Aufgabenbereiche des Sekretärs oder des Assistenten des Managers. Welche Aufgaben hat eine Sekretärin/Assistentin? Medizinische Kontraindikationen für die Arbeit

Die Position des stellvertretenden Sekretärs ist im Wesentlichen die Arbeit einer einfachen Sekretärin. Da die Funktionen und Verantwortlichkeiten beides sind offiziell sich ähneln. Die einzige Besonderheit besteht darin, dass der Assistentin wesentlich ernstere Aufgaben übertragen werden können und dementsprechend auch die Qualifikationsanforderungen für eine solche Position deutlich höher sind als die einer einfachen Sekretärin.

Die Stellenbeschreibung des Sekretärsassistenten enthält eine Reihe allgemeiner Bestimmungen, die Verantwortlichkeiten der Stelle, die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers.

Stellenbeschreibung des Sekretärs-Assistenten – Allgemeine Bestimmungen

ZU allgemeine Bestimmungen betreffen:

1. Die Haltung des Sekretärsassistenten gegenüber der Fachkräfteklasse.
2. Über die Ernennung und Entlassung eines Assistenten entscheidet der Generaldirektor der Organisation.
3. Generaldirektor ist der unmittelbare Vorgesetzte des Sekretärsassistenten.
4. Wenn der Mitarbeiter aus irgendeinem Grund nicht am Arbeitsplatz ist, wird er durch einen anderen Mitarbeiter der Organisation ersetzt, der durch entsprechende Anordnung ernannt wird und ihm die Rechte und Pflichten eines Sekretärsassistenten verleiht.
5. Jeder Bürger, der über eine höhere Ausbildung, mindestens ein Jahr Berufserfahrung, Kenntnisse im Umgang mit Bürogeräten usw. verfügt Computerprogramme sowie Wissen auf Englisch.
6. Die Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers muss den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation, der Satzung der Organisation, ihren Normen und Regeln sowie entsprechen Arbeitsbeschreibung und Anordnungen des Managements.

Auf der Website findet sich übrigens auch eine Stellenbeschreibung für einen Technischen Leiter.

Rechte und Pflichten

Ein Arbeitnehmer hat folgende Rechte:

1. Beschaffung von Daten, auch geheimen, um die von der Organisation gestellten Probleme zu lösen.
2. Bereitstellung von Vorschlägen und Ratschlägen zu einem Plan zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität der Organisation und ihrer Arbeitstätigkeit insbesondere.
3. Beschaffung der notwendigen Ressourcen für die Arbeitstätigkeit von Sonderdiensten, die sich mit diesen Themen befassen, sowie Bereitstellung von Erläuterungen zu den Gründen, warum alle Anweisungen und Aufgaben der Organisation nicht rechtzeitig erledigt wurden.
4. Anforderung angemessener Arbeitsbedingungen und Schutz wichtiger Unterlagen.
5. Willensstarke Entscheidungen treffen, die die offiziellen Befugnisse des Sekretärsassistenten nicht überschreiten.

Zu den beruflichen Aufgaben des Sekretariatsassistenten gehören:

1. Durchführung des Vorbereitungsprozesses notwendige Dokumentation, Sicherstellung des Empfangs, der Abrechnung und Registrierung von Dokumenten sowie Überwachung ihrer Ausführung gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation.
2. Überwachung der Qualität der Vorbereitungsprozesse, Überprüfung der korrekten Vervollständigung der Dokumente, die dem Management zur weiteren Unterzeichnung vorgelegt werden.
3. Überwachung der Ausführung der ausgestellten Dokumente.
4. Vorbereitung organisatorischer Prozesse, Entscheidungsfindung und Schlussfolgerungen.
5. Empfang der Bürger.
6. Organisatorische Vorbereitung Treffen.
7. Fallerstellung, Gewährleistung der Sicherheit und weitere Übermittlung der Dokumente an das Archiv innerhalb des festgelegten Zeitrahmens.
8. Ausführung sonstiger Weisungen des Vorgesetzten.

Und es wird darüber geschrieben, wie das Berufsbild einer Sekretärin aussieht.

Verantwortung

Die Verantwortung des Sekretärs-Referenten ist wie folgt:

1. Bei Verweigerung oder fristgerechter Erledigung, Fahrlässigkeit im Zusammenhang mit der Ausübung dienstlicher Pflichten.
2. Bei Verstößen gegen Weisungen und Anordnungen Offenlegung vertraulicher Informationen.
3. Bei Nichteinhaltung der internen Struktur der Organisation, Verstoß Arbeitsdisziplin und Arbeitssicherheit.

Hier können Sie nachlesen, wie das Berufsbild eines Archivars aussieht.

Stellenbeschreibung des Sekretärs des Unternehmensassistenten

Jeder verantwortliche Manager im Unternehmen muss über eine Sekretärin verfügen, die dabei hilft, die Leistung des Teams und des gesamten Unternehmens zu verbessern.

Jeder dieser Mitarbeiter hat seinen eigenen direkte Verantwortlichkeiten. Die Aufgabe der Sekretärin besteht darin, ein- und ausgehende Dokumente entgegenzunehmen, die erhaltenen Unterlagen an die Abteilungen zu verteilen, die Zustellung des Dokuments an den Adressaten zu kontrollieren, Arbeitsdokumente an Auftragnehmer zu senden, Besprechungen zwischen Management und Partnern zu planen und Bewerbungen von Unternehmensmitarbeitern entgegenzunehmen sowie sonstige Weisungen des Managements.

Stellenbeschreibung des Sekretärs-Assistenten des Generaldirektors

Allgemeine Bestimmungen:

1. Ein Arbeitnehmer gilt als Fachkraft und kann vom Geschäftsführer des Unternehmens ernannt und entlassen werden.
2. Die Aufgabe des Referenten besteht darin, organisatorische Prozesse und Dokumentation für wirksame Managementaktivitäten bereitzustellen.
3. Ist dem Direktor des Unternehmens unterstellt.
4. Die Aktivitäten müssen im Einklang mit der Gesetzgebung der Russischen Föderation erfolgen.
5. Dieser Arbeitnehmer kann nur Bürger werden, die über eine höhere und weiterführende Fachausbildung verfügen, über ein Jahr Berufserfahrung verfügen oder Kurse abgeschlossen haben.
6. Kenntnisse über Fragen im Zusammenhang mit dem gesetzlichen Rahmen.

Der stellvertretende Sekretär muss folgende Aufgaben wahrnehmen:

1. Service gemäß Unternehmensdokumentation.
2. Verwaltung und Kontrolle der Produktionsorganisation der Unternehmensangelegenheiten.
3. Dokumentieren Sie alle Besprechungen.
4. Führung von Dokumentenaufzeichnungen.

Sowie weitere Pflichten und Rechte in dieser Position.

Die Wahrnehmung organisatorischer und administrativer Funktionen ist eine ineffektive Option für die Unternehmensführung. Um den Direktor von gewöhnlichen und routinemäßigen Aufgaben zu entlasten, die nicht mit verantwortungsvollen Entscheidungen zusammenhängen, kann das Personal die Stelle eines Assistenten vorsehen.

Wir werden im vorgestellten Material über die Besonderheiten der Erstellung einer Stellenbeschreibung für diesen Spezialisten sprechen.

Über das Dokument

Für jeden Mitarbeiter und jede Fachkraft im Unternehmen wird eine individuelle Liste der Rechte, Pflichten und Befugnisse erstellt. Sie finden ihren Niederschlag in den örtlichen Vorschriften des Unternehmens, im Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer sowie im Inhalt der Stellenbeschreibung.

Dieses Dokument wird jedem Mitarbeiter ausgestellt, obwohl es gemäß den Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation nicht zu den obligatorischen Formularen gehört, die die Teilnehmer erstellen müssen Arbeitsbeziehungen.

Wesen und Zweck

Das Vorhandensein einer Stellenbeschreibung eines Mitarbeiters vereinfacht die Umsetzung von Arbeitsbeziehungen erheblich:

Die Unternehmensleitung legt unverzüglich fest, was und wie der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz zu tun hat;
der Fachmann weiß im Voraus, welche Rechte und Pflichten ihm zur Wahrnehmung von Arbeitsaufgaben übertragen werden;
Die Parteien legen die Grenzen der Befugnisse und Verantwortung für die unsachgemäße Erfüllung der Arbeitspflichten fest.

Der Hauptzweck der Erstellung einer DI kann daher darin gesehen werden, die Regelung der Arbeitsbeziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu dokumentieren.

Bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen für einen Vorgesetzten müssen Sie folgende Nuancen berücksichtigen:

die Weisung muss eine Auflistung der Rechte und Pflichten einer bestimmten Fachkraft enthalten – beschäftigt das Unternehmen mehrere Hilfskräfte gleichzeitig, muss für jede von ihnen eine eigene Stellenbeschreibung erstellt werden;
amtliche Verpflichtungen Referenten sind in der Regel mit einer direkten Unterordnung unter den Unternehmensleiter verbunden – aus dem Inhalt des DI muss klar hervorgehen, wer aus der Unternehmensleitung Weisungs-, Weisungs- und Weisungsrechte hat;
Die Position eines Vorgesetzten zeichnet sich durch die Universalität der ausgeübten Aufgaben aus – der Inhalt des DI muss unmittelbar die Bereiche vorsehen, in denen die Tätigkeit des Vorgesetzten ausgeübt wird.

Durch das Vorhandensein einer Stellenbeschreibung können Sie die Arbeit des Assistenten rationalisieren. Das Dokument enthält eine vollständige Liste der Rechte und Pflichten, Grenzen der Befugnisse und Verantwortung, Qualifikationsanforderungen und Gründe für die Anwendung von Disziplinarmaßnahmen.

Welche Vorschriften gelten

Auf gesetzlicher Ebene wurden die Anforderungen an Form und Inhalt der Stellenbeschreibung des Assistenten nicht genehmigt. Ein Standard-DI-Formular kann vom Unternehmen genehmigt werden, wobei beim Ausfüllen folgende Standards zu berücksichtigen sind:

Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation – bezüglich der Garantien des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers, Allgemeine Regeln Ausgabe von Gehältern usw.;
Bestimmungen lokaler Unternehmensgesetze – im Hinblick auf die Gewährleistung von Arbeitszeiten und Arbeitsdisziplin, die Anwendung eines Belohnungs- und Anreizsystems usw.;
Anforderungen einschlägiger Vorschriften in bestimmten Tätigkeitsbereichen.

Wenn interne Vorschriften, Arbeitsdisziplin und andere ähnliche Dokumente durch örtliche Gesetze genehmigt werden, werden diese bei der Erstellung der Stellenbeschreibung berücksichtigt.

Arten

Die Formulierung der Stellenbeschreibungen richtet sich nach den Tätigkeitsbereichen des Referenten und des Unternehmens selbst. Es lassen sich folgende Referententypen unterscheiden, für die jeweils ein eindeutiger DI entwickelt wird:

– die am weitesten verbreitete Gruppe dieser Spezialisten, zu deren Zuständigkeiten alle gehören organisatorische Unterstützung Aktivitäten des Leiters;
Personalassistent– befasst sich mit der dokumentarischen Unterstützung des Personaldienstes des Unternehmens, der Führung von Auftragsprotokollen usw.;
– bietet Unterstützung bei Verhandlungen in Fremdsprachen, Übersetzung von Berufs- und Geschäftsdokumenten und Empfang von Delegationen ausländische Firmen und Unternehmen;
– leitet den eingehenden und ausgehenden Dokumentenfluss des Unternehmens, erstellt Dokumentation, erstellt Berichte und Berichte im Namen des Managers.

Es ist nur Beispielliste Referenten, die möglicherweise zum Personal des Unternehmens gehören. Es ist auch möglich, die Zuständigkeiten auf mehrere Referenten aufzuteilen; hierzu sind in jeder Weisung entsprechende Regelungen enthalten.

Wer macht das wieder gut

Die Erstellung der Stellenbeschreibungen erfolgt nach der Anmeldung des Arbeitnehmers. Die Erstellung arbeitsrechtlicher Unterlagen liegt in der Regel in der Verantwortung von. Darüber hinaus kann auch beteiligt sein. Um eine Stellenbeschreibung zu erstellen, benötigen Sie einen genehmigten Arbeitsauftrag und einen unterschriebenen Arbeitsvertrag.

Nach der Erstellung der Stellenbeschreibung muss sich der Vorgesetzte mit deren Inhalt vertraut machen. Tragen Sie dazu eine handschriftliche Unterschrift auf das DI-Formular oder in ein spezielles Journal der Personalabteilung ein. Eine Kopie der Weisungen wird dem Vorgesetzten ausgehändigt, die zweite Kopie wird der Personalakte des Mitarbeiters beigefügt.

Verwendung

Die Anleitungen werden in folgenden Bereichen eingesetzt:

Der Referent muss den Inhalt der DI berücksichtigen aktuelle Aktivitäten, die aufgezeichneten Verantwortlichkeiten und Anforderungen einhalten;
etwaige Weisungen und Anordnungen gegenüber dem Vorgesetzten dürfen nur im Rahmen der Weisungen erteilt werden und eine Erweiterung des Pflichten- bzw. Befugniskatalogs nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers selbst erfolgen;
Bei unsachgemäßer Pflichterfüllung können Disziplinarmaßnahmen verhängt werden – zu diesem Zweck eine offizielle Untersuchung und der Umfang der Verantwortlichkeiten richtet sich nach der Stellenbeschreibung;
Anhand des Inhalts des DI werden die Unterordnungsgrade festgelegt – wem der Referent in der aktuellen Arbeit Bericht erstatten soll, sowie eine Liste der Spezialisten, die Weisungen erteilen dürfen.

Nach Unterzeichnung der Anweisung durch den Mitarbeiter und Genehmigung durch den Unternehmensleiter sind Änderungen des Dokuments nur im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien zulässig. Eine Ausnahme von dieser Regel ist nur bei einem Wechsel an einen anderen Arbeitsplatz in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation zulässig.

Der Inhalt der Anweisungen des Referenten lässt sich in zwei Teile gliedern. Der erste Block enthält Regelungen und Regeln, die für alle Mitarbeiter gelten dieses Unternehmens(Sie werden den Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation und den örtlichen Gesetzen entsprechen.) Der zweite Teil umfasst die Bestimmungen, Anforderungen, Rechte und Pflichten eines bestimmten Referenzspezialisten.

Allgemeine Anforderungen

Der erste Teil sollte folgende Punkte beinhalten:

Datum und Ort der Erstellung des Dokuments – obwohl das Gesetz keine genaue Frist für die Erstellung des DI vorsieht, sind beide Parteien daran interessiert, das Dokument so schnell wie möglich zu unterzeichnen, um etwaige Streitigkeiten zu beseitigen;
vollständige Angaben zu den Parteien – dem Unternehmen und seinem Manager sowie dem Referenten;
Angaben zur genauen und vollständigen Bezeichnung der Stelle;
Zuordnung einer Position zu einer bestimmten Struktureinheit, Angabe des Unterordnungsgrades;
Liste der Qualifikationsanforderungen an den Referenten – Ausbildung, Berufserfahrung, berufliche und persönliche Qualitäten, Fähigkeiten.

Die aufgeführten Regelungen ändern sich in der Regel auch dann nicht, wenn ein neuer Referent an die Stelle eines bisher tätigen Facharztes berufen wird. Das Gesetz stellt keine besonderen Anforderungen an die Ausbildung zum/r Assistent/in, es reicht aus, eine abgeschlossene Berufsausbildung zu absolvieren.

Sonderblock

Der spezielle Block der Stellenbeschreibung umfasst folgende Punkte:

Bestimmung der Befugnisse des Referenten sowie deren Abgrenzung gegenüber anderen Positionen;
eine Angabe der Rechte und Pflichten des Facharztes, die er bei seiner derzeitigen Tätigkeit wahrnehmen wird;
Bedingungen des Arbeitstages unter Berücksichtigung der Besonderheiten der ausgeübten Tätigkeit (z. B. kann für die Begleitung eines Vorgesetzten auf Geschäftsreisen ein unregelmäßiger Arbeitstag für den Assistenten festgelegt werden);
Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorschriften;
eine Auflistung besonderer Kenntnisse und Fähigkeiten, die der Referent mitbringen muss – zum Beispiel Kenntnisse in bestimmten Fremdsprachen oder Softwaresystemen;
Bedingungen für die Zahlung der Geldvergütung, einschließlich zusätzlicher Anreiz- und Anreizbeträge;
Gründe für die Anwendung disziplinarischer Maßnahmen bei Verletzung von Amtspflichten durch den Vorgesetzten.

In diesem Video wird über die Arbeit der Sekretärin und separat des Referenten gesprochen:

Verantwortlichkeiten

Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter enthalten eine Liste ihrer Verantwortlichkeiten. Für den Referenten können dies sein:

Organisation der Arbeit des Managers und/oder seiner Stellvertreter – Planung des Tages, Vorbereitung von Besprechungen und Verhandlungen, Dokumentation der Ergebnisse von Besprechungen usw.;
Führen von Aufzeichnungen – Aufzeichnung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, Führung von Registrierungsjournalen, Archivierung;
Lösung wirtschaftlicher Probleme im Zusammenhang mit der Unterstützung der Managementaktivitäten – Kauf von Schreibwaren, Versenden von Briefen, Organisation von Telefongesprächen und Videokommunikation usw.;
Übersetzung von Dokumentationen aus Fremdsprachen, Unterstützung von Verhandlungen unter Beteiligung ausländischer Partner;
Auswahl analytischer Materialien für das Managementteam oder andere Unternehmensspezialisten, Erstellung von Berichten und Berichten.

Je detaillierter und genauer die Aufgaben des Gutachters sind, desto einfacher lassen sich Befugnisse und Verantwortungsbereiche in der aktuellen Arbeit abgrenzen.

Referenzstellenbeschreibungen können heruntergeladen werden.

Stellenbeschreibungen des Referenten (Beispiel)

Anhang Nr. ___ zum Arbeitsvertrag

"GENEHMIGT"
Generaldirektor
GMBH ____________
"___" _______________

ARBEITSBESCHREIBUNG
Sekretär-Referent

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

1.1. Der stellvertretende Sekretär gehört zur Kategorie der Unternehmensspezialisten und wird vom Direktor eingestellt und entlassen.
1.2. Die Hauptaufgaben des Sekretariatsassistenten sind die organisatorische und dokumentarische Unterstützung Managementtätigkeiten.
1.3. Der stellvertretende Sekretär berichtet direkt an den Direktor des Unternehmens.
1.4. Bei seiner Tätigkeit wird der Sekretär-Referent geleitet von:

Gesetzgebungsakte der Russischen Föderation;
Satzung des Unternehmens;
Regelungen zu den funktionalen Leistungen des Unternehmens;
Anordnungen (Anweisungen) der Unternehmensleitung;
normative und methodische Materialien zur Organisation der Büroarbeit;
diese Stellenbeschreibung.

1.5. Für die Position des Sekretärsassistenten werden Personen mit einer höheren, weiterführenden Fachausbildung und einer Berufserfahrung von mindestens einem Jahr oder ohne Berufserfahrung ernannt, die jedoch eine Ausbildung in Sekretariatsassistentenkursen voraussetzen.
1.6. Die stellvertretende Sekretärin muss folgende Fragen kennen:

Aussichten für die Entwicklung des Unternehmens, seiner finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten;
Organisation der Arbeit mit Dokumenten, Erstellung von Dokumentationen;
Organisation der Führungsarbeit;
Einsatz von Computer- und Organisationstechnik;
Übersetzung der offiziellen Dokumentation an Fremdsprache Handelspartner;
Arbeitskultur und Arbeitsethik;
Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Brandschutz.

2. FUNKTIONEN

Dem Sekretär-Referenten werden folgende Funktionen zugewiesen:

2.1. Informations- und Nachschlagedienste zu Unternehmensdokumenten.
2.2. Methodische Anleitung und Kontrolle über die Organisation der Büroarbeit in strukturelle Unterteilungen und Niederlassungen des Unternehmens.
2.3. Dokumentation der Tätigkeit der Beratungsgremien des Unternehmens.
2.4. Operative und organisatorische Dienstleistungen für das Management.
2.5. Aufrechterhaltung der Vorbereitung der Personaldokumentation und -aufzeichnungen (in Abwesenheit eines Personalinspektors).

3. ARBEITSVERANTWORTLICHKEITEN

Der stellvertretende Sekretär muss:

3.1. Vorbereiten Notwendige Dokumente, Sicherstellung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens.
3.2. Bereitstellung von Empfang, Buchhaltung, Registrierung, Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten, Informations- und Referenzdiensten sowie Speicherung von Dokumenteninformationen.
3.3. Überwachen Sie die Qualität der Vorbereitung, die Richtigkeit der Erstellung, Koordination und Genehmigung der der Unternehmensleitung zur Unterzeichnung vorgelegten Dokumente.
3.4. Überwachen Sie die Ausführung von Dokumenten und Anweisungen des Managements und ergreifen Sie zeitnah Maßnahmen, die auf deren rechtzeitige und qualitativ hochwertige Ausführung abzielen.
3.5. Organisieren Sie die Vorbereitung, Entscheidungsfindung und kommunizieren Sie diese an die unmittelbaren Ausführenden. Analysieren Sie dem Management vorgelegte Zertifikate und Berichte und ziehen Sie daraus kompetente Schlussfolgerungen.
3.6. Sorgen Sie für eine zeitnahe Kommunikation mit Drittorganisationen (sowohl kommerziellen als auch staatlichen Organisationen) und einzelnen Bürgern zu aktuellen Themen Tätigkeit des Unternehmens(Telefon, Fax usw.).
3.7. Empfangen Sie Besucher.
3.8. Führen Sie Arbeiten zur Dokumentationsunterstützung für Personalaktivitäten des Unternehmens durch:

Erteilung von Personalaufträgen;
Registrierung von Personalkarten des T-2-Formulars oder Personalakten;
Dekor Arbeitsaufzeichnungen;
Registrierung und Pflege von Arbeitsverträgen (Vereinbarungen);
Erstellung von Reisedokumenten;
Registrierung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen;
Führung von Arbeitszeitnachweisen;
Ausstellung von Bescheinigungen über Berufserfahrung und Gehalt.

3.9. Sorgen Sie für die Ausführung von Schreib- und Kopierarbeiten.
3.10. Nutzen Sie einen PC als Automatisierungstool Dokumentationsunterstützung Unternehmen.
3.11. Führen Sie eine jährliche Auswahl von Dokumenten zur Archivierung oder Vernichtung durch.
3.12. Führen Sie individuelle Anweisungen des Managements bezüglich des Profils der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens aus.

4. RECHTE

Der Referentensekretär hat das Recht:

4.1. Anfrage von funktionalen Diensten notwendige Materialien sowie Erläuterungen zu den Gründen für die verspätete Erledigung von Aufgaben und Weisungen der Geschäftsführung.
4.2. Überprüfen Sie Dokumente und leiten Sie sie zur Ausführung an Manager und Spezialisten des Unternehmens weiter.
4.3. Fordern Sie die ausübenden Künstler auf, Dokumente fertigzustellen, die unter Verstoß gegen die festgelegten Regeln für ihre Vorbereitung und Ausführung (GOST 6.38-90) und die internationalen Regeln für die Erstellung von Dokumenten (ISO) erstellt wurden.
4.4 Dokumente über Managementaktivitäten im Rahmen ihrer Kompetenz genehmigen.
4.5. Unterbreiten Sie Vorschläge zur Prüfung durch das Management, um die Dokumentationsunterstützung der Unternehmensaktivitäten zu verbessern und die Formen und Methoden der Managementarbeit auf der Grundlage des Einsatzes elektronischer Technologie zu verbessern.
4.6. Erfordern Sie das Management zum Erstellen normale Bedingungen zur Ausführung Offizielle Pflichten und die Sicherheit aller Dokumente, die im Rahmen der Aktivitäten des Unternehmens erstellt werden.
4.7. Arbeiten Sie mit Dokumenten, die mit „CT“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet sind.
4.8. Treffen Sie Entscheidungen im Rahmen Ihrer Kompetenz.
4.9. Interagieren Sie mit allen Dienststellen (Mitarbeitern) des Unternehmens in Fragen der Überprüfung der Ausführung von Dokumenten und der Einreichung notwendige Informationen Management.

5. VERANTWORTUNG

Der stellvertretende Sekretär ist verantwortlich für:

5.1. Die Qualität der der Unternehmensleitung zur Unterschrift vorgelegten Dokumente.
5.2. Nachlässiger, nachlässiger Umgang mit der Registrierung und Pflege von Dokumenten.
5.3. Sicherheit der Dokumentation, Offenlegung von als „Vertraulich“ oder „KT“ eingestuften Informationen.
5.4. Ungenaue und nicht rechtzeitige Erfüllung der in dieser Anleitung vorgesehenen Arbeitspflichten.

Generaldirektor ________________ __________________________

Rechtsberater ________________ __________________________

Ich habe die Anleitung gelesen ________________ __________________________

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN 1.1. Der stellvertretende Sekretär gehört zur Kategorie der Unternehmensspezialisten und wird vom Direktor eingestellt und entlassen. 1.2. Die Hauptaufgaben des Sekretärsassistenten sind die organisatorische und dokumentarische Unterstützung der Führungstätigkeiten. 1.3. Der stellvertretende Sekretär berichtet direkt an den Direktor des Unternehmens. 1.4. Bei seiner Tätigkeit orientiert sich der Referentensekretär an: - Gesetzgebungsakten der Russischen Föderation; - Satzung des Unternehmens; - Regelungen zu den funktionalen Dienstleistungen des Unternehmens; - Anordnungen (Anweisungen) der Unternehmensleitung; - normative und methodische Materialien zur Organisation der Büroarbeit; - diese Stellenbeschreibung. 1.5. Für die Position des Sekretärs-Assistenten werden Personen ernannt, die über eine Hochschul-, Sekundarschul- und Fachausbildung sowie mindestens einjährige Berufserfahrung verfügen oder über keine Berufserfahrung verfügen, allerdings unter der Bedingung, dass sie eine Ausbildung zum Sekretär-Assistenten abgeschlossen haben. 1.6. Der Sekretär-Assistent muss folgende Fragen kennen: - Aussichten für die Entwicklung des Unternehmens, seine finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten; - Organisation der Arbeit mit Dokumenten, Erstellung von Dokumentationen; - Organisation der Führungsarbeit; - Nutzung von Computer- und Organisationsgeräten; - Übersetzung der offiziellen Dokumentation eines Handelspartners in eine Fremdsprache; - Arbeitskultur und Arbeitsethik; - Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Brandschutz. 2. FUNKTIONEN Dem Sekretär-Referenten werden folgende Aufgaben übertragen: 2.1. Informations- und Nachschlagedienste zu Unternehmensdokumenten. 2.2. Methodische Anleitung und Kontrolle der Organisation der Büroarbeit in Strukturbereichen und Unternehmenszweigen. 2.3. Dokumentation der Tätigkeit der Beratungsgremien des Unternehmens. 2.4. Operative und organisatorische Dienstleistungen für das Management. 2.5. Aufrechterhaltung der Vorbereitung der Personaldokumentation und -aufzeichnungen (in Abwesenheit eines Personalinspektors). 3. OFFIZIELLE VERANTWORTLICHKEITEN Der stellvertretende Sekretär muss: 3.1. Bereiten Sie die erforderlichen Dokumente vor und stellen Sie die finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens sicher. 3.2. Bereitstellung von Empfang, Buchhaltung, Registrierung, Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten, Informations- und Referenzdiensten sowie Speicherung von Dokumenteninformationen. 3.3. Überwachen Sie die Qualität der Vorbereitung, die Richtigkeit der Erstellung, Koordination und Genehmigung der der Unternehmensleitung zur Unterzeichnung vorgelegten Dokumente. 3.4. Überwachen Sie die Ausführung von Dokumenten und Anweisungen des Managements und ergreifen Sie zeitnah Maßnahmen, die auf deren rechtzeitige und qualitativ hochwertige Ausführung abzielen. 3.5. Organisieren Sie die Vorbereitung, Entscheidungsfindung und kommunizieren Sie diese an die unmittelbaren Ausführenden. Analysieren Sie dem Management vorgelegte Zertifikate und Berichte und ziehen Sie daraus kompetente Schlussfolgerungen. 3.6. Führen Sie eine operative Kommunikation mit Drittorganisationen (sowohl kommerziellen als auch staatlichen) und einzelnen Bürgern über die aktuellen Aktivitäten des Unternehmens durch (Telefon, Fax usw.). 3.7. Empfangen Sie Besucher. 3.8. Führen Sie Arbeiten zur Dokumentationsunterstützung für Personalaktivitäten des Unternehmens durch: - Erstellung von Personalaufträgen; - Registrierung von Personalkarten des T-2-Formulars oder Personalakten; - Registrierung von Arbeitsbüchern; - Registrierung und Pflege von Arbeitsverträgen (Vereinbarungen); - Erstellung von Reisedokumenten; - Registrierung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen; - Führung von Arbeitszeitnachweisen; - Ausstellung von Bescheinigungen über Berufserfahrung und Gehalt. 3.9. Sorgen Sie für Schreib- und Kopierarbeiten. 3.10. Nutzen Sie einen Personal Computer als Mittel zur Automatisierung der Dokumentationsunterstützung eines Unternehmens. 3.11. Führen Sie eine jährliche Auswahl von Dokumenten zur Archivierung oder Vernichtung durch. 3.12. Führen Sie individuelle Anweisungen des Managements bezüglich des Profils der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens aus. 4. RECHTE Der stellvertretende Sekretär hat das Recht: 4.1. Fordern Sie die erforderlichen Materialien von den Funktionsdiensten sowie Erläuterungen zu den Gründen für die Verzögerung bei der Erledigung von Aufgaben und Anweisungen vom Management an. 4.2. Überprüfen Sie Dokumente und leiten Sie sie zur Ausführung an Manager und Spezialisten des Unternehmens weiter. 4.3. Fordern Sie die ausübenden Künstler auf, Dokumente fertigzustellen, die unter Verstoß gegen die festgelegten Regeln für ihre Vorbereitung und Ausführung (GOST 6.38-90) und die internationalen Regeln für die Erstellung von Dokumenten (ISO) erstellt wurden. 4.4 Dokumente über Managementaktivitäten im Rahmen ihrer Kompetenz genehmigen. 4.5. Unterbreiten Sie Vorschläge zur Prüfung durch das Management, um die Dokumentationsunterstützung der Unternehmensaktivitäten zu verbessern und die Formen und Methoden der Managementarbeit auf der Grundlage des Einsatzes elektronischer Technologie zu verbessern. 4.6. Fordern Sie das Management auf, normale Bedingungen für die Erfüllung offizieller Aufgaben und die Sicherheit aller im Rahmen der Unternehmenstätigkeit erstellten Dokumente zu schaffen. 4.7. Arbeiten Sie mit Dokumenten, die mit „CT“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet sind. 4.8. Treffen Sie Entscheidungen im Rahmen Ihrer Kompetenz. 4.9. Interagieren Sie mit allen Dienststellen (Mitarbeitern) des Unternehmens in Fragen der Überprüfung der Ausführung von Dokumenten und der Übermittlung der erforderlichen Informationen an das Management. 5. VERANTWORTLICHKEIT Der stellvertretende Sekretär ist verantwortlich für: 5.1. Die Qualität der der Unternehmensleitung zur Unterschrift vorgelegten Dokumente. 5.2. Nachlässiger, nachlässiger Umgang mit der Registrierung und Pflege von Dokumenten. 5.3. Sicherheit der Dokumentation, Offenlegung von als „Vertraulich“ oder „KT“ eingestuften Informationen. 5.4. Ungenaue und nicht rechtzeitige Erfüllung der in dieser Anleitung vorgesehenen Arbeitspflichten. Generaldirektor ________________ __________________________ (Unterschrift) (Nachname, kommissarisch) Rechtsberater ________________ __________________________ (Unterschrift) (Nachname, kommissarisch) „__“_________ 199_ KOMMENTARE: ------------ Eine Stellenbeschreibung ist a Dokument, das die Funktionen, Rechte und Pflichten eines Unternehmensmitarbeiters definiert. Bei Streitigkeiten oder Konfliktsituationen ist eine Stellenbeschreibung erforderlich Arbeitsbeziehungen. Auf Grundlage der Stellenbeschreibung wird ein Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer erstellt. Stellenbeschreibung wird erarbeitet Personalabteilung, wird mit dem Rechtsberater des Unternehmens vereinbart und vom Unternehmensleiter genehmigt. Alle wesentlichen Änderungen der Stellenbeschreibung erfolgen im Auftrag des Direktors (stellvertretenden Direktors) des Unternehmens.

Die Sekretärin wird als treue Assistentin und rechte Hand des Chefs bezeichnet, und das aus gutem Grund, denn zu den Aufgaben der Manager-Sekretärin gehört auch die Sicherstellung effektiver Management- und Verwaltungstätigkeiten. Die Sekretärin des Managers ist mit der Vorbereitung und Ausführung von Geschäftspapieren und -dokumenten beschäftigt, hilft dem Chef im Geschäft und löst viele organisatorische Probleme.

Auch die Position eines Sekretär-Assistenten kann als repräsentative Position angesehen werden, da er das Gesicht des Unternehmens ist – er empfängt Gäste, beantwortet Anrufe und Briefe. Diese Art von Arbeit erfordert große Gelassenheit, Kommunikationsfähigkeit und Organisation. Aus diesem Grund kann der Beruf der Sekretärin große Perspektiven versprechen – aus einer Fachkraft kann künftig Büroleiterin werden, dann einer der Direktoren oder Topmanager.

Arbeitsorte

Die Position des Geschäftsführers ist in fast jedem Unternehmen erforderlich, das über ein Büro für Kunden und Besucher verfügt. Dies können sowohl große Unternehmen als auch kleine Unternehmensorganisationen sein.

Geschichte des Berufs

Die ersten Sekretäre können als Schreiber und Chronisten betrachtet werden – sie schrieben die königlichen Dekrete und Befehle nieder, zeichneten aktuelle Ereignisse auf und waren für die Aufrechterhaltung der Korrespondenz verantwortlich. Im Laufe der Zeit haben sich die Befugnisse des Sekretärs erheblich erweitert und er kann heute vielfältige Funktionen wahrnehmen. Es bestand also Bedarf an Spezialisten enge Spezialisierung, wodurch der Beruf des Sekretärsassistenten, des Sachbearbeiters, des Sekretärs-Übersetzers und des Büroleiters entstand.

Aufgaben der Sekretärin

Zu den beruflichen Aufgaben des Sekretariatsassistenten gehören:

Empfang von Besuchern;
Empfangen von Telefonanrufen;
Aufzeichnungen führen;
Planung des Arbeitstages des Managers;
Organisation von Treffen;
Bestellung von Tickets und Hotelreservierungen für den Manager und andere Mitarbeiter während einer Geschäftsreise;
Bestellung von Schreibwaren für das Büro;
Erfüllung der Wünsche des Managers.

Manchmal gehört zu den Aufgaben der Manager-Sekretärin auch die Korrespondenz auf Englisch.

Anforderungen an eine Sekretärin

Zu den Anforderungen an eine Sekretariatsassistenz gehören:

Sekundar- oder Hochschulbildung;
PC-Besitz;
Kenntnisse der Grundlagen der Büroarbeit;
Englischkenntnisse (manchmal).

Darüber hinaus erfordert die Position einer Sekretärin folgende Fähigkeiten:

Pünktlichkeit;
die Fähigkeit, gut (vorzeigbar) auszusehen;
Organisation.

Beispiel für einen Lebenslauf einer Sekretärin

So werden Sie Sekretärin

Wie werde ich Sekretärin? Das kann jeder haben höhere Bildung die eine Sekretariatsassistenzausbildung absolviert oder eine Ausbildung direkt am Arbeitsplatz erhalten haben. Arbeitgeber stellen in der Regel keine besonderen Anforderungen an die erworbene Fachrichtung des Bewerbers, sondern legen Wert darauf, sicherzustellen, dass der Bewerber über die erforderlichen Kenntnisse verfügt persönliche Qualitäten und war in der Lage, Aufgaben auf dem richtigen Niveau zu erfüllen.

Gehalt als Sekretärin

Das Gehalt einer Sekretärin kann zwischen 15 und 45.000 Rubel variieren. Das Einkommen hängt von den Aufgaben des Arbeitnehmers und der Region ab, in der er arbeitet. Das durchschnittliche Gehalt eines Sekretärsassistenten beträgt 30.000 Rubel.

Wo kann man trainieren?

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