، در عرض 2-3 دقیقه، خلاصه ای از مطالب گفته شده را جمع بندی می کند و بر نکات لازم بحث و نتیجه گیری شرکت کنندگان تاکید می کند و همچنین تمامی اطلاعات بیان شده را به شیوه دلخواه تفسیر می کند. بر اساس اهداف نهایی فعالیت های روابط عمومی شرکت.

نمایشگاه

فعالیت های نمایشگاهی نقش مهمی در شکل گیری و حفظ تصویر مثبت از شرکت، محصولات و خدمات آن دارد. نمایشگاه‌ها تا حدودی از رویدادهای روابط عمومی که در این فصل توضیح داده شد جدا هستند، زیرا مخاطب آنها نه تنها نمایندگان رسانه‌ها هستند، اگرچه یک فرصت اطلاع‌رسانی عالی برای آنهاست. اعتقاد بر این است که این نمایشگاه ها و نمایشگاه ها هستند که بهترین فرصت را برای تماس های شخصی مؤثر با مصرف کننده بالقوه فراهم می کنند. فعالیت نمایشگاهی شرکت با تصمیم گیری در مورد شرکت در کدام نمایشگاه و به صورت گسترده آغاز می شود. تصمیمات توسط مدیریت سازمان بر اساس آگاهی از وضعیت بازار و استراتژی شرکت در بازار اتخاذ می شود. هدف از مشارکت تعیین می شود: اعلام خود در یک بازار جدید، افزایش تعداد خریداران یا شرکا، ایجاد شبکه نمایندگی در منطقه مورد نظر، مطالعه تقاضا، انجام معاملات و غیره. هنگام تصمیم گیری برای شرکت در یک نمایشگاه خاص، باید توانایی های مالی شرکت را به دقت تجزیه و تحلیل کنید. از آنجایی که مدیریت شرکت علاقه مند به عقلانی ترین و شایسته ترین سرمایه گذاری است فعالیت های نمایشگاهی، باید از قبل ارائه شود اطلاعات لازمدر مورد تمام نمایشگاه های برنامه ریزی شده در طول سال. برنامه سالانه نمایشگاه ها معمولاً شامل کلی ترین اطلاعات (عنوان، موضوع و تاریخ نمایشگاه) است، بنابراین بخش روابط عمومی که مسئول آماده سازی نمایشگاه است، یک بررسی اضافی را بر اساس داده های زیر تهیه می کند (D.E. Baranov، E.V. Demko، M. الف. لوکاشنکو):

• کاتالوگ های نمایشگاه های قبلی که از روی آن مشخص می شود چه شرکت هایی در یک نمایشگاه خاص در سال های گذشته شرکت کرده اند. یکی از معیارهای ارزیابی اثربخشی شرکت در نمایشگاه، مشارکت پایدار و مستمر شرکت‌های خوشنام و خوشنام است.
• ترکیب بازدیدکنندگان برگزارکنندگان نمایشگاه همیشه آماده ارائه نوعی طبقه بندی شفاهی بازدیدکنندگان «خود» هستند. "پرتره یک بازدید کننده" هنگام تصمیم گیری برای شرکت در نمایشگاه ضروری است، زیرا ممکن است مخاطب هدف شرکت باشد یا نباشد.
• مواد روزنامه. مطلوب است بخش روابط عمومی نشریات مربوط به نمایشگاه های قبلی را در مطبوعات عمومی و تخصصی تجزیه و تحلیل کند.
• گزارش شاهدان عینی البته نظرات کارشناسان مستقلی که از نمایشگاه های قبلی بازدید کرده اند بسیار مهم است.

هنگام تصمیم گیری برای شرکت در نمایشگاه، مدیر باید عوامل زیر را در نظر بگیرد:

• محل برگزاری نمایشگاه (مکان تعیین کننده مقیاس، نمایندگی و تعداد بازدیدکنندگان بالقوه) است.
• هنگامی که (طبق زمان بندی، اوج فصل نمایشگاه در نوامبر و پایان ژانویه است)؛
• توسط چه کسی (سازمان دهندگان چه مدت در این تجارت بوده اند، آیا آنها به خوبی شناخته شده اند)؛
• برای چه کسانی (مخاطبان این نمایشگاه چه کسانی هستند)؛
• چقدر پول نیاز دارد و چگونه (با کمک چه رویدادهایی در نمایشگاه) از بازگشت بودجه اطمینان حاصل شود.

یک اشتباه رایج این است که بسیاری از شرکت ها کار در نمایشگاه را همزمان با بسته شدن آن کامل می دانند که این درست نیست. پس از نمایشگاه، یک دوره کار نه چندان فشرده برای پردازش درخواست های دریافتی وجود دارد.

روند آماده سازی نمایشگاه ممکن است شامل مراحل زیر باشد.

• یک برنامه عملیاتی در حال تدوین است.
• افراد مسئول تعیین می شوند.
• ترتیب اقدامات و برنامه های سازمانی مشخص می شود.
• نیازهای احتمالی برای نیروها و مواد اضافی در نظر گرفته شده است.
• پلان غرفه در نمایشگاه در حال توسعه است.
• برآورد هزینه در حال تهیه است.

پس از پایان نمایشگاه، ثبت و تحلیل وقایع گذشته انجام شده و نتیجه گیری لازم صورت می گیرد.

برنامه اقدام مهمترین سند برای آماده سازی نمایشگاه است. اهداف شرکت، مکان و زمان رویداد، افراد مسئول طراحی غرفه، تحویل مواد را بیان می کند. اطلاعات مختصر در مورد سایر شرکت های شرکت کننده (شرکاء، رقبا)؛ مشخصات نمایشگاه و ماهیت برگزاری آن؛ اسنادی که نیاز به تایید و آماده سازی دارند (دعوت نامه ها، بیانیه های مطبوعاتی، بروشورها، بروشورها، کارت بازرگانیو غیره.). مدیر نمایشگاه (مسئول برگزاری نمایشگاه)، با توافق با مدیریت شرکت، کارکنانی را جذب می کند که در زمینه های خاص آموزش می دهند:

• تعامل با رسانه ها، توسعه و توزیع بیانیه های مطبوعاتی؛
• آماده سازی نمایشگاه برای غرفه؛
• تهیه و اجرای کمپین تبلیغاتی قبل، حین و بعد از نمایشگاه؛
• تهیه جزوات (بروشور، کاتالوگ، کتابچه، سوغاتی و غیره)؛
• آموزش ایستاده

ساخت نمایشگاه توسط پیمانکار انجام می شود، آماده سازی پروژه مورد نیاز شرکت می باشد مرکز نمایشگاهیو نظارت بر ساخت آن توسط طراح. طرحی نه تنها برای خود غرفه، بلکه برای کل نمایشگاه طراحی شده است. با تشکر از او، ارزیابی موقعیت غرفه در رابطه با ورودی / خروجی، راهروهای اصلی، رقبا و ارائه تاکتیک هایی برای جذب بازدیدکنندگان به غرفه امکان پذیر می شود. قرار دادن مواد نمایشگاهی در غرفه از قبل اندیشیده شده است و درخواست نامه ای برای اخذ مجوز برای خودروها و مجوز حمل / صادرات کالا صادر می شود. به عنوان یکی از ضمائم برنامه اقدام، فهرست دقیقی از مواردی که باید به نمایشگاه برده شود، تهیه شده است. وجود چنین سندی ذخیره سازی و حسابداری آنها را ساده می کند و همچنین جستجو را تسهیل می کند و دوباره پر کردن جزوه ها را تضمین می کند. دیگر اسناد مهمپرسشنامه ای برای ثبت نام (نظرسنجی) از بازدیدکنندگان غرفه است. برای جمع آوری اطلاعات آماری قابل اعتماد، مدیریت شرکت فهرستی از سوالات مورد علاقه و ترتیبی که آنها را دنبال می کند تعیین می کند.

برای مدت زمان نمایشگاه، برنامه هر روز امضا می شود. غرفه باید به خوبی کار کند، در غیر این صورت به دلیل غیبت، بی توجهی یا ازدحام متصدی غرفه، به احتمال زیاد مشتری/شریک بالقوه را در جریان بازدیدکنندگان از دست خواهد داد. در این زمان، بسیار توصیه می شود که تمام تماس های ممکن را در یک پرسشنامه ویژه ثبت کنید. برای هر نمایشگاه، یک بررسی نهایی تدوین می‌شود که به طور کلی تعداد بازدیدکنندگان، تعداد بازدیدکنندگان غرفه، تعداد بروشورهای توزیع شده و پرسش‌نامه‌های تکمیل‌شده را نشان می‌دهد. برای نیم سال یا یک سال، یک نمای کلی از نمایشگاه ها با در نظر گرفتن تمام هزینه ها تهیه می شود (به طور جداگانه نشان داده می شود که چقدر برای اجاره، حمل و نقل، تبلیغات و غیره هزینه شده است). در پایان هر نمایشگاه، یادداشتی تهیه می شود که منعکس کننده لیست مشکلاتی است که در طول آماده سازی و برگزاری نمایشگاه به وجود آمده است. تصمیمات گرفته شدهو نتیجه گیری

قوانین شرکت موثر در نمایشگاه

مزیت نمایشگاه ترکیبی متمرکز از قرار گرفتن در معرض، تماس های شخصی، ارتقای فروش، و همچنین پوشش نسبتاً گسترده اولیه (بازدید کنندگان) و ثانویه (از طریق رسانه ها) از مردم است (جدول 1). نمایشگاه ها در موضوع متفاوت هستند - چند رشته ای، بخشی، تخصصی. یک نمایشگاه می تواند در مقیاس یک شرکت یا کل صنعت برگزار شود و از چند روز تا چند ماه یا بیشتر طول بکشد. هم کالاها و خدماتی که برای فروش در نظر گرفته شده اند و هم اشیاء هنری و بناهای تاریخی را می توان به نمایش گذاشت. نمایشگاه های غیر تجاری برای تصویر سازمان دهندگان، نویسندگان و غرفه داران کار می کنند (طبق گفته N.V. Aleshina، www.elitarium.ru).

جدول 1. مزایای شرکت در نمایشگاه

نکات منفی شرکت در نمایشگاه به شرح زیر است.

1. هزینه بالای فضای نمایشگاه.

2. ما باید پرسنل فروش را از قلمرو سابق خود منتقل کنیم.

3. نمایشگاه های تجاری بزرگ اغلب شلوغ و بی نظم هستند.

4. مشکلات روابط کارگریشرکت در نمایشگاه را دشوار می کند.

5. بینندگان عادی زیادی در نمایشگاه حضور دارند.

6. نشت اطلاعات در مورد محصول/تکنولوژی ها به رقبا امکان پذیر است. سازماندهی شرکت در نمایشگاه. مشارکت شرکت در نمایشگاه مستلزم کار جدی - تحلیلی، برنامه ریزی، سازمانی است. کنترل و تنظیم مدت ها قبل از شروع و برای مدت طولانی پس از پایان نمایشگاه. مدیر مسئول باید توانمند باشد و حق تصمیم گیری در مورد کلیه مسائل نمایشگاهی را داشته باشد. این سوالات شامل موارد زیر است.

1. مساحت مورد نیاز غرفه دار برای ارائه کالا و خدمات. برای انجام این کار، باید تصمیم بگیرید که چه چیزی را به نمایش بگذارید، چگونه می توان نمایشگاه ها را در فضا قرار داد و بدانید که هزینه یک متر مربع فضا چقدر است.

2. توسعه بودجه پروژه. برای جلوگیری از هزینه های غیر ضروری و افزایش بازده سرمایه گذاری های نمایشگاهی، بهتر است هزینه های بودجه را به دو بخش تقسیم کنیم: هزینه های مستقیم - پرداخت فضای غرفه، مونتاژ و برچیدن غرفه، ادبیات ویژه و هزینه های غیرمستقیم - زمان آماده سازی کارکنان. نمایشگاه، هزینه ها و هزینه های کار در نمایشگاه و تهیه آن.

3. انتخاب / طراحی غرفه. استند ساختاری است که به شما امکان می دهد محصول خود را به نمایش بگذارید. غرفه می تواند توسط غرفه دار آورده شود یا تولید آن توسط برگزار کننده نمایشگاه سفارش داده شود. این نمایشگاه باید بر روی ادراک سه بعدی متمرکز شود، به خوبی روشن شود، از مدل های کاری، فیلم ها استفاده کنید - همه چیزهایی که با غیرعادی جذب می شوند. نمایشگاه باید مکانی برای لباس بیرونی کارمندان، مکانی برای پذیرایی - اتاق نشیمن برای بازدیدکنندگان داشته باشد. داشتن یک کتاب نقد و بررسی مطلوب است.

4. تهیه مواد برای کاتالوگ نمایشگاه (به طور معمول چند ماه قبل از شروع نمایشگاه).

5. برنامه ریزی برای حمل و نقل نمایشگاه ها و غرفه ها، اسکان کارکنان.

6. تهیه و چاپ دعوتنامه برای بازدیدکنندگانی که شرکت کننده در ظاهر آنها علاقه مند است.

7. آموزش پرسنل جهت کار در نمایشگاه. کارکنان باید بتوانند نشان دهند محصول جدیددر عمل، کارکردها و مزایای آن را توضیح دهید. در روز افتتاحیه نمایشگاه یا روز قبل، برگزارکنندگان از نمایندگان مطبوعات پذیرایی می کنند. شما باید آماده باشید تا آنها را در نمایشگاه خود بپذیرید، برای کمک به گرفتن عکس یا فیلم از آن. بیشتر نمایشگاه ها دارای یک مرکز مطبوعاتی هستند که غرفه داران می توانند در آن بیانیه های مطبوعاتی را توزیع کنند.

کمی سازیقرار گرفتن در معرض بیماری.ارزیابی کمی برای مشخص کردن اهداف نمایشگاه، انتخاب ابزار برای دستیابی به آنها، هماهنگی کار و ارزیابی اثربخشی فعالیت های نمایشگاه ضروری است. تمامی شاخص های ارزیابی به سه گروه تقسیم می شوند (جدول 2).

جدول 2. شاخص های ارزیابی اثربخشی نمایشگاه

اثربخشی شرکت در یک نمایشگاه خاص با در نظر گرفتن اهداف مشارکت تعیین می شود. به عنوان مثال، اگر هدف انتشار گسترده اطلاعات در مورد یک محصول جدید باشد، یکی از شاخص ها ممکن است تعداد بروشورهای توزیع شده بین بازدیدکنندگان باشد.

رویدادهای خاص

همچنین در میان رویدادهای روابط عمومی که هم برای رسانه ها و هم برای عموم مردم و مخاطبان هدف قرار می گیرد، رویدادهای به اصطلاح ویژه، جایگاه ویژه ای دارند. سیستم روابط عمومی در طول عمر خود، تجربه گسترده ای در استفاده از انواع اقدامات و رویدادها برای ایجاد نگرش مطلوب نسبت به یک سازمان یا افراد انباشته کرده است. متخصصان روابط عمومی به طور گسترده از روش ایجاد رویداد ویژه استفاده می کنند، به خصوص زمانی که فعالیت های روزانه سازمان اطلاعات جدید کافی تولید نمی کند. D. Burstin آنها را "شبه رویداد" می نامد. اگر چنین فعالیت هایی به نفع عمومی باشد، می تواند اعتبار سازمان را افزایش دهد.

کمپین های روابط عمومی یا رویدادهای ویژه پرکاربرد عبارتند از:

• نمایشگاه ها، نمایشگاه ها، جشنواره ها؛
• جلسات، سمینارها، میزهای گرد، کنفرانس ها، کنگره ها، سمپوزیوم ها، کنگره ها؛
• سالگردها، سالگردها، تاریخ های مهم؛
• جوایز ویژه، مسابقات؛
• روزهای باز، تورهای شرکتی؛
• گردهمایی ها، مناظره های عمومی، شب های موضوعی؛
• ضیافت، پذیرایی؛
• مسابقات، آزمون ها؛
• رژه، مسابقات زیبایی؛
• جوایز حمایت مالی، شب های خیریه، ایجاد صندوق های خیریه و آموزشی؛
• پذیرایی ها، توپ ها، ارائه ها، جشنواره های فیلم؛
• سفرهای میدانی؛
• مراسم افتتاحیه جدید سایت های ساخت و ساز، اولین سنگ را در پایه گذاشتن;
• عیادت از مفاخر و سرشناسان، تشریفات مجالس و تودیع.
• گزارش حل مشکل، اعلام نتایج نظرسنجی افکار عمومی، تحقیقات روانشناختی اجتماعی;
• مراسم افتتاحیه جشنواره ها، روزهای ورزشی و سایر رویدادهای بزرگ؛
• اعلام انتصابات جدید در سمت های مسئول؛
• اعلان یک دوره جدید سیاسی، برنامه ها، تغییر در مسیر سیاسی، برنامه های فعالیت.
• مسابقات آماتور؛
• ملاقات با ورزشکاران مشهور، بازدید جمعی از موزه ها، نمایشگاه ها، کنسرت ها، نمایش های تئاتر؛
• جلسات با افراد برجسته، مراسم امضاء;
• مشارکت در رویدادهای عمومی، بهسازی پارک ها، خیابان ها، زمین های بازی و غیره؛
• جشن تعطیلات دولتی، ملی، مذهبی؛
• رویدادهایی برای بزرگداشت تاریخ و فرهنگ سایر کشورها و مردمان.

همه رویدادهای ویژه ذکر شده در بالا، که شامل تعبیه یک کمپین روابط عمومی در یک سناریوی از قبل برنامه ریزی شده از یک رویداد مهم اجتماعی است، به طور فعال توسط اکثر شرکت ها هنگام تبلیغ محصولات خود استفاده می شود، اما اخیراً اشکال جدیدی از رویدادهای ویژه صرفاً بر اساس ایده های خلاقانه اصلی بازاریابان است. گسترده شده اند.

رویدادهای ویژه خلاقانه در تبلیغات. امروزه که نقش تبلیغات اینترنتی در شرایط بحرانی در حال افزایش است، اهمیت تبلیغات در رادیو و تلویزیون، پیشبرد فروش و فروش در حال کاهش است، هنوز مکان‌های زیادی وجود دارد که مصرف‌کننده بالقوه تا حد امکان برای تماس مستقیم و فوری باز است. . خلاق ترین برندها به تدریج در حال کاوش در مناطق جدیدی هستند که در آن راحت تر می توانند یک گفتگوی تعاملی را انجام دهند، که باعث ایجاد علاقه و اعتماد در بین خریداران بالقوه می شود. شرایط اصلی موفقیت در این مورد حداکثر خلاقیت ارتباط، غیرمعمول بودن ایده و بی اهمیت نبودن رویکرد است. بنابراین ، در بهار سال 2009 ، متخصصان روابط عمومی Wrigley برنامه ترویج آدامس پنج را راه اندازی کردند ، در حالی که عملاً هیچ وجود نداشت. پشتیبانی اطلاعاترسانه ها آن را منحصراً از طریق یک رویداد ویژه راه اندازی کردند. برای این منظور، رویداد ویژه زیر توسعه و برگزار شد: یک گالری تعاملی در گالری مریخ ساخته شد که در آن مطالبی در مورد "تجربه ارتباط" مصرف کنندگان با این آدامس از طریق حواس پنج گانه قرار داده شد. مطابق با مفهوم توسعه یافته رویداد ویژه، هنرمندان جوان پیشرو با همکاری افراد مشهور دنیای مد و هنر، اشیائی را ساختند و بازدیدکنندگان نه تنها می توانستند آنها را تماشا کنند، بلکه آنها را لمس کنند - به عنوان مثال، مغناطیسی را حرکت دهند. مایع با دستان خود بنابراین، هر پنج حواس شرکت‌کنندگان درگیر بودند، که اثربخشی تأثیر را افزایش داد، در نتیجه پوشش روابط عمومی رویداد بهتر از یک کمپین رسانه‌ای در مقیاس بزرگ عمل کرد. بازاریاب ها تماس های بیشتری دریافت کردند و کیفیت بهتری داشتند، زیرا شرکت کنندگان - مصرف کنندگان بالقوه به دلیل غیرمعمول بودن و خلاقیت آن به رویداد ویژه علاقه داشتند (//slon.ru/articles/184479/).

حمایت مالی از رویدادها و رویدادهای خاص

همانطور که می بینید، در یک بحران، تولید کنندگان مجبور می شوند به روش های غیر استاندارد تبلیغات متوسل شوند. یکی از مؤثرترین آنها، حمایت مالی یا شریک از رویدادهای سرگرمی در قالب های مختلف است: از پذیرایی های رسمیبه مهمانی های خصوصی شرکت در چنین رویدادهایی به برندها دسترسی به مخاطبان هدف و فرصت های گسترده ای برای تبلیغات بیشتر می دهد. هزینه کردن برای رویدادهای خاص و به اصطلاح بازاریابی رویداد یا بازاریابی رویدادی در بودجه هر تولید کننده بزرگی گنجانده شده است. بازاریابان ارتباط آن را با این واقعیت توضیح می دهند که بر خلاف تبلیغات مستقیم، ابزارهای آن به شما امکان می دهند تمام حواس یک مصرف کننده بالقوه را به طور همزمان تحت تأثیر قرار دهید. اگر تجارت فقط بینایی و شنوایی و نمونه برداری را جلب کند (یعنی. توزیع رایگاننمونه هایی از کالاها، به عنوان مثال، در حین مزه کردن) - طعم، بو و لامسه، سپس هر پنج حواس در بازاریابی رویداد دخالت دارند. علاوه بر این، مشارکت یک برند به‌عنوان حامی یا شریک در هر رویدادی، دسترسی مستقیم تولیدکننده را به مخاطبان هدف، به‌ویژه وقتی صحبت از برندهای ممتاز و فوق‌العاده به میان می‌آید، فراهم می‌کند. هنگام انتخاب یک رویداد برای اسپانسرینگ، چندین معیار و شرایط در نظر گرفته می شود.

• شرط اول انطباق با مفهوم است: اول از همه، محتوای معنایی، سناریو، مناسبت و محل برگزاری رویداد باید با مفهوم موقعیت و تصویر برند تبلیغ شده مطابقت داشته باشد.
• شرط دوم، مخاطبان هدف است: مخاطبان دعوت شده باید به مخاطبان هدف برند تبلیغ شده تعلق داشته باشند، زیرا در بیشتر موارد بازاریابی رویداد به شکلی از ارتباط با مصرف کننده بالقوه تبدیل می شود.
• شرط سوم، استراتژی حضور است: استراتژی مشخص برای حضور برند تبلیغ شده و فرصت های فراوان برای تبلیغ آن در چارچوب رویداد. تعدادی از شرکت ها همیشه نیاز به مشارکت انحصاری دارند. همچنین اطلاع از سایر شرکا و حامیان این رویداد مفید خواهد بود، مطلوب است که آنها از نظر اعتبار برای برند ضرر نکنند.
• شرط چهارم اثر رسانه ای است: از جمله شرایط کلیدی برای مشارکت برند تبلیغ شده در رویداد، اثر رسانه ای نهایی، امکان به اصطلاح پس از روابط عمومی، یعنی اشاره های بعدی برند در رسانه ها پس از آن است. رویداد تعداد مخاطبین ایجاد شده در خود رویداد در مقایسه با تعداد مخاطبینی که به عنوان مثال در مطبوعات در مورد رویداد صحبت می کنند، به طور غیرقابل مقایسه کمتر است.
• شرط پنجم، یک مأموریت اجتماعی است: تعدادی از شرکت‌ها که به طور منظم از رویدادها و پروژه‌های رویدادهای ویژه حمایت می‌کنند، مشارکت خود را در آنها به عنوان نوعی مأموریت اجتماعی می‌دانند.

همانطور که می دانید، دو چیز برای یک برند بسیار مهم است - جزء تصویر و فرصتی که به مصرف کنندگان بالقوه اجازه می دهد محصول را امتحان کنند. رویدادی که در آن اعضای رسانه و نخبگان تجاری می‌توانند محصولی را در محیطی راحت، با نام تجاری و هدایای ظریف امتحان کنند، ترکیبی عالی برای دادن هر دوی این فرصت‌ها به یک برند است. بر این اساس، متداول ترین قالب برای شرکت، به عنوان مثال، شریکی که تولید کننده غذا و نوشیدنی درجه یک در یک رویداد سرگرمی است، پذیرایی از مهمانان است. برای همه شرکت های دیگر، سایر اثرات حضور نیز ممکن است:

• استفاده بصری از برند در طراحی داخلی؛
• نصب پایه سیار؛
• پخش سوغاتی های مارک دار با لوگوی برند و ...

از طرف برگزارکننده رویداد، گزینه هایی برای ارتباط برند با مخاطب هدف رویداد در نظر گرفته شده است که بسته به وظایف تعیین شده می تواند: پلتفرم های برندینگ، فرصت های روابط عمومی، مزه ها و غیره باشد. گاهی اوقات برگزارکننده ممکن است درخواست بودجه اضافی برای مشارکت در قالب یک بسته حمایتی کند. اندازه بسته حمایتی، به عنوان یک قاعده، به طور مستقیم به کمیت و کیفیت گزینه های ارائه شده برای نام تجاری و پشتیبانی روابط عمومی بستگی دارد. بسته ای با طیف گسترده ای از گزینه های رسانه ای معمولاً هزینه بیشتری دارد، اما اگر مخاطبان یک رویداد غیرعلنی بسته علاقه خاصی به شرکت داشته باشند، می توانید کمبود فرصت های اضافی برای تبلیغ را تحمل کنید. سطح مشارکت نیز در اینجا نقش دارد - چه همکاری یکباره یا استراتژیک. بنابراین، اگر سازمان‌دهنده قصد دارد در ازای گزینه‌ها، هزینه‌هایی را از شرکت‌کنندگان دریافت کند، بسته‌ها می‌توانند از 5000 تا 50000 دلار برای یک رویداد یک‌بار هزینه داشته باشند. بدیهی است که بسته حمایتی برای اهداف تبلیغاتی خاصی خریداری می شود، اما به سختی می توان برخی رویدادها را به عنوان بستری برای تبلیغ تبلیغات در نظر گرفت. به عنوان مثال، اگر پیشنهاد شود محصولی در یک رویداد ورزشی یا در یک شام جشن معرفی شود که مخاطبان بسیار سودآوری را جذب کند، اما هدف آن جمع آوری پول برای کودکان بیمار باشد، شرکت ها این رویداد را به عنوان فرصتی برای تبلیغ قوی محصول ارزیابی نمی کنند. فعالیت. آنها آماده ارائه آن بر اساس شرایط بشردوستانه هستند، اما بدون تبلیغات، خود را محدود به گنجاندن لوگوی خود در لیست شرکای رویداد می کنند. جذب اسپانسر می تواند به عنوان یک ابزار اضافی برای افزایش وضعیت رویداد و بهینه سازی هزینه ها در نظر گرفته شود.

حمایت

بنابراین، اختیاری است اما بسیار ابزار موثرافزایش کارایی تبلیغات، سطح رویداد و همچنین بهینه سازی هزینه ها - این مشارکت حامیان مختلف است. رایج ترین اشکال همکاری در این زمینه به شرح زیر است (www.advertology.ru).

• اسپانسر عمومی یا طلایی - حداقل 50٪ از تمام هزینه ها را بر عهده می گیرد، بسته حمایت مالی طولانی را دریافت می کند، به عنوان یک قاعده، به عنوان یک سازمان دهنده عمل می کند، مخاطب هدف مشابهی دارد، بنابراین، علاقه مند به این رویداد کمتر از سازمان دهنده اصلی هدف اصلی آن گسترش پایگاه مشتری و شریک خود و همچنین ایجاد روابط شخصی با شرکت های شرکت کننده است.
• حامی پذیرایی عصر - هزینه های بخش VIP عصر رویداد را جبران می کند که برای تصویر او کار می کند و همچنین فرصتی برای تبلیغ خود و ارتباط شخصی با مهمانان VIP رویداد فراهم می کند.
• حامی اطلاعات معمولاً یک نشریه یا مؤسسه انتشاراتی است که اطلاعیه رویداد را از قبل در نسخه چاپی و در وب سایت منتشر می کند، اطلاعات تبلیغاتی را در مورد برگزارکننده قرار می دهد، نتایج رویداد را برجسته می کند و گاهی اوقات کمک می کند. با تهیه محتوای اطلاعاتی، چاپ مجلات و روزنامه های شرکتی. به نوبه خود، حامی اطلاع رسانی سه هدف اصلی را دنبال می کند: تقویت وجهه خود، جذب مشترکین و تبلیغ کنندگان جدید از بین شرکت کنندگان رویداد و تقویت مشارکت با برگزار کنندگان رویداد.
• حامی فناوری - ارائه لازم یا سایر تجهیزات لازم برای رویداد را فراهم می کند، به عنوان مثال، می تواند در ساخت غرفه ها یا تولید مواد چاپی کمک کند. وظیفه چنین حامی ارائه، نشان دادن مزایا و امکانات، ترویج تجهیزات خاص است، برای او این به اصطلاح PR محصول است.
• حامی ثبت نام - تجهیزات و پرسنل را برای ثبت نام فراهم می کند. چنین حامی زمانی مربوط به برگزاری رویدادهای بزرگ مانند نمایشگاه ها و کنفرانس های بزرگ است، زمانی که منابع زیادی مورد نیاز است، باید نشان ها را مستقیماً در هنگام ثبت نام چاپ کنید و اطلاعات زیادی را جمع آوری کنید. حامی ثبت نام علاقه مند است که خود را تبلیغ کند و توجه هر چه بیشتر افراد را به خود جلب کند. مشتریان بالقوه، که رویدادها را نیز میزبانی می کند و او را بیشتر به عنوان یک ارائه دهنده خدمات درگیر می کند.

بنابراین یکی از گزینه های پروژه های روابط عمومی در هنگام تبلیغ یک شرکت و محصولات آن می باشد اشکال مختلفحمایت مالی - از استفاده از محافظ صفحه نمایش ساده یا نمایش لوگو گرفته تا نشان دادن یک محصول و خواص مصرف کننده آن، اعلام شفاهی ارائه دهندگان، ارائه هدایا و جوایز. گاهی اوقات، در ازای هزینه اسپانسری، یک شرکت ممکن است تبلیغات مستقیم انجام دهد. به عنوان مثال، Evian از بازسازی یک استخر روباز در یکی از حومه لندن حمایت مالی کرد، که برای آن شرکت مجاز شد یک لوگوی نورانی از این آب معدنی را در پایین استخر نصب کند که از ورود و برخاستن هواپیماها به وضوح قابل مشاهده بود. . در کشور ما پرطرفدارترین فیلم ها و سریال ها (47 درصد کل پروژه ها) و همچنین برنامه های سرگرمی و موسیقی (هر کدام 13 درصد) هستند. به گفته کارشناسان، حداقل هزینه یک بسته حمایتی تقریباً 5000 دلار است، در حالی که حداکثر می تواند به چندین میلیون دلار برسد. به عنوان مثال، حمایت مالی عمومی از Star Factory، یک پروژه کانال یک، برای تبلیغ کننده 2 میلیون دلار هزینه دارد. تقریباً به همان اندازه هزینه یک پروژه حمایت مالی در STS Kino در ساعت 21:00 است - یک محافظ صفحه قبل از شروع برنامه و داخل آن. فیلم هر روز در طول سال یک محافظ صفحه نمایش پنج ثانیه ای قبل از سریال Sex and the City در NTV 4000 دلار هزینه دارد. مزیت اصلی حمایت مالی، برخلاف تبلیغات معمولی، "درگیر شدن" نام تجاری تبلیغ کننده در طرح برنامه است که به ایجاد تصویر برند مورد نظر کمک می کند. . علاوه بر این، حمایت مالی فرصت اضافیتبلیغ کالاهایی که تبلیغات مستقیم آنها ممنوع است در تلویزیون. یک مثال گویا از این پروژه حمایت مالی از Nemiroff است که در آن یک تولید کننده ودکا در ازای نمایش لوگوی خود، پخش مسابقات بوکس را تامین مالی می کند.

امروزه این ورزش است که یکی از موثرترین زمینه ها برای ترویج کالاها و خدمات باقی مانده است. حدود 60 تا 65 درصد از کل بازار جهانی حمایت مالی در حمایت از رویدادهای ورزشی است. با ارزیابی دقیق همه خطرات و یک رویکرد بازاریابی شایسته، حمایت مالی نتیجه بهتری نسبت به تبلیغات مستقیم می دهد، علاوه بر این، میزان انباشت پوشش مخاطب در آستانه مشخصی برای حمایت مالی بسیار بالاتر است. همه این مزایا همچنین به تبلیغ کننده این فرصت را می دهد که با صدای بلند اعلام کند، از جمله عرضه محصول به بازار. این مرحله ای است که شما نیازی به ایجاد هیچ رابطه ای با برند ندارید، زیرا فقط در فرآیند "دانش به علاوه مصرف" شکل می گیرد. پروژه اسپانسر شرکت Nemiroff که از همان ابتدای فعالیت خود در بازار روسیه در سال 2002 به حامی ثابت پخش مسابقات بوکس تبدیل شده است، به این شرکت اجازه داد تا خود را برای مخاطبان گسترده ای که قبلاً نمی دانستند شناخته شود. در مورد وجود محصولش تا حدودی به دلیل این پروژه بود که نام تجاری Nemiroff به طور گسترده در روسیه شناخته شد. به گفته TNS Gallup، تنها در شش ماه اول حمایت مالی از مسابقات بوکس، بیش از یک چهارم مصرف کنندگان ودکا در روسیه برند Nemiroff را شناختند.

و لوازم آرایشی Bourjois که برای مصرف کنندگان روسی چندان شناخته شده نیست، با تبدیل شدن به اسپانسر سریال محبوب "سکس اند شهر" در کانال NTV، نه تنها آگاهی از برند خود را افزایش داد، بلکه توانست ارتباط مثبتی با این برند ایجاد کند. که به احتمال زیاد شامل افزایش سهم بازار بود. با این وجود، برای بسیاری از شرکت‌ها، روش حمایت مالی همچنان راهی برای ایجاد یک تصویر مطلوب است، نه گزینه‌ای برای موقعیت‌یابی برند به منظور جلب وفاداری مصرف‌کننده. در عین حال، باید به خاطر داشت که زمان مشخصی برای ایجاد یک تصویر مثبت پایدار از نام تجاری / شرکت مورد نیاز است. شرکت یکباره، حتی بسیار درخشان، مطمئناً توجه را به خود جلب می کند، اما حمایت مالی در آن مبنای پایدار. هم بهره برداری متوسط ​​از شی حمایت شده بدون استفاده سرزده از نمادها و هم انتخاب صحیح این شی مهم است. مشارکت در پروژه‌های تجاری آشکارا در صورتی که به فعالیت اصلی حامی مرتبط نباشد، اعتماد مخاطبان هدف را کاهش می‌دهد که می‌تواند به این نتیجه برسد که شرکت به دلیل نداشتن اهداف استراتژیک مشخص یا بی‌هدف است. به معنای. در مورد اثربخشی حمایت مالی، احتمالاً نقش این شکل از ارتباطات بازاریابی در افزایش گردش مالی بیشتر غیرمستقیم است تا مستقیم. اول از همه، اسپانسرینگ وسیله ای برای تبلیغ است و به این ترتیب بیشتر در مورد جلب توجه و سپس حفظ علاقه به برند است، یعنی با هدف افزایش تعداد مصرف کنندگان وفادار در بخش هدف خاص خود است.

در روسیه، شرکت Wimm-Bill-Dann در استفاده از حمایت مالی یکپارچه پیشگام است: یک سرمایه گذاری در پروژه Last Hero حداقل 1.5 میلیون دلار بود. در آن زمان، مدیریت در نظر داشت گزینه های مختلفتشدید تصویر J7 و در نهایت به حمایت مالی متوسل شدند تا برند خود را به عنوان بخشی از تبلیغ آن تغییر دهند. در نتیجه، علاوه بر افزایش آگاهی از برند به 99 درصد و افزایش فروش آبمیوه، نظرسنجی های مصرف کنندگان نشان داده است که J7 با ماجراجویی، آزادی و سبک زندگی سالم همراه است. در آخرین قهرمان 2، ویم بیل دان دیگر در حمایت مالی شرکت نکرد، اما در طول نمایش پروژه، تبلیغات تلویزیونی J7 را بر اساس " آخرین قهرمان- 1"، پس از آن مصرف کننده این تصور را داشت که این شرکت نیز از ادامه "epopee" حمایت مالی می کند.

جالب اینجاست که بسیاری از کارشناسان معتقدند زمانی که چندین شرکت در برنامه شرکت می کنند، حمایت مالی اثر خود را از دست می دهد. بهترین گزینه زمانی است که بیش از 3-5 اسپانسر در یک برنامه وجود نداشته باشد. طبیعتاً منافع آنها نباید با هم تلاقی پیدا کند. رهبر مطلق تعداد حامیان مالی (بیش از 130 شرکت کننده) "مشکل مسکن" است، اما حتی در آنجا سعی می کنند اجازه ندهند اسپانسرهای رقیب در برنامه ظاهر شوند. اما برای Unilever، حمایت مالی برای حل مشکلات پیچیده و ظریف ایجاد یک رابطه بلندمدت برند با مصرف کننده طراحی شده بود. بنابراین، در مورد Calve (که حامی برنامه مبارزه آشپزی در NTV از همان روزهای اول وجود خود بوده است)، این شرکت نیازی به افزایش آگاهی از برند نداشت: در حال حاضر در رده محصولات خود پیشرو است. با کمک اسپانسر، فقط می خواستیم تأکید کنیم که Calve برای کسانی است که عاشق رویکرد خلاقانه در آشپزی هستند و با کمک تبلیغات مستقیم، چنین هدفی بعید به نظر می رسد (به نقل از www.ko.ru).

با این وجود، حمایت مالی به عنوان یک ابزار تبلیغاتی برای شرکت های روسی هنوز بسیار محبوب نیست، از جمله به دلیل عدم امکان ارزیابی خاص از اثربخشی حمایت. برای درک اینکه آیا ارزش شروع یک پروژه حمایت مالی را دارد یا اینکه بهتر است خود را به ابزارهای ترویج سنتی محدود کنید، باید از اهداف و اهداف یک کمپین روابط عمومی پیش بروید. بنابراین، اگر تولیدکننده ای بخواهد اعلام کند که محصولش ارزانتر از رقیب است، استفاده از تبلیغات مستقیم به مصلحت بیشتر است، اما اگر لازم است تصویر جدیدی از محصول ایجاد شود، بهتر است اسپانسر را انتخاب کند. (بر اساس www.productplacement.ru) (جدول 3).

جدول 3. مزایا و معایب حمایت مالی در پروژه های رسانه ای (تلویزیون و رادیو) هنگام تبلیغ

کنفرانس مطبوعاتی و جلسه توجیهی

کنفرانس مطبوعاتی مؤثرترین شکل تعامل بین یک شرکت و خبرنگاران است، زیرا روزنامه نگاران اطلاعات دست اول را از متخصصان روابط عمومی شرکت و مدیریت آن دریافت می کنند. باید مدیریت یا افرادی را درگیر کند که تا حد امکان در موضوعی که در کنفرانس مطبوعاتی پوشش داده می شود، صلاحیت داشته باشند. به عنوان یک قاعده، در صورت نیاز به روشن شدن موضوعات بحث برانگیز با مردم و جلب توجه آنها به حل یک مشکل، کنفرانس مطبوعاتی برگزار می شود. همچنین در صورتی که خبرنگاران سوالات زیادی از مدیریت شرکت داشته باشند، در آستانه یا پایان هر رویداد (رویداد) کنفرانس مطبوعاتی تشکیل می شود. نشست خبری با دعوت از اصحاب رسانه برگزار می شود. دعوتنامه را می توان برای همه رسانه ها یا به صورت انتخابی ارسال کرد. برای اینکه کنفرانس مطبوعاتی به اهداف خود برسد، لازم است هنگام تهیه و برگزاری آن، چندین مورد، در نگاه اول، جزئی، اما در واقع بسیار مهم را در نظر گرفت.

شرایط زمان وقوع:

بهتر است در اواسط هفته نشست خبری برگزار شود، زیرا دوشنبه روز تحریریه در رسانه ها است و حضور مطلوب نتیجه نمی دهد و جمعه روز قبل از تعطیلات آخر هفته، روز برنامه های فرهنگی است و این باعث می شود. همچنین بر حضور خبرنگاران تأثیر می گذارد.

از آنجایی که مشخص است که روزنامه نگاران اغلب در شب کار می کنند (نسخه های دیرهنگام، ضبط، ویرایش، تراکت و غیره)، توصیه می شود یک کنفرانس مطبوعاتی را بین ساعت 12:00 تا 14:00 برنامه ریزی کنید، زیرا تحویل مطالب از ساعت 15 آغاز می شود: 00 در سرمقاله، ضبط، زمان استودیو.

شرایط شکل برگزاری:

دعوت به کنفرانس مطبوعاتی باید لزوماً موضوع را نشان دهد، که به تحریریه اجازه می دهد تا روزنامه نگاران صالح در این مورد را به کنفرانس مطبوعاتی بفرستد. بهتر است دعوتنامه به صورت اسمی صادر شود و 5-7 روز قبل از افتتاح خود کنفرانس مطبوعاتی ارسال شود.

یک کنفرانس مطبوعاتی باید دارای یک برنامه سناریوی واضح باشد که از دو بخش تشکیل شده است - بیانیه موضع شرکت در مورد مشکل و پاسخ به سؤالات روزنامه نگاران. زمان هر بخش توسط سازمان دهنده تعیین می شود و به موقعیت مدیریت بستگی دارد - آیا زمان بیشتری برای حل مشکل اختصاص می یابد یا برعکس، اختصاص حداکثر زمان برای پاسخ.

کنفرانس مطبوعاتی ممکن است توسط فردی مسئول روابط عمومی یا روابط مطبوعاتی اداره شود. میزبان باید شرکت کنندگان را به خبرنگاران معرفی کند که در میان آنها داشتن یک فرد مجاز برای تصمیم گیری نهایی در کنفرانس مطبوعاتی مطلوب است.

توصیه می شود شرکت کنندگان در کنفرانس مطبوعاتی را از رسانه ها ثبت نام کنید، که امکان تجزیه و تحلیل نتایج جلسه را برای انتشارات بعدی فراهم می کند. هنگام ثبت نام، توزیع مطالبی که حقایق را آگاه می کند و مشکلی را که کنفرانس مطبوعاتی به آن اختصاص داده است را روشن می کند، بسیار مفید است، که از تفسیرهای نادرست (ضبط اشتباه، شنیده، فکر و غیره) محافظت می کند و درک درستی از موضوع را فراهم می کند. اصل موضوع؛

بی شک ساماندهی پذیرایی ها (نوشابه، قهوه استراحت، بوفه، بوفه و...) به حسن نیت و فعالیت خبرنگاران کمک می کند. در پایان کنفرانس باید پذیرایی برگزار شود، زیرا برگزارکنندگان همزمان فرصتی برای ارتباطات غیررسمی روابط عمومی، برقراری تماس های نزدیک تر، روابط اعتماد و انتشار شایعات لازم را دارند.

جلسه توجیهی برای رسانه ها

یک جلسه توجیهی یک سخنرانی عملیاتی کوتاه برای مطبوعات در مورد دنباله تازه رویدادهای مهم است. پیام در جلسه توجیهی یک شخصیت هشدار دهنده یک طرفه با تصویری مختصر از حقایق خاص در طول مسیر دارد. تفاوت کنفرانس مطبوعاتی با جلسه توجیهی در بازه های زمانی است که به آنها اختصاص داده می شود. جلسه توجیهی نمی تواند بیش از 20-30 دقیقه باشد. چنین بازه زمانی کوتاهی نشان می دهد که مجری توجیهی می تواند وضعیت را در دست نگه دارد. 10 دقیقه، به عنوان یک قاعده، به سخنران، 10-20 دقیقه - برای پاسخ سریع به سوالات روزنامه نگاران اختصاص می یابد. جلسه توجیهی را می توان به صورت ایستاده و بدون نشستن خبرنگاران و سخنرانان پشت میزها برگزار کرد. جلسات توجیهی در موارد اضطراری، رسوایی های عمومی (مسمومیت های دسته جمعی، اختلال در حمل و نقل، ارتباطات و غیره) به منظور توضیح آنچه رخ داده، علل آن و جلوگیری از خطاها و اغراق های احتمالی در این مورد از طریق رسانه ها برگزار می شود.

قوانین برگزاری کنفرانس های خبری و جلسات توجیهی

1. دستیابی به تعریف روشنی از موضوع، هدف و آمادگی مناسب (آمار، نمودارها). محتوای و اشباع معنایی ارائه، استدلال جامع هر ارزیابی، هر نتیجه گیری ضروری است.

2. جزوه خود را بسیار متفکرانه آماده کنید. باید به گونه ای سروده شود که گویی هیچ کس تا به حال چیزی در مورد همه چیزهایی که قرار است بیاید نشنیده باشد. هرچه اصطلاحات ساده تر و ماهیت آن واضح تر باشد، دستیابی به تأمل از جانب روزنامه نگاران آسان تر است.

3. در مورد سناریوی کنفرانس مطبوعاتی با جزئیات زیاد فکر کنید، با در نظر گرفتن اینکه چه کسی چه چیزی، چه نقشی و چه زمانی بازی خواهد کرد.

4. به خبرنگاران خوشامدگویی کنید، اما نه توهین آمیز. معرفی شرکت کنندگان و اعلام طرح پیشنهادی همایش الزامی است.

5. از کوتاه ترین گزارش های ممکن و نمایش هر گونه مطالب بصری استفاده کنید، زیرا روزنامه نگاران دائماً عناوین جدیدی را برای مقالات و پیام های خود می شنوند.

6. از یک استدلال منطقی منسجم استفاده کنید و از تناقضات درونی در پیام اجتناب کنید.

7. بدون ایجاد موقعیت ناامیدی، نارضایتی ناشی از برآورده نشدن انتظارات، زمان کافی برای سوالات خبرنگاران برنامه ریزی کنید.

8. مدت زمان کنفرانس مطبوعاتی را پیگیری کنید - حداکثر 40 دقیقه، پس از آن فرصت را برای خبرنگاران برای کار با شرکت کنندگان فردی تضمین کنید.

9. به یاد داشته باشید که روزنامه نگاران به نوع دوستی اعتقاد ندارند. بنابراین، شما نباید منافع تجاری خود را انکار کنید، بلکه به وضوح و با اطمینان، منافع ایده یا محصول را به اشخاص ثالث ارائه دهید. بهترین گزینه زمانی است که منافع هر دو طرف به وضوح قابل مشاهده باشد.

10. سعی کنید صمیمانه و قاطعانه نسبت به همه خبرنگاران خیرخواه باشید. روزنامه‌نگاران دارای ویژگی‌های شخصی حرفه‌ای مهمی مانند افزایش احساس عدالت و عزت نفس بسیار پیشرفته هستند.