نظریه سیستم ها یک فرآیند را به عنوان تغییر در یک سیستم می بیند. در واقع، هر فعالیتی اقدامی است با هدف دستیابی به نتیجه ای که در این واقعیت بیان می شود که سیستم حالت جدیدی به دست می آورد. ما با فرآیندهایی در توسعه، فناوری، شیمی و حتی جامعه شناسی مواجه هستیم. با این حال، هر یک از ما یک شرکت کننده روزانه در فرآیندهای کاری هستیم. همانطور که تجربه نشان می‌دهد، مدیران شرکت اغلب از خودکارسازی و رسمی‌سازی فرآیندها اجتناب می‌کنند؛ به نظر آن‌ها این یک «سفت کردن پیچ‌ها» نه کاملاً دموکراتیک به نظر می‌رسد. اما بیهوده. ساخت و مدیریت شایسته فرآیندها در یک شرکت با هر مشخصاتی به اطمینان از تعامل کافی بین کارکنان، مشروط به مسئولیت و توجه به مهلت‌ها کمک می‌کند. رویکرد فرآیندینمرده است - زیربنای بسیاری از نظریه های مد روز توسعه، شرکت و مدیریت پرسنل است. امروز به شما خواهیم گفت که فرآیندها در کجا یافت می شوند، چگونه آنها را مدیریت کنید و آیا اصولاً به آنها نیاز دارید یا خیر.

رویکرد فرآیندی: از سایبرنتیک تا مدیریت

به طور کلی، زمانی که در مورد CRM و ERP صحبت می شود، همه به شنیدن مفهوم "فرایند تجاری" عادت دارند و اغلب بحث ها به این می رسد که چگونه یک فرآیند تجاری با یک فرآیند متفاوت است. نسخه ای وجود دارد که این اصطلاح یک مقاله ردیابی از زبان انگلیسی "Business process" (فرایند تجاری) است و کلمه مرکب کسب و کار هیچ باری را تحمل نمی کند، به جز جداسازی فرآیندهای در حال انجام در شرکت ها از فرآیندهای متعدد (فنی، شیمیایی، بیولوژیکی و غیره). در واقع، به راحتی می توان با این نسخه موافقت کرد، به یاد داشته باشید که چگونه، برای مثال، یک آزمایش را به سادگی یک فرآیند نامیده می شود، و ویژگی را کنار می گذارد.

انحراف مهم: جایگاه فرآیند در سیستم مدیریت کیفیت (ISO 9001)

این استاندارد از کاربرد یک رویکرد فرآیندی برای توسعه، اجرا و بهبود اثربخشی یک سیستم مدیریت کیفیت با هدف افزایش رضایت مشتری از طریق برآورده کردن نیازهای مشتری حمایت می‌کند.

برای عملکرد موفقیت آمیز، یک سازمان باید فعالیت های مرتبط متعددی را تعریف و مدیریت کند. فعالیتی که از منابع استفاده می کند و مدیریت می شود تا ورودی ها را به خروجی تبدیل کند، می تواند یک فرآیند در نظر گرفته شود. اغلب خروجی یک فرآیند مستقیماً ورودی فرآیند بعدی را تشکیل می دهد.
به کارگیری سیستمی از فرآیندها در یک سازمان به همراه شناسایی و تعامل آنها و همچنین مدیریت فرآیندها با هدف حصول نتیجه مطلوب را می توان به عنوان «رویکرد فرآیندی» تعریف کرد.
مزیت رویکرد فرآیند، تداوم مدیریتی است که در رابط فرآیندهای فردی در سیستم آنها و همچنین در طول ترکیب و تعامل آنها ارائه می کند.

هنگامی که در یک سیستم مدیریت کیفیت اعمال می شود، این رویکرد بر اهمیت موارد زیر تأکید می کند:

الف) درک و تحقق الزامات؛
ب) نیاز به در نظر گرفتن فرآیندها بر حسب ارزشی که اضافه می کنند.
ج) دستیابی به نتایج برنامه ریزی شده فرآیندها و اطمینان از اثربخشی آنها.
د) پیشرفت مداومفرآیندهای مبتنی بر اندازه گیری عینی

مدل یک سیستم مدیریت کیفیت بر اساس رویکرد فرآیندی که در شکل نشان داده شده است، ارتباط بین فرآیندها را نشان می دهد (سازمان ها - یادداشت نویسنده). این مدل نشان می دهد که مشتریان نقش مهمی در ایجاد الزامات در نظر گرفته شده به عنوان ورودی دارند. نظارت بر رضایت مشتری مستلزم ارزیابی اطلاعات در مورد ادراک مشتریان مبنی بر برآورده شدن نیازهای آنهاست. مدل نشان داده شده در شکل تمام الزامات اصلی این استاندارد را پوشش می دهد، اما فرآیندها را در سطح دقیق نشان نمی دهد.

بنابراین، استاندارد توصیه می کند که یک سازمان تمام فعالیت های کلیدی را شناسایی کرده و یاد بگیرد که چگونه آنها را مدیریت کند. به نوبه خود، فعالیتی که از منابع استفاده می کند، دارای هدف و نتیجه است، از قبل به عنوان یک فرآیند در نظر گرفته می شود. علاوه بر این، اغلب نتیجه یک فرآیند به عنوان نقطه ورود فرآیند دیگر عمل می کند. خود استاندارد GOST R ISO 9001:2008 به این معنی است گونه های قابل توجهبرنامه ریزی فعالیت های شرکت، جهت دهی، تحلیل مدیریت، مدیریت منابع (شامل پرسنل و زیرساخت)، مدیریت فرآیند چرخه عمر محصول، طراحی و توسعه، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و بهبود.

فرآیندهای موجود در Ruli24 - نحوه صحیح هدایت کردن

• فرآیندهای رهبری آنها به سه جزء تقسیم می شوند: سازمان، رهبری، مدیریت. برای این فرآیندها، اجرای یک فرآیند نرم افزاری شایسته برای هماهنگی، تجزیه و تحلیل و جمع آوری داده ها مهم است.

همه تجزیه و تحلیل ها در گزارش ها ساخته شده اند: کاربر می تواند انتخاب های مورد نیاز خود را انجام دهد و بخش ها را با استفاده از فیلترها، نمایش های گرافیکی، جدولی و شطرنجی تجزیه و تحلیل کند.

• فرآیندهای اساسی آنها به شدت به نوع فعالیت شرکت بستگی دارند، اما تقریباً همیشه شامل بازاریابی، عرضه و تبلیغ می شوند.

• فرآیندهای پشتیبانی - عناصر تولید مستقیم و پشتیبانی از فعالیت های اصلی. این شامل مدیریت پرسنل، مدیریت مالی، امنیت، زیرساخت فناوری اطلاعات، حسابداری و غیره است.

علاوه بر این تقسیم بندی، یک تقسیم بندی نیز وجود دارد که در بالا توضیح داده شد: به فرآیندهای تحقیق، طراحی، تولید و اطلاعات. آنها نه تنها به هم مرتبط هستند، بلکه در رابطه با هر شی یا بخشی از آن نیز عمل می کنند.

مکانیسم مدیریت فرآیند شامل سازماندهی کار در مورد چهار نوع فرآیند مشخص شده است. هر فرآیند ترتیب اجرا، شکل کنترل و نتیجه مورد انتظار خود را دارد. ورودی و خروجی فرآیند کار هستند.

این سیستم اشکال مختلفی از مدیریت کار را ارائه می دهد. استفاده از یک شکل یا شکل دیگر هم با توجه به ویژگی های انواع مختلف فعالیت ها و هم توسط جنبه های سازمانی تعیین می شود. کار با فرآیندهای اطلاعاتیبا استفاده از فرم های کنترل انجام می شود:

• "سند ورودی" - ثبت اسناد ورودی خارجی؛
• "سند خروجی" - ثبت اسناد ارسال شده به سازمان های خارجی.
• "درخواست" یک مکانیسم جهانی برای مکاتبات رسمی است، صرف نظر از سلسله مراتب اداری روابط.

• "فروم" - ثبت نام کار گروهیتوزیع اسناد داخلی سازوکار بحث;
• "جلسه" مکانیزمی برای برنامه ریزی جلسات است.

• "موضوع" - فرم برای برجسته کردن آثار در مناطق خاص استفاده می شود.
• "پروژه" - این فرم برای گروه بندی کار در پروژه های خاص استفاده می شود.
• "کل کار" - ثبت کار عمومی، که شامل کارهایی است که به مجریان خاصی محول شده است.
• "وظیفه پروژه" - ثبت یک کار خاص به پیمانکار برای پروژه.

• "فرآیند کسب و کار" - فرم مبتنی بر توصیف توالی کار برای دستیابی به یک نتیجه خاص است.
• "وظیفه" شکلی است که به وسیله آن کار سازماندهی می شود و اجرا بسته به سلسله مراتب روابط خدماتی نظارت می شود.

• ایجاد شغل جدید- در نتیجه یک رکورد در سیستم ایجاد می شود که کار را در حالت "توجه" توصیف می کند.
• آشنایی با کار - کار به حالت "باز" ​​منتقل می شود.
• اجرای کار - کار به حالت "فعال" منتقل می شود.
• ثبت واقعیت اجرا - تاریخ اتمام کار و گزارش کار انجام شده را وارد کنید. کار به حالت Completed منتقل می شود.
• بستن یک کار - نویسنده کار این واقعیت را بررسی می کند که کار تکمیل شده است و آن را به حالت "بسته" منتقل می کند. اگر نتیجه کار تکمیل شده رضایت بخش نباشد، نویسنده اثر را به حالت "بسته (-)" منتقل می کند.

اگر پست را نه به خاطر علاقه به رویکرد فرآیند می خوانید، بلکه یک CRM یا یک سیستم اتوماسیون مناسب را برای تمام اجزای کسب و کار خود انتخاب می کنید، به زیر اسپویلر نگاه کنید - به وضوح اجرای فرآیندها در رابط Ruli24 را نشان می دهد. .

اسلاید، اسلاید!

Ruli24 مدیریت فرآیند– شامل 13 کار

مدیر مدیریت فرآیند Ruli24- به شما امکان می دهد فعالیت ها، اشیاء و حقوق کاربر را پیکربندی کنید.

Ruli24 Organizerبه شما امکان می دهد مدیریت زمان شخصی و جمعی را انجام دهید. در اینجا امور شخصی، تولید ساده (وظایف، درخواست ها، وظایف عملیاتی) و مقالات تحقیقاتی(جلسات و انجمن ها). برنامه ریزی می تواند از طریق تقویم شما یا از طریق تقویم کارمند انجام شود. انواع فایل ها و اسناد الکترونیکی. همه انواع کارها در پوشه "موارد من" موجود است، جایی که ویجت ها موارد جدید، باز و معوقه را منعکس می کنند.

در مشکل Ruli24 کار اداری اسناد توزیع ورودی، خروجی و سازمانی به اشیاء Organizer اضافه می شوند. اکنون این اسناد در پوشه "موردهای من" نیز موجود است.

در مشکل مدیریت پروژه Ruli24 Subject، Project، Summary Work، Project Task به اشیاء Organizer اضافه می شوند. همه این آثار را نه تنها در تقویم، بلکه در نمودار گانت و پلنر نیز می توان دید. اکنون این آثار در پوشه "موردهای من" نیز موجود است.

در مشکل Ruli24 مدیریت فرآیندهای کسب و کار می توان ایجاد کرد کسب و کار معمولیفرآیندها و اجرا و نظارت بر نمونه هایی از فرآیندهای تجاری.

در مشکل Ruli24 مدیریت کارتمام کارها را از فرآیند تحقیق (بحث)، از فرآیند اطلاعات (کاغذ)، فرآیند طراحی (طراحی) و فرایند تولید(تولید). اکنون تمام کارهای مربوط به این فرآیندها در پوشه "موردهای من" موجود است.

در مشکل مدیر CRM Ruli24، CRM، CRM B2B، CRM B2C، سرنخ ها، تراکنش ها، کار با مشتریان B2B، کار با مشتریان B2C اضافه شده است. کار از CRM اکنون در پوشه "موردهای من" در دسترس است.

با این حال، سیستمی برای مدیریت فرآیندها در یک شرکت نه تنها برای افراد کلوسی مانند بانک ها، بلکه تقریباً برای هر شرکتی مورد نیاز است. برای درک عمیق‌تر رویکرد فرآیند، می‌توانید چرخه دمینگ-شوهارت "طرح - انجام - بررسی - عمل" (PDCA) را اعمال کنید. این "طرح - عمل - بررسی - بهبود عمل" است. استفاده از این چرخه به شما این امکان را می دهد که به طور مداوم بهبود فرآیند را با هدف افزایش کارایی سازمان اجرا کنید. این مفهوم عمیقاً در توسعه منعکس شد. این همان چیزی است که مدل مدیریت حجمی به نظر می رسد، که زیربنای ایده کل سیستم است. اگر مدل را تعاملی تصور کنید، روابط و تلاقی همه اجزا مشخص می شود.

فرم شرح فرآیند زیر شبیه یک نمودار PERT است، یعنی. برنامه شبکه تفاوت در این است که بسته به شرایط "تقاطع" نمی توان همه کارها را در یک اجرای خاص فرآیند تولید انجام داد. علاوه بر این، هر شغل را می توان با توجه به شرایط موجود در توضیحات فرآیند (در برخی از ویژگی های آن) بیشتر تعریف کرد. اما، همانطور که به یاد داریم، فرآیند از اجرای رویه ها و دستورالعمل ها در آن اطلاعی ندارد.

بنابراین، ما در مورد مدل تصمیم گرفته ایم و یک چک لیست تقریبی برای مدیریت فرآیندهای شرکت شما تهیه می کنیم.

• اتمیزه کردن فرآیندهاهر فرآیند باید یک واحد تنظیم شده مستقل باشد، سپس مدیریت شرکت به عنوان یک کل برای شما آسان تر خواهد بود. علاوه بر این، در مورد سازماندهی اتوماسیون شرکت به عنوان ترکیبی از بسیاری از فرآیندهای کوچک، شناسایی و اصلاح پیوند ضعیف آسان تر است؛ نیازی به تداخل در فرآیندهای مقیاس بزرگ نیست. و این باعث صرفه جویی در زمان می شود و اجازه نمی دهد کار متوقف شود.
• فرآیندهای خود را ساختار دهید.هر فرآیند باید صاحب، افراد مسئول، نقاط ورود و خروج، رویه های درون، هدف و نتیجه داشته باشد. فرآیند باید دارای پارامترهای زمانی و معیارهایی برای تکمیل موفقیت آمیز/ناموفق آن باشد. این فقط از بیرون مانند بوروکراسی به نظر می رسد - مغز انسان به سرعت با راحتی اتوماسیون سازگار می شود و همچنین یک "پاداش" اضافی دریافت می کند: نیازی نیست همه چیز را در ذهن خود نگه دارید، یادآوری ها و اعلان ها کار را برای شما انجام می دهند. مدیر.
• پیوند دادن فرآیندها- این تنها راه برای دستیابی به یک مدل مدیریت موثر است. اتصالات و وابستگی‌های بین فرآیندهای اتمیزه شده به شما امکان می‌دهد حداکثر اطلاعات را در مورد سرنخ‌ها، مشتریان، نتایج کار و غیره جمع‌آوری کنید و خود فعالیت را ساده‌سازی کرده و به میزان قابل توجهی سرعت بخشید.
• از مجموعه ای از ابزارهای مدیریت فرآیند استفاده کنید(گزارش ها، قیف ها، نمودار گانت، طرح ها). این به شما امکان می دهد تا به سرعت مناطق مشکل را شناسایی کرده و تغییراتی را ایجاد کنید.
• به طور مداوم با فرآیندها کار کنید و آنها را بهبود بخشید.حتی اگر بهترین متخصصان صنعت، شرکت شما و توسعه دهندگان Ruli24 در یک مکان جمع شوند، ایجاد یک فرآیند ایده آل و ایجاد مدیریت امکان پذیر نخواهد بود. پس از تکرار بعدی، لازم است پارامترهای فرآیند بررسی شود، پیشرفت و نتایج آن مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد و با انتظارات مقایسه شود. پس از چندین بار اجرا، می‌توانید صیقلی‌ترین فرآیندهای «چرخ‌دنده» را ایجاد کنید که بدون اغراق، به شرکت شما کمک می‌کند تا مانند ساعت کار کند.
• تامین کنندگان، پیمانکاران، کارگران پاره وقت و فریلنسرها را در فرآیندها لحاظ کنید.هرچه عناصر بیشتری را در نظر بگیرید، شرکت شما برای شما قابل کنترل تر خواهد بود. اکثر سیستم های اتوماسیون تجاری (و Ruli24 نیز از این قاعده مستثنی نیست) برای اتصال عوامل خارجی باز هستند، اما این ویژگی به ندرت مورد استفاده قرار می گیرد. باید به یاد داشته باشیم که هرکسی که نتیجه به آنها بستگی دارد قابل توجه است.
• فرآیندها را روی کاغذ ترسیم کنید، تصحیح در گروه های کاری، توزیع منابع. یک فرآیند واضح با گره‌ها، مراحل و انتقال‌های بدون ابهام به سیستم اتوماسیون کسب‌وکار معرفی کنید.

بیش از فرآیندهای تجاری برچسب اضافه کنید

حاشیه نویسی: هدف از سخنرانی: ارائه رویکرد فرآیندی برای سازماندهی مدیریت سازمانی

معرفی

رویکرد فرآیندیفرض می کند که فعالیت های یک شرکت می تواند به عنوان مجموعه ای از فرآیندهای تجاری در حال انجام نمایش داده شود. برای شرکت ها موثر است فعالیت های تولیدیکه در آن تکرار مکرر زنجیره ای از اقدامات انجام شده توسط مجریان مختلف وجود دارد. این شرکت ها اکثریت شرکت های اداری هستند که در آن فعالیت می کنند انواع مختلفکار با اسناد، به عنوان مثال، مانند بانک، بیمه، شرکت های سرمایه گذاری، شرکت های مشاوره، انتشارات. همچنین استفاده از رویکرد فرآیندی در بنگاه‌هایی که فعالیت‌های آنها با مقررات تفصیلی تشریح شده است، به عنوان مثال در ارگان‌های دولتی مؤثر است.

حدود صد مورد در ادبیات استفاده می شود تعاریف مختلفمفاهیم فرآیند کسب و کار بنابراین، در این دوره ما یک تعریف کلی از یک فرآیند کسب و کار ارائه نمی دهیم، فقط توجه می کنیم که، به عنوان یک قاعده، این تعریف فرض می کند که یک فرآیند تجاری دارای یک نمودار گرافیکی است که گره ها و انتقال ها (فلش ها) روی آن قرار دارند. نقاط کنترل در طول انتقال حرکت می کنند.

ظهور یک نقطه کنترل در یک گره از یک نوع خاص با اجرای برخی اقدامات در فعالیت تولیدی شرکت مطابقت دارد. جابجایی ها در نمودار فرآیند کسب و کار و همچنین گره های در نظر گرفته شده برای انشعاب و ادغام نقاط کنترلی، به گونه ای قرار دارند که اقدامات در نظر گرفته شده در فرآیند کسب و کار به صورت هماهنگ و با ترتیب صحیح انجام شود. رویکرد فرآیندیبه معنای اتوماسیون اجباری شرکت نیست. فرآیندهای کسب و کار می توانند دو نوع باشند: فرآیندهای تجاری برای مدل سازی تحلیلی فعالیت های سازمانی و فرآیندهای تجاری قابل اجرا.

فرآیندهای کسب و کار برای مدل سازی تحلیلی در واقع بیانگر یک زبان ارتباطی خاص بین مدیران، تحلیلگران تجاری و مدیران شرکت است و برای توسعه و توضیح تصمیمات اساسی در مورد سازماندهی کسب و کار یک شرکت استفاده می شود. وظیفه آنها اطمینان از ادراک و درک این تصمیمات توسط مردم است، بنابراین آنها حاوی جزئیات نیستند، به عنوان یک قاعده، آنها محدود به توصیف توالی اقدامات متداول هستند که حاوی هیچ انحرافی نیستند؛ توالی اقدامات شرح داده شده در آنها برای اجرای واقعی در نظر گرفته نشده اند.

برعکس، فرآیندهای تجاری قابل اجرا شامل جابجایی نقاط کنترل در امتداد نمودار فرآیند کسب و کار در یک محیط کامپیوتری مطابق دقیق با اقدامات انجام شده در شرکت است. چنین محیط های کامپیوتری پیاده سازی می شوند - سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار و. از این به بعد آنها را SUBPiAR می نامیم. در واقع SMS&AR وظایف را مطابق با حرکت نقاط کنترل در طول نمودار فرآیند کسب و کار به مجری تقسیم می کند و اجرای این وظایف را کنترل می کند.

تاریخی رویکرد فرآیندیدر ابتدا فقط شامل فرآیندهای تجاری برای مدل سازی تحلیلی بود. به عنوان بخشی از این رویکرد، فرآیندهای تجاری شرکت شناسایی شدند، فرآیندهای تجاری شناسایی شده مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفتند و پیشنهاداتی برای بهبود کارایی کسب و کار با تغییر فرآیندهای تجاری ارائه شد. در مرحله بعد، فرآیندهای تجاری اصلاح شده در شرکت پیاده سازی شدند. این اتفاق، به عنوان یک قاعده، بسیار طولانی و دشوار بود - از طریق تغییر شرح شغل, ساختار سازمانی، دستورالعمل مستقیم مدیران.

ظهور فرآیندهای تجاری قابل اجرا مزایای جدیدی را برای رویکرد فرآیند به ارمغان آورده است. اصلی ترین آنها عبارتند از:

• استفاده از SMS & AR به عنوان آنالوگ یک نوار نقاله تولید و در نتیجه افزایش قابل توجه بهره وری کارکنان اداری
• توانایی تغییر سریع فرآیندهای تجاری سازمانی در پاسخ به شرایط تغییر کسب و کار

که در سال های گذشتهاجرای فعال SMS&AR هم در تجارت و هم در داخل وجود دارد سازمان های دولتی. بنابراین نیاز به تربیت دانشجو در هر دو زمینه تخصصی اقتصادی و تخصصی مربوط به فناوری اطلاعات، رویکرد پردازش و کار با SMS&AR.

این دوره در درجه اول بر روی فرآیندهای تجاری قابل اجرا تمرکز دارد. این دوره تعریف و ویژگی های اصلی فرآیندهای تجاری قابل اجرا را ارائه می دهد، سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار را تشریح می کند و مقررات اداریو اجزای اصلی آنها اصول اولیه توسعه فرآیندهای کسب و کار سازمانی تشریح شده است. انتظار می رود در چارچوب این دوره، دانشجویان تئوری فرآیندهای تجاری قابل اجرا، اجزای اصلی یک SMS و AP معمولی را مطالعه کنند، با نمادهای گرافیکی برای توصیف فرآیندهای تجاری آشنا شوند و دریافت کنند. تجربه عملیتوسعه و اجرای فرآیندهای کسب و کار.

شرح عناصر اصلی سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار با استفاده از مثال یک سیستم رایگان با ارائه شده است متن باز– RunaWFE RunaWFE به همراه کد منبع آن تحت مجوز LGPL آزادانه توزیع می شود. این سیستم رایگان است، می توان آن را آزادانه بر روی هر تعداد رایانه نصب کرد و بدون هیچ محدودیتی از آن استفاده کرد. می توانید توزیع ها و کد منبع را از طریق اینترنت از پورتال توسعه دهنده رایگان دانلود کنید نرم افزار sourceforge. خالص در: .

آدرس وب سایت پروژه RunaWFE http://www.runawfe.org/rus است.

رویکرد فرآیندی برای سازماندهی مدیریت سازمانی

سطوح مدیریت فرآیند

برداشتی مدرن مدیریت فرآیندشامل توزیع مدیریت در سطوح مختلف است.

در سطح اول، عمومی مدیریت استراتژیکشرکت، پروژه. این سطح از فرآیندهای تجاری برای مدل سازی تحلیلی استفاده می کند. وظیفه فرآیندهای کسب و کار در این سطح، شکل گیری ایده های کلی در مورد فرآیندهای اصلی کسب و کار شرکت و تبادل این ایده ها بین مدیران است. این سطح به معنای اجرای واقعی فرآیندهای تجاری توسعه یافته نیست. در سطح اول، به تصویر کشیدن فرآیندهای تجاری در نمادهای گرافیکی IDEF0، IDEF3، DFD، EPC و موارد مرتبط راحت است. همچنین می توانید از برخی از ساختارهای نشانه گذاری BPMN 2.0 در این سطح استفاده کنید. مانند نرم افزاربرای کار با فرآیندهای تجاری در سطح اول، می توانید به عنوان مثال از برنامه هایی مانند Business Studio، Microsoft Visio یا ARIS استفاده کنید.

دنباله ای از اقدامات در فرآیندهای کسب و کار سطح اول را می توان به سادگی در قالب متن توصیف کرد؛ چنین توصیفاتی را مقررات متنی می نامند. با این حال، مردم اطلاعات بصری را بسیار سریعتر و آسانتر از توضیحات متنی درک می کنند. بنابراین، این نمایش های گرافیکی از فرآیندهای تجاری شبیه سازی شده است که بیشترین استفاده را دارد.

ابزارهای مدل سازی شبیه سازی نیز در سطح اول مدیریت فرآیند مورد استفاده قرار می گیرند. این دسته از برنامه ها برای اجرای واقعی فرآیندهای کسب و کار سازمانی در یک محیط رایانه ای فراهم نمی کنند. سیستم های مدل سازی شبیه سازی شامل یک مدل آماری قابل تنظیم از فرآیندهای تجاری یک سازمان می باشد. با تنظیم پارامترهای مختلف این مدل و انجام مکرر فرآیندهای تجاری بر روی کاربران خودکار مشروط، می توان مقادیر شاخص های مختلف عملکرد را به دست آورد و در نتیجه تغییرات شاخص های واقعی شرکت را در آینده بسته به موارد خاص پیش بینی کرد. تغییرات در فرآیندهای کسب و کار اگر مدل آماریبه درستی ساخته شود، سپس مدل سازی شبیه سازی می تواند وسیله ای برای تعیین پارامترهای بهینه فرآیندهای تجاری باشد.

در سطح بعدی، فرآیندهای تجاری استراتژیک شرکت به فرآیندهای تجاری قابل اجرا تبدیل می شود. در این سطح، نمودارهای فرآیند کسب و کار معمولاً در BPMN، UML (نمودار فعالیت) و نمادهای مرتبط نشان داده می شوند. در سطح دوم فعالیت فعلیشرکت به عنوان مجموعه ای از نمونه های در حال اجرا از فرآیندهای تجاری نشان داده می شود. در این سطح از SUMS&AR استفاده می شود. وظیفه اصلی این سیستم ها توزیع وظایف بین مجریان و نظارت بر اجرای آنها است. همراه با کار، اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل آن به مجری داده می شود. توالی کارها توسط یک نمودار فرآیند کسب و کار تعیین می شود که می تواند توسعه یابد و متعاقباً به سرعت با استفاده از آن اصلاح شود. طراح گرافیک. این نمودار شبیه فلوچارت یک الگوریتم است. نقاط کنترل طبق نمودار حرکت می کنند. در گره های خاصی از مدار، وظایفی برای مجریان ایجاد می شود.

شباهت های خاصی بین یک فرآیند تجاری اجرایی و یک برنامه کامپیوتری وجود دارد. الگوریتم ها زیربنای یک فرآیند تجاری اجرایی و یک برنامه کامپیوتری هستند. برای برنامه های کامپیوتریدرست مانند مدل‌سازی تحلیلی فرآیند کسب‌وکار، نمادهای گرافیکی (مانند نمودار کلاس UML) وجود دارد که برنامه‌نویسان و معماران نرم‌افزار از آنها برای توضیح تصمیمات مختلف نرم‌افزاری و معماری استفاده می‌کنند. با این حال، خود برنامه های کامپیوتری هنوز به صورت گسترده در قالب اشیاء گرافیکی توسعه نیافته اند؛ آنها عمدتاً به صورت متون در زبان های برنامه نویسی نوشته می شوند. وضعیت فرآیندهای تجاری قابل اجرا با برنامه های رایانه ای چگونه است؟ بر خلاف یک برنامه کامپیوتری که دستورات آن توسط کامپیوتر اجرا می شود، برخی از اقدامات یک فرآیند تجاری توسط افراد انجام می شود. آنها این کار را به طور قابل توجهی طولانی تر از رایانه انجام می دهند، بنابراین نمونه های فرآیند کسب و کار برای مدت نسبتا طولانی اجرا می شوند و وضعیت آنها به کندی تغییر می کند. علاوه بر این، بر خلاف یک برنامه کامپیوتری، در طول اجرای فرآیندهای تجاری، مدیریت شرکت می تواند به طور قابل توجهی بر اجرای آنها تأثیر بگذارد، به عنوان مثال، تعداد کارکنانی را که اقدامات خاصی را انجام می دهند افزایش یا کاهش دهد.

بنابراین، برای مدیران و مدیران یک شرکت مهم است که به سرعت وضعیت نمونه های در حال اجرا فرآیندهای تجاری شرکت را درک کنند. این درک توسط یک نمودار گرافیکی از یک فرآیند تجاری با موقعیت‌های فعلی نقاط کنترل ترسیم شده بر روی آن و همچنین مسیرهایی که از زمان راه‌اندازی نمونه فرآیند کسب‌وکار توسط این نقاط طی شده است، ارائه می‌شود. برای برنامه های کامپیوتری، چنین نمودارهایی در بیشتر موارد منطقی نیستند، زیرا سرعت حرکت نقاط کنترل به طور قابل توجهی از محدودیت های توانایی انسان برای ردیابی آنها فراتر خواهد رفت.

سطح سوم مربوط به اهداف تجاری شرکت است. وضعیت کل شرکت در لحظه فعلی توسط وضعیت تمام اهداف تجاری شرکت در این نقطه از زمان تعیین می شود. رویکرد فرآیندی فرض می‌کند که حالت‌های اشیاء تجاری توسط نمونه‌هایی از فرآیندهای تجاری سطح دوم هنگام انجام وظایف مربوطه تغییر می‌کنند. برای این لایه، سیستم های مدیریت محتوا (سیستم های ECM) یا سیستم های مدیریت پایگاه داده به طور سنتی به عنوان ذخیره سازی استفاده می شوند. همچنین امکان استفاده از سیستم های ERP در این سطح وجود دارد (برای مثال می توانید از سیستم 1C یا Galaktika استفاده کنید).

در مثال‌های توسعه فرآیند کسب‌وکار، گاهی اوقات از برگه‌های اسناد Microsoft Excel به عنوان ذخیره‌سازی اشیاء تجاری استفاده می‌کنیم. این برای اهداف آموزشی ساخته شده است تا مفهوم لایه سوم را سریع و آسان نشان دهد.

مزایای رویکرد فرآیندی

استفاده از رویکرد فرآیندی در سطح اول منجر به پیدایش زبان مشترکی برای توصیف فرآیندهای تجاری برای تمامی مدیران یک شرکت بر اساس نمودارهای گرافیکی می شود. پس از تسلط کارکنان سازمانی به این زبان، آنها می توانند به سرعت فرآیندهای تجاری موجود را بخوانند، ویژگی های آنها را مورد بحث قرار دهند و تغییرات مختلفی را پیشنهاد کنند. پس از انجام یک نظرسنجی از شرکت، شناسایی توالی های تکراری اقدامات و گروه بندی آنها در فرآیندهای تجاری سطح اول، امکان تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری انتخاب شده، شناسایی و تصحیح می شود. تصمیم های بد، تنگناها و نواحی حیاتی فرآیندهای کسب و کار را بهینه کنید. اگر فعالیت های یک شرکت رسمی نباشد و فرآیندهای تجاری شرح داده نشود، بهبود و بهینه سازی مدیریت دشوار است.

استفاده از فرآیندهای تجاری قابل اجرا مزایای زیر را به همراه دارد:

• به طور قابل توجهی بهره وری نیروی کار را افزایش می دهد
• به طور قابل توجهی فعالیت نظارت بر کار انجام شده را ساده می کند. شفافیت شرکت را افزایش می دهد.
• کیفیت محصولات شرکت را بهبود می بخشد، زیرا - با توجه به ابزارهای نظارت و تنظیم خودکار، رعایت کلیه قوانین مقرر تضمین می شود
• به شما امکان می دهد تا به سرعت فرآیندهای تجاری را در پاسخ به شرایط عملیاتی تغییر شرکت تغییر دهید
• به شما امکان می دهد مشکل ادغام در مقیاس سازمانی را حل کنید
• هزینه کار اتوماسیون سازمانی را کاهش می دهد، سرعت توسعه و قابلیت اطمینان نرم افزار را افزایش می دهد.

بیایید با جزئیات بیشتری به این مزایا نگاه کنیم.

پیش از این (قبل از ظهور فرآیندهای تجاری قابل اجرا)، اجرای فرآیندهای تجاری در سازمان ها عمدتاً به صورت غیر مستقیم - از طریق تغییر در شرح وظایف، ساختار سازمانی شرکت و دستورالعمل های مستقیم مدیران انجام می شد. با این حال، درجه اتوماسیون شرکت های مدرنبه شما اجازه می دهد تا اجرای مستقیم فرآیندهای تجاری را در یک محیط کامپیوتری پیاده سازی کنید. در این مورد، یک آنالوگ از یک نوار نقاله تولید در شرکت ظاهر می شود که از آن می توان افزایش بهره وری نیروی کار را در مقایسه با آنچه که از معرفی یک نوار نقاله در تولید به دست می آید، به دست آورد. افزایش بهره وری نیروی کار به این دلیل به دست می آید که این مکانیسم امکان حذف عملیات معمول و رویه های ناکارآمد مرتبط با جستجو و انتقال اطلاعات از اقدامات کارکنان را فراهم می کند و سرعت تعامل کارکنان را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. کارگران وظایف محول شده را بدون پرت شدن توسط:

• دریافت اطلاعات لازم برای تکمیل کار از سایر کارگران
• انتقال نتایج کار خود به سایر کارمندان
• مطالعه شرح وظایف

همه چیز لازم در مقابل کارمند روی صفحه کامپیوتر ظاهر می شود. توالی اجرای عناصر کار توسط نمودار فرآیند کسب و کار تعیین می شود. در گره های مدار، SUP&AR وظایف را بین اجراکنندگان توزیع می کند و اجرای آنها را کنترل می کند.

استفاده از فرآیندهای تجاری قابل اجرا همچنین به شما این امکان را می دهد که به سرعت فرآیندهای تجاری یک سازمان را بازسازی کنید. در بسیاری از موارد، انجام دهندگان وظیفه حتی ممکن است از تغییر در یک فرآیند تجاری مطلع نشوند، زیرا این امر بر ماهیت کار آنها تأثیری نخواهد گذاشت. یعنی تغییر در اجرای فرآیندها آسانتر و سریعتر می شود. به این ترتیب، شرکت می تواند به طور موثرتری به تغییرات در شرایط داخلی یا خارجی پاسخ دهد.

یک شرکت مدرن روسی، به عنوان یک قاعده، قبلاً چندین سیستم خودکار ناهمگن را اجرا می کند که در برخی از فرآیندهای تجاری شرکت شرکت می کنند. از آنجایی که فرآیندهای کسب و کار در کل شرکت نفوذ می کند، در طول اجرا باید با همه تعامل داشته باشند. سیستم های خودکار. بنابراین، وظیفه پیاده‌سازی SMS&AP یک مورد خاص از وظیفه یکپارچه‌سازی برنامه‌های کامپیوتری در مقیاس سازمانی است. به عبارت دیگر، هنگام پیاده‌سازی SMS&AP در یک شرکت، برنامه‌هایی باید ظاهر شوند که از یکپارچگی آن با سیستم‌های موجود اطمینان حاصل کنند.

SUMS بخش مرکزی سیستم های مدرن در مقیاس سازمانی است. اگر سیستم اطلاعات شرکت (CIS) دارای SUMS نباشد، منطق فرآیندهای تجاری در عناصر مختلف سیستم پراکنده می شود - پایگاه داده ها، برنامه های کاربردی فردی و غیره، نگهداری و توسعه بیشتر چنین سیستم هایی دشوار است.

در شرکت‌هایی با زنجیره‌های عملیاتی پایدار و تکرار شونده، پیاده‌سازی، پیکربندی و نگهداری سیستم‌های مبتنی بر SMS&AR سریع‌تر و ارزان‌تر از اتوماسیون سنتی است که در آن اجزای برنامه فردی برای وظایف و بخش‌های مختلف توسعه می‌یابد. SUBPiAR اجازه می دهد:

• توسعه را به سرعت با تغییر وظایف و ظهور ایده های جدید در طول توسعه سازگار کنید
• کاهش هزینه های توسعه از طریق:
  • توسعه فرآیندهای تجاری با استفاده از SUMS به جای نوشتن کد
  • حذف تعامل بین برنامه نویس و مشتری. یک تحلیلگر تجاری و یک مشتری در هنگام توسعه مشترک عناصر اصلی یک نمودار فرآیند تجاری قابل اجرا در مقایسه با یک مشتری و یک برنامه نویس هنگام بحث در مورد متن مشخصات فنی بسیار راحت تر با یکدیگر تعامل دارند.
  • در این حالت، برنامه نویس از کارهای معمول رها می شود و می تواند روی توسعه عناصر گرافیکی پیچیده و اتصال دهنده ها تمرکز کند که کارایی کار او را افزایش می دهد.
• کاهش هزینه های پشتیبانی فنی
• به طور قابل توجهی هزینه اصلاحات و نگهداری را کاهش دهید

در توسعه سنتی، راه حل دو بار شرح داده می شود: یک بار با استفاده از متن موجود در وظیفه فنییا پروژه فنی، بار دوم - در قالب کد برنامه. رویکرد فرآیند به شما این امکان را می دهد که تنها یک بار راه حل را در قالب یک فرآیند تجاری قابل اجرا توصیف کنید و در نتیجه هزینه های اتوماسیون را کاهش دهید.

این مزایا (سریع‌تر، ارزان‌تر، پشتیبانی و نگهداری آسان‌تر) با مزایای پارادایم برنامه‌نویسی شی‌گرا در مقایسه با پارادایم برنامه‌نویسی رویه‌ای، که تقریباً از عمل خارج شده است، همزمان است. بر اساس قیاس، اتوماسیون مبتنی بر فرآیندهای تجاری قابل اجرا را می توان به عنوان یک الگوی برنامه نویسی سطح بالا جدید تفسیر کرد و می توان انتظار افزایش قابل توجهی در مقیاس استفاده از آن در مقایسه با اتوماسیون سنتی داشت.

فرآیندهای اجرایی و سیستم مدیریت کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار یک زمینه فعال در حال توسعه است و بسیاری از اصطلاحات در آن هنوز به طور کامل ایجاد نشده اند. نویسندگان مختلف به مفاهیمی مانند SUMS، سیستم های مدیریت جریان کار (Workflow)، سیستم های مدیریت اسناد (Docflow)، سیستم های یکپارچه سازی در مقیاس سازمانی (EAI - Enterprise Application Integration) متوسل می شوند.

ما از اصطلاح مدیریت گردش کار برای اشاره به مواردی استفاده می کنیم که در آن فقط افراد وظایفی را در یک فرآیند تجاری انجام می دهند. ما اصطلاح SUBPiAR را در رابطه با مدیریت جریان کار عمومی تر در نظر خواهیم گرفت: مجریان وظایف یک فرآیند تجاری یا مقررات در SUBPiAR هم افراد و هم برنامه های رایانه ای هستند. به عنوان یک قاعده، سیستم مدیریت، کار همه مجریان را به طور یکنواخت، بدون برجسته کردن کار انجام شده توسط انسان یا سیستم های رایانه ای، هماهنگ می کند.

علاوه بر DBMS، سیستم های مدیریت اسناد یا سیستم های DocFlow نیز فراگیر شده اند. به جای نقاط کنترل، سیستم های مدیریت اسناد از «جریان اسناد» استفاده می کنند. سیستم‌های DocFlow فعالیت‌های یک شرکت را در قالب اسنادی که بین ویراستاران آن‌ها در مسیرهای مشخصی مطابق با قوانین داده شده حرکت می‌کنند، توصیف می‌کنند.

سیستم های DocFlow جانشین جریان اسناد کاغذی هستند. از این رو محدودیت‌های طبیعی آن‌ها عبارتند از: مجموعه محدودی از اقدامات را می‌توان با یک سند انجام داد: تأیید/رد، تأیید، حذف، انجام ویرایش، و غیره. معمولاً، سیستم‌های مدیریت اسناد با سیستم‌هایی برای ذخیره تصاویر اسناد کاغذی و سیستم‌های کنترل نسخه تکمیل می‌شوند. . مزیت اصلی سیستم های مدیریت اسناد، توانایی پیاده سازی سریع آنها در یک شرکت است، در صورتی که قبلا وجود داشته باشد سطح خوبجریان سند برقرار شده است.

در سیستم های مدیریت اسناد، و همچنین در DBMS، طرح های مبتنی بر گراف وجود دارد که از گره هایی تشکیل شده است که با انتقال های احتمالی به هم متصل شده اند. با این حال، این نقاط کنترلی نیستند که در امتداد این نمودارها حرکت می کنند، بلکه "سبدهای" اسناد هستند. در سیستم های DocFlow، به عنوان یک قاعده، داده ها در داخل اسنادی قرار می گیرند که مستقیماً از طریق نمودار جریان اسناد حرکت می کنند.

در یک SUMS، داده ها با نقطه کنترل حرکت نمی کنند، بلکه در متغیرهای سراسری (مرتبط با کل فرآیند تجاری) و محلی (مرتبط با یک گره) قرار می گیرند.

در حال حاضر سیستم های مدیریت و سیستم های مدیریت اسناد سیستم هستند انواع متفاوتبا این حال، سیستم های مدیریت اسناد به تدریج به عملکرد SUMS و AR نزدیک می شوند. با کمک سیستم‌های DocFlow مدرن، می‌توانید انواع مختلفی از فرآیندهای تجاری را مدل‌سازی کنید و با کمک SUMS می‌توانید عناصر جریان اسناد را خودکار کنید.

فرآیندهای تجاری قابل اجرا

تکامل توسعه SMS&AR منجر به استفاده در سیستم های مدرنمفاهیمی مانند تعریف فرآیند کسب و کار و نمونه فرآیند کسب و کار. گاهی اوقات به تعریف فرآیند کسب و کار، الگوی فرآیند کسب و کار نیز گفته می شود. تعریف فرآیند کسب و کار شامل یک نمودار فرآیند کسب و کار، نقش های فرآیند کسب و کار و قوانینی برای تخصیص نقش ها به اجراکنندگان است. در طول اجرای یک فرآیند تجاری، نقاط کنترل در طول نمودار حرکت می کنند. ساده ترین راه برای فکر کردن به نقاط کنترل و حرکات آنها، قیاس با قطعات متحرک در یک بازی تخته ای کودکان با مکعب است.

تعریف فرآیند کسب و کار همچنین شامل توصیفی از ساختارهای ذخیره سازی داده است. در طول اجرای یک فرآیند تجاری، این ساختارها حاوی داده های خاصی هستند. حتی در BPMS مدرن، تعریف فرآیند تجاری شامل توصیفی از ابزارهای تعامل فرآیند تجاری با مجری وظیفه است. به طور معمول این یک فرم گرافیکی برای تعامل با کاربر، یا یک رابط نرم افزاری برای تعامل با یک سیستم اطلاعاتی است. یکی دیگر از عناصر تعریف فرآیند کسب و کار، قوانین تجاری است که برای انتخاب مسیر خاصی برای حرکت بیشتر نقطه کنترل در نقاط انشعاب مسیر استفاده می شود.

برای هر تعریف فرآیند کسب و کار، می توانید نمونه هایی از آن فرآیند کسب و کار ایجاد و اجرا کنید. تفاوت بین تعریف و نمونه فرآیند کسب و کار با تفاوت بین نوع متغیر و نمونه متغیر در یک زبان برنامه نویسی سنتی مطابقت دارد. یعنی اگر تعریف فرآیند کسب و کار شامل نمودار فرآیند کسب و کار، انواع داده ها و نام نقش ها باشد، در یک نمونه در حال اجرا از یک فرآیند تجاری، نمودار حاوی نقاط کنترل متحرک است، اجراکنندگان خاصی به نقش ها اختصاص داده می شوند. نمونه فرآیند کسب و کارحاوی داده های خاصی است که انواع آن با انواع داده ها در تعریف فرآیند کسب و کار مطابقت دارد. همچنین، در نمونه‌های فرآیند کسب‌وکار، مجریان وظایف خاصی به نقش‌ها اختصاص داده می‌شوند.

فرآیندهای تجاری که می توانند در یک محیط کامپیوتری اجرا شوند باید به طور رسمی به شیوه ای دقیق تعریف شوند تا بتوانند به راحتی به یک نمایش کامپیوتری قابل درک تبدیل شوند. برای این کار استفاده از مفاهیم ریاضی راحت است.

اجازه دهید یک تعریف رسمی از یک فرآیند تجاری قابل اجرا ارائه دهیم که اساس آن ایده های S. Yablonsky و S. Bussler است:

یک فرآیند تجاری قابل اجرا با مشخص کردن دیدگاه‌های زیر (نقاط دیدگاه یا لایه‌ها/سطوح توجه) تعیین می‌شود:

• دیدگاه کنترل جریان
• دیدگاه داده
• دیدگاه منابع
• چشم انداز عملیاتی

اجازه دهید تمام سطوح تعریف رسمی یک فرآیند تجاری اجرایی را با جزئیات در نظر بگیریم. در این مورد، ما از فرآیند تجاری "پرداخت فاکتور تامین کننده" به عنوان مثال استفاده خواهیم کرد. با کمک آن، ما سعی خواهیم کرد تمام چشم اندازهای تعریف رسمی یک فرآیند تجاری را توضیح دهیم.

چشم انداز جریان کنترل

دیدگاه جریان کنترل با نمودار فرآیند کسب و کار مطابقت دارد. در ابتدا، یک نمودار به عنوان یک مفهوم ریاضی تعریف شد - یک گراف جهت دار: مجموعه ای از گره ها که با انتقال (فلش) به هم متصل می شوند. گره های فرآیند کسب و کار می توانند دو نوع باشند - گره های مربوط به مراحل فرآیند و گره های مسیر. نقطه کنترل (نشانگر گره فرآیند فعال) در امتداد انتقال ها حرکت می کند، که توسط قوانین تجاری در گره های مسیر هدایت می شود (قوانین تجاری برای دیدگاه جریان کنترل نیز اعمال می شود).

گره مربوط به مرحله فرآیند حاوی یک گره Activity است. اگر نقطه کنترل به گره عمل رسیده باشد، SUMS وظیفه را به اجرا کننده (کارمند یا سیستم اطلاعاتی) می دهد و منتظر پاسخ (پیام تکمیل کار) می شود. پس از پاسخ مجری، نقطه کنترل در امتداد انتقال به گره فرآیند تجاری بعدی حرکت می کند. یک گره مربوط به یک گره عمل فقط می تواند یک انتقال ورودی و یک انتقال خروجی در مجاورت خود داشته باشد.

یک گره مسیر مربوط به ظاهر، حذف، انشعاب-ادغام نقاط کنترل، یا انتخاب یک انتقال است که در امتداد آن نقطه کنترل بیشتر حرکت می کند. در چنین گره هایی، سیستم مدیریت، بر اساس قوانین تجاری موجود در گره های مسیریابی، گره (های) بعدی را که کنترل به آن منتقل می شود، انتخاب می کند. اغلب این گره ها بیش از یک انتقال ورودی یا خروجی مرتبط با خود دارند.

تفاوت اساسی بین یک مرحله فرآیند و یک گره مسیر این است که در یک گره مسیر فقط باید در مورد مسیر(های) بعدی حرکت نقطه کنترل بر اساس داده های موجود تصمیم بگیرید، بنابراین نقطه کنترل نباید در گره مسیر برای مدت طولانی. نقطه کنترل ممکن است برای مدت طولانی در یک مرحله فرآیند باقی بماند. یک استثنا از این قاعده ادغام گره های مسیر است که در آن نقاط کنترل ورودی منتظر رسیدن نقاط کنترل در امتداد انتقال های ورودی باقی مانده هستند، پس از آن تمام نقاط کنترل ورودی از بین می روند و نقاط کنترل در طول انتقال های خروجی ایجاد می شوند. با این حال، اگر فرض کنیم که نقطه کنترلی که به گره ادغام رسیده است بلافاصله حذف می شود، در حالی که گره اطلاعاتی را ذخیره می کند که نقطه کنترل قبلاً در طول این انتقال رسیده است، این استثنا ناپدید می شود.

یک نمونه در حال اجرا از یک فرآیند تجاری می تواند چندین نقطه کنترل را به طور همزمان داشته باشد. مطابق با منطق تجاری، نقطه مدیریت در یک گره مسیر را می توان به چندین نقطه مدیریتی تقسیم کرد و نقاط مدیریتی نیز می توانند در یک گره مسیر خاص منتظر یکدیگر باشند و سپس در یک نقطه مدیریتی ادغام شوند.

بعدها، با ظهور استانداردها و مشخصات مختلف مرتبط با فرآیند کسب و کار، این تعریف گسترش یافت:

1. گره های ترکیبی اضافه شده اند که ادغام یک مرحله فرآیند با یک یا چند گره مسیر هستند. به عنوان مثال، هنگام ادغام یک گره عمل با یک گره مسیر واقع در پشت آن، که یکی از چندین جهت ممکن را انتخاب می کند، تنها گره عمل در نمودار قرار می گیرد و انتقال هایی که باید گره مسیر را ترک کنند، مستقیماً به آن متصل می شوند.
2. ساختارهای اضافی اضافه شده‌اند که عناصر آن‌ها عناصر نمودار نیستند (از این پس ساختارهای اضافی نامیده می‌شوند)، با این حال، انتقال‌ها و گره‌های مسیر می‌توانند به این عناصر متصل شوند یا انتقال‌ها می‌توانند این عناصر را قطع کنند. به عنوان مثال، رویدادها و مناطق وقفه برای در بر گرفتن مراحل فرآیند کسب و کار معرفی شدند. هنگامی که نقطه کنترل در داخل منطقه با وقفه قرار دارد، ممکن است یک رویداد رخ دهد (مشتری ممکن است نظر خود را در مورد سفارش تغییر دهد، ممکن است شرایط فورس ماژور در طول مدت اعتبار قرارداد ایجاد شود و غیره). در این حالت، نقطه کنترل می تواند بلافاصله از هر گره واقع در داخل منطقه به گره مسیر متصل به منطقه حرکت کند و از آنجا به حرکت در امتداد انتقال متصل به آن ادامه دهد.
3. گره هایی اضافه شده اند که مربوط به مرحله فرآیند هستند، اما گره های عمل نیستند. به عنوان مثال، گره های انتظار که در آنها هیچ وظیفه ای به مجریان فرآیند داده نمی شود، UPMS به سادگی در این گره ها برای وقوع یک رویداد خاص منتظر می ماند و پس از آن نقطه کنترل به حرکت در می آید. گره های فرعی نیز اضافه شده اند. برای این گره ها، مجری خاصی تعریف نشده است؛ در این گره ها، SMS&AR فرآیند تجاری دیگری را به عنوان زیرفرایند فرآیند جاری راه اندازی کرده و داده های مربوطه را به آن منتقل می کند.

با اضافات، چشم انداز جریان کنترل را می توان به صورت زیر تعریف کرد:

چشم انداز جریان کنترل یک نمودار فرآیند کسب و کار را نشان می دهد.یک نمودار فرآیند کسب و کار از یک نمودار جهت دار و احتمالا ساختارهای اضافی تشکیل شده است. گره های فرآیند کسب و کار می توانند سه نوع باشند - گره های مربوط به مراحل فرآیند، گره های مسیر و گره های ترکیبی، که نشان دهنده ادغام یک مرحله فرآیند با یک یا چند گره مسیر هستند.

مراحل فرآیند، گره های عمل یا گره های اضافی هستند. نقاط کنترل در طول انتقال حرکت می کنند. در لحظه ای که نقطه کنترل به گره عمل می رسد، SUBPiAR وظیفه ای را به مجری می دهد. پس از اینکه مجری کار را کامل کرد، نقطه کنترل در امتداد انتقال به گره فرآیند بعدی حرکت می کند. یک گره مربوط به یک گره عمل فقط می تواند یک انتقال ورودی و یک انتقال خروجی در مجاورت خود داشته باشد.

یک گره مسیر مربوط به ظاهر، حذف، تقسیم، ادغام نقاط کنترل، یا انتخاب یک انتقال است. این گره ها ممکن است حاوی قوانین تجاری باشند که بر اساس آن مسیرهای بیشتر نقاط مدیریتی انتخاب می شوند. در گره های مسیریابی، SUP&AR گره(های) بعدی را انتخاب می کند که کنترل به آنها منتقل می شود.

ما رفتار گره هایی که بیشتر در فرآیندهای تجاری استفاده می شوند را توضیح می دهیم و همچنین تصاویر گرافیکی آنها را ارائه می دهیم.

گره "شروع" مربوط به نقطه شروع اجرای فرآیند تجاری است. هیچ لبه ورودی و یک یا چند لبه خروجی ندارد. در لحظه راه اندازی یک نمونه فرآیند تجاری، یک نقطه کنترل در گره قرار می گیرد که بلافاصله آن را در امتداد لبه خروجی ترک می کند. در یک فرآیند تجاری باید یک گره "شروع" واحد وجود داشته باشد. با یک دایره نازک نشان داده شده است (شکل 1.1 a). در مورد انتقال های خروجی متعدد، گره توسط یک دروازه انحصاری ترکیب می شود، بنابراین هنگام شروع یک نمونه فرآیند تجاری، کاربر یکی از لبه های خروجی را انتخاب می کند که در امتداد آن نقطه کنترل بیشتر منتقل می شود.

برنج. 1.1.

یک گره "پایان جریان" باید یک یا چند یال ورودی داشته باشد و لبه های خروجی نداشته باشد. هنگامی که هر نقطه مدیریتی به این گره برخورد می کند، حذف می شود. نمونه ای از یک فرآیند تجاری که در آن نقطه کنترلی باقی نمانده است، تکمیل شده در نظر گرفته می شود. ممکن است چندین گره تکمیل رشته وجود داشته باشد، اما باید حداقل یک چنین گره وجود داشته باشد. با دایره "پررنگ" نشان داده شده است (شکل 1.1 ب).

گره "پایان" مربوط به نقطه پایانی اجرای یک فرآیند تجاری است. گره پایانی باید یک یا چند Transition ورودی داشته باشد و هیچ انتقال خروجی نداشته باشد. هنگامی که کنترل به پایان می رسد، تمام رشته های این فرآیند و همچنین تمام زیرفرایندهای همزمان آن متوقف می شوند. می تواند چندین گره Finish در یک فرآیند تجاری وجود داشته باشد. با این حال، اگر حداقل یک نقطه پایان جریان در فرآیند تجاری وجود داشته باشد، این گره در یک فرآیند تجاری مورد نیاز نیست. با یک دایره سیاه در داخل یک دایره نشان داده شده است (شکل 1.1 ج).

گره "عمل" وظیفه ای را برای اجرا کننده ایجاد می کند، با یک مستطیل با گوشه های گرد مشخص می شود، که در مرکز آن نام گره نوشته شده است (شکل 1.1 d)، و می تواند چندین لبه ورودی و چند لبه خروجی داشته باشد. در مورد چندین انتقال خروجی، گره توسط یک دروازه انحصاری ترکیب می شود، بنابراین، برای هر نقطه کنترلی که به آن می رسد، هنگام انجام یک کار گره، کاربر یکی از انتقال های خروجی (لبه ها) را انتخاب می کند، که در امتداد آن کنترل نقطه بیشتر منتقل خواهد شد.

یک گره دروازه انحصاری می تواند چندین لبه ورودی و خروجی متعدد داشته باشد. برای هر نقطه کنترلی که به آن می رسد، انتخاب می شود که در امتداد کدام یک از لبه های خروجی حرکت می کند. با یک الماس با یک "صلیب" در آن نشان داده شده است (شکل 1.2 a).

در شکل شکل 1.3 نمونه ای از نمودار فرآیند تجاری "پرداخت فاکتورهای تامین کننده" را نشان می دهد. مراحل فرآیند به صورت مستطیل هایی با لبه های گرد به تصویر کشیده می شود؛ ابتدای فرآیند مربوط به یک دایره است و پایان - یک دایره با یک دایره در داخل. عنصر "پرداخت صورتحساب" یک گره ترکیبی است که ترکیبی از یک گره اتصال مسیر انتقال و یک گره عمل است. مستطیل های باقی مانده با لبه های گرد گره های عمل هستند. عناصر به شکل الماس مربوط به گره های مسیر هستند - مکان هایی که مسیرهای نقطه کنترل منشعب می شوند.

در ابتدای فرآیند تجاری، مدیر کسب و کار تامین پارامترهای پرداخت مورد انتظار (شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، مبلغ فاکتور، شرکت طرف مقابل، شرکت عامل، نظر) را وارد می کند. در مرحله بعد، اجرای بودجه بخش به طور خودکار نظارت می شود. اگر معامله فعلی بیش از بودجه باشد، به طور خودکار رد می شود و فرآیند تجاری به پایان می رسد. اگر از بودجه بخش تجاوز نشود، مبلغ معامله با سقف پرداخت مقایسه می شود. علاوه بر این، در صورت عدم تجاوز از حد، فاکتور به طور خودکار پرداخت می شود و پس از آن فرآیند کسب و کار تکمیل می شود. در صورت تجاوز از حد مجاز، پرداخت باید توسط مدیر مالی تایید شود.

قوانین تجاری زیر با فرآیند تجاری "پرداخت فاکتور تامین کننده" مطابقت دارد:

1. اگر برنامه خارجی که در گره «دریافت داده از بودجه» نامیده شده است، مقدار «نه» را به متغیر «آیا از بودجه دپارتمان فراتر رفته» برگرداند، باید نسبت به بررسی حد اقدام کنید، در غیر این صورت به گره تکمیل فرآیند کسب و کار بروید.
2. اگر مقدار متغیر "مبلغ فاکتور" کمتر از مقدار ثابت "محدودیت پرداخت یک بار" باشد، باید به گره "پرداخت فاکتور" بروید، در غیر این صورت - به گره "تأیید پرداخت".
3. اگر یک مجری متعلق به نقش " مدیر مالی"، با پر کردن فیلدها در فرم مناسب، مقدار "بله" را به متغیر "خواه مدیر تایید کرده است" برگرداند، سپس به گره "پرداخت صورتحساب" بروید، در غیر این صورت - به گره تکمیل فرآیند کسب و کار.
4. مدیریت فرآیند کسب و کار همچنین می تواند پیچیده باشد و با رفتار نقطه کنترل در فلوچارت سنتی الگوریتم متفاوت باشد: در این مثال، اگر برنامه توسط رئیس تایید شود، جریان کنترل به دو جریان موازی تقسیم می شود (جداسازی و ادغام جریان ها مربوط به یک عنصر الماسی شکل است که در داخل آن یک "علامت بعلاوه" را نشان می دهد) که به طور همزمان اجرا می شود و سپس در یک نقطه "ادغام" می شود.

دیدگاه داده

چشم انداز داده با مجموعه ای از متغیرهای فرآیند کسب و کار داخلی مطابقت دارد. متغیرهای فرآیند کسب و کار می توانند پارامترهای ورودی و خروجی در هنگام تعامل با آن باشند سیستم های اطلاعاتیشرکت ها با کمک متغیرها، اطلاعات بین مراحل فرآیند و در نتیجه بین سیستم های اطلاعات خارجی مبادله می شود، یعنی یک فرآیند تجاری می تواند اطلاعات را در یک محیط اطلاعاتی شرکتی بین سیستم های اطلاعاتی ناهمگن انتقال دهد. متغیرهای فرآیند کسب و کار همچنین هنگام انتخاب یک حرکت نقطه کنترل داخلی خاص بین گره ها در امتداد هر یک از انتقال های ممکن استفاده می شوند.

واقعیت های مدرن ما را مجبور می کند که دستگاه مدیریت را با یک محیط در حال توسعه پویا با رقابت شدید سازگار کنیم. نظرات متخصصان در این زمینه متفاوت است. برخی اهمیت روش‌های سازمانی و اقتصادی را کاملاً انکار می‌کنند، برخی دیگر پیشنهاد می‌کنند فردی مسئول برای هر کار مدیریتی تعیین شود.

تجربه عملی نشان می دهد که فقط استفاده می شود رویکرد عملکردیمنجر به کاهش کارایی مدیریت می شود. ماهیت سایر روش های مدیریت چیست؟ رویکرد فرآیندی بر چه چیزی متمرکز است و چه مزایایی دارد؟

4 رویکرد به مدیریت

که در مدیریت مدرنچهار نوع وجود دارد که به شما امکان می دهد به طور متفاوتی به فرآیند سازمان و مدیریت نگاه کنید. این یک رویکرد کمی، فرآیندی، سیستمی، موقعیتی است که در قرن بیستم به وجود آمد.

رویکرد فرآیندی در مدیریت

رویکرد فرآیندی مدرن مبتنی بر رویکرد سیستمی به مدیریت است و هر سازمانی را به عنوان یک ارگانیسم واحد در نظر می گیرد. در هر شرکتی، فرآیندهای تجاری مختلفی انجام می شود که منابع را در ورودی دریافت می کنند و محصول یا محصول نیمه تمام را در خروجی تولید می کنند. کل چرخه در عرضه کالاها و خدمات نهایی بسته است.

این رویکرد شامل سازماندهی کار به گونه ای است که بر اساس تقسیم کلیه فعالیت های سازمانی به فرآیندهای تجاری و دستگاه مدیریت به بلوک ها است. کل سیستم را می توان در قالب یک نمودار، یک زنجیره با پیوندهای فردی - عملیات ارائه کرد. نتیجه نهایی زنجیره تولید محصول است. واحدهای مسئول یک فرآیند تجاری خاص از بخش‌های ساختاری تشکیل می‌شوند.

مبانی رویکرد فرآیند

برای روشن تر شدن موضوع، ما تمام فرضیه ها را در جدول زیر گردآوری کرده ایم.

مشکلات در اجرای رویکرد فرآیندی

در تئوری، رویکرد فرآیند ساده و منطقی به نظر می رسد، اما اجرای آن در فعالیت های یک شرکت در عمل دشوار است. در این مورد توجه به مثال های واقعی، نتایج عملی سایر سازمان ها و نظر مشاوران حرفه ای خالی از لطف نیست. برای هر سازمانی، اجرای یک تئوری آزمایش نشده منجر به هزینه های مالی و هزینه های دیگر می شود.

کاربرد عملی رویکرد فرآیندی با تعدادی از مشکلات همراه است:

• مدیریت یک رویکرد فرآیندی را برای مدیریت تنها در سطح رسمی معرفی می کند.
• سیستم ایجاد شده با وضعیت واقعی امور در سازمان مطابقت ندارد.
• تلاش برای معرفی رویکرد در سطح غیر رسمی؛
• مدیران این رویکرد را به عنوان یک ایدئولوژی سازمانی جدید درک نمی کنند.
• مدیریت به نیاز به تنظیم فرآیندها فکر نمی کند یا نمی داند چگونه آنها را مدیریت کند.
• مدیران برای تغییرات اساسی، به عنوان مثال، تجدید نظر در ساختار شرکت آماده نیستند.
• فقدان شایستگی، انگیزه، فداکاری، پشتکار در بهینه سازی فرآیندها.

رویکرد فرآیندی در سازمان و سیستم مدیریت کیفیت

یکی از الزامات اصلی ISO 9001:2000 پیاده سازی یک رویکرد فرآیندی است. طبق استاندارد، شناسایی فرآیندها و سازماندهی مدیریت آنها ضروری است، اما سیستم خاصی از اقدامات ارائه نشده است.

بسیاری از مدیران با شروع کار بر روی ایجاد یک QMS، اجرای آن را غیررسمی می دانند. در عین حال، آنها تأکید می‌کنند که تغییرات مورد انتظار برای بهتر شدن که در طول پیاده‌سازی ایجاد می‌شوند چقدر قابل توجه است و نه خود گواهی QMS. در عمل، اجرای پروژه مشکلاتی را ایجاد می کند. آنها مدیریت سازمان را می ترسانند که تصمیم می گیرد خود را به رعایت الزامات رسمی ISO محدود کند.

بنابراین، QMS در سطح رسمی باقی می ماند. در نتیجه، کارکنان ناامید نگرش منفی نسبت به خود سیستم و رویکرد فرآیند دارند.

روش های انتقال به مدیریت فرآیند

همه آنها در جدول ارائه شده است:

شرح و تنظیم فرآیندها چه چیزی را ارائه می دهد؟

افزایش کارایی ارتباط مستقیمی با تنظیم فرآیند ندارد. شرکت ممکن است شرح و مقررات نداشته باشد. کار همچنان توسط کارمندان طبق قوانین پذیرفته شده انجام می شود، زیرا کارکنان فرآیند تولید را می دانند. چنین سازماندهی کار منجر به از دست دادن مداوم منابع می شود. شرح و تنظیم فرآیندها تعدادی از احتمالات را باز می کند:

1. فعالیت در چارچوب استانداردها و تکرارپذیری فرآیندها فرصت هایی را برای مدیریت ایجاد می کند.
2. شناسایی مشکلات، لحظات سخت، تلفات منابع در حین اجرای فرآیندها.
3. توسعه اقدامات برای بهبود فرآیندها.
4. تجربه و دانش از فرآیندهای کاری قابل انتقال به کارکنان جدید، شعب و سایر سازمان ها.
5. اجرای بنچمارک، مقایسه شرکت شما با رقبا برای بهبود فرآیندهای کسب و کار.
6. حسابرسی داخلی.

مقررات در صورتی مؤثر است که با تجزیه و تحلیل، توسعه و اجرای بهبودها همراه باشد.

ایدئولوژی رویکرد فرآیند

رویکرد فرآیندی و پیاده سازی واقعی و نه رسمی آن در سیستم مدیریت، مشکلات زیادی را ایجاد می کند. مشکل مدیریت فقدان مهارت های رهبری و توانایی مشارکت کارکنان است. تغییرات هنگام ایجاد سیستم های جدید ابتدا باید در ذهن کارگران رخ دهد.

اگر این رویکرد به عنوان یک ایدئولوژی در نظر گرفته شود، مشارکت کارکنان آسان تر می شود. ابتدا یک ایده در آگاهی افراد نفوذ می کند و سپس تبدیل به ابزار می شود. سپس کارکنان آماده به کارگیری روش ها و برنامه های جدید خواهند بود که برای آن باید تشویق شوند.

نتیجه

در بسیاری از کشورهای جهان، رویکرد فرآیندی به مدیریت به عنوان عامل اصلی موفقیت کسب و کار تلقی می شود. تصادفی نیست که اساس استانداردهای مدیریت کیفیت شده است. اثربخشی این رویکرد هنوز تایید نشده است نمونه های واقعیاجرا در شرکت های روسی. نمونه های کمی و همچنین مزایای جدیدی از پیاده سازی استاندارد وجود دارد. دلیل آن این است که بسیاری از سازمان ها به سادگی اصطلاحات را تغییر دادند: یک بخش فروش وجود داشت، اکنون یک فرآیند "فروش" وجود دارد. روسای بخش ها صاحب فرآیند شده اند.

رویکرد فرآیندی در مدیریت، ابزار اصلی در میان ابزارهایی است که مدیریت برای سازماندهی مجدد سیستم مدیریت به کار می‌گیرد.

ورودی های فرآیند، عناصری هستند که در طول اجرای اقدامات، دستخوش تغییراتی می شوند. رویکرد فرآیندی مواد، تجهیزات، اسناد، اطلاعات مختلف، پرسنل، امور مالی و غیره را به عنوان ورودی در نظر می گیرد.

خروجی های یک فرآیند، نتایج مورد انتظاری هستند که برای آن اقدامات انجام می شود. خروجی می تواند یک محصول مادی یا انواع خدمات یا اطلاعات باشد.

منابع عناصر مورد نیاز برای یک فرآیند هستند. برخلاف ورودی ها، منابع در طول فرآیند تغییر نمی کنند. رویکرد فرآیندی منابعی مانند تجهیزات، اسناد، امور مالی، پرسنل، زیرساخت ها، محیط زیست و غیره را تعریف می کند.

مالک فرآیند- رویکرد فرآیندی این مفهوم را به عنوان یکی از مهمترین آنها معرفی می کند. هر فرآیند باید صاحب خود را داشته باشد. مالک شخصی است که منابع مورد نیاز را در اختیار دارد و مسئولیت نتیجه نهایی (خروجی) فرآیند را بر عهده دارد.

هر فرآیند باید داشته باشد تامین کنندگان و مصرف کنندگان. تامین کنندگان عناصر ورودی فرآیند را فراهم می کنند و مصرف کنندگان علاقه مند به دریافت عناصر خروجی هستند. یک فرآیند می تواند هم تامین کنندگان و هم مصرف کنندگان خارجی و داخلی داشته باشد. اگر فرآیندی تامین کننده نداشته باشد، فرآیند اجرا نخواهد شد. اگر فرآیندی مصرف کننده نداشته باشد، این فرآیند مورد تقاضا نیست.

شاخص های فرآیندبرای به دست آوردن اطلاعات در مورد عملکرد آن و اتخاذ مناسب لازم است تصمیمات مدیریتی. شاخص های فرآیند مجموعه ای از پارامترهای کمی یا کیفی هستند که خود فرآیند و نتیجه آن (خروجی) را مشخص می کنند.

مزایای رویکرد فرآیندی

با توجه به اینکه رویکرد فرآیندی باعث ایجاد ارتباطات افقی در کار سازمان می شود، این امکان را به فرد می دهد تا در مقایسه با رویکرد عملکردی، مزایای زیادی کسب کند.

مزایای اصلی رویکرد فرآیند عبارتند از:

• هماهنگی اقدامات بخش های مختلف در فرآیند؛
• جهت گیری به نتیجه فرآیند؛
• افزایش اثربخشی و کارایی سازمان؛
• شفافیت اقدامات برای دستیابی به نتایج؛
• افزایش قابلیت پیش بینی نتایج؛
• شناسایی فرصت ها برای بهبود هدفمند فرآیند؛
• رفع موانع بین بخش های عملکردی؛
• کاهش تعاملات عمودی غیر ضروری؛
• حذف فرآیندهای بی ادعا؛
• کاهش زمان و هزینه های مواد.

بهبود فعالیت ها بر اساس رویکرد فرآیندی

رویکرد فرآیندی زیربنای چندین مفهوم محبوب و کاملاً مؤثر برای بهبود کار سازمان‌ها است. امروزه چهار حوزه را می توان متمایز کرد که از رویکرد فرآیندی به عنوان رویکرد اصلی برای بهبود کارایی عملیاتی استفاده می کنند.

این مناطق عبارتند از:

مدیریت کیفیت جامع(TQM) این مفهومی است که بهبود مستمر کیفیت محصولات، فرآیندها و سیستم های مدیریتی سازمان را فراهم می کند. کار سازمان بر اساس رضایت مشتری است.