Radno mjesto pomoćnika tajnika u biti je rad obične tajnice. Budući da su funkcije i odgovornosti oboje službeno slični jedni drugima. Jedina je posebnost što se pomoćniku mogu dodijeliti mnogo ozbiljniji zadaci, pa će shodno tome i kvalifikacijski zahtjevi za takvo radno mjesto biti puno viši od onih obične tajnice.

Opis poslova tajnika-pomoćnika sadrži niz općih odredbi, odgovornosti radnog mjesta, prava i odgovornosti zaposlenika.

Opis poslova tajnika-pomoćnika – opće odredbe

DO opće odredbe odnositi se:

• 1. Odnos tajnika-pomoćnika prema razredu specijalista.
• 2. O imenovanju i razrješenju pomoćnika odlučuje generalni direktor organizacije.
• 3. direktor tvrtke neposredno je nadređen tajniku-pomoćniku.
• 4. Ako zaposlenik iz nekog razloga nije na radnom mjestu, zamjenjuje ga drugi zaposlenik organizacije, koji se imenuje odgovarajućim nalogom, dajući mu prava i dužnosti tajnika-pomoćnika.
• 5. Svaki građanin koji ima visoko obrazovanje, najmanje godinu dana iskustva, poznavanje uredske opreme i računalni programi, kao i znanje na engleskom.
• 6. Radna aktivnost zaposlenika mora biti u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, statutom organizacije, njezinim normama i pravilima, kao i opis posla i naređenja uprave.

Inače, na stranici se nalazi i opis poslova tehničkog direktora.

Prava i obveze

Zaposlenik ima sljedeća prava:

• 1. Pribavljanje podataka, čak i tajnih, radi rješavanja problema koje organizacija postavlja.
• 2. Pružanje prijedloga i savjeta o planu za poboljšanje učinkovitosti i produktivnosti organizacije i njezinih radna aktivnost posebno.
• 3. Pribavljanje potrebnih sredstava za rad od posebnih službi koje se bave ovom problematikom, kao i davanje obrazloženja razloga zašto sve upute i zadaci organizacije nisu izvršeni na vrijeme.
• 4. Zahtjev za odgovarajućim prikladnim radnim uvjetima i zaštita važne dokumentacije.
• 5. Donošenje voljnih odluka koje ne prelaze službene ovlasti tajnika-pomoćnika.

Radna zaduženja tajnika-pomoćnika su:

• 1. Provedba procesa pripreme potrebna dokumentacija, osiguravajući prijem, računovodstvo i registraciju dokumenata, kao i praćenje njihovog izvršavanja u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.
• 2. Praćenje kvalitete pripremnih procesa, provjera ispravnosti popunjavanja dokumenata koji se daju upravi na daljnje potpisivanje.
• 3. Nadzor nad izvršenjem izdanih dokumenata.
• 4. Priprema organizacijskih procesa, donošenje odluka i zaključaka.
• 5. Prijem građana.
• 6. Organizacijska priprema sastanci.
• 7. Formiranje predmeta, osiguranje sigurnosti i daljnji prijenos dokumenata u arhivu u utvrđenom roku.
• 8. Provođenje drugih uputa voditelja.

A napisano je kako izgleda opis posla tajnice-referenta.

Odgovornost

Odgovornost tajnika-referenta je sljedeća:

• 1. Za odbijanje ili završetak na vrijeme, nemar u odnosu na službene dužnosti.
• 2. Za kršenje uputa i naloga, otkrivanje tajnih podataka.
• 3. Za nepoštivanje unutarnje strukture organizacije, kršenje radna disciplina i zaštite na radu.

Možete pročitati što je opis posla arhivista.

Opis poslova tajnika poduzeća pom

Svaki odgovorni rukovoditelj u poduzeću mora imati tajnika koji će pomoći u poboljšanju učinka tima i poduzeća u cjelini.

Svaki takav zaposlenik ima svoje izravne odgovornosti. Tajnik bi trebao primati dolazne i odlazne dokumente, distribuirati primljenu dokumentaciju među odjelima, kontrolirati dostavu dokumenta primatelju, slati dokumente na rad izvođačima, zakazivati ​​sastanke između uprave i partnera, primati prijave od osoblja poduzeća, kao i kao i druge upute uprave.

Opis poslova tajnika-pomoćnika generalnog direktora

Opće odredbe:

• 1. Zaposlenik se smatra stručnjakom i može ga imenovati i razrješavati direktor poduzeća.
• 2. Zadaci referenta su osigurati organizacijske procese i dokumentaciju za učinkovite aktivnosti vezane uz upravljanje.
• 3. Podređen je direktoru poduzeća.
• 4. Aktivnosti se moraju odvijati u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.
• 5. Samo građani s višom i srednjom stručnom spremom, s jednom godinom radnog iskustva ili završenim tečajevima mogu postati ovaj zaposlenik.
• 6. Poznavanje pitanja vezanih uz zakonodavni okvir.

Pomoćnik tajnika dužan je obavljati sljedeće poslove:

• 1. Usluga prema dokumentaciji poduzeća.
• 2. Upravljati i kontrolirati organizaciju proizvodnje poslova poduzeća.
• 3. Dokumentirajte sve sastanke.
• 4. Vođenje evidencije dokumenata.

Kao i ostale dužnosti i prava na ovom radnom mjestu.

Obavljanje organizacijskih i administrativnih funkcija je neučinkovita opcija za upravljanje poduzećem. Kako bi se ravnatelj oslobodio redovnih i rutinskih poslova koji nisu vezani uz donošenje odgovornih odluka, osoblje može predvidjeti radno mjesto pomoćnika.

Razgovarat ćemo o značajkama sastavljanja opisa posla za ovog stručnjaka u predstavljenom materijalu.

O dokumentu

Za svakog zaposlenika i stručnjaka u poduzeću dostavljen je pojedinačni popis prava, odgovornosti i ovlasti. Oni se odražavaju u lokalnim propisima tvrtke, ugovoru o radu sa zaposlenikom, kao iu sadržaju opisa poslova.

Ovaj dokument se izdaje za svakog zaposlenika, iako prema normama Zakona o radu Ruske Federacije nije dio obveznih obrazaca koje sudionici moraju sastaviti radni odnosi.

Bit i svrha

Posjedovanje opisa poslova zaposlenika značajno pojednostavljuje realizaciju radnih odnosa:

• Uprava poduzeća odmah određuje što i kako će zaposlenik raditi na radnom mjestu;
• stručnjak unaprijed zna koji je popis prava i odgovornosti prenesen na njega za obavljanje radnih funkcija;
• stranke određuju granice ovlasti i odgovornosti za neuredno izvršavanje radnih obveza.

Dakle, ključna svrha izrade DI može se prepoznati kao dokumentiranje uređenja radnih odnosa između poslodavca i zaposlenika.

Prilikom pripreme opisa poslova za nadzornika morate uzeti u obzir sljedeće nijanse:

• uputa mora sadržavati popis prava i odgovornosti određenog stručnjaka - ako tvrtka zapošljava nekoliko pomoćnika odjednom, svaki od njih mora imati svoj opis poslova;
• Odgovornosti na poslu referenti su u pravilu povezani s izravnom podređenošću čelniku poduzeća - sadržaj DI mora jasno odrediti tko iz uprave poduzeća ima pravo davati upute, upute i;
• radno mjesto nadzornika karakterizira univerzalnost poslova koje obavlja - sadržaj DI mora neposredno predvidjeti područja u kojima će se obavljati poslovi nadzornika.

Prisutnost opisa posla omogućuje vam da pojednostavite rad pomoćnika. Dokument će sadržavati potpuni popis prava i obveza, ograničenja ovlasti i odgovornosti, uvjete kvalifikacije i osnove za primjenu stegovnih mjera.

Koji propisi vrijede

Na zakonodavnoj razini nisu odobreni zahtjevi za oblik i sadržaj opisa poslova asistenta. Standardni DI obrazac može odobriti poduzeće, a pri njegovom ispunjavanju moraju se uzeti u obzir sljedeći standardi:

• odredbe Zakona o radu Ruske Federacije - u vezi s jamstvima zaposlenika i poslodavca, Opća pravila izdavanje plaća i sl.;
• odredbe lokalnih akata poduzeća - u smislu osiguranja radnog vremena i radne discipline, primjene sustava nagrađivanja i poticaja itd.;
• zahtjeve odgovarajućih propisa u pojedinim područjima djelatnosti.

Ako su interni propisi, radna disciplina i drugi slični dokumenti odobreni lokalnim aktima, oni će se uzeti u obzir pri izradi opisa poslova.

Vrste

Uvjeti opisa poslova ovise o područjima djelatnosti referenta i same tvrtke. Mogu se razlikovati sljedeći tipovi referenata, za svaki od njih će se razviti jedinstveni DI:

• – najčešća skupina ovih stručnjaka, čije odgovornosti uključuju punu organizacijska podrška aktivnosti voditelja;
• kadrovski pomoćnik– bavi se dokumentarnom podrškom za kadrovsku službu poduzeća, vođenjem dnevnika naloga itd.;
• – pruža podršku pregovorima na stranim jezicima, prijevod stručne i poslovne dokumentacije te prijem delegacija strane tvrtke i poduzeća;
• – vodi ulaznu i izlaznu dokumentaciju poduzeća, sastavlja dokumentaciju, priprema izvješća i izvještaje u ime voditelja.

To je samo popis uzoraka referenti koji mogu biti u osoblju poduzeća. Također je moguće raspodijeliti odgovornosti između više referenata, u tu svrhu, odgovarajuće odredbe su uključene u svaku uputu.

Tko izmišlja

Izrada opisa poslova događa se nakon što se zaposlenik prijavi za rad. Izrada dokumenata vezanih uz zapošljavanje u pravilu je u nadležnosti,. Osim toga, također može biti uključen. Za izradu opisa poslova potrebno je imati odobrenu narudžbu za zapošljavanje i potpisan ugovor o radu.

Nakon izrade opisa poslova, rukovoditelj se mora upoznati s njegovim sadržajem. Da biste to učinili, stavite vlastoručni potpis na obrazac DI ili u poseban dnevnik odjela za osoblje. Jedan primjerak uputa daje se nadređenom, a drugi se prilaže osobnom dosjeu zaposlenika.

Korištenje

Upute se koriste u sljedećim područjima:

• referent mora voditi računa o sadržaju DI u tekuće aktivnosti, pridržavati se evidentiranih odgovornosti i zahtjeva;
• sve upute i nalozi u vezi s nadređenim mogu se izdati samo u okviru uputa, a proširenje popisa dužnosti ili ovlasti može se dogoditi samo uz suglasnost samog zaposlenika;
• U slučaju neurednog obavljanja dužnosti mogu se primijeniti stegovne mjere - u tu svrhu, službena istraga a opseg odgovornosti utvrđuje se prema opisu poslova;
• sadržaj DI služi za određivanje razina subordinacije - kome referent treba odgovarati u tekućem radu, kao i popis specijalista koji smiju davati upute.

Nakon što uputu potpiše zaposlenik i odobri čelnik poduzeća, sve izmjene dokumenta dopuštene su samo uz međusobni dogovor stranaka. Iznimka od ovog pravila dopuštena je samo pri premještaju na drugo radno mjesto u skladu sa zahtjevima Zakona o radu Ruske Federacije.

Sadržaj upute referenta može se podijeliti u dva dijela. U prvom bloku nalazit će se propisi i pravila koja vrijede za sve zaposlenike ovog poduzeća(oni će biti u skladu s normama Zakona o radu Ruske Federacije i lokalnim aktima). Drugi dio će sadržavati odredbe, uvjete, prava i odgovornosti pojedinog referentnog specijaliste.

Opći zahtjevi

Prvi dio treba sadržavati sljedeće točke:

• datum i mjesto sastavljanja isprave - iako zakon ne sadrži točan rok za sastavljanje DI, obje strane su zainteresirane da se isprava potpiše što prije kako bi se otklonili eventualni sporovi;
• sve podatke o stranama - tvrtki i njezinom upravitelju, kao i referentu;
• informacije o točnom i punom nazivu radnog mjesta;
• dodjela položaja određenoj strukturnoj jedinici, naznaka razine podređenosti;
• popis kvalifikacijskih uvjeta za referenta - obrazovanje, radno iskustvo, profesionalne i osobne kvalitete, vještine.

Navedene odredbe se u pravilu neće mijenjati ni ako se imenuje novi referent umjesto prethodnog specijalista. Zakon ne postavlja posebne uvjete za stručnu spremu pomoćnika, dovoljno je završiti srednju strukovnu spremu.

Poseban blok

Poseban blok opisa poslova sadržavat će sljedeće stavke:

• određivanje ovlasti referenta, kao i njihovo razgraničenje u odnosu na druge pozicije;
• naznaku prava i obveza specijalista koje će obavljati u dosadašnjoj djelatnosti;
• uvjeti radnog dana, uzimajući u obzir specifičnosti obavljane djelatnosti (na primjer, za pratnju upravitelja na poslovnim putovanjima, pomoćniku se može odrediti neredoviti radni dan);
• pravila zaštite na radu i sigurnosti;
• popis posebnih znanja i vještina koje referent mora zadovoljiti - na primjer, poznavanje određenih stranih jezika ili softverskih sustava;
• uvjete isplate novčanih naknada, uključujući i dodatne iznose stimulativne i stimulativne naravi;
• razloge za izricanje stegovnih mjera ako nadređeni povrijedi službenu dužnost.

Ovaj video će govoriti o radu tajnice i posebno referenta:

Odgovornosti

Opis poslova zaposlenika utvrđuje popis njihovih odgovornosti. Za referenta to može uključivati:

• organiziranje rada upravitelja i/ili njegovih zamjenika - planiranje dana, priprema sastanaka i pregovora, dokumentiranje rezultata sastanaka i dr.;
• evidencija - evidentiranje dolazne i odlazne korespondencije, vođenje registracijskih dnevnika, arhiviranje;
• rješavanje gospodarskih pitanja vezanih za potporu djelatnosti menadžmenta - nabava tiskanice, slanje pisama, organiziranje telefonskih razgovora i video komunikacija i dr.;
• prijevod dokumentacije sa stranih jezika, podrška pregovorima uz sudjelovanje stranih partnera;
• odabir analitičkih materijala za menadžment ili druge stručnjake tvrtke, generiranje izvješća i izvješća.

Što su detaljnije i preciznije radne odgovornosti recenzenta, to će lakše biti razgraničiti ovlasti i područja odgovornosti u tekućem radu.

Referentne opise poslova možete preuzeti.

Opis poslova referenta (uzorak)

Dodatak br. ___ na ugovor o radu

"ODOBRENO"
direktor tvrtke
OOO ____________
"___" _______________

OPIS POSLA
Tajnik-referent

1. OPĆE ODREDBE

• 1.1. Pomoćnik tajnika spada u kategoriju poduzetničkih stručnjaka, a zapošljava ga i razrješava direktor.
• 1.2. Glavni poslovi tajnika-pomoćnika su organizacijska i dokumentacijska podrška aktivnosti upravljanja.
• 1.3. Pomoćnik tajnika odgovara izravno direktoru poduzeća.
• 1.4. U svom radu tajnik-referent se rukovodi:
• zakonodavni akti Ruske Federacije;
• Povelja poduzeća;
• Pravilnik o funkcionalnim službama poduzeća;
• nalozi (upute) uprave poduzeća;
• normativni i metodološki materijali o organizaciji uredskog rada;
• ovaj opis posla.
• 1.5. Na radno mjesto tajnika-pomoćnika imenuju se osobe s višom, srednjom stručnom spremom i radnim iskustvom od najmanje 1 godine ili bez iskustva, uz uvjet završenog tečaja za tajnika-pomoćnika.
• 1.6. Pomoćnik tajnika mora znati sljedeća pitanja:
• izgledi za razvoj poduzeća, njegovih financijskih i gospodarskih aktivnosti;
• organiziranje rada s dokumentima, izrada dokumentacije;
• organizacija menadžerskog rada;
• korištenje računalne i organizacijske tehnologije;
• prijevod službene dokumentacije na strani jezik komercijalni partner;
• kultura rada i radna etika;
• zdravlje, sigurnost i zaštita od požara.

2. FUNKCIJE

Tajniku-referentu dodijeljene su sljedeće dužnosti:

• 2.1. Informacijske i referentne usluge o dokumentima poduzeća.
• 2.2. Metodičko vođenje i kontrola organizacije uredskog rada u strukturne podjele i podružnice poduzeća.
• 2.3. Dokumentiranje aktivnosti savjetodavnih tijela poduzeća.
• 2.4. Operativne i organizacijske usluge menadžmentu.
• 2.5. Vođenje pripreme kadrovske dokumentacije i evidencije (u odsutnosti kadrovskog inspektora).

3. OBAVEZE NA POSLU

Pomoćnik tajnika mora:

• 3.1. Pripremiti potrebne dokumente, osigurati financijske i ekonomske aktivnosti poduzeća.
• 3.2. Obavlja usluge prijema, računovodstva, registracije, nadzora nad izvršenjem dokumenata, informacijsko-referentne usluge i čuvanje podataka o dokumentima.
• 3.3. Pratite kvalitetu pripreme, ispravnost sastavljanja, koordinaciju i odobravanje dokumenata koji se podnose na potpis upravi poduzeća.
• 3.4. Pratiti izvršenje dokumenata i uputa rukovodstva, poduzimati promptne mjere u cilju njihovog pravovremenog i kvalitetnog izvršenja.
• 3.5. Organizirati pripremu, donošenje odluka i njihovo priopćavanje neposrednim izvršiteljima. Analizirati potvrde i izvješća dostavljena menadžmentu i dati kompetentne zaključke o njima.
• 3.6. Održavajte brzu komunikaciju s organizacijama trećih strana (komercijalnim i državnim) i pojedinim građanima o aktualnim pitanjima djelatnost poduzeća(telefon, faks, itd.).
• 3.7. Primajte posjetitelje.
• 3.8. Izvršiti rad na dokumentacijskoj podršci za kadrovske aktivnosti poduzeća:
• izdavanje naloga za osoblje;
• upis osobnih kartona obrasca T-2 ili osobnih dosjea;
• dekor radne evidencije;
• registracija i održavanje ugovora o radu (sporazuma);
• priprema putnih isprava;
• registracija potvrda o nesposobnosti za rad;
• vođenje tablica radnog vremena;
• izdavanje potvrda o radnom iskustvu i plaći.
• 3.9. Osigurajte posao tipkanja i kopiranja.
• 3.10. Koristite računalo kao alat za automatizaciju dokumentacijska podrška poduzeća.
• 3.11. Provesti godišnji odabir dokumenata za arhivsko pohranjivanje ili uništenje.
• 3.12. Izvršite pojedinačne upute uprave u vezi s profilom financijskih i gospodarskih aktivnosti poduzeća.

4. PRAVA

Tajnik-referent ima pravo:

• 4.1. Zahtjev funkcionalnih usluga potrebne materijale, kao i obrazloženja razloga kašnjenja u izvršenju zadataka i upute rukovodstva.
• 4.2. Pregledajte dokumente i proslijedite ih na izvršenje menadžerima i stručnjacima poduzeća.
• 4.3. Zahtijevati od izvođača da finaliziraju dokumente pripremljene u suprotnosti s utvrđenim pravilima za njihovu pripremu i izvršenje (GOST 6.38-90), međunarodnim pravilima za pripremu dokumenata (ISO).
• 4.4 Potvrđuju dokumente poslova upravljanja iz djelokruga svoje nadležnosti.
• 4.5. Podnijeti prijedloge na razmatranje menadžmenta za poboljšanje dokumentacijske potpore djelatnosti poduzeća, poboljšanje oblika i metoda rada menadžmenta temeljenih na korištenju elektroničke tehnologije.
• 4.6. Zahtijeva upravljanje za stvaranje normalnim uvjetima za izvršenje službene dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih u aktivnostima poduzeća.
• 4.7. Rad s dokumentima označenim s “CT” ili “Povjerljivo”.
• 4.8. Donosite odluke iz svoje nadležnosti.
• 4.9. Interakcija sa svim službama (zaposlenicima) poduzeća o pitanjima provjere izvršenja dokumenata i podnošenja potrebne informacije upravljanje.

5. ODGOVORNOST

Pomoćnik tajnika odgovoran je za:

• 5.1. Kvaliteta dokumenata danih na potpis upravi poduzeća.
• 5.2. Nemaran, nemaran odnos prema registraciji i održavanju dokumenata.
• 5.3. Sigurnost dokumentacije, otkrivanje informacija klasificiranih kao “Povjerljivo” ili “KT”.
• 5.4. Nejasno i nepravodobno izvršavanje radnih zadataka predviđenih ovim uputama.

DIREKTOR TVRTKE ________________ __________________________

Pravni savjetnik ________________ __________________________

Pročitao sam upute ________________ __________________________

1. OPĆE ODREDBE 1.1. Pomoćnik tajnika spada u kategoriju poduzetničkih stručnjaka, a zapošljava ga i razrješava direktor. 1.2. Glavni poslovi tajnika-pomoćnika su organizacijska i dokumentacijska potpora poslova upravljanja. 1.3. Pomoćnik tajnika odgovara izravno direktoru poduzeća. 1.4. U svojim aktivnostima tajnik-referent se rukovodi: - zakonodavnim aktima Ruske Federacije; - Povelja poduzeća; - Pravilnik o funkcionalnim službama poduzeća; - nalozi (upute) uprave poduzeća; - normativne i metodološke materijale o organizaciji uredskog rada; - ovaj opis posla. 1.5. Na radno mjesto tajnika-pomoćnika imenuju se osobe s višom, srednjom stručnom spremom i radnim iskustvom od najmanje 1 godine ili bez iskustva, uz uvjet završenog tečaja za tajnika-pomoćnika. 1.6. Tajnik-referent mora poznavati sljedeća pitanja: - izglede za razvoj poduzeća, njegove financijske i ekonomske aktivnosti; - organiziranje rada s dokumentima, izrada dokumentacije; - organizacija menadžerskog rada; - korištenje računalne i organizacijske opreme; - prijevod službene dokumentacije na strani jezik poslovnog partnera; - kultura rada i radna etika; - zdravlje, sigurnost i zaštita od požara. 2. FUNKCIJE Tajnik-referent ima sljedeće poslove: 2.1. Informacijske i referentne usluge o dokumentima poduzeća. 2.2. Metodološko vodstvo i kontrola organizacije uredskog rada u strukturnim odjelima i podružnicama poduzeća. 2.3. Dokumentiranje aktivnosti savjetodavnih tijela poduzeća. 2.4. Operativne i organizacijske usluge menadžmentu. 2.5. Vođenje pripreme kadrovske dokumentacije i evidencije (u odsutnosti kadrovskog inspektora). 3. SLUŽBENE OBVEZE Pomoćnik tajnika dužan je: 3.1. Pripremite potrebne dokumente, osigurajte financijske i ekonomske aktivnosti poduzeća. 3.2. Obavlja usluge prijema, računovodstva, registracije, nadzora nad izvršenjem dokumenata, informacijsko-referentne usluge i čuvanje podataka o dokumentima. 3.3. Pratite kvalitetu pripreme, ispravnost sastavljanja, koordinaciju i odobravanje dokumenata koji se podnose na potpis upravi poduzeća. 3.4. Pratiti izvršenje dokumenata i uputa rukovodstva, poduzimati promptne mjere u cilju njihovog pravovremenog i kvalitetnog izvršenja. 3.5. Organizirati pripremu, donošenje odluka i njihovo priopćavanje neposrednim izvršiteljima. Analizirati potvrde i izvješća dostavljena menadžmentu i dati kompetentne zaključke o njima. 3.6. Obavljati operativnu komunikaciju s organizacijama trećih strana (i komercijalnim i državnim) i pojedinim građanima u vezi s trenutnim aktivnostima poduzeća (telefon, faks, itd.). 3.7. Primajte posjetitelje. 3.8. Izvršite rad na dokumentacijskoj podršci za kadrovske aktivnosti poduzeća: - sastavljanje naloga za osoblje; - evidentiranje osobnih kartona obrasca T-2 ili osobnih dosjea; - upis radnih knjižica; - registracija i održavanje ugovora o radu (sporazuma); - izrada putnih isprava; - upis potvrda o nesposobnosti za rad; - vođenje tablica radnog vremena; - izdavanje potvrda o radnom stažu i plaći. 3.9. Osigurajte posao tipkanja i kopiranja. 3.10. Koristite osobno računalo kao sredstvo automatizacije dokumentacijske podrške poduzeća. 3.11. Provesti godišnji odabir dokumenata za arhivsko pohranjivanje ili uništenje. 3.12. Izvršite pojedinačne upute uprave u vezi s profilom financijskih i gospodarskih aktivnosti poduzeća. 4. PRAVA Pomoćnik tajnika ima pravo: 4.1. Od funkcionalnih službi zatražiti potrebne materijale, kao i objašnjenja razloga kašnjenja u izvršenju zadataka i upute od strane rukovodstva. 4.2. Pregledajte dokumente i proslijedite ih na izvršenje menadžerima i stručnjacima poduzeća. 4.3. Zahtijevati od izvođača da finaliziraju dokumente pripremljene u suprotnosti s utvrđenim pravilima za njihovu pripremu i izvršenje (GOST 6.38-90), međunarodnim pravilima za pripremu dokumenata (ISO). 4.4 Potvrđuju dokumente poslova upravljanja iz djelokruga svoje nadležnosti. 4.5. Podnijeti prijedloge na razmatranje menadžmenta za poboljšanje dokumentacijske potpore djelatnosti poduzeća, poboljšanje oblika i metoda rada menadžmenta temeljenih na korištenju elektroničke tehnologije. 4.6. Zahtijevati od uprave da stvori normalne uvjete za obavljanje službenih dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih u aktivnostima poduzeća. 4.7. Rad s dokumentima označenim s “CT” ili “Povjerljivo”. 4.8. Donosite odluke iz svoje nadležnosti. 4.9. Interakcija sa svim službama (zaposlenicima) poduzeća o pitanjima provjere izvršenja dokumenata i podnošenja potrebnih informacija upravi. 5. ODGOVORNOST Pomoćnik tajnika je odgovoran za: 5.1. Kvaliteta dokumenata danih na potpis upravi poduzeća. 5.2. Nemaran, nemaran odnos prema registraciji i održavanju dokumenata. 5.3. Sigurnost dokumentacije, otkrivanje informacija klasificiranih kao “Povjerljivo” ili “KT”. 5.4. Nejasno i nepravodobno izvršavanje radnih zadataka predviđenih ovim uputama. Generalni direktor ________________ __________________________ (potpis) (Prezime, vd) Pravni savjetnik ________________ __________________________ (potpis) (Prezime, vd) "__"_________ 199_ KOMENTARI: ------------ Opis posla je dokument koji definira funkcije, prava i odgovornosti zaposlenika poduzeća. Opis posla je neophodan u slučaju sporova ili konfliktnih situacija u radni odnosi. Na temelju opisa poslova sa zaposlenikom se sastavlja ugovor o radu. Opis poslova je u izradi HR odjel, dogovara se s pravnim savjetnikom poduzeća i odobrava čelnik poduzeća. Sve značajne izmjene opisa poslova vrše se po nalogu direktora (zamjenika direktora) poduzeća.

Tajnicu nazivaju šefovom vjernom pomoćnicom i desnom rukom, i to s dobrim razlogom, jer odgovornosti tajnice menadžera uključuju osiguranje učinkovitog upravljanja i administrativnih aktivnosti. Tajnica menadžera bavi se pripremom i izvođenjem poslovnih papira i dokumenata, pomaže šefu u poslovanju i rješava mnoga organizacijska pitanja.

Posao tajnika-pomoćnika također se može smatrati reprezentativnim jer je on lice tvrtke - dočekuje goste, odgovara na pozive i pisma. Ovakav posao zahtijeva veliku prisebnost, komunikaciju i organiziranost. Iz tog razloga profesija tajnice može obećati velike izglede - u budućnosti stručnjak može postati voditelj ureda, a zatim jedan od direktora ili vrhunskih menadžera.

Radna mjesta

Radno mjesto izvršnog tajnika potrebno je u gotovo svakoj tvrtki koja ima ured za klijente i posjetitelje. To mogu biti i velika poduzeća i male poslovne organizacije.

Povijest profesije

Prvi tajnici mogu se smatrati pisarima i kroničarima - oni su zapisivali kraljevske uredbe i naredbe, bilježili aktualna zbivanja i bili odgovorni za održavanje korespondencije. S vremenom su se ovlasti tajnika znatno proširile i danas mogu obavljati najrazličitije funkcije. Stoga se javila potreba za stručnjacima uska specijalizacija, uslijed čega su se pojavila zanimanja pomoćna tajnica, referent, tajnica-prevoditelj i voditelj ureda.

Odgovornosti tajnika

Radna zaduženja tajnika-pomoćnika su:

• prijem posjetitelja;
• primanje telefonskih poziva;
• vođenje evidencije;
• planiranje radnog dana voditelja;
• organizacija sastanaka;
• naručivanje karata i hotelskih rezervacija za voditelja i ostale zaposlenike tijekom službenog putovanja;
• naručivanje tiskanice za ured;
• ispunjavanje zahtjeva upravitelja.

Ponekad funkcije tajnice upravitelja uključuju korespondenciju na engleskom jeziku.

Zahtjevi za tajnicu

Uvjeti za pomoćnika tajnika uključuju:

• srednje ili visoko obrazovanje;
• vlasništvo osobnog računala;
• poznavanje osnova uredskog rada;
• znanje engleskog (ponekad).

Također, mjesto tajnice zahtijeva sljedeće vještine:

• točnost;
• sposobnost da izgleda dobro (prezentabilno);
• organizacija.

Uzorak životopisa tajnice

Kako postati tajnica

Kako postati tajnica? Svatko ovo može imati više obrazovanje koji je završio tečajeve za pomoćnog tajnika ili se obučavao neposredno na poslu. Poslodavci u pravilu ne postavljaju posebne zahtjeve na stečenu specijalnost kandidata, već se usredotočuju na to da kandidat ima potrebne osobne kvalitete te je mogao obavljati dužnosti na odgovarajućoj razini.

Tajnička plaća

Plaća tajnika može varirati - od 15 do 45 tisuća rubalja. Primanja ovise o dužnostima zaposlenika i regiji u kojoj radi. Prosječna plaća tajnika-pomoćnika je 30 tisuća rubalja.

Gdje dobiti obuku

Osim visokog obrazovanja, na tržištu postoji niz kratkoročnih obuka koje obično traju od tjedan do godinu dana.

Institut strukovno obrazovanje"IPO" vas poziva da prođete tečajevi na daljinu u smjeru "" (postoje opcije 256, 512 i 1024 akademska sata) uz dobivanje diplome ili svjedodžbe državnog izdanja. Obučili smo više od 8000 maturanata iz gotovo 200 gradova. Možete proći eksternu obuku i primati rate bez kamata.