Outsourcing contable: una buena alternativa para las pequeñas empresas

Outsourcing contable: costo

Outsourcing contable en Moscú

Las ventajas de la subcontratación son obvias, pero ¿qué pasa con las desventajas?

Beneficios de la subcontratación de la contabilidad en Moscú

Subcontratación contable: la capacidad de organizar actividades financieras las empresas son más eficaces sin pagar de más a una plantilla de empleados regulares, cuya productividad laboral no siempre es alta. Maya Zinovieva, jefa del proyecto Bi-Consulting, habló sobre las características específicas del mercado de servicios financieros en Rusia, las características específicas del desarrollo comercial, el sistema de gestión y los matices de trabajar con clientes de la empresa de subcontratación Zhazhde.

Inversiones iniciales y dinámica de desarrollo

La idea de crear un negocio le nació a Maya allá por los años 90, cuando empezó a trabajar en el campo de la contabilidad. En 1991, después de un curso especializado de tres meses, el futuro director del proyecto Bi-Consulting asumió el cargo de jefe de contabilidad en una pequeña empresa. Durante mis estudios, quedó claro que la contabilidad puede ser un negocio muy interesante y vale la pena seguir haciéndolo.

La carrera comenzó con una muy intensa actividad profesional... Luego de 6 meses de trabajo, encontró otro trabajo para ella y al final de su primer año como contadora, brindó sus servicios a 5 empresas diferentes. Sin embargo, todo esto no correspondía del todo a los intereses y prioridades de la joven ambiciosa: se esforzó por implementar nuevas ideas y proyectos.

En ese momento, ya había comenzado a surgir la idea de crear una empresa de contabilidad que operara simultáneamente para varias organizaciones y fuera una empresa independiente. Con la experiencia surgió una visión estratégica del desarrollo empresarial: se consideraron las posibilidades de distribuir las responsabilidades de los futuros empleados y organizar el trabajo de la empresa. Así que la idea se transformó gradualmente en un plan empresarial específico.

Sin embargo, en ese momento no había oportunidad de abrir su propia empresa. En diferentes etapas de su vida, la futura emprendedora ocupó los cargos de jefa de contabilidad y director de Finanzas en la bodega de alimentos. En 2000, las posibilidades y los deseos finalmente coincidieron y se creó su propia empresa de contabilidad.

El negocio de servicios no es intensivo en capital, por lo que el capital inicial fue un poco más de 50 mil rublos. Incluso en ese momento, esta cantidad era bastante asequible. Pero durante bastante tiempo, las ganancias de la empresa tuvieron que invertirse en el desarrollo: la adquisición de programas, sistemas de información, sistemas de seguridad, tecnología informática y de servidor.

Maya Zinovieva: “Los primeros clientes estaban muy poco versados \u200b\u200ben los principios de atracción de una empresa de outsourcing, muchas cosas tenían que explicarse punto por punto, algo tenía que ajustarse en el proceso. Pero los negocios son los negocios: si quiere ser eficaz, debe aprender y enseñar a los demás. Al principio trabajaba como empresario individual, luego tuve la oportunidad de registrar una entidad legal. Mi hermano Dmitry trabajó conmigo en el proyecto. Así es como apareció Bi-Consulting LLC: nuestra creación conjunta, una empresa familiar, se podría decir ".

En ese momento, nadie sabía cómo administrar un negocio de subcontratación, de hecho, Maya estaba creando su propio sistema de prestación de servicios mediante prueba y error. Y nadie es inmune a los errores al comienzo del viaje.

Maya Zinovieva: “Esta o aquella situación surgió con el cliente, y esto se reflejó en el próximo acuerdo, en las reglas internas para empleados. Entonces, durante varios años, cada uno de nuestros errores en la comunicación con los clientes y en el trabajo cambió el contrato. Como resultado, creamos un contrato de 22 páginas que responde a casi todas las preguntas posibles del cliente. No hemos cambiado el documento durante los últimos 4 años ".

Rentabilidad y eficiencia financiera

Si el negocio de subcontratación contable se construye correctamente, la recuperación de la inversión se puede lograr con bastante rapidez: en unos seis meses. Los períodos de recuperación de estos proyectos son incluso más cortos que en otros tipos de negocios, ya que el trabajo con los clientes se basa en una base regular. Por ejemplo, muchos clientes han estado trabajando con Bi-Consulting durante más de 15 años, casi desde el momento de la apertura.

Maya Zinovieva: “Al inicio del viaje, no sabíamos muchas cosas, cometimos errores. No en la contabilidad en sí, sino en las relaciones con los clientes: no pudieron responder rápidamente a las solicitudes, no estuvieron de acuerdo, por así decirlo, "en la orilla" sobre muchos detalles del trabajo. Como resultado, perdieron esos clientes y, por lo tanto, las ganancias. En 2005 logramos formar una audiencia clientes regularesque aseguró un tiempo de actividad rentable sin retrasos salario, sin deudas con los proveedores y con un beneficio estable ”.

Ahora la empresa Bi-Consulting tiene 140 clientes habituales. Durante los períodos del informe, también hay quienes solicitan solo la entrega de informes u otros servicios puntuales. El cheque promedio es de 7-8 mil rublos.

Construcción de equipo

Los especialistas que trabajan para Bi-Consulting son un valioso activo de conocimiento y experiencia profesional. Sin embargo, la política corporativa de la empresa se centra en la formación de equipos. Sólo en él se puede lograr lo que un especialista solitario nunca puede lograr. Esto es conocimiento combinado y apoyo mutuo y solución conjunta de problemas complejos. Y, por supuesto, muy factor importante es la actividad del jefe como vínculo gerencial y una especie de eje alrededor del cual se construye la estructura de la empresa.

Maya Zinovieva: “Al principio, yo era la única especialista. Las primeras empresas las dirigía yo mismo. Contrató solo asistentes que, en el mejor de los casos, podían ingresar documentos en el programa. Y en su mayor parte, solo fueron necesarios para ir a las autoridades fiscales, los bancos, recoger y llevar documentos. Ahora que estos trámites se han digitalizado, apenas vemos clientes, aunque estén cerca. Cliente-banco, operadores de informes electrónicos, escaneos, programas en la nube: solo podíamos soñar con esto al comienzo del negocio ".

Poco a poco, el número de clientes aumentó, la empresa comenzó a contratar contadores ya calificados. Pero contratar a especialistas ya preparados resultó ser una mala idea.

Maya Zinovieva: “Hay muchas ambiciones, grandes exigencias y el trabajo deja mucho que desear. Prefiero enseñar el trabajo del jefe de contabilidad a las chicas que vinieron a nosotros después de las universidades o institutos sin experiencia laboral. Hicieron los mejores especialistas. Todavía están trabajando en nuestro equipo amigo ”.

Sistema de control: métodos, técnicas, técnicas

En el proceso de crecimiento financiero y estructuración de la empresa "Bi-Consulting" se creó un sistema único especial de reglas y estándares internos, que permite trabajar sin fallas y errores, sin bajas y vacaciones.

En el curso del trabajo de la empresa, se utilizan todos los medios de comunicación disponibles (correo electrónico, mensajería instantánea, teléfonos) para una rápida comunicación con los clientes. La tarea de la empresa es asegurar que el cliente no se sienta incómodo porque el contador trabaja de forma remota.

"Bi-Consulting" implementa activamente todos los medios técnicos disponibles en el mundo moderno: programas y documentos en soluciones en la nube, trabajo remoto con bancos, informes automatizados.

Industria contabilidad se ha convertido en una industria de alta tecnología. Y, por supuesto, esto requiere que el gerente tenga habilidades y conocimientos en automatización. La legislación, que aún cambia con frecuencia, le permite mantenerse al día; ni siquiera puede perder un mes sin rastrear los cambios en los documentos como máximo niveles diferentes... Por lo tanto, el director de una empresa de contabilidad simplemente tiene que ser un contador, un especialista en impuestos, un abogado, un programador, un especialista en TI y un trabajador informado. Y, por supuesto, la elección de técnicas especiales y métodos de gestión, la búsqueda de su propia forma óptima de interactuar con el equipo de empleados, es importante.

Maya Zinovieva: “Me parece que solo tengo un truco: tener en cuenta las habilidades y necesidades de cada empleado. Esto crea una atmósfera de confianza en la organización y oportunidades para que cada empleado se realice dentro de la empresa. Y, por supuesto, el apoyo de los compañeros. Debe ser agradable y fácil de trabajar, necesita ver los resultados de sus actividades, comprender lo que está haciendo y cómo se relaciona con el trabajo de los demás. Entonces la eficiencia aumentará ".

Características del entorno competitivo y trabajo con los clientes.

Cuando Bi-Consulting comenzó a trabajar como una empresa que brindaba servicios de outsourcing contable, prácticamente no había competidores en esta área. Y fue una tarea extremadamente difícil: trabajar en un entorno donde no hay oferta y, por lo tanto, no hay demanda. Ahora el problema opuesto en el mercado es que hay demasiadas empresas y no todas brindan servicios de calidad. Y, como resultado, se forma en principio una mala reputación para la subcontratación contable. Ahora una de las principales tareas promoción de marketing - no para explicar qué es una empresa de contabilidad, sino para demostrar que los servicios de Bi-Consulting son fundamentalmente diferentes del resto.

La subcontratación es un sistema de trabajo especial. Solo contratar a un contador jefe con experiencia, llevar documentos a la oficina para ingresar a la base de datos no significa brindar un servicio contable. El trabajo de la empresa "Bi-Consulting" es reemplazar completamente todo el proceso comercial con todas las consecuencias consiguientes: responsabilidad, organización del trabajo remoto, una solución situaciones difíciles con un enfoque individual, pero también en cumplimiento de la ley. La principal característica del trabajo de la empresa es la gestión de activos de conocimiento. Porque lo más valioso es el conocimiento de los especialistas y el conocimiento adquirido como resultado de la rica experiencia de trabajar con una variedad de empresas.

Los detalles de las condiciones del mercado en la industria dictan la necesidad de modernizarse y desarrollarse constantemente. Al mismo tiempo, el factor principal es la formación de las competencias adecuadas y la acumulación de experiencia empresarial.

La industria se está desarrollando lentamente, el mercado actualmente está literalmente inundado de pequeñas empresas que simplemente no pueden brindar un servicio de calidad. Esto se debe en parte a los recursos limitados, pero principalmente a la falta de comprensión de cómo debería funcionar la subcontratación en principio. Por lo tanto, existe una gran cantidad de clientes que están insatisfechos con los servicios de los subcontratistas y se ven obligados a regresar a contadores contratados que ya se han vuelto obsoletos. Y si grandes compañias todavía puede permitirse encontrar un especialista decente, entonces, para las pequeñas y medianas empresas, la subcontratación es la única solución civilizada para organizar la contabilidad.

Pero los problemas de desarrollo de una empresa contable no terminan ahí. Junto con las complejidades de la industria y la alta competitividad, una de las principales prioridades de desarrollo es la atracción de nuevos clientes. Este es el problema de la complejidad de la transición a la subcontratación.

El cliente puede evaluar la calidad de los servicios contables solo a lo largo del tiempo, porque el producto está diseñado para el largo plazo. Además, la transición al servicio en la empresa le parece a un potencial cliente un trámite complicado, aunque Bi-Consulting lo redujo a unas pocas horas.

Otro matiz de trabajar con una empresa de subcontratación es que es bastante difícil para los clientes controlar la calidad de los servicios recibidos en el proceso de su prestación. Solo puedes concentrarte en el resultado final.

Maya Zinovieva: “¿Cómo se sabe si el servicio es de mala calidad? La empresa puede averiguarlo después de seis meses o un año. E incluso entonces, si encuentran una multa o bloquean la cuenta. Solo puede controlar el trabajo de un contador si usted mismo lo comprende. Pero si lo entiende, ¿por qué necesita un subcontratista? Entonces resulta que solo hay que confiar en las palabras del director de la empresa de subcontratación ".

Logros, resultados, planes de desarrollo

El principal logro de la empresa es la creación de su propio sistema de organización del trabajo eficaz. En 2005, Bi-Consulting empleó a 25 personas. Eran contables, mensajeros y especialistas en TI. Sirvieron a unas 40 empresas. Ahora la plantilla consta de 9 personas, incluida la dirección, y se atiende a 140 empresas. "Bi-Consulting" funciona sin trabajos urgentes y "reuniones nocturnas", en un modo tranquilo y regular.

Sin embargo, la empresa no piensa estar satisfecha con lo que ya se ha logrado. Hay planes para ampliar aún más la geografía de las actividades. Ahora la geografía del proyecto no se limita a Moscú y Tula, donde se encuentran las oficinas de la empresa. Bi-Consulting trabaja con empresas en diferentes regiones; entre sus clientes se encuentran Kaliningrado, Izhevsk y muchos otros.

Eficiente y confortable teletrabajo permite a la empresa trabajar de manera eficiente a cualquier distancia; todo el trabajo se realiza a través de Internet. La expansión de la geografía se ve obstaculizada, más bien, por la barrera psicológica de los propios empresarios. Les parece que una empresa de contabilidad debería estar a poca distancia, algunos temen las distancias considerables.

La crisis ha ralentizado ligeramente el progreso económico de la empresa. Algunos de los clientes redujeron sus actividades, algunos fueron liquidados por completo. Pero "en el fondo" (la llegada de nuevos clientes menos los vertederos) cada año Bi-Consulting adquiere nuevos clientes y aumenta su facturación.

Maya Zinovieva: “De hecho, creo que nuestro desarrollo es posible no solo a través de la expansión regional. Incluso en Moscú, no todas las empresas trabajan con subcontratistas, y más aún no reciben este tipo de servicios. alta calidadcomo el nuestro. En cuanto a no mercado ruso - esto, quizás, todavía no es para nosotros. Primero, nos especializamos en legislación rusa. Por lo tanto, es más probable que veamos empresas extranjeras operando en Rusia entre nuestros clientes que ingresar a los mercados de otros países. En segundo lugar, no importa lo pretencioso que pueda parecer, nuestra misión es organizar la contabilidad civilizada de empresas rusas... Me gustaría que los negocios en Rusia se convirtieran en negocios de clase mundial ".

Bi-Consulting en cifras y hechos

Año de fundación

Capital inicial

50 mil rublos.

Periodo de recuperación

6 meses.

Facturación hasta la fecha

12 millones de rublos

Rentabilidad

Número de clientes habituales

140 empresas.

Cheque promedio

¿Qué determina el costo de los servicios contables subcontratados? ¿Quién ofrece outsourcing de calidad de contabilidad y contabilidad tributaria? ¿Cómo elegir un contratista contable?

¡Hola, lectores del sitio web de HeatherBeber! Anna Medvedeva te saluda. En nuestro artículo, consideraremos un concepto que es nuevo para muchos: la subcontratación contable.

El artículo será de utilidad tanto para propietarios y gerentes de grandes empresas como para representantes de pequeñas y medianas empresas.

La contabilidad es un dolor de cabeza eterno para los gerentes: cambios constantes en la legislación, un contador de tiempo completo confundió algo en los informes o simplemente renunció inesperadamente. ¿Qué hacer? ¿Debería tomarlo él mismo para comprender estas montañas de papeles?

De hecho, todo es mucho más sencillo. Puede transferir contabilidad empresa de terceros, que se encargará de la veracidad, veracidad y puntualidad de toda la contabilidad, y solo debes poner tus firmas en los informes y no preocuparte por nada.

¡Empecemos en orden!

1. ¿Qué es la subcontratación contable y cuándo puede necesitarla?

El outsourcing es la atracción de organizaciones de terceros a la cooperación, que asumen parte de las responsabilidades en el trabajo de la empresa. Esto concierne a aquellas áreas que no son fundamentales para las actividades de la organización.

- se trata de una transferencia completa de la contabilidad de la empresa a las manos de una empresa de subcontratación competente en esta área, o un único subcontratista especializado.

Los principales objetivos y razones para cambiar a la subcontratación:

• reducción de riesgos (multas, sanciones o incluso cierre forzoso de la organización);
• reducción de costos (que es especialmente importante en una crisis o baja actividad financiera de la empresa);
• aumentar la flexibilidad empresarial;
• reducción del número de empleados a tiempo completo;
• ingresos de pequeñas empresas;
• incapacidad para mantener el espacio de oficinas;
• apertura de sucursales;
• actividades de empresas extranjeras.

Ejemplo

Una gran corporación alemana abre una oficina de representación en Moscú. Al no tener experiencia laboral en la Federación de Rusia y sin conocer todas las complejidades de la legislación financiera en Rusia, los representantes llegaron a la conclusión de que sería difícil y no rentable dedicarse a la contabilidad de forma independiente.

Después de analizar el mercado de servicios de subcontratación, la dirección de la empresa eligió una empresa adecuada, firmó un contrato y, hasta el día de hoy, está satisfecha con la cooperación.

La innovación puede justificarse al 100% o puede resultar completamente rentable. Por tanto, es necesario estudiar bien el tema. Y no solo la idea en sí, sino también su aceptabilidad en tu caso particular.

Ventajas y desventajas de la subcontratación contable:

№	Beneficios	desventajas
1	Reducir el costo de mantener una contabilidad regular (salario, impuestos, mantenimiento de locales y equipos, compra de programas especiales, capacitación avanzada de personal).	No es muy conveniente controlar la orientación. estados contablesporque el especialista puede estar lejos de usted.
2	Falta de factor humano (vacaciones, baja laboral, maternidad y otras situaciones en las que el contador se ausenta temporalmente).	Es posible que los especialistas externos no comprendan completamente las funciones procesos de producción tu compañía.
3	Alto nivel de formación de especialistas en outsourcing, dilatada experiencia y constante conocimiento de las innovaciones en la legislación.	Un servicio de alta calidad solo es posible en cooperación con una empresa de subcontratación confiable, que no es muy fácil de encontrar.
4	La capacidad de concentrar todos los recursos de la empresa en el negocio principal.	Tendremos que establecer el proceso de interacción con la empresa de outsourcing y dedicar un tiempo a ello, o incluso asignar un empleado especial para ello.

Encontrará más detalles en el artículo de descripción general "".

2. ¿Qué incluye la subcontratación contable? Una descripción general de las cinco principales funciones

Al recurrir a los servicios de una empresa de subcontratación, recibirá servicios completos de contabilidad para su empresa, que no se limitarán solo a informes de rutina. Las funciones de los subcontratistas son muy diversas. Consideremos los principales.

Función 1. Procesamiento y sistematización de documentación primaria

Este es un trabajo con todos los documentos necesarios para la presentación de informes. En esta lista se incluyen albaranes, facturas, certificados de finalización, estados de cuenta, recibos de ventas, órdenes de pago, recibos y órdenes de débito y otros documentos.

Además, la exactitud de la ejecución y el almacenamiento de los documentos primarios siempre entra en el campo de visión de la autoridad fiscal durante una auditoría programada o no programada. Si hay inconsistencias legislación actual, una empresa de subcontratación pondrá en orden su archivo.

Función 2. Creación de un registro contable primario

Este es un documento en el que los datos se reflejan en forma libre. documentación primaria... Los registros sistematizan la información y su elaboración es una etapa preparatoria antes de informar.

El libro mayor principal ya no muestra los datos originales, sino los datos de la transacción. Por lo general, se compila en forma de tabla, donde se ingresan todos los datos de los documentos primarios.

Función 3. Automatización de la contabilidad

La actividad financiera de la empresa se refleja en una gran cantidad de documentos. Para mantener toda la documentación en el orden correcto, se introdujo la automatización obligatoria y la contabilidad se convirtió casi en su primer objeto.

Constantemente aparecen nuevas disposiciones en la legislación financiera. Una empresa de subcontratación que se especializa solo en servicios de contabilidad suele estar siempre al tanto de todas las novedades de su industria y rápidamente adquiere nuevas versiones de software de contabilidad.

Función 4. Mantenimiento de la documentación primaria

Para elaborar correctamente los informes contables y fiscales, debe poder cumplimentar correctamente la documentación principal. Se requieren habilidades similares para compilar un inventario completo de los ingresos y gastos de una organización.

El mantenimiento de la documentación primaria requiere un conocimiento profundo de las reglas, regulaciones y métodos para calcular los impuestos. Después de todo, todo el aspecto financiero del trabajo de su empresa depende de esto.

Función 5. Confección y presentación de informes tributarios

El Código Tributario prescribe la presentación de informes dentro de un plazo bastante estricto. También hay un formulario especial para completar una declaración de impuestos. Tanto el primero como el segundo deben observarse estrictamente.

Los especialistas del subcontratista, conscientes de todas las sutilezas, organizarán todo de acuerdo con los estándares. Si los informes se envían a en formato electrónico, hay un programa especial para ello. Por escrito: por correo certificado por correo o personalmente en la autoridad fiscal.

3. Cómo cambiar a la subcontratación de servicios de contabilidad: instrucciones paso a paso para empresarios novatos

Ahora veamos cómo se ve todo el proceso de subcontratación de la contabilidad en la práctica. En principio, nada complicado. Lo principal es la coherencia de las acciones.

Paso 1. Analizamos el estado de los asuntos internos de la empresa

El primer paso es determinar qué tan apropiado es utilizar los servicios de una empresa de subcontratación. A menudo, el problema no radica en las bajas calificaciones del personal contable, sino en la mala organización del trabajo.

Esto puede ser una distribución desigual de responsabilidades entre los empleados (alguien está sobrecargado y simplemente físicamente no tiene tiempo para hacer todo, y alguien está inactivo). O otros departamentos no envían los documentos necesarios para su posterior procesamiento al departamento de contabilidad a tiempo.

Paso 2. Tomamos la decisión de transferir la contabilidad a una empresa contratista.

Ahora es necesario determinar la diferencia en la remuneración de los contadores de planta y los empleados de la empresa de subcontratación. Para mayor claridad, le recomendamos que registre todo en la tabla comparativa (preferiblemente en términos financieros).

¿Cuál es el costo de subcontratar los servicios de contabilidad? O es completamente la contabilidad, o la tasa base, o la realización de algunas operaciones separadas. Los servicios pueden ser únicos o permanentes.

También vale la pena tener en cuenta la opción de la subcontratación parcial. Sin embargo, la práctica muestra que transferir una gama completa de trabajo contable a un subcontratista puede ahorrar hasta un 40-60%.

Paso 3. Elección de una empresa de subcontratación

La elección debe abordarse más que a fondo. El éxito de su empresa dependerá en gran medida de la profesionalidad con que trabaje la empresa de subcontratación.

A qué debe prestar mucha atención al elegir una empresa de subcontratación:

• fama, período de existencia y reputación de la empresa;
• disponibilidad de un período de prueba;
• contrato redactado legalmente competente;
• garantía de confidencialidad;
• disponibilidad de una auditoría exprés gratuita;
• sistema de precios flexible;
• representación por parte de la firma de sus intereses ante las autoridades fiscales;
• la posibilidad de optimización fiscal para usted;
• nivel alto entrenamiento vocacional empleados de subcontratistas;
• acceso a la contabilidad en línea.

Paso 4. Desarrollar los términos del contrato

Un contrato de subcontratación es básicamente un contrato de servicio.

• lista de servicios que se proporcionarán;
• oportunidad de suministro de información y resultados;
• grado de responsabilidad;
• términos de terminación del contrato.

Habiendo explicado claramente todos los puntos, evitando redacciones que puedan interpretarse de dos formas, te protegerás de posibles errores y, por tanto, conseguirás cooperación al más alto nivel.

Paso 5. Llegamos a un acuerdo

El contrato de subcontratación de servicios puede celebrarse por diferentes períodos. Esto no está regulado por la ley y depende completamente de las tareas que establezca. Al redactar el contrato, indique también la posibilidad de su posterior prórroga (prórroga).

También le recomendamos que prevea la posibilidad de rescindir el contrato por una de las partes antes del vencimiento del plazo acordado con compensación por pérdidas o pago de costes incurridos. Aquí vale la pena tener especial cuidado con las condiciones de transferencia de información.

Paso 6. Pasar a un nuevo formato de trabajo

Los costos de pagar los servicios de una empresa de subcontratación están relacionados con los costos de gestión y se especifican en el contrato. En este caso, no se tiene en cuenta el impuesto sobre el valor añadido.

Si durante un cierto período de tiempo no se guardó la documentación contable debido a la ausencia del contador principal, entonces los especialistas de la organización de subcontratación pueden comenzar a restaurar la contabilidad. Solo necesitas prescribirlo en el contrato.

Paso 7. Organizamos el mecanismo de interacción y control con el subcontratista

Después de firmar el contrato, debe transferir todos los documentos contables a la empresa de subcontratación. Se trata de contratos de compraventa, contratos de suministros y servicios, órdenes de trabajo, documentos para la adquisición de activos fijos y todo lo demás.

Cuando finaliza el trimestre y el período del informe, debe presentar los documentos pertinentes con una firma a la autoridad fiscal. Cuando una empresa de subcontratación presenta un informe anual, es necesario elaborar un registro general de todos los documentos que le envió durante el último año. Toda esta documentación se le devuelve junto con el inventario.

4. Subcontratación contable en condiciones favorables: descripción general de las 5 empresas de servicios TOP

Como ya hemos mencionado, debe elegir una empresa de subcontratación después de un análisis particularmente minucioso. Hemos seleccionado varias empresas y le invitamos a familiarizarse con su trayectoria.

destaca principalmente por el hecho de que basa su trabajo en las tecnologías más modernas. Contabilidad en línea completa: desde el procesamiento de documentos primarios hasta la presentación de informes.

El trabajo del servicio "Moe Delo" está estructurado de tal manera que es ideal para STS, UTII, OSNO y Patent.

Se le ofrece una opción de 4 tarifas:

1. "Reportando al Servicio de Impuestos Federales" - para empresarios individuales sin empleados. Se forma y envía el reporte de UTII o cero según el sistema tributario simplificado.
2. "Sin empleados" - para empresarios individuales y LLC sin empleados. Se calculan los impuestos y contribuciones. Se generan y envían informes. Se preparan los documentos primarios y se emiten las facturas. Se lleva a cabo la contabilidad de almacén. Se consulta a los expertos.
3. "Hasta 5 empleados" - para empresarios individuales y LLC con hasta 5 empleados. La contabilidad de los empleados se suma a los servicios de la tarifa anterior.
4. "Máximo" - para empresarios individuales y LLC con hasta 100 empleados. Todos los servicios son similares a la tarifa anterior, teniendo en cuenta el número de empleados.

Además del hecho de que el propio servicio realiza todo el trabajo contable, se tiene en cuenta el factor tiempo. Todas las operaciones se realizan instantáneamente: descarga de órdenes de pago para enviar al banco, generación, verificación y envío de informes, verificación con el Servicio de Impuestos Federales por atrasos, cálculo de contribuciones, salarios y otros pagos.

Servicio en línea absolutamente transparente: su departamento de contabilidad siempre está abierto para usted. Puede controlar los estados de los informes enviados y los pagos de impuestos y realizar un seguimiento de las notificaciones de la oficina de impuestos. Además, puede emitir facturas a los clientes de forma independiente e incluso comprobar la fiabilidad de las contrapartes futuras.

Aplicación movil ayudará a rastrear completamente el movimiento dinero en todas las cuentas corrientes. Es decir, puede consultar el estado de sus asuntos en cualquier momento.

El recurso proporciona, incluso en línea, amplias consultas: un abogado, un especialista en personal y un asesor fiscal. Accediendo al sitio web de la empresa My Business, puede obtener toda la información necesaria.

A pesar de que la empresa es totalmente responsable de sus acciones, también anuncia que toda su responsabilidad está asegurada por 100.000.000 de rublos. Los números son bastante impresionantes.

2) "Contabilidad Plus"

La empresa opera desde 2009 y se especializa en contabilidad, impuestos y contabilidad de personas. La mayoría de los especialistas de "Accounting Plus" son miembros de la Cámara de Asesores Fiscales y tienen experiencia en agencias gubernamentales.

En la gama de servicios prestados servicio de suscripcion, contabilidad, administración de recursos humanos, Devolución de IVA, soporte de auditorías fiscales.

Los servicios son proporcionados por cualquier entidades legales y empresarios individuales.

Gama completa de contabilidad y servicios jurídicos... La empresa opera desde hace más de 10 años y sólo emplea a especialistas altamente calificados que mejoran constantemente su nivel profesional.

Enfoque individual para cada cliente, flexible política de precios y las relaciones con los clientes completamente transparentes forman la base de la cooperación de la empresa con sus clientes.

Siendo subsidiario 1C y miembro de la Asociación de Empresas Europeas, la empresa emplea a unos 200 empleados y cuenta con más de 5.000 clientes en su lista.

Outsourcing total o parcial de contabilidad, asesoría y asesoramiento competente, así como una calculadora para calcular el precio de los servicios directamente en el sitio. Más algunos bonitas bonificaciones.

Una gama completa de servicios para la organización, mantenimiento y restauración de la contabilidad. La empresa utiliza la última tecnología y ofrece soporte remoto.

Trabajando desde 2000, el equipo de Garant ARS puede estar orgulloso de una sólida experiencia y un alto nivel profesional. La empresa es una de las primeras en su campo y es considerada un socio confiable.

5. Cómo elegir un subcontratista confiable de servicios de contabilidad: 4 consejos útiles para un principiante

Incluso en el caso de que acuda a una empresa de subcontratación por recomendación, le recomendamos que ejerza cierta vigilancia. Escuche los siguientes consejos.

Consejo 1. Compruebe si el subcontratista garantiza la confidencialidad

Este es uno de los requisitos más serios para los servicios contables. Esto es muy importante, porque la empresa que se ocupará de su contabilidad conocerá todos los matices de su negocio.

Por lo tanto, el contrato debe incluir una cláusula sobre los términos de confidencialidad de la información. Alternativamente, puede concluir un acuerdo adicional.

Debe obtener una garantía del subcontratista de que todos los datos (incluso en papel, incluso en formato electrónico) permanecerán sin cambios y solo las personas autorizadas tendrán acceso a ellos.

Consejo 2. Infórmese sobre la disponibilidad de un período de prueba para la prestación de servicios contables.

Uno de los signos de la solidez de una empresa es cuando puede permitirse ofrecerle un período de prueba para la prestación de servicios por un pago mínimo o nulo, de modo que pueda evaluar el nivel de desempeño.

Esto hablará no solo de la buena situación financiera de la empresa, sino también de su confianza en la calidad de los servicios que presta. En una empresa seria, saben que ahorrar en el período de prueba a menudo conduce a la pérdida de un cliente potencial.

Consejo 3. Preste atención a la fama y reputación de la empresa.

Las empresas bien establecidas existen desde hace al menos 10 años, tienen muchos clientes satisfechos y no necesitan encontrarlos, ya que los usuarios los encuentran ellos mismos. Estas empresas están al día con las autoridades fiscales.

Dado que la competencia es feroz, la empresa debe mantener un alto nivel no solo en cooperación con otras organizaciones, sino también dentro de la organización. Esto se revela en el proceso de auditoría interna.

La opinión de los clientes independientes ayudará en gran medida a evaluar el nivel de trabajo de la empresa de subcontratación. Las reseñas se pueden ver en el sitio web de la firma, foros, redes sociales, calificaciones profesionales, medios y otras fuentes.

Utilice recomendaciones personales: seguramente alguien de sus conocidos o socios comerciales ya tenga experiencia en dicha cooperación. Preste especial atención a las críticas negativas: las positivas pueden no siempre reflejar la imagen real, pero las negativas suelen ser creíbles (por supuesto, si es que existen).

Le recomendamos que vea un video interesante y útil sobre en qué debe concentrarse al elegir un subcontratista.

6.4 reglas de oro para un trabajo eficaz con un contratista

Para una interacción fructífera con una organización de terceros, no es suficiente celebrar un acuerdo legalmente competente y cumplir con todos sus puntos. El factor humano juega un papel importante en cualquier cooperación.

Regla 1. Combinar confianza y control

Dado que está entregando sus registros financieros a profesionales externos, naturalmente debe haber confianza. Sin embargo, la simple confianza no es un factor muy relevante para una empresa. También debe indicarse claramente.

Por lo general, el contrato no especifica el personal que se ocupará de su contabilidad. Además, pueden cambiar durante el proceso. Si es importante para usted que solo algunos especialistas específicos trabajen con su empresa, la lista debe estar aprobada en el contrato.

Al mismo tiempo, se prescribe cómo irá el informe de la empresa de subcontratación al cliente. No es necesario exigir activamente el estricto cumplimiento de este punto, pero tampoco debe ignorar el factor de verificación. Usted es el cliente y tiene derecho a conocer todas las transacciones que se realicen con sus documentos.

Regla 2. Delimite claramente las responsabilidades de cada parte

El contrato estándar para los servicios de subcontratación estipula que la empresa de subcontratación es totalmente responsable de la calidad y puntualidad del trabajo realizado. Si se incumplen los plazos, el informe se elabora incorrectamente, los cálculos se realizan incorrectamente; en cualquier caso, el artista pagará multas y sanciones.

Este artículo está dirigido a aquellos ejecutivos que ya han tomado la decisión de subcontratar la contabilidad, así como a aquellos que aún no han tomado esa decisión, pero quieren estudiar todo el proceso de antemano. Por lo tanto, al transferir funciones de contabilidad a una organización de terceros, debe prestar atención a los siguientes puntos importantes

Que subcontratas

En primer lugar, decida lo que va a subcontratar: toda la contabilidad o sus secciones separadas, por ejemplo, solo la preparación y entrega de informes.

Si hablamos de una pequeña empresa con una pequeña cantidad de operaciones comerciales y una plantilla de 15 a 100 personas, entonces tiene sentido subcontratar completamente el departamento de contabilidad. A menudo, los propietarios de pequeñas empresas se ven tentados a lidiar con la contabilidad por su cuenta, pero, como dicen, el juego no vale la pena: los ahorros resultarán insignificantes, completamente inconsistentes con el tiempo y el esfuerzo invertidos.

Si estamos hablando de una empresa mediana con una plantilla de hasta 250 personas, en este caso, puede iniciar la transferencia de la contabilidad desde segmentos separados. En algunos casos es más fácil, organizativa y psicológicamente. El alcance de las responsabilidades del subcontratista se puede ampliar gradualmente y luego se le puede confiar el mantenimiento de toda la contabilidad de la empresa.

El modelo que es preferible para su implementación debe discutirse directamente con el proveedor de servicios. En esta etapa, necesita encontrar un equilibrio óptimo con los subcontratistas, en el que 1) reduzca el costo de mantener el departamento de contabilidad y / o recursos humanos, 2) pero mantenga el grado de control que necesita sobre los procesos contables y analíticos de su negocio.

Que reflejar en el contrato

Una vez que haya decidido qué volumen de funciones contables transfiere a una organización de terceros, escriba claramente en el contrato la lista completa de servicios que le proporcionará el subcontratista.

Asegúrese de programar los principales eventos comerciales que harán que su empresa funcione sin problemas. Por ejemplo, paga los salarios dos veces al mes: el día 25, pago por adelantado, el día 15, el pago final del mes anterior. Esto significa que el subcontratista debe enviarle los extractos de nómina para su aprobación a más tardar el 21 y el 11.

Acuerde qué criterios de costo, cuantitativos y de tiempo utilizarán las partes para evaluar la calidad de los servicios.

Descubra cómo puede realizar un seguimiento y controlar el trabajo del artista, realizar ajustes en él. Muchas empresas de contabilidad utilizan ahora sistemas en línea (CRM) para esto. Con su ayuda, puede realizar un seguimiento del progreso del trabajo en tiempo real. Sin embargo, si prefiere el formato tradicional, puede aceptar que los informes se proporcionen en papel o se envíen por correo electrónico.

El tema más importante es la confidencialidad. Enumere en el acuerdo aquellas categorías de información que considere confidenciales, así como el círculo de personas admitidas a dicha información y las medidas de responsabilidad para su divulgación.

Asegúrese de discutir el tema del almacenamiento de documentos: dónde se almacenarán, con usted o con un proveedor externo. Si el contratista tiene, entonces cuáles son todos los documentos disponibles desde el inicio de su empresa o solo aquellos que aparecerán después de la transferencia de la contabilidad a la subcontratación.

La cuestión de la división de responsabilidades es extremadamente importante: de qué es exactamente responsable, de qué es el ejecutante; de que momento viene. Los subcontratistas concienzudos suelen asumir la responsabilidad de los errores que cometen por su culpa. Es decir, si, por ejemplo, el subcontratista mantiene completamente su informe y no se envió a tiempo o con errores, entonces el subcontratista paga la multa correspondiente. Más bien, te compensa por el monto de la multa, ya que, según la ley, debes pagarla específicamente. Sin embargo, si no proporcionó los datos necesarios para informar a tiempo y, como resultado, hubo un retraso, entonces ya es culpa suya. Para evitar situaciones controvertidas, todos estos puntos deben estar claramente articulados. Además, deben estar detallados en el contrato y ser comprensibles para usted y el contratista.

¡Nota!

En 2016, los estados financieros trimestrales no se presentan a las autoridades reguladoras. Pero necesita informes trimestrales para operaciones contabilidad de gestión y toma de decisiones estratégicas. Por lo tanto, fije en el contrato con la empresa de outsourcing el volumen de los estados financieros trimestrales internos y la forma de su presentación. Puede ser una nota analítica que indique todos los indicadores principales en términos de valor y cuantitativos.

Si tiene obligaciones crediticias con los bancos, lo más probable es que los bancos también esperen informes trimestrales de usted. También debe informar al subcontratista sobre esto al comienzo de su cooperación.

Cómo transferir funciones contables y documentos contables

Cuando el acuerdo es aceptado por ambas partes y firmado, puede proceder directamente a la transferencia de la contabilidad.

Lo primero que debe hacer en esta etapa es emitir una orden para modificar la política contable de su empresa. En él, registre el hecho de la transferencia de funciones contables a una organización de terceros, indicando la fecha.

Luego, debe realizar una auditoría expresa del estado de la contabilidad (como regla, esto lo hace directamente el subcontratista). La auditoría expresa incluye una auditoría de todos los documentos primarios y contables, comparación de la versión electrónica de la contabilidad con los documentos primarios reales.

Esto debe hacerse, a pesar del tiempo adicional y posiblemente los costos financieros. El hecho es que en el proceso de auditoría expresa, se pueden revelar fallas en la organización y mantenimiento de la contabilidad y la contabilidad fiscal. Si transfiere la contabilidad para la subcontratación sin verificación preliminar, entonces, en primer lugar, es posible situaciones de conflicto... Por ejemplo, se cometió un error en la etapa anterior a la transferencia y tuvo algunas consecuencias. Usted culpa al subcontratista por esto, él está tratando de demostrarle que no tiene nada que ver con eso. Quizás al final llegue a un entendimiento, pero dedicará tiempo, esfuerzo a esto y, como dicen, el residuo permanecerá. En segundo lugar, cualquier error que no se haya detectado a tiempo conduce en última instancia a determinadas pérdidas.

A partir de los resultados de una auditoría expresa y una auditoría documental, se elabora un acta que registra el estado actual de los registros contables, fiscales y de personal de la empresa en el momento de la transferencia. También enumera las distorsiones de los hechos de la vida económica (si las hubiera), las inconsistencias de los hechos con el sistema contable, los documentos faltantes y otros hechos revelados. En la parte de recomendación del acto, los subcontratistas registran lo que se debe restaurar en la contabilidad, las correcciones que se deben realizar en los registros contables, fiscales o de personal de la organización para que sea confiable. También proporciona recomendaciones para la elaboración de normativas locales (órdenes, órdenes, normativa interna) que restablezcan la lógica de la vida económica de la empresa.

Después de eso, puede respirar tranquilo en todos los sentidos: tanto porque el proceso de transferencia de la contabilidad ha terminado como porque, finalmente, está total o parcialmente libre de la contabilidad, esta actividad que consume mucho tiempo, es problemática y no es fundamental.

¿Por qué en lugar de comprar el nuestro? camión, contratar un conductor, transitario, programador, sin la menor duda y sin la menor vacilación, suscribimos contratos con empresas especializadas en transporte, logística y TI? ¿Se trata del traspaso de algunas de las funciones de nuestra empresa al outsourcing?

Además vista dada La subcontratación se practica en nuestro país desde la época socialista. Sólo el mismo nombre de "subcontratación" nos llegó del "oeste progresista" hace relativamente poco tiempo.

¿Por qué decimos al mismo tiempo categóricamente "no" a la subcontratación contable? Intentamos encontrar la respuesta a esta pregunta en el proceso de comunicación con los dueños y líderes de pequeñas y grandes empresas de nuestro inmenso poder empresarial. Como resultado, una lista de Miedos que nos acechan, Peligros que nos acechan, a la menor mención o cuando surgen pensamientos sobre un fenómeno tan terrible. negocio modernocomo "subcontratación contable".

Como saben, el miedo no surge sin una razón, y si erradica esta razón, el miedo puede desaparecer. Intentemos …

Para empezar, sugerimos retroceder entre 15 y 25 años. Creemos que todos recuerdan el sistema de vivienda urbana y servicios comunales (HCS) que existía en ese momento. El sistema era una red ramificada de REU (si alguien se olvidó, este es un sitio de reparación y mantenimiento, también conocido como ZhEK, también conocido como ZhEU, etc.) encabezado por la administración principal de la vivienda y los servicios comunales de la ciudad. Cada PRUE tenía su propio servicio de contabilidad. Sin embargo, algunas de las funciones de los departamentos de contabilidad de PRUE ya estaban subcontratadas. Sí, sí, solo para subcontratación, solo con un nombre diferente. Se trata de contabilidad de nóminas. En el sistema de vivienda y servicios comunales existía un Centro de Cómputo, donde los contables de la REU trasladaban documentos primarios (hojas de tiempo, órdenes, certificados de incapacidad para el trabajo, etc., en general, todo lo necesario para que un empleado reciba "su honesto "), y el centro de cómputo, todo esto Habiéndolo procesado de manera segura en sus computadoras, regresó a los contadores hojas de pago, extractos y códigos confeccionados. Tenga en cuenta que hay muchos ejemplos como el anterior. Pero tú y yo no podemos dejarnos engañar ...

Sabemos que en aquellos días, los salarios de la mayoría de los ciudadanos se calculaban en base a una escala salarial estatal unificada (no profundizaremos en coeficientes de distrito, norte, etc.). Por lo tanto, sin ni siquiera quererlo, podríamos “contar el dinero ajeno” muy rápidamente, es decir, averiguar cuánto gana nuestro colega, además, al recibir un salario, todos firmaban en un solo estado de cuenta. No se hablaba de confidencialidad en aquellos días. Por lo tanto, le dieron la función de cálculo a un lado.

Ahora es un asunto completamente diferente ... Nuestro salario es gran secreto ¡¡¡para otros!!!
Aquí lo tienes Miedo # 1 "Subcontratación contable" - " Ellos (empresas contables) seguro,les informará a todos sobre los ingresos de nuestros empleados ".

Sabemos esto con absoluta certeza y, lo que es típico, de antemano. Al mismo tiempo, ni siquiera tenemos la idea de que el inspector del Servicio Tributario (o del Fondo de Pensiones), a quien anualmente presentamos informes sobre nuestros ingresos personales y los ingresos de nuestros empleados, ya posee "información secreta" y puede usarlo para cualquier propósito. No nos preocupa el hecho de que un contador que trabaja en nuestra empresa, "por amistad", "por mal" o porque "necesitas hablar de algo", pueda contarle a alguien tanto dentro como detrás de la empresa sobre los ingresos de un colega. Creemos que nuestro contador es confiable solo porque es "NUESTRO". Y esto es solo una ilusión, porque la confiabilidad no está determinada por la palabra "NUESTRO", sino por una persona específica, su decencia y conciencia.

¿Cuál es la probabilidad de que la calculadora de la empresa contable tenga una relación amistosa (hostil) con alguno de nuestros empleados y le revele los "secretos de los salarios" de otro empleado, o transfiera los datos a otra persona? Obviamente, la probabilidad es muy pequeña, y tales acciones no tienen sentido. Además, si el acuerdo con la Compañía de Contabilidad regula en detalle el procedimiento para trabajar con información confidencial y prevé la responsabilidad por su divulgación, y los empleados de la Compañía de Contabilidad están debidamente instruidos y familiarizados con las normas de seguridad de la información (por cierto, esta obligación de la empresa contable también se puede especificar en el contrato), entonces nuestros riesgos se minimizan. Y no hay riesgos, no hay motivo para el miedo.

pD. Por cierto, todo lo anterior es aplicable no solo al concepto de "salario", sino también a cualquier otra información financiera que constituya un secreto comercial de cualquier empresa.

Ahora que admitimos que es poco probable que la empresa contable divulgue los datos a propósito, es hora de afrontar otro peligro, que también está asociado con la confidencialidad. Como sabe, la forma más rápida y conveniente de transferir datos hoy en día es el correo electrónico. Y donde hay correo electrónico, está Internet, hay piratas informáticos, virus, etc. Entonces, Miedo n. ° 2: "Al transmitir datos por correo electrónico, los datos pueden estar disponibles gratuitamente en Internet o ser atacados por piratas informáticos".

¿Qué hacer al respecto? Empecemos un poco desde lejos. Seguramente, cada uno de nosotros al menos una vez pagó bienes o servicios con una tarjeta bancaria a través de Internet. Y si no pagó, lo más probable es que conozca los sistemas Banco-Cliente, con la ayuda de los cuales el contador envía órdenes de pago al banco, nuevamente a través de Internet. No tenemos miedo, porque sabemos que estas operaciones son bastante seguras, porque existe un sistema de protección de la información, es decir especial llaves electronicasasí como un seguro gestión de documentos electrónicospara cifrar los mensajes entrantes y salientes. Estos sistemas ya los utilizan no solo los bancos, sino también muchas otras empresas cuando trabajan con por correo electrónico, incluida la contabilidad. ¿Por qué no nos unimos a sus filas?

Aquí parece que hemos resuelto los miedos a la privacidad. Ahora es el momento de pensar en la calidad de los servicios que prestan las empresas contables.

Para cada madre, cada padre, es su hijo: el más inteligente, el más talentoso, el más hermoso. En general, más-más ... Y nadie puede ni tiene derecho a convencerlos de esto. Además, cualquier gerente o propietario, no sin razón, considera que su empresa y sus actividades son únicas. Y en consecuencia, al igual que los padres, quieren que otros traten esta singularidad de manera adecuada. Por lo tanto, cuando se elige un contador, es imperativo que la descripción de la vacante contenga una frase que se centre en la experiencia laboral en cualquier campo de actividad en particular, por ejemplo, al por mayor o al por menor, en la construcción, en una compañía de seguros, en el sector de petróleo y gas, etc. Por alguna razón, se cree que un contador que trabajó, por ejemplo, en el sector de servicios, no puede llevar registros de producción. ¡¿Es realmente?!

Nosotros presentamos Miedo No. 3 - "En mi empresa hay una especificidad de actividad, pero ¿tienen especialistas que sean capaces de tomar esta especificidad correctamente?"

En primer lugar, me gustaría decir que este miedo está hasta cierto punto justificado. Sin embargo, el punto aquí no es la falta de experiencia en un área en particular, sino la actitud del contador para cambiar de dirección, para dominar algo nuevo. Por ejemplo, nuestra empresa decidió iniciar la construcción de su propio centro comercial además del comercio. Es poco probable que tengamos inmediatamente la idea de que el jefe de contabilidad debería cambiarse por alguien que sepa contabilidad en la construcción. Si nuestro contador es un profesional con letra mayúscula, entonces, lo más probable es que estudie de forma independiente todos los matices de la contabilidad en la construcción o asista a cursos de contabilidad especializados en esta área. Bueno, si decide irse, entonces no hay necesidad de quedárselo; este no es el especialista que necesitamos para desarrollar su negocio.

Las empresas de contabilidad suelen emplear profesionales muy móviles para aprender cosas nuevas. Y esto se debe principalmente al hecho de que las empresas de contabilidad atienden a muchas empresas, cada una de las cuales es única en sus actividades, en sus características específicas. Siempre se acumula en el proceso de trabajo materiales metodológicosregular la contabilidad de la mayoría de los tipos actividad económica, porque las empresas de contabilidad también son únicas en su especificidad, es decir, en contabilidad. Además, los especialistas, cuando se encuentran reunidos en un mismo lugar, siempre pueden intercambiar opiniones, conocimientos y experiencia acumulada. Y la mente colectiva, como saben, siempre es mejor que la mente individual.

Por lo tanto, mientras nuestro contador dedica tiempo al estudio independiente o a buscar y asistir al seminario necesario, y gastaremos dinero para pagar este seminario, los especialistas de la Compañía de Contabilidad ya comenzarán a llevar registros contables de nuestra empresa. Y todo porque ya se han seleccionado los materiales metodológicos necesarios, se han identificado y resuelto cuestiones problemáticas que ya han surgido para empresas con especificidades similares, y uno de los especialistas de la Empresa Contable ya ha asistido a seminarios especializados y compartido conocimientos con sus compañeros. ¿Da miedo? Al contrario, es genial.

Pero, ¿por qué hablamos todo el tiempo de empresas contables, empresas contables especialistas? Después de todo, todo esto es algo impersonal. Estamos acostumbrados a que la contabilidad de nuestra empresa la lleve una persona concreta a quien conocemos, con un nombre y apellido determinados. Y aquí está el nombre de la empresa de contabilidad. Aquí está él, Miedo número 4 - "No se sabe quién llevará registros, pero conozco a Marya Ivanovna".

Cuando compramos un producto, como un televisor, ¿qué factores influyen en nuestra decisión de comprar este producto en particular? Quizás esta sea la marca del producto, la reputación del fabricante, la calidad del producto, su precio o servicio de garantía. ¿Nos preguntamos quién hizo exactamente este televisor: Petya Ivanov o Vasya Smirnov? Por supuesto que no. Veamos la contabilidad como una mercancía. Si los informes de nuestra empresa se presentan a tiempo a la oficina de impuestos, si no hay errores en la contabilidad, si las autoridades reguladoras no tienen quejas contra nosotros, si nuestras contrapartes no se quejan por la demora en los pagos de nuestra parte, entonces sí importa quién está exactamente detrás de todo esto: ¿Marya Ivanovna o la empresa de contabilidad? Probablemente, esto ya no sea tan importante. Lo principal es que estamos tranquilos, porque ya no estamos preocupados por problemas como: ¿qué pasará si Marya Ivanovna se enferma y si se va de vacaciones y de repente decide dejar de fumar? Enfermedad, vacaciones o despido de especialistas de la Empresa Contable no nos conciernen, porque la empresa nos brinda servicios y la empresa también es responsable de la calidad de estos servicios, porque es con ella que hemos concluido un convenio, y no con una Marya Ivanovna específica.

Bueno, si, después de todo, queremos conocer a un especialista específico, siempre podemos hacerlo simplemente conduciendo hasta la oficina de la Compañía de Contabilidad. Además, ahora en las webs de la mayoría de empresas contables hay una sección con fotografías y currículums, tanto del personal directivo como de los especialistas contables. Y un matiz más: si de repente nos peleamos con Marya Ivanovna, no será tan fácil reemplazarla con un nuevo contador, además, lograr que entregue negocios de calidad con ella. Es mucho más fácil para una empresa contable reemplazar a un especialista que trabaja con nosotros, porque satisfacer las necesidades y deseos de un cliente es la ley de cualquier negocio que quiera mantener su reputación y sea responsable de la calidad de su producto.

Bueno, parece que hemos descubierto las personalidades, pero de alguna manera debemos construir nuestra comunicación con la Compañía de Contabilidad. Pero no entendemos cómo hacerlo, cómo superar Miedo No. 5 - "Yono puedo imaginar cómo interactuar con ellos. Aquí, convocó a una persona, le dio una tarea, pero no está claro quién y qué hará ".

Cualquier buena empresa puede ser fácilmente anulada si no la aborda inicialmente con toda seriedad. Digamos que decidimos hacer un producto. Primero, averiguaremos qué tipo de materias primas necesitamos y, junto con el proveedor, desarrollaremos un cronograma de entrega para estas materias primas. Luego definiremos el ciclo de producción dentro de nuestra empresa, por ejemplo, el traslado de productos semiacabados del taller No. 1 al taller No. 2, buscaremos compradores y estableceremos los términos en los cuales el producto será entregado al cliente. , así como el lugar de entrega conveniente para el cliente.

Asimismo, al establecer relaciones con una empresa de contabilidad, debemos pensar en todos los matices de nuestra comunicación para finalmente recibir un producto, es decir, un servicio de contabilidad de la más alta calidad. Y esto debe hacerse en la etapa de celebración de un contrato. En primer lugar, debemos determinar qué servicios específicos queremos recibir, ya sea contabilidad completa, nómina o facturación. Cuanto más detallado esté en el contrato, qué acciones específicas (documentos a crear) se incluyen en el servicio prestado, más fácil será para nosotros y la Empresa Contable.

Luego, junto con la Compañía Contable, podemos desarrollar un cronograma de flujo de trabajo, que registrará aproximadamente lo siguiente:

• información y documentos que debemos proporcionar a la Compañía de Contabilidad, así como el momento de su presentación;
• información y documentos que recibiremos de la Compañía de Contabilidad y, en consecuencia, el momento de su recepción;
• información y documentos que la Empresa Contable proporcionará a las autoridades reguladoras, etc.

Una vez realizados los pasos anteriores, recibiremos una cura para el miedo, a saber, la regulación de las relaciones con la empresa de contabilidad, a partir de la cual siempre es posible comprender quién debe hacer qué y cuándo.

Por cierto, el reglamento anterior, que incluye un cronograma de flujo de documentos y una lista de personas responsables, nos brindará una asistencia invaluable en la lucha contra Miedo # 6 - "¿Cómo controlaré lo que se hace y lo que no?" Después de todo, puede comprender lo que se ha hecho solo cuando sepa exactamente lo que debería haberse hecho.

Entonces, ya tenemos una herramienta de control. La segunda herramienta puede ser un informe de la Empresa Contable sobre el trabajo realizado. Podemos prever la obligación de proporcionarlo junto con el certificado de aceptación de los servicios prestados en el contrato. El informe debe contener información sobre todas las acciones de la empresa Contable realizadas en el proceso de prestación de servicios a nuestra empresa, por ejemplo, el número de facturas emitidas para nuestros clientes, facturas procesadas recibidas de nuestros proveedores, creadas documentos en efectivoreflejando el movimiento de nuestros flujos de efectivo, etc. Habiendo recibido dicho informe y comparándolo con el calendario del flujo de trabajo, no solo podremos controlar la implementación de todas las acciones necesarias, sino también comprender por qué estamos pagando.

Las empresas que están sujetas a auditoría legal (o realizan una auditoría voluntaria) reciben otra herramienta de control: la conclusión de una empresa de auditoría.

De acuerdo en que el tema del control, de hecho, resultó no ser tan aterrador, porque incluso sin profundizar en él, encontramos tres de muchos posibles opciones responder a ella.

Al mismo tiempo, analizamos solo un lado del control: cuantitativo, por así decirlo, y qué hacer con la calidad. Sí, nuestra declaración de IVA se envió a tiempo, pero ¿se calculó correctamente el impuesto? eso Miedo No. 7 - "Ellos cometerán errores, pero ¿quién será la respuesta, yo?"

Como dicen, nadie es inmune a los errores. El que no trabaja no se equivoca. Pero eso no nos facilita las cosas. Quienquiera que lleve la contabilidad en nuestra empresa, ya sea nuestro jefe de contabilidad o una empresa contable, la responsabilidad sigue siendo del gerente y, en última instancia, afecta al propietario de la empresa, ya que los errores generalmente conducen a pérdidas. Por lo tanto, necesitamos, si no deshacernos por completo de los riesgos de errores contables, al menos tratar de minimizar las pérdidas asociadas con ellos. Digamos que la oficina de impuestos realizó una auditoría y presentó a nuestra empresa impuestos adicionales, así como sanciones y multas, y todo porque nuestro contador cometió un error en los cálculos. Por supuesto, podemos reclamar daños y perjuicios a nuestro contador, pero solo dentro de Código de Trabajo, porque estamos cumpliendo la ley contigo. Y qué hacer si los montos de impuestos, sanciones y multas van mucho más allá de lo establecido legislación laboral ¿O el contador renunció repentinamente? Entonces resulta que todas las pérdidas recaen sobre el líder. Consideremos la misma situación, solo cambiaremos una condición: los errores fueron cometidos por la Compañía Contable. ¿Podemos compensar el daño en este caso? No solo podemos, sino que también reembolsaremos. Sin embargo, para esto, nuevamente necesitamos abordar seriamente la celebración de un contrato de servicios contables, proporcionar en él la responsabilidad de la empresa Contable por la calidad inadecuada de los servicios prestados, así como la obligación de indemnizarnos por el daño que incurrimos debido a esta calidad inadecuada. Y si, además de esto, la responsabilidad de la Compañía de Contabilidad también está asegurada en una compañía de seguros confiable, entonces los riesgos de nuestras pérdidas disminuirán significativamente, lo que significa que un miedo más desaparecerá.

Para un refrigerio, dejamos algo que probablemente no deje indiferente a nadie, a saber Miedo # 8 - “¡Es caro! Tendré que pagar no sólo al contador, sino también a la "ganancia" de la empresa de subcontratación.

Por supuesto, el objetivo de cualquier esfuerzo comercial es obtener ganancias. Y para recibirlo, necesitamos, en particular, minimizar los costos. Veamos lo que nos cuesta mantener un solo contador. Además de los salarios, gastamos dinero en:

• impuestos sobre el salario de un contador;
• contadores de licencia y enfermos (es decir, momentos en los que el trabajo no se realiza realmente)
• servicios de contratación (al contratar a un contador);
• seguro médico
• alquiler de oficina;
• computadora, papelería, software de contabilidad, seminarios, literatura especial, etc.

No olvide también que la cantidad de trabajo de un contador depende completamente de la actividad comercial de la empresa. Y si la actividad de la empresa es estacionalmente inherente. Nuestros ingresos caen en ciertos meses, pero el salario del contador y los gastos de manutención se mantienen al mismo nivel. Y podemos perder fácilmente. Entonces, ¿no es mejor concluir un acuerdo con una empresa de contabilidad y con la condición de que el pago se realice solo por la cantidad de trabajo realizado, por ejemplo, por la cantidad de transacciones procesadas, documentos, etc.?

Y lo último que me gustaría decir.

El autor de este artículo no quiso en modo alguno cuestionar el profesionalismo, la decencia y la dedicación de los contadores que trabajan en cualquier empresa de producción, comercio, construcción y cualquier otra que no sea la que se especializa únicamente en la prestación de servicios contables.

Al escribir este artículo, solo quería una cosa: desacreditar los temores de la subcontratación contable. Ustedes pueden juzgar cuánto fue posible, queridos lectores.