2 Evgeniy Turlaev Fundador de la empresa de consultoría Proficom (el objetivo de la empresa es resolver problemas comerciales para empresas que tienen una estrategia con visión de futuro para desarrollar sus marcas), entrenador de negocios, gerente de crisis, profesional. Información más detallada en la web Dirección de la actividad: servicios de consultoría en desarrollo empresarial; construir un sistema de ventas de distribución de alta calidad; trabajar en el desarrollo del departamento de ventas y la estrategia de ventas en empresas comerciales y manufactureras; construcción de sistemas logísticos; realización de seminarios abiertos y corporativos; gestión de crisis en ventas y logística.

El propósito del análisis logístico Evaluación de expertos del sistema de almacén existente y una propuesta constructiva para la implementación. nueva tecnología en el trabajo del almacén, procesamiento de operaciones tecnológicas con mercancías, apoyo técnico complejo de almacenes. 4

El principio clave de la auditoría El principio clave de la auditoría es el paso de los objetivos globales de la empresa de cambiar el sistema de logística del almacén existente a un estudio detallado del almacén. procesos tecnológicos, las razones de la baja eficiencia y las oportunidades perdidas en el trabajo de logística de almacén. 5

Definición de tareas Reunión con la dirección de la empresa. Preparación de una lista de cambios, que indica los objetivos declarados del proyecto, cuyo logro se requiere como resultado de los cambios. La lista de objetivos se divide en prioridades: obligatoria, planificada y deseada. Deben definirse objetivos obligatorios. Lo planificado y lo deseado sirven para evaluar aspectos individuales de la solución. Firma del contrato y acuerdo de confidencialidad. 6

Comunicación con el personal Comunicación con los empleados en el almacén, que tiene una duración de cinco días hábiles; Máxima implicación de los mismos en los procesos de cambio en curso, que es uno de los principales objetivos de la auditoría; Obtener la máxima cantidad de información y una valoración objetiva del trabajo del almacén a día de hoy

Análisis de la información recibida Desarrollo de soluciones en la optimización del sistema de interacción con otras divisiones estructurales de la empresa; Desarrollo de esquemas de flujos de mercancías y colocación de productos en el almacén; Diseño y cálculo del número de lugares de almacenamiento; Cálculo de equipos de almacén por tipo; Desarrollo del esquema del proceso tecnológico; Optimización de las operaciones de almacén; Cálculo del número de personal en función de las opciones propuestas para la tecnología de operación del almacén; Desarrollo de recomendaciones para optimizar el sistema de contabilidad del almacén, flujo de trabajo, intercambio de información.

Auditoría del estado de las instalaciones del almacén y garantía de la seguridad de los inventarios en el ejemplo del Centro de Comercio y Servicios de JSC

La verificación del estado de las instalaciones de almacenamiento y la seguridad de los inventarios es uno de los procedimientos de auditoría más importantes. Para un estudio completo de esta área de actividades de la organización, el auditor examina almacenes, despensas, talleres y otros lugares de almacenamiento de existencias industriales, verificando las condiciones de su almacenamiento, el estado de seguridad contra incendios, el equipamiento de almacenes con el equipos, maquinarias, dispositivos necesarios y la corrección de su funcionamiento, el estado de protección de los almacenes. La organización insatisfactoria de la gestión del almacén indica un bajo nivel control interno por la seguridad de MPZ.

Durante la encuesta, se presta especial atención al control de la organización. responsabilidad empleados asociados con la aceptación, almacenamiento y liberación de activos materiales. Una de las condiciones para garantizar la seguridad de los bienes materiales es el desarrollo y entrega a las personas materialmente responsables de estándares o descripciones de puestos que definan los deberes y derechos de los empleados, su horario de trabajo, el procedimiento para aceptar y emitir valores, su documentación, el mantenimiento registros en almacenes en metros naturales, plazos entregando informes al departamento de contabilidad, etc.

Al inspeccionar los lugares de almacenamiento de MPZ, de acuerdo con los documentos disponibles para las personas financieramente responsables, verifican si procesan la aceptación y liberación de valores de manera oportuna y realizan asientos en libros o tarjetas de contabilidad de almacén. Materiales sobrantes no contabilizados y productos terminados puede ser creado por:

Sustitución de materias primas en la fabricación de productos terminados;

Cálculo de entregas de materias primas y materiales en peso, humedad, bajando su grado;

Kit de carrocería, cálculo, medición de compradores cuando liberan productos terminados;

Registro irrazonable de actos sobre la pérdida de materiales durante su transporte o almacenamiento en depósitos.

Los materiales sobrantes no contabilizados se almacenan por lo general por separado. Para identificarlos, debe utilizar los datos de contabilidad del almacén. Si hay excedentes no contabilizados, entonces el gasto ciertos tipos valores para ciertos períodos, como regla, excede sus ingresos. Dicho exceso está cubierto por la posterior recepción y publicación de materiales de nombres similares. Los excedentes se retiran a expensas de recibos posteriores o se emiten con documentos que no son mercancías hasta que se verifica su presencia real durante el inventario.

La inspección del estado de las instalaciones de almacenamiento y la garantía de la seguridad de los bienes materiales, junto con la posterior verificación documental, permiten extraer conclusiones razonables sobre la seguridad del inventario y desarrollar medidas preventivas.

Las existencias pueden almacenarse en varios almacenes, y en este caso es recomendable realizar su inventario al mismo tiempo para excluir la posibilidad de transferir objetos de valor de un almacén a otro. Si por algún motivo esto no es posible, entonces el auditor debe realizar un seguimiento del movimiento interno de existencias entre departamentos (almacenes) desde el momento en que comienza el inventario en el primer almacén hasta que finaliza en el último almacén.

Al realizar un inventario, el auditor puede tener dificultades para obtener evidencia de reservas, debido a las peculiaridades del proceso tecnológico. Esto a veces puede requerir el asesoramiento de expertos.

También puede ser difícil obtener evidencia relacionada con la determinación del monto de las reservas, las cuales se deben a:

a) mediante muestreo. Como regla general, en el marco de una verificación, es imposible verificar todas las existencias mediante un método continuo; sin embargo, si existe una clara discrepancia entre los registros de existencias y su presencia real, es necesario verificar todos los artículos del inventario;

b) los detalles de los procedimientos de control: es necesario asegurarse de que no haya recuentos repetidos y valores no contabilizados accidental o deliberadamente. Las conciliaciones de control brindan la oportunidad de asegurarse de que el cálculo de los valores se haya realizado correctamente.

c) la naturaleza de los valores de inventario (por ejemplo, inventario de existencias de madera en plantas de celulosa y papel, metal laminado, etc.). En tales casos, el auditor puede utilizar métodos de estimación al contar y medir parte de las reservas, y luego extrapolar los resultados de la auditoría a su monto total. La representatividad de los resultados de la extrapolación se puede controlar comparándolos con los datos contables y de contabilidad del almacén.

La presencia de algunos tipos de existencias no puede verificarse para determinar su disponibilidad mediante un simple recálculo, por ejemplo, en industrias continuas: química o siderúrgica. En este caso, el auditor deberá confiar en los procedimientos de control interno y, con el permiso del cliente, involucrar a expertos para inventariar dichos activos materiales.

A veces, por varias razones, no es posible realizar un inventario. Por ejemplo, cuando al momento de celebrar el contrato de auditoría, el inventario de fin de año ya fue realizado por el cliente, y se niega a realizarlo nuevamente, o cuando el inventario es bastante costoso. En tal caso, el auditor puede aplicar metodos matematicos, que con cierta probabilidad nos permiten estimar el valor de las reservas. Puede suceder que el cliente no quiera realizar un inventario completo, pero a pedido del auditor, realizará un inventario de una parte de los artículos del inventario.

Garantizar la seguridad de los activos materiales depende en gran medida de la selección y colocación de personas materialmente responsables. No deben ser aceptados para tales cargos personas que tuvieran antecedentes penales por malversación de fondos, peculado y que no justificaran la confianza en trabajos anteriores.

También existen violaciones tales como: la exportación de bienes materiales en una pasada dos veces; exportación de bienes materiales mediante pases firmados por persona que no tiene derecho a hacerlo; exportación de valores materiales según permisos orales y notas, etc.

En el proceso de auditoría del estado de la contabilidad del almacén en JSC TSC, se examinaron los almacenes, despensas, talleres y otros lugares de almacenamiento de existencias industriales en la empresa, las condiciones para su almacenamiento, el estado de seguridad contra incendios de los almacenes, el equipo de Se revisaron los almacenes con equipos, maquinarias, aparatos y el correcto funcionamiento de los mismos, el estado de protección de las instalaciones de almacenamiento. Asimismo, para la auditoría se elaboró ​​una prueba de auditoría para verificar el estado del almacén y la seguridad del inventario (tabla 3.1.)

Al inspeccionar los lugares de almacenamiento de los inventarios de acuerdo a los documentos con que cuentan los responsables económicos, se reveló que el registro de aceptación y liberación de bienes materiales, así como los asientos en libros y fichas de inventario, se realizan en tiempo y forma.

Las existencias en la empresa se almacenan en varios almacenes, y en este caso su inventario se realiza simultáneamente para excluir la posibilidad de transferir objetos de valor de un almacén a otro.

Tabla 3.1 - Prueba de auditoría para verificar el estado de las instalaciones de almacenamiento y la seguridad de la MPZ Khakhonova N.N. Lo esencial contabilidad y auditoría. Rostov n/a: PHOENIX, 2005. - 89 p.

La Compañía asegura un control constante sobre la seguridad de los artículos existentes en el inventario. Un método importante de dicho control es el inventario, que le permite controlar tanto la seguridad de los bienes de la Compañía como la corrección de la contabilidad.

Al inventariar los activos materiales, verifican la disponibilidad de los inventarios en una fecha determinada recalculando, pesando, determinando su volumen y comparando los datos reales recibidos con los datos contables.

La Compañía realiza tanto parcial, cuando verifica la disponibilidad de valores en lugares de almacenamiento individuales, como completo, cuando todos los valores en la empresa en su conjunto están cubiertos por el control. Un inventario completo obligatorio se lleva a cabo anualmente antes de compilar reporte anual a tiempo, establecido por la instrucción por hacer inventario. Además del inventario anual, la empresa verifica la presencia de residuos en especie a lo largo del año.

Se está creando una comisión especial en OAO TSC para realizar un inventario. Los resultados de la verificación se documentan mediante la lista de inventario y el acto correspondiente. El jefe de la empresa revisa personalmente los materiales del inventario y toma las decisiones apropiadas en función de sus resultados. Viene el excedente identificado durante el inventario. Esto crea una entrada contable:

Débito 10 "Materiales" Crédito 91 "Otros ingresos y gastos"

Los faltantes de existencias, así como las pérdidas por daños a objetos de valor, se cargan a la cuenta 94 “Deficiencias y pérdidas por daños a objetos de valor” del abono de las cuentas materiales correspondientes. Si los faltantes fueron identificados por auditorías en el año en curso, pero se relacionan con años anteriores, entonces los montos correspondientes se cargan al débito de la cuenta 94 del crédito de la cuenta 98 ​​"Ingresos diferidos". Los productos que faltan del año en curso se cancelan al costo planificado. En el futuro, después de tomar la decisión de cancelar pérdidas y faltantes, se cancelan del crédito de la cuenta 94 en a su debido tiempo. En conclusión, notamos que, como tal, no se encontraron deficiencias en el estado de la contabilidad del almacén. La contabilidad del almacén se lleva a cabo de acuerdo con las reglas establecidas.

Yrysbek Tashbaev, Ph. D., diputado CEO para el desarrollo del Instituto de Estudios de Mercancías e Investigación de Mercados mercado mayorista(ITKOR)

Sistema logístico eficiente empresa moderna requiere la presencia de personal calificado y competente, equipos modernos de almacenamiento y transporte, tecnologías de alto rendimiento. Desafortunadamente, no todas las empresas están listas para implementar proyectos de sistemas en el campo de la logística. La razón de esto puede ser las deficiencias en la organización del trabajo de la empresa, un sistema de gestión no regulado y la falta de preparación del personal. Además, los consultores logísticos suelen ofrecer soluciones en aquellas áreas funcionales en las que son competentes, sin prestar atención a los problemas sistémicos de la empresa. Todo esto en combinación obliga a las empresas a recurrir a expertos independientes con una solicitud para realizar una auditoría logística.

La auditoría logística tiene más demanda en las empresas industriales, donde todas las funciones logísticas están involucradas en el complejo, incluida la adquisición, producción y comercialización de productos; tiene sentido llevarlo a cabo también en el comercio. Los resultados de la auditoría pueden ser útiles para empresas que ofrecen información y soluciones de consultoría en el campo de la logística, para operadores de almacenes y empresas de transporte.

¿Qué se entiende por auditoría logística y en qué se diferencia de una auditoría contable “habitual”? De acuerdo con las definiciones existentes, “la auditoría es un proceso sistémico de obtención y evaluación de datos objetivos sobre actividades y eventos económicos, estableciendo el nivel de cumplimiento de los mismos con los criterios establecidos y presentando los resultados a los usuarios interesados”. Sinónimos de este término son las palabras "investigación", "diagnóstico", "estudio". Por lo tanto, una auditoría logística puede entenderse como una evaluación por parte de una parte independiente de todos los aspectos de la cadena de suministro de la empresa, determinando los lados "fuertes" y "débiles" del sistema logístico de la empresa, rastreando las tendencias que afectan su formación, analizando casos de uso ineficiente de los recursos, determinando el nivel de competitividad de las empresas del sistema logístico.

El principio clave de una auditoría logística es pasar de lo general a lo específico: de los objetivos globales y los indicadores de rendimiento a las causas de la baja eficiencia, la productividad y las oportunidades perdidas, y solo después de eso, a un estudio detallado de las áreas seleccionadas de la empresa.

De acuerdo con este principio, por ejemplo, la optimización del almacén local o sistema de transporte no se lleva a cabo en las etapas de comercialización o adquisición del producto; tales decisiones se toman solo sobre la base de una visión sistemática de toda la cadena de suministro. Para realizar una auditoría logística, se crea un equipo en la empresa, que incluye representantes tanto de los servicios logísticos como de otros departamentos funcionales (finanzas y contabilidad, control, marketing y ventas, producción y adquisiciones, tecnologías de la información), así como expertos externos. extremadamente importante nivel profesional profesionales contratados. No es necesario que sean expertos en los detalles de un negocio en particular, pero al menos deben ser competentes en la teoría y práctica de la logística y la gestión de la cadena de suministro. Esto revelará las reservas y el potencial oculto disponible en la empresa y dará una evaluación objetiva del nivel de su gestión logística.

En la etapa preliminar, el equipo estudia las áreas de ventas (clientes minoristas y mayoristas), almacenamiento (almacenes de materias primas y materiales, productos terminados), producción dentro de 2 ... 3 días. Luego, dentro de una semana, los expertos procesan los resultados de la auditoría y preparan una lista de recomendaciones (más precisamente, una variedad de temas) para ser auditados. Junto con los especialistas de la empresa, los expertos invitados formulan preguntas que forman la base de entrevistas, cuestionarios, cuestionarios y compilan una lista de indicadores mediante los cuales se evalúan las funciones logísticas. Para ello, seleccionan entre varios modelos existentes(como SCOR, u otros) indicadores que son más aplicables en esta empresa. En la etapa preliminar, es importante establecer contactos entre los miembros del equipo de auditoría y los dueños de negocios: para la empresa, los problemas de logística son un componente de costo, y es importante que los dueños vean claramente qué beneficios recibirán de la implementación de un sistema logístico que funcione bien.

Al final de la etapa preliminar, puede pasar directamente al procedimiento de auditoría logística, que se puede dividir en forma externa e interna. Hay diferentes opiniones sobre cuál de estos enfoques debe preferirse en la etapa inicial, pero cuando se trabaja con una estructura logística interna no formalizada, será más lógico realizar una auditoría dentro de la empresa.

El procedimiento de auditoría interna incluye:

Entrevistas con representantes de áreas funcionales sobre temas relacionados con la logística (transporte, almacenes, stocks, suministros, sistema de gestión, motivación);

Procesamiento de una selección de documentos empresariales ( documentos primarios, archivos varios, informes tanto internos como externos);

Recopilación de datos sobre contratos para análisis estadístico y una descripción precisa del funcionamiento del sistema logístico existente.

Es importante que las principales propuestas para el plan de acción, las decisiones y las ideas provengan de los miembros del equipo de auditoría logística que representan a la empresa cliente. En el curso del análisis continuo del sistema, se construye un sistema de indicadores operativos, que se puede dividir en cuatro grupos:

• indicadores de desempeño del servicio al cliente (clientes internos y externos) y evaluación de la calidad del servicio;
• indicadores relacionados con los costos de realizar funciones logísticas (costos de compra, suministros, transporte, almacenes, almacenamiento, existencias). Al analizar los costos, se lleva a cabo el cálculo de "costo-beneficio", esto significa los beneficios que reciben los clientes de la implementación de ciertas soluciones;
• indicadores de utilización de activos (instalaciones de almacén, flota propia de material rodante). Los componentes de infraestructura con la expansión de la escala de negocios y la geografía de las operaciones están comenzando a afectar cada vez más el costo de los productos para empresas manufactureras y bienes para empresas comerciales;
• indicadores de benchmarking - estudio de las mejores prácticas de los competidores del cliente en áreas relacionadas con la logística.

Con los resultados de la auditoría interna en mano, el equipo puede pasar a una auditoría externa, durante la cual estudian las expectativas y requisitos de los clientes para determinar el desempeño de la empresa, considerar las técnicas utilizadas por los competidores, así como los niveles de servicio requeridos. Se realiza una auditoría externa en forma de envío de cuestionarios por correo, entrevistas selectivas con clientes (representantes de varios segmentos de mercado atendidos, compradores con diferentes volúmenes de compras y de diferentes ubicaciones geográficas). Se adaptan cuestionarios modelo y cuestionarios para cada empresa; al mismo tiempo, se suele entrevistar tanto a los responsables de la empresa como de los departamentos individuales, así como a especialistas específicos. Los cuestionarios cumplen varias funciones: sirven como fuente para obtener información estructurada sobre el sistema logístico de la empresa y como medio para llamar la atención de los especialistas sobre cuestiones clave en el funcionamiento de este sistema. Al procesar los cuestionarios, se presta la atención principal a la calidad del servicio al cliente, el análisis de las causas y consecuencias de diferentes tipos costos

Los resultados de la auditoría externa permiten al equipo de auditoría logística formular recomendaciones respecto a la estrategia futura de la empresa e indicar los cambios que se deben realizar en el sistema operativo logístico actual, describir la estrategia recomendada para desarrollar un sistema logístico eficiente y productivo.

Como ejemplo, propongo considerar cómo se realizó una auditoría logística en una explotación que incluía empresas industriales para la producción de huevos, una casa comercial y una empresa de gestión. Para las encuestas, entrevistas y otras actividades auxiliares durante la auditoría, se involucró a estudiantes y docentes de universidades ubicadas en la misma ciudad del holding. Este, en nuestra opinión, es un punto fundamental: tal paso resolverá el problema de capacitar a los analistas de sistemas en el campo de la logística, para que en el futuro puedan ocupar los puestos de coordinadores o logísticos en las empresas.

Durante la auditoría, se reveló que cada una de las empresas cuenta con especialistas responsables de almacenes, compras, finanzas y contabilidad. Empresa de gestión ejerce el control general, coordina las operaciones, gestiona las inversiones. Entero proceso logístico se dividió en subprocesos separados: compras y suministros de materias primas para la primera empresa, suministros y envíos de productos / productos semielaborados de la primera empresa a las siguientes, envíos de productos de estas empresas casa comercial, que realizaba el envío y entrega de productos al comprador y envíos directos a otras empresas mayoristas. Los principales problemas en el holding surgieron en la intersección de divisiones y empresas; a menudo había duplicación de funciones y responsabilidades. No siempre disponible Sistema de informacion, consolidando información proveniente de departamentos en diferentes etapas del proceso logístico.

Las siguientes actividades del holding fueron objeto de investigación y análisis:

1. Atención al cliente.

2. Transporte.

3. Almacenamiento.

4. Gestión de inventario.

5. Planificación de operaciones.

6. Ventas y marketing.

7. Finanzas y contabilidad.

8. Compras.

9. Dirección general.

El trabajo tuvo como objetivo identificar problemas, cuellos de botella y reservas para mejorar el sistema logístico, aumentando la eficiencia y productividad del sistema de apoyo logístico a las actividades de abastecimiento, producción y comercialización del holding.
¿Qué aconsejaron hacer los expertos para mejorar la logística en esta empresa? Dado que la lista de todas las recomendaciones era bastante grande, consideraremos solo las primeras cuatro posiciones, que están más relacionadas con la logística.

En el campo de la atención al cliente.

Desarrollo de un sistema de atención al cliente. Desarrollo de una clasificación de clientes basada en un análisis de clientes existentes, procedimientos para trabajar con clientes, condiciones para estandarización y formalización de trabajo con clientes.

Análisis de trabajos prioritarios con clientes.

Análisis de requerimientos del cliente para diversos parámetros.

Desarrollo de estándares de servicio, incluida la justificación de los niveles de servicio al cliente.

Análisis y justificación de la estructura de valor agregado para clientes internos y externos.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad del servicio al cliente.

En el campo del transporte

Análisis de las condiciones para la implantación de un sistema de gestión del transporte.

Análisis de oportunidades para reducir el número de sobrecargas.

Análisis de los procedimientos existentes para la entrega de óvulos.

Análisis de medidas para eliminar el transporte irracional.

Análisis de la estructura existente Vehículo(flota obsoleta de material rodante).

Análisis de indicadores de utilización del material rodante.

Análisis de las condiciones para la implantación de un sistema de motivación de conductores.

Análisis de los procedimientos existentes para la contratación de transporte externo.

Desarrollo de un sistema de gestión de costes de transporte.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad del transporte.

En el campo del almacenamiento.

Desarrollo de un sistema de gestión de almacenes.

Análisis de las condiciones de almacenamiento de huevos en almacenes.

Análisis del procedimiento para el envío de productos desde los almacenes de granjas avícolas a Moscú.

Análisis banda ancha almacenes y granjas avícolas en la producción de piensos.

Análisis de procesos tecnológicos en almacenes de materias primas y productos terminados.

Análisis de retrasos y tiempos muertos durante la descarga (carga) en almacenes.

Análisis costo-beneficio de tener un almacén de centro de distribución en la ciudad.

Análisis de los procesos de entrega de huevos frescos desde las fábricas hasta el almacén del centro de distribución.

Desarrollo de medidas para mantener la temperatura óptima en almacenes.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad de almacenaje.

En el campo de la gestión de inventario

Desarrollo de sistema de gestión de inventario.

Análisis de fallas en cuanto a entregas.

Análisis del procedimiento de pronóstico de precios de granos.

Análisis de trabajo con fabricantes.

Análisis del procedimiento de celebración y prórroga de contratos.

Análisis del procedimiento de asignación de dinero para compras.

Análisis de reservas estratégicas.

Desarrollo de un procedimiento para el cálculo y justificación del tamaño y estructura de las existencias en todas las etapas de la cadena de suministro (desde la venta al por menor hasta la adquisición de materias primas).

Desarrollo de un procedimiento para el cálculo del stock de seguridad.

Cálculo de indicadores de eficiencia y productividad del sistema de gestión de inventarios.

Stanislav Zinchenko, director del Centro de Investigaciones Industriales del portal empresarial "Gestión de la Producción".

Sobre el autor de la lección

Stanislav Zinchenko es especialista en auditoría y optimización de sistemas de producción y logística, tiene experiencia en la implementación de proyectos de consultoría (más de 100) para 50 empresas manufactureras en Alemania, Rusia, Ucrania. Trabajó como jefe de departamentos de consultoría industrial, analista de negocios en el Banco Mundial, formador profesional en el campo de gestión de la producción y logística. líder y participante proyectos internacionales sobre la introducción de la experiencia alemana en la gestión de la producción en Rusia y Ucrania.

El autor se formó en Alemania, es especialista y formador de REFA: Organización de sistemas y procesos de trabajo, Gestión de datos de procesos, Optimización del flujo de materiales, Gestión de la cadena de suministro, Análisis de proceso, La economía del tiempo. Pasantías aprobadas en empresas de consultoría alemanas: REFA, LEGROS, ORTIM, SDZ en el campo de la producción y la logística en las especializaciones: Racionamiento del trabajo, Organización y optimización de puestos de trabajo, Optimización de flujos de materiales, Gestión sistemas logísticos, Automatización de procesos logísticos.

El alboroto no es un indicador de eficiencia

Cualquier producción, incluso la más perfecta, tiene potencial de mejora, lo principal es poder verlo. Y comenzaremos a realizar la "Auditoría con nuestros propios ojos" desde, probablemente, el lugar más discreto de toda la empresa: desde el almacén. Rara vez traen invitados o la prensa aquí para mostrar sus éxitos, este lugar nunca tiene prioridad para la modernización, pero la forma en que se organiza el trabajo en el almacén depende de la puntualidad en la ejecución de los pedidos, el buen funcionamiento de las tiendas y el reputación de toda la empresa.

Así que vamos al almacén. Sea lo que sea, sean cuales sean los productos que se almacenen aquí, su función permanece invariable: un almacén es un amortiguador diseñado para armonizar las capacidades de los sitios, la producción y las ventas, combinado con un área de procesamiento de inventario, donde los bienes cambian de forma, integridad, condición, etc.

Los elementos básicos visibles del sistema de almacén, que están constantemente en interacción, son:

• personal;
• equipo;
• valores materiales-mercancías.

No olvide que existen otros elementos que intervienen en el funcionamiento del sistema:

• procesos;
• flujo de documentos y sistema de contabilidad;
• organización de trabajo.

Vamos a tratar con cada uno de ellos a su vez.

Cuando, al entrar en el almacén, observamos trabajo ajetreado -algunos trabajadores descargan mercancías, otros las cargan, otros las mueven por el almacén, otros elaboran documentación, alguien gestiona, alguien realiza-, involuntariamente creamos la ilusión de que todo va como debe. debería, el trabajo está en pleno apogeo, y todo el mundo está ocupado. Pero el alboroto no es un indicador de eficiencia. Más bien, al contrario, es evidencia de que este "organismo" de almacén está enfermo y necesita tratamiento urgente.

En un sistema de almacén normalmente organizado y administrado, por definición, no puede haber una concentración de personal y procesos continuos en un solo lugar y en un solo momento. El silencio y la tranquilidad reinan en almacenes bien organizados, el trabajo se lleva a cabo con mesura, no hay aglomeraciones de empleados, solo trabajadores solitarios, lentamente y sin distracciones, hacen su trabajo.

Intentemos echar un vistazo más de cerca a lo que realmente se esconde detrás de la vida "activa" del almacén descrita anteriormente, y determinar posibles razones prisa y confusión emergentes, que a menudo percibimos como un estado natural de las cosas:

1. La presencia de cruces de materiales, que se cruzan con los flujos de materiales, indica una planificación inadecuada del espacio y una distribución irracional del trabajo, lo que aumenta la posibilidad de errores y el riesgo de que las mercancías se envíen a un destino equivocado.
2. La presencia de cruces tecnológicos, rutas de intersección para el movimiento de equipos y personas, conduce a una ralentización del trabajo y aumenta el riesgo de daños (tanto a los equipos como a los empleados).
3. La falta de una adecuada planificación de la operación del almacén (ejecución del trabajo ante la ocurrencia de una necesidad) conduce a que las operaciones planificadas se superpongan en tiempo y espacio, creando una carga sobre los mismos elementos del sistema de almacén.
4. La ineficiencia de la organización por turnos del trabajo ocurre cuando la carga en el almacén se estima mediante indicadores promedio (para una semana, un día) y organización de turnos mano de obra no tiene en cuenta los picos reales de la carga en los procesos y operaciones.
5. Organización ineficiente del trabajo: cuando el gerente de línea no sabe qué, quién debe hacer y cuándo, los empleados toman estas decisiones por su cuenta, lo que, en ausencia de organización y un "centro de comando", finalmente resulta ser desastroso para cualquier sistema. .

Estos son los problemas más simples, pero al mismo tiempo los más globales del almacén, que se hacen inmediatamente evidentes al observar detenidamente cómo se lleva a cabo el trabajo.

Detengámonos en algunos elementos de la atmósfera de trabajo del almacén y considerémoslos con más detalle.

Inventario

El paso más simple para realizar una "auditoría de bricolaje" es monitorear la condición, el manejo, el almacenamiento y el movimiento de los artículos del inventario.

En relación a las mercancías y materiales, se pueden distinguir un grupo de señales simples de la existencia de problemas en el sistema de almacén:

• El inventario y los materiales se ubican en el almacén fuera del sistema de unidades logísticas (caja, tarima, contenedor, etc.);
• El inventario y los materiales se almacenan directamente en el piso sin referencia a ninguna zona (identificados según el sistema de contabilidad);
• el embalaje de venta o la unidad de almacenamiento (movimiento) de bienes y materiales está dañado;
• Los productos y materiales están en stock sin embalaje;
• Las mercancías y los materiales se encuentran en el almacén sin un sistema de identificación (la identificación se realiza de acuerdo con apariencia o difícil)
• Los bienes y materiales están empaquetados, en una unidad logística, pero en una forma que hace imposible procesarlos sin costos y operaciones adicionales.

La presencia de tales problemas en el almacén nos permite sacar conclusiones decepcionantes:

• el almacén no cuenta con un sistema de almacenamiento;
• las reglas para trabajar con bienes y materiales no se desarrollan o no se informan a los empleados;
• los trabajadores del almacén no cumplen con las reglas para trabajar con bienes y materiales;
• el almacén no tiene implementado un sistema de contabilidad o su implementación es imposible;
• nivel bajo disciplina de desempeño y organización del trabajo en el almacén;
• el nivel de saldos en el sistema contable nunca corresponde al real;
• constantemente se requieren costos adicionales por rechazo, reempaque, compra de materiales de empaque, etc.
• son frecuentes los casos en que, en el momento de la solicitud, los bienes y materiales no están listos para el envío, lo que conduce a un aumento en el tiempo de entrega del pedido o su interrupción. Porque si, por ejemplo, de 10.000 cajas 50 se dañan, se pierden o no se embalan, el pedido no se puede considerar completo. En cualquier caso, el resultado serán costes adicionales y la interrupción del pedido.
• el problema de la falta de personas, equipos y espacio ocurrirá regularmente, ya que parte de los recursos se destinan constantemente a operaciones adicionales.

Lo peor para una empresa en tal situación no es ni siquiera la pérdida de ganancias por un pedido incumplido y no perder el tiempo. Mucho peor es que los trabajadores del almacén (cargadores, almacenistas, jefe de almacén, logísticos), ante estos fallos y sus consecuencias en el día a día, no se percaten de ellos, considerando todo lo que sucede NORMAL. En este caso, el problema no es que alguna pieza esté tirada en el suelo; el problema es mucho más profundo y su solución requerirá el cambio de todo el sistema y, posiblemente, el reemplazo de muchos empleados.

Sistemas de almacenamiento de almacén

El siguiente elemento al que debe prestar atención al realizar una "auditoría con sus propios ojos" son los sistemas de almacenamiento y recolección del almacén, en otras palabras, varias estructuras de estanterías y cómo se utilizan, cómo se almacenan y procesan los bienes y materiales en ellos.

Hay un grupo de criterios simples que le permiten solucionar problemas con el uso de estructuras de estanterías:

1. Cada sistema de estanterías está diseñado para almacenarse de acuerdo con ciertos principios.

• almacenamiento y manejo ineficientes de unidades de productos o componentes en estanterías para tarimas;
• no es eficiente colocar un surtido diferente en el túnel de estanterías de entrada;
• no es eficiente almacenar artículos o componentes en un sistema de piso de bloques sin pasillos para el procesamiento de tres vías.

2. Cada sistema de estanterías está diseñado para ser manipulado por un equipo especial (carro hidráulico o de recolección, apilador, cargador, etc.).

• no es efectivo llevar a cabo la selección manual de productos de los sistemas de estanterías destinados a ser procesados ​​​​por equipos;
• no es efectivo permitir que el personal trabaje en altura con mercancías almacenadas en estructuras de estanterías;
• no es eficiente usar un tipo de equipo para trabajar con todos los tipos de sistemas de estanterías.

3. Cada sistema de estanterías es una estructura costosa, no menos valiosa que el equipo o los bienes almacenados en él. También requiere una actitud cuidadosa hacia sí mismo, por lo que es inaceptable:

• bastidores rotos y vigas dobladas;
• Placas e instrucciones rotas y faltantes.

Los problemas más comunes asociados con los sistemas de almacenamiento de almacén son:

• diseño y disposición inadecuados de los sistemas de estanterías (sin tener en cuenta las rutas de transporte, los flujos de mercancías y materiales, los métodos de carga y descarga, etc.);
• uso ineficiente de los sistemas de estanterías, lo que genera costos innecesarios;
• costos de mantenimiento adicionales permanentes derivados del manejo inadecuado de los sistemas de almacenamiento del almacén;
• reemplazo permanente de elementos de estructuras de estanterías dañados por manejo inadecuado;
• largo tiempo de preparación de pedidos;
• una gran cantidad de personal requerido para realizar el trabajo;
• falta de espacio para acomodar el surtido;
• falta de equipo para mantener el sistema;
• falta de lugares de recolección para la selección de productos;
• la imposibilidad del normal funcionamiento del sistema contable.

La mayor decepción es a menudo la falta de beneficios de invertir en la modernización de los almacenes (construir un nuevo edificio, comprar equipos y sistemas de estanterías costosos). La razón de esto es en la mayoría de los casos que el personal del almacén, para facilitar el trabajo del que se hizo esta inversión, trabajando de la forma habitual, anula todo esfuerzo, destruyendo los sistemas de estanterías o no aprovechando todas sus prestaciones.

Equipo de almacén

Al realizar una "auditoría con sus propios ojos", no puede ignorar el equipo del almacén, que incluye todo tipo de mecanismos diseñados para mover mercancías y materiales en un almacén.

Con respecto a la tecnología, la auditoría se simplifica, ya que todas las áreas problemáticas suelen ser bastante obvias, aunque a menudo son ignoradas incluso por aquellos empleados que las encuentran regularmente:

• el equipo está en malas condiciones (sucio y con rastros de daño);
• la técnica tiene inscripciones, dibujos, dispositivos que no están previstos en su pasaporte;
• no todo el equipo disponible está involucrado en los procesos;
• hay unidades de equipo "abandonadas" en el territorio del almacén o complejo;
• en el proceso de trabajo, el equipo se queda sin carga o combustible;
• hay un problema constante de falta de equipo, hay solicitudes regulares para comprar varias unidades adicionales;
• en presencia de departamentos de servicio que realizan reparaciones bajo el contrato, también hay su propio mecánico y sitios de reparación donde algo está siendo reparado constantemente.

La presencia de los "síntomas" anteriores indica la existencia de los siguientes problemas:

• no existe un cronograma separado para la operación de los equipos, coordinado con el cronograma de carga;
• no se identifican necesidades reales de equipamiento, no existe relación entre el volumen y frecuencia de trabajo y el número de unidades de equipamiento;
• el personal no es personalmente responsable por el equipo utilizado;
• el equipo se mantiene y mantiene sin observar las reglas de trabajo en la hoja de datos.

Sorprendentemente, en la práctica es difícil encontrar al menos un almacén que, en opinión del gerente, no requiera varias unidades más. equipo de almacén. Y al mismo tiempo, en casi todos los almacenes se pueden encontrar oportunidades para reducir su cantidad o aumentar su productividad a través de un uso y mantenimiento racional.

Embalaje y consumibles

Entre todos los almacenes, ya sean industriales o comerciales, apenas hay un 20% donde se detallan con precisión las normas y procedimientos para el manejo de envases y consumibles, se definen las áreas para su almacenamiento y se asignan los recursos necesarios. Los problemas que surgen con ellos son similares a los problemas con bienes y materiales, aunque tienen algunas especificidades.

Mirando “de una nueva manera” sus gastos y materiales de embalaje Puede encontrar que:

• no tienen un lugar de almacenamiento fijo, estando en desorden en todo el almacén o empresa;
• no hay datos exactos sobre el número de especies utilizadas y su nomenclatura;
• no están presentes en el sistema de contabilidad de balance o su monto registrado nunca corresponde al real;
• a pesar de la compra constante, regularmente escasean, lo que provoca demoras en los procesos;
• no existe una normativa vigente para su manejo, así como responsables de su uso y consumo;
• hay quejas periódicas de proveedores y clientes sobre el uso de materiales inadecuados.

Tales problemas aparentemente menores pueden tener consecuencias muy graves para el negocio:

• sin una contabilidad precisa, nunca se determinará la participación del empaque y los consumibles en el costo unitario de producción;
• gastos de embalaje y Consumibles se asignará continuamente a los costos generales y generales;
• crearás tasas de consumo artificiales que no serán respetadas;
• debido a la falta de un área permanente para empaques y consumibles, su almacenamiento intermedio estará en todas partes;
• el desorden con los materiales impedirá constantemente el paso, se desplazarán de un lugar a otro según sea necesario.

También debe comprender que la designación de un almacenista y un cargador responsable del embalaje y los consumibles no resolverá el problema. A diferencia de otros problemas del sistema de almacén, éste radica enteramente en la ausencia de contabilidad de almacén, que es tan diferente de la contabilidad como la contabilidad es diferente de la financiera. Solo con su funcionamiento efectivo es posible comenzar más uso racional embalaje y consumibles.

personal del almacén

Los almacenistas y los cargadores no se convierten, nacen. Esta broma tiene una buena razón, ya que el personal del almacén es único en sus características. En ninguna parte hay tantas revoluciones y huelgas, en ninguna parte se dan tantos ultimátums, y en ninguna parte hay gente tan desinteresada por la falta de un resultado cualitativo. El secreto es que no se sienten como empleados de valor agregado, sino que están acostumbrados a que los culpen de todo.

Los problemas de este enlace se detectan fácilmente al observar su trabajo:

• caminan en grupos y trabajan 2-3 en una operación, proceso;
• siempre hay un observador para uno o dos trabajadores;
• si le pide a un capataz o almacenista que nombre a todas las personas que trabajan en el almacén e indique quién está trabajando en qué proceso en ese momento, no escuchará una respuesta clara;
• cada vez que toma el relevo un número diferente de personas;
• no se observan las precauciones de seguridad;
• manejan descuidadamente bienes y materiales;
• andan con zapatos y ropas que no están establecidas por las reglas;
• hablan por celular y comen en el lugar equivocado;
• la blasfemia se usa constantemente;
• Se permite fumar en las instalaciones, los empleados visitan el área de fumadores en grupos de 3 a 10 personas.

Este estado de cosas lleva a las siguientes conclusiones:

• el caos reina en el almacén;
• la gestión del almacén no es profesional;
• falta de disciplina ejecutiva;
• un grupo de “veteranos”, empleados experimentados que confían en que saben hacer su trabajo y no reconocen las normas y reglas, gestiona los procesos de trabajo;

En tal situación, se encuentra completamente dependiente de los trabajadores del almacén en relación con el cumplimiento de los pedidos y solicitudes, y ningún sistema de remuneración mejorará la calidad del trabajo.

De hecho, basta con mirar en la "sala de fumadores", escuchar la radio a todo volumen, ahogando todo lo que hay a su alrededor, ver al personal bullicioso fingiendo estar ocupado, y esto será suficiente para admitir que hay problemas con el personal del almacén. . La diferencia está solo en la profundidad de la derrota de esta "enfermedad".

Procesos de almacén

La capacidad de prescribir procesos facilita enormemente la vida de un gerente, lo que le permite organizar el trabajo de la manera más eficiente, ver constantemente la secuencia de operaciones realizadas y comprender quién es responsable de qué parte del trabajo. Pero muchos, habiendo tomado este método como una receta universal para la eficiencia y comenzando a utilizarlo en el almacén, se enfrentan al rechazo total causado por el hecho de que, a diferencia del personal del almacén de producción, no perciben su trabajo como una creación de valor para el cliente y todo el empresa, son indiferentes a los conceptos tecnologías, su secuencia y cultura de producción. Por lo tanto, prepárese para el hecho de que no será posible prescribir e implementar los procesos de almacenamiento necesarios al mismo tiempo.

Entonces, ¿cómo se hace una “auditoría hágalo usted mismo” de los procesos del almacén? Lo más atractivo de una "auditoría" de este tipo es que no existen instalaciones de almacenamiento "especiales" y "únicas", y esto siempre debe recordarse. No se deje engañar por las declaraciones de los almacenistas, gerentes de almacenes e incluso gerentes complejos de que los métodos propuestos para mejorar la organización del trabajo en un almacén no funcionarán "porque ..."; a continuación se incluyen explicaciones de cómo este almacén difiere de los análogos . Pero cualquier almacén está diseñado para realizar las mismas tareas básicas: aceptación, colocación, almacenamiento, picking, inventario, envío de mercancías y un conjunto de procesos y operaciones relacionadas con el procesamiento de las mercancías (embalaje, embalaje, preparación, etc.).

Por lo tanto, para determinar qué tan tecnológicos y correctos son los procesos que se llevan a cabo en el almacén, se puede hacer lo siguiente:

1. Solicite todo tipo de documentos de almacén que regulan los procesos de almacén (reglamentos, procedimientos, instructivos, algoritmos, instructivos, órdenes, etc.), y verifique el conocimiento de los gerentes y empleados, incluyendo la actualización de estos documentos.
2. Verifique que cualquier empleado comprenda la implementación del proceso (pida que explique qué, por qué y por qué lo está haciendo, a qué resultado debería conducir esto y qué sucederá si el proceso no se completa a tiempo).
3. Intente interrumpir cualquier operación o proceso y vea a qué resultados conducirá, rastreando la velocidad de reacción y la toma de decisiones (y determine si se notan cambios).
4. Realizar la certificación de gerentes y empleados utilizando casos de estudio, sugiriendo situaciones condicionales que pueden presentarse en el proceso de trabajo en un almacén, y pidiéndoles que describan sus acciones. Un ejemplo de un problema: un automóvil con productos dañados llegó al almacén, el gerente de compras no está disponible, falta 1 hora para el final de la jornada laboral y el conductor tiene prisa por irse. Habiendo formulado hasta 20 preguntas de este tipo, puede evaluar de manera bastante objetiva la preparación de su personal para una variedad de situaciones.
5. Y, por último, verifique selectivamente el valor para usted y sus clientes de 2 o 3 operaciones o subprocesos en cada proceso de almacén.

Después de realizar una auditoría de este tipo en su almacén, los gerentes a menudo llegan a conclusiones decepcionantes. Los problemas más típicos son:

• una gran cantidad de procesos y operaciones "no identificados" (no incluidos en el plan), que ocupan hasta un 20-30% del tiempo de trabajo;
• los trabajadores del almacén toman decisiones sobre los procesos, guiados por la intuición, nadie conoce la mesa de decisiones, no se comprende que los mismos problemas surgen regularmente y requieren soluciones estándar;
• documentos de almacén existentes no reflejan los procesos y operaciones reales, pero una serie de documentos requeridos simplemente no existe, y ninguno de los participantes en el proceso ve un problema en esto;
• la mayoría de los procesos y operaciones son llevados a cabo por el “inconsciente público” de un grupo de empleados experimentados. Esta dependencia se vuelve especialmente notable cuando se enferman o se van de vacaciones: la efectividad del trabajo cae inmediatamente en un 30-40%;
• el nivel de calificación de los empleados no se corresponde ni con el costo de los bienes y materiales, ni con el costo de los procesos para usted y sus clientes.

Desafortunadamente, la ejecución de procesos en el almacén depende completamente del personal, y esto debe recordarse. Pero cuando optimiza los procesos que se llevan a cabo en el almacén, guiado por el principio de "personas - valor principal”, recuerda que el empleado no solo debe estar listado en tu empresa, sino que realmente represente valor y, a su vez, vea el valor en ti y en tu empresa.

Flujo de documentos y sistema de contabilidad

Un problema de almacén constante que ocurre en casi todas las empresas es la contabilidad de almacén, que, como se mencionó anteriormente, tiene sus propios detalles en comparación con la contabilidad y la contabilidad financiera. Desafortunadamente, esto no siempre lo entiende el servicio de contabilidad, que rara vez presta la debida atención a lo que sucede en el almacén: se agregan bienes y materiales, se cancela el saldo, a primera vista, todo se tiene en cuenta. Pero el principal problema de la contabilidad de almacén que merece una "auditoría con sus propios ojos" es la relevancia de los datos en el sistema contable y su adecuación en relación con la situación real en el almacén.

Para estudiar el sistema de contabilidad y flujo de trabajo en el almacén, no es necesario volver a verificar todas las facturas y documentos de gastos. “Auditoría con sus propios ojos” le permite identificar cuellos de botella, revelando solo la capa superior del problema.

Por lo tanto, para comprender qué tan efectivo es el sistema de contabilidad y administración de documentos, puede bajar al almacén y hacer las siguientes preguntas:

• ¿Cómo se cuentan las devoluciones?
• ¿Cómo se contabilizan los excedentes?
• ¿Cómo se tiene en cuenta la batalla, el matrimonio, la chatarra, el robo?
• ¿Cómo se contabilizan los consumibles y los materiales de embalaje?

Estas preguntas son suficientes para descubrir que aún cuando se trabaja con un programa “ideal” (de 1C a SAP), los remanentes de materiales muchas veces no se encuentran en el lugar adecuado para su almacenamiento, su cantidad y nomenclatura no corresponden a las indicadas en el documentación, existe una discrepancia en el tiempo entre los procesos reales y su cancelación (reubicación, publicación) del programa (documental), por lo que el programa puede contar la misma unidad dos veces. Y mucho más.

Al igual que en otras secciones de la "auditoría con sus propios ojos", la presencia de problemas en la contabilidad del almacén también se puede ver con sus propios ojos: si se utilizan inscripciones manuales para identificar mercancías y materiales en el almacén, si los documentos están dispersos , si puede encontrar papel adjunto a una paleta con una inscripción como "Para recoger al almacenista Petrov mañana por la mañana", recuerde: puede tener contabilidad, pero la contabilidad del almacén como sistema y uno de los principios más importantes para organizar el trabajo en falta la empresa.

Organización de trabajo

Casi todas las empresas hoy en día hacen declaraciones sobre el almacén ideal. Por supuesto, basándonos en el hecho de que antes nuestros almacenes eran más como barracones, un hermoso edificio moderno, sistemas de estanterías galvanizadas y carretillas elevadoras japonesas o alemanas de moda hoy pueden tomarse como criterios para un almacén ideal. Pero esta imagen es engañosa, no siempre ayuda a completar con éxito la tarea laboral.

Un almacén ideal, como una producción ideal, no depende de la imagen externa, de equipos y tecnologías. Su "idealidad", en primer lugar, depende de la organización del trabajo. Este concepto suele ser ignorado en muchos almacenes, donde lo principal es la capacidad y el tamaño. Mucha gente olvida que un almacén no es para almacenar, sino para procesar, y actuación actual La eficiencia del almacén no es el volumen de materiales almacenados, sino, en primer lugar, la cantidad de líneas recolectadas por turno y la cantidad de pedidos procesados ​​​​simultáneamente. Y para alcanzar estos indicadores es fundamental la organización eficaz del trabajo.

Para identificar problemas en la organización del trabajo en el almacén, realizando una "auditoría con sus propios ojos", basta con observar:

• observancia del horario de inicio y finalización de la jornada laboral;
• organización de puestos de trabajo;
• provisión de recursos para procesos y operaciones;
• transferencia de turnos;
• proceso de resolución de problemas y toma de decisiones;
• seguridad y limpieza en el almacén;
• el proceso de recibir tareas y distribuir el trabajo.

Desafortunadamente, es casi seguro que verás:

• pérdida de tiempo innecesaria e ineficiente;
• decisiones ineficientes e ilógicas;
• negligencia, pereza y promiscuidad;
• liderazgo analfabeto en todos los niveles;
• lugares de trabajo desordenados;
• búsqueda constante de documentos, soluciones, personas.

Ninguno de los equipos proporcionará sentido común, experiencia, una actitud sincera y responsable hacia el trabajo y un equipo cohesionado, y la creación de un almacén, así como una cultura de producción, es imposible sin estos factores.

Por supuesto, esperamos que después de realizar una "auditoría con sus propios ojos", no encuentre ninguno de los problemas anteriores. Aunque esto es poco probable, hay margen de mejora incluso en el sistema más avanzado. Lo principal es no tener miedo al cambio.

Finalmente, revelemos el secreto principal para detectar problemas en un almacén: la presencia de sillas, sofás, sillones, etc. Si, durante una "auditoría con sus propios ojos", ve un par de sillas de plástico en el área de envío / recepción o un viejo sofá en el área de almacenamiento o procesamiento, entonces esto solo es suficiente para comprender: ¡es hora de comenzar a planificar cambios!

Por nuestra parte, le recomendamos que venga regularmente al almacén y organice tales "auditorias con sus propios ojos" arbitrarias para sus colegas y subordinados, ya que mucho depende del trabajo del almacén: sin pedidos enviados a tiempo y materias primas que llegaron en el momento de la producción, la empresa nunca funcionará sin problemas y de manera eficiente, como un solo organismo saludable.

Puede hacer preguntas a Stanislav Zinchenko en los comentarios a continuación.

La correcta organización del trabajo y la distribución de los empleados para operaciones específicas permite lograr la coherencia en sus actuaciones y, en definitiva, conduce a la minimización de costes y al aumento de la eficiencia del almacén.

Descripción y esquema del proceso de aceptación, colocación y almacenamiento de productos terminados

Los productos terminados, vertidos y empaquetados en varios tipos de contenedores, se entregan en transportadores al territorio del complejo de almacenes. Además, los supervisores de turno de los almacenes individuales controlan la cantidad y el tipo de productos recibidos, se redactan los documentos de envío. Dentro del almacén, los productos son clasificados por almacenistas y distribuidos por cargadores en estanterías. El operador de turno documenta todos los procesos de descarga, recepción y almacenamiento de productos, y lleva un registro estricto de la cantidad de productos que llegan y salen del almacén. El informe completo de las operaciones realizadas durante el turno se transfiere al operador principal del almacén.

El supervisor de turno proporciona el control de las condiciones de almacenamiento de los productos terminados, el operador de turno documenta los resultados. Montaje y desmontaje equipo necesario, así como su mantenimiento lo realiza un mecánico de almacén.

Los productos se descargan y envían a la venta en coordinación con el trabajo del Departamento de Ventas y se lleva a cabo solo si hay documentos que confirmen la orden de las autoridades. Estos procesos también son controlados por el supervisor de turno y el operador de turno.

La gestión de todas las operaciones del almacén está a cargo del jefe del complejo de almacenes, la organización de los procesos la lleva a cabo el jefe del almacén y su adjunto, cuyas funciones también incluyen la selección de equipos de servicio, el establecimiento de modos de almacenamiento, etc. . Todas las manipulaciones con productos terminados son estrictamente monitoreadas y documentadas.

Justificación de la selección de los elementos de calidad que se someterán a prueba

El proceso de aceptación y almacenamiento de productos terminados en las instalaciones del complejo de almacenes es bastante complicado. Para mantener la alta eficiencia del departamento, los empleados deben estar bien capacitados y seguir estrictamente las descripciones de trabajo. Los siguientes son los pasos del proceso en los que es más probable encontrar no conformidades:

1. Control de aceptación de productos en cantidad y calidad. En caso de control de calidad deficiente de los productos, se puede violar el informe del almacén y la empresa incurrirá en pérdidas no contabilizadas. 2. Colocación de productos en el almacén. En caso de trabajo insatisfactorio de los cargadores y almacenistas, pueden producirse daños en los embalajes o contenedores de productos. Esto es inaceptable en la empresa. Industria de alimentos, ya que como consecuencia de ello se puede producir la contaminación de los productos con m/o o la introducción de productos químicos en el mismo, lo que supondrá el coste del matrimonio. 3. Almacenamiento de productos. Si se violan las condiciones de almacenamiento, los productos pueden quedar inutilizables, lo que implicará altos costos para el matrimonio.

Programa de auditoría

Los principales objetivos de la auditoría son: establecer la competencia de los empleados, su conocimiento de la documentación reglamentaria más reciente, la calidad y el cumplimiento de los procesos de producción declarados con los reglamentarios (Anexo). La auditoría incluirá la verificación de la documentación de la empresa, el conocimiento de la dirección sobre el trabajo y la eficacia del departamento auditado, la auditoría de los empleados del departamento en el lugar, la verificación de las condiciones para el cumplimiento de las tareas asignadas al departamento.

Una auditoría interna del departamento de operaciones de almacén identificará los motivos de la disminución de la eficiencia del departamento y llevará a la calidad de los procesos que se llevan a cabo en el mismo. nuevo nivel.

Elementos del sistema de calidad verificados durante la auditoría:

1. Responsabilidad de la dirección.

2. Documentación y gestión de datos (registro e informes sobre la aceptación y envío de productos terminados para la venta).

3. Gestión de control y otros equipos.

4. Gestión de procesos (control sobre el cumplimiento de las funciones de los trabajadores del almacén).

5. Gestión de productos no conformes (identificación de productos no conformes y envío a disposición).

6. Operaciones de carga y descarga, almacenaje.

7. Cumplimiento de las condiciones de aceptación y almacenamiento de productos con indicadores reglamentarios.

8. Gestión de registro de datos.

9. Mantenimiento.

10. Formación del personal.

Matriz de responsabilidad de auditoría

Horario de auditoría de la división

Elaboración de una lista de verificación

Cuestionario del auditor

Elaboración de un informe de auditoría.