شرح وظایف دستیار ( دستیار ) مدیر کل ، وظایف شغلی دستیار ( دستیار ) مدیر کل ، نمونه شرح وظایف دستیار ( دستیار ) مدیر کل . دستیار مدیر چه می کند؟
در زیر متن شرح وظایف شغلی آمده است " دستیار شخصی مدیر کل " می توانید این شرح کار را دانلود کنید، آن را چاپ کنید یا برای ویرایش بیشتر کپی کنید. اگر شرح شغل فعلی دقیقاً همان چیزی نیست که به دنبال آن بودید، به سایر توضیحات شغلی در بخش کارکنان اداری نگاه کنید.
- دستیار شخصی مدیر کل متعلق به رده تخصصی است.
- فردی که دارای تحصیلات عالی حرفه ای بدون نیاز به سابقه کار یا تحصیلات متوسطه باشد به سمت دستیار شخصی مدیر کل منصوب می شود. تحصیلات حرفه ایو حداقل 2 سال سابقه کار در این تخصص.
- انتصاب به سمت منشی و عزل از آن با حکم مدیر کل انجام می شود.
- دستیار شخصی مدیر کل مستقیماً به مدیر کل گزارش می دهد.
- دستیار شخصی مدیر کل باید بداند:
- قطعنامه ها، دستورالعمل ها، دستورات، سایر موارد حاکم و آئین نامهبالاتر و سایر مقامات مربوط به فعالیت های شرکت.
- مقررات، دستورالعمل ها، سایر اسناد هنجاری در مورد نگهداری سوابق.
- ساختار و مدیریت شرکت و بخشهای آن.
- روشهای ثبت و پردازش اسناد.
- قوانین استفاده از اینترکام.
- استانداردهای یک سیستم یکپارچه از اسناد سازمانی و اداری.
- قوانین تایپ نامه های تجاریبا استفاده از فرم های استاندارد
- مبانی اخلاق و زیبایی شناسی.
- قوانین ارتباطات تجاری.
- قوانین مربوط به عملکرد تجهیزات کامپیوتری.
- مبانی حقوق اداریو قانون کار
- قوانین داخلی مقررات کار.
- قوانین و مقررات حفاظت از کار، ایمنی، بهداشت صنعتی و حفاظت از آتش.
دستیار شخصی مدیر کل:
- انجام کار در زمینه پشتیبانی سازمانی و فنی برای فعالیت های اداری و اداری مدیر.
- مکاتبات دریافتی را برای رسیدگی توسط مدیر دریافت و مطابق با آن ارسال می کند با تصمیم V واحدهای ساختارییا توسط یک مجری خاص برای استفاده در فرآیند کار یا تهیه پاسخ.
- کارهای اداری را انجام می دهد، عملیات مختلفی را با استفاده از فناوری رایانه ای که برای جمع آوری، پردازش و ارائه اطلاعات در هنگام تهیه و تصمیم گیری طراحی شده است، انجام می دهد.
- اسناد و اظهارات شخصی را برای امضای مدیر می پذیرد.
- اسناد و مواد لازم برای کار مدیر را آماده می کند.
- نظارت بر بررسی و ارسال به موقع توسط واحدهای ساختاری و مجریان خاص اسناد ارسالی به مدیر جهت امضاء، از ویرایش با کیفیت آنها اطمینان حاصل می کند.
- مکالمات تلفنی مدیر را سازماندهی می کند، اطلاعات دریافتی را در غیاب او ضبط می کند و محتویات آن را به اطلاع وی می رساند، اطلاعات را از طریق دستگاه های گیرنده و اینترکام (تلفاکس، تلکس و ...) مخابره و دریافت می کند و همچنین پیام های تلفنی را به اطلاع وی می رساند. توجه به موقع، از طریق کانال های ارتباطی دریافت می شود.
- به دستور مدیر، نامه ها، درخواست ها و سایر اسناد را تنظیم می کند و پاسخ هایی را برای نویسندگان نامه ها آماده می کند.
- انجام کار در زمینه آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط مدیر (جمع آوری مطالب لازم، اطلاع به شرکت کنندگان در مورد زمان و مکان جلسه، دستور جلسه، ثبت نام آنها)، نگهداری و تنظیم صورتجلسات و جلسات.
- نظارت بر اجرای دستورات و دستورالعمل های صادر شده توسط کارکنان شرکت و همچنین رعایت مهلت های اجرای دستورالعمل ها و دستورالعمل های مدیر تحت کنترل.
- فایل کنترل و ثبت را نگهداری می کند.
- فراهم می کند محل کارسر وسایل لازمتجهیزات سازمانی، لوازم اداری، شرایطی را برای کار مؤثر مدیر ایجاد می کند.
- به دستور مدیر، مواد رسمی لازم برای کار خود را چاپ می کند یا اطلاعات فعلی را در بانک داده وارد می کند.
- پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی می کند، رسیدگی سریع به درخواست ها و پیشنهادات کارکنان را تسهیل می کند.
- پرونده ها را مطابق با نامگذاری تایید شده تشکیل می دهد، ایمنی آنها را تضمین می کند و ضرب الاجل هابایگانی شد.
- وظایف رسمی فردی را از طرف مافوق مستقیم خود انجام می دهد.
- _________________________________________________________________.
دستیار شخصی مدیر کل حق دارد:
- با پیش نویس تصمیمات مدیریت شرکت در مورد فعالیت های آن آشنا شوید.
- پیشنهادهایی را برای بهبود کار مرتبط با مسئولیت های پیش بینی شده در این دستورالعمل ارائه دهید.
- در حیطه صلاحیت خود، کلیه کاستی های شناسایی شده در انجام وظایف رسمی خود را به سرپرست فوری خود اطلاع دهید و برای رفع آنها پیشنهاداتی ارائه دهید.
- اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف رسمی خود را شخصاً یا از طرف مدیریت شرکت از بخشهای شرکت و سایر متخصصان بخواهید.
- از مدیریت شرکت بخواهید که در انجام وظایف و حقوق رسمی خود کمک کند.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
دستیار شخصی مدیر کل مسئولیت دارد:
- برای عملکرد نامناسب یا عدم انجام وظایف شغلی که در این شرح شغل ارائه شده است - در محدوده تعیین شده توسط قانون کار فعلی اوکراین.
- برای جرائمی که در جریان انجام فعالیت های خود مرتکب شده اند - در محدوده تعیین شده توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فعلی اوکراین.
- برای ایجاد خسارت مادی - در محدوده تعیین شده توسط قانون کار فعلی و مدنی اوکراین.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
جستجو برای شرح شغل
اگر دقیقاً نام موقعیتی را که باید برای آن شرح شغل پیدا کنید، می دانید، با استفاده از فهرست الفبایی تخصص ها به دنبال DI باشید. فراموش نکنید که برخی از موقعیت ها ممکن است عناوین مترادف داشته باشند.
پیشنهادات شغلی در اوکراین
اگر در حال حاضر در حال جستجوی کار هستید و به دنبال مشاغل خالی با کیفیت از شرکت های پیشرو در کیف و اوکراین هستید، به کاتالوگ بهترین کارفرمایان در کشور توجه کنید. شما می توانید شغلی را بر اساس نام شرکت، عنوان شغلی یا فرم جستجوی کار پیشرفته جستجو کنید.
Aliexpress - اینترنت چینیفروشگاه اجناس چینی با تحویل
شرح شغل
در مشاغل کوچک و متوسط
(دفاتر، مغازه ها، کافه ها، رستوران ها، هتل ها، کلوپ ها و ...)
- سوال برای وکیل
- مقالات
- جستجوی کار
- حرفه های مورد تقاضا
- مدیریت
- مدیر عامل
- دستیار مدیر کل
- وکیل
- بازرس واحد منابع انسانی
- مدیر روابط عمومی
- رستوران
- مدیر ارشد رستوران
- مدیر بار
- مدیر 1 گربه.
- مدیر 2 گربه.
- متصدی بار
- هتل
- مدیر هتل
- مدیر ارشد
- مدیر
- دستیار مدیر
- خدمتکار خانه
- تولید (آشپزخانه)
- مدیر تولید
- انباردار
- سرآشپز
- آشپز ارشد
- پختن
- بخش تبلیغات
- طراح
- دپارتمان هنر
- کارگردان هنری
- کارگردان هنری
- طراح رقص
- هنرمند
- سرگرم کننده
- بدیهی است مفید:
- کتاب ها و راهنماها
- فروشگاه های آنلاین در یاروسلاول
1. مقررات عمومی
- قطعنامه ها، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به فعالیت های مالی و اقتصادی شرکت.
- مشخصات، تخصص و ویژگی های ساختار سازمانی، چشم انداز توسعه آن؛
— ظرفیت تولیدو منابع انسانی شرکت؛ فناوری تولید محصولات شرکت؛
- روش تهیه و توافق در مورد برنامه های تجاری برای فعالیت های تولیدی، اقتصادی و مالی و اقتصادی شرکت.
- وسایل ارتباطی، محاسباتی و تجهیزات سازمانی؛
- نحوه انعقاد و اجرای قراردادهای تجاری و مالی؛
- روش و مهلت های گزارش.
- وسایل مکانیزاسیون کار دستی;
- روش خرید تجهیزات، مبلمان، موجودی، لوازم اداری و پردازش پرداخت خدمات؛
- مبانی اقتصاد، سازمان کار، تولید و مدیریت؛
- قانون کار؛
- مقررات داخلی کار؛
2. وظایف شغلی
دستیار مدیر کل:
- سازماندهی کار در مورد دریافت، پردازش، ارسال محموله های دریافتی، اسناد و مکاتبات، اطمینان از ایمنی آنها و تحویل به موقع به گیرندگان.
- نظارت بر در دسترس بودن انواع حمل و نقل لازم، سازماندهی حمل و نقل مناسب.
- اقداماتی را برای اجرای طرح حمل و نقل و تکالیف شیفت توسط رانندگان خودرو انجام می دهد.
- بارنامه و بارنامه را پر می کند، صادر می کند و می پذیرد.
- ثبت اسناد سفر و حسابداری کار را انجام می دهد وسیله نقلیه;
- دقت ثبت قرائت سرعت سنج و بدست آوردن سوخت و روان کننده ها (سوخت و روان کننده) را کنترل می کند.
- ورودی‌هایی را در بارنامه‌ها در مورد نقض قوانین توسط رانندگان شناسایی می‌کند ترافیکو آنها را به مدیریت گزارش می دهد.
- داده های دریافت شده در مورد عملکرد وسایل نقلیه را با تکالیف روزانه شیفت مقایسه می کند، انحرافات و دلایل وقوع آنها را شناسایی می کند.
- نظارت بر انطباق رانندگان وسایل نقلیه با نظم و انضباط ترافیک جاده ای، سوابق عملکرد وسیله نقلیه را نگه می دارد.
خرید کتاب مدیریت منابع انسانی
این کتاب برای طیف گسترده‌ای از خوانندگان، کارکنان منابع انسانی، مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها از همه اشکال مالکیت مفید خواهد بود.
خطاب این کتاب به روسای سازمان ها از هر اشکال مالکیت، کارمندان است خدمات پرسنلی، حسابداران، کارآفرینان فردیو همچنین هر کسی که علاقه مند به رعایت قوانین کار است.
این مجموعه از دو بخش تشکیل شده است: بخش اول شامل شرح وظایف در سطح صنعت برای مدیران، متخصصان، مجریان فنی، بخش دوم شامل شرح وظایف بر اساس صنعت (فعالیت های تحریریه و انتشاراتی، حمل و نقل، بانک، تجارت، پژوهش، آموزش، مراقبت های بهداشتی) است.
برای روسای سازمان ها، پرسنل و کارکنان خدمات حقوقی.
دستیار مدیر کل چه وظایفی دارد؟
مدیر عامل یک شرکت مسئولیت های زیادی دارد. با توسعه سازمان، این طیف از مسئولیت ها گسترش می یابد. "تجارت" زیادی وجود دارد که مدیر باید به جای حل مشکلاتی که مستقیماً در جهت توسعه شرکت است وقت بگذارد. این باعث کاهش کارایی متخصص می شود. برخی از کارهایی که نیاز به حل ندارند بسیار واجد شرایط، ممکن است به معاون مدیر کل تفویض شود.
سمت دستیار مدیر کل: مشخصات اصلی
تعریف سمت دستیار مدیر کل مشکل است. واقعیت این است که محدوده مسئولیت این متخصص بر اساس نیاز مدیر کل تعیین می شود. فعالیت های یک کارمند را می توان بر یک جنبه متمرکز کرد. بیایید به موقعیت هایی که دستیاران در عمل در آن کار می کنند نگاه کنیم:
- منشی.این متخصص مسئولیت کار با اسناد را بر عهده دارد. حوزه مسئولیت او شامل تماس ها و کارهای مختلف روزانه است.
- دستیار شخصی.متخصص در سازماندهی روز کاری مدیرعامل، جلسات کاری و کنفرانس ها. متخصص در سفرهای کاری نیز مدیر را همراهی می کند.
- معاون مدیر کل.یک کارمند حق دارد در مورد طیف محدودی از مسائل تصمیم گیری کند.
به عنوان یک قاعده، در واقعیت، یک دستیار وظایف چندین متخصص را ترکیب می کند. در شرکت های بزرگ، مدیر عامل ممکن است دو دستیار داشته باشد. مثلاً یکی سازماندهی می کند زمان کاریمدیر، و دیگری با کاغذبازی سروکار دارد.
دستیار متعلق به دسته مدیران است. او مستقیماً به مدیر عامل گزارش می دهد. الزاماتی که معمولاً به یک کارمند ارائه می شود:
- تحصیلات عالی در زمینه مرتبط (مثلاً حقوقی).
- سه سال سابقه کار.
به عنوان یک قاعده، سایر کارمندان به دستیار مدیر کل گزارش می دهند. او دارای اختیارات گسترده ای است: از حق صدور دستور تا کنترل بر کار بخش های مختلف.
مهم!تعیین دستیار اصلاً زیاده روی نیست. این معیار به مدیر اجازه می دهد تا روی حل مشکلاتی که نیاز به حرفه ای بودن و خلاقیت بالایی دارد تمرکز کند. " گردش مالی " به دستیار واگذار می شود. این امر به طور قابل توجهی کارایی مدیرعامل و خود شرکت را افزایش می دهد.
تنظیم حقوقی
فعالیت های معاون مدیر کل توسط مقررات زیر تنظیم می شود:
- توصیه های روش شناختی
- منشور.
- قرارداد کار
- با دستور رهبر
- شرح شغل.
معاون مدیر کل چه وظایفی دارد؟
مسئولیت های یک دستیار مدیر کل بسته به اندازه شرکت متفاوت است. در شرکت های کوچک، کارمندان وظیفه نظارت بر کار پیک ها، مدیران و پشتیبانی زندگی فعالیت های اداری را بر عهده دارند. در سازمان های بزرگ، مدیرعامل معمولا دو دستیار دارد. یک دستیار شخصی روز کاری مدیر را سازماندهی می کند، دومی به سایر امور رسیدگی می کند. لیست مسئولیت های متخصص می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. در هر صورت مسئولیت ها باید در شرح وظایف مشخص شود. بیایید به یک لیست نمونه نگاه کنیم:
- سازماندهی مذاکرات، از جمله از طریق تلفن.
- دریافت مکاتبات.
- تشکیل جلسات و جلسات: تهیه مطالب مرتبط، نظارت بر رعایت مقررات، تنظیم صورتجلسه، کوتاه نویسی.
- کنترل بر اجرای دستورالعمل ها از سوی مدیر کل.
- ارائه مدارک به مدیر جهت امضاء.
- پذیرایی از بازدیدکنندگان مدیر کل.
- سازماندهی سفرهای کاری (به عنوان مثال، رزرو اتاق، سفارش بلیط).
- امنیت کار کارآمدمدیر کل
- تهیه برنامه روز کاری
- پشتیبانی اطلاعاتی برای مدیر کل
- شرکت در جلسات و جلسات کاری.
- سازماندهی جلسات کاری.
- سازماندهی ارائه ها.
- تهیه گزارش هزینه.
- اجرای سفارشات شخصی
- ایجاد پایگاه های اطلاعاتی، ارائه های مجازیبا استفاده از کامپیوتر
دستیار نزدیکترین فرد به مدیرعامل است. اغلب روز کاری او استاندارد نیست. یک کارمند طیف گسترده ای از مشکلات را حل می کند، بنابراین او باید ویژگی های شخصی مناسب را داشته باشد.
حقوق کارکنان
دستیار مدیر کل دارای حقوق زیر است:
- آشنایی با پروژه ها و تصمیمات مدیر در خصوص فعالیت های دستیار.
- حق دریافت اطلاعات لازم
- حق تصمیم گیری در محدوده اختیارات رسمی.
می توان به دستیار مدیر کل اختیارات بیشتری داد. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است حق امضای اسناد را داشته باشد.
مسئولیت های محول شده به دستیار
مسئولیت های محول شده به دستیار باید در شرح وظایف مشخص شود. کارمند در موارد زیر مسئولیت دارد:
- عدم رعایت دستورالعمل های شغلی.
- اقداماتی که قوانین فدراسیون روسیه را نقض می کند.
- ایجاد خسارت.
اگر دستیار مرتکب تخلف شده باشد، قبل از تحمیل مسئولیت، تحقیق انجام می شود. برای تعیین درجه گناه لازم است. کارمندان کلیدی شرکت در تحقیقات شرکت می کنند. بر اساس نتایج آن، یک سند تنظیم می شود. بسته به میزان گناه، ممکن است برای کارمند مجازات تعیین شود. دستیار نیز ممکن است اخراج شود.
چه ویژگی های شخصی از دستیار مورد نیاز است؟
یک دستیار شخصی وظایف مختلفی را بر عهده دارد. برخی از متخصصان در یک زمینه کار می کنند، اما این در مورد یک دستیار صدق نمی کند. او باید چند کار را انجام دهد و همه کاره باشد. بیایید ویژگی های شخصی که یک دستیار مدیر کل باید داشته باشد را در نظر بگیریم:
- فعال بودن، کار پیش رو.
- توانایی پیش بینی پیشرفتهای بعدیموقعیت ها
- پیشگیری از عوارض.
- تطبیق پذیری.
- سازگاری با محیطی که به سرعت در حال تغییر است.
- تسلط به یک یا چند زبان خارجی.
- توانایی کار با جریان اطلاعات.
- توانایی حفظ محرمانه بودن.
- توانایی تجزیه و تحلیل سیستماتیک یک موقعیت.
- توانایی ارائه چندین راه حل به طور همزمان.
- مهارت های کامپیوتری متوسط تا پیشرفته.
- آشنایی با اصول مدیریت زمان.
- توانایی هماهنگ کردن فعالیت های چند کارمند.
- دیپلماسی.
- مهارت های ارتباطی، توانایی حل تعارض.
- کار عملیاتی با حجم زیادی از اطلاعات.
- خاطرات خوب.
- توانایی اولویت بندی
دستیار باید شایسته و مقاوم در برابر استرس باشد. اطلاع از تخصص های مرتبط (مثلاً آگاهی از مبانی فقه) مطلوب است.
چه زمانی یک مدیر عامل به دستیار شخصی نیاز دارد؟
در صورتی که به مدیر کل لیست بزرگی از مسئولیت ها محول شود، دستیار استخدام می شود. حتی اگر مدیر با وظایف موجود کنار بیاید، بخش بزرگی از "گردش" می تواند کار را کند کند. این برای رسیدگی به امور روزمره است که یک دستیار استخدام می شود. به عنوان یک قاعده، این کارمندان به شرکت های بزرگ دعوت می شوند. مدیران عامل سازمان های کوچک می توانند همه کارها را به تنهایی انجام دهند.
دستیار شرح وظایف مدیر کل
شرح وظایف دستیار ( دستیار ) مدیر کل ، وظایف شغلی دستیار ( دستیار ) مدیر کل ، نمونه شرح وظایف دستیار ( دستیار ) مدیر کل
مسئولیت های شغلی دستیار مدیر کل، اول از همه کمک به مدیر عامل شرکت است. شرح شغل یک دستیار (دستیار) مدیر کل ممکن است شامل الزامات خاصی باشد (به عنوان مثال، دانش دو زبان های خارجی) و مسئولیت ها. در هر صورت، نمونه شرح وظایف دستیار (دستیار) مدیر کل به شما در تنظیم سند پرسنلی کمک می کند.
شرح شغل دستیار (دستیار) مدیر کل (دانلود نمونه)
رفاه شرکت در شرایط رقابت شدید در بازار مدرن تقریباً به طور کامل به تصمیمات صحیح و به موقع مدیر بستگی دارد. برای کمک به کارگردان و ایجاد شرایطی که کارگردان مجبور نباشد با حل و فصل کارهای فرعی حواسش پرت شود، سمت دستیار یا دستیار وجود دارد.
در روسیه کمبود کارمندانی وجود دارد که بتوانند مسئولیت‌های اداری را بر عهده بگیرند و نیاز به دستیاران واجد شرایط بسیار زیاد است. یک دستیار قابل اعتماد که مسئولیت های سازماندهی، جمع آوری و انتقال اطلاعات را مسئولانه انجام می دهد، مدیرعامل را از اتلاف وقت رها می کند.
در واقع، یک دستیار منشی نیست، بلکه یک نماینده مورد اعتماد مدیر با موقعیت خاص در شرکت است. یک دستیار شخصی هوشمند توسط مدیران شرکت کمتر از مدیران ارشد ارزش ندارد.
یک دستیار شخصی نه تنها باید بداند دانش حرفه ای، بلکه دارای مجموعه خاصی از ویژگی های انسانی - تعهد به منافع شرکت ، سلیقه خوب ، حس درایت ، حسن نیت است. از یک سو، دستیار کارگردان باید بتواند خود را با ویژگی های شخصیتی کارگردان تطبیق دهد و از سوی دیگر، تیم را سازماندهی کند و بر اجرای پروژه های خاص نظارت کند.
در عین حال، دستیار باید تعادل را در کار خود حفظ کند تا به جای مدیر تصمیم نگیرد و در عین حال وظایف را به رئیس منتقل نکند.
امروزه حدود 80 دانشگاه روسیه متخصصان را در زمینه مدیریت و مدیریت اسناد آموزش می دهند، اما مدیران به طور سنتی ترجیح می دهند فارغ التحصیلان دانشکده های تاریخ، بایگانی و فیلولوژی را برای پست های دستیار استخدام کنند.
مزیت اصلی این حرفه، فرصت کسب تجربه مدیریتی ارزشمند از یک رهبر موفق است. دانش به دست آمده از این راه به شما کمک می کند تا در حرفه خود پیشرفت کنید یا به نقطه شروعی برای شروع کسب و کار خود تبدیل شوید.
چگونه بدون تجربه در فارکس کسب درآمد کنیم؟
شرح شغل برای دستیار مدیر کل
1. مقررات عمومی
1.1. دستیار مدیر کل در دسته دستیاران اجرایی قرار می گیرد.
1.2. شرایط صلاحیت:
آموزش عالی حرفه ای، بدون نیاز به سابقه کار یا تحصیلات عالی حرفه ای ناقص و تجربه کار در مشخصات صنعت مربوطه شرکت به مدت حداقل 1 سال.
1.3. معاون مدیر کل باید بداند:
- قطعنامه ها، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به فعالیت های مالی و اقتصادی شرکت
- مشخصات، تخصص و ویژگی های ساختار سازمانی، چشم انداز توسعه آن
- ظرفیت های تولید و منابع انسانی شرکت؛ فناوری تولید محصولات شرکت؛
- روش تهیه و توافق در مورد برنامه های تجاری برای فعالیت های تولیدی، اقتصادی و مالی و اقتصادی شرکت
- وسایل ارتباطی، محاسباتی و فناوری سازمانی
- نحوه انعقاد و اجرای قراردادهای تجاری و مالی
- روش و مهلت های گزارش
- ابزار مکانیزه کردن کار یدی
- روش خرید تجهیزات، مبلمان، موجودی، لوازم اداری و پردازش پرداخت خدمات
- مبانی اقتصاد، سازمان کار، تولید و مدیریت
- قانون کار
- مقررات داخلی کار
- قوانین و مقررات حمایت از کار.
1.4. انتصاب به سمت معاون مدیر کل و عزل از سمت با حکم مدیر کل انجام می شود.
1.5. دستیار مدیر کل مستقیماً به مدیر کل گزارش می دهد.
1.6. در زمان غیبت معاون مدیر کل (سفر کاری، مرخصی، بیماری و ...) وظایف وی توسط شخصی منصوب می شود. به روش مقرر. این شخص حقوق مربوطه را کسب می کند و مسئولیت انجام نادرست وظایف محول شده را بر عهده دارد.
2. مسئولیت های شغلی
دستیار مدیر کل:
2.1. انجام و کنترل اجرای فعالیت هایی که تضمین می کند استفاده منطقی حمل و نقل جاده ایسازمان ها و همچنین:
- سازماندهی کار بر روی دریافت، پردازش، ارسال محموله های دریافتی، اسناد و مکاتبات به مقصد، اطمینان از ایمنی و تحویل به موقع آنها به گیرندگان
- نظارت بر در دسترس بودن انواع حمل و نقل لازم، سازماندهی حمل و نقل مناسب
- اقداماتی را برای اجرای طرح حمل و نقل، تعیین تکلیف شیفت توسط رانندگان خودرو انجام می دهد
- بارنامه و بارنامه را پر می کند، صادر می کند و می پذیرد
- اسناد سفر را ثبت می کند و عملکرد وسایل نقلیه را ثبت می کند
- کنترل صحت قرائت های سرعت سنج و دریافت سوخت و روان کننده ها (سوخت ها و روان کننده ها)
- مواردی را در بارنامه ها در مورد تخلفات رانندگان از قوانین راهنمایی و رانندگی شناسایی و به مدیریت گزارش می دهد
- داده های دریافتی در مورد عملکرد وسایل نقلیه را با تکالیف روزانه شیفت مقایسه می کند، انحرافات و دلایل وقوع آنها را شناسایی می کند.
- نظارت بر انطباق رانندگان وسایل نقلیه با نظم و انضباط ترافیک جاده ای، سوابق عملکرد وسیله نقلیه را نگه می دارد
- تحویل گیرندگان را از زمان رسیدن کالا به آدرس آنها مطلع می کند.
2.2. نگهداری اقتصادی و شرایط مناسب را مطابق با قوانین و مقررات بهداشت صنعتی و حفاظت در برابر آتش سوزی ساختمانی که در آن واقع شده است فراهم می کند. اتاق های اداریجامعه، و همچنین نظارت بر قابلیت سرویس دهی تجهیزات (روشنایی، سیستم های گرمایشی، تهویه و غیره).
2.3. مشارکت در توسعه برنامه های تعمیرات جاری و اساسی و تهیه برآورد هزینه های تجاری.
2.4. سازماندهی تعمیرات محل، نظارت بر کیفیت کار تعمیر.
2.5. حل و فصل مسائل مربوط به اکتساب و نگهداری لوازم اداری، لوازم خانگی، تجهیزات و موجودی مورد نیاز، ارائه آنها به واحدهای ساختاری و همچنین نگهداری سوابق هزینه های آنها و تهیه گزارشات تعیین شده.
2.6. استفاده منطقی از مواد و وجوه تخصیص یافته برای مقاصد اقتصادی را کنترل می کند.
2.7. مدیریت بهبود منطقه اداری، و همچنین نظارت بر وضعیت و تعمیر به موقع مبلمان.
2.8. اجرای اقدامات پیشگیری از آتش سوزی و نگهداری تجهیزات آتش نشانی در شرایط خوب را تضمین می کند.
دستیار مدیر کل حق دارد:
3.1. به بخش های ساختاری، متخصصان فردی و سایر کارکنان شرکت دستورالعمل های اجباری بدهید.
3.2. در صورت مشاهده نقض نظم داخلی در شرکت اقدام کنید و مسئولین را به دست عدالت بسپارید.
3.3. هرگونه اطلاعات، مرجع و سایر مطالب مربوط به فعالیت های شرکت را از بخش های ساختاری درخواست و دریافت کنید.
3.4. با اسنادی که حقوق و مسئولیت های او را برای موقعیت خود تعریف می کند ، معیارهایی برای ارزیابی کیفیت انجام وظایف رسمی آشنا شوید.
3.5. ارائه پیشنهادات برای بهبود کار مرتبط با مسئولیت های پیش بینی شده در این دستورالعمل برای بررسی توسط مدیر کل.
معاون مدیر کل مسئولیت دارد:
4.1. برای عملکرد نامناسب یا عدم انجام وظایف رسمی طبق این شرح شغل - در حدود تعیین شده توسط قانون کار فعلی فدراسیون روسیه.
4.2. برای جرائمی که در جریان فعالیت آنها مرتکب شده اند - در حدود تعیین شده توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فعلی فدراسیون روسیه.
4.3. برای ایجاد خسارت مادی به شرکت - در محدوده تعیین شده توسط قانون فعلی کار و مدنی فدراسیون روسیه.
خرید کتاب مدیریت منابع انسانی
این نسخه شامل توصیه های عملیدر سازماندهی کار خدمات پرسنلی و مدیریت سوابق پرسنل. مواد به وضوح سیستماتیک شده و حاوی تعداد زیادی ازنمونه های خاص و اسناد نمونه
کتاب همراه با دیسک با فرم های اسناد و مقررات در سامانه گارانت ناظر بر مسائل مختلف است روابط کارگریو کار پرسنل.
نویسنده به تفصیل توضیح می دهد که چیست بازرسی کارو حدود اختیارات آن چقدر است، بازرسی های مربوط به رعایت قوانین کار چگونه انجام می شود و چگونه می تواند پایان یابد، چه تخلفاتی می تواند منجر به جریمه شود و کدام موارد موجب رد صلاحیت رئیس سازمان می شود. این کتاب توصیه های عملی را برای کارفرمایان سازمانی و کارآفرینان فردی ارائه می دهد که به جلوگیری از ادعاهای بازرسان کار کمک می کند. در تهیه کتاب، تمام تغییرات اخیر در قوانین در نظر گرفته شده است.
شرح وظایف دستیار مدیر (مدیر کل) یک کتابخانه، سیستم کتابخانه متمرکز، موزه
سیستم کتابخانه، موزه
- تیم مدیریت سازمان
- سازماندهی و روشهای کار اداری، ثبت و پردازش اسناد در رایانه
- قوانین استفاده از اینترکام
- مبانی اخلاق و زیبایی شناسی
- قوانین ارتباطات تجاری
- قوانین مربوط به کار با تجهیزات کامپیوتری
- مبانی مدیریت، مدیریت پرسنل
- مبانی قانون کار
- مقررات داخلی کار
- قوانین و مقررات بهداشت و ایمنی شغلی، بهداشت صنعتی و حفاظت در برابر آتش
2. توابع
2.1. حمایت از فعالیت های علمی، تولیدی و اداری مدیر.
2.2. نظارت بر اجراي دستورات و دستورات، رعايت مهلت‌هاي اجراي دستورات و دستورات مدير.
3. مسئولیت های شغلی
3.13. پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی می کند، رسیدگی سریع به درخواست ها و پیشنهادات کارکنان را تسهیل می کند.
3.14. پرونده ها را مطابق با نام پرونده ها تشکیل می دهد ، ایمنی آنها را تضمین می کند و آنها را به بایگانی ارسال می کند.
3.15. اسناد را روی دستگاه کپی شخصی کپی می کند.
4. حقوق
4.1. شرکت در بحث پیش نویس تصمیمات مدیریت موسسه (سازمان).
4.3. در بحث های مربوط به وظایف انجام شده توسط او شرکت کنید.
4.4. مدیریت مؤسسه (سازمان) را ملزم به کمک در انجام وظایف رسمی و استیفای حقوق خود کند.
5. مسئولیت پذیری
- برای عملکرد نامناسب یا عدم انجام وظایف شغلی که در این شرح شغل پیش بینی شده است - به روشی که توسط قانون کار فعلی فدراسیون روسیه تعیین شده است.
- برای جرائمی که در جریان فعالیت آنها انجام شده است - به روشی که توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فعلی فدراسیون روسیه تعیین شده است.
- برای ایجاد خسارت به یک موسسه (سازمان) - به روشی که توسط قانون کار فعلی فدراسیون روسیه تعیین شده است.
6. مقررات نهایی
شرح شغل دستیار مدیر کل (شرح شغل دستیار مدیر کل
شرح شغل برای دستیار مدیر کل
(شرح شغل دستیار مدیر کل)
نام خانوادگی I.O. ________________
"________"_____________ ____ گ.
1. مقررات عمومی
1.1. دستیار (دستیار) مدیر کل به دسته متخصصان تعلق دارد.
1.2. یک دستیار (دستیار) مدیر کل به حکم مدیر کل شرکت به سمت منصوب و از آن عزل می شود.
1.3. دستیار مدیر کل مستقیماً به مدیر کل شرکت گزارش می دهد.
1.4. در زمان غیبت دستیار (دستیار) مدیرکل، حقوق و وظایف وی به موجب دستور سازمان به مقام دیگری منتقل می شود.
1.5. فردی که واجد شرایط زیر باشد به سمت دستیار (دستیار) مدیر کل منصوب می شود: تحصیلات - تحصیلات عالی یا ناقص، تجربه حداقل یک ساله در کار مشابه، دانش تجهیزات اداری (فکس، کپی، اسکنر). ، چاپگر)، برنامه های مایکروسافتدفتر (ورد، اکسل)، دفتر کار.
مدیر عامل یک شرکت مسئولیت های زیادی دارد. با توسعه سازمان، این طیف از مسئولیت ها گسترش می یابد. "تجارت" زیادی وجود دارد که مدیر باید به جای حل مشکلاتی که مستقیماً در جهت توسعه شرکت است وقت بگذارد. این باعث کاهش کارایی متخصص می شود. برخی از وظایفی که نیاز به صلاحیت بالایی ندارند را می توان به دستیار مدیر کل محول کرد.
سمت دستیار مدیر کل: مشخصات اصلی
تعریف سمت دستیار مدیر کل مشکل است. واقعیت این است که محدوده مسئولیت این متخصص بر اساس نیاز مدیر کل تعیین می شود. فعالیت های یک کارمند را می توان بر یک جنبه متمرکز کرد. بیایید به موقعیت هایی که دستیاران در عمل در آن کار می کنند نگاه کنیم:
- منشی.این متخصص مسئولیت کار با اسناد را بر عهده دارد. حوزه مسئولیت او شامل تماس ها و کارهای مختلف روزانه است.
- دستیار شخصی.متخصص در سازماندهی روز کاری مدیرعامل، جلسات کاری و کنفرانس ها. متخصص در سفرهای کاری نیز مدیر را همراهی می کند.
- معاون مدیر کل.یک کارمند حق دارد در مورد طیف محدودی از مسائل تصمیم گیری کند.
به عنوان یک قاعده، در واقعیت، یک دستیار وظایف چندین متخصص را ترکیب می کند. در شرکت های بزرگ، مدیر عامل ممکن است دو دستیار داشته باشد. به عنوان مثال، یکی زمان کار مدیر را سازماندهی می کند و دیگری با کارهای اداری سروکار دارد.
دستیار متعلق به دسته مدیران است. او مستقیماً به مدیر عامل گزارش می دهد. الزاماتی که معمولاً به یک کارمند ارائه می شود:
- تحصیلات عالی در زمینه مرتبط (مثلاً حقوقی).
- سه سال سابقه کار.
به عنوان یک قاعده، سایر کارمندان به دستیار مدیر کل گزارش می دهند. او دارای اختیارات گسترده ای است: از حق صدور دستور تا کنترل بر کار بخش های مختلف.
مهم!تعیین دستیار اصلاً زیاده روی نیست. این معیار به مدیر اجازه می دهد تا روی حل مشکلاتی که نیاز به حرفه ای بودن و خلاقیت بالایی دارد تمرکز کند. " گردش مالی " به دستیار واگذار می شود. این امر به طور قابل توجهی کارایی مدیرعامل و خود شرکت را افزایش می دهد.
تنظیم حقوقی
فعالیت های معاون مدیر کل توسط مقررات زیر تنظیم می شود:
- توصیه های روش شناختی
- منشور.
- قرارداد کار
- با دستور رهبر
- شرح شغل.
معاون مدیر کل چه وظایفی دارد؟
مسئولیت های یک دستیار مدیر کل بسته به اندازه شرکت متفاوت است. در شرکت های کوچک، کارمندان وظیفه نظارت بر کار پیک ها، مدیران و پشتیبانی زندگی فعالیت های اداری را بر عهده دارند. در سازمان های بزرگ، مدیرعامل معمولا دو دستیار دارد. یک دستیار شخصی روز کاری مدیر را سازماندهی می کند، دومی به سایر امور رسیدگی می کند. لیست مسئولیت های متخصص می تواند به طور قابل توجهی متفاوت باشد. در هر صورت مسئولیت ها باید در شرح وظایف مشخص شود. بیایید به یک لیست نمونه نگاه کنیم:
- سازماندهی مذاکرات، از جمله از طریق تلفن.
- دریافت مکاتبات.
- تشکیل جلسات و جلسات: تهیه مطالب مرتبط، نظارت بر رعایت مقررات، تنظیم صورتجلسه، کوتاه نویسی.
- کنترل بر اجرای دستورالعمل ها از سوی مدیر کل.
- ارائه مدارک به مدیر جهت امضاء.
- پذیرایی از بازدیدکنندگان مدیر کل.
- سازماندهی سفرهای کاری (به عنوان مثال، رزرو اتاق، سفارش بلیط).
- حصول اطمینان از کار مؤثر مدیر کل.
- تهیه برنامه روز کاری
- پشتیبانی اطلاعاتی برای مدیر کل
- شرکت در جلسات و جلسات کاری.
- سازماندهی جلسات کاری.
- سازماندهی ارائه ها.
- تهیه گزارش هزینه.
- اجرای سفارشات شخصی
- ایجاد پایگاه های داده، ارائه های مجازی با استفاده از رایانه شخصی.
دستیار نزدیکترین فرد به مدیرعامل است. اغلب روز کاری او استاندارد نیست. یک کارمند طیف گسترده ای از مشکلات را حل می کند، بنابراین او باید ویژگی های شخصی مناسب را داشته باشد.
حقوق کارکنان
دستیار مدیر کل دارای حقوق زیر است:
- آشنایی با پروژه ها و تصمیمات مدیر در خصوص فعالیت های دستیار.
- حق دریافت اطلاعات لازم
- حق تصمیم گیری در محدوده اختیارات رسمی.
می توان به دستیار مدیر کل اختیارات بیشتری داد. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است حق امضای اسناد را داشته باشد.
مسئولیت های محول شده به دستیار
مسئولیت های محول شده به دستیار باید در شرح وظایف مشخص شود. کارمند در موارد زیر مسئولیت دارد:
- عدم رعایت دستورالعمل های شغلی.
- اقداماتی که قوانین فدراسیون روسیه را نقض می کند.
- ایجاد خسارت.
اگر دستیار مرتکب تخلف شده باشد، قبل از تحمیل مسئولیت، تحقیق انجام می شود. برای تعیین درجه گناه لازم است. کارمندان کلیدی شرکت در تحقیقات شرکت می کنند. بر اساس نتایج آن، یک سند تنظیم می شود. بسته به میزان گناه، ممکن است برای کارمند مجازات تعیین شود. دستیار نیز ممکن است اخراج شود.
چه ویژگی های شخصی از دستیار مورد نیاز است؟
یک دستیار شخصی وظایف مختلفی را بر عهده دارد. برخی از متخصصان در یک زمینه کار می کنند، اما این در مورد یک دستیار صدق نمی کند. او باید چند کار را انجام دهد و همه کاره باشد. بیایید ویژگی های شخصی که یک دستیار مدیر کل باید داشته باشد را در نظر بگیریم:
- فعال بودن، کار پیش رو.
- توانایی پیش بینی تحولات بیشتر وضعیت.
- پیشگیری از عوارض.
- تطبیق پذیری.
- سازگاری با محیطی که به سرعت در حال تغییر است.
- تسلط به یک یا چند زبان خارجی.
- توانایی کار با جریان اطلاعات.
- توانایی حفظ محرمانه بودن.
- توانایی تجزیه و تحلیل سیستماتیک یک موقعیت.
- توانایی ارائه چندین راه حل به طور همزمان.
- مهارت های کامپیوتری متوسط تا پیشرفته.
- آشنایی با اصول مدیریت زمان.
- توانایی هماهنگ کردن فعالیت های چند کارمند.
- دیپلماسی.
- مهارت های ارتباطی، توانایی حل تعارض.
- کار عملیاتی با حجم زیادی از اطلاعات.
- خاطرات خوب.
- توانایی اولویت بندی
دستیار باید شایسته و مقاوم در برابر استرس باشد. اطلاع از تخصص های مرتبط (مثلاً آگاهی از مبانی فقه) مطلوب است.
چه زمانی یک مدیر عامل به دستیار شخصی نیاز دارد؟
در صورتی که به مدیر کل لیست بزرگی از مسئولیت ها محول شود، دستیار استخدام می شود. حتی اگر مدیر با وظایف موجود کنار بیاید، بخش بزرگی از "گردش" می تواند کار را کند کند. این برای رسیدگی به امور روزمره است که یک دستیار استخدام می شود. به عنوان یک قاعده، این کارمندان به شرکت های بزرگ دعوت می شوند. مدیران عامل سازمان های کوچک می توانند همه کارها را به تنهایی انجام دهند.
شرح شغل برای دستیار مدیر کل
(شرح شغل دستیار مدیر کل)
من تایید کردم
مدیر عامل
نام خانوادگی I.O. ________________
"________"_____________ ____ گ.
1. مقررات عمومی
1.1. دستیار (دستیار) مدیر کل به دسته متخصصان تعلق دارد.
1.2. یک دستیار (دستیار) مدیر کل به حکم مدیر کل شرکت به سمت منصوب و از آن عزل می شود.
1.3. دستیار مدیر کل مستقیماً به مدیر کل شرکت گزارش می دهد.
1.4. در زمان غیبت دستیار (دستیار) مدیرکل، حقوق و وظایف وی به موجب دستور سازمان به مقام دیگری منتقل می شود.
1.5. فردی که واجد شرایط زیر باشد به سمت دستیار (دستیار) مدیر کل منصوب می شود: تحصیلات - تحصیلات عالی یا ناقص، تجربه حداقل یک ساله در کار مشابه، دانش تجهیزات اداری (فکس، کپی، اسکنر). ، چاپگر)، برنامه های مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل)، کار اداری.
1.6. دستیار (دستیار) مدیر کل در فعالیت های خود توسط موارد زیر هدایت می شود:
- اقدامات قانونی فدراسیون روسیه؛
- اساسنامه شرکت، مقررات داخلی کار و سایر مقررات شرکت؛
- دستورات و دستورالعمل های مدیریت؛
- این شرح شغل
مسئولیت های شغلی دستیار (دستیار) مدیر کل
معاون مدیر کل مسئولیت های شغلی زیر را انجام می دهد:
2.1. برنامه ریزی روز کاری مدیر کل (جلسات، تماس ها، پذیرایی و غیره).
2.2. ارائه پشتیبانی فنی برای فعالیت های مدیر کل (سفارش حمل و نقل، بلیط، سازماندهی جلسات، مذاکرات و غیره)
2.3. در جلسات، سفرها و غیره مدیر کل را همراهی می کند.
2.4. در مذاکرات، جلسات کاری، پذیرایی های ویژه شرکت می کند. صورتجلسات و سایر اسنادی را که پیشرفت و نتایج جلسات و مذاکرات را مستند می کند نگهداری می کند.
2.5. از طرف مدیر کل، مسائل فردی را با کارکنان بخش های ساختاری هماهنگ می کند، دستورالعمل ها و دستورات مدیر را به آنها ابلاغ می کند. اجرای دستورات و دستورات را کنترل می کند.
2.6. مطالب و اطلاعات لازم برای مدیر کل را جمع آوری و مطالب تحلیلی، اطلاعاتی، مرجع و غیره را تهیه و به مدیر ارائه می کند.
2.7. انجام امور اداری، دریافت مکاتبات دریافت شده برای رسیدگی توسط مدیر کل، پذیرش اسناد و اظهارات شخصی برای امضای مدیر کل، نگهداری سوابق و ثبت آنها و ارسال آنها به مدیر.
2.8. قرار ملاقاتی با مدیر می گذارد و پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی می کند.
2.9. از طرف مدیر کل، پیش نویس نامه ها، درخواست ها و سایر اسناد را تنظیم می کند.
2.10. انجام کار در زمینه آماده سازی جلسات و جلسات برگزار شده توسط مدیر کل (جمع آوری مطالب لازم، اطلاع به شرکت کنندگان در مورد زمان و مکان جلسه، دستور جلسه، ثبت نام آنها)، نگهداری و تنظیم صورتجلسات و جلسات.
2.11. انجام وظایف رسمی فردی مدیر کل.
3. حقوق دستیار (دستیار) مدیر کل
دستیار (دستیار) مدیر کل حق دارد:
3.1.
دریافت اطلاعات، از جمله اطلاعات محرمانه، تا حدی که برای حل وظایف محول شده لازم است.
3.2. برای بهبود کار خود و شرکت، پیشنهاداتی را به مدیریت ارائه دهید.
3.3. اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف رسمی خود را شخصاً یا از طرف مدیر از بخش های شرکت و سایر متخصصان درخواست کنید.
3.4. نیاز به مدیریت برای ایجاد شرایط عادیبرای اعدام وظایف رسمیو ایمنی کلیه اسناد تولید شده در نتیجه فعالیت های شرکت.
3.5. در حد صلاحیت خود تصمیم بگیرید.
4. مسئولیت دستیار (دستیار) مدیر کل
دستیار (دستیار) مدیر کل مسئولیت دارد:
4.1. به دلیل عدم انجام و/یا انجام نابهنگام و سهل انگارانه وظایف رسمی.
4.2. به دلیل عدم رعایت دستورالعمل ها، دستورات و دستورات حفاظتی فعلی راز تجارتو اطلاعات محرمانه
4.3. برای نقض مقررات داخلی کار، انضباط کار، قوانین ایمنی و ایمنی آتش نشانی.
اگر پس از خواندن این مقاله پاسخ قطعی دریافت نکردید، سریع کمک بگیرید:
1. مقررات عمومی
1.1. دستیار مدیر کل در دسته دستیاران اجرایی قرار می گیرد.
1.2. شرایط صلاحیت:
آموزش عالی حرفه ای، بدون نیاز به سابقه کار یا تحصیلات عالی حرفه ای ناقص و تجربه کار در مشخصات صنعت مربوطه شرکت به مدت حداقل 1 سال.
1.3. معاون مدیر کل باید بداند:
- قطعنامه ها، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به فعالیت های مالی و اقتصادی شرکت.
- مشخصات، تخصص و ویژگی های ساختار سازمانی، چشم انداز توسعه آن؛
- ظرفیت های تولید و منابع انسانی شرکت؛ فناوری تولید محصولات شرکت؛
- روش تهیه و توافق در مورد برنامه های تجاری برای فعالیت های تولیدی، اقتصادی و مالی و اقتصادی شرکت.
- وسایل ارتباطی، محاسباتی و تجهیزات سازمانی؛
- نحوه انعقاد و اجرای قراردادهای تجاری و مالی؛
- روش و مهلت های گزارش.
- ابزار مکانیزه کردن کار یدی؛
- روش خرید تجهیزات، مبلمان، موجودی، لوازم اداری و پردازش پرداخت خدمات؛
- مبانی اقتصاد، سازمان کار، تولید و مدیریت؛
- قانون کار؛
- مقررات داخلی کار؛
- قوانین و مقررات حمایت از کار.
1.4. انتصاب به سمت معاون مدیر کل و عزل از سمت با حکم مدیر کل انجام می شود.
1.5. دستیار مدیر کل مستقیماً به مدیر کل گزارش می دهد.
1.6. در زمان غیبت دستیار مدیر کل (سفر کاری، مرخصی، بیماری و غیره) وظایف وی توسط شخصی که طبق روال تعیین شده تعیین می شود انجام می شود. این شخص حقوق مربوطه را کسب می کند و مسئولیت انجام نادرست وظایف محول شده را بر عهده دارد.
2. مسئولیت های شغلی
دستیار مدیر کل:
- سازماندهی کار در مورد دریافت، پردازش، ارسال محموله های دریافتی، اسناد و مکاتبات، اطمینان از ایمنی آنها و تحویل به موقع به گیرندگان.
- نظارت بر در دسترس بودن انواع حمل و نقل لازم، سازماندهی حمل و نقل مناسب.
- اقداماتی را برای اجرای طرح حمل و نقل و تکالیف شیفت توسط رانندگان خودرو انجام می دهد.
- بارنامه و بارنامه را پر می کند، صادر می کند و می پذیرد.
- ثبت اسناد سفر و حسابداری عملکرد وسایل نقلیه را انجام می دهد.
- دقت ثبت قرائت سرعت سنج و بدست آوردن سوخت و روان کننده ها (سوخت و روان کننده) را کنترل می کند.
- سوابق تخلفات رانندگان از قوانین راهنمایی و رانندگی را در بارنامه شناسایی و به مدیریت گزارش می دهد.
- داده های دریافت شده در مورد عملکرد وسایل نقلیه را با تکالیف روزانه شیفت مقایسه می کند، انحرافات و دلایل وقوع آنها را شناسایی می کند.
- نظارت بر انطباق رانندگان وسایل نقلیه با نظم و انضباط ترافیک جاده ای، سوابق عملکرد وسیله نقلیه را نگه می دارد.
- تحویل گیرندگان را از زمان رسیدن کالا به آدرس آنها مطلع می کند.
2.3. مشارکت در توسعه برنامه های تعمیرات جاری و اساسی و تهیه برآورد هزینه های تجاری.
2.4. سازماندهی تعمیرات محل، نظارت بر کیفیت کار تعمیر.
2.5. حل و فصل مسائل مربوط به اکتساب و نگهداری لوازم اداری، لوازم خانگی، تجهیزات و موجودی مورد نیاز، ارائه آنها به واحدهای ساختاری و همچنین نگهداری سوابق هزینه های آنها و تهیه گزارشات تعیین شده.
3. حقوق
دستیار مدیر کل حق دارد:
3.1. به بخش های ساختاری، متخصصان فردی و سایر کارکنان شرکت دستورالعمل های اجباری بدهید.
3.2. در صورت مشاهده نقض نظم داخلی در شرکت اقدام کنید و مسئولین را به دست عدالت بسپارید.
3.3. هرگونه اطلاعات، مرجع و سایر مطالب مربوط به فعالیت های شرکت را از بخش های ساختاری درخواست و دریافت کنید.
با اسنادی که حقوق و مسئولیت های او را برای موقعیت خود تعریف می کند ، معیارهایی برای ارزیابی کیفیت انجام وظایف رسمی آشنا شوید.
3.5. ارائه پیشنهادات برای بهبود کار مرتبط با مسئولیت های پیش بینی شده در این دستورالعمل برای بررسی توسط مدیر کل.
4. مسئولیت پذیری
معاون مدیر کل مسئولیت دارد:
4.1. برای عملکرد نامناسب یا عدم انجام وظایف رسمی که در این شرح شغل پیش بینی شده است - در محدوده تعیین شده توسط قانون کار فعلی فدراسیون روسیه.
4.2. برای جرائمی که در جریان فعالیت آنها مرتکب شده اند - در حدود تعیین شده توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فعلی فدراسیون روسیه.
4.3. برای ایجاد خسارت مادی به شرکت - در محدوده تعیین شده توسط قانون فعلی کار و مدنی فدراسیون روسیه.
خرید کتاب مدیریت منابع انسانی
| کتابچه راهنمای پرسنل افسر (کتاب + diskM)
این نشریه توصیه های عملی در مورد سازماندهی کار خدمات پرسنل و مدیریت سوابق پرسنل ارائه می دهد. مطالب به وضوح سیستماتیک شده است و شامل تعداد زیادی نمونه خاص و اسناد نمونه است. |
|
 |
آیا برای ورود بازرس کار آماده هستید؟ (2013)
نویسنده به تفصیل توضیح می دهد که بازرسی کار چیست و حدود اختیارات آن چیست، بازرسی های مربوط به انطباق با قانون کار چگونه انجام می شود و چگونه می تواند پایان یابد، چه تخلفاتی می تواند منجر به جریمه شود. مستلزم رد صلاحیت رئیس سازمان است. این کتاب توصیه های عملی را برای کارفرمایان سازمانی و کارآفرینان فردی ارائه می دهد که به جلوگیری از ادعاهای بازرسان کار کمک می کند. در تهیه کتاب، تمام تغییرات اخیر در قوانین در نظر گرفته شده است. |
 |
مجموعه شرح وظایف
این مجموعه شامل شرح وظایف است که مطابق با ویژگی های صلاحیتموجود در دایرکتوری صلاحیتموقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارکنان، مصوب 21 اوت 1998 شماره 37 وزارت کار روسیه، و همچنین مطابق با سایر مقررات مربوط به تعرفه ها و ویژگی های صلاحیت (الزامات). |
شرح شغل برای یک دستیار مدیر برای ساده کردن روابط کار ایجاد شده است. این سند وظایف، مسئولیت ها و حقوق کارمند را مشخص می کند.
موقعیت "دستیار مدیر" در سازمان های مختلف را می توان متفاوت نامید: دستیار شخصی مدیر، دستیار مدیر، منشی.
من. مقررات عمومی
1. با حکم رئیس سازمان یک معاون مدیر به سمت منصوب و از آن عزل می شود.
2. معاون مدیر مستقیماً به رئیس شرکت گزارش می دهد.
3. در زمان غیبت معاون مدیر، حقوق و مسئولیت های عملکردی وی طبق دستور سازمان به مقام دیگری منتقل می شود.
4. شخصی که دارد آموزش عالیو حداقل یک سال سابقه کار مشابه
5. دستیار مدیر در فعالیت های خود توسط:
- قانون فدراسیون روسیه؛
- مقررات داخلی کار، اساسنامه و سایر مقررات شرکت؛
- دستورات و دستورالعمل های مدیریت؛
- این شرح شغل
6. دستیار مدیر باید بداند:
- روش تعیین شده برای رسیدگی به اسناد در سازمان؛
- قوانین ارتباطات تجاری و آداب معاشرت؛
- روش نگهداری اسناد گزارش دهی؛
- قوانین استفاده از تجهیزات اداری و تجهیزات ارتباطی؛
- اصول کار در ویرایشگر متن، صفحات گسترده;
- اصول کار اداری؛
- ساختار سازمانی شرکت؛
- مراحل انعقاد و اجرای قراردادها
ІІ.
مسئولیت های شغلی دستیار مدیر
به دستیار مدیر مسئولیت های عملکردی زیر محول می شود:
1. برنامه ریزی روز کاری مدیر: تدوین و هماهنگی برنامه ای برای جلسات، بازدیدها، تماس ها، پذیرایی ها و سایر اقدامات.
2. همراهی شخصی مدیر در جلسات، پذیرایی ها و سفرها.
3. پشتیبانی فنی برای کار مدیر: سفارش بلیط، حمل و نقل. سازماندهی مذاکرات و جلسات
4. حفظ صورتجلسات و سایر اسناد ثبت پیشرفت و نتایج جلسات، جلسات، مذاکرات.
5. توجه کارکنان بخش های ساختاری سازمان دستورالعمل ها، دستورات مدیریت و نظارت بر اجرای آنها.
6. جمع آوری اطلاعات، تهیه و ارائه گزارش های تحلیلی، اطلاعاتی، مرجع و غیره به مدیریت.
7. انجام امور اداری، دریافت مکاتبات ارسالی به مدیر.
8. ثبت نام بازدیدکنندگان برای قرار ملاقات شخصی با مدیر، سازماندهی پذیرایی آنها.
دریافت مدارک و درخواست امضا توسط مدیر، ثبت آنها، حسابداری و انتقال به مدیر.
10. تنظیم نامه ها، درخواست ها و سایر اسناد از طرف مدیریت.
11. آماده سازی جلسات، جلسات، جلسات برگزار شده توسط مدیر. جمع آوری مواد لازم، اطلاع دادن به شرکت کنندگان در مورد زمان، مکان و دستور کار.
12. انجام تکالیف رسمی مدیر.
III. حقوق
دستیار مدیر حق دارد:
1. دریافت اطلاعات به میزان لازم برای تکمیل وظایف محوله.
2. ارسال پیشنهادات به مدیریت برای بهبود کار و منطقی کردن فعالیت های شرکت.
3. ارسال درخواست به بخشهای سازمان (از طرف مدیر یا به ابتکار شخصی) جهت اخذ مدارک لازم جهت انجام وظایف رسمی وی.
4. از مدیریت مؤسسه بخواهد شرایط لازم را برای انجام وظایف رسمی خود ایجاد کند.
5. در چارچوب صلاحیت خود تصمیمات مستقل بگیرید.
6. در صورت بروز نیاز تجاری به اطلاعات محرمانه دسترسی داشته باشید.
IV. مسئوليت
معاون مدیر مسئول موارد زیر است:
1. ارائه اطلاعات نادرست به کارکنان سازمان.
2. انجام نادرست وظایف رسمی.
3. ایجاد خسارت مادی به سازمان، دولت، طرفین و کارکنان آن.
4. نقض مهلت های انجام وظایف محوله.
5. تخلف از مفاد اسناد، تصمیمات، مقررات سازمان.
6. افشای اسرار تجاری، داده های شخصی، اطلاعات محرمانه.
7. اعمال خارج از حدود صلاحیت او.
8. نقض انضباط کار، مقررات ایمنی، مقررات داخلی کار، حفاظت از آتش.
9. نقض استانداردهای آداب کسب و کار، برخورد بی ادبانه با شرکای تجاری، بازدیدکنندگان و کارکنان سازمان.
شرح شغل دستیار مدیر امور عمومی
با فرمت WORD باز کنید
1. مقررات عمومی
1.1. این شرح شغل وظایف عملکردی، حقوق و مسئولیت های دستیار مدیر برای مسائل کلی را مشخص می کند.
1.2. معاون مدیر در امور عمومی طبق روال مقرر در قانون کار جاری به دستور مدیر شرکت منصوب و برکنار می شود.
1.3. دستیار مدیر در امور عمومی مستقیماً به مدیر کل شرکت گزارش می دهد.
1.4. معاون مدیر کل باید بداند:
- قطعنامه ها، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به خدمات اداری و اقتصادی. ساختار شرکت، موسسه، سازمان و چشم انداز توسعه آن؛ وسایل ارتباطی، محاسباتی و فناوری سازمانی؛ رویه و مهلت های گزارش دهی؛ ابزار مکانیزه کردن کار دستی؛ روش خرید تجهیزات، مبلمان، موجودی، لوازم اداری و پردازش پرداخت خدمات؛ مبانی اقتصاد، سازمان کار، تولید و مدیریت؛ قانون کار؛ مقررات داخلی کار؛ قوانین و مقررات حمایت از کار.
1.6. در مدت غیبت موقت دستیار در امور عمومی وظایف وی به عهده مدیر دفتر می باشد.
2. مسئولیت های عملکردی
معاون مدیر کل امور عمومی:
2.1. انجام و کنترل اجرای اقدامات برای اطمینان از استفاده منطقی از حمل و نقل جاده ای سازمان و همچنین:
· سازماندهی کار در مورد دریافت، پردازش، ارسال محموله های دریافتی، اسناد و مکاتبات، اطمینان از ایمنی آنها و تحویل به موقع به گیرندگان.
· بر در دسترس بودن انواع حمل و نقل لازم نظارت دارد و حمل و نقل مناسب را سازماندهی می کند.
· اقداماتی را برای اجرای طرح حمل و نقل، تعیین تکلیف شیفت توسط رانندگان خودرو انجام می دهد
· بارنامه و بارنامه را پر می کند، صادر و می پذیرد.
· ثبت اسناد سفر و ثبت عملکرد وسایل نقلیه.
· بر صحت قرائت های سرعت سنج و دریافت سوخت و روان کننده ها (سوخت و روان کننده) نظارت می کند.
· مواردی را که در بارنامه در مورد تخلفات رانندگان از قوانین راهنمایی و رانندگی شناسایی شده و به مدیریت گزارش می دهد.
· داده های دریافتی در مورد عملکرد وسایل نقلیه را با تکالیف شیفت-روزانه مقایسه می کند، انحرافات و دلایل وقوع آنها را شناسایی می کند.
· نظارت بر انطباق رانندگان وسایل نقلیه با نظم و انضباط ترافیکی، سوابق عملکرد وسیله نقلیه را نگه می دارد.
· تحویل گیرندگان را از زمان رسیدن کالا به آدرس خود مطلع می کند.
2.2. ارائه خدمات نگهداری اقتصادی و شرایط مناسب مطابق با قوانین و مقررات بهداشت صنعتی و حفاظت در برابر آتش ساختمانی که محل های اداری شرکت در آن قرار دارد و همچنین نظارت بر قابلیت سرویس دهی تجهیزات (روشنایی، سیستم های گرمایشی، تهویه و غیره) .
2.2. مشارکت در توسعه برنامه های تعمیرات جاری و اساسی و تهیه برآورد هزینه های تجاری.
2.3. سازماندهی تعمیرات محل، نظارت بر کیفیت کار تعمیر.
حل و فصل مسائل مربوط به اکتساب و نگهداری لوازم اداری، لوازم خانگی، تجهیزات و موجودی مورد نیاز، ارائه آنها به واحدهای ساختاری و همچنین نگهداری سوابق هزینه های آنها و تهیه گزارشات تعیین شده.
2.6. استفاده منطقی از مواد و وجوه تخصیص یافته برای مقاصد اقتصادی را کنترل می کند.
2.7. مدیریت بهبود منطقه اداری، و همچنین نظارت بر وضعیت و تعمیر به موقع مبلمان.
2.8. اجرای اقدامات پیشگیری از آتش سوزی و نگهداری تجهیزات آتش نشانی در شرایط خوب را تضمین می کند.
3. حقوق
دستیار مدیر کل این حق را دارد:
3.1. دستورالعمل ها و وظایفی را به کارمندان و خدمات زیردست خود در مورد طیف وسیعی از مسائلی که در مسئولیت های عملکردی او گنجانده شده است، ارائه دهد.
3.2. نظارت بر اجرای وظایف و کار، تکمیل به موقع دستورات فردی و وظایف خدمات و کارکنان تابع او.
3.3. درخواست و دریافت کنید مواد لازمو مدارک مربوط به فعالیت های معاون مدیر کل.
3.4. برای حل مسائل عملیاتی با بخش های سازمان های شخص ثالث وارد روابط شوید فعالیت های تولیدی، در حیطه اختیارات معاون مدیر کل امور قرار می گیرد.
4. مسئولیت
معاون مدیر امور عمومی مسئولیت دارد:
4.1. نتایج و کارایی فعالیت های تولیدی.
4.2. عدم اجرای خود مسئولیت های عملکردیو همچنین برای نتایج کار.
4.3. اطلاعات نادرست در مورد وضعیت کار در حال انجام.
4.4. عدم رعایت دستورات، دستورالعمل ها و دستورالعمل های مدیر شرکت.
4.5. عدم اتخاذ تدابیری برای سرکوب تخلفات شناسایی شده از مقررات ایمنی، ایمنی آتش سوزی و سایر قوانینی که تهدیدی برای فعالیت های شرکت و کارکنان آن ایجاد می کند.
4.6. عدم اطمینان از رعایت کار و نظم عملکردکارکنان بخش
5. شرایط کار
5.1. برنامه کاری دستیار مدیر برای مسائل عمومی مطابق با مقررات داخلی کار تعیین شده توسط شرکت تعیین می شود.
5.2. برای حل مسائل عملیاتی برای اطمینان از فعالیت های تولیدی بخش، معاون مدیر امور عمومی حمل و نقل را به طور کلی مدیریت می کند.
دستیار مدیر کل کسی است که هر مدیری ارزش نمکش را داشته باشد. هنگام مدیریت یک شرکت، مهم است که نیمی از کار را به فردی بسپارید که دانش، مهارت و شایستگی مناسب را دارد. به همین دلیل اولین و مهمترین بردار فعالیت، مسئولیت های شغلی معاون مدیر کل است.
تصویب دستورالعمل
اساس هر شرح شغلی است قانون کارروسیه، چنین سمتی به عنوان دستیار مدیر کل از این قاعده مستثنی نبود. مسئولیت های محول شده به "دست راست" مدیر باید مطابق با قانون کار فدراسیون روسیه و همچنین مقررات اضافی تنظیم شود.
دستورالعمل تنظیم شده توسط رئیس یا رئیس سازمان تأیید می شود. امضای او به معنای قانونی بودن سند پذیرفته شده و همچنین موافقت با کلیه مفاد آن است. ضمناً مدیر حق دارد تغییراتی ایجاد کند، وظایفی را اضافه کند یا اصلاً امضاء ننماید، با رد مستدل و تذکر کاستی های قابل توجه. 
مقررات کلی: چه چیزی دستیار را راهنمایی می کند؟
نمی توان نقش دستیار مدیر کل در فعالیت های شرکت را بیش از حد ارزیابی کرد. شرح شغل برای این دسته از افراد الزاماً باید حاوی باشد مقررات عمومی، جایی که کارمند می تواند خود را با چارچوب نظارتی حاکم بر فعالیت های خود و همچنین با موادی که ماهیت کار او را تعیین می کند آشنا شود.
دستیار مدیر کل مجری فنی دستورالعمل ها و تصمیمات مدیر سازمان است. قبول و به دستور مقام مربوطه از سمت خود عزل می شود. به عنوان یک قاعده، الزامات زیر بر آن تحمیل می شود:
- آموزش عالی؛
- وجود یا عدم وجود تجربه کاری (مدت آن توسط مدیر تعیین می شود).
- شرایط لازم برای تجربه کار در این تخصص.
اگر می خواهید خود را در این موقعیت امتحان کنید، برای این واقعیت آماده باشید که تبعیت مستقیم و سخت از رئیس قانون اصلی کار است که هر دستیار مدیر کل به آن پایبند است. شرح شغل همچنین در مورد مواردی که دستیار در محل کار غیبت می کند صحبت می کند. در این زمان وظایف وی توسط معاون انجام می شود که مسئولیت کامل اجرای آنها را بر عهده دارد. 
تنظیم حقوقی
وظایف معاون مدیر کل بر اساس مقررات زیر است:
- اسنادی که فعالیت های آن را به طور کلی تنظیم می کند یا نوع مشابهی از فعالیت را تنظیم می کند.
- توصیه های روش شناختی و سایر مواد ایجاد شده برای ساده کردن یک حوزه خاص از فعالیت.
- اساسنامه شرکت/سازمان/شرکت.
- برنامه کاری.
- دستورات و دستورالعمل های صادره از سوی مافوق مستقیم سازمان.
- شرح شغل توسط سرپرست تعیین می شود.
دستیار مدیر کل باید به سرعت، واضح و به درستی چارچوب قانونی را که به طور کلی فعالیت های او را تنظیم می کند و همچنین کار مقامات زیرمجموعه دستیار را هدایت کند. توجه به این نکته ضروری است که نه تنها قوانین فدرال و منطقه ای، بلکه مقررات محلی نیز مورد مطالعه قرار گیرد. 
چه چیزی را میخواهی بدانی؟
موقعیت "دست راست" رئیس شرکت مستلزم دانش قوی از ساختار و مدیریت سازمان و همچنین کلیه بخش های موجود است. یک مهارت مهم در کار توانایی تنظیم صحیح یک سند مناسب - دستور، دستورالعمل، قطعنامه و غیره است. یعنی بدون اصول اولیه کار اداری، دستیار مدیرکل نمی تواند به طور کامل به وظایف شغلی خود عمل کند.
افرادی که برای این موقعیت درخواست می کنند باید اصول اخلاقی داشته باشند، بر قوانین ارتباطات تجاری تسلط داشته باشند و همچنین هنجارهای عمومی را بدانند. قانون کارو حقوق اداری بله، و شما نمی توانید بدون مهارت در کار با رایانه های الکترونیکی انجام دهید.
توابع کمکی
بخش اساسی بعدی شرح شغل فهرستی از وظایفی است که معاون مدیر کل موظف است برای مسائل کلی انجام دهد:
- سازماندهی صحیح و روشن پشتیبانی فنیفعالیت های مدیریت اداری رئیس شرکت.
- حفظ و سازماندهی کارهای اداری، نظارت بر فعالیت سایر کارکنان، توضیح دادن به کارمندان مسائل نامشخص در این زمینه.
- توسعه یا مشارکت در رویدادهایی با هدف ساده‌سازی جریان اسناد شرکت.
- پذیرایی از بازدیدکنندگان.
نمونه ای از مسئولیت های شغلی
ویژگی های دستیار مدیر کل شامل مسئولیت های شغلی ارائه شده و سطح عملکرد آنها است و به شکل زیر است:
- پذیرش مکاتبات دریافتی شرکت خطاب به رئیس، انتقال و استفاده از آن طبق تصمیم مدیر.
- انجام امور تجاری مطابق با قوانین فدرال، و استفاده کارآمدتجهیزات کامپیوتر؛ استفاده از مهارت های اساسی در کار جمع آوری و پردازش اطلاعات.
- پذیرش مدارک و درخواست ها، ارسال آنها برای امضا به رئیس سازمان.
- تهیه اسناد برای کار مدیر.
- سازماندهی مکالمات تلفنی علاوه بر این، فرد دارای این سمت موظف است اطلاعات به دست آمده در نتیجه مذاکرات را با ارائه در فرم مورد نیاز به کارکنان منتقل کند.
- تنظیم نامه ها، درخواست ها و همچنین انواع دیگر اسناد، تهیه پاسخ به درخواست ها از طرف مدیر.
- سازماندهی فعالیت برای تهیه جلسات، جلسات، تشکیل صورتجلسات و متعاقباً ثبت آنها در فرم مناسب.
- نظارت بر کار کارکنان شرکت.
- سازماندهی محل کار مدیر مطابق با الزامات، تهیه لوازم اداری، ایجاد شرایط برای کار موفق و کارآمد.
- چاپ مواد اداری و کاری.
توجه به این نکته ضروری است که فهرست ارائه شده از مسئولیت های شغلی کارکنان جامع نیست. مدیر به صلاحدید خود می تواند هر مورد را تغییر دهد در صورتی که اصلاحات با قوانین فدراسیون روسیه مغایرت نداشته باشد. 
حقوق دستیار مدیر کل
که در نمای کلیحقوق دستیار مدیر کل در فهرست زیر ارائه شده است:
- حق آشنایی با پیش نویس تصمیمات مدیر در مورد فعالیت های دستیار.
- حق بررسی پیشنهادات ارائه شده توسط مدیر و مربوط به انجام فعالیت های رسمی دستیار.
- حق اطلاعاتی که دریافت آن برای اجرای موفقیت آمیز ضروری است فعالیت کارگریبه علاوه؛
- حق مطالبه از اقدامات مدیریتی که اجرای شرح وظایف را تسهیل می کند.
مسئولیت حقوقی دستیار
به عنوان یک قاعده، بند پایانی هر شرح شغل مقررات مربوط به اقدامات مسئولیتی است که به کارمند تحمیل می شود. بنابراین، مسئولیت انواع اقدامات زیر ارائه می شود:
- انجام نادرست یا خودداری از انجام وظایف رسمی.
- نقض قوانین جزایی، اداری، کار، مدنی.
- ایجاد خسارت به اموال سازمان.
ممکن است با مشارکت هر دو مسئولیت قانونی بر شخص تحمیل شود اجرای قانونو بدون دخالت آنها. قاعدتاً ماهیت و میزان خسارت وارده نقش بسزایی در تعیین میزان مسئولیت دارد. اگر کارمندی به اموال سازمان آسیب برساند، مجازات در چارچوب مسئولیت انضباطی رخ می دهد. اگر آسیب ماهیت بین فردی داشته باشد، بدون مشارکت مقامات تحقیق غیرممکن است 
تصویب دستورالعمل
شرح شغل برای دستیار عمومی. مدیر نه تنها با امضای مدیر، بلکه با امضای شخصی که شروع به انجام وظایف مستقیم خود می کند نیز تأیید می شود. این عمل حقوقیمحلی است، بنابراین فقط در قلمرو یک سازمان خاص توزیع می شود. اگر شرح شغل حاوی مغایرت با قوانین فدرال یا منطقه ای باشد، کارمند حق دارد از رعایت مقررات غیرقانونی تایید شده خودداری کند.
معاون اجرایی از نخبگان کارکنان اداری است. مدیر یک شرکت بزرگ به یک دستیار مسئول و قابل اعتماد نیاز دارد که تمام سازمان ها را هدایت کند کار اطلاعاتی. بنابراین، مدیر از اتلاف وقت غیر منطقی، سر و صدا کردن و مشغول کردن خود به مسائل جزئی دست می کشد. دستیار موقعیت ویژه ای در شرکت به دست می آورد، زیرا او معتمد مدیر است.
برای انجام کارآمد وظایف خود، داشتن مجموعه ای از دانش و مهارت های اولیه کافی نیست، بلکه باید ویژگی های انسانی خاصی داشته باشید. شما باید وقت شناس، دوستانه، خوددار، با درایت و وقف منافع شرکت باشید. در عین حال، شما باید برای قرار گرفتن در یک موقعیت زیردست آماده شوید تا بتوانید با شرایط و شخصیت رئیس سازگار شوید.
اول از همه، شما باید بتوانید هم به خود رهبر و هم به دیگران احترام بگذارید. شما باید بر توانایی مدیریت و دستور دادن مسلط باشید، زیرا مسئولیت نظارت بر پروژه های ساده به شما سپرده خواهد شد. باید کار خود را جدی بگیرید و از آن نترسید. از ابتکار خود استفاده کنید و اگر فکر می کنید حق با شماست، از بیان نظر خود به رئیس خود نترسید.
وظایف اصلی یک دستیار مدیر خوب عبارتند از: کار با اسناد و کار سازمانی. خدمات اطلاعات و اسناد شامل موارد زیر است:
1. دریافت و بررسی پیش نویس اسناد آماده شده که برای امضاء در اختیار رئیس قرار می گیرد، ویرایش و نهایی سازی آنها.
2. دریافت مکاتباتی که به آدرس شرکت می رسد و انتقال آن به واحدهای ساختاری مربوطه و کارکنان خاص. آماده سازی و ارسال پاسخ.
3. تنظیم نامه ها، درخواست ها، گزارش ها، گزارش ها و سایر اسناد مورد نیاز مدیر.
4. نگهداری سوابق بایگانی و ذخیره سازی امن فایل ها.
5. نظارت بر کار کارکنان شرکت، نظارت بر ضرب الاجل.
6. نگهداری پرونده ثبت نام.
خدمات بدون سند شامل مسئولیت های دیگری است:
1. دریافت و پخش پیام ها از طریق کانال های ارتباطی مختلف.
2. کنترل تماس های تلفنی دریافتی، "چهره" شرکت در گفتگو با مشتریان، تصمیم گیری سریع در مورد اهمیت تماس.
3. اطمینان از کار مدیر با سازماندهی میز او.
4. برنامه ریزی منطقی جلسات و سایر امور رئیس.
5. تهیه شوراها، جلسات، کنفرانس ها (مجموعه شرکت کنندگان و اسناد). تنظیم صورتجلسه این جلسات
6. سازماندهی ارائه شرکت.
7. برآورده شدن درخواست ها و دستورات شخصی مدیر.
دامنه این مسئولیت ها به اندازه شرکت و مدیریت بستگی دارد. کارگردان شرکت بزرگچندین دستیار دارد که مسئولیت آنها محدودتر است، اما کمتر نیست.
دستیار اجرایی فرصتی عالی برای یادگیری مهارت های مدیریتی است. این موقعیت می تواند قدم بعدی در حرفه شما باشد.