Infotunnid ja pressikonverentsid on kohtumised ametnike ja meedia esindajate vahel, et teavitada avalikkust päevakajalistest probleemidest.

Briifing on pühendatud mitme sündmuse lühiülevaatele, ei kesta üle 30-40 minuti ja seda kasutavad peamiselt riigiasutused.

pressikonverents on pühendatud 1-2 küsimuse üksikasjalikule arutelule ja kestab keskmiselt 1,5 tundi.

Pressikonverentsi pidamine on õigustatud ainult siis, kui:

1) organisatsioonis on "kuumad" uudised ja on vaja teha oluline sõnum, mille kohta ajakirjanikel võib tekkida küsimusi, või on vaja kiiresti reageerida teatud sündmusele;

2) linna tuleb kuulus spetsialist, huvitav inimene, valmis meedia ees esinema;

3) ajakirjanikud eelistavad isikuandmete kontakte ametnikega.

Muudel juhtudel edastatakse info meediale pressiteate teel ning pressikonverentsi korraldama ei pea.

Pressikonverentsi ettevalmistamine ja pidamine

Pressikonverents on PR-i kõige olulisem vahend, mis nõuab hoolikat ettevalmistust ja koosneb järgmistest etappidest.

1. Konverentsi kuupäeva ja kellaaja valimine. Mõned valikud on võimalikud:

. pressikonverents peab toimuma kindlal päeval;

. kui on võimalik päeva valida, tuleks vältida kokkulangemist muude ajakirjanduse ja muu avalikkuse jaoks oluliste sündmustega (poliitikategelaste sõnavõtud, kultuuri- ja spordielu sündmused jms).

2. Sobiva ruumi valimine. See ei tohiks olla liiga suur, et ruum näiks pooltühi, ja see ei tohiks olla kellegi kontor. Pressikonverentse saab korraldada hotellide ärikeskustes, kohalikes pressiklubides, ühiskondlikud hooned asuvad piirkondades, mis ei ole meedia esindajatest kaugel.

Peate kontrollima saadavust:

. sobiv arv toole;

. kohad telekaamerate paigutamiseks;

. mikrofon;

. mikrofoni alused platvormil;

. toiteallikas (teleriseadmete pistikupesad);

. Meedia esindajate registreerimise ja trükiste levitamise laud;

. kõlarite laud ja toolid;

. tuhatoosid;

. stendid (vajadusel);

. mineraalvesi osalejatele (soovitavalt).

3. Meedia esindajate teavitamine eelseisvast pressikonverentsist.

Kutsed saadetakse nii, et need jõuaksid adressaadini vähemalt 7 päeva enne pressikonverentsi. Need sisaldavad:

. teema;

. võtmekõnelejate täisnimi;

. mõned üksikasjad, mis on vajalikud toimetaja veenmiseks sündmuste kajastamise otstarbekuses, kuid mitte piisavad, et pressikonverentsil osalemise soovi heidutada;

Pressikonverentsi kuupäev, koht, kellaaeg ja kestus;

Pressisuhete eest vastutava isiku täisnimi ja kontakttelefon.

4. Aruandetekstide koostamine. Kõikide aruannete tekstid trükitakse eelnevalt välja. Konverentsi ajal on need kättesaadavad kohalviibivatele ajakirjanikele ning pärast konverentsi saadetakse need meediaväljaannetele, mille esindajaid kohal ei olnud. Iga pressiesindaja jaoks koostatakse ka vastavat teavet sisaldav pressikomplekt.

5. Pressikonverentsi eelõhtul:

Peaosalistega arutatakse läbi pressikonverentsi käik;

Täpsustatakse kõnede järjekorda ja sisu;

Helistatakse - meeldetuletused meedia esindajatele, kelle kohalolekut oodatakse;

Konverentsil osalejate nimekiri koostatakse ja saadetakse laiali pressiesindajatele.

6. Pressikonverentsi toimumise päeval. Kõik ettevalmistused peavad olema lõpetatud vähemalt 30 minutit ette. Sissepääsu juures on registreerimislauad; Ajakirjanikud registreerivad ja saavad pressiteateid, osalejate nimekirju ja muid jaotusmaterjale.

Kõlarid istuvad teatud kõrgusel; nende ette on pandud sildid nimede ja ametikohtadega (pealdised on suures kirjas ja nähtavad tagumistest ridadest).

Pressikonverentsil osalevatel töötajatel peab olema märgid- isikutunnistused, mis sisaldavad organisatsiooni täisnime, ametikohta ja nime.

Pressikonverentsi viib läbi määratud vastutav isik. Ta kutsub kohalolijaid üles vaikima ja tutvustab eesistujat. See võib olla organisatsiooni juht. Eesistuja teeb sissejuhatuse, tutvustab pressikonverentsi alguses osalejaid ja annab seejärel sõna esinejatele.

Pärast ettekandeid vastavad esinejad meedia esindajate küsimustele.

Pressiesindajate soovil saab kokku leppida individuaalseid intervjuusid.

7. Pressikonverentsi lõpus Selle osalejatele korraldatakse reeglina mitteametlik osa.

Briifingu ettevalmistamine

Taga paar päeva enne infotundi järgmine:

. broneerida konverentsiruum (vajalik on suure lauaga ruum);

. helistada ja isiklikult kutsuda ajakirjanikke (tavaliselt on nende arv 6-12 inimest);

. helistage uuesti ajakirjanikele, kelle kohalolek on vajalik;

. korraldada pressiliini ja sõnastada põhiteemad; planeerida vajalikke esinemisi;

. päev varem tee veel kord selgeks briifingu põhiteemad;

. kontrollida, kas esinejate plaanid on muutunud ja kas kõik planeeritud ettekanded toimuvad;

. valmistada ette vajalikud trükimaterjalid.

Enne briifingu algust vajalik:

. kontrollida info- ja analüüsiteenistuse valmisolekut;

. veenduge, et ruum on koosolekuks hästi ette valmistatud.

Briifingu ajal järgmine:

. tutvustada ajakirjanikke ja esinejaid üksteisele;

. luua pingevaba õhkkond; pakkuda kohvi või karastusjooke; tagama, et kõigil oleks võimalus sõna võtta;

. koostab infotunnil viibinute nimekirja; pidada meedia esindajatega läbirääkimisi edasise koostöö üle.

Intervjuu

Intervjuud on järgmist tüüpi:

1) tagaselja;

2) täistööajaga kaudne;

3) näost näkku otse.

Kirjavahetus Intervjuu eelduseks on suhtekorraldaja ja korrespondendi vaheline eelkokkulepe ajakirjandust huvitavate küsimuste kirjaliku koostamise ja nende edastamise kohta organisatsiooni pressiteenistusele. Organisatsioon koostab kirjalikud vastused ja esitab need avaldamiseks ajalehe/ajakirja korrespondendile. Loomulikult on see organisatsioonijuhtide kõige rahulikum ja eelistatuim intervjuutüüp.

Täiskohaga kaudne Intervjuu eeldab eelnevat küsimustega tutvumist. Intervjuu ise viib aga läbi korrespondent isiklikult ning see ei välista uusi, planeerimata küsimusi, mis võivad korrespondendil intervjuu käigus tekkida. Kui intervjuu filmitakse ka telesaadete edastamiseks, nõuab see kindlasti rohkem närvipinget, meelerahu ja valmisolekut kui tagaselja intervjuu.

Isiklikult otse- enamik keeruline välimus intervjuu. Küsimused on varem teadmata. Ilmselt tegi seda ka reporter. Otseülekanne pole välistatud.

PR-praktikud soovitavad intervjuuks valmistumisel kasutada järgmisi soovitusi.

Intervjuu ajakirjandusele

Taga paar päeva enne intervjuud

. Kui teate, kes intervjuule tulevad, proovige leida selle korrespondendi avaldatud artikleid intervjuu teemal. See aitab teil kindlaks teha korrespondendi suhtumise teemasse, mõista tema seisukohta, kujutada ette erinevaid teda huvitavaid probleeme ja valmistuda vastavalt intervjuuks.

. Andke korrespondendile vajalikud trükimaterjalid. Kindlasti teavitage esmalt ajakirjandust oma organisatsiooni eesmärkidest.

. Täpsustage intervjuu läbiviimise viis - telefoni teel või isiklikult. Mõelge, kuhu oleks parem isikliku vestluse korral korrespondent kutsuda. Kui teie kontor ei ole esinduslik, saate intervjuu läbi viia restoranis või rentida kontori hotellist.

. Uurige, kas korrespondent plaanib fotosid avaldamiseks, täpsustage, millised ja valmistage selleks kõik vajalik. Selgitage, kas ajakirjanikul on plaanis teha fotodega seotud lisaintervjuu.

. Uuri välja intervjuu eeldatav kestus, võimaliku avaldamise kuupäev ja rubriik, milles materjal avaldatakse.

. Kontrollige ruumi, kus pildistamine toimub. Pidage meeles, et taust on oluline.

Intervjuu ajal

Pressikontaktametnik peab vestluse ajal kohal olema. Ta ei sekku millessegi, vaid parandab küsimusi. Tema seisukoht on "intervjuu nimel".

Veenduge, et ajakirjanik on saanud tutvustavad materjalid.

. Jälgi, et pildistamise ajal ei oleks taustal või kiisu kohal katkisi toole või muid sobimatuid esemeid.

. Kui arvate, et intervjuu oleks sobilik salvestada, andke sellest kindlasti ajakirjanikule teada ja ärge kunagi salvestage ilma loata.

. Kontrollige, kas ajakirjanik on õigesti salvestanud intervjueeritava täisnime ja ametikoha, samuti pressisuhete eest vastutava isiku.

. Veenduge, et ajakirjanik teaks, mille jaoks edastatav teave on mõeldud. See võib olla mõeldud: üldiseks teabeks, tsiteerimiseks, salvestamiseks, mitte salvestamiseks.

Intervjuu edasiTV

1. Määratlege oma eesmärk. Mõelge oma kõne põhipunktid eelnevalt läbi. Püüdke keskenduda kõige olulisematele aspektidele. Pidage meeles, et intervjuu näitamine võtab vähe aega, võib-olla näidatakse ainult selle põhilist (ajakirjanike vaatenurgast) või ilmekamat osa.

2. Valmistuge intervjuuks. Uuri välja saate teema, vestluse suunad ja osalejate ring. Vaadake selle saate varasemaid saateid, tunnetage saate enda ja selle saatejuhi stiili. Valmistage ette kõne selle programmi stiilis. Mõelge küsimustele, mida teile võidakse esitada, ja valmistage oma vastused hoolikalt ette. Vajadusel aitab see vestlust õiges suunas liigutada. Olge lühike ja asjakohane. Spetsiaalse või statistilise teabe ettevalmistamiseks ja küsimustele vastamiseks võtke ühendust spetsialistidega.

3. Ole enesekindel. Pidage alati meeles, et teate vestluse teemast rohkem kui teie vestluspartner. Ole sõbralik, korrektne, rahulik. Sinu ärevus on loomulik ja põhjendatud, ära selle pärast muretse. Rääkige oma vestluskaaslasega nagu sõbraga - mitteametlikult, kuid mitte mingil juhul tuttavalt - see loob viisaka ja meeldiva inimese kuvandi.

4. Hoidke initsiatiiv oma kätes. Keskenduge nendele küsimuse osadele, mis võivad viia teie peamise eesmärgini. Ärge kartke "provotseerivaid" küsimusi, millele vastates peaksite puudutama negatiivseid aspekte. Rääkige negatiivsetest, kuid keskenduge alati positiivsetele.

5. Vastake küsimustele hoolikalt. Kuulake hoolikalt iga küsimust. Kui te sellest aru ei saa või ei tea, kuidas vastata, olge aus. Ära lase end tõmmata vestlusesse väljaspool oma pädevust. Võimalusel vasta jah või ei küsimustele ning seejärel arenda oma ideed. Esiteks aitab see teil vastust sõnastada ja teiseks vastab see avameelse ja tõsise inimese kuvandile.

6. Muutke intervjuu lihtsalt arusaadavaks. Kasutage lühikesi fraase ilma kõrvallaused. Vältige tehnilisi üksikasju. Kui teil on vaja esitada statistilist teavet või kommenteerida tehnilised probleemid, kasutage eelnevalt koostatud lühikesi vastuseid. Olge naljadega ettevaatlik. Elav, lühike, vaimukas nali suurendab teie vastuste positiivset muljet, kuid võib-olla tasub meeles pidada, et kõigi huumorimeel on erinev.

7. Koostöö lõppedes ärge unustage helistada või saata tänukiri oma vestluskaaslasele ja programmi korraldajatele.

Teabeüritus

Nagu juba öeldud, ei ole suhtekorralduse tegevus suunatud mitte niivõrd organisatsioonis toimuvate spontaansete sündmuste soodsale kajastamisele, mis ei suuda kedagi huvitada, vaid eriliste sündmuste loomisele, mida hiljem kirjeldatakse ja kajastatakse. Sellega seoses on PR olukordade algataja, nn uudissündmuse looja või informatiivne üritus.

Informatiivne sündmus - see on sõnum või sündmus, mis pärineb uudistest eraldi organisatsioon muudetud uudisteks sihtgrupp see organisatsioon või selle avalikkus tervikuna.

Pressikonverents ja briifing

Pressikonverents on ettevõtte ja ajakirjanike vahelise suhtluse kõige tõhusam vorm, kuna viimased saavad vahetut teavet ettevõtte suhtekorraldusspetsialistidelt ja selle juhtkonnalt. See hõlmab tingimata juhtkonda või inimesi, kes on pressikonverentsil käsitletud teemas kõige pädevamad. Pressikonverents korraldatakse tavaliselt siis, kui on vaja avalikkusega vastuolulisi küsimusi selgitada ja nende tähelepanu mõne probleemi lahendamisele tõmmata. Samuti kutsutakse pressikonverentsid kokku, kui ajakirjanikel on ettevõtte juhtkonnale palju küsimusi mõne sündmuse (ürituse) eel või lõpus. Pressikonverents toimub fondide esindajate kutsel massimeedia. Kutse võib saata kõigile meediakanalitele või valikuliselt. Et pressikonverents oma eesmärke saavutaks, on selle ettevalmistamisel ja läbiviimisel vaja arvestada mitme pealtnäha väikese, kuid tegelikult väga olulise asjaoluga.

Tolleaegsed asjaolud:

• Pressikonverents on kõige parem pidada keset nädalat, sest esmaspäev on meedias toimetuse päev ja soovitud osavõtt ei tule ning reede on nädalavahetusele eelnev päev, kultuuriprogrammide päev ja see mõjutada ka ajakirjanike kohalolekut;
• kuna on teada, et ajakirjanikud töötavad sageli öösiti (hilised väljaanded, salvestused, toimetamine, traktaadid jne), on soovitatav pressikonverents ajastada kella 12.00-14.00, kuna materjalide kättetoimetamine algab kell 15.00 toimetustes, salvestused, stuudioaeg.

Vormi asjaolud:

• Pressikonverentsi kutsel peab kindlasti olema märgitud teema, mis võimaldab toimetusel saata pressikonverentsile selles küsimuses pädevaid ajakirjanikke. Parem on väljastada kutse isiklikuna ja saata see 5–7 päeva enne pressikonverentsi avamist;
• pressikonverentsil peaks olema selge stsenaariumiplaan, mis koosneb kahest osast - ettevõtte seisukoha avaldus probleemi kohta ja vastused ajakirjanike küsimustele. Iga osa aja määrab korraldaja ja see sõltub juhtkonna positsioonist – kas eraldada rohkem aega probleemi lahendamisele või vastupidi, eraldada maksimaalselt aega vastustele;
• Pressikonverentsi võib läbi viia avalike suhete või pressisuhete eest vastutav isik. Saatejuht peab tutvustama osalejaid ajakirjanikele, kelle hulgas on soovitav isik, kes on volitatud tegema pressikonverentsi küsimustes lõplikke otsuseid;
• Soovitav on pressikonverentsil osalejad registreerida meediast, mis võimaldab analüüsida kohtumise tulemusi järgnevate väljaannete põhjal. Registreerimisel on väga kasulik levitada materjale, mis toovad fakte ja selgitavad pressikonverentsi probleemi, mis kaitsevad ebatäpsete tõlgenduste eest (valesti salvestatud, kuuldud, tundunud jne) ja tagavad arusaamise pressikonverentsi olemusest. probleem;
• Ajakirjanike heatahtlikkust ja aktiivsust soodustab kahtlemata karastusjoogide (karastusjoogid, kohvipausid, puhvetid, puhvetid jne) korraldamine. Konverentsi lõpus tuleks teha kosutusi, sest siis on korraldajatel võimalus mitteformaalseks PR-suhtluseks, tihedamate kontaktide loomiseks, usalduslike suhete loomiseks ja vajalike kuulujuttude käivitamiseks.

Briifing meediale

Briifing on lühike operatiivne esitlus ajakirjandusele värskete radade kohta tähtsaid sündmusi. Briifingul olev sõnum on ühepoolne teavitus koos konkreetsete faktide lühiillustratsiooniga. Pressikonverentsi ja infotunni erinevus seisneb neile eraldatud ajaperioodides. Briifing ei tohi olla pikem kui 20–30 minutit. Nii lühike ajavahemik viitab sellele, et briifingu saatejuht saab olukorda kontrollida. Kõnelejale eraldatakse reeglina 10 minutit, ajakirjanike küsimustele kiirete vastuste saamiseks 10–20 minutit. Briifingu võib pidada seistes, ilma ajakirjanikke ja esinejaid lauda istumata. Briifinguid korraldatakse hädaolukordade, avalike skandaalide (massilised mürgistused, transpordi-, sidehäired jne) korral, et anda selgitusi juhtunule, selle põhjustele ning ennetada koheselt meedia vahendusel levivaid võimalikke vigu ja liialdusi antud teemal.

Pressikonverentside ja infotundide läbiviimise reeglid

1. Saavutada teema selge definitsioon, eesmärk ja sobiv valmisolek (statistika, graafikud). Vajalik on esituse sisu ja semantiline rikkus, igasuguse hinnangu ammendav argumentatsioon, mis tahes järeldus.

2. Valmista jaotusmaterjalid väga läbimõeldult. See tuleks koostada nii, nagu poleks keegi kõigest tulemast midagi kuulnud. Mida lihtsam on terminoloogia ja selgem olemus, seda lihtsam on ajakirjanikel refleksiooni saavutada.

3. Mõelge väga detailselt läbi pressikonverentsi stsenaarium, võttes arvesse, kes mida ütleb, mis rolli mängib ja millal.

4. Tervitage ajakirjanikke lahkelt, kuid mitte alatult. Kohustuslik on osalejate tutvustamine ja väljapakutud konverentsikava väljakuulutamine.

5. Kasutage võimalikult lühikesi aruandeid ja mis tahes visuaalse materjali demonstratsiooni, kuna ajakirjanikud kuulevad oma artiklitele ja sõnumitele pidevalt uusi pealkirju.

6. Kasuta loogiliselt järjepidevat argumentatsiooni, vältides sõnumi sisemisi vastuolusid.

7. Planeerige piisavalt aega ajakirjanike küsimustele, tekitamata pettumust või rahulolematust täitumata ootuste tõttu.

8. Jälgige pressikonverentsi kestust - maksimaalselt 40 minutit, mille järel tagage ajakirjanikel võimalus töötada üksikute osalejatega.

9. Pea meeles, et ajakirjanikud ei usu altruismi. Seetõttu ei tohiks eitada enda ärihuve, vaid selgelt ja enesekindlalt esitleda idee või toote eeliseid kolmandatele osapooltele; parim variant- kui kasu mõlemale poolele on korraga selgelt nähtav.

10. Püüdke olla kõigi ajakirjanike suhtes siiralt ja rõhutatult sõbralik. Ajakirjanikel on sellised professionaalselt olulised isikuomadused, kui kõrgendatud õiglustunne ja kõrgelt arenenud enesehinnang.

Esitlus

Esitlus on iseseisev üritus, mis võib toimuda vastuvõtu, ettevõtte, tippametnike, uued tooted kutsutud publiku seltskond. Reeglina toimub ettevõtte esitlus selle avamise või loomise puhul, iga-aastaselt tutvustatakse uusi saavutusi, uut tüüpi tooteid, teenuseid ja ettevõtte uut nägu. Esitatakse seda, mida saab näha, katsuda, maitsta või lugeda. Uutele turgudele sisenemisel korraldatakse ettevõtte esitlus ka riigis, kus filiaal, osakond või esindus avatakse. Ettekanded erinevad pressikonverentsist eelkõige erinevatest suhtlusringkondadest kutsutute rohkuse, kultuuriprogrammi suurema rõhuasetuse ja mis kõige tähtsam – teema poolest. Kui pressikonverentsid on tavaliselt pühendatud probleemsetele teemadele, siis ettekanded on seotud teatud kindlate tulemustega ettevõtte tegevuses, millele on mõttekas tõmmata meedia ja avalikkuse tähelepanu. Korraldatakse esitlusi potentsiaalsetele tarbijatele, ostjatele, koostööpartneritele, investoritele, alati on oodatud ka meedia esindajad. Esitluse kestus sõltub igal konkreetsel juhul esitatavast materjalist. Iga esitluse loomulik omadus on selle piiratud kestus. Ettekanne sisaldab sarnaselt pressikonverentsiga küsimuste-vastuste seanssi.

Esitluse läbiviimine hõlmab järgmisi samme.

1. Eesmärgi ja selle prioriteetide kindlaksmääramine uute klientide meelitamise, ettevõtte maine kujundamise, uute partnerite, sealhulgas kasumlike tarnijate, investorite kaasamise, suhete parandamise valdkonnas kohalike omavalitsuste, teatud avalikkuse ringkondadega.

2. Ettekande kontseptualiseerimise põhjendamine idee kujundamise, esitluse koha ja aja, osalejate koosseisu ja kogukulude suuruse määramise kaudu. Esitlust on soovitav alustada pärastlõunal, selle kestus ei ületa 4 tundi, sealhulgas ametlik osa ja kultuuriprogramm - 1,5–2 tundi, õhtusöök või buffet - 2 tundi.

3. Esitlusprogrammi väljatöötamine. Ametisse määratakse vastutav isik (juht), kes on kõrgel ametikohal ettevõtte juhtkonnas ning omab kõnevõimet ja rahvusvahelist etiketi oskust. Tavaliselt on esitlusskript järgmine:

• võõrustaja tutvustab ettevõtte juhte ja olulisi külalisi;
• näidatakse 7–12 minutit kestvaid reklaamfilme esitluse ideed (esitlusobjekti uuenduslikkus, sotsiaalne tähtsus, asjakohasus ja originaalsus) kajastavate süžeedega;
• ettekandja annab sõna ettevõtte juhtidele lühisõnumiteks 2–3 minuti jooksul koos näidiste, uut tüüpi toodete paigutuste, tehnoloogiate demonstreerimisega;
• eraldatakse aega kohalviibijate küsimustele ja neile ettevõtete juhtide ja juhtivspetsialistide vastustele;
• võõrustaja annab külalistele sõna soovide, kommentaaride, õnnitluste, ettepanekute ja konstruktiivsete märkustega; on ette nähtud suveniiride, mälestusalbumite, rinnamärkide, aadresside esitlus;
• viimane osa hõlmab banketi, puhvet, mitteametlikku teabevahetust, kontakte ja muid ärilise PR-suhtluse vorme.

Ettekandjal on kasulik teada küsimuste tüüpe, mis võivad esitlusele ohtu kujutada: küsimus - varjatud vastuväide, kaitseküsimus, uuriv küsimus, näidisküsimus, väljakutse küsimus jne.

1. Küsimus-vastulause – küsitakse olukordades, mis on olulised selle küsimuse esitaja huvide ohustamise kohta. Saate sellega toime tulla tavaliste tehnikate abil:

• ära võta kaitsepositsiooni;
• sõnasta küsimus enda jaoks ümber;
• ärge astuge kavandatavasse vaidlusse;
• maini asja kasulikku külge.

2. Küsimuste edastamine - küsitakse juhtudel, kui ettekandja ettepanek võib mõjutada küsimuse esitaja huve. Tavaline viis edukaks toimetulekuks on suunata küsimus küsijale, panna ta rääkima, seejärel kui on raskusi küsimuse faktitasandil lahendamisega, edastada see teistele rühmaliikmetele.

3. Demonstratsiooniküsimus – palutakse näidata kolleegidele, kui hästi informeeritud on küsimuse esitaja. Siinkohal on kohane avalikult kiita vastase teadmisi, kinnitades, kui asjatundlik ja pädev ta on.

4. Testiküsimus – mõeldud esitleja teadmiste ja kogemuste testimiseks. Siin on peamine mitte õigustada oma teadmatust ja ebakompetentsust selles küsimuses. Kasulik on lubada küsimuse esitajale tundmatu välja selgitada ja see lubadus täita.

5. Küsimus-kompromiss – küsitakse, kui vastane avaldab oma potentsiaalilt konfliktitundlikku hinnangut. Eesmärgiks ennetada konflikti tekkimist ja vastaspoolte lepitamist, parafraseerides tehtud väidet sõnastuse pehmendamisega.

6. Question-challenge – kõlab siis, kui saatejuht avaldab hinnangut, mis kogemata riivab ühe vaataja teadmiste valdkonda. Optimaalne on kohe taganeda, säilitades väärikuse, tagastades vastasele tema valduses olevad õigused ja võimalusel temalt nõu küsida.

7. Hoiatusküsimus – esitatakse siis, kui vastane avaldab teravat hinnangut, mis on oma olemuselt konfliktiohtlik. Eesmärk on ennetada konflikte, näidates üles otsustavust oma seisukohti kaitsta ja võimet selle poolt ratsionaalselt argumenteerida.

Üldiselt on keerulised küsimused kõige parem suunata kaaseksperdile, mõnele teisele kuulajaskonna liikmele ja pakkuda üldiseks aruteluks. Samuti võite vastust edasi lükata keeruline küsimus, andke endale aega selle üle järelemõtlemiseks, kuid pöörduge selle juurde kindlasti edaspidi tagasi. Igal juhul ei saa neid maha vaikida ega vältida, see võib jätta ettevalmistatud, arutelude läbiviimise kogemusega publikule äärmiselt ebasoodsa mulje ja tekitada umbusaldust kogu pakutava teabe suhtes.

Pressi ringkäik

Vahetule tööle ajakirjanikega pressiringi päeval eelneb üsna töömahukas ettevalmistusperiood, mis hõlmab pikki läbirääkimisi nii organisatsioonisiseselt kui ka meediaga. Avalike suhete osakond selgitab koos juhtkonnaga pressituuri eesmärgid. See tähendab, et pressituur peaks olema pühendatud kas millelegi märkimisväärsele, mis on juba saavutatud, või paljutõotav areng organisatsioon (piirkond, teaduslik suund). Viimasel juhul (tuleviku nimel töötav pressituur) on oluline avalikkust vahendite kaudu tutvustada massikommunikatsioon nende plaanidega, samuti võib-olla partnerite ja investorite otsimisega. Suhtekorraldaja jaoks on oluline kohe pärast pressiringreisi läbiviimise otsuse tegemist saada juhtkonnalt dokumendid (korraldused), mis määratlevad pressiringkäigu eesmärgid ja kuupäeva, samuti on märgitud vastutavate isikute nimed. selle ettevalmistamise ja läbiviimise eest. Järgmiseks määratakse (ka kokkuleppel juhtkonnaga) ajakirjanikele mõeldud kontrollobjektid ja määratakse igal objektil selgitusi andvad spetsialistid. Pressituuri marsruut valitakse ja igas tuuri planeeritud peatuses määratakse ürituse eest vastutajad. Kõik tugikohustused tõhus töö ning kontakte ettevõtte haldus- ja majandussektori töötajatega viivad läbi avalike suhete osakonna spetsialistid. Sama osakond tegeleb organisatsiooni meediaandmebaasi alusel regulaarse meediaga suhtlemise ja regulaarse suhtlemise loomise ja hoidmisega ning koostab esialgse nimekirja ajakirjanikest, kelle kohalolek antud päeval oleks soovitav ja kasulik. Tuleb arvestada, et nagu praktika näitab, ei saa ligikaudu 50% algselt nimekirja kantud ajakirjanikest sellel päeval erinevatel põhjustel organisatsiooni külastada. Mõned neist, tänades kutse eest ja avaldanud kahetsust, et seda ei saanud vastu võtta, näitavad siiski üles huvi ja paluvad saata kõik selle sündmusega seotud materjalid. Loomulikult tuleks selline taotlus alati rahuldada. Nüüd on õige aeg vaadata trükiseid, mida avalike suhete osakond pressituuri planeerides koostab. Kõik otsused ja kokkulepped, mis tänu üritusele sõlmitakse, vormistatakse paberil. Nimetame siinkohal vaid peamised suhtekorraldusosakonna poolt pressiringkäigu jaoks koostatud materjalide liigid. Kogu materjalivalikut on üsna lihtne jagada konkreetse sihtrühma jaoks ettenähtud otstarbe järgi. Ja alustades kõige üldisemast määratlusest avalike rühmade kohta, kellega suhtekorraldajad peavad pressireisi ettevalmistamisel ja läbiviimisel ühendust võtma, eristame sise- ja välispublikut. Töö plaanide või soovi korral organisatsiooni enda üksikute osakondade pressiringreisile kaasamise stsenaariumide loomise kallal algab kohe pärast seda, kui juhtkond on välja andnud korralduse pressiringkäigu läbiviimiseks, näidates ära pressituuri kõigi etappide eest vastutava esineja eesmärgi, aja ja nime. nii pressituuri ettevalmistamine kui ka läbiviimine. Tavaliselt alustavad nad pressireisi programmi koostamisega vastavalt üldistele soovitustele ja seejärel määravad kindlaks, kes mida ja millal teeb, ning need kohustused määratakse mitte ainult PR-spetsialistidele, vaid ka konkreetsetele isikutele nendes osakondades, kuhu ajakirjanikke kutsutakse. , samuti haldus- ja majandusteenuste esindajad. Kõik see vormistatakse korralduste kujul, mis näitavad rakendamise tähtaegu. Loomulikult toimub kogu ettevalmistustöö regulaarsetes kontaktides ärikohtumiste tasemel praktiliste küsimuste lahendamiseks. Töö välise auditooriumiga on kirjalike dokumentide osas palju ametlikum ja selgem. Kui üritus, millele pressituur on plaanis, on tõesti väga tõsine ja linnavalitsus võib selle vastu huvi tunda, siis tuleks saata kutsed linnajuhtidele. Hiljem, päev enne plaanitud pressituuri, tuleb saada telefoni teel kinnitus ning selgitada välja inimeste nimed ja ametikohad, kes kavatsevad üritusel osaleda. Regulaarsed kontaktid peetakse otse meedia esindajatega:

• neile saadetakse pressiteade - teadaanne lühisõnumiga eelseisva pressituuri kohta ja kutse sellest osa võtta;
• mõni aeg hiljem saadetakse toimetusele pressiteade koos detailne info pressiringkäigu eesmärkide ja selle mõningate üksikasjade edastamise kohta;
• paar päeva enne pressiringkäiku selgitab organisatsioon telefoni teel meedia, sh raadio ja televisiooni esindajate nimekirja ning nende nõuded töö tehnilise poole tagamiseks;
• pressireisi ettevalmistusperioodil koostab suhtekorraldusosakond spetsiaalse pressikomplekti, mida esitletakse ajakirjanikele kas saabumisel või lahkumisel; Samuti valmistatakse ette täiendavaid teatmematerjale organisatsiooni ja selle tootmise ning tehnoloogilise spetsiifika kohta, mida ajakirjanikele jagada juhuks, kui nad kavatsevad teha suurepärane materjal pressituuri teemal.

Seega tuleb regiooni täismahus pressireisi korraldamisel läbi mõelda sellised sündmuste plokid nagu:

• kohtumine rongijaamas või lennujaamas, majutus, juhendav koosolek, mis kirjeldab teie linnas viibimise üksikasju;
• ajakirjanike saatmine kogu pressituuri marsruudil;
• toit, õhtune vaba aeg, kultuuriprogramm, ostlemine;
• kohtumine täidesaatva ja seadusandliku valitsusvõimuga;
• asjakohaste sündmuste ja rajatiste külastamine;
• linna huvitavamate paikade külastamine, nende sotsiaal-majandusliku arenguga tutvumine;
• lõpukoosolek, reisi tulemuste kokkuvõte, jaama või lennujaama asumine.

Üldiselt kompenseerib pressireisi korraldamise ressursimahukuse täielikult selle PR-tõhusus, kuna see on reisidel, ühistöö käigus (siin kasutatakse sellist ajakirjanike mõjutamist nagu ühistegevusse kaasamine) , tekib mitteametlik, konfidentsiaalne suhtlus, luuakse tihedad kontaktid, tugevad inimestevahelised sidemed ajakirjanduskogu ja selle üksikute liikmetega, mis võivad tulevikus tuua PR-spetsialistile ja ettevõttele tõelisi dividende.

Vastuvõtt

Äriküsimused suhtekorralduses ja edutamises ei lahendata mitte ainult läbirääkimiste laua taga, vaid ka vastuvõttudel. Vastuvõttudel antakse äripartneritele võimalus saada lisainfot, süvendada ja laiendada kontakte. Ärimeeste jaoks on vastuvõtt ennekõike ametliku tegevuse loogiline jätk teises formaadis ja oludes. Vastuvõttudel vahetatakse aktiivselt arvamusi ja infot ning luuakse sõprussidemeid, mis on ärikontaktides väga oluline. On vaja eristada kehtivaid ja esinduslikke võtteid, mis on suunatud erinevate probleemide lahendamisele.

1. Rutiinne vastuvõtt toimub regulaarselt ettevõtte igapäevategevuse osana. Tööd külastajate ja klientidega vastuvõttudel teevad nii ettevõtte juhtkond kui ka siseosakondade spetsialistid. Vastuvõtt toimub spetsiaalses kontoriruumis või eraldiseisvas kõrvalistest isikutest isoleeritud, mööbli ja läbirääkimislaudadega varustatud vastuvõtunurgas; Reklaammaterjalide vaatamise ajal saab serveerida kohvi. Praeguse vastuvõtuga seotud juhtkond ja töötajad peavad selgelt aru saama, kellega, millal ja kui kaua külalised kohtuvad. Praegusel vastuvõtul on vaja tagada rahulik läbirääkimiste õhkkond, mis vastab ettevõtte traditsioonidele ja ettevõtte stiilile.

2. Esinduslik vastuvõtt - organisatsiooniline vorm Ettevõtte töötajate PR-suhtlus külalistega, mis on oma olemuselt episoodiline, oluliste sündmuste, tähtpäevade, ettevõtte asutamise või loomise tähtpäevade puhul. Juhtide vastuvõttudega kaasneb kõrgete külaliste ja partnerettevõtete delegatsioonide kohtumine. Vastuvõtul viibivaid külalisi peab banketi korraldaja üksteisele tutvustama (tutvustuse viis sõltub vastuvõtu vormist, külaliste tasemest ja arvust). Külaliste tutvustamine võib toimuda erineval viisil: vastuvõtul saabujatele isiklikult teada andes või igale külalisele esitades kaardi tema nime, ametikoha, ametinimetusega. Võite kasutada spetsiaalset “plaadiraamatut”, kuhu igaüks saab jätta lühikesed soovid, kommentaarid või lihtsalt autogrammi.

Tavaliselt praktiseerivad suhtekorraldusspetsialistid järgmisi vastuvõttu: päevane, õhtune, ametlik, mitteametlik, vastuvõtt lauas istumisega ja ilma. Päevased vastuvõtud: “Klaas šampanjat”/ “Klaas veini” ja “Hommikusöök”.

• “Klaas šampanjat” või “Klaas veini” algab tavaliselt kell 12:00 ja kestab kuni 13:00. Vastuvõtus pakutakse reeglina ainult šampanjat, veini ja mahlu, võimalik, et pähkleid, väikseid võileibu ja kooke, vastuvõtu ajal ei ole lubatud istuda. Riietuskood: vabaaja ülikond või kleit. Seda tehnikat eristab lihtne ettevalmistus ja väike ajainvesteering, selleks võib olla ettevõtte aastapäev, hüvastijätt partnerettevõtte esindajaga, näituse avamine, mudelite, näidiste väljapanek.
• "Hommikusööki" saab pidada kella 12.00-15.00. Keskmine kestus on 1–1,5 tundi, millest 45–60 minutit veedetakse laua taga ja 15 minutit kuni pool tundi kohvi taga. “Hommikusöök” erineb lõunasöögist vähemate roogade poolest, serveeritakse üks-kaks külma ja üks soe roog. Riietuskood on tavaliselt juhuslik. Korraldatud külastuse puhul huvitavad ja õiged inimesed, oluliste lepingute sõlmimine või kasulike sidemete hoidmine partnerite ja ajakirjanduse esindajatega. Vastuvõtu kulgu juhib ettekandja või ettekandjate seltskond, kes on kursis arutluse või allkirjaga teemas ja on huvitatud arvamustevahetuse tulemustest.

Õhtuseid vastuvõtte peetakse ametlikumaks. Nende hulka kuuluvad: "Kokteil", "A la buffet", "Lõunasöök", "Lõunasöök Rootsi lauas", "Õhtusöök", "Tee", "Kohv".

• “Kokteili” vastuvõtt algab umbes kell 17:00 ja kestab umbes 2 tundi (tavaliselt on kutsele märgitud vastuvõtu algus- ja lõppaeg). Kui ettevõtte töötajad ei jõua vastuvõtule koos, siis etiketi järgi peaksid nooremtöötajad kohale jõudma enne oma juhtkonda. Vastuvõtult peaksite lahkuma vastupidises järjekorras: kõigepealt lahkub juhtkond ja seejärel vastavalt auastmele ülejäänud töötajad. Vastuvõtu ajal serveerivad kelnerid seisvatele külalistele klaasike kokteile. Riietuskood: vabaaja ülikond või kleit.
• Vastuvõtt “A la buffet”, nagu ka “kokteil”, toimub 17.00-20.00 ja kestab 2 tundi. “Kokteil” ja “A la buffet” peetakse seistes, mis võimaldab võtta suur hulk külalistele ja annab liikumisvabaduse, et võimalikult palju ärikontakte luua. Pärast vastuvõttu on võimalik näidata mängu- või reklaamfilmi, olenevalt seatud eesmärkidest. Riietuskood - vabaaja ülikond või kleit (õhtuse vastuvõtu pidulikkust saab rõhutada, märkides kutsel riietuskoodi). Reklaamfilmid on võimas PR-tööriist, mis võimaldab ettevõttele vajalikku infot tasuta levitada. Nende ettevalmistamisel peate hoolikalt kaaluma filmi stsenaariumi; filmi näitamise eesmärk; kestus; materiaalne toetus (mugav näitusele sõitmisel, rahvusvahelistel sümpoosionidel osalemisel, vastuvõttudel väljapanekutel, esitlustel).
• “Lõuna” vastuvõtt on kõige auväärsem ja pidulikum vastuvõtt. Tavaliselt algab see vahemikus 17.00-19.00. Kestab 2-3 tundi või rohkem. Külalised istuvad tund aega söögilaua taga, seejärel liiguvad teise, vähem ametlikku ruumi, kus serveeritakse puuvilju, teed ja kohvi. Lõunasöök toimub külaliste istumisel. Riietuskood on ametlik.

Tihti tekib küsimus: mis vahe on pressikonverentsil ja briifingul? Teeme kohe selgeks, et sõna "briefing" ei tähenda alati suhtlemist ajakirjanikega. Mõnikord on briifing kohtumine ettevõtte töötajatega, kui on vaja anda uut teavet.

Seoses tööga meediaga tähendab sõna "briefing" "sõnumit ajakirjandusele". Infotundi korraldatakse tavaliselt operatiivsetel põhjustel, kui on vaja ajakirjanikke kiiresti teavitada ühiskondlikult olulisest teemast. Briifingu pidamise reeglid on sellised, et korraldajad saavad piirduda sõnumiga ega astu ajakirjanikega dialoogi. See on briifingu ja pressikonverentsi peamine erinevus. Kuid briifingu korraldajad võivad astuda dialoogi ja esitada küsimusi seoses tehtud sõnumiga. Sel juhul toimub briifing pressikonverentsi režiimis, kuid kestab palju vähem, dialoogi sisu piirdub ühe informatiivse sündmusega. Infotundi korraldavad peamiselt ametlikud organid, eelkõige õiguskaitse- ja julgeolekuasutuste lähedased.

Ajakirjanduse ja PR põhižanrid.

Ajakirjanduses avaldatud ning televisioonis ja raadios ilmuvad materjalid mängivad avalike suhete korraldamisel tohutut rolli. Venemaa PR-i arengu algfaasis ei pööratud ajakirjanduse ja PR-i erinevustele piisavalt tähelepanu. Tõepoolest, mõlemad on omavahel tihedalt seotud teabetooted inforuumis laialdaselt esindatud. Tasapisi jõudis arusaam, et vaatamata kõikidele välistele sarnasustele on näiteks ajakirjandustekstid ja PR-tekstid erinevad. metoodiline alus, žanriline originaalsus ja vormilised erinevuse märgid. Sama võib öelda ka telelugude ja raadiosaadete kohta.

Võrdleme ajakirjaniku ja suhtekorraldusspetsialisti funktsioone, et mõista tekstide žanrilisuse põhitõdesid.

1. Ajakirjanik suunatud piisavale sündmuste peegeldus. (Kirjanduses kirjutatakse sageli, et "ajakirjanik hindab tegelikkust objektiivselt." Selle juhendi autor näib aga kasutavat mõistet "objektiivselt" ebatäpselt, kuna objektiivsuse üldkriteeriume pole, need on alati olnud vastuolulised. ajakirjanduslikuks praktikaks.)

Suhtekorraldusspetsialist loob teksti, spetsiaalselt orienteeritud, tingimusteta lojaalne suhtekorralduse põhiainega.

2. Ajakirjanik oma töös püüdleb selle poole maksimaalne eneseväljendus. Ta eristab end indiviidina teistest autoritest ja otsib selleks väljendusvahendeid.

Suhtekorraldusspetsialist püüab oma tekstiga panustada suhtekorralduse põhiaine kuvandisse. Tema nimi, isiksus on PR-plaaniga võrreldes teisejärgulised.

3. Ajakirjandus isikupärastatud, Teabetooted on ajakirjanduses alati identifitseeritud autori nimega (mõnel juhul ka väljaande nimega).

Spindoctor ja tema funktsioonid. Nagu näeme, põhineb ajakirjandus- ja PR-tekstide erinevus suuresti erineval suhtumisel kajastatavasse sündmusse. Siinkohal oleks paslik rääkida uuest kvalifikatsioonist, mis ilmus eelmisel sajandil ajakirjanduse ja PR ristumiskohas - spindoktor. Sõna "spindoctor" koosneb kahest osast ("spin" - "spin", "spinning", "doctor" - "ravi"), tähendab sündmuse kajastamise versioonide operatiivjuhtimist, andes sellele vajaliku värvingu ja aktsendid. See on omamoodi uudiste juhtimine, nagu märgib G. G. Potšeptsov raamatus “Suhtekorraldus professionaalidele” (lk 139).

Spindocturingu “filosoofia” lähtub sellest, et sündmus ja selle kajastus ei ole sama asi, need on justkui kaks “objekti”, mis ei pruugi kokku langeda. Sündmuse kajastamine tänapäevastes tingimustes, mil meediamaailm on nii mitmekesine, on omaette väljakutse. Kas spontaanne valgustus, mis ei allu kontrollile, tagab alati adekvaatsuse, maksimaalse vastavuse juhtunu tegelikkusele? Ilmselt on küsimus selles, kes ja millistel eesmärkidel spindocturing toimub? Olgu kuidas on, “spin” fenomen on massimeedia kontrolli praktikas kindlalt kinnistunud. Lisateavet selle kohta saate lugeda ülalmainitud G. G. Potšeptsovi raamatust.

PR-tekstide žanrid.

Peterburi suhtekorralduskool andis olulise panuse PR-tekstide tüpoloogia väljatöötamisse. A.D. Krivonosovi monograafia “PR-tekst avaliku suhtluse süsteemis” (vt viidete loetelu peatüki lõpus) ​​annab täieliku ja teaduslikult põhjendatud ettekujutuse PR-is kasutatavate kirjaliku suhtluse žanrite mitmekesisusest ja eripärast. .

Väga erinevates PR-tekstides on need otseselt seotud ajakirjandusega. meediatekstid. Nagu märgib A. D. Krivonosov: "Me nimetame meediatekste PR-tekstideks, mis tulenevad suhtekorralduse põhisubjekti initsiatiivist, mille on koostanud suhtekorraldusstruktuuride töötajad või ajakirjanikud ise ja mida levitatakse eranditult trükimeedia kaudu" (arvamusallikas, lk 213). Nende peamine erinevus ajakirjanduslikust seisneb selles, et sotsiaalne teave sotsiaalse subjekti - PR-teema - kohta on tema algatatud. See tähendab, et materjal ilmub ajakirjanduses PR algaine algatusel. Olgu selle kirjutanud toimetuse esindaja või suhtekorraldaja, see asjaolu pole enam põhimõtteline. Ajakirjandustekst ilmub meedias toimetuse või autori enda algatusel. Meediateksti teine ​​oluline tunnus on see, et lugeja tähelepanu on selles keskendunud organisatsioonile, ettevõttele või selle tipptegijale (mis on täiesti loomulik, kuna me räägime PR-tekstist).

A.D. Krivonosov eristab meediale mõeldud PR-tekstide (meediatekstide) järgmisi žanrisorte: pildiartikkel, piltintervjuu, juhtumilugu.

Pildiartikkel.

Välised märgid Pildiartiklid on: autori allkirja puudumine (mõnikord on see olemas, kuid kuulub harva populaarsetele autoritele), pildilise iseloomuga fotoillustratsioonid, materjali kujundus põhilise PR-üksuse ettevõtte stiili elementidega. "Määratleme pildiartikli kui PR-teksti žanri, mis esindab aktuaalset sotsiaalselt olulist probleemi, kus on faktid, probleem ise, aluseks olevad materjalid PR-teema (ettevõte, organisatsioon või isik) kohta, aga ka punkt. vaade sellele probleemile aitab kaasa selle reklaamikapitali moodustamisele või suurendamisele” (A.D. Kivonosov “PR-tekst avaliku kommunikatsiooni süsteemis”, lk 220). Avalikku kapitali Peterburi PR-koolis mõistetakse ……..

Pildiartikkel sisaldab positiivseid hinnanguid PR-aine põhiainele ja argumente, mis neid optimeerivad. See on üles ehitatud ligikaudu järgmise skeemi järgi: lõputöö - argumentatsioonisüsteem - järeldused.

Piltintervjuu.

Intervjuu fookuses on alati sotsiaalselt oluline inimene. Traditsiooniliselt on ajakirjandusintervjuud järgmised: sündmus, portree, probleem. Eristada saab ka intervjuu-vestluse, intervjuu-jutu, intervjuu-sketši vahel. Pildiintervjuul on samad omadused. Selle kohustuslikud tingimused on kaks punkti: intervjuu andja esindab PR-põhisubjekti, dialoogi olemust hoitakse lojaalses õhkkonnas PR-alusele.

Pildiintervjuul on järgmised eesmärgid:

Avalikkuse teavitamine organisatsiooni positiivsetest kogemustest ja eelistest;

Eelseisva sündmuse väljakuulutamine (uue objekti avamine või lähenev aastapäev);

Möödunud sündmuse üksikasjadest teavitamine;

Inimese seisukoha või vaatenurga selgitamine avalikkusele.

Juhtumilugu.

See žanr sündis reklaamivajadustest kaupade ja teenuste müügi valdkonnas. See räägib mõnest "elujuhtumist", kui reklaamitud toode pakkus omanikule imelist teenust. Mida usutavam lugu, seda väärtuslikum see on. Eriti hinnatakse päris lugusid, mis juhtusid päris inimestega. Elujuhtumi laiemat tõlgendust on hakatud rakendama ka muudes valdkondades, näiteks poliitilises PR-s. Nii sisenesid PR-sse juhtumilood.

A.D. Krivonosov tõstab ka esile seotud PR tekstid: Need on väljaanded, millel on nõrgalt väljendunud PR-tekstide tunnused, aga ka loosungid (motosed).

Huvitav artikkel.

Seda tüüpi väljaanne on lähedane juhtumilugudele. Kergelt kirjutatud meelelahutusliku artikli eesmärk on lugejat lõbustada. PR-efekt põhineb sellel, et PR-teemaline põhisubjekt (või isik) mängitakse positiivses kontekstis märkamatult läbi.

Maya Duškina Peatükk raamatust “PR ja edendamine turunduses: kommunikatsioon ja mõju, tehnoloogia ja psühholoogia”
Kirjastus "Peeter"

Pressi ringkäik

Pressiekskursiooniks nimetatakse tavaliselt organisatsiooni reklaamiteenistuse poolt spetsiaalselt ajakirjanikele ette valmistatud üritust, mis on kavandatud üsna pikaks perioodiks (mitu tundi, päev, mitu päeva) eesmärgiga avaldada objektiivseid ajakirjanduslikke materjale enda kohta. ettevõte meedias. Pressireisi korraldamise eesmärk ei pea olema tutvumine kogu ettevõtte tegemistega või näiteks väikese provintsilinna elanike eluga (kui viimase administratsioon soovib luua häid suhteid kohalikud ajakirjanikud), piisab selleks küllaltki veenvast informatiivsest põhjendusest.

Vahetule tööle ajakirjanikega pressiringi päeval eelneb üsna töömahukas ettevalmistusperiood, mis hõlmab pikki läbirääkimisi nii organisatsioonisiseselt kui ka meediaga. Avalike suhete osakond selgitab koos juhtkonnaga pressituuri eesmärgid. See tähendab, et pressituur peaks olema pühendatud kas millelegi märkimisväärsele, mis on juba saavutatud, või organisatsiooni (regiooni, teadusliku suuna) paljutõotavale arengule. Viimasel juhul (tuleviku nimel töötav pressituur) on oluline nende plaanidega avalikkust meedia vahendusel kurssi viia ning võimalusel ka partnerite ja investorite otsimine. Suhtekorraldaja jaoks on oluline kohe pärast pressiringreisi läbiviimise otsuse tegemist saada juhtkonnalt dokumendid (korraldused), mis määratlevad pressiringkäigu eesmärgid ja kuupäeva, samuti on märgitud vastutavate isikute nimed. selle ettevalmistamise ja läbiviimise eest. Järgmiseks määratakse (ka kokkuleppel juhtkonnaga) ajakirjanikele mõeldud kontrollobjektid ja määratakse igal objektil selgitusi andvad spetsialistid. Pressituuri marsruut valitakse ja igas tuuri planeeritud peatuses määratakse ürituse eest vastutajad. Kõiki kohustusi tulemusliku töö tagamise ja kontaktide hoidmise eest ettevõtte haldus- ja majandussektori töötajatega kannavad avalike suhete osakonna spetsialistid. Sama osakond tegeleb organisatsiooni meediaandmebaasi alusel regulaarse meediaga suhtlemise ja regulaarse suhtlemise loomise ja hoidmisega ning koostab esialgse nimekirja ajakirjanikest, kelle kohalolek antud päeval oleks soovitav ja kasulik. Tuleb arvestada, et nagu praktika näitab, ei saa ligikaudu 50% algselt nimekirja kantud ajakirjanikest sellel päeval erinevatel põhjustel organisatsiooni külastada. Mõned neist, tänades kutse eest ja avaldanud kahetsust, et seda ei saanud vastu võtta, näitavad siiski üles huvi ja paluvad saata kõik selle sündmusega seotud materjalid. Loomulikult tuleks selline taotlus alati rahuldada. Nüüd on õige aeg vaadata trükiseid, mida avalike suhete osakond pressituuri planeerides koostab. Kõik otsused ja kokkulepped, mis tänu üritusele sõlmitakse, vormistatakse paberil. Nimetame siinkohal vaid peamised suhtekorraldusosakonna poolt pressiringkäigu jaoks koostatud materjalide liigid. Kogu materjalivalikut on üsna lihtne jagada konkreetse sihtrühma jaoks ettenähtud otstarbe järgi. Ja alustades kõige üldisemast määratlusest avalike rühmade kohta, kellega suhtekorraldajad peavad pressireisi ettevalmistamisel ja läbiviimisel ühendust võtma, eristame sise- ja välispublikut. Töö plaanide või soovi korral organisatsiooni enda üksikute osakondade pressiringreisile kaasamise stsenaariumide loomise kallal algab kohe pärast seda, kui juhtkond on välja andnud korralduse pressiringkäigu läbiviimiseks, näidates ära pressituuri kõigi etappide eest vastutava esineja eesmärgi, aja ja nime. nii pressituuri ettevalmistamine kui ka läbiviimine. Tavaliselt alustavad nad pressireisi programmi koostamisega vastavalt üldistele soovitustele ja seejärel määravad kindlaks, kes mida ja millal teeb, ning need kohustused määratakse mitte ainult PR-spetsialistidele, vaid ka konkreetsetele isikutele nendes osakondades, kuhu ajakirjanikke kutsutakse. , samuti haldus- ja majandusteenuste esindajad. Kõik see vormistatakse korralduste kujul, mis näitavad rakendamise tähtaegu. Loomulikult toimub kogu ettevalmistustöö regulaarsetes kontaktides ärikohtumiste tasemel praktiliste küsimuste lahendamiseks. Töö välise auditooriumiga on kirjalike dokumentide osas palju ametlikum ja selgem. Kui üritus, millele pressituur on plaanis, on tõesti väga tõsine ja linnavalitsus võib selle vastu huvi tunda, siis tuleks saata kutsed linnajuhtidele. Hiljem, päev enne plaanitud pressituuri, tuleb saada telefoni teel kinnitus ning selgitada välja inimeste nimed ja ametikohad, kes kavatsevad üritusel osaleda. Regulaarsed kontaktid peetakse otse meedia esindajatega:

• neile saadetakse pressiteade - teadaanne lühisõnumiga eelseisva pressituuri kohta ja kutse sellest osa võtta;
• mõni aeg hiljem saadetakse toimetusele pressiteade, mis sisaldab üksikasjalikku teavet pressituuri eesmärkide kohta ja kajastab selle mõningaid üksikasju;
• paar päeva enne pressiringkäiku selgitab organisatsioon telefoni teel meedia, sh raadio ja televisiooni esindajate nimekirja ning nende nõuded töö tehnilise poole tagamiseks;
• pressireisi ettevalmistusperioodil koostab suhtekorraldusosakond spetsiaalse pressikomplekti, mida esitletakse ajakirjanikele kas saabumisel või lahkumisel; Samuti valmistatakse ette täiendavaid teatmematerjale organisatsiooni ja selle tootmise ning tehnoloogilise spetsiifika kohta, mis jagatakse ajakirjanikele juhuks, kui pressituuri teemal on kavas teha mahukas materjal.

Seega tuleb regiooni täismahus pressireisi korraldamisel läbi mõelda sellised sündmuste plokid nagu:

• kohtumine rongijaamas või lennujaamas, majutus, juhendav koosolek, mis kirjeldab teie linnas viibimise üksikasju;
• ajakirjanike saatmine kogu pressituuri marsruudil;
• toit, õhtune vaba aeg, kultuuriprogramm, ostlemine;
• kohtumine täidesaatva ja seadusandliku valitsusvõimuga;
• asjakohaste sündmuste ja rajatiste külastamine;
• linna huvitavamate paikade külastamine, nende sotsiaal-majandusliku arenguga tutvumine;
• lõpukoosolek, reisi tulemuste kokkuvõte, jaama või lennujaama asumine.

Üldiselt kompenseerib pressireisi korraldamise ressursimahukuse täielikult selle PR-tõhusus, kuna see on reisidel, ühistöö käigus (siin kasutatakse sellist ajakirjanike mõjutamist nagu ühistegevusse kaasamine) , tekib mitteametlik, konfidentsiaalne suhtlus, luuakse tihedad kontaktid, tugevad inimestevahelised sidemed ajakirjanduskogu ja selle üksikute liikmetega, mis võivad tulevikus tuua PR-spetsialistile ja ettevõttele tõelisi dividende.

Vastuvõtt

Äriküsimused suhtekorralduses ja edutamises ei lahendata mitte ainult läbirääkimiste laua taga, vaid ka vastuvõttudel. Vastuvõttudel antakse äripartneritele võimalus saada lisainfot, süvendada ja laiendada kontakte. Ärimeeste jaoks on vastuvõtt ennekõike ametliku tegevuse loogiline jätk teises formaadis ja oludes. Vastuvõttudel vahetatakse aktiivselt arvamusi ja infot ning luuakse sõprussidemeid, mis on ärikontaktides väga oluline. On vaja eristada kehtivaid ja esinduslikke võtteid, mis on suunatud erinevate probleemide lahendamisele.

1. Rutiinne vastuvõtt toimub regulaarselt ettevõtte igapäevategevuse osana. Tööd külastajate ja klientidega vastuvõttudel teevad nii ettevõtte juhtkond kui ka siseosakondade spetsialistid. Vastuvõtt toimub spetsiaalses kontoriruumis või eraldiseisvas kõrvalistest isikutest isoleeritud, mööbli ja läbirääkimislaudadega varustatud vastuvõtunurgas; Reklaammaterjalide vaatamise ajal saab serveerida kohvi. Praeguse vastuvõtuga seotud juhtkond ja töötajad peavad selgelt aru saama, kellega, millal ja kui kaua külalised kohtuvad. Praegusel vastuvõtul on vaja tagada rahulik läbirääkimiste õhkkond, mis vastab ettevõtte traditsioonidele ja ettevõtte stiilile.

2. Juhtide vastuvõtt on organisatsiooniline PR-suhtlusvorm ettevõtte töötajate ja külaliste vahel, mis on oma olemuselt episoodiline, oluliste sündmuste, tähtpäevade, ettevõtte asutamise või loomise tähtpäevade puhul. Juhtide vastuvõttudega kaasneb kõrgete külaliste ja partnerettevõtete delegatsioonide kohtumine. Vastuvõtul viibivaid külalisi peab banketi korraldaja üksteisele tutvustama (tutvustuse viis sõltub vastuvõtu vormist, külaliste tasemest ja arvust). Külaliste tutvustamine võib toimuda erineval viisil: vastuvõtul saabujatele isiklikult teada andes või igale külalisele esitades kaardi tema nime, ametikoha, ametinimetusega. Võite kasutada spetsiaalset “plaadiraamatut”, kuhu igaüks saab jätta lühikesed soovid, kommentaarid või lihtsalt autogrammi.

Tavaliselt praktiseerivad suhtekorraldusspetsialistid järgmisi vastuvõttu: päevane, õhtune, ametlik, mitteametlik, vastuvõtt lauas istumisega ja ilma. Päevased vastuvõtud: “Klaas šampanjat”/ “Klaas veini” ja “Hommikusöök”.

• “Klaas šampanjat” või “Klaas veini” algab tavaliselt kell 12:00 ja kestab kuni 13:00. Vastuvõtus pakutakse reeglina ainult šampanjat, veini ja mahlu, võimalik, et pähkleid, väikseid võileibu ja kooke, vastuvõtu ajal ei ole lubatud istuda. Riietuskood: vabaaja ülikond või kleit. Seda tehnikat eristab lihtne ettevalmistus ja väike ajainvesteering, selleks võib olla ettevõtte aastapäev, hüvastijätt partnerettevõtte esindajaga, näituse avamine, mudelite, näidiste väljapanek.
• "Hommikusööki" saab pidada kella 12.00-15.00. Keskmine kestus on 1-1,5 tundi, millest 45-60 minutit veedetakse laua taga ja 15 minutit kuni pool tundi - kohvi ees. “Hommikusöök” erineb lõunasöögist vähemate roogade poolest, serveeritakse üks-kaks külma ja üks soe roog. Riietuskood on tavaliselt juhuslik. Korraldatakse huvitavate ja vajalike inimeste külaskäigu, oluliste lepingute sõlmimise või kasulike sidemete hoidmise puhul partnerite ja ajakirjanduse esindajatega. Vastuvõtu kulgu juhib ettekandja või ettekandjate seltskond, kes on kursis arutluse või allkirjaga teemas ja on huvitatud arvamustevahetuse tulemustest.

Õhtuseid vastuvõtte peetakse ametlikumaks. Nende hulka kuuluvad: "Kokteil", "A la buffet", "Lõunasöök", "Lõunasöök Rootsi lauas", "Õhtusöök", "Tee", "Kohv".

• “Kokteili” vastuvõtt algab umbes kell 17:00 ja kestab umbes 2 tundi (tavaliselt on kutsele märgitud vastuvõtu algus- ja lõppaeg). Kui ettevõtte töötajad ei jõua vastuvõtule koos, siis etiketi järgi peaksid nooremtöötajad kohale jõudma enne oma juhtkonda. Vastuvõtult peaksite lahkuma vastupidises järjekorras: kõigepealt lahkub juhtkond ja seejärel vastavalt auastmele ülejäänud töötajad. Vastuvõtu ajal serveerivad kelnerid seisvatele külalistele klaasike kokteile. Riietuskood: vabaaja ülikond või kleit.
• "A la buffet" vastuvõtt, nagu ka "Kokteil", peetakse ajavahemikus 17.00-20.00 ja kestab 2 tundi. "Kokteil" ja "A la buffet" toimuvad seistes, mis võimaldab mahutada suure hulga külaliste arvu ja tagab liikumisvabaduse, et luua võimalikult palju ärikontakte. Pärast vastuvõttu on võimalik näidata mängu- või reklaamfilmi, olenevalt seatud eesmärkidest. Riietuskoodiks on vabaaja ülikond või kleit (õhtuse vastuvõtu pidulikkust saab rõhutada, märkides kutsel riietuskoodi). Reklaamfilmid on võimas PR-tööriist, mis võimaldab teil vabalt levitada teie ettevõttele vajalikku teavet. Nende ettevalmistamisel peate hoolikalt kaaluma filmi stsenaariumi; filmi näitamise eesmärk; kestus; materiaalne toetus (mugav näitusele sõitmisel, rahvusvahelistel sümpoosionidel osalemisel, vastuvõttudel väljapanekutel, esitlustel).
• “Lõuna” vastuvõtt on kõige auväärsem ja pidulikum vastuvõtt. Tavaliselt algab see vahemikus 17.00-19.00. Kestab 2-3 tundi või rohkem. Külalised istuvad tund aega söögilaua taga, seejärel liiguvad teise, vähem ametlikku ruumi, kus serveeritakse puuvilju, teed ja kohvi. Lõunasöök toimub külaliste istumisel. Riietuskood on ametlik.
• “Lunch buffet” (või buffet) tüüpi vastuvõtt hõlmab osalejate vabalt istumist väikestes nelja- kuni kuuekohalistes laudades, diivanitel, tugitoolides. Vastuvõtt algab kella 19.00-20.00. Külalised võtavad ühele suurele lauale välja pandud suupisted ja istuvad vaba laua taha. Tavaliselt korraldatakse selline vastuvõtt konverentside vaheaegadel. Lõunasöök Rootsi lauas on vähem ametlik kui lõunasöök. Riietuskood on ametlik.
• Õhtusöögi vastuvõtt algab kell 21.00 ja hiljem. “Õhtusöök” külaliste istumisega erineb lõunasöögist selle poolest, et seda peetakse hiljem ja suppi tavaliselt õhtusöögiks ei pakuta. Võib anda inimene, kes kutsus oma partnerid teatrisse või mõnele muule õhtusele üritusele. Riietuskood on kutsel märgitud.
• “Tee” vastuvõtt korraldatakse ajavahemikus 17:00-20:00 ja kestab 1-1,5 tundi Kaetud on üks või mitu lauda, ​​kondiitritooted, puuviljad, magustoidud ja kuivad veinid, mahlad ja väike hulk võileibu kaaviari, kala ja serveeritakse juustu.. Riietuskood: vabaaja ülikond või kleit.
• "Kohvi" tarbimine on sarnane "tee" tarbimisega. See ei alga hiljem kui kell 19.00. Sellel vastuvõtul serveeritakse vahel kuumi suupisteid või salatit, mahlasid ja mineraalvett.

Konverents on kõige ametlikum vastuvõtt. Tavaliselt korraldatakse konverentse nende ideede või uute toodete tutvustamiseks. Konverents on tegelikult koosoleku (koosolek) vorm, mis on pühendatud konkreetse probleemi või teema käsitlemisele. Konverentsid võivad olla sisemised, see tähendab töökollektiivi ettevõtted, aga ka välised – suunatud välisele publikule. Konverentsi peasündmuseks on ettevõtluse, teaduse ja valitsusasutuste autoriteetsete esindajate ettekanded ja kõned sellel teemal. Ettekanded ja kõned on piiratud 10-20 minutiga. Regulatsiooni määravad sünkroontõlke kättesaadavus ja kvaliteet, kuulajate teadlikkuse ja intelligentsuse tase ning käsitletava teema keerukus. Suurimat huvi äratanud konverentsimaterjalide põhjal avaldatakse reeglina referaatide kogumikud koos reklaamilisaga, mis sisaldab infot osalejate, perspektiivsete valdkondade ja juhtivate ettevõtete kohta. Tuleb meeles pidada, et konverents on vahend sidemete hoidmiseks, arutlemiseks ja probleemide lahendamiseks professionaalsetes, ettevõtete, äriringkondades ja riigiasutustes. Suurtes äriettevõtetes lisanduvad konverentsidele konverentsid Internetis.

Igat tüüpi vastuvõtu korraldamine ja läbiviimine nõuab stsenaariumi hoolikat väljatöötamist ja eelnevat ettevalmistust, et tagada lõppeesmärkide saavutamine. Kohtumise ettevalmistamine hõlmab järgmisi samme:

1) vastuvõtu eesmärgi seadmine;

2) vastuvõtu liigi valimine;

3) kutsutute nimekirja koostamine;

5) külalistele laua taha istumisplaani koostamine;

6) menüü koostamine;

7) toostide ja kõnede ettevalmistamine;

8) vastuvõtu läbiviimise korra koostamine;

9) kultuuriprogramm.

Igas loetletud etapis on palju lõkse, millest tuleb oskuslikult mööda hiilida, välistades osalejate mikrokliima halvenemise ja psühho-emotsionaalse pinge suurendamise võimaluse. Vastuvõtu mis tahes etapi hoolika planeerimise eiramine on täis konfliktsituatsioone, mis võivad nende eskaleerudes vähendada selle PR-efekti miinimumini.

Avatud uste päev, ümarlaud ja arutelu

Päevad avatud uksed on levinud ettevõtte eneseesitluse vorm PR ja promotsiooni raames. Need võimaldavad kõigil tutvuda ettevõtte tegevuse, plaanidega ja esitada juhtkonnale küsimusi. Eeldatavasti kutsutakse töötajaid üksteisega lähemalt tutvuma, kõigile korraldatakse ekskursioone mööda ettevõtet; saateisik räägib ettevõtte loomise ajaloost ja põhitegevusest, selle sotsiaalsest tähendusest avalikkuse jaoks. Tagamaks, et avatud uste päeval sihtrühmale saabunud turunduslikud PR-sõnumid, nii planeeritud kui ka planeerimata, oleksid positiivsed, hoolikad professionaalne treening sarnased PR-üritused.

Just nendel üritustel saavad osalejad missiooniga tuttavaks saada, ettevõtte väärtused ettevõte, selle personali kood. Lahtiste uste päevad on oma olemuselt omamoodi ettevõttesisene esitlus, mis hõlmab visuaalsete stendide, siltide koostamist, uute hoonete ja territooriumide külastust koos igakülgse ja emotsionaalselt laetud positiivse info esitlemisega ettevõtte, selle tegevuse, saavutuste, juhtimise kohta, töötajad, käimasolevad projektid ja pikaajalised plaanid. Samas ei tasu alahinnata ka ürituse korraldajate poolt pakutavat visuaalset ulatust - kui see pole hoolega üles ehitatud, vaid areneb spontaanselt, võib saada negatiivse efekti. Igal juhul peab külastajatele jääv mulje olema terviklik, terviklik ja sisemiselt järjepidev, ainult siis on PR-mõju produktiivne ja pikaajaline. Esialgsed üksikasjalikud juhised ja suhtluskoolitusedürituse eest vastutavad töötajad. PR-suhtluseks on eraldatud aeg 1-8 tundi, mis sisaldab lõunasööki ja kultuuriprogrammi.

Oluline on veel kord märkida, et avatud uste päeva läbiviimise käigus võib sihtrühm saada ka ettenägematuid PR-sõnumeid, näiteks osana koolitamata personali ja külastajate vahelisest suhtlusest, mistõttu tuleb uurida üksikasjalikku protseduuri. need sündmused, osalejate hoolikas valik, milles lihtsalt ei saa olla pisiasju ega tähtsusetuid detaile. Just avatud uste päeval, maksimaalselt mitteformaalse inimestevahelise suhtluse ja struktureerimata vestluste olukorras saab ülioluliseks PR-spetsialistide ja kõigi üritusel osalejate suhtlemis- ja konfliktijuhtimispädevus.

Ümarlaud ja arutelu on üks laiale avalikkusele olulise idee, probleemi arutamise vorme; Ümarlaual osalevad autoriteetsed teaduse, äri, äriringkondade, avalikkuse ja valitsusorganisatsioonid. Äriühingute tippjuhtide ümarlaudades osalemine ja nende osaluse sponsoreerimine aitavad tõsta ettevõtte mainet ja populaarsust. Ümarlaual käsitletav teema ja küsimused planeeritakse ja teatatakse ette. Ümarlauas osalejaid tutvustatakse neile orienteeruvalt 10-14 päeva enne koosoleku algust. See võimaldab osalejatel valmistada ette argumente, näidismaterjale, arve ja fakte, mis muudab arutelu konstruktiivsemaks ja sisulisemaks. Osalejate arv ei ületa tavaliselt 14-15 inimest. Osalejate ID-kaardid muudavad üksteisega suhtlemise lihtsamaks, muutes selle juhuslikumaks ja elavamaks ning eemaldades mõned tehnilised tõkked rühmasuhtlusest.

Ümarlaua tööd korraldab ja juhib ettekandja või moderaator, kellel on kõrgetasemeline suhtlemispädevus, kogemus ja oskused selliste ürituste läbiviimisel ning kes on aruteluteemaks hästi ette valmistatud. Enne arutelu ja ettekannete algust tutvustavad osalejad end lühidalt kõigile kohalviibijatele. Reeglina toimub see selles järjekorras, milles osalejad laua taga istuvad (päripäeva). Moderaator teeb ettepaneku arutelu järjekorra kohta ja teatab reeglid igale esinejale vastavalt tema kõne tähtsusele. Arutelu käigus jälgib saatejuht/moderaator reeglite täitmist, pakkudes taktitundeliselt katkestamist või vastupidi, eraldades lisaaega. Ürituse õnnestumiseks on eriti oluline, et moderaator kasutaks adekvaatselt ja korrektselt aktiivse kuulamise sobivaid kommunikatiivseid tehnikaid, nagu reprodutseerimine, ümbersõnastamine, arendamine, kokkuvõte jne. Mõnes olukorras on võimalik kasutada ka tehnikaid ja meetodeid. psühholoogidele tuntud mittepeegelduv kuulamine, mis võimaldab vältida tekkinud vastuolude süvenemist ja pehmendada iga arutelus osaleja positsiooni, et vältida konfliktsituatsiooni tekkimist. Juhil on hädavajalik omada tõhusaid psühho-emotsionaalse stressi maandamise tehnikaid, mida saab esmalt praktiseerida sotsiaalpsühholoogilistel suhtluskoolitustel kogenud psühholoogi juhendamisel.

Arutelu lõpetades teeb esineja lühidalt, 2-3 minuti jooksul kokkuvõtte, võttes öeldu kokku, rõhutades arutelu vajalikke punkte ja osalejate järeldusi, samuti tõlgendades kogu kõlavat teavet soovitud viisil. lähtudes ettevõtte PR-tegevuse lõppeesmärkidest.

Näitus

Näitusetegevus mängib suurt rolli ettevõtte, selle toodete ja teenuste positiivse kuvandi kujundamisel ja hoidmisel. Näitused eristuvad selles peatükis kirjeldatud PR-üritustest mõnevõrra, kuna need pole suunatud ainult meedia esindajatele, kuigi on neile suurepärane teabevõimalus. Arvatakse, et näitused ja messid annavad parima võimaluse tõhusaks isiklikuks kontaktiks potentsiaalsete tarbijatega. Ettevõtte näitusetegevus algab otsustamisest, millisel näitusel ja kui laialdaselt osaleda. Otsused tehakse organisatsiooni juhtkonna poolt, lähtudes teadmistest turuolukorrast ja ettevõtte strateegiast turul. Määratakse osalemise eesmärk: kehtestada end uuel turul, suurendada ostjate või partnerite arvu, ehitada soovitud piirkonnas edasimüüjate võrgustik, uurida nõudlust, sõlmida tehinguid jne. Konkreetsel näitusel osalemise otsustamisel peaksite hoolikalt analüüsima ettevõtte finantsvõimalusi. Kuna ettevõtte juhtkond on huvitatud kõige ratsionaalsemast ja pädevamast raha paigutamisest näitusetegevus, tuleb see eelnevalt esitada vajalikku teavet kõigi aasta jooksul planeeritud näituste kohta. Aastane näituseplaan sisaldab tavaliselt kõige üldisemat teavet (näituse nimi, teema ja ajastus), mistõttu näituse ettevalmistamise eest vastutav PR-osakond koostab täiendava ülevaate järgmiste andmete põhjal (D.E. Baranov, E.V. Demko, M A. Lukašenka):

• Varasemate näituste kataloogid, millest selgub, millised ettevõtted eelnevatel aastatel konkreetsel näitusel osalesid. Üheks kriteeriumiks näitusel osalemise tulemuslikkuse hindamisel on tuntud ja hea mainega ettevõtete stabiilne, pidev osalemine.
• Külastajate koosseis. Näituse korraldajad on alati valmis esitama "oma" külastajate suulise klassifikatsiooni. “Külastaja portree” on näitusel osalemise otsuse tegemisel äärmiselt vajalik, kuna see võib, aga ei pruugi olla ettevõtte sihtrühmaks.
• Ajalehe materjalid. Suhtekorraldusosakonnal on soovitav analüüsida üld- ja erialaajakirjanduses varasemate näituste kohta avaldatud publikatsioone.
• Pealtnägijate ütlused. Muidugi on varasematel näitustel käinud sõltumatute ekspertide arvamused väga olulised.

Otsustades, kas näitusel osaleda, peab juht arvestama järgmiste teguritega:

• kus näitus toimub (asukoht määrab mastaabi, esinduslikkuse ja potentsiaalsete külastajate arvu);
• millal (näituse hooaja kõrgaeg on november ja jaanuari lõpp);
• kelle poolt (kui kaua korraldajad on selles äris tegutsenud, kas nad on tuntud);
• kellele (mis on selle näituse sihtrühm);
• kui palju raha see nõuab ja kuidas (milliste ürituste kaudu näitusel) tagada eelarve tagasitulek.

Levinud viga on see, et paljud ettevõtted peavad näitusel tehtud tööd valminuks selle sulgemisega samal ajal, mis aga ei vasta tõele. Pärast näitust algab sama intensiivne tööperiood sissetulevate taotluste töötlemisega.

Näituse ettevalmistamise protsess võib koosneda järgmistest etappidest.

• Koostatakse tegevuskava.
• Määratakse vastutavad isikud.
• Määratakse korralduslike ürituste ja programmide järjekord.
• Arvesse võetakse võimalikke vajadusi lisajõudude ja materjalide järele.
• Väljatöötamisel on näitusestendi plaan.
• Koostatakse kulukalkulatsioon.

Pärast näituse lõppu tehakse minevikusündmuste protokollimine ja analüüs ning tehakse vajalikud järeldused.

Tegevuskava on näituse ettevalmistamise kõige olulisem dokument. See kirjeldab osalemise eesmärke, ürituse toimumise kohta ja aega, stendi kujunduse eest vastutavaid isikuid, materjalide kohaletoimetamist; lühiinfo teiste osalevate ettevõtete kohta (partnerid, konkurendid); näituse eripära ja selle pidamise iseloom; kinnitamist ja ettevalmistamist vajavad dokumendid (kutsed, pressiteated, reklaambrošüürid, voldikud, Visiitkaardid jne.). Ekspositsioonidirektor (vastutab näituse läbiviimise eest) värbab kokkuleppel ettevõtte juhtkonnaga töötajad, kes koolitavad teatud valdkondades:

• suhtlemine meediaga, pressiteadete väljatöötamine ja levitamine;
• eksponaatide ettevalmistamine stendile;
• reklaamikampaania koostamine ja läbiviimine enne, näituse ajal ja pärast näitust;
• jaotusmaterjalide (voldikud, kataloogid, brošüürid, suveniirid jms) koostamine;
• putka koolitus.

Näituseehitust teostab töövõtja, ettevõtte poolt nõutud projekti koostamine messikeskus ja selle ehituse jälgimine projekteerija poolt. Plaan koostatakse mitte ainult stendi enda, vaid ka kogu näituse jaoks. Tänu sellele on võimalik hinnata stendi asendit sissepääsu/väljapääsu, peamiste vahekäikude, konkurentide suhtes ning pakkuda taktikat külastajate stendile meelitamiseks. Näitusematerjalide paigutamine stendile mõeldakse eelnevalt läbi ning vormistatakse taotluskiri sõidukipääsmete ja kauba transpordi/ekspordi loa saamiseks. Tegevuskava ühe lisana koostatakse üksikasjalik nimekiri esemetest, mis näitusele kaasa võetakse. Sellise dokumendi olemasolu lihtsustab nende säilitamist ja arvestust, samuti hõlbustab otsimist ja tagab jaotusmaterjalide täiendamise. Teistele oluline dokument on stendikülastajate registreerimise (mõõdistamise) küsimustik. Usaldusväärse statistilise teabe kogumiseks koostab ettevõtte juhtkond huvipakkuvate küsimuste loendi ja nende järgimise järjekorra.

Näituseperioodil kirjutatakse päevakava. Stend peab toimima häireteta, vastasel juhul on suur tõenäosus, et stendipidaja puudumise, tähelepanematuse või ülekoormuse tõttu jääb külastajate voos potentsiaalsest kliendist/partnerist ilma. Sel ajal on äärmiselt soovitatav registreerida kõik võimalikud kontaktid spetsiaalsesse küsimustikku. Iga näituse kohta koostatakse lõplik ülevaade, kus on üksikasjalikult kirjeldatud külastajate arvu üldiselt, stendi külastajate arvu, jagatud brošüüride arvu ja täidetud küsimustikke. Kuue kuu või aasta kohta koostatakse näitustest üldine ülevaade, võttes arvesse kõiki kulusid (eraldi näidatakse, kui palju kulus rendile, transpordile, reklaamile jne). Iga näituse lõpus koostatakse märge, mis kajastab näituse ettevalmistamise ja läbiviimise käigus tekkinud probleeme, tehtud otsused ja järeldused.

Näitusel tõhusa osalemise reeglid

Näituse eeliseks on kontsentreeritud kombinatsioon ekspositsioonist, isiklikest kontaktidest, müügiedendusest, aga ka üsna laialdasest esmasest (külastajad) ja teisesest (meedia kaudu) avalikkusest (tabel 1). Näitused erinevad teemade poolest - multidistsiplinaarsed, tööstuslikud, spetsialiseerunud. Näitus võib toimuda ühe ettevõtte või terve valdkonna mastaabis, kestusega mitmest päevast mitme kuuni või kauemgi. Eksponeerida saab nii müügiks mõeldud kaupu ja teenuseid kui ka kunstiobjekte ja ajaloomälestisi. Mitteärilised näitused töötavad korraldajate, autorite ja eksponentide kuvandil (N.V. Aleshina, www.elitarium.ru andmetel).

Tabel 1. Näitusel osalemise eelised

Näitusel osalemise negatiivsed küljed on järgmised.

1. Näitusepinna kõrge hind.

2. Müügipersonal tuleb oma varasematelt territooriumidelt ümber paigutada.

3. Suured messid on sageli rahvarohked ja kaootilised.

4. Probleemid töösuhted raskendavad näitusel osalemist.

5. Näitusel on palju juhuslikke pealtvaatajaid.

6. Võimalik toote/tehnoloogia info lekkimine konkurentidele. Näitusel osalemise korraldamine. Ettevõtte osalemine näitusel nõuab tõsist tööd - analüütilist, planeerimist, korralduslikku; kontroll ja reguleerimine ammu enne näituse algust ja pikka aega pärast näituse lõppu. Vastutaval halduril peavad olema volitused ja otsustusõigus kõigis eksponaatidega seotud küsimustes. Need küsimused hõlmavad järgmist.

1. Eksponenti poolt kaupade ja teenuste esitlemiseks vajalik ala. Selleks tuleb otsustada, mida eksponeerida, kuidas saab eksponaate ruumi paigutada ning teada, kui palju maksab ruumi ruutmeeter.

2. Projekti eelarve väljatöötamine. Tarbetute kulutuste vältimiseks ja näituseinvesteeringute tasuvuse suurendamiseks on parem jagada eelarvekulud kahte valdkonda: otsesed kulud - boksipinna tasud, stendi kokkupanemine ja demonteerimine, erikirjandus ja kaudsed kulud - töötajate aeg ettevalmistusteks. näitus, näitusel töötamise ja selle tagamise kulud ja kulud.

3. Stendi valik/kujundus. Stend on struktuur, mis võimaldab teil oma toodet eksponeerida. Stendi võib tuua eksponent või tellida selle valmistamise näituse korraldaja. Näitus peaks olema keskendunud kolmemõõtmelisele tajule, hästi valgustatud, kasutama töötavaid mudeleid, filme – kõike, mis oma ebatavalisusega köidab. Näitusel peaks olema koht töötajate üleriiete jaoks, vastuvõtuala peaks olema külastajate elutuba. Soovitav on omada külalisteraamatut.

4. Näituse kataloogi materjalide koostamine (tavaliselt mitu kuud enne näitust).

5. Eksponaatide ja stendide transpordi planeerimine, töötajate majutamine.

6. Kutsete koostamine ja trükkimine külastajatele, kelle välimusest osaleja huvitab.

7. Personali koolitamine näitusel töötamiseks. Töötajad peavad suutma näidata Uus toode tegevuses selgitage selle funktsioone ja eeliseid. Näituse avapäeval või sellele eelneval päeval võtavad korraldajad vastu ajakirjanduse esindajaid. Peate olema valmis neid oma ekspositsioonil vastu võtma ja aitama sellest pilte või videosid jäädvustada. Enamikul näitustel on pressikeskus, kus osalejad saavad pressiteateid levitada.

Kvantifikatsioon kokkupuude. Kvantitatiivne hindamine on vajalik näituse eesmärkide täpsustamiseks, nende saavutamiseks vajalike vahendite valimiseks, töö koordineerimiseks ja näitusetegevuse tulemuslikkuse hindamiseks. Kõik hindamisnäitajad on jagatud kolme rühma (tabel 2).

Tabel 2. Näituse tulemuslikkuse hindamise indikaatorid

Ettevõtte konkreetsel näitusel osalemise tulemuslikkus määratakse osalemise eesmärke arvestades. Näiteks kui eesmärgiks on laialdaselt levitada infot uue toote kohta, siis võiks üheks näitajaks olla külastajatele jagatavate brošüüride hulk.

Erilised sündmused

Samuti on nii meediale kui ka laiemale avalikkusele ja sihtrühmale suunatud PR-ürituste seas eriline koht nn eriüritustel. Suhtekorraldussüsteem on oma eksisteerimise jooksul kogunud tohutuid kogemusi erinevate kampaaniate ja ürituste kasutamisel organisatsiooni või üksikisiku suhtes soodsa suhtumise kujundamiseks. Suhtekorraldusspetsialistid kasutavad laialdaselt eriürituste loomise meetodit, eriti juhtudel, kui organisatsiooni igapäevane tegevus ei loo piisaval hulgal uut teavet. D. Boorstin nimetab neid "pseudosündmusteks". Kui sellised üritused on avalikkuse huvides, võivad need tõsta organisatsiooni mainet.

Praktikas laialdaselt kasutatavad PR-kampaaniad või eriüritused hõlmavad järgmist:

• näitused, messid, festivalid;
• koosolekud, seminarid, ümarlauad, konverentsid, kongressid, sümpoosionid, kongressid;
• tähtpäevad, tähtpäevad, tähtpäevad;
• eriauhinnad, konkursid;
• lahtiste uste päevad, ettevõtteekskursioonid;
• miitingud, avalikud debatid, teemaõhtud;
• banketid, puhvetid;
• võistlused, viktoriinid;
• paraadid, iludusvõistlused;
• sponsorpreemiad, heategevusõhtud, heategevus- ja haridusfondide loomine;
• vastuvõtud, ballid, esitlused, filmifestivalid;
• väljasõidud;
• avatseremooniad ehitusplatsid, esimese kivi ladumine vundamenti;
• silmapaistvate ja silmapaistvate inimeste külaskäigud, kohtumised ja lahkumistseremooniad;
• probleemide lahendamise aruanded, uuringutulemuste väljakuulutamine avalik arvamus, sotsiaalsed ja psühholoogilised uuringud;
• festivalide, spordipäevade ja muude suurürituste avatseremooniad;
• uute vastutavate ametikohtade väljakuulutamine;
• uue poliitilise kursi väljakuulutamine, programmid, poliitilise kursi muutused, tegevusprogrammid;
• amatööride võistlused;
• kohtumised kuulsate sportlastega, kollektiivsed muuseumikülastused, näitused, kontserdid, teatrietendused;
• kohtumised silmapaistvad inimesed, autogrammide jagamise tseremooniad;
• avalikel üritustel osalemine, parkide, tänavate, mänguväljakute jms heakorrastamine;
• riiklike, riiklike, usupühade tähistamine;
• üritused, millega tähistatakse kuupäevi teiste maade ja rahvaste ajaloos ja kultuuris.

Kõiki ülaltoodud eriüritusi, mis hõlmavad PR-kampaania integreerimist juba kavandatud sotsiaalselt olulise sündmuse stsenaariumi, kasutavad enamik ettevõtteid aktiivselt oma toodete reklaamimisel, kuid viimasel ajal on laialt levinud eriürituste uued vormid, mis põhinevad ainult turundajate originaalsed loomingulised ideed.

Loomingulised eriüritused reklaamimiseks. Tänapäeval, mil kriisiolukorras kasvab interneti edendamise roll, raadios ja televisioonis reklaami, müügiedenduse ja müügi osatähtsus väheneb, on endiselt palju kohti, kus potentsiaalne tarbija on võimalikult avatud otsesele, kohesele kontaktile. . Kõige loomingulisemad kaubamärgid uurivad tasapisi uusi territooriume, kus neil on lihtsam pidada interaktiivset dialoogi, mis äratab potentsiaalsetes ostjates huvi ja usaldust. Peamised edutingimused on sel juhul suhtlemise maksimaalne loovus, ebatavalised ideed ja mittetriviaalne lähenemine. Nii käivitasid Wrigley PR-spetsialistid 2009. aasta kevadel programmi Five närimiskummi reklaamimiseks, mis praktiliselt puudusid. teabe tugi Meedia käivitas selle eranditult spetsiaalse sündmuse kaudu. Selleks töötati välja ja viidi läbi järgmine eriüritus: “Marsi” galeriisse ehitati interaktiivne galerii, kuhu postitati materjale tarbijate “suhtlemiskogemusest” selle nätsuga läbi viie meele. Vastavalt erisündmuse väljatöötatud kontseptsioonile ehitasid edumeelsed noored kunstnikud koostöös moe- ja kunstimaailma tuntud inimestega esemeid ning külastajad said neid mitte ainult vaadata, vaid ka katsuda – näiteks liigutada magnetvedelik oma kätega. Seega olid kaasatud osalejate kõik viis meelt, mis suurendas mõju efektiivsust, mille tulemusena toimis ürituse PR-kajastus paremini kui mastaapne meediakampaania. Turundajad said suurema hulga kontakte ja need olid kvaliteetsemad, sest osalejad – potentsiaalsed tarbijad – pidasid erisündmust huvitavaks selle ebatavalisuse ja loomingulisuse tõttu (//slon.ru/articles/184479/).

Eriürituste ja tegevuste sponsorlus

Nagu näeme, on tootjad kriisi ajal sunnitud kasutama mittestandardseid reklaamimeetodeid. Üks tõhusamaid on erinevas formaadis meelelahutusürituste sponsorlus või partneritoetus: alates ametlikud vastuvõtud erapidudele. Sellistel üritustel osalemine annab brändidele juurdepääsu sihtrühmale ja rohkelt võimalusi edasiseks reklaamimiseks. Eriürituste ja nn üritusturunduse kulud on iga suurema tootja eelarves. Turundajad selgitavad selle populaarsust sellega, et erinevalt otsereklaamist võimaldavad selle tööriistad koheselt mõjutada potentsiaalse tarbija kõiki meeli. Kui reklaamvideo "püüab" ainult nägemis- ja kuulmismeeli ning proovivõttu (st. tasuta levitamine tootenäidised näiteks degusteerimisel) - maitse, lõhn ja kompimine, siis üritusturundusega on kaasatud kõik viis meelt. Veelgi enam, brändi osalemine sponsori või partnerina mis tahes üritusel annab tootjale otsese juurdepääsu sihtrühmale, eriti kui tegemist on premium- ja superpremium-brändidega. Sponsorluseks üritust valides arvestatakse mitmeid kriteeriume ja tingimusi.

• Esimene tingimus on kontseptsiooni järgimine: esiteks peab sündmuse semantiline sisu, stsenaarium, sündmus ja asukoht vastama ja reklaamitava brändi kuvandile.
• Teine tingimus on sihtrühm: kutsutud publik peab kuuluma reklaamitava brändi sihtrühma, sest enamasti saab üritusturundusest potentsiaalse tarbijaga suhtlemise vorm.
• Kolmas tingimus on kohalolekustrateegia: selge strateegia reklaamitava kaubamärgi kohalolekuks ja rohked võimalused selle reklaamimiseks ürituse raames. Paljud ettevõtted nõuavad alati eksklusiivset partnerlust. Samuti oleks kasulik tutvuda ürituse teiste partnerite ja sponsorite kohta, soovitav on, et nad ei kaotaks kaubamärgile prestiiži.
• Neljas tingimus on meediaefekt: reklaamitava brändi üritusel osalemise võtmetingimuste hulgas on ka lõplik meediaefekt, nn post-PR võimalus ehk kaubamärgi hilisemad mainimised meedias pärast sündmus. Üritusel endal tekkivate kontaktide arv on võrreldamatult väiksem võrreldes kontaktide arvuga näiteks ajakirjanduses, mis üritusest räägib.
• Viiendaks tingimuseks on sotsiaalne missioon: mitmed ettevõtted, kes regulaarselt toetavad eriüritusi ja ürituste projekte, peavad nendes osalemist omamoodi sotsiaalseks missiooniks.

Brändi jaoks on teatavasti väga olulised kaks asja – kuvandi komponent ja võimalus lasta potentsiaalsetel tarbijatel toodet proovida. Üritus, kus meedia- ja ärieliidi liikmed saavad toodet proovida mugavas keskkonnas, diskreetse brändingu ja kingitustega – ideaalne kombinatsioon, mis annab kaubamärgile mõlemad võimalused. Sellest lähtuvalt on näiteks partneri – esmaklassiliste toitude ja jookide tootja meelelahutusüritusel – kõige levinum vorm külaliste kostitamine. Kõigi teiste ettevõtete puhul on võimalikud muud kohalolekuefektid:

• kaubamärgi visuaalne kasutamine sisekujunduses;
• mobiilse stendi paigaldamine;
• kaubamärgi logoga meenete jagamine jne.

Ürituse korraldaja pakub võimalusi brändi kommunikeerimiseks ürituse sihtrühmaga, milleks võivad olla: brändinguplatvormid, PR-võimalused, degustatsioonid jne, olenevalt eesmärkidest. Mõnikord võib korraldaja taotleda osalemiseks lisarahastust sponsorpaketi näol. Sponsorpaketi suurus sõltub reeglina otseselt pakutavate brändingu ja PR-toetusvõimaluste kogusest ja kvaliteedist. Laiade meediavõimalustega pakett maksab tavaliselt rohkem, kuid kui kinnise, mitteavaliku ürituse publik pakub ettevõttele erilist huvi, võib leppida lisavõimaluste puudumisega promomiseks. Siin mängib rolli ka partnerluse tase - olgu see siis ühekordne või strateegiline koostöö. Seega, kui korraldaja eesmärk on koguda osalejatelt sissemakseid optsioonide eest, võivad paketid ühekordse ürituse eest maksta 5 tuhat kuni 50 tuhat dollarit. Ilmselgelt ostetakse sponsorpakett teatud reklaamieesmärkidel, kuid mõnda üritust ei saa peaaegu üldse käsitleda kui reklaami edendamise platvormi. Näiteks kui spordiüritusel või pidulikul õhtusöögil pakutakse tutvustamiseks toodet, mis meelitab kohale suure sissetulekuga publikut, kuid mille eesmärk on koguda raha haigetele lastele, ei hinda ettevõtted seda üritust kui võimalust tugevaks tooteedendustegevuseks. Nad on valmis seda pakkuma patroonitingimustel, kuid ilma reklaamita, piirdudes oma logo lisamisega ürituse partnerite nimekirja. Sponsorite kaasamist võib pidada lisavahendiks ürituse staatuse tõstmiseks ja kulude optimeerimiseks.

Sponsorlus

Nii et täiendav, kuid väga tõhus vahend edendamise efektiivsuse tõstmine, ürituse tase, aga ka kulude optimeerimine on erinevate sponsorite ligimeelitamine. Sellesuunalise koostöö levinumad vormid on järgmised (www.advertology.ru).

• Üldsponsor ehk kuldsponsor – võtab enda kanda vähemalt 50% kõikidest kuludest, saab laiendatud sponsorpaketi, tegutseb tavaliselt kaaskorraldajana, on sarnase sihtrühmaga ja pole seetõttu üritusest vähem huvitatud kui peakorraldaja . Selle põhieesmärk on laiendada oma kliendi- ja partneribaasi ning luua isiklikke suhteid osalevate ettevõtetega.
• Õhtuse vastuvõtu sponsor - kompenseerib tema kuvandi heaks töötava ürituse õhtuse VIP-osa kulud ning annab võimaluse reklaamida ennast ja isiklikku suhtlust ürituse VIP-külalistega.
• Infosponsor on tavaliselt väljaanne või kirjastus, kes avaldab eelnevalt trükis ja veebilehel ürituse teadaande, paigutab korraldaja kohta reklaaminfot, kajastab ürituse tulemusi, mõnikord aitab ka infomaterjalide sisu koostamisel. , ettevõtete ajakirjade ja ajalehtede trükkimine. Meediasponsor omalt poolt taotleb kolme peamist eesmärki: tugevdada oma mainet, meelitada üritusel osalejate hulgast uusi tellijaid ja reklaamijaid ning tihendada partnerlussuhteid ürituse korraldajatega.
• Tehnoloogiasponsor – varustab ürituse läbiviimiseks vajaliku esitlus- või muu tehnikaga, saab näiteks abistada stendide ehitamisel või trükimaterjalide valmistamisel. Sellise sponsori ülesanne on esitleda, näidata eeliseid ja võimalusi, reklaamida konkreetset varustust, tema jaoks on see nn toote PR.
• Registreerimissponsor – pakub registreerimiseks varustust ja personali. Selline sponsor on asjakohane suurte ürituste, näiteks näituste ja suurte konverentside läbiviimisel, kui on vaja palju ressursse, märgid tuleb trükkida otse registreerimisel ja koguda palju teavet. Registreerimise sponsor on huvitatud enda reklaamimisest ja võimalikult paljude inimeste tähelepanu äratamisest potentsiaalsed kliendid, kes korraldab ka üritusi ja kaasab teda edaspidi teenusepakkujana.

Seega on PR-projektide üks võimalusi ettevõtte ja selle toodete reklaamimisel erinevad kujud sponsorlus – alates tavapäraste ekraanisäästjate kasutamisest või logo kuvamisest kuni toote ja selle tarbijaomaduste tutvustamiseni, esitlejate suuliste teadaannete, kingituste ja auhindade kätteandmiseni. Mõnikord võib ettevõte sponsorlustasu eest esitada otsereklaami. Nii rahastas Evian ühes Londoni äärelinnas asuva väliujula rekonstrueerimist, mille jaoks lubati ettevõttel paigaldada basseini põhja selle mineraalvee valgustatud logo, mis oli selgelt nähtav lähenevatest ja õhkutõusvatest lennukitest. . Meil on populaarseimad filmid ja telesarjad (47% kõigist projektidest), samuti meelelahutus- ja muusikasaated (kumbki 13%). Ekspertide sõnul on sponsorpaketi minimaalne maksumus ligikaudu 5 tuhat dollarit ja maksimum võib ulatuda mitme miljoni dollarini. Näiteks maksab "Tähevabriku" – Channel One projekti – peasponsorlus reklaamijale 2 miljonit dollarit. Ligikaudu sama palju maksab STS-i sponsorprojekt "Kino kell 21:00" – ekraanisäästja enne filmi algust. programmis ja filmi sees iga päev aasta jooksul. Viiesekundiline ekraanisäästja enne seriaali “Seks ja linn” NTV-s maksab 4 tuhat dollarit.Sponsorluse peamiseks eeliseks tavapärasele reklaamile vastandudes on reklaamija kaubamärgi “kaasamine” saate süžeesse, mis aitab luua soovitud brändi kuvand. Lisaks sponsorlus lisavõimalus nende toodete reklaamimine televisioonis, mille otsereklaam on keelatud. Hea näide sellest on Nemiroffi sponsorprojekt, kus viinatootja rahastab oma logo eksponeerimise eest poksimatšide ülekandeid.

Tänapäeval on sport endiselt üks tõhusamaid kaupade ja teenuste reklaamimise kontekste. Umbes 60-65% kogu globaalsest sponsorluse turust tuleb spordiürituste toetamisest. Kõigi riskide täpse hindamise ja kompetentse turundusliku lähenemise korral annab sponsorlus otsereklaamiga võrreldes paremaid tulemusi ning teatud sponsorluse läve juures on publiku katvuse kogunemise kiirus palju suurem. Kõik need eelised võimaldavad reklaamijal ka valjuhäälselt teada anda toote turuletulekust. See on etapp, mil ei ole vaja luua mingit suhtumist kaubamärgisse, kuna see saab kujuneda ainult "teadmised pluss tarbimine" protsessi kaudu. Ettevõtte Nemiroffi sponsorprojekt, millest on saanud poksimatšide ülekannete regulaarne sponsor oma tegevuse algusest peale 2002. aastal Venemaa turul, võimaldas ettevõttel end tutvustada laiale publikule, kes varem ei teadnud selle toote olemasolu. Osaliselt tänu sellele projektile sai Nemiroffi kaubamärk Venemaal laialt tuntuks. TNS Gallupi andmetel tundis vaid esimese kuue poksimatšide sponsorluse kuu jooksul enam kui veerand Venemaa viinatarbijatest Nemiroffi kaubamärki.

Ja Venemaa tarbijatele vähetuntud Bourjois kosmeetika, saades NTV kanali populaarse sarja “Seks ja linn” sponsoriks, ei suurendanud mitte ainult oma kaubamärgi tuntust, vaid suutis luua ka positiivseid assotsiatsioone bränd, mis suure tõenäosusega seisnes turuosa suurendamises . Sellegipoolest on sponsorlusprotseduur paljude ettevõtete jaoks siiski pigem soodsa kuvandi loomise viis, kui tarbija lojaalsuse võitmise eesmärgil kaubamärgi positsioneerimise võimalus. Tuleb meeles pidada, et brändi/ettevõtte stabiilse positiivse kuvandi loomine nõuab teatud ajakulu. Ühekordne, isegi väga silmapaistev osalemine igal üritusel tõmbab kindlasti tähelepanu, kuid ürituse sponsorlus jääb ettevõtte kavatsuste tõsiduse indikaatoriks. alaline alus. Tähtis on nii sponsoreeritud objekti mõõdukas ärakasutamine ilma pealetükkiva sümboolika kasutamiseta kui ka selle objekti õige valik. Varjatult kommertsprojektides osalemine, kui need ei ole seotud sponsori põhitegevusega, vähendab sihtrühma usaldust, mis võib teha põhjendatud järelduse, et ettevõte on hoolimatute selgete strateegiliste eesmärkide puudumise tõttu või hoolimatus. oma vahendites. Mis puudutab sponsorluse efektiivsust, siis tõenäoliselt on selle turunduskommunikatsiooni vormi roll käibe suurendamisel pigem kaudne kui otsene. Esiteks on sponsorlus reklaamimise vahend ja sellisena on see rohkem seotud tähelepanu äratamise ja sellele järgneva kaubamärgi vastu huvi säilitamisega, st on suunatud lojaalsete tarbijate arvu suurendamisele oma konkreetses sihtsegmendis.

Venemaal on integreeritud sponsorluse kasutamise teerajajaks firma Wimm-Bill-Dann: ainuüksi "The Last Hero" projekti investeeriti vähemalt 1,5 miljoni dollarini. Juhtkond kaalus toona erinevaid valikuid J7 maine eskaleerumine ja lõpuks kasutas sponsorlust, et oma kaubamärki reklaamimise raames ümber paigutada. Selle tulemusena näitasid tarbijauuringud, et lisaks bränditeadlikkuse tõstmisele 99%-ni ja mahlamüügi kasvule, seostati J7-d seikluste, vabaduse ja tervisliku eluviisiga. Wimm-Bill-Dann ei osalenud enam "The Last Hero 2" sponsorluses, kuid projekti linastuse ajal pani ta televisiooni J7 reklaame, mis põhinesid " Viimane kangelane- 1”, mille järel jäi tarbijale mulje, et ettevõte sponsoreerib ka “eepose” jätkamist.

Huvitaval kombel usuvad paljud eksperdid, et sponsorlus kaotab oma mõju, kui programmis osaleb mitu ettevõtet. Parim variant on see, kui ühes saates ei ole rohkem kui 3-5 sponsorit. Loomulikult ei tohiks nende huvid ristuda. Sponsorite arvult (üle 130 osaleja) on absoluutne liider Kvartirny Vopros, kuid ka seal püütakse takistada konkureerivate sponsorite ilmumist programmi. Kuid Unileveri jaoks oli sponsorlus mõeldud selleks, et lahendada kaubamärgi ja tarbija vaheliste pikaajaliste suhete loomise keerulisi ja peeneid probleeme. Seega ei olnud Calve puhul (NTV programmi Culinary Duel sponsor oma eksisteerimise esimestest päevadest peale) ettevõttel vaja bränditeadlikkust suurendada: ta on juba oma tootekategoorias liider. Sponsorluse abil taheti lihtsalt rõhutada, et Calve on mõeldud neile, kes armastavad loomingulist lähenemist toiduvalmistamise protsessile ning otsese reklaami abil on sellise eesmärgi saavutamine ebatõenäoline (www.ko.ru materjalide põhjal). ).

Sellegipoolest pole sponsorlus Venemaa ettevõtete reklaamivahendina endiselt väga populaarne, sealhulgas seetõttu, et sponsorluse tõhusust ei ole võimalik konkreetselt hinnata. Et mõista, kas sponsorprojektiga tasub alustada või on parem piirduda traditsiooniliste reklaamivahenditega, tuleks lähtuda PR-kampaania eesmärkidest ja eesmärkidest. Seega, kui tootja kavatseb deklareerida, et tema toode on konkurendi omast odavam, on soovitatavam kasutada otsereklaami, kuid kui on vaja luua tootest uus kuvand, siis on optimaalne valida sponsorlus. (www.productplacement.ru materjalide põhjal) (tabel 3).

Tabel 3. Sponsorluse eelised ja puudused meediaprojektides (TV ja raadio) reklaamimise ajal

Pressikonverents ja briifing

Pressikonverents on ettevõtte ja ajakirjanike vahelise suhtluse kõige tõhusam vorm, kuna viimased saavad vahetut teavet ettevõtte suhtekorraldusspetsialistidelt ja selle juhtkonnalt. See hõlmab tingimata juhtkonda või inimesi, kes on pressikonverentsil käsitletud teemas kõige pädevamad. Pressikonverents korraldatakse tavaliselt siis, kui on vaja avalikkusega vastuolulisi küsimusi selgitada ja nende tähelepanu mõne probleemi lahendamisele tõmmata. Samuti kutsutakse pressikonverentsid kokku, kui ajakirjanikel on ettevõtte juhtkonnale palju küsimusi mõne sündmuse (ürituse) eel või lõpus. Pressikonverents toimub meedia esindajate kutsel. Kutse võib saata kõigile meediakanalitele või valikuliselt. Et pressikonverents oma eesmärke saavutaks, on selle ettevalmistamisel ja läbiviimisel vaja arvestada mitme pealtnäha väikese, kuid tegelikult väga olulise asjaoluga.

Tolleaegsed asjaolud:

Pressikonverents on kõige parem pidada keset nädalat, sest esmaspäev on meedias toimetuse päev ja soovitud osavõtt ei tule ning reede on nädalavahetusele eelnev päev, kultuuriprogrammide päev ja see mõjutada ka ajakirjanike kohalolekut;

kuna on teada, et ajakirjanikud töötavad sageli öösiti (hilised väljaanded, salvestused, toimetamine, traktaadid jne), on soovitatav pressikonverents ajastada kella 12.00-14.00, kuna materjalide kättetoimetamine algab kell 15.00 toimetustes, salvestused, stuudioaeg.

Vormi asjaolud:

Pressikonverentsi kutsel peab kindlasti olema märgitud teema, mis võimaldab toimetusel saata pressikonverentsile selles küsimuses pädevaid ajakirjanikke. Parem on väljastada kutse isiklikuna ja saata see 5–7 päeva enne pressikonverentsi avamist;

pressikonverentsil peaks olema selge stsenaariumiplaan, mis koosneb kahest osast - ettevõtte seisukoha avaldus probleemi kohta ja vastused ajakirjanike küsimustele. Iga osa aja määrab korraldaja ja see sõltub juhtkonna positsioonist – kas eraldada rohkem aega probleemi lahendamisele või vastupidi, eraldada maksimaalselt aega vastustele;

Pressikonverentsi võib läbi viia avalike suhete või pressisuhete eest vastutav isik. Saatejuht peab tutvustama osalejaid ajakirjanikele, kelle hulgas on soovitav isik, kes on volitatud tegema pressikonverentsi küsimustes lõplikke otsuseid;

Soovitav on pressikonverentsil osalejad registreerida meediast, mis võimaldab analüüsida kohtumise tulemusi järgnevate väljaannete põhjal. Registreerimisel on väga kasulik levitada materjale, mis toovad fakte ja selgitavad pressikonverentsi probleemi, mis kaitsevad ebatäpsete tõlgenduste eest (valesti salvestatud, kuuldud, tundunud jne) ja tagavad arusaamise pressikonverentsi olemusest. probleem;

Ajakirjanike heatahtlikkust ja aktiivsust soodustab kahtlemata karastusjoogide (karastusjoogid, kohvipausid, puhvetid, puhvetid jne) korraldamine. Konverentsi lõpus tuleks teha kosutusi, sest siis on korraldajatel võimalus mitteformaalseks PR-suhtluseks, tihedamate kontaktide loomiseks, usalduslike suhete loomiseks ja vajalike kuulujuttude käivitamiseks.

Briifing meediale

Briifing on lühike operatiivne esitlus ajakirjandusele oluliste sündmuste viimastest jälgedest. Briifingul olev sõnum on ühepoolne teavitus koos konkreetsete faktide lühiillustratsiooniga. Pressikonverentsi ja infotunni erinevus seisneb neile eraldatud ajaperioodides. Briifing ei tohi olla pikem kui 20–30 minutit. Nii lühike ajavahemik viitab sellele, et briifingu saatejuht saab olukorda kontrollida. Kõnelejale eraldatakse reeglina 10 minutit, ajakirjanike küsimustele kiirete vastuste saamiseks 10–20 minutit. Briifingu võib pidada seistes, ilma ajakirjanikke ja esinejaid lauda istumata. Briifinguid korraldatakse hädaolukordade, avalike skandaalide (massilised mürgistused, transpordi-, sidehäired jne) korral, et anda selgitusi juhtunule, selle põhjustele ning ennetada koheselt meedia vahendusel levivaid võimalikke vigu ja liialdusi antud teemal.

Pressikonverentside ja infotundide läbiviimise reeglid

1. Saavutada teema selge definitsioon, eesmärk ja sobiv valmisolek (statistika, graafikud). Vajalik on esituse sisu ja semantiline rikkus, igasuguse hinnangu ammendav argumentatsioon, mis tahes järeldus.

2. Valmista jaotusmaterjalid väga läbimõeldult. See tuleks koostada nii, nagu poleks keegi kõigest tulemast midagi kuulnud. Mida lihtsam on terminoloogia ja selgem olemus, seda lihtsam on ajakirjanikel refleksiooni saavutada.

3. Mõelge väga detailselt läbi pressikonverentsi stsenaarium, võttes arvesse, kes mida ütleb, mis rolli mängib ja millal.

4. Tervitage ajakirjanikke lahkelt, kuid mitte alatult. Kohustuslik on osalejate tutvustamine ja väljapakutud konverentsikava väljakuulutamine.

5. Kasutage võimalikult lühikesi aruandeid ja mis tahes visuaalse materjali demonstratsiooni, kuna ajakirjanikud kuulevad oma artiklitele ja sõnumitele pidevalt uusi pealkirju.

6. Kasuta loogiliselt järjepidevat argumentatsiooni, vältides sõnumi sisemisi vastuolusid.

7. Planeerige piisavalt aega ajakirjanike küsimustele, tekitamata pettumust või rahulolematust täitumata ootuste tõttu.

8. Jälgige pressikonverentsi kestust - maksimaalselt 40 minutit, mille järel tagage ajakirjanikel võimalus töötada üksikute osalejatega.

9. Pea meeles, et ajakirjanikud ei usu altruismi. Seetõttu ei tohiks eitada enda ärihuve, vaid selgelt ja enesekindlalt esitleda idee või toote eeliseid kolmandatele osapooltele; parim variant on see, kui kasu mõlemale poolele on korraga selgelt näha.

10. Püüdke olla kõigi ajakirjanike suhtes siiralt ja rõhutatult sõbralik. Ajakirjanikel on sellised ametialaselt olulised isikuomadused nagu kõrgendatud õiglustunne ja kõrgelt arenenud enesehinnang.