Danas se 100% dokumenata u uredu izrađuje u u elektroničkom obliku, no još uvijek ih je više od 80% tiskano (za odobrenje, pregled i puštanje u rad). Kako takav pristup može biti učinkovit?

Čini se da je uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima najrazumniji potez donositelja odluka. Ali poslovna potreba za automatizacijom ne nastaje odmah. I tek nakon primitka niza signala, menadžment dolazi do zaključka da poduzeću treba poseban informacijski sustav za upravljanje sadržajem (ECM sustav). Tada se javlja potreba za upravljanjem informacijama u svim fazama njihova postojanja sve dok ne zastare.

Što je elektronički dokument, EDMS, ECM

Postoje mnoge definicije. Pokušat ćemo vam dati najrazumljivije i najsažetije.

Elektronički dokument— skup informacija (tekst, slika, zvučni zapis) pohranjenih na računalu (Word, Excel datoteke itd.). Uz nju ide kartica s atributima - kao što knjige u knjižnici prati kartoteka. Dokument možete brzo pronaći po atributima (naslov, autor, datum izrade itd.).

Tijek rada(work flow) je slijed radnji zaposlenika unutar određenog poslovnog procesa. Primjer takvog slijeda je zaprimanje dokumenta, njegovo evidentiranje, pregled i izvršenje dokumenta, a poslovni proces je rad sa zahtjevima građana.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDI) je način organiziranja rada s dokumentima, u kojem se većina dokumenata koristi u elektroničkom obliku i pohranjuje centralizirano.

Trebate li ECM sustav?

Da biste procijenili je li potreban EDMS ili ECM sustav, odgovorite sami na sljedeća pitanja:

• možeš li ga brzo pronaći? potreban dokument dok razgovarate telefonom s važnim partnerom?
• hoćete li moći točno reći koji od naloga koje ste izdali trenutno nisu dovršeni i kasne?
• Jeste li sigurni da trenutna brzina odobravanja dokumenata stvara pozitivnu sliku o vašoj organizaciji?
• Jeste li zadovoljni količinom papira koji leže na vašem stolu?
• možete li sa sigurnošću reći gdje se trenutno nalazi dokument koji je poslan na odobrenje?

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima

Transparentnost poslovnih procesa. Zahvaljujući sustavu možete pratiti sve faze aktivnosti organizacije. Poslovni procesi postaju apsolutno transparentni menadžmentu i lakše ih je kontrolirati.

Veća disciplina izvedbe. Prema statistici, 20% primljenih zadataka nije dovršeno od strane zaposlenika odgovornih za njih. Uz punu kontrolu nad svim fazama rada, ECM sustav izravno utječe izvedbena disciplina zaposlenici.

Niži troškovi rada za menadžere i zaposlenike. Sustav smanjuje vrijeme koje zaposlenici troše na gotovo sve rutinske radnje s dokumentima: kreiranje, pretraživanje, odobravanje itd. Protok dokumenata je ubrzan. Kao rezultat toga, svi procesi u organizaciji idu brže.

Povjerljivost podataka je osigurana. Curenje podataka može dovesti do milijunskih gubitaka za organizaciju. Za razliku od tradicionalnog “papirnatog” protoka dokumenata, ECM sustav omogućuje pristup dokumentima strogo u skladu s dodijeljenim korisničkim pravima. Sve radnje na dokumentu (čitanje, mijenjanje, potpisivanje) se bilježe.

Zadovoljava zahtjeve ISO 9000 standarda. Uspostava upravljanja kvalitetom sada je postala jedna od prioritetne zadatke u ruskim tvrtkama. Među zahtjevima za sustav upravljanja kvalitetom (QMS) je transparentan protok dokumenata, kao i informacijska interakcija među zaposlenicima.

Jednostavan za inoviranje i obuku pridošlica. Zahvaljujući sustavu obavješćivanja izgrađenom na temelju ECM sustava, možete brzo komunicirati nova pravila rada svim zaposlenicima. Brzim pronalaženjem potrebnih informacija (propisi, upute i sl.) skraćuje se vrijeme obuke novih zaposlenika. Rute prolaza i predlošci dokumenata mogu se jednostavno mijenjati, nakon čega zaposlenici automatski počinju raditi na novi način.

Razvoj korporativna kultura . Implementacija ECM sustava uspostavlja i podržava unutrašnja politika tvrtke, dovodi do jedinstva tima. Istovremeno se povećava odgovornost svakog zaposlenika za kvalitetno izvršenje postavljenog zadatka.

Više konkurentskih prednosti. ECM sustav izravno utječe na konkurentske prednosti tvrtke u odnosu na ostale tržišne igrače. Brzina i kvaliteta korisničke usluge povećani su zahvaljujući brzom protoku informacija i jasnoj kontroli svih procesa. Rad i najvećeg poduzeća postaje mobilniji i manje ovisan o nekim “nezamjenjivim” zaposlenicima.

ECM tehnologije

Upravljanju poslovnim sadržajem može se pristupiti iz praktične i teorijske perspektive.

Počnimo s posljednjim. Obratite pozornost na komponente životnog ciklusa navedene u kanonskoj definiciji iz rječnika AIIM (Association for Information and Image Management):

• Uhvatiti
• upravljanje,
• skladištenje (Store),
• zaštita (čuvanje),
• dostava informacija (Deliver).

Informacijama se mora upravljati tijekom cijelog životnog ciklusa: od stvaranja ili primitka od strane organizacije, do isporuke krajnjem potrošaču ili uništenja nakon isteka razdoblja pohrane.

Informacije prožimaju sve procese organizacije, stvaraju se i obrađuju u različitim programima i različitim aplikacijama. Ali samo ECM sustav naglašava jedinstveni pristup upravljanju podacima tijekom cijelog životnog vijeka.

S poslovnog gledišta, važne faze u životnom ciklusu dokumenta su one koje imaju izravan utjecaj na poslovne procese kada on sudjeluje u radnim tijekovima. Ali s tehničke točke gledišta, oni nemaju jasno semantičko opterećenje i označeni su općim pojmom "upravljanje dokumentima".

Funkcionalnost i klasifikacija EDMS i ECM sustava

Prema istraživačkoj tvrtki Gartner, sustavi koji podržavaju najmanje 3 od 6 funkcija mogu se klasificirati kao ECM:

• upravljanje dokumentima: odjava/povrat, kontrola verzija, sigurnost, grupiranje dokumenata itd.;
• suradnja na zajedničkim dokumentima i podrška projektnim timovima;
• skeniranje dokumenata i upravljanje slikama papirnatih dokumenata;
• upravljanje zapisima za dugotrajnu arhivsku pohranu, automatiziranje pravila i propisa o čuvanju, osiguravanje usklađenosti zapisa sa zakonima i propisima;
• tijek rada za podršku poslovnim procesima, usmjeravanje sadržaja, dodjela radnih zadataka i stanja, praćenje rute i kontrola izvršenja;
• upravljanje web sadržajem za automatizaciju publikacija, dinamičko upravljanje sadržajem i interakcija korisnika za ove zadatke.

Možete saznati više o ovoj temi u odjeljcima odjeljka "EDS i ECM funkcionalnost":

Što ne očekivati ​​od ECM sustava

Trenutno složena automatizacija poduzeća se grade integracijom nekoliko sustava od kojih svaki rješava određeni niz problema. Stoga je vrlo važno razumjeti što točno implementirati unutar svakog sustava.

Razmotrimo najčešće poslovne zahtjeve čija bi implementacija u EDMS i ECM sustav trebala biti razumna.

Upravljanje kadrovskim zapisima. Unatoč činjenici da je izravno povezano s dokumentima, zadaća ovog područja nije sam tijek dokumenata, već računovodstvo i upravljanje osobljem.

Zaposlenik treba različite selekcije po kadrovima - po obrazovanju, spolu, specijalnosti, datumu prijema/otpuštanja i sl., za to informacije moraju biti pohranjene u strukturiranom obliku u bazi podataka, a ne u obliku zasebnih nestrukturiranih dokumenata.

Izrada svakog dokumenta trebala bi se odraziti na promjene u kadrovskom stanju, dakle, za automatizaciju upravljanje kadrovskom evidencijom bolje je koristiti specijalizirane sustave za upravljanje osobljem koji se mogu integrirati s ECM sustavom za pohranjivanje nestrukturiranih informacija (životopisi, fotografije, kadrovski nalozi itd.). Osim toga, korisno je automatizirati procese odobravanja ovih dokumenata u ECM sustavu.

Računovodstvo financijskih dokumenata Slično je i sa strukturiranim financijskim dokumentima: računi, fakture, potvrde o obavljenim radovima i sl.

Za održavanje poreza i računovodstvo, koji se temelje na primarnim dokumentima, specijalizirani su računovodstveni sustavi, kao i specijalizirani moduli ERP sustava. ECM sustav ih ne može zamijeniti, iako su skeniranje i organiziranje elektroničke arhive skeniranih slika financijskih dokumenata zadaće EDMS-a. Potreba za implementacijom takvih rješenja obično se javlja kada velike količine dokumenata i sudionika u poslovnim procesima koji će raditi s financijskim dokumentima kao EDMS dokumentima, uzimajući u obzir prava pristupa, elektronički potpis i dr.

Osim toga, sada je moguće razmjenjivati ​​financijske dokumente (fakture, ugovore, fakture i akte) s drugim ugovornim stranama u elektroničkom obliku. A pohranjivanje takvih dokumenata u EDMS pružit će dodatnu prednost. .

Analiza i modeliranje poslovnih procesa.

U pravilu se za analizu i modeliranje procesa koriste sustavi klasa BPM (). To su specijalizirani alati za poslovne analitičare poduzeća ili vanjske konzultantske tvrtke. Modelirani poslovni procesi mogu sadržavati aktivnosti koje se ne odnose na dokumente, koje se izvode ručno (na primjer, dostava dokumenata kurirom), od strane vanjskih subjekata (na primjer, dobavljača) ili uz podršku drugih klasa sustava (ERP, CRM).

Klasični EDMS može pružiti informacije za analizu poslovnih procesa (primjerice, u obliku izvješća o kašnjenjima u izvršenju pojedinih vrsta zadataka). Ali ovo je samo mali dio podataka potrebnih za potpunu analizu.

Ima smisla integrirati EDMS sa sustavima za modeliranje koji se temelje na referentnim podacima, na primjer, vrstama dokumenata ili organizacijskoj strukturi.

Implementacija ECM sustava

Učinak implementacije

Ocjenjivanje rezultata ECM projekta ne razlikuje se od analize učinkovitosti IT projekta, a potonje se ne razlikuje od ocjenjivanja bilo kojeg projekta tvrtke.

Motiv je ovdje zrelost tehnologije tvrtke, bez koje se poduzeće jednostavno ne može smatrati učinkovitim. U drugim slučajevima gotovo je nemoguće izračunati koristi, iako je potreba za implementacijom nesumnjiva. A ponekad je izračunavanje učinka skuplje od same tehnologije (na primjer, pružanje zaposlenicima neograničenog pristupa Internetu). U svim ovim slučajevima pozornost se više posvećuje troškovima projekta i potencijalu rješenja, uključujući i to koliko će se drugi problemi tvrtke lako riješiti uz pomoć implementiranog sustava.

EDMS i rješenja temeljena na njemu ne mogu se uvijek svrstati u sustave čiji je učinak potpuno jasan. Tradicionalne metode za analizu učinkovitosti korištenja sredstava nisu primjenjive na informacije, kao ni formula „omjer dobiti i ukupnih troškova je učinkovitost“. To je zbog činjenice da je informacija nematerijalna imovina koja sudjeluje u proizvodnji zajedno s materijalnom i radna sredstva. Implementacija ECM sustava prati promjene u poslovnim procesima i troškovima rada. Troškovi informacijskih sustava, uključujući ECM, u većini su slučajeva neizravni, koji se mogu izračunati samo po jedinici proizvodnje pomoću nekog modela. ekonomsko planiranje. I to je često prilično teško formalizirati.

Odabir i kupnja ECM sustava samo je prvi korak prema izgradnji elektroničkog upravljanja dokumentima u organizaciji. Prije nego što počne djelovati i stvarno počne imati učinka, bit će proveden proces implementacije.

Implementacija ECM sustava obično se sastoji od sljedećih koraka:

• organizacija projekta, raspodjela osoblja (voditelj projekta i radna skupina);
• istraživanje poduzeća i dizajn rješenja za korištenje ECM sustava;
• konfiguracija i adaptacija ECM sustava;
• trening;
• probni rad.

U svakom slučaju, za uspješnu implementaciju obvezna su sljedeća pravila:

• aktivno sudjelovanje menadžmenta u procesu implementacije i korištenja ECM sustava;
• dodjela i dubinska obuka ključnih zaposlenika za implementaciju i podršku softvera;
• organiziranje obuke za sve korisnike i davanje uputa za rad sa sustavom.

U mnogočemu se podudaraju s projektima implementacije drugih informacijskih sustava i dovode do sljedećeg negativne posljedice:

• prekršeni su projektni rokovi i proračun;
• nisu postignuti svi ciljevi (sustav funkcionira, ali ne u punoj mjeri: manje/lošije od planiranog);
• Implementacija potpuno ne uspijeva (sustav zapravo ne radi).

Specifičnosti rizika je zbog činjenice da većina zaposlenika poduzeća treba kratkoročno prelazak na za njih potpuno nove metode rada (čitanje dokumenata u elektroničkom obliku, primanje elektroničkih rješenja i potpisa uprave i sl.). Najčešći rizici implementacije ECM sustava uključuju:

• konzervativnost korisnika, neprihvaćanje novih metoda rada;
• niska računalna pismenost običnih korisnika i višeg menadžmenta;
• nestrukturirani procesi (nedostatak propisa);
• nedovoljna/neprikladna tehnička opremljenost;
• nejasno upravljanje projektima.

Načini sprječavanja rizika standard:

• detaljni i idejni projekt rada ECM sustava na ovo poduzeće;
• jasne upute i osobni primjer vodstva;
• obuka osoblja i operativna podrška u rješavanju problema;
• faznost implementacije.

Područje upravljanja elektroničkim sadržajem i interakcije bez papira u tvrtkama sada se aktivno razvija. Zakonodavstvo se također mijenja, neka se pravila u njemu utvrđuju nakon što su se ustalila u životu, a neka se, naprotiv, uvode nakon donošenja novih normi na državnoj razini.

Utvrđivanje vjerodostojnosti i pravnog značaja papirnate isprave procedura je koja je svima jasna: isprava mora imati potrebne potpise i pečate. Ali kako utvrditi vjerodostojnost elektroničkog dokumenta?

Stvoren za ovo elektronički potpis (ES)— pojedinosti o elektroničkom dokumentu namijenjene zaštiti od krivotvorenja. Možete identificirati vlasnika potpisa, te utvrditi da nije bilo promjena u elektroničkom dokumentu nakon potpisivanja.

U svom najjednostavnijem obliku, EP mehanizam radi na sljedeći način:

• certifikacijski centar (odjel ili vanjska organizacija), koji uz pomoć specijaliziranog softvera generira takozvane "ključne certifikate" za svakog korisnika;
• kreira se ES ključ - ovo je jedinstveni niz znakova. Sastoji se od privatnog ključa, koji je dostupan samo njegovom vlasniku i njime se može potpisati elektronički dokument, te javnog ključa - dostupnog svima, uz njegovu pomoć se može utvrditi tko je i kada potpisao elektronički dokument.

Pri korištenju ECM sustava skrivene su sve “poteškoće” na koje korisnik može naići. Korisnik u pravilu mora jednostavno odabrati željenu funkciju: „Potpiši dokument” (dokument potpisan elektroničkim potpisom bit će istovremeno zatvoren za izmjene) ili „Dobij informacije o potpisima”. Priznaje se legitimnost elektroničkih dokumenata.

Želimo vam uspjeh u svladavanju novih znanja, a naši materijali uvijek će vam pomoći u tome.

U ekonomskoj literaturi postoji tvrdnja da u poslovanju, navodno, postoje određene “važnije” i “manje važne” komponente. Zagovornici ovog pristupa tvrde da su glavni procesi (koji, na primjer, generiraju tijek predmemorije ili proizvode proizvod) ono na čemu tvrtka stvarno stoji, a prateći procesi, kao što je, na primjer, tijek dokumenata u tvrtki, komponente su koji se može napustiti uz minimalne gubitke. S jedne strane, moglo bi se zamisliti da su takvi stručnjaci u pravu i da je njihovo stajalište doista opravdano, ali samo ako je riječ o tvrtki s jednogodišnjim horizontom razvoja. Jer čim počnemo govoriti o poduzeću koje se doista želi razvijati na tržištu - povećavati promet, povećavati imovinu, širiti mrežu poslovnica, postaje jasno da prateći procesi, među kojima, naravno, dolaze u prvi plan. Proces tijeka dokumenata u tvrtki igra jednako važnu ulogu u uspjehu poslovanja.

U današnjem članku ćemo pogledati zašto je automatizacija protoka dokumenata danas ključ za narudžbu sutra i koje probleme rješavaju sustavi elektroničkog protoka dokumenata u poduzećima koja su usmjerena na učinkovitost.

Što je EDMS

Da biste razumjeli što su elektronički sustavi za upravljanje dokumentima, prvo morate odgovoriti na pitanje: "Zašto ih točno trebaju tvrtke?" Mnogi još uvijek vjeruju da su papirologija i menadžeri koji trče po hodnicima s fakturama, računovođe s neboderima ugovora i faktura na stolu normalna stvar i da je to bit svakog posla. Ovaj je članak namijenjen onima koji razumiju da moderni uvjeti ekonomske interakcije i razina tehnički napredak stvoriti situaciju u kojoj poslovna učinkovitost uvelike ovisi o brzini upravljanja informacijama kojima raspolaže poslovanje i postupku organiziranja racionalnog kretanja tih informacija.

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima rješavaju jedan od ključnih problema poslovanja u administrativnom dijelu – pojednostavljuju interakciju među zaposlenicima.

Kada su svi korporativni podaci sigurno pohranjeni, razine pristupa različitih zaposlenika različitim dijelovima poduzeća informacijski sistem, osigurano je jednostavno i razumljivo upravljanje dokumentacijom, a svim zainteresiranima su na raspolaganju alati za elektroničko upravljanje dokumentima i standardi za njihovo korištenje - značajno se povećava produktivnost svake zajedničke aktivnosti zaposlenika.

Takozvani EDMS (Electronic Document Management System) su individualno prilagođeni međusobno povezani softverski sustavi koji vam omogućuju upravljanje različitim vrstama dokumenata i informacija.

U svakom poduzeću koje aktivno posluje, količina službene dokumentacije stalno raste i njen rast je nemoguće obuzdati, posebice iz zakonskih razloga. U tom slučaju potrebno je izraditi određene sheme automatizacije dokumenata koje će standardizirati procese upravljanja, regulirati aktivnosti zaposlenika u ovom dijelu posla, te osloboditi osoblje od ručni rad i zapravo će poboljšati učinkovitost cijelog sustava u cjelini. Objekti na koje su takvi sustavi usmjereni nisu samo uobičajeni dokumenti u papirnatom ili čak elektroničkom obliku, već općenito svi poslovni procesi poduzeća koji se na neki način odražavaju u sustavu razmjene informacija. Zato su se vodeće tvrtke u zadnje vrijeme zainteresirale za automatizaciju protoka dokumenata općenito, a posebno za automatizaciju sustava elektroničkog protoka dokumenata, vidjevši velike perspektive povećanjem ukupne učinkovitosti uvođenjem takvih promjena. Zapravo, automatizirani EDMS postaju univerzalni sustav upravljanja poslovnim informacijama u širem smislu, koji omogućava poduzeću da primi sve unutar jednog sustava. potrebni alati za rad od trenutka nastanka informacije do njegove konačne likvidacije.

Besplatno
konzultacija
stručnjak

Natalija Sivorina

Konzultant-analitičar 1C

Hvala vam na vašem zahtjevu!

Stručnjak 1C kontaktirat će vas u roku od 15 minuta.

Učinkovitost EDMS-a

Ako govorimo o stvarnoj učinkovitosti koja se može postići automatizacijom elektroničkog protoka dokumenata u poduzeću, treba navesti sljedeće točke:

• Potpuna eliminacija ili maksimalno smanjenje rutinskih operacija i ručnog rada s informacijama. Automatizirani sustavi znatno pojednostavljuju procese kao što su primarni unos ili obrada podataka, skeniranje i kontrola podataka ili dokumenata, procesi uvoza ili izvoza informacija iz jednog izvora u drugi.
• Stvaranje jedinstvenog elektroničkog dokumentacijskog prostora u tvrtki, u kojem postoji interna hijerarhija pristupa zaposlenika različitim informacijama. Ovo eliminira potrebu za stvaranjem distribuirane pohrane informacija kako bi se osigurala njihova sigurnost ili odvojene razine pristupa, budući da jedan međusobno povezani sustav rješava ovaj problem. Na primjer, u distribuiranim strukturama ovo postaje izuzetno pogodan alat za top menadžment, koji može trebati pristup nekim informacijama s nižih razina.
• ASEMS vam omogućuje implementaciju praktičnih pretraživač, koja je u potpunosti međusobno povezana sa svim procesima upravljanja koji se odvijaju u poduzeću. Tako postaje sustav automatizacije dokumenata integriran u poslovanje unutarnji sustav traženje informacija koje bi mogle biti potrebne za rješavanje poslovnih problema ili jednostavno obavljanje njegovih izravnih funkcija.
• Smanjenje količine papirnatih informacija na minimum ili njihovo potpuno izbacivanje iz rada zaposlenika. Ovo rješenje ima mnoge prednosti - od smanjenja stvarnih administrativnih troškova do smanjenja rizika da će povjerljive informacije napustiti tvrtku samo na papiru.
• Automatizirani sustav protoka dokumenata omogućuje vam povećanje brzine interakcije između zaposlenika i odjela, kao i povećanje stupnja njihove uzajamne odgovornosti za počinjene radnje ili, naprotiv, nepočinjene u okviru suradnje. Ovo je vrlo važan aspekt učinkovitosti EDMS-a, budući da se, kao što pokazuje praksa, produktivnost odjela značajno povećava s obzirom na činjenicu da su strane suradnje ograničene okvirom sustava i rade zajedno isključivo na poslovnom planu. . Treba, međutim, imati na umu da u elektronički sustav“svatko ostavlja tragove”, pa će se kasnije biti nemoguće praviti da netko nešto nije čuo ili da se to uopće nije dogodilo.
• Automatizirani sustavi za upravljanje dokumentima povoljno utječu na odnos između uprave i podređenih jer nalozi postaju jasno usmjereni, razumljiviji i zajamčeno se prenose do osoba kojima su informacije namijenjene. Također se može primijetiti da se u okviru automatiziranih elektroničkih sustava povećava brzina generiranja međuuputa, prilagodbi, odluka i izmjena, kao i praćenje izvršenja naloga na svim razinama.
• EDMS vam omogućuje da uvedete sustav ne samo interne razmjene informacija u poduzeću, već i da razvijete rute i metode za uvoz i izvoz informacija s vanjskim sustavima. Tako se formira prirodni filter koji regulira oblik u kojem informacije izlaze iz tvrtke (a ponekad je to izuzetno važno sa stajališta standarda), kao i oblik u kojem ulazne informacije dolaze do zaposlenika tvrtke unutar sustava. . Sve to omogućuje poduzeću postizanje informacijskog identiteta, što je izuzetno važno za produktivno poslovanje poduzeća u cjelini.

Automatizacija EDMS-a u globalnom smislu najbolja je osnova za formiranje standarda i algoritama po kojima se odvijaju svi poslovni procesi u poduzeću na različitim razinama. Time sustav elektroničkog upravljanja dokumentima prestaje biti samo dio uredskog poslovanja ili razmjene dokumenata, već postaje važna komponenta poslovnog sustava od koje ovisi koliko će zaposlenici poduzeća učinkovito koristiti informacije.

Instrumentalne mogućnosti automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima

Zahvaljujući aktivnom razvoju programiranja u posljednjih deset do petnaest godina, danas sustavi usmjereni na automatizaciju informacijske interakcije omogućuju uključivanje točno onog skupa alata koji su potrebni određenoj tvrtki. Različita područja poslovanja i jednostavno pojedinačne karakteristike njegovog ponašanja nameću takvim sustavima određeni popis zahtjeva primjenjivih posebno ovdje i sada.

Nekim je tvrtkama dovoljan više-manje “klasičan” skup funkcija - kreiranje dokumenata, obrada informacija, pretraživanje i pregled podataka, kao i interna interakcija (prijenos, obavijesti stranama, postavljanje i praćenje izvršenja zadataka). Drugi trebaju znatno složenije sustave i drugačiji skup alata koji će im omogućiti izgradnju složenih hijerarhija, kreiranje udaljenih naredbi, udaljeni pristup, integraciju sa SQL i Oracle podacima baze podataka, omogućiti pristup poslužiteljima bez posebnih aplikacija i, na primjer, povezivanje sustavi u oblaku. Najnapredniji korisnici automatiziranih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima mogu imati pristup tako složenim i specifičnim alatima kao što su automatsko optičko prepoznavanje informacija, barkodiranje i skeniranje, sustav digitalnog potpisa, pretraživanje cijelog teksta i atributa itd.

Prednosti automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima

Danas korištenje automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima, a posebno sustava, nije jednostavno konkurentska prednost poduzeća usmjerena na učinkovitost, ali i objektivna nužnost za sve sudionike ekonomske interakcije koji su načelno zainteresirani za produktivno funkcioniranje svog poslovanja. Svijet se dramatično promijenio u posljednjem desetljeću, a to je utjecalo na sva područja poslovanja i poduzeća, tjerajući ih na promjene s dolaskom ere digitalne ekonomije. U usporedbi s tradicionalnim sustavima, koji su ranije omogućavali izgradnju procesa upravljanja informacijama u poduzeću, sustavi za automatizirani protok dokumenata otvorili su poslovnim subjektima nove horizonte u području povećanja vlastite učinkovitosti, koji se ogledaju u sljedećim prednostima automatiziranog dokumenta: sustavi protoka:

1. Takvi sustavi uvelike povećavaju produktivnost tvrtke povećanjem produktivnosti, što je osigurano ne samo pogodnošću procesne interakcije između odjela, već i dostupnošću u EDMS sustavima mogućnosti neograničenog rada s potrebnim informacijama, od pristupa do radikalnih transformacija informacije u najkraćem mogućem roku.
2. Informacije u elektroničkom obliku održavaju se u ažurnijem stanju, budući da se proces izrade i odobravanja izmjena može odvijati bez prekida od glavne aktivnosti u "pozadinskom" načinu rada.
3. Elektronički sustavi otporniji su na pogreške i sigurniji su od ostalih. Oni mogu uvelike smanjiti utjecaj ljudske nepažnje (tzv. “ljudski faktor”) i jamčiti sigurnost informacija. Jasno je da ako želite i imate tehničke mogućnosti, možete razbiti svaki sustav, ali čak i uzimajući u obzir mogućnost hakiranja, elektronički sustav zahtijeva više alata za zaštitu, šifriranje ili backup podataka.
4. ASEMS stvara preduvjete za značajno smanjenje troškova poslovanja kako u direktnim rashodovnim stavkama tako i u dijelu troškova osoblja, zbog smanjene potrebe tvrtke za izvođačima.
5. Ovakav sustav otvara nove mogućnosti suradnje između odjela, kako na izravnim pitanjima (u području razmjene informacija), tako iu obliku mogućnosti zajedničkog ili postupnog (jedan za drugim, dijelovi) rada na razne poslovne projekte. Izvrstan alat za daljinsko razmišljanje, radne grupe, kolektivna uređivanja i koordinaciju.

Općenito, automatizirani sustavi za upravljanje dokumentima pružaju poduzeću ne samo gore navedene prednosti, već i niz drugih koje je teško izmjeriti ili izračunati u konvencionalnim jedinicama, ali koje nisu manje važne. Riječ je o povećanju tehničke pismenosti osoblja i jasnom povećanju discipline osoblja i odgovornosti za svoje postupke i rad. Radeći u jedinstvenom elektroničkom sustavu, zaposlenici neprestano komuniciraju jedni s drugima, rješavajući probleme koji se javljaju na nižim razinama i time jačaju korporativni duh.

Automatizacija sustava protoka dokumenata danas nije samo interno sredstvo optimizacije poslovnih procesa, već prirodna potreba tvrtki za povećanjem produktivnosti rada u uvjetima globalne ekonomske krize. Značajno smanjenje mogućnosti za privlačenje financijskih sredstava i rast poslovanja kroz investicijske injekcije navodi tvrtke iz tradicionalnih industrija da shvate da su prilike za poboljšanje poslovnih performansi skrivene unutar samih kompanija. Ako je prije dvadesetak godina bilo važno samo „puno prodati“, danas je važno „učinkovito prodati“, a to je potpuno nemoguće bez modernog automatizirani sustav rad s informacijama.

Zaključno želim napomenuti da je svaka automatizacija u poduzeću povezana sa značajnim ulaganjima, iako (ako mislimo na sam program) ona nije značajan dio istih. Njihova osnova je razvoj metodologije izgradnje sustava, no dugoročno se više nego isplate zbog sve veće učinkovitosti i brzine poslovanja tvrtke. Kao što je već rečeno, danas ne pobjeđuje samo najpametniji, već i najbrži sudionik na tržištu, pa je sustav automatizacije dokumenata jedna od prilika za povoljan razvoj tvrtke u budućnosti.

Danas se većina dokumenata u početku stvara elektroničkim putem. Oni koji u organizaciju ulaze na papiru često su digitalizirani. Stoga, kada govorimo o upravljanju dokumentima, moramo imati na umu ne samo papirnate dokumente, već i formalizaciju kretanja elektroničkih verzija, odnosno EDI.

postojati različiti tipovi, načini organiziranja elektroničkog upravljanja dokumentima - stvaranje zajedničke pohrane datoteka na poslužitelju, korištenje interne pošte ili drugih komunikacijskih sustava. Ali to funkcionira do određene razine zadataka koji se rješavaju i opsega aktivnosti tvrtke. Ako idemo dalje, moramo implementirati shemu koja će racionalizirati rad s papirnatim i elektroničkim dokumentima. To se može učiniti korištenjem EDI-ja različitih vrsta.

Cilj elektroničkog upravljanja dokumentima je učinkovitost!

Prošla su vremena kada je uvođenje EDMS-a moglo biti danak modi. U današnje vrijeme organizacije koje prelaze na EDI prvenstveno razmišljaju o učinkovitosti. Njegovo povećanje moguće je na dva načina – povećanjem rezultata i smanjenjem troškova. Moderni EDMS koristi obje ove metode.

Stoga je smanjenje troškova olakšano:

• Smanjenje troškova papira (ispis, kopiranje, slanje itd.).
• Smanjenje neproduktivnih troškova radnog vremena zaposlenika. Prema zapadnim konzultantskim tvrtkama, udio vremena provedenog u obavljanju rutinskih, neproduktivnih operacija na dokumentima može biti do 20-30% ukupnog radnog vremena (au praksi - do 60-70%). Smanjenje takvih troškova jedan je od najvažnijih ciljeva uvođenja EDMS-a.

Na učinkovitost implementacije EDMS-a utječu:

• Ubrzanje protoka informacija (učinkovitija informacijska potpora menadžmentu – veća brzina odlučivanja).
• Promjena korporativne kulture (povećanje informacijske i tehnološke spremnosti osoblja, promicanje bolje percepcije inovacija).

Glavni ciljevi

Uvođenjem EDI-ja organizacije najčešće planiraju riješiti sljedeće probleme:

• povećanje učinkovitosti upravljanja automatizacijom kontrole izvršenja, veća transparentnost aktivnosti odjela i pojedinih zaposlenika;
• automatizacija poslovnih procesa uz njihovu istovremenu optimizaciju;
• pružanje podrške za akumulaciju, upravljanje i organizaciju pristupa korporativnim informacijama i znanju;
• bilježenje aktivnosti poduzeća kao cjeline, njegovih pojedinačnih odjela, radnih grupa, zaposlenika koji koriste te podatke kao podršku donošenju odluka itd.;
• smanjenje prometa papirnate dokumentacije (radi smanjenja troškova);
• pojednostavljivanje i smanjenje troškova pohrane dokumenata koji se koriste u tekuće aktivnosti, kroz stvaranje operativne elektroničke arhive.

Čimbenici koji utječu na izbor EDMS

Svaka organizacija koja odabire EDMS vodi se određenim kriterijima. Na izbor utječu čimbenici koji karakteriziraju samu organizaciju i njezin protok dokumenata. One se tiču ​​značajki organizacijska struktura, poslovni procesi, postojeći zahtjevi za tijek dokumenata, vrste sadržaja, potrebne funkcionalnosti sustava, načini implementacije, podrška, njegov razvoj, integracija itd. Više detalja
Opća klasifikacija

Svaka klasifikacija je uvjetna. Vrste sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima razlikuju se po funkcionalnosti i rješavanim zadacima, po veličini poduzeća, po arhitekturi itd.

Na temelju funkcionalnosti i zadataka koje treba riješiti razlikuju se:

• Uredski sustavi. Dizajniran za organizacije sa strogo formaliziranim pravilima protoka dokumenata i vertikalnim upravljanjem.
• Elektroničke arhive. Oni nisu namijenjeni za podršku kretanju dokumenata, glavni cilj je organizirati pohranjivanje i pronalaženje potrebnih podataka.
• Sustavi tijeka rada. U središtu su im poslovni procesi koje automatiziraju, a dokumenti i tijek rada su sredstva za implementaciju tokova rada.
• ECM sustavi. Ovo je kompleks korporativnog upravljanja sadržajem koji implementira nekoliko funkcija odjednom - upravljanje: dokumentima; slike dokumenata (Document Imaging); zapisi; tijek rada; web sadržaj (WCM); multimedijski sadržaj (DAM); znanje (Knowledge Management); kolektivna interakcija (Collaboration).

Većina EDMS-a na tržištu sadrži elemente nekoliko vrsta EDMS-a.

Kako odabrati "pravi" EDMS?

Dakle, odabir sustava za upravljanje dokumentima - težak proces, što ovisi o puno toga. Ako je trgovačko društvo moguće ekonomski učinak od implementacije. Ako ovo Vladina agencija, naglasak je na podršci svim zadaćama koje organizacija rješava, a značajke tih zadaća vezane su uz specifičnosti djelatnosti. Stručnjaci naše tvrtke uvijek su spremni uzeti u obzir sve čimbenike kako bi vam pomogli u odabiru. "ARHIVSKI POSAO" - specijalizirani sustav automatizacija odjelne papirnate i elektroničke arhive.

Zaposlenici EOS-a pomoći će vam pri odabiru EDMS-a za vaše zadatke

Prije samo nekoliko godina o elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima govorilo se kao o svijetloj budućnosti. Danas se već aktivno koriste u privatnim i javnim poduzećima. Ali najvažnije je da potražnja za EDMS-om stalno raste. Pogledajmo elektroničko upravljanje dokumentima i kako ono funkcionira na primjeru sustava koji djeluju u Ruskoj Federaciji.

Preduvjeti

Da biste bolje razumjeli kako EDMS program radi, morate pregledati osnovne koncepte i zadatke. Ključni čimbenici su oni o kojima ovisi odabir pojedinog sustava.

Ako organizacija može funkcionirati u uvjetima neformalnog upravljanja, onda nema potrebe za protokom dokumenata. Pojavom poslovnih procesa javlja se potreba za upravljanjem mehanizmom uz pomoć uređene dokumentacije. Ako se s papirima ne pozabavite na vrijeme, oni će se početi gomilati i gubiti.

Koristi se kao alternativa papirnom mediju posebna shema pohranjivanje datoteka na poslužitelj. Ali ni to ne djeluje dugo. Kako obujam poduzeća raste, potreba za pohranjivanjem informacija i sinkronizacijom raste.

Postavlja se dilema: da li za pohranjivanje podataka koristiti stari papirnati medij ili EDMS. Koje se važne stvari mogu dobiti putem elektroničkog sustava? Povećajte učinkovitost organizacije.

Ekonomski učinak

Učinkovitost rada može se povećati na dva načina: smanjiti troškove ili povećati rezultate. EDMS dokumenti omogućuju postizanje dva cilja odjednom. Odnosno, implementacija sustava omogućuje organizaciji da troši manje, ali zarađuje više.

Smanjenje troškova provodi se smanjenjem troškova papira, izgubljenog vremena, ubrzavanjem procesa razmjene informacija i promjenom korporativne kulture.

Da biste procijenili učinkovitost koju pruža EDMS program, morate izračunati količinu radnog vremena utrošenog na papirnatu dokumentaciju. Prema konzultantskim tvrtkama, takve operacije zauzimaju 20% radnog vremena. U ruskoj birokraciji za to je potrebno čak i više - 60% vremena. Uvođenjem EDS-a ti će se troškovi smanjiti najmanje 10 puta.

Uredski poslovi i protok dokumenata

Ova dva pojma su međusobno povezana. Upravljanje uredom je pojam koji se odnosi na formalni skup pravila za rad s dokumentima. Neki EDMS sustavi mogu se konfigurirati tako da odgovaraju pravilima uredskog rada, ali postoje i oni sustavi na temelju kojih je uredsko poslovanje već formirano.

Dokument je jedinica za pohranu informacija u EDMS-u. Tijek dokumenata formira se iz različiti izvori: drugi sustavi, aplikacije, e-pošta, ali prije svega - sa skeniranih papirnatih medija. Stoga su skeneri i druga oprema sastavni dio EDMS-a. Sustav pohranjuje sve dokumente, održava njihovu povijest, osigurava kretanje kroz organizaciju i s njima obavlja poslovne procese.

U takvoj bazi postoji odluka, uputa i nalog EDMS-a. Preko njih se upravlja organizacijom. Svaki dokument se isporučuje s "certifikatom". Skup polja u obrascu ovisi o vrsti dokumenta. U se pohranjuje u obliku baze podataka za svako polje takve kartice.

Funkcije i zadaci EDMS-a

Program za upravljanje dokumentima dizajniran je za rješavanje sljedećih problema:

• sistematizacija rada s dokumentima.
• stvaranje dokumenata pomoću predložaka, njihova registracija i pohrana;
• automatizacija računovodstva;
• klasifikacija dokumenata.

Pogledajmo pobliže funkcije EDMS-a. Program za upravljanje dokumentima služi za:

• stvaranje karata.
• formiranje teksta dokumenta;
• spremanje podataka u pdf ili ms word formatu;
• upravljanje korisničkim pravima pristupa;
• stvaranje ruta;
• upravljanje kretanjem dokumenata;
• slanje obavijesti, podsjetnika;
• vođenje dnevnika, imenika, klasifikatora;
• generiranje uputa;
• pretraživanje i potpisivanje dokumenata;
• generiranje izvješća.

Funkcije na razini cijelog sustava uključuju:

• daljinski rad s dokumentima;
• korištenje DBMS-a za pohranu podataka;
• istovremeni rad sa EDMS;
• osiguranje sigurnosti putem certifikata, bar kodova i personalizacije.

Prednosti i nedostatci

Prijelaz na EDMS ima više prednosti nego nedostataka. No, pogrešno organiziran projekt može uništiti sve prednosti automatizacije. Ciljevi implementacije EDMS-a moraju biti dostižni. Prednosti uključuju:

• centralizirano strukturirano pohranjivanje informacija;
• isti pristup izradi i obradi dokumenata;
• korištenje šablona;
• traži;
• revizija pristupa.

Nedostaci uključuju visoke početne troškove i opsežnu obuku korisnika.

Procesi dokumenata

U EDMS elektronički Tijek dokumenta prolazi kroz nekoliko faza, tijekom kojih se dokumentu dodjeljuju određena svojstva. Obrada se vrši ručno i automatski. U drugom slučaju navedeno je sljedeće:

• uvjeti za prijelaze između faza;
• odvajanje rute;
• ciklusi obrade;
• pokretanje podprocesa, mjerača vremena, procedura obrade;
• postavljene su korisničke uloge.

Vrste tretmana:

• Izrada dokumenta.
• Uređivanje.
• Preimenovanje.
• Kretanje.
• Očuvanje.
• Indeksiranje.
• Izbrisati.

Troškovi za EDMS

Protok dokumenata ne može u potpunosti funkcionirati bez licence, poslužitelja, pune konfiguracije i obuke za sve korisnike. Svaki od ovih elemenata zahtijeva velike financijske izdatke. Osim toga, ne treba zaboraviti na integraciju EDMS-a s drugim sustavima, ažuriranje baze podataka i softvera, konzultacije o tehničkoj podršci i druge troškove podrške.

Implementacija EDMS-a

Implementacija projekta može trajati nekoliko mjeseci. Proces ovisi kako o broju dokumentacijskih procesa tako io financijskim, organizacijskim i resursnim mogućnostima. Implementacija se provodi prema sljedećem algoritmu:

• stvaranje radne skupine, određivanje voditelja;
• definiranje ciljeva i zadataka;
• pregled postojećih procesa dokumentacije;
• izrada tehničkih specifikacija;
• izbor EDMS-a;
• sklapanje ugovora za implementaciju EDMS-a;
• izrada i odobravanje pravilnika o radu;
• provjera početnog sadržaja imenika;
• preliminarno testiranje EDS-a;
• Obučavanje zaposlenika;
• testna implementacija EDMS-a;
• analiza rezultata ispitnog rada;
• ispravak pogreške;
• puna implementacija EDMS-a.

Greške u implementaciji

Posebnu pozornost treba obratiti na one procese koji zahtijevaju papirnati dokument. Glavna pogreška je umnožavanje papirnatog dokumenta s elektroničkim. To otežava rad i uzrokuje negativan stav prema automatizaciji. Nitko ne plaća dodatno za dupli posao. Potrebno je izgraditi procese automatizacije bez dupliciranja. Druga greška je neobučenost osoblja. Najčešće se novi procesi susreću neprijateljski. Stoga je potrebno objasniti zaposlenicima zašto se uopće implementira EDMS kako bi svjesno pristupili procesu učenja.

Tehnologije pohranjivanja dokumenata

U EDMS-u elektronički protok dokumenata sastoji se od atributa na temelju kojih se vrši pretraživanje, klasifikacija, grupiranje i izvješćivanje. Ponekad se dokument kreira pomoću predloška, ​​ponekad prijenosom podataka iz baze podataka. Atributi su pohranjeni u tablicama. Sama datoteka smještena je u mapu za pohranu, informacije iz nje smještene su u direktorij DBMS. Pristup podacima imaju samo korisnici EDMS sustava.

Što je skeniranje streama?

Kontinuirana obrada dokumenata s naknadnim smještajem njihovih uzoraka u arhivu provodi se pomoću skenera. Tijekom procesa skeniranja moguće je automatsko stvaranje crtični kod na dokumentu i njegova registracija u bazi podataka s naknadnim usmjeravanjem zadanom rutom.

Optičko prepoznavanje teksta

Ovaj elektronički sustav za upravljanje dokumentima EDMS pretvara elektroničku sliku dokumenta u foto ili jpeg formatu u tekstualni format. U ovom slučaju koristi se poseban softver u obliku samostalne aplikacije ili integriranog ESCOM.BPM u EDMS. Što je ESCOM.BPM? Ovo je program za prepoznavanje dokumenata upisanih različitim fontovima. Međutim, valja napomenuti da samostalne aplikacije imaju više mogućnosti i čak prepoznaju rukom pisani tekst.

Barkodiranje

Ova tehnologija pruža skup postupaka za stvaranje i primjenu grafičkog crtičnog koda na dokument. Jedinstveni crtični kod kreira se putem poslužitelja sustava. Također osigurava identifikaciju dokumenata, njihovu brzu pretragu u bazi podataka i distribuciju na mjesta pohrane. Prilikom registracije dokumenta, na naljepnici se ispisuje crtični kod koji odgovara identifikatoru elektroničke kartice. Zalijepljen je na papirnatu verziju dokumenta.

EDS

Omogućuje vam da provjerite je li dokument točan i podaci nepromijenjeni. Potpisivanje se provodi pomoću kriptoprovajdera i softverskog ključa – certifikata. Potonji je datoteka u posebnom formatu koja se ponovno generira u centru za izdavanje licenci. Kako biste osigurali sigurnost informacija, trebate pohraniti certifikat na pametnu karticu ili I-Token ključeve. Zaštićeni su PIN kodom. Ako se PIN unese netočno nekoliko puta, certifikat će se automatski blokirati.

Pretraživanje cijelog teksta i atributa

Pretraživanje atributa provodi se putem posebnog obrasca pomoću nekoliko vrijednosti iz polja kartice. Na primjer, kriterij "Račun" traži podatke u polju "Primatelj" ili "Pošiljatelj". U tom slučaju sustav uspoređuje unesene kriterije s podacima na karticama i u rezultat upisuje one kartice koje odgovaraju. Pretraživanje se provodi uzimajući u obzir točna ili djelomična podudaranja.

Pretraživanje cijelog teksta provodi se pomoću podataka u samom dokumentu, uključujući oblike riječi putem ugrađenih DBMS alata, kao što su MS SQL SERVER, ORACLE. Za potpunu pretragu datoteke moraju biti unesene u bazu u formatu dokumenta (doc), tablice (xls), prezentacije, poruke.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDF)- skup automatiziranih procesa za rad s dokumentima predanim u elektroničkom obliku bez uporabe papirnatih medija.

Elektronički dokumenti u odobrenim obrascima sastavni su dijelovi svih računovodstvenih programa, ali da bi elektronički dokument bio pravno priznat mora biti potpisan elektroničkim potpisom.

Vrste elektroničkih dokumenata

Elektronički dokument potpisan elektroničkim potpisom može se koristiti ako zakonodavstvo Ruske Federacije ne sadrži izravnu zabranu njegove uporabe.

Tako ugovori, razni računi, zahtjevi, izvješća, prijave, kao i otpremnice, akti i računi mogu biti elektronički dokumenti.

Također, elektroničke dokumente dijelimo na neformalne dokumente i formalizirane dokumente.

Neformalizirani dokumenti - pisma, ugovori, punomoći, tehnička dokumentacija i ostala korespondencija slobodni su od strogih državnih propisa.

Za formalizirane dokumente, određeni zakonodavni akti propisuju stroge zahtjeve za format i propise o prijenosu.

Formalizirani dokument je dokument izrađen prema formatu Federalne porezne službe.

Formalizirani dokumenti izravno utječu na točnost obračuna poreza, stoga je za njih važno pridržavanje svih postupaka prijenosa.

Formalizirani dokumenti su npr. elektronički računi.

Za neke primarne dokumente, Federalna porezna služba Rusije razvila je preporučeni format za teretni list u obrascu TORG-12 i potvrdu o prihvaćanju (rad) za usluge.

Unatoč činjenici da je naznačen preporučeni format za takve dokumente, to je format u kojem tvrtke te dokumente moraju poslati elektroničkim putem na zahtjev porezne uprave ako je potrebno potvrditi rashode poreza na dobit.

Mogućnosti elektroničkog upravljanja dokumentima

Postoje dvije mogućnosti za organiziranje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Prvi je sklapanje ugovora o elektroničkom upravljanju dokumentima s drugim ugovornim stranama i razmjena dokumenata potpisanih elektroničkim potpisom putem elektroničke pošte. U tom slučaju možete koristiti jednostavan elektronički potpis.

Druga je mogućnost organizirati elektroničko upravljanje dokumentima putem posebnog operatera.

Ovom metodom tvrtka se pridružuje propisima za razmjenu elektroničkih dokumenata i može s drugim ugovornim stranama razmjenjivati ​​i formalizirane dokumente (za koje je Federalna porezna služba Rusije službeno odobrila format) i neformalne (ugovore, sporazume, izvješća o usklađivanju itd. .).

Glavne funkcije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Glavne funkcije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima su:

registracija dokumenata;

nadzor nad izvršenjem dokumenata;

stvaranje imenika i rad s njima;

kontrola kretanja papirnatih i elektroničkih dokumenata, vođenje povijesti rada s dokumentima;

stvaranje i uređivanje detalja dokumenta;

generiranje izvješća o tijeku dokumenata poduzeća;

uvoz dokumenata iz datotečnog sustava i interneta;

kreiranje dokumenta direktno iz sustava na temelju predloška (izravna integracija);

rad s verzijama dokumenata, složenim višekomponentnim i višeformatnim dokumentima, prilozima;

elektronička distribucija dokumenata;

rad s dokumentima u mapama;

primanje dokumenata putem skeniranja i prepoznavanja.

smanjenje troškova pristupa informacijama i obrade dokumenata.

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima

Glavne prednosti upravljanja elektroničkim dokumentima uključuju sljedeće:

centralizirano, strukturirano i sistematizirano čuvanje dokumenata u elektroničkom arhivu;

smanjenje troškova ispisa, poštarine i skladištenja papirnatih računa;

jedinstven pristup postupcima izrade i obrade dokumenta (registracija, odobrenje itd.);

smanjenje vremena za dostavu, registraciju i odobrenje dokumenata;

brzina potpisivanja dokumenata;

mogućnost obavljanja bilo kakvih operacija s dokumentima na mreži 24 sata: pretraživanje, preuzimanje, ispis, usklađivanje, odbacivanje, kao i praćenje njihovog kretanja;

brzo traženje dokumenata.

Povjerljivost razmjene osigurana je enkripcijom dokumenata.

Elektronička digitalni potpis(EDS) osigurava identifikaciju potpisnika i cjelovitost poslanih dokumenata.

Isporuku elektroničkih dokumenata jamči operater za upravljanje dokumentima.

Implementacija sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Da biste upravljali elektroničkim sustavom za upravljanje dokumentima, morate:

izraditi i odobriti postupak za upravljanje elektroničkim dokumentima;

imenovati odgovorne za njegovo održavanje;

organizirati elektroničku arhivu primljenih i poslanih dokumenata;

računovodstvenom politikom propisati pravila izrade, primanja i pohranjivanja elektroničkih dokumenata, imenovati odgovorne za izradu i potpisivanje elektroničkih dokumenata.

Svaki zaposlenik koji je ovlašten za potpisivanje elektroničkih dokumenata mora imati elektronički potpis.

Stvorivši elektronički sustav za upravljanje dokumentima, organizacija ne može ispisivati ​​dokumente, već ih pohraniti u elektroničku arhivu.

Po potrebi se dokumenti pohranjeni u arhivi mogu isprintati za inspektore, te predočiti potpisani dokument elektronički potpisi stranke, prethodno ih propisno uvjerivši.

EDI (elektronsko upravljanje dokumentima): detalji za računovođu

• Ulazimo u eru EDI-ja

  Usluga "1C-EDO". Prednosti "1C-EDO" Usluga "1C-EDO" je najisplativija... preko EDO rade pojedinačne pošiljke, usluga "1C-EDO" dostupna je bez plaćanja. ... identifikator sudionika EDF-a.” Stvaranje profila postavki EDF-a Profil postavki EDF-a Nakon stvaranja... prijeđite na “Konfiguriranje EDF-a”. Postavke EDF-a U prozoru koji se otvori potrebno je... razmijeniti dokumente putem EDF-a Popis postavki EDF-a U poslanim "Postavke EDF-a" ... prikazuju se regulatorna tijela. EDI arhiv Korištenjem EDI sustava organizacije smanjuju troškove...

• Prilikom promjene adrese e-pošte i operatera EDF-a potrebno je obavijestiti poreznu upravu

  I postoji nekoliko sporazuma s EDF operaterima, tako da komuniciramo s njima... . Ako tvrtka odluči promijeniti EDF operatera, u pravilu se mijenja i elektronički... -6/19884@. Porezne vlasti također moraju biti obaviještene o promjeni EDF operatera. Osim toga...

• 8 argumenata za povezivanje s elektroničkim upravljanjem dokumentima u radu s leasing kućom

  Koju izdaje bilo koji akreditirani EDF operater. – Mnogo je operatera na tržištu. ...kao originali. Sam proces EDI reguliran je zakonima Ruska Federacija i ... i podršku elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima (EDF) kod zakupaca i je ... koji izdaje bilo koji akreditirani EDF operater. – Mnogo je operatera na tržištu.. jednostavna procedura. Tipično, EDF operater omogućuje pristup Osobni prostor... U 2018. stručnjaci EDF operatora predviđaju povećanje protoka pravno značajnih...

• Kako se pripremiti za obvezno označavanje proizvoda

  Spojite se na sustav za elektroničko upravljanje dokumentima (EDF). Dobijte GTIN kod - za... proizvode. Spojite se na EDI sustav. Očevidnik u sustavu “Pošteno... označavanje”, je elektroničko upravljanje dokumentima (EDF), koji prati robu s potvrđenim... “Nabave” – “Tekući EDI poslovi”. Radno mjesto EDF vam omogućuje kontrolu rada s... prijenosni dokument). U sklopu EDI-ja potrebno je usporediti osnovne stavke... Stavke u EDI obrascu možete usporediti klikom na istoimeni gumb ili...

• Odgovornost za nepravodobno podnošenje porezne prijave

  Sklopiti s operaterom elektroničkog upravljanja dokumentima (EDF) ugovor o pružanju usluga za... pružanje EDI-ja s poreznom upravom; ili dostavite... ovlaštenje za EDF kod Federalne porezne službe ovlaštenom predstavniku (posredniku...) koji ima ugovor s operaterom EDF-a i kvalificirani certifikat ključa za provjeru...

• Značajke odabira sustava elektroničkog izvješćivanja

  EDI sustave izvještavanja nudi nekoliko programera. Svaki softver... ? EDI sustave izvještavanja nudi nekoliko programera. Svaku softversku ... uslugu nudi više od sto EDF operatera. Svaki od njih ima status ... rješenja usmjerenih na različite EDI zadatke. Što se tiče izbora operatera...