Brifinzi i konferencije za tisak su sastanci dužnosnika i predstavnika medija radi informiranja javnosti o aktualnim temama.

Informiranje posvećen je kratkom pregledu nekoliko događaja, ne traje više od 30-40 minuta i uglavnom ga koriste vladine agencije.

konferencija za novinare posvećen je detaljnoj raspravi od 1-2 pitanja i u prosjeku traje 1,5 sat.

Održavanje konferencije za novinare opravdano je samo ako:

1) u organizaciji postoje “vruće” vijesti i potrebno je napraviti važnu poruku o kojoj bi novinari mogli imati pitanja ili je potrebno hitno odgovoriti na određeni događaj;

2) poznati stručnjak dolazi u grad, zanimljiva osoba, spreman za govor pred medijima;

3) novinari preferiraju osobne informativne kontakte s dužnosnicima.

U ostalim slučajevima, informacija se medijima prenosi priopćenjem i nema potrebe za održavanjem konferencije za tisak.

Priprema i održavanje konferencije za novinare

Konferencija za novinare je najvažnije sredstvo PR-a, koje zahtijeva pažljivu pripremu, a sastoji se od sljedećih faza.

1. Odabir datuma i vremena konferencije. Moguće su neke opcije:

. konferencija za novinare mora se održati na određeni dan;

. ako je moguće odabrati dan, treba izbjegavati podudaranje s drugim događajima važnim za tisak i drugu javnost (govori političkih osoba, događaji iz kulturnog i sportskog života i sl.).

2. Odabir prikladne sobe. Ne smije biti prevelika da prostorija izgleda poluprazna i ne smije biti ničiji ured. Konferencije za tisak mogu se organizirati u hotelskim poslovnim centrima, lokalnim press klubovima, javne zgrade koji se nalaze u područjima koja nisu udaljena od predstavnika medija.

Potrebno je provjeriti dostupnost:

. odgovarajući broj stolica;

. mjesta za postavljanje TV kamera;

. mikrofon;

. stalci za mikrofon na platformi;

. napajanje (utičnice za TV opremu);

. pult za prijavu predstavnika medija i distribuciju tiskanih materijala;

. stol i stolice za govornike;

. pepeljare;

. stalci (ako je potrebno);

. mineralna voda za sudionike (poželjno).

3. Obavještavanje predstavnika medija o nadolazećoj konferenciji za novinare.

Pozivnice se šalju tako da stignu do primatelja najmanje 7 dana prije press konferencije. Oni sadrže:

. tema;

. puno ime i prezime ključnih govornika;

. nekoliko detalja potrebnih da se urednik uvjeri u uputnost praćenja događaja, ali nedovoljno da obeshrabri želju za prisustvovanjem konferenciji za novinare;

Datum, mjesto, vrijeme i trajanje konferencije za novinare;

Ime i prezime i kontakt telefon osobe odgovorne za odnose s novinarima.

4. Priprema tekstova izvješća. Tekstovi svih izvješća tiskaju se unaprijed. Za vrijeme konferencije dostupni su prisutnim novinarima, a nakon konferencije dostavljaju se medijima čiji predstavnici nisu bili prisutni. Za svakog predstavnika tiska također je pripremljen komplet za tisak koji sadrži relevantne informacije.

5. Uoči konferencije za novinare:

O tijeku press konferencije razgovara se s glavnim sudionicima;

Određuje se redoslijed i sadržaj govora;

Obavljaju se telefonski pozivi – podsjetnici predstavnicima medija čije se prisustvo očekuje;

Popis sudionika konferencije se sastavlja i distribuira za distribuciju predstavnicima tiska.

6. Na dan konferencije za novinare. Sve pripreme moraju biti dovršene najmanje 30 minuta unaprijed. Na ulazu su stolovi za registraciju; Novinari se registriraju i dobivaju priopćenja za javnost, popise sudionika i druge materijale.

Govornici sjede na određenoj nadmorskoj visini; ispred njih su postavljeni natpisi s imenima i položajima (natpisi su krupno ispisani i vidljivi iz zadnjih redova).

Zaposlenici uključeni u press konferenciju moraju imati značke- identifikacijske oznake koje sadrže puni naziv, položaj i naziv organizacije.

Konferenciju za novinare vodi imenovana odgovorna osoba. Poziva nazočne na šutnju i predstavlja predsjedavajućeg. To bi mogao biti voditelj organizacije. Voditelj uvodno govori, na početku konferencije za novinare predstavlja sudionike, a zatim daje riječ govornicima.

Nakon izlaganja, govornici odgovaraju na pitanja predstavnika medija.

Na zahtjev predstavnika tiska moguće je dogovoriti individualne intervjue.

7. Na kraju press konferencije Za sudionike se u pravilu organizira neslužbeni dio.

Priprema brifinga

Iza nekoliko dana prije brifinga slijedi:

. rezervirajte konferencijsku sobu (potrebna je soba s velikim stolom);

. nazvati i osobno pozvati novinare (obično je njihov broj 6-12 ljudi);

. ponovno pozvati novinare čija je nazočnost neophodna;

. organizirati press liniju i formulirati glavne teme; planirati potrebne izvedbe;

. dan prije još jednom razjasnite glavne teme brifinga;

. provjeriti jesu li se planovi govornika promijenili i hoće li se sva planirana izlaganja održati;

. pripremiti potrebne tiskane materijale.

Prije početka brifinga potrebno:

. provjerava spremnost informacijsko-analitičke službe;

. provjerite je li soba dobro pripremljena za sastanak.

Tijekom brifinga slijedi:

. upoznati novinare i govornike jedni s drugima;

. stvoriti opuštenu atmosferu; ponuditi kavu ili bezalkoholna pića; osigurati da svatko ima priliku govoriti;

. napraviti popis prisutnih na brifingu; pregovarati s predstavnicima medija o daljnjoj suradnji.

Intervju

Postoje sljedeće vrste intervjua:

1) u odsutnosti;

2) neizravni s punim radnim vremenom;

3) licem u lice izravno.

Dopisivanje Intervju pretpostavlja preliminarni dogovor između PR čovjeka i dopisnika o pisanoj pripremi pitanja od interesa za tisak i njihovom prijenosu tiskovnoj službi organizacije. Organizacija priprema pisane odgovore i dostavlja ih dopisniku novina/časopisa radi objave. Naravno, ovo je najmirniji i najpoželjniji tip intervjua od strane voditelja organizacija.

Neizravno s punim radnim vremenom Intervju pretpostavlja prethodno upoznavanje s pitanjima. Međutim, sam intervju vodi dopisnik osobno i ne isključuje nova, neplanirana pitanja koja se mogu pojaviti od dopisnika tijekom intervjua. Ako se intervju snima i za emitiranje na TV-u, svakako zahtijeva više živčane napetosti, staloženosti i pripremljenosti nego intervju u odsutnosti.

Izravno osobno- najviše složen izgled intervju. Pitanja su dosad nepoznata. Vjerojatno je i novinar. Prijenos uživo nije isključen.

PR praktičari savjetuju korištenje sljedećih preporuka za pripremu intervjua.

Intervju za tisak

Iza nekoliko dana prije intervjua

. Ako znate tko će doći na intervju, pokušajte pronaći objavljene članke tog dopisnika na temu intervjua. To će vam pomoći da odredite stav dopisnika o temi, shvatite njegovu poziciju, zamislite mogući raspon pitanja koja ga zanimaju i pripremite se za intervju u skladu s tim.

. Dajte dopisniku potrebne tiskane materijale. Obavezno prvo obavijestite novinare o ciljevima vaše organizacije.

. Navedite način vođenja razgovora – telefonski ili osobno. Razmislite gdje bi vam bilo bolje pozvati dopisnika u slučaju osobnog razgovora. Ukoliko vaš ured nije reprezentativan, razgovor možete obaviti u restoranu ili unajmiti ured u hotelu.

. Saznajte planira li dopisnik fotografije za objavljivanje, razjasnite koje i pripremite sve što je za to potrebno. Pojasnite planira li novinar napraviti dodatni intervju vezan uz fotografije.

. Doznajte očekivano trajanje intervjua, datum moguće objave te rubriku u kojoj će materijal biti objavljen.

. Pregledajte prostoriju u kojoj će se fotografirati. Zapamtite da je pozadina važna.

Tijekom intervjua

Službenik za vezu s novinarima mora biti prisutan tijekom intervjua. Ne miješa se ni u što, samo popravlja pitanja. Njegov stav je "u ime intervjua".

Provjerite je li novinar dobio uvodne materijale.

. Pripazite da tijekom fotografiranja nema polomljenih stolaca ili drugih neprikladnih predmeta u pozadini ili iznad pice.

. Ako mislite da bi bilo primjereno snimiti intervju, svakako o tome obavijestite novinara i nikada ne snimajte bez dopuštenja.

. Provjerite je li novinar ispravno zabilježio puno ime i prezime i poziciju sugovornika, kao i osobe zadužene za odnose s novinarima.

. Pobrinite se da novinar zna čemu služe informacije koje se daju. Može biti namijenjeno: za opće informacije, za citiranje, za snimanje, ne za snimanje.

Intervju natelevizor

1. Definirajte svoj cilj. Unaprijed razmislite o ključnim točkama svog govora. Pokušajte se usredotočiti na najvažnije aspekte. Imajte na umu da će za prikazivanje intervjua biti potrebno malo vremena; možda će biti prikazan samo njegov glavni (iz perspektive novinara) ili najizražajniji dio.

2. Pripremite se za intervju. Saznajte temu programa, smjerove razgovora i raspon sudionika. Pogledajte dosadašnja emitiranja ovog programa, osjetite stil samog programa i voditelja. Pripremite govor u stilu ovog programa. Razmislite o pitanjima koja bi vam mogla biti postavljena i pažljivo pripremite odgovore. Ako je potrebno, to će vam pomoći da pomaknete razgovor u pravom smjeru. Budite kratki i jasni. Obratite se stručnjacima za pripremu specijaliziranih ili statističkih informacija za odgovore na pitanja.

3. Budite sigurni. Uvijek zapamtite da o predmetu razgovora znate više od vašeg sugovornika. Budite ljubazni, korektni, smireni. Vaša tjeskoba je prirodna i opravdana, ne brinite zbog toga. Sa sugovornikom razgovarajte kao s prijateljem – neslužbeno, ali nikako familijarno – tako stvarate sliku pristojne i ugodne osobe.

4. Držite inicijativu u svojim rukama. Usredotočite se na one dijelove pitanja koji mogu dovesti do vašeg glavnog cilja. Nemojte se bojati "provokativnih" pitanja, odgovarajući na koje biste trebali dotaknuti negativne aspekte. Razgovarajte o negativnostima, ali uvijek se usredotočite na pozitivne stvari.

5. Pažljivo odgovorite na pitanja. Pažljivo saslušajte svako pitanje. Ako ne razumijete ili ne znate kako odgovoriti, budite iskreni. Nemojte dopustiti da budete uvučeni u razgovor izvan vaše nadležnosti. Ako je moguće, odgovorite s da ili ne na pitanja i zatim razvijte svoju ideju. Prvo, pomoći će vam da formulirate odgovor, a drugo, odgovarat će imidžu iskrene, ozbiljne osobe.

6. Neka intervju bude lako razumljiv. Koristite kratke fraze bez podređene rečenice. Izbjegavajte tehničke detalje. Ako trebate dati statističke podatke ili komentar tehnički problemi upotrijebite unaprijed pripremljene kratke odgovore. Budite oprezni sa šalama. Živahna, kratka, duhovita šala samo će pojačati pozitivan dojam vaših odgovora, no možda je vrijedno zapamtiti da je svačiji smisao za humor drugačiji.

7. Na kraju suradnje ne zaboravite nazvati ili poslati pismo zahvalnosti svom sugovorniku i organizatorima programa.

Informativna prilika

Kao što je već rečeno, djelovanje PR-a usmjereno je ne toliko na povoljno pokrivanje spontanih događaja koji se događaju u organizaciji, a ne mogu nikoga zainteresirati, koliko na stvaranje posebnih događaja koji će se naknadno opisati i pokriti. U tom smislu, PR je inicijator situacije, kreator onoga što se zove news event, tj. informativna prilika.

Informativna prilika - ovo je poruka ili događaj koji je iz vijesti zasebna organizacija pretočeno u vijest za ciljanu publiku ove organizacije, odnosno njezine javnosti u cjelini.

Konferencija za novinare i brifing

Konferencija za novinare je najučinkovitiji oblik interakcije između tvrtke i novinara, budući da potonji dobivaju informacije iz prve ruke od PR stručnjaka tvrtke i njenog menadžmenta. Nužno uključuje menadžment ili ljude koji su najkompetentniji za problematiku o kojoj se govori na konferenciji za novinare. Konferencija za tisak obično se održava kada treba razjasniti kontroverzna pitanja javnosti i privući njezinu pozornost na rješavanje problema. Također, press konferencije se sazivaju ako novinari imaju mnogo pitanja za upravu tvrtke, uoči ili na kraju bilo kojeg događaja (događaja). Konferencija za novinare održava se uz poziv predstavnika fondova masovni mediji. Poziv se može uputiti svim medijima ili selektivno. Kako bi konferencija za novinare postigla svoje ciljeve, tijekom njezine pripreme i održavanja potrebno je uzeti u obzir nekoliko naizgled malih, a zapravo vrlo značajnih okolnosti.

Okolnosti vremena:

• Konferenciju za novinare najbolje je održati sredinom tjedna, jer ponedjeljak je urednički dan u medijima i neće biti željenog odaziva, a petak je dan prije vikenda, dan kulturnog programa, i to će također utječu na prisutnost novinara;
• budući da je poznato da novinari često rade noću (kasne objave, snimanja, montaže, traktati i sl.), konferenciju za novinare poželjno je zakazati između 12:00 i 14:00 sati, budući da dostava materijala počinje u 15:00 sati. u redakcijama, snimanja, studijsko vrijeme.

Okolnosti oblika:

• U pozivu na tiskovnu konferenciju svakako mora biti naznačena tema, što će omogućiti uredništvu da na tiskovnu konferenciju pošalje novinare kompetentne za ovo pitanje. Bolje je izdati poziv kao osobni i poslati ga 5-7 dana prije otvaranja konferencije za novinare;
• konferencija za novinare trebala bi imati jasan plan scenarija koji se sastoji od dva dijela - izjave o stajalištu tvrtke o problemu i odgovora na pitanja novinara. Vrijeme za svaki dio određuje organizator i ovisi o stavu menadžmenta – hoće li više vremena posvetiti rješavanju problema ili, obrnuto, najviše vremena izdvojiti za odgovore;
• Konferenciju za novinare može voditi osoba odgovorna za odnose s javnošću ili odnose s novinarima. Voditelj mora upoznati sudionike s novinarima, među kojima je poželjno imati osobu ovlaštenu za donošenje konačnih odluka o pitanjima konferencije za novinare;
• Preporučljivo je registrirati sudionike konferencije za novinare iz medija, što će omogućiti analizu rezultata sastanka na temelju naknadnih objava. Prilikom registracije vrlo je korisno podijeliti materijale koji iznose činjenice i objašnjavaju problem kojem je konferencija za novinare posvećena, što će zaštititi od netočnih interpretacija (pogrešno snimljeno, čulo se, činilo se i sl.) i osigurati razumijevanje suštine problem;
• Dobroj volji i aktivnosti novinara nedvojbeno pridonosi i organiziranje osvježenja (bezalkoholna pića, pauze za kavu, švedski stolovi, švedski stolovi i sl.). Osvježenje bi trebalo prirediti na kraju konferencije jer organizatori tada imaju priliku za neformalnu PR komunikaciju, uspostavljanje bližih kontakata, odnosa povjerenja i pokretanje potrebnih glasina.

Brifing za medije

Briefing je kratka operativna prezentacija novinarima na svježim tragovima važni događaji. Poruka na brifingu je jednostranog notifikacijskog karaktera s popratnim kratkim prikazom konkretnih činjenica. Razlika između press konferencije i brifinga je u vremenskim razdobljima koja su im dodijeljena. Brifing ne može trajati duže od 20-30 minuta. Tako kratko vrijeme sugerira da voditelj brifinga može kontrolirati situaciju. Govorniku je u pravilu dodijeljeno 10 minuta, 10–20 minuta - za brze odgovore na pitanja novinara. Brifing se može održati stojeći, bez sjedanja novinara i govornika za stolove. Brifingi se organiziraju u slučajevima izvanrednih situacija, javnih skandala (masovna trovanja, poremećaji u prometu, komunikacijama i sl.) kako bi se objasnilo što se dogodilo, razlozi i odmah spriječile moguće pogreške i pretjerivanja o ovoj temi plasirana putem medija.

Pravila održavanja konferencija za novinare i brifinga

1. Ostvariti jasno definiranje teme, svrhe i odgovarajuću pripremljenost (statistika, grafikoni). Potrebna je sadržajna i semantička bogatstvo izlaganja, iscrpna argumentacija svake ocjene, svakog zaključka.

2. Pripremite materijale vrlo promišljeno. Trebalo bi to sastaviti kao da nitko nikada ništa nije čuo o svemu što dolazi. Što je terminologija jednostavnija i jasnija suština, to je lakše postići refleksiju novinara.

3. Razmislite vrlo detaljno o scenariju konferencije za novinare, vodeći računa o tome tko će što reći, koju će ulogu imati i kada.

4. Pozdravljajte novinare ljubazno, ali ne ponizno. Obavezno je predstaviti sudionike i najaviti prijedlog plana konferencije.

5. Koristite što kraće izvještaje i demonstraciju bilo kojeg vizualnog materijala, budući da novinari stalno čuju nove naslove za svoje članke i poruke.

6. Koristite logički dosljednu argumentaciju, izbjegavajući unutarnje proturječnosti u poruci.

7. Planirajte dovoljno vremena za pitanja novinara, bez stvaranja situacije frustracije ili nezadovoljstva zbog neispunjenih očekivanja.

8. Pratiti trajanje konferencije za novinare – maksimalno 40 minuta, nakon čega novinarima osigurati mogućnost rada s pojedinim sudionicima.

9. Zapamtite da novinari ne vjeruju u altruizam. Stoga ne treba negirati vlastite poslovne interese, već jasno i samopouzdano prezentirati trećima dobrobiti ideje ili proizvoda; najbolja opcija- kada su prednosti za obje strane jasno vidljive u isto vrijeme.

10. Nastojte biti iskreni i naglašeno prijateljski raspoloženi prema svim novinarima. Novinari imaju takve profesionalno značajne osobne kvalitete, kao pojačan osjećaj za pravdu i visoko razvijen osjećaj samopoštovanja.

Prezentacija

Prezentacija je samostalan događaj koji može biti u obliku domjenka, predstavljanja tvrtke, najviših dužnosnika, novi proizvodi društvo pozvane publike. U pravilu se prezentacija tvrtke održava povodom njenog otvaranja ili osnivanja, godišnje demonstracije novih dostignuća, novih vrsta proizvoda, usluga i novog lica tvrtke. Predstavljeno je ono što se može vidjeti, dodirnuti, okusiti ili pročitati. Prilikom ulaska na nova tržišta organizira se i prezentacija tvrtke u zemlji u kojoj se otvara podružnica, odjel ili predstavništvo. Prezentacije se od konferencije za novinare razlikuju ponajprije velikim brojem pozvanih osoba iz različitih društvenih krugova, većim naglaskom na kulturnom programu i što je najvažnije temi. Ako su konferencije za tisak obično posvećene problematičnim temama, onda su prezentacije povezane s određenim konkretnim rezultatima u poslovanju tvrtke, na koje ima smisla privući pozornost medija i javnosti. Organiziraju se prezentacije za potencijalne potrošače, kupce, partnere, investitore, a uvijek su pozvani i predstavnici medija. Trajanje prezentacije u svakom konkretnom slučaju ovisi o materijalu koji se prezentira. Prirodno obilježje svake prezentacije je njezino ograničeno trajanje. Prezentacija, poput konferencije za novinare, uključuje sesiju pitanja i odgovora.

Izvođenje prezentacije uključuje sljedeće korake.

1. Određivanje cilja i njegovih prioriteta u području privlačenja novih kupaca, izgradnje imidža tvrtke, privlačenja novih partnera, uključujući profitabilne dobavljače, investitore, poboljšanje odnosa s lokalnim vlastima, određenim krugovima javnosti.

2. Opravdanost konceptualizacije izlaganja oblikovanjem ideje, određivanjem mjesta i vremena izlaganja, sastava sudionika i visine ukupnih troškova. Preporučljivo je započeti prezentaciju u popodnevnim satima, njeno trajanje nije duže od 4 sata, uključujući formalni dio i kulturni program - 1,5–2 sata, večeru ili švedski stol - 2 sata.

3. Izrada prezentacijskog programa. Imenuje se odgovorna osoba (lider) koja zauzima visoku poziciju u upravi tvrtke te posjeduje govorničke vještine i vještine međunarodnog bontona. Obično je skripta prezentacije sljedeća:

• domaćin predstavlja rukovoditelje poduzeća i važne goste;
• prikazuju se reklamni filmovi u trajanju od 7 do 12 minuta s prilozima koji odražavaju ideju prezentacije (inovativnost, društveni značaj, relevantnost i originalnost predmeta prezentacije);
• voditelj daje riječ menadžerima tvrtke za kratke poruke u trajanju od 2-3 minute uz demonstraciju uzoraka, izgleda novih vrsta proizvoda, tehnologija;
• vrijeme je dodijeljeno za pitanja prisutnih i odgovore na njih od strane menadžera poduzeća i vodećih stručnjaka;
• voditelj daje riječ gostima za govor sa željama, komentarima, čestitkama, prijedlozima i konstruktivnim primjedbama; predviđena je prezentacija suvenira, spomen albuma, bedževa, adresa;
• završni dio uključuje održavanje banketa, švedskog stola, neformalnu razmjenu informacija, kontakata i druge oblike poslovne PR komunikacije.

Korisno je da izlagač poznaje vrste pitanja koja mogu predstavljati opasnost za izlaganje: pitanje - skriveni prigovor, obrambeno pitanje, ispitno pitanje, demonstracijsko pitanje, izazovno pitanje itd.

1. Pitanje-prigovor – postavlja se u situacijama koje su značajne o ugrožavanju interesa onoga koji postavlja ovo pitanje. To možete riješiti uobičajenim tehnikama:

• nemojte zauzimati obrambeni položaj;
• preformulirajte pitanje za sebe;
• ne ulaziti u predloženi spor;
• spomenuti korisnu stranu stvari.

2. Pitanje-prosljeđivanje - postavlja se u padežima, kada prijedlog izlagača može utjecati na interese onoga tko je postavio pitanje. Uobičajeni način uspješnog rješavanja je preusmjeriti pitanje osobi koja postavlja pitanje, potaknuti ga na razgovor, zatim, ako postoji poteškoća u rješavanju pitanja na činjeničnoj razini, proslijediti ga ostalim članovima grupe.

3. Demonstracijsko pitanje – postavlja se kako bi se kolegama pokazalo koliko je osoba koja postavlja pitanje informirana. Ovdje je primjereno javno pohvaliti protivnikovo znanje, potvrđujući koliko je upućen i kompetentan.

4. Testno pitanje – namijenjeno provjeri znanja i iskustva voditelja. Ovdje je glavna stvar ne opravdavati svoje neznanje i nesposobnost u ovom pitanju. Korisno je obećati osobi koja postavlja pitanje da će saznati nepoznato i ispuniti to obećanje.

5. Pitanje-kompromis - postavlja se kada protivnik iznosi neki sud koji je u svom potencijalu sklon konfliktu. Usmjeren na sprječavanje nastanka sukoba i pomirenje suprotstavljenih strana parafrazirajući izrečenu izjavu uz ublažavanje formulacije.

6. Pitanje-izazov - zvuči kada voditelj iznosi neku prosudbu koja nenamjerno zadire u područje znanja jednog od gledatelja. Optimalno je odmah se povući, čuvajući dostojanstvo, vraćajući protivniku prava na njegove posjede i, ako je moguće, pitati ga za savjet.

7. Pitanje upozorenja - postavlja se kada protivnik izrazi oštar sud koji je inherentno sklon sukobu. Usmjeren na sprječavanje sukoba demonstrirajući vlastitu odlučnost da brani svoje stajalište i sposobnost da ga racionalno argumentira.

Općenito, teška pitanja najbolje je uputiti kolegi stručnjaku, drugom članu publike, i ponuditi ih za opću raspravu. Također možete odgoditi svoj odgovor složeno pitanje, dajte si vremena da razmislite o tome, ali svakako mu se vratite u budućnosti. U svakom slučaju, ne mogu se prešutjeti niti izbjeći, što može ostaviti izrazito nepovoljan dojam na pripremljenu publiku, iskusnu u vođenju rasprava, te izazvati nepovjerenje u sve informacije koje se daju.

Press turneja

Izravnom radu s novinarima na dan press turneje prethodi dosta radno intenzivan period pripreme, uključujući dugotrajne pregovore kako unutar organizacije tako i s medijima. Odjel za odnose s javnošću razjašnjava ciljeve press turneje s upravom. To znači da press turneja treba biti posvećena ili nečem značajnom što je već postignuto, ili obećavajući razvoj organizacija (okrug, znanstveni smjer). U potonjem slučaju (tiskovna turneja koja radi za budućnost), važno je putem sredstava upoznati javnost masovna komunikacija s tim planovima, kao i eventualno traženje partnera i investitora. Za stručnjaka za odnose s javnošću važno je, odmah nakon donošenja odluke o provedbi turneje za novinare, primiti dokumente uprave (naredbe) koji definiraju ciljeve i datum turneje za novinare, kao i navesti imena odgovornih osoba. za njegovu pripremu i provođenje. Zatim se (također u dogovoru s upravom) određuju objekti inspekcije za novinare i određuju stručnjaci koji će na svakom od objekata davati objašnjenja. Ruta press turneje je odabrana, a odgovorni za događaj raspoređeni su na svakoj od planiranih stanica turneje. Sve odgovornosti podrške učinkovit rad a kontakte sa zaposlenicima administrativno-ekonomskog sektora tvrtke ostvaruju stručnjaci iz službe za odnose s javnošću. Isti odjel bavi se uspostavljanjem i održavanjem redovite komunikacije s medijima na temelju baze podataka medija organizacije i redovitih kontakata s njima, te sastavlja inicijalnu listu novinara čija bi prisutnost na određeni dan bila poželjna i korisna. Treba uzeti u obzir da, kako pokazuje praksa, otprilike 50% novinara koji su inicijalno uvršteni na popis neće moći tog dana posjetiti organizaciju iz različitih razloga. Neki od njih, zahvalivši na pozivu i izrazivši žaljenje što ga ne mogu prihvatiti, ipak pokazuju interes i mole da im se dostave svi materijali vezani uz ovaj događaj. Naravno, takvom zahtjevu uvijek treba udovoljiti. Sada je vrijeme da pogledate tiskane materijale koje služba za odnose s javnošću priprema prilikom planiranja press turneje. Sve odluke i ugovori koji se sklapaju zahvaljujući događaju sastavljaju se na papiru. Ovdje ćemo navesti samo glavne vrste materijala koje je odjel za odnose s javnošću pripremio za press turneju. Cjelokupni raspon materijala vrlo je lako podijeliti na temelju njihove namjene za određenu ciljanu publiku. A počevši od najopćenitije definicije javnih skupina s kojima će stručnjaci za odnose s javnošću morati kontaktirati prilikom pripreme i provođenja press turneje, razlikujemo unutarnju i vanjsku publiku. Rad na izradi planova ili, ako želite, scenarija za uključivanje pojedinih odjela same organizacije u press turneju počinje odmah nakon što uprava izda nalog za provedbu press turneje u kojoj se navodi svrha, vrijeme i ime izvođača odgovornog za sve faze priprema i održavanje press turneje. Obično započinju sastavljanjem programa press turneje u skladu s općim preporukama, a zatim utvrđuju tko će što raditi i kada, a te se odgovornosti dodjeljuju ne samo PR stručnjacima, već i određenim pojedincima u onim odjelima u koje će novinari biti pozvani. , kao i predstavnici administrativnih i gospodarskih službi. Sve je to formalizirano u obliku naloga s naznačenim rokovima za provedbu. Naravno, sav rad na pripremi odvija se u redovitim kontaktima na razini poslovnih sastanaka za rješavanje praktičnih pitanja. Rad s vanjskom publikom puno je formaliziraniji i jasniji u smislu pisanih dokumenata. Ako je događaj za koji je planirana press turneja doista vrlo ozbiljan i može biti zainteresirana gradska uprava, onda treba poslati pozivnice gradskim čelnicima. Kasnije, dan prije zakazane press turneje, trebate dobiti potvrdu telefonom i saznati imena i pozicije ljudi koji namjeravaju sudjelovati u događaju. Održavaju se redoviti kontakti izravno s predstavnicima medija:

• šalje im se priopćenje za javnost - najava s kratkom porukom o nadolazećoj press turneji i pozivom da u njoj sudjeluju;
• Nešto kasnije u redakciju stiže priopćenje s detaljne informacije o svrsi press turneje i priopćavanju nekih njezinih detalja;
• nekoliko dana prije press turneje, organizacija putem telefona pojašnjava popis predstavnika medija, uključujući radio i televiziju, i njihove zahtjeve za osiguranje tehničke strane njihovog rada;
• tijekom perioda pripreme za press turneju, PR odjel priprema poseban press kit, koji se prezentira novinarima bilo po dolasku ili po odlasku; pripremaju se i dodatni referentni materijali o organizaciji i njezinim proizvodno-tehnološkim specifičnostima za distribuciju novinarima u slučaju da namjeravaju odličan materijal na temu press turneje.

Dakle, kada organizirate potpunu press turneju u regiji, potrebno je razmisliti o takvim blokovima događaja kao što su:

• sastanak na željezničkom kolodvoru ili u zračnoj luci, smještaj, edukativni sastanak na kojem ćete opisati detalje vašeg boravka u gradu;
• pratnja novinara duž cijele rute press turneje;
• hrana, večernji odmor, kulturni program, shopping;
• sastanci s predstavnicima izvršne i zakonodavne vlasti;
• posjećivanje relevantnih događaja i objekata;
• obilazak najzanimljivijih mjesta u gradu, upoznavanje s njihovim socio-ekonomskim razvojem;
• završni sastanak, sumiranje rezultata putovanja, ispraćaj na kolodvor ili zračnu luku.

Općenito, intenzitet resursa organiziranja press turneje u potpunosti je nadoknađen njegovom PR učinkovitošću, budući da je na putovanjima, u procesu zajedničke radne aktivnosti (ovdje se koristi takva vrsta utjecaja na novinare kao što je uključivanje u zajedničke aktivnosti) , nastaje neformalna, povjerljiva komunikacija, uspostavljaju se bliski kontakti, jake međuljudske veze s novinarskim pulom i njegovim pojedinim članovima, što u budućnosti može donijeti prave dividende za PR stručnjaka i tvrtku.

Recepcija

Poslovna pitanja u PR-u i promociji rješavaju se ne samo za pregovaračkim stolom, već i tijekom domjenaka. Na domjencima poslovni partneri imaju priliku dobiti dodatne informacije, produbiti i proširiti kontakte. Za poslovne ljude prijem je prije svega logičan nastavak službenih aktivnosti u drugačijem formatu i ambijentu. Na domjencima se aktivno razmjenjuju mišljenja i informacije te se sklapaju prijateljstva, što je vrlo važno u poslovnim kontaktima. Potrebno je razlikovati aktualne i reprezentativne tehnike usmjerene na rješavanje različitih problema.

1. Rutinski prijem se provodi redovito u sklopu dnevnih aktivnosti tvrtke. Rad s posjetiteljima i klijentima tijekom prijema provodi i uprava tvrtke i stručnjaci iz internih odjela. Prijem se odvija u posebnoj uredskoj prostoriji ili zasebnom prijemnom kutku, izoliranom od neovlaštenih osoba, opremljenom namještajem i stolovima za pregovore; Kava se može poslužiti uz pregled promotivnih materijala. Uprava i osoblje uključeno u trenutni prijem moraju jasno razumjeti s kim, kada i koliko dugo će se gosti sastajati. Tijekom trenutnog prijema potrebno je osigurati mirnu atmosferu pregovora, u skladu s korporativnim tradicijama i korporativnim stilom.

2. Reprezentativni prijem - organizacijski oblik PR komunikacije zaposlenika tvrtke s gostima, koje su epizodnog karaktera, povodom značajnih događaja, obljetnica, godišnjica osnutka ili nastanka tvrtke. Rukovodeća primanja popraćena su susretom uglednih gostiju i delegacija partnerskih tvrtki. Prisutne goste na domjenku mora međusobno predstaviti domaćin banketa (način predstavljanja ovisi o obliku domjenka, razini i broju gostiju). Predstavljanje gostiju može se odvijati na različite načine: osobnom najavom pristiglih tijekom prijema ili davanjem kartice s imenom, položajem, titulom svakom gostu. Možete koristiti posebnu "knjigu zapisa" u kojoj svatko može ostaviti kratke želje, komentare ili samo autogram.

PR stručnjaci obično prakticiraju sljedeće oblike prijema: dnevni, večernji, formalni, neformalni, prijem sa i bez stolova. Dnevni prijemi: “Čaša šampanjca”/“Čaša vina” i “Doručak”.

• Doček “Glass of Champagne” ili “Glass of Wine” obično počinje u 12:00 i traje do 13:00. Na recepciji se u pravilu poslužuju samo šampanjac, vino i sokovi, eventualno orašasti plodovi, mali sendviči i kolači, za vrijeme recepcije nije dozvoljeno sjediti. Dress code: casual odijelo ili haljina. Ovu tehniku ​​odlikuje jednostavna priprema i malo uloženog vremena, povod može biti obljetnica tvrtke, ispraćaj predstavnika partnerske tvrtke, otvorenje izložbe, izlaganje modela, uzoraka.
• "Doručak" se može održati između 12:00 i 15:00 sati. Prosječno trajanje je 1–1,5 sat, od čega se za stolom provede 45 do 60 minuta, a uz kavu od 15 minuta do pola sata. “Doručak” se od ručka razlikuje po manjem broju jela, poslužuju se jedno ili dva hladna i jedno toplo jelo. Dress code je obično casual. Priređeno povodom posjeta zanimljivih i pravi ljudi, potpisivanje važnih ugovora ili održavanje korisnih veza s partnerima i predstavnicima tiska. Tijek prijema vodi izlagač ili skupina izlagača koji su upućeni u predmet razgovora ili potpisivanja i zainteresirani su za rezultate razmjene mišljenja.

Večernji prijemi smatraju se formalnijima. To uključuje: “Koktel”, “A la buffet”, “Ručak”, “Ručak na bazi švedskog stola”, “Večera”, “Čaj”, “Kava”.

• “Koktel” prijem počinje oko 17:00 sati i traje oko 2 sata (uobičajeno je da se na pozivnici naznači vrijeme početka i završetka dočeka). Ako zaposlenici neke tvrtke ne dođu zajedno na prijem, tada bi prema bontonu mlađi zaposlenici trebali doći prije svoje uprave. S recepcije napuštate obrnutim redoslijedom: prvo odlazi uprava, a zatim, sukladno činu, ostali zaposlenici. Tijekom prijema konobari poslužuju čaše koktela gostima koji stoje. Dress code: casual odijelo ili haljina.
• Prijem “A la buffet”, kao i “Cocktail”, održava se između 17:00 i 20:00 sati i traje 2 sata. “Cocktail” i “A la buffet” održavaju se stojeći, što vam omogućuje da veliki broj gostima te omogućuje slobodu kretanja kako bi što više ostvarili poslovne kontakte. Nakon domjenka moguće je prikazati igrani ili reklamni film, ovisno o ciljevima koji se žele postići. Kodeks odijevanja - ležerno odijelo ili haljina (svečanost večernjeg prijema može se naglasiti navođenjem koda odijevanja u pozivnici). Reklamni filmovi moćan su PR alat koji vam omogućuje besplatno širenje informacija potrebnih tvrtki. Kada ih pripremate, morate pažljivo razmotriti filmski scenarij; svrha prikazivanja filma; trajanje; materijalna potpora (pogodno za putovanje na izložbu, sudjelovanje na međunarodnim simpozijima, za izlaganje na prijemima, prezentacije).
• Prijem "Ručak" je najčasniji i najsvečaniji oblik prijema. Obično počinje između 17:00 i 19:00 sati. Traje 2-3 sata ili više. Gosti sjede za stolom sat vremena, a zatim se presele u drugu, manje formalnu prostoriju, gdje se poslužuju voće, čaj i kava. Ručak se održava dok gosti sjede. Pravila odijevanja su formalna.

Često se postavlja pitanje: koja je razlika između press konferencije i briefinga? Odmah da pojasnimo da riječ "brifing" ne znači uvijek komunikaciju s novinarima. Ponekad je brifing sastanak s osobljem tvrtke kada postoji potreba za pružanjem novih informacija.

U odnosu na rad s medijima, riječ “brifing” znači “poruka novinarima”. Brifinzi se obično organiziraju iz operativnih razloga, kada je potrebno hitno informirati novinare o nekoj društveno značajnoj temi. Pravila održavanja brifinga su takva da se organizatori mogu ograničiti na poruku i ne ulaziti u dijalog s novinarima. Ovo je glavna razlika između brifinga i konferencije za tisak. Ali organizatori brifinga mogu se uključiti u dijalog i ponuditi postavljanje pitanja u vezi s poslanom porukom. Brifing se u ovom slučaju odvija u obliku konferencije za novinare, ali traje znatno kraće, sadržaj dijaloga ograničen je na jednu informativnu prigodu. Brifinge uglavnom organiziraju službena tijela, posebno ona bliska agencijama za provođenje zakona i sigurnosti.

Glavni žanrovi novinarstva i PR-a.

Veliku ulogu u upravljanju odnosima s javnošću imaju materijali koji se objavljuju u tisku i pojavljuju se na televiziji i radiju. U početnoj fazi razvoja PR-a u Rusiji nije se pridavala dužna važnost razlikama između novinarstva i PR-a. Doista, oboje su usko povezani informacijski proizvodiširoko zastupljena u informacijskom prostoru. Postupno je došlo do razumijevanja da unatoč svim vanjskim sličnostima, npr. novinarski tekstovi i PR tekstovi imaju različite metodološka osnova, žanrovska originalnost i formalni znakovi razlike. Isto se može reći i za televizijske priloge i radijske programe.

Usporedimo funkcije novinara i PR stručnjaka kako bismo razumjeli osnove žanrovske jedinstvenosti tekstova.

1. Novinar usmjerena na adekvatnu odraz događaja. (U literaturi se često piše da „novinar objektivno procjenjuje stvarnost“. Međutim, čini se da autor ovog priručnika netočno koristi pojam „objektivno“, jer ne postoje opći kriteriji objektivnosti; oni su uvijek bili kontroverzni u odnosu na novinarskoj praksi.)

PR stručnjak kreira tekst, posebno usmjereni, bezuvjetno odan u odnosu na osnovni PR-subjekt.

2. Novinar u svom poslu teži za maksimalno samoizražavanje. On se kao pojedinac izdvaja od drugih autora i za to traži izražajna sredstva.

PR stručnjak nastoji svojim tekstom doprinijeti imidžu osnovnog PR subjekta. Njegovo ime, njegova osobnost su sekundarni u odnosu na PR plan.

3. Novinarstvo personalizirano, Informativni proizvodi u novinarstvu uvijek se identificiraju s imenom autora (u nekim slučajevima i s nazivom publikacije).

Spindoktor i njegove funkcije. Kao što vidimo, razlika između novinarskih i PR tekstova uvelike se temelji na različitim stavovima prema događaju koji se prati. Ovdje bi bilo prikladno govoriti o novoj kvalifikaciji koja se pojavila u prošlom stoljeću na razmeđi novinarstva i PR-a - spindoktor. Riječ "spindoctor" sastoji se od dva dijela ("spin" - "spin", "spinning", "liječnik" - "liječenje"), znači operativno upravljanje verzijama praćenja događaja, dajući mu potrebnu boju i naglaske. Ovo je vrsta upravljanja vijestima, kako navodi G. G. Pocheptsov u knjizi “Odnosi s javnošću za profesionalce” (str. 139).

“Filozofija” spindocturinga temelji se na činjenici da događaj i njegovo izvještavanje nisu ista stvar, to su, takoreći, dva “objekta” koja se ne moraju poklapati. Pratiti neki događaj u suvremenim uvjetima, kada je svijet medija toliko raznolik, predstavlja poseban izazov. Jamči li spontano osvjetljenje, koje nije podložno kontroli, uvijek adekvatnost, maksimalnu usklađenost sa stvarnošću onoga što se dogodilo? Pitanje je, očito, tko iu koje svrhe provodi spindocturing? Bilo kako bilo, fenomen “spina” čvrsto se ustalio u praksi kontrole masovnih medija. Više o tome možete pročitati u gore spomenutoj knjizi G.G.Počepcova.

Žanrovi PR tekstova.

Sanktpeterburška PR škola dala je važan doprinos razvoju tipologije PR tekstova. Monografija A. D. Krivonosova „PR-tekst u sustavu javnih komunikacija” (pogledajte popis literature na kraju poglavlja) daje cjelovitu i znanstveno utemeljenu ideju o raznolikosti i specifičnosti žanrova pisanih komunikacija koje se koriste u PR-u. .

U najrazličitijim PR tekstovima oni su izravno vezani uz novinarstvo. medijski tekstovi. Kako primjećuje A. D. Krivonosov, „medijskim tekstovima nazivamo PR tekstove koji proizlaze iz inicijative osnovnog subjekta PR-a, a pripremaju ih zaposlenici PR struktura ili sami novinari i distribuiraju isključivo putem tiskanih medija” (izvor mišljenja, str. 213) . Njihova glavna razlika od novinarskih je u tome što društvene informacije o društvenom subjektu - osnovnom PR-subjektu - pokreće on sam. Odnosno, materijal se pojavljuje u tisku na inicijativu temeljnog PR subjekta. Bilo da ga je napisao predstavnik redakcije ili PR stručnjak, ta okolnost više nije bitna. Novinarski tekst pojavljuje se u medijima na inicijativu urednika ili samog autora. Druga važna značajka medijskog teksta je da je pažnja čitatelja u njemu usmjerena na organizaciju, tvrtku ili njezinu čelnu osobu (što je sasvim prirodno, budući da je riječ o PR tekstu).

A. D. Krivonosov identificira sljedeće žanrovske vrste PR tekstova namijenjenih medijima (medijski tekstovi): slikovni članak, slikovni intervju, priča o slučaju.

Slikovni članak.

Vanjski znakovi slikovni članak su: nepostojanje potpisa autora (ponekad je prisutan, ali rijetko pripada popularnim autorima), foto ilustracije slikovne prirode, dizajn materijala s elementima korporativnog stila osnovnog PR entiteta. “Imidž članak definirat ćemo kao žanr PR teksta koji predstavlja aktualni društveno značajan problem, gdje su činjenice, sam problem, temeljni materijali o osnovnom PR subjektu (tvrtci, organizaciji ili osobi), kao i poenta gledišta o ovom problemu doprinijeti formiranju ili povećati njegov publicitetni kapital” (A.D. Kivonosov “PR-tekst u sustavu javnih komunikacija”, str. 220). Javni kapital u Sanktpeterburškoj PR školi shvaćen je kao……..

Imidž članak sadrži pozitivne ocjene temeljnog PR subjekta i argumente koji ih optimiziraju. Građena je približno prema sljedećoj shemi: teza - sustav argumentacije - zaključci.

Imidž intervju.

U fokusu intervjua uvijek je društveno značajna osoba. Tradicionalno, novinarski intervjui dolaze u sljedećim varijantama: događaj, portret, problem. Također možete razlikovati intervju-razgovor, intervju-priču, intervju-skeč. Imidž intervju ima iste karakteristike. Obavezni uvjeti za to su dvije točke: osoba koja daje intervju predstavlja osnovni PR-subjekt, priroda dijaloga održava se u atmosferi lojalnosti osnovnom PR-subjektu.

Imidž intervju ima sljedeće ciljeve:

Informiranje javnosti o pozitivnim iskustvima i zaslugama organizacije;

Najava nadolazećeg događaja (otvaranje novog objekta ili nadolazeća obljetnica);

Informiranje o detaljima prošlog događaja;

Objašnjavanje javnosti nečijeg stava ili gledišta.

Priča o slučaju.

Ovaj žanr nastao je iz potreba oglašavanja u području prodaje roba i usluga. Govori o nekom "životnom incidentu" kada je reklamirani proizvod vlasniku pružio čudesnu uslugu. Što je priča vjerodostojnija, to je vrednija. Posebno se cijene stvarne priče koje su se dogodile stvarnim ljudima. Šire tumačenje “slučaja u životu” počelo se primjenjivati ​​iu drugim područjima, primjerice u političkom PR-u. Tako su slučajevi ušli u PR.

A.D. Krivonosov također ističe povezani PR tekstovi: Riječ je o publikacijama koje imaju slabo izražena obilježja PR tekstova, kao i slogana (mota).

Zanimljiv članak.

Ova vrsta publikacije bliska je pričama o slučajevima. Napisan lagano, zabavan članak ima za cilj zabaviti čitatelja. PR učinak temelji se na činjenici da se osnovni PR subjekt (ili osoba) nenametljivo igra u pozitivnom kontekstu.

Maja Duškina Poglavlje iz knjige “PR i promocija u marketingu: komunikacije i utjecaj, tehnologija i psihologija”
Izdavačka kuća "Petar"

Press turneja

Tiskovna turneja obično se naziva događaj koji priprema služba za promidžbu organizacije posebno za novinare, a osmišljen je za prilično dugo vremensko razdoblje (nekoliko sati, dan, nekoliko dana) s ciljem da rezultira objavljivanjem objektivnih novinarskih materijala o nečijem tvrtka u medijima. Svrha organiziranja press turneje ne mora biti upoznavanje s aktivnostima cijele tvrtke ili, na primjer, životom stanovništva malog provincijskog grada (ako uprava potonjeg želi uspostaviti dobre odnose s domaći novinari), za to je dovoljan prilično uvjerljiv informativni razlog.

Izravnom radu s novinarima na dan press turneje prethodi dosta radno intenzivan period pripreme, uključujući dugotrajne pregovore kako unutar organizacije tako i s medijima. Odjel za odnose s javnošću razjašnjava ciljeve press turneje s upravom. To znači da press turneja treba biti posvećena ili nečem značajnom što je već postignuto, ili perspektivnom razvoju organizacije (regije, znanstvenog smjera). U potonjem slučaju (tiskovna turneja radi za budućnost) važno je putem medija upoznati javnost s tim planovima, kao i, eventualno, tražiti partnere i investitore. Za stručnjaka za odnose s javnošću važno je, odmah nakon donošenja odluke o provedbi turneje za novinare, primiti dokumente uprave (naredbe) koji definiraju ciljeve i datum turneje za novinare, kao i navesti imena odgovornih osoba. za njegovu pripremu i provođenje. Zatim se (također u dogovoru s upravom) određuju objekti inspekcije za novinare i određuju stručnjaci koji će na svakom od objekata davati objašnjenja. Ruta press turneje je odabrana, a odgovorni za događaj raspoređeni su na svakoj od planiranih stanica turneje. Sve odgovornosti za osiguranje učinkovitog rada i održavanje kontakata sa zaposlenicima administrativnog i ekonomskog sektora tvrtke obavljaju stručnjaci iz odjela za odnose s javnošću. Isti odjel bavi se uspostavljanjem i održavanjem redovite komunikacije s medijima na temelju baze podataka medija organizacije i redovitih kontakata s njima, te sastavlja inicijalnu listu novinara čija bi prisutnost na određeni dan bila poželjna i korisna. Treba uzeti u obzir da, kako pokazuje praksa, otprilike 50% novinara koji su prvobitno bili uključeni u popis neće moći posjetiti organizaciju na ovaj dan iz različitih razloga. Neki od njih, zahvalivši na pozivu i izrazivši žaljenje što ga ne mogu prihvatiti, ipak pokazuju interes i mole da im se dostave svi materijali vezani uz ovaj događaj. Naravno, takvom zahtjevu uvijek treba udovoljiti. Sada je vrijeme da pogledate tiskane materijale koje služba za odnose s javnošću priprema prilikom planiranja press turneje. Sve odluke i ugovori koji se sklapaju zahvaljujući događaju sastavljaju se na papiru. Ovdje ćemo navesti samo glavne vrste materijala koje je odjel za odnose s javnošću pripremio za press turneju. Cjelokupni raspon materijala vrlo je lako podijeliti na temelju njihove namjene za određenu ciljanu publiku. A počevši od najopćenitije definicije javnih skupina s kojima će stručnjaci za odnose s javnošću morati kontaktirati prilikom pripreme i provođenja press turneje, razlikujemo unutarnju i vanjsku publiku. Rad na izradi planova ili, ako želite, scenarija za uključivanje pojedinih odjela same organizacije u press turneju počinje odmah nakon što uprava izda nalog za provedbu press turneje u kojoj se navodi svrha, vrijeme i ime izvođača odgovornog za sve faze priprema i održavanje press turneje. Obično započinju sastavljanjem programa press turneje u skladu s općim preporukama, a zatim utvrđuju tko će što raditi i kada, a te se odgovornosti dodjeljuju ne samo PR stručnjacima, već i određenim pojedincima u onim odjelima u koje će novinari biti pozvani. , kao i predstavnici administrativnih i gospodarskih službi. Sve je to formalizirano u obliku naloga s naznačenim rokovima za provedbu. Naravno, sav rad na pripremi odvija se u redovitim kontaktima na razini poslovnih sastanaka za rješavanje praktičnih pitanja. Rad s vanjskom publikom puno je formaliziraniji i jasniji u smislu pisanih dokumenata. Ako je događaj za koji je planirana press turneja doista vrlo ozbiljan i može biti zainteresirana gradska uprava, onda treba poslati pozivnice gradskim čelnicima. Kasnije, dan prije zakazane press turneje, trebate dobiti potvrdu telefonom i saznati imena i pozicije ljudi koji namjeravaju sudjelovati u događaju. Održavaju se redoviti kontakti izravno s predstavnicima medija:

• šalje im se priopćenje za javnost - najava s kratkom porukom o nadolazećoj press turneji i pozivom da u njoj sudjeluju;
• nešto kasnije, redakciji se šalje priopćenje za tisak s detaljnim informacijama o ciljevima novinarske turneje i izvješćivanjem nekih njezinih detalja;
• nekoliko dana prije press turneje, organizacija putem telefona pojašnjava popis predstavnika medija, uključujući radio i televiziju, i njihove zahtjeve za osiguranje tehničke strane njihovog rada;
• tijekom perioda pripreme za press turneju, PR odjel priprema poseban press kit, koji se prezentira novinarima bilo po dolasku ili po odlasku; pripremaju se i dodatni referentni materijali o organizaciji i njezinim proizvodno-tehnološkim specifičnostima za distribuciju novinarima u slučaju da namjeravaju napraviti veliki materijal na temu press turneje.

Dakle, kada organizirate potpunu press turneju u regiji, potrebno je razmisliti o takvim blokovima događaja kao što su:

• sastanak na željezničkom kolodvoru ili u zračnoj luci, smještaj, edukativni sastanak na kojem ćete opisati detalje vašeg boravka u gradu;
• pratnja novinara duž cijele rute press turneje;
• hrana, večernji odmor, kulturni program, shopping;
• sastanci s predstavnicima izvršne i zakonodavne vlasti;
• posjećivanje relevantnih događaja i objekata;
• obilazak najzanimljivijih mjesta u gradu, upoznavanje s njihovim socio-ekonomskim razvojem;
• završni sastanak, sumiranje rezultata putovanja, ispraćaj na kolodvor ili zračnu luku.

Općenito, intenzitet resursa organiziranja press turneje u potpunosti je nadoknađen njegovom PR učinkovitošću, budući da je na putovanjima, u procesu zajedničke radne aktivnosti (ovdje se koristi takva vrsta utjecaja na novinare kao što je uključivanje u zajedničke aktivnosti) , nastaje neformalna, povjerljiva komunikacija, uspostavljaju se bliski kontakti, jake međuljudske veze s novinarskim pulom i njegovim pojedinim članovima, što u budućnosti može donijeti prave dividende za PR stručnjaka i tvrtku.

Recepcija

Poslovna pitanja u PR-u i promociji rješavaju se ne samo za pregovaračkim stolom, već i tijekom domjenaka. Na domjencima poslovni partneri imaju priliku dobiti dodatne informacije, produbiti i proširiti kontakte. Za poslovne ljude prijem je prije svega logičan nastavak službenih aktivnosti u drugačijem formatu i ambijentu. Na domjencima se aktivno razmjenjuju mišljenja i informacije te se sklapaju prijateljstva, što je vrlo važno u poslovnim kontaktima. Potrebno je razlikovati aktualne i reprezentativne tehnike usmjerene na rješavanje različitih problema.

1. Rutinski prijem se provodi redovito u sklopu dnevnih aktivnosti tvrtke. Rad s posjetiteljima i klijentima tijekom prijema provodi i uprava tvrtke i stručnjaci iz internih odjela. Prijem se odvija u posebnoj uredskoj prostoriji ili zasebnom prijemnom kutku, izoliranom od neovlaštenih osoba, opremljenom namještajem i stolovima za pregovore; Kava se može poslužiti uz pregled promotivnih materijala. Uprava i osoblje uključeno u trenutni prijem moraju jasno razumjeti s kim, kada i koliko dugo će se gosti sastajati. Tijekom trenutnog prijema potrebno je osigurati mirnu atmosferu pregovora, u skladu s korporativnim tradicijama i korporativnim stilom.

2. Izvršni domjenak je organizacijski oblik PR komunikacije između zaposlenika tvrtke i gostiju, koji je epizodnog karaktera, povodom značajnih događaja, obljetnica, godišnjica osnutka ili nastanka tvrtke. Rukovodeća primanja popraćena su susretom uglednih gostiju i delegacija partnerskih tvrtki. Prisutne goste na domjenku mora međusobno predstaviti domaćin banketa (način predstavljanja ovisi o obliku domjenka, razini i broju gostiju). Predstavljanje gostiju može se odvijati na različite načine: osobnom najavom pristiglih tijekom prijema ili davanjem kartice s imenom, položajem, titulom svakom gostu. Možete koristiti posebnu "knjigu zapisa" u kojoj svatko može ostaviti kratke želje, komentare ili samo autogram.

PR stručnjaci obično prakticiraju sljedeće oblike prijema: dnevni, večernji, formalni, neformalni, prijem sa i bez stolova. Dnevni prijemi: “Čaša šampanjca”/“Čaša vina” i “Doručak”.

• Doček “Glass of Champagne” ili “Glass of Wine” obično počinje u 12:00 i traje do 13:00. Na recepciji se u pravilu poslužuju samo šampanjac, vino i sokovi, eventualno orašasti plodovi, mali sendviči i kolači, za vrijeme recepcije nije dozvoljeno sjediti. Dress code: casual odijelo ili haljina. Ovu tehniku ​​odlikuje jednostavna priprema i malo uloženog vremena, povod može biti obljetnica tvrtke, ispraćaj predstavnika partnerske tvrtke, otvorenje izložbe, izlaganje modela, uzoraka.
• "Doručak" se može održati između 12:00 i 15:00 sati. Prosječno trajanje je 1-1,5 sat, od čega se od 45 do 60 minuta provodi za stolom, a od 15 minuta do pola sata - uz kavu. “Doručak” se od ručka razlikuje po manjem broju jela, poslužuju se jedno ili dva hladna i jedno toplo jelo. Dress code je obično casual. Dogovara se u povodu posjeta zanimljivih i potrebnih ljudi, potpisivanja važnih ugovora ili održavanja korisnih veza s partnerima i predstavnicima tiska. Tijek prijema vodi izlagač ili skupina izlagača koji su upućeni u predmet razgovora ili potpisivanja i zainteresirani su za rezultate razmjene mišljenja.

Večernji prijemi smatraju se formalnijima. To uključuje: “Koktel”, “A la buffet”, “Ručak”, “Ručak na bazi švedskog stola”, “Večera”, “Čaj”, “Kava”.

• “Koktel” prijem počinje oko 17:00 sati i traje oko 2 sata (uobičajeno je da se na pozivnici naznači vrijeme početka i završetka dočeka). Ako zaposlenici neke tvrtke ne dođu zajedno na prijem, tada bi prema bontonu mlađi zaposlenici trebali doći prije svoje uprave. S recepcije napuštate obrnutim redoslijedom: prvo odlazi uprava, a zatim, sukladno činu, ostali zaposlenici. Tijekom prijema konobari poslužuju čaše koktela gostima koji stoje. Dress code: casual odijelo ili haljina.
• Prijem "A la buffet" kao i "Cocktail" održava se između 17:00 i 20:00 sati i traje 2 sata. broj gostiju te omogućuje slobodu kretanja kako bi se ostvarili što veći mogući poslovni kontakti. Nakon domjenka moguće je prikazati igrani ili reklamni film, ovisno o ciljevima koji se žele postići. Kodeks odijevanja je ležerno odijelo ili haljina (svečanost večernjeg prijema može se naglasiti navođenjem koda odijevanja u pozivnici). Promotivni filmovi moćan su PR alat koji vam omogućuje slobodno širenje informacija koje su potrebne vašoj tvrtki. Kada ih pripremate, morate pažljivo razmotriti filmski scenarij; svrha prikazivanja filma; trajanje; materijalna potpora (pogodno za putovanje na izložbu, sudjelovanje na međunarodnim simpozijima, za izlaganje na prijemima, prezentacije).
• Prijem "Ručak" je najčasniji i najsvečaniji oblik prijema. Obično počinje između 17:00 i 19:00 sati. Traje 2-3 sata ili više. Gosti sjede za stolom sat vremena, a zatim se presele u drugu, manje formalnu prostoriju, gdje se poslužuju voće, čaj i kava. Ručak se održava dok gosti sjede. Pravila odijevanja su formalna.
• Prijem tipa "švedski stol za ručak" (ili švedski stol) uključuje slobodno sjedenje sudionika za malim stolovima od četiri do šest osoba, na sofama, u foteljama. Ovaj prijem počinje između 19:00 i 20:00 sati. Gosti uzimaju grickalice izložene na jednom velikom stolu i sjedaju za slobodni stol. Takav prijem obično se organizira u pauzama između konferencija. Buffet za ručak je manje formalan od ručka. Pravila odijevanja su formalna.
• Svečana večera počinje u 21 sat i kasnije. “Večera” gdje gosti sjede razlikuje se od ručka po tome što se održava kasnije i po tome što se za večeru obično ne poslužuje juha. Može dati osoba koja je pozvala svoje partnere u kazalište ili bilo koji drugi večernji događaj. Dress code je naveden u pozivnici.
• Doček “Čajni” organizira se između 17:00 i 20:00 sati i traje 1-1,5 sat.Postavljen je jedan ili više stolova, slastice, voće, desertna i suha vina, sokovi te manji broj sendviča s kavijarom, ribom i poslužuju se sirevi.. Dress code: casual odijelo ili haljina.
• Unos "kave" sličan je unosu "čaja". Ne počinje kasnije od 19 sati. Na ovom prijemu ponekad se poslužuju topli zalogaji ili salata, sokovi i mineralna voda.

Konferencija je najformalniji događaj. Konferencije se obično održavaju kako bi promovirale svoje ideje ili nove proizvode. Konferencija je zapravo oblik skupa (sastanka) posvećen razmatranju određenog problema ili teme. Konferencije mogu biti interne, odnosno za radni kolektiv poduzeća, kao i one vanjske – usmjerene prema vanjskoj publici. Glavni događaj konferencije su pripremljena izvješća i govori na tu temu autoritativnih predstavnika gospodarstva, znanosti i državnih tijela. Izvještaji i govori ograničeni su na 10-20 minuta. Pravila su određena dostupnošću i kvalitetom simultanog prevođenja, stupnjem informiranosti i inteligencije slušatelja te složenošću teme koja se razmatra. Na temelju materijala konferencije koji su izazvali najveći interes, u pravilu se objavljuju zbornici sažetaka s reklamnim dodatkom koji sadrži informacije o sudionicima, perspektivnim područjima i vodećim tvrtkama. Treba imati na umu da je konferencija sredstvo održavanja veza, raspravljanja i rješavanja problema u profesionalnim, korporativnim, poslovnim zajednicama i državnim agencijama. U velikim trgovačkim tvrtkama konferencije se dopunjuju konferencijama na Internetu.

Organiziranje i provođenje bilo koje vrste prijema zahtijeva pažljivu izradu scenarija i prethodnu pripremu kako bi se osiguralo postizanje konačnih ciljeva. Priprema za termin uključuje sljedeće korake:

1) određivanje svrhe prijema;

2) odabir vrste prijema;

3) sastavljanje popisa pozvanih osoba;

5) izrada rasporeda sjedenja gostiju za stolom;

6) pripremanje jelovnika;

7) pripremanje zdravica i govora;

8) izrada postupka za provođenje prijema;

9) kulturni program.

U svakoj od navedenih etapa postoje mnoge zamke koje je potrebno vješto zaobići, eliminirajući svaku mogućnost pogoršanja mikroklime među sudionicima i mogućnost povećanja psihoemocionalne napetosti. Zanemarivanje pažljivog planiranja bilo koje faze dočeka prepuno je nastanka konfliktnih situacija koje, ako eskaliraju, svoj PR učinak mogu svesti na minimum.

Dan otvorenih vrata, okrugli stol i diskusija

dana otvorena vratačest su oblik samoprezentacije poduzeća u okviru PR-a i promocije. Omogućuju svima da se upoznaju s aktivnostima tvrtke, njezinim planovima i postavljaju pitanja menadžmentu. Očekuje se da će zaposlenici biti pozvani na bliže međusobno upoznavanje, za sve su osigurani izleti po tvrtki; osoba u pratnji govori o povijesti stvaranja i glavnim aktivnostima tvrtke, o njenom društvenom značaju za javnost. Kako bi se osiguralo da marketinške PR poruke koje prima ciljna publika na danu otvorenih vrata, planirane i neplanirane, budu pozitivne, pažljivo profesionalni trening sličnih PR događanja.

Upravo na tim događanjima sudionici se mogu upoznati s misijom, korporativne vrijednosti tvrtka, korporativni kodeks njezinog osoblja. Dani otvorenih vrata u biti su svojevrsna interna prezentacija tvrtke koja uključuje pripremu vizualnih štandova, natpisa, obilaske novih zgrada i teritorija uz prezentaciju sveobuhvatnih i emocijama nabijenih pozitivnih informacija o tvrtki, njezinim aktivnostima, postignućima, upravljanju, zaposlenici, projekti u tijeku i dugoročni planovi. Pritom ne treba podcjenjivati ​​vizualni raspon koji nude organizatori događanja – ako se ne gradi pažljivo, nego se razvija spontano, može se dobiti negativan učinak. U svakom slučaju, dojam na posjetitelje mora biti cjelovit, cjelovit i interno konzistentan, tek tada će PR učinak biti produktivan i dugoročan. Preliminarne detaljne upute i komunikacijski treninzi osoblje odgovorno za događaj. Vrijeme predviđeno za PR komunikaciju je 1-8 sati, uključujući ručak i kulturni program.

Važno je još jednom napomenuti da u procesu održavanja dana otvorenih vrata ciljna publika može dobiti i neplanirane PR poruke, primjerice, u sklopu komunikacije između neobučenog osoblja i posjetitelja, zbog čega je potrebno detaljno proučiti proceduru za ovi događaji, pažljiv odabir sudionika, u kojima jednostavno Ne može biti sitnica ili beznačajnih detalja. Upravo na danu otvorenih vrata, u situaciji maksimalno neformalne međuljudske komunikacije i nestrukturiranih razgovora, komunikativnost i kompetencija rješavanja sukoba PR stručnjaka i svih sudionika događanja postaje ključna.

Okrugli stol i rasprava jedan je od oblika rasprave o ideji, problemu koji je važan za široku javnost; Sudionici okruglog stola su mjerodavni predstavnici znanosti, gospodarstva, poslovnih krugova, javnosti i vladine organizacije. Sudjelovanje na okruglim stolovima viših menadžera trgovačkih društava i sponzoriranje njihovog holdinga doprinose povećanju imidža i popularnosti poduzeća. Tema i problematika okruglog stola planirana je i najavljena unaprijed. Sudionici okruglog stola upoznaju se otprilike 10-14 dana prije početka skupa. To omogućuje sudionicima da pripreme argumente, materijale za demonstraciju, brojke i činjenice, što raspravu čini konstruktivnijom i sadržajnijom. Broj sudionika obično ne prelazi 14-15 osoba. Iskaznice sudionika olakšavaju međusobnu komunikaciju, čineći je ležernijom i življom i uklanjajući neke tehničke prepreke grupnoj komunikaciji.

Rad okruglog stola organizira i vodi voditelj ili moderator koji ima visoku razinu komunikacijskih kompetencija, iskustva i vještina u vođenju ovakvih događaja te je dobro pripremljen za temu rasprave. Prije početka rasprave i izlaganja sudionici se ukratko predstavljaju svima prisutnima. U pravilu se to događa redom kojim sudionici zauzimaju svoja mjesta za stolom (u smjeru kazaljke na satu). Moderator predlaže redoslijed rasprave i najavljuje pravila za svakog govornika u skladu s važnošću njegova govora. Tijekom rasprave voditelj/moderator nadzire poštivanje pravila, taktično nudeći prekidanje ili, obrnuto, dodjeljujući dodatno vrijeme. Posebno je važno za uspjeh događaja primjereno i pravilno moderatorsko korištenje odgovarajućih komunikacijskih tehnika aktivnog slušanja, kao što su reprodukcija, parafraziranje, razvijanje, sažimanje itd. U nekim situacijama također je moguće koristiti tehnike i metode nerefleksivno slušanje poznato psiholozima, koje omogućuje izbjegavanje pogoršanja proturječja koje su se pojavile i omekšavanje položaja bilo kojeg sudionika u raspravi, kako bi se spriječilo nastajanje konfliktne situacije. Prijeko je potrebno da voditelj posjeduje učinkovite tehnike za oslobađanje od psihoemocionalnog stresa, koje najprije može uvježbati na treninzima socio-psihološke komunikacije pod vodstvom iskusnog psihologa.

Zaključujući raspravu, izlagač ukratko, u roku od 2-3 minute, daje sažetak, sažimajući izneseno, naglašavajući nužne točke rasprave i zaključke sudionika, te interpretirajući sve izrečene informacije na željeni način, na temelju krajnjih ciljeva PR aktivnosti tvrtke.

Izložba

Izložbena djelatnost ima veliku ulogu u formiranju i održavanju pozitivnog imidža poduzeća, njegovih proizvoda i usluga. Izložbe se ponešto razlikuju od PR događanja opisanih u ovom poglavlju, budući da nisu namijenjene samo predstavnicima medija, iako su za njih izvrsna informativna prilika. Vjeruje se da izložbe i sajmovi pružaju najbolju priliku za učinkovit osobni kontakt s potencijalnim potrošačima. Izložbene aktivnosti poduzeća počinju odlučivanjem na kojoj će izložbi sudjelovati i koliko široko. Odluke donosi menadžment organizacije na temelju poznavanja tržišne situacije i strategije poduzeća na tržištu. Određuje se svrha sudjelovanja: etablirati se na novom tržištu, povećati broj kupaca ili partnera, izgraditi dilersku mrežu u željenoj regiji, proučiti potražnju, sklopiti poslove itd. Kada se odlučite za sudjelovanje na određenoj izložbi, trebali biste pažljivo analizirati financijske mogućnosti tvrtke. Budući da je uprava tvrtke zainteresirana za najracionalnije i kompetentnije ulaganje novca u izložbene aktivnosti, mora se osigurati unaprijed potrebne informacije o svim izložbama planiranim tijekom godine. Godišnji plan izložbe obično sadrži najopćenitije podatke (naziv, temu i vrijeme izložbe), pa PR služba zadužena za pripremu izložbe priprema dodatni prikaz na temelju sljedećih podataka (D.E. Baranov, E.V. Demko, M.A. Lukašenko):

• Katalozi prethodnih izložbi, iz kojih postaje jasno koje su tvrtke sudjelovale na pojedinoj izložbi prethodnih godina. Jedan od kriterija za ocjenu učinkovitosti sudjelovanja na izložbi je stabilno, stalno sudjelovanje poznatih tvrtki s dobrom reputacijom.
• Sastav posjetitelja. Organizatori izložbi uvijek su spremni iznijeti neku vrstu usmene klasifikacije “svojih” posjetitelja. “Portret posjetitelja” iznimno je neophodan pri donošenju odluke o sudjelovanju na izložbi, budući da može, ali i ne mora činiti ciljnu publiku tvrtke.
• Novinski materijali. Preporučljivo je da PR odjel analizira objave o prethodnim izložbama u općem i specijaliziranom tisku.
• Iskazi očevidaca. Naravno, vrlo su važna mišljenja neovisnih stručnjaka koji su bili na prethodnim izložbama.

Prilikom odlučivanja hoće li sudjelovati na izložbi, voditelj mora uzeti u obzir sljedeće čimbenike:

• gdje se izložba održava (mjesto određuje opseg, reprezentativnost i broj potencijalnih posjetitelja);
• kada (vrhunac izložbene sezone je studeni i kraj siječnja);
• tko (koliko dugo se organizatori bave ovim poslom, jesu li poznati);
• za koga (koja je ciljna publika ove izložbe);
• koliko će novca biti potrebno i kako (kroz koja događanja na izložbi) osigurati povrat proračuna.

Česta pogreška je da mnoge tvrtke smatraju da su radovi na izložbi završeni u isto vrijeme kada se i zatvara, što nije točno. Nakon izložbe počinje jednako intenzivan period rada na obradi pristiglih zahtjeva.

Proces pripreme za izložbu može se sastojati od sljedećih faza.

• Izrađuje se akcijski plan.
• Imenuju se odgovorne osobe.
• Određuje se redoslijed organizacijskih događanja i programa.
• Uzete su u obzir eventualne potrebe za dodatnim snagama i materijalima.
• U izradi je plan izložbenog štanda.
• Izrađuje se troškovnik.

Nakon završetka izložbe provodi se evidencija i analiza proteklih događanja te se donose potrebni zaključci.

Akcijski plan je najvažniji dokument za pripremu izložbe. Opisuje svrhu sudjelovanja, mjesto i vrijeme održavanja, osobe odgovorne za dizajn štanda, dostavu materijala; kratke informacije o drugim tvrtkama sudionicima (partnerima, konkurentima); specifičnosti izložbe i prirode njezina održavanja; dokumenti koji zahtijevaju odobrenje i pripremu (pozivnice, priopćenja za javnost, reklamne brošure, letci, Posjetnice itd.). Direktor izložbe (odgovoran za održavanje izložbe), u dogovoru s upravom tvrtke, zapošljava osoblje zaposlenika koji pružaju obuku u određenim područjima:

• interakcija s medijima, izrada i distribucija priopćenja za javnost;
• priprema eksponata za štand;
• priprema i provedba reklamne kampanje prije, tijekom i nakon izložbe;
• priprema brošura (letci, katalozi, brošure, suveniri itd.);
• obuka u kabini.

Izgradnju sajma izvodi izvođač, a izradu projekta zahtijeva tvrtka izložbeni centar te praćenje njegove izgradnje od strane projektanta. Izrađuje se plan ne samo za sam štand, već i za cijelu izložbu. Zahvaljujući njemu, moguće je procijeniti položaj štanda u odnosu na ulaz/izlaz, glavne prolaze, natjecatelje i osigurati taktiku za privlačenje posjetitelja na štand. Postavljanje izložbenog materijala na štand unaprijed se osmišljava i sastavlja se zahtjev za dobivanje propusnica za vozila i dopuštenja za prijevoz/izvoz robe. Kao jedan od priloga akcijskom planu sastavljen je i detaljan popis predmeta koji će biti odneseni na izložbu. Prisutnost takvog dokumenta pojednostavljuje njihovo skladištenje i računovodstvo, kao i olakšava pretraživanje i jamči nadopunjavanje brošura. Drugima važan dokument je upitnik za evidentiranje (anketiranje) posjetitelja štanda. Kako bi prikupili pouzdane statističke podatke, uprava tvrtke utvrđuje popis pitanja od interesa i redoslijed kojim ih treba slijediti.

Za vrijeme trajanja izložbe piše se dnevni raspored. Štand mora funkcionirati nesmetano, inače postoji velika vjerojatnost propuštanja potencijalnog kupca/partnera u protoku posjetitelja zbog odsutnosti, nepažnje ili preopterećenosti pratitelja štanda. U ovom trenutku iznimno je poželjno sve moguće kontakte zabilježiti u poseban upitnik. Za svaku izložbu sastavlja se završni pregled u kojem se navodi opći broj posjetitelja, broj posjetitelja na štandu, broj podijeljenih brošura i ispunjenih upitnika. Za šest mjeseci ili godinu dana sastavlja se opći pregled izložbi, uzimajući u obzir sve troškove (posebno se prikazuje koliko je potrošeno na najam, prijevoz, oglašavanje itd.). Na kraju svake izložbe sastavlja se bilješka s popisom problema nastalih tijekom pripreme i održavanja izložbe, donesene odluke i zaključke.

Pravila za učinkovito sudjelovanje na izložbi

Prednost izložbe je koncentrirana kombinacija izlaganja, osobnih kontakata, unapređenja prodaje, kao i prilično širokog primarnog (posjetitelji) i sekundarnog (putem medija) javnosti (Tablica 1). Izložbe su tematski različite - multidisciplinarne, industrijske, specijalizirane. Izložba se može održati na razini jedne tvrtke ili cijele industrije, u trajanju od nekoliko dana do nekoliko mjeseci ili više. Mogu se izlagati kako roba i usluge namijenjene prodaji, tako i umjetnički i povijesni spomenici. Nekomercijalne izložbe rade na imidžu organizatora, autora i izlagača (prema N.V. Aleshina, www.elitarium.ru).

Tablica 1. Prednosti sudjelovanja na izložbi

Negativni aspekti sudjelovanja na izložbi su sljedeći.

1. Visoka cijena izložbenog prostora.

2. Prodajno osoblje mora biti preseljeno sa svojih prethodnih teritorija.

3. Veliki sajmovi često su prepuni i kaotični.

4. Problemi radni odnosi otežavaju sudjelovanje na izložbi.

5. Na izložbi ima mnogo slučajnih gledatelja.

6. Moguće curenje informacija o proizvodu/tehnologiji prema konkurenciji. Organizacija sudjelovanja na izložbi. Sudjelovanje poduzeća na izložbi zahtijeva ozbiljan rad - analitički, planski, organizacijski; kontrola i regulacija puno prije početka i dugo nakon završetka izložbe. Odgovorni upravitelj mora imati ovlasti i moć odlučivanja u vezi sa svim pitanjima izložbi. Ova pitanja uključuju sljedeće.

1. Površina koja je potrebna izlagaču za predstavljanje robe i usluga. Da biste to učinili, morate odlučiti što ćete izložiti, kako eksponate postaviti u prostor i znati koliko košta kvadratni metar prostora.

2. Izrada proračuna projekta. Kako biste izbjegli nepotrebne troškove i povećali povrat ulaganja u izložbe, bolje je proračunske troškove podijeliti na dva područja: izravne troškove - naknade za prostor štanda, montažu i demontažu štanda, posebnu literaturu i neizravne troškove - vrijeme osoblja za pripremu za izložbu, troškove i izdatke za rad na izložbi i njezino osiguranje.

3. Izbor/dizajn postolja. Stalak je struktura koja vam omogućuje izlaganje proizvoda. Štand može donijeti izlagač, a izradu može naručiti organizator izložbe. Izložba bi trebala biti usmjerena na trodimenzionalnu percepciju, dobro osvijetljena, koristiti radne modele, filmove - sve ono što privlači svojom neobičnošću. Izložba bi trebala imati mjesto za gornju odjeću zaposlenika, a recepcija bi trebala biti dnevni boravak za posjetitelje. Poželjno je imati knjigu gostiju.

4. Priprema materijala za katalog izložbe (obično nekoliko mjeseci prije izložbe).

5. Planiranje prijevoza izložaka i štandova, smještaj djelatnika.

6. Priprema i tisak pozivnica posjetiteljima za čiji izgled je sudionik zainteresiran.

7. Osposobljavanje osoblja za rad na izložbi. Osoblje mora biti u mogućnosti pokazati Novi proizvod na djelu, objasnite njegove funkcije i prednosti. Na dan otvorenja izložbe ili dan prije organizatori primaju predstavnike tiska. Morate biti spremni primiti ih na svom izlaganju i pomoći pri fotografiranju ili video snimci istog. Većina izložbi ima press centar gdje sudionici mogu dijeliti priopćenja za javnost.

Kvantifikacija izlaganje. Kvantitativna procjena nužna je za preciziranje izložbenih ciljeva, odabir alata za njihovo postizanje, koordinaciju rada i ocjenu učinkovitosti izložbenih aktivnosti. Svi pokazatelji procjene podijeljeni su u tri skupine (tablica 2).

Tablica 2. Pokazatelji za ocjenu učinkovitosti izložbe

Učinkovitost sudjelovanja poduzeća na određenoj izložbi određuje se uzimajući u obzir ciljeve sudjelovanja. Na primjer, ako je cilj širenje informacija o novom proizvodu, tada bi broj brošura podijeljenih posjetiteljima mogao biti jedan od pokazatelja.

Posebni događaji

Također, posebno mjesto među PR događanjima namijenjenim kako medijima, tako i široj javnosti i ciljnoj publici zauzimaju tzv. Tijekom svog postojanja PR sustav je stekao veliko iskustvo u korištenju raznih promocija i događanja za stvaranje povoljnog stava prema organizaciji ili pojedincima. PR stručnjaci naširoko koriste metodu kreiranja posebnih događaja, osobito u slučajevima kada dnevne aktivnosti organizacije ne stvaraju dovoljnu količinu novih informacija. D. Boorstin ih naziva “pseudodogađajima”. Ako su takvi događaji u javnom interesu, mogu povećati ugled organizacije.

PR kampanje ili posebni događaji koji se široko koriste u praksi uključuju:

• izložbe, sajmovi, festivali;
• sastanci, seminari, okrugli stolovi, konferencije, kongresi, simpoziji, kongresi;
• obljetnice, obljetnice, značajni datumi;
• posebne nagrade, natjecanja;
• dani otvorenih vrata, obilasci poduzeća;
• skupovi, tribine, tematske večeri;
• banketi, švedski stolovi;
• natjecanja, kvizovi;
• parade, natjecanja ljepote;
• sponzorske nagrade, dobrotvorne večeri, osnivanje dobrotvornih i obrazovnih zaklada;
• prijemi, balovi, prezentacije, filmski festivali;
• izleti;
• ceremonije otvaranja gradilišta, polaganje prvog kamena u temelj;
• posjeti uglednih i uglednih ljudi, svečanosti susreta i ispraćaja;
• izvješća o rješavanju problema, objava rezultata istraživanja javno mišljenje, sociološka i psihološka istraživanja;
• ceremonije otvaranja festivala, sportskih dana i drugih velikih događanja;
• najava novih imenovanja na odgovorne dužnosti;
• proklamacija novog političkog kursa, programi, promjene političkog kursa, programi djelovanja;
• amaterska natjecanja;
• susreti s poznatim sportašima, kolektivni posjeti muzejima, izložbama, koncertima, kazališnim predstavama;
• sastanci sa izvanredni ljudi, ceremonije potpisivanja autograma;
• sudjelovanje u javnim događanjima, uređenje parkova, ulica, igrališta i sl.;
• proslave državnih, državnih, vjerskih praznika;
• događanja za obilježavanje datuma iz povijesti i kulture drugih zemalja i naroda.

Sva gore navedena posebna događanja, koja uključuju integraciju PR kampanje u već isplanirani scenarij društveno značajnog događaja, većina tvrtki aktivno koristi pri promociji svojih proizvoda, no u posljednje vrijeme sve su rašireniji novi oblici posebnih događanja koji se temelje isključivo na izvorne kreativne ideje trgovaca.

Kreativni posebni događaji za promociju. Danas, kada u kriznoj situaciji raste uloga internetske promocije, smanjuje se važnost oglašavanja na radiju i TV-u, unapređenja prodaje i prodaje, još uvijek postoje mnoga mjesta gdje je potencijalni potrošač maksimalno otvoren za izravan, neposredan kontakt. . Najkreativniji brendovi postupno istražuju nove teritorije na kojima im je lakše voditi interaktivni dijalog, koji pobuđuje interes i povjerenje potencijalnih kupaca. Glavni uvjeti za uspjeh u ovom slučaju su maksimalna kreativnost komunikacije, neobične ideje i ne-trivijalan pristup. Stoga su u proljeće 2009. Wrigley PR stručnjaci pokrenuli program za promociju Five žvakaćih guma, bez praktički informacijska podrška Mediji su ga lansirali isključivo kroz poseban događaj. U tu svrhu razvijen je i održan sljedeći poseban događaj: u galeriji „Mars“ izgrađena je interaktivna galerija u kojoj su postavljeni materijali o „iskustvu komunikacije“ potrošača s ovom žvakaćom gumom kroz pet osjetila. U skladu s razrađenim konceptom posebnog događanja, progresivni mladi umjetnici u suradnji s poznatim osobama iz svijeta mode i umjetnosti gradili su objekte, a posjetitelji su ih mogli ne samo razgledavati, već i dodirivati ​​– primjerice, pomicati magnetsku tekućinu svojim rukama. Tako je bilo uključeno svih pet osjetila sudionika, što je povećalo učinkovitost utjecaja, zbog čega je PR praćenje događaja uspjelo bolje od velike medijske kampanje. Marketinški stručnjaci dobili su veći broj kontakata, a oni su bili kvalitetniji jer je sudionicima - potencijalnim potrošačima poseban događaj bio zanimljiv zbog svoje neobičnosti i kreativnosti (//slon.ru/articles/184479/).

Sponzorstvo posebnih događaja i aktivnosti

Kao što vidimo, u vrijeme krize proizvođači su prisiljeni pribjeći nestandardnim metodama promocije. Jedan od najučinkovitijih je sponzorstvo ili partnerska podrška zabavnim događanjima različitih formata: od službeni prijemi na privatne zabave. Sudjelovanje u takvim događajima daje markama pristup ciljanoj publici i široke mogućnosti za naknadnu promociju. Troškovi posebnih događanja i tzv. event marketinga ulaze u proračun svakog većeg proizvođača. Marketinški stručnjaci objašnjavaju njegovu popularnost činjenicom da, za razliku od izravnog oglašavanja, njegovi alati omogućuju trenutni utjecaj na sva osjetila potencijalnog potrošača. Ako reklamni video "hvata" samo osjetila vida i sluha, a uzorkovanje (tj. besplatna distribucija uzorci proizvoda, npr. tijekom degustacija) - okus, miris i dodir, zatim kod event marketinga uključeno je svih pet osjetila. Štoviše, sudjelovanje brenda kao sponzora ili partnera u bilo kojem događaju daje proizvođaču izravan pristup ciljanoj publici, posebno kada su u pitanju premium i super-premium brendovi. Pri odabiru događaja za pokroviteljstvo u obzir se uzima nekoliko kriterija i uvjeta.

• Prvi uvjet je usklađenost s konceptom: prije svega, semantički sadržaj, scenarij, prigoda i mjesto događaja moraju odgovarati konceptu pozicioniranja i imidžu promoviranog brenda.
• Drugi uvjet je ciljana publika: pozvana publika mora pripadati ciljnoj publici promoviranog brenda, jer u većini slučajeva event marketing postaje oblik komunikacije s potencijalnim potrošačem.
• Treći uvjet je strategija prisutnosti: jasna strategija prisutnosti promoviranog brenda i široke mogućnosti za njegovu promociju unutar događaja. Brojne tvrtke uvijek zahtijevaju ekskluzivna partnerstva. Također bi bilo korisno saznati o drugim partnerima i sponzorima događaja, poželjno je da ne izgube u smislu prestiža brenda.
• Četvrti uvjet je medijski učinak: među ključnim uvjetima za sudjelovanje promoviranog brenda na događaju je konačni medijski učinak, mogućnost tzv. post-PR-a, odnosno naknadnog spominjanja brenda u medijima nakon događaj. Broj kontakata koji se generiraju na samom događaju neusporedivo je manji u odnosu na broj kontakata, primjerice, u tisku koji govori o događaju.
• Peti uvjet je društvena misija: brojne tvrtke koje redovito podržavaju posebne događaje i projekte događanja smatraju svoje sudjelovanje u njima svojevrsnom društvenom misijom.

Kao što znate, dvije su stvari vrlo važne za brend - komponenta imidža i mogućnost da potencijalni potrošači isprobaju proizvod. Događaj na kojem pripadnici medijske i poslovne elite mogu isprobati proizvod u ugodnom okruženju, uz diskretno brendiranje i darove - savršena kombinacija koja brendu pruža obje mogućnosti. Sukladno tome, najčešći format sudjelovanja npr. partnera – proizvođača vrhunske hrane i pića u zabavnoj priredbi je častenje gostiju. Za sva ostala poduzeća mogući su i drugi učinci prisutnosti:

• vizualna uporaba marke u dizajnu interijera;
• ugradnja mobilnog postolja;
• distribucija brendiranih suvenira sa logom marke i dr.

Organizator događanja nudi opcije za komuniciranje brenda s ciljnom publikom događaja, a to mogu biti: platforme za brendiranje, PR mogućnosti, degustacije i tako dalje, ovisno o ciljevima. Ponekad organizator može zatražiti dodatna sredstva za sudjelovanje u obliku sponzorskog paketa. Veličina sponzorskog paketa u pravilu izravno ovisi o količini i kvaliteti ponuđenih mogućnosti brendiranja i PR podrške. Paket sa širokim rasponom medijskih mogućnosti obično košta više, ali ako je publika zatvorenog, nejavnog događaja od posebnog interesa za tvrtku, možete se pomiriti s nedostatkom dodatnih mogućnosti za promociju. Ovdje također igra ulogu razina partnerstva – bilo da se radi o jednokratnoj ili strateškoj suradnji. Dakle, ako organizator ima za cilj prikupiti doprinose od sudionika u zamjenu za opcije, tada paketi mogu koštati od 5 do 50 tisuća dolara za jednokratni događaj. Jasno je da se sponzorski paket kupuje u određene reklamne svrhe, no neki se događaji teško mogu smatrati platformom za reklamnu promociju. Na primjer, ako se proizvod nudi za predstavljanje na sportskom događaju ili gala večeri koja privlači publiku s visokim prihodima, ali je namijenjena prikupljanju novca za bolesnu djecu, tvrtke neće procijeniti događaj kao priliku za jaku aktivnost promocije proizvoda. Spremni su to pružiti pod uvjetima pokroviteljstva, ali bez oglašavanja, ograničavajući se na uključivanje svog logotipa na popis partnera događaja. Privlačenje sponzora može se smatrati dodatnim alatom za povećanje statusa događaja i optimizaciju troškova.

Sponzorstvo

Dakle, dodatno, ali jako učinkovit alat povećanje učinkovitosti promocije, razine događaja, kao i optimizacija troškova je privlačenje raznih sponzora. Najčešći oblici suradnje u ovom smjeru su sljedeći (www.advertology.ru).

• Generalni ili zlatni sponzor - preuzima najmanje 50% svih troškova, dobiva prošireni sponzorski paket, obično je suorganizator, ima sličnu ciljnu publiku, te stoga nije manje zainteresiran za događaj od glavnog organizatora . Njegov glavni cilj je proširiti vlastitu bazu klijenata i partnera, kao i uspostaviti osobne odnose s tvrtkama sudionicama.
• Pokrovitelj večernjeg domjenka - nadoknađuje troškove večernjeg VIP dijela eventa, čime radi na svom imidžu, a također pruža mogućnost vlastite promocije i osobne komunikacije s VIP gostima eventa.
• Informacijski pokrovitelj obično je publikacija ili izdavačka kuća koja unaprijed objavljuje najavu događaja u tisku i na web stranici, plasira reklamne podatke o organizatoru, pokriva rezultate događaja, a ponekad pomaže u pripremi sadržaja informativnih materijala. , tiskanje korporativnih časopisa i novina. Sa svoje strane, medijski pokrovitelj slijedi tri glavna cilja: ojačati vlastiti imidž, privući nove pretplatnike i oglašivače među sudionicima događaja, te učvrstiti partnerstvo s organizatorima događaja.
• Tehnološki sponzor - opskrbljuje potrebnu prezentacijsku ili drugu opremu potrebnu za događanje, npr. može pružiti pomoć u izradi štandova ili izradi tiskanih materijala. Zadaća takvog sponzora je prezentirati, pokazati prednosti i mogućnosti, promovirati konkretnu opremu, za njega je to takozvani PR proizvoda.
• Sponzor registracije - Osigurava opremu i osoblje za registraciju. Takav sponzor je relevantan kada se održavaju velika događanja, poput izložbi i velikih konferencija, kada su potrebni veliki resursi, kada se bedževi moraju tiskati izravno prilikom registracije i treba akumulirati veliku količinu informacija. Sponzor registracije zainteresiran je za svoju promociju i privlačenje pažnje što većeg broja ljudi potencijalni klijenti, koji također održava događanja te će ga u budućnosti angažirati kao pružatelja usluga.

Tako je jedna od opcija za PR projekte pri promociji tvrtke i njenih proizvoda različite oblike sponzorstvo - od korištenja konvencionalnih čuvara zaslona ili prikaza logotipa do demonstracije proizvoda i njegovih potrošačkih svojstava, usmenih najava voditelja, dodjele darova i nagrada. Ponekad, u zamjenu za sponzorsku naknadu, tvrtka može postaviti izravno oglašavanje. Tako je Evian sponzorirao rekonstrukciju vanjskog bazena u jednom od londonskih predgrađa, za što je tvrtki dopušteno ugraditi svjetleći logo ove mineralne vode na dno bazena, koji je postao jasno vidljiv iz prilaska i polijetanja zrakoplova. . Kod nas su najpopularniji filmovi i TV serije (47% svih projekata), te zabavni i glazbeni program (po 13%). Prema stručnjacima, minimalni trošak sponzorskog paketa je oko 5 tisuća dolara, a maksimalni može doseći nekoliko milijuna dolara. Na primjer, generalno sponzorstvo "Tvornice zvijezda" - projekta Prvog kanala - košta oglašivača 2 milijuna dolara. Sponzorski projekt na STS-u "Kino u 21:00" košta otprilike isti iznos - čuvar zaslona prije početka programa i unutar filma svaki dan godinu dana. Čuvar zaslona od pet sekundi prije serije „Seks i grad" na NTV-u košta 4 tisuće dolara. Glavna prednost sponzorstva, za razliku od redovnog oglašavanja, je „uključenost" brenda oglašivača u zaplet programa, što pomaže stvoriti željeni imidž marke. Osim toga, sponzorstvo dodatna prilika promocija na televiziji onih proizvoda za koje je zabranjeno izravno oglašavanje. Dobar primjer za to je sponzorski projekt Nemiroffa, gdje proizvođač votke financira prijenose boksačkih mečeva u zamjenu za isticanje svog logotipa.

Danas sport ostaje jedan od najučinkovitijih konteksta za promicanje dobara i usluga. Oko 60-65% ukupnog globalnog sponzorskog tržišta dolazi od potpore sportskim događajima. Uz točnu procjenu svih rizika i kompetentan marketinški pristup, sponzorstvo daje bolje rezultate u odnosu na izravno oglašavanje, a brzina akumulacije pokrivenosti publike na određenom pragu za sponzorstvo znatno je veća. Sve ove prednosti također omogućuju oglašivaču da glasno najavi ulazak proizvoda na tržište. Ovo je faza u kojoj nema potrebe za stvaranjem bilo kakvog stava prema brendu, jer se on može formirati samo kroz proces “znanje plus konzumacija”. Sponzorski projekt tvrtke Nemiroff, koja je postala redoviti sponzor prijenosa boksačkih mečeva od samog početka svog djelovanja na ruskom tržištu 2002. godine, omogućio je tvrtki da se predstavi širokoj publici koja prije nije znala za postojanje svog proizvoda. Dijelom zahvaljujući ovom projektu, marka Nemiroff postala je poznata u Rusiji. Prema TNS Gallup-u, samo u prvih šest mjeseci sponzoriranja boksačkih mečeva više od četvrtine potrošača votke u Rusiji prepoznalo je brend Nemiroff.

A Bourjois kozmetika, koja nije dobro poznata ruskim potrošačima, postavši sponzor popularne serije "Seks i grad" na kanalu NTV, ne samo da je povećala svijest o svom brendu, već je također uspjela stvoriti pozitivne asocijacije na njega. marke, koja se, po svoj prilici, sastojala u širenju tržišnog udjela . Ipak, za mnoge je tvrtke postupak sponzoriranja još uvijek način stvaranja povoljnog imidža, a ne opcija pozicioniranja brenda u svrhu stjecanja lojalnosti potrošača. Treba imati na umu da stvaranje stabilnog pozitivnog imidža brenda/tvrtke zahtijeva određeno vrijeme. Jednokratno, pa i vrlo istaknuto, sudjelovanje na bilo kojem događaju svakako će privući pozornost, no pokroviteljstvo događaja ostaje pokazatelj ozbiljnosti namjera tvrtke. stalna osnova. Važna je i umjerena eksploatacija sponzoriranog objekta bez nametljive simbolike i pravilan izbor tog objekta. Sudjelovanje u izrazito komercijalnim projektima, ako isti nisu vezani uz temeljnu djelatnost sponzora, smanjuje povjerenje ciljne publike iz koje se može osnovano zaključiti da je tvrtka nesavjesna zbog nedostatka jasnih strateških ciljeva ili nesavjesnosti. u svojim sredstvima. Što se tiče učinkovitosti sponzoriranja, najvjerojatnije je uloga ovog oblika marketinškog komuniciranja u povećanju prometa više posredna nego izravna. Prije svega, sponzorstvo je sredstvo promocije, te je kao takvo više vezano za privlačenje pozornosti i naknadno zadržavanje interesa za brend, odnosno usmjereno je na povećanje broja vjernih potrošača u svom specifičnom ciljanom segmentu.

U Rusiji je pionir u korištenju integriranog sponzorstva tvrtka Wimm-Bill-Dann: samo u projekt “Posljednji heroj” uloženo je najmanje 1,5 milijuna dolara. U to vrijeme uprava je razmatrala razne opcije eskalacija imidža J7 i na kraju je pribjegla sponzorstvu kako bi repozicionirala svoj brend kao dio svoje promocije. Kao rezultat toga, osim povećanja svijesti o robnoj marki na 99% i povećane prodaje sokova, ankete potrošača pokazale su da je J7 povezan s avanturom, slobodom i zdravim stilom života. Wimm-Bill-Dann više nije sudjelovao u sponzorstvu u “Posljednjem heroju 2”, ali je tijekom prikazivanja projekta na televiziji plasirao reklame J7 na temelju “ Posljednji heroj- 1”, nakon čega se kod potrošača stekao dojam da i tvrtka sponzorira nastavak “epopeje”.

Zanimljivo je da mnogi stručnjaci smatraju da sponzorstvo gubi učinak kada u programu sudjeluje više tvrtki. Najbolja opcija je kada u jednom programu nema više od 3-5 sponzora. Naravno, njihovi se interesi ne bi trebali presijecati. Apsolutni lider po broju sponzora (više od 130 sudionika) je Kvartirny Vopros, ali i tamo nastoje spriječiti pojavu konkurentskih sponzora u programu. Ali za Unilever, sponzorstvo je osmišljeno za rješavanje složenih, suptilnih problema izgradnje dugoročnih odnosa između robne marke i potrošača. Dakle, u slučaju Calvea (sponzora programa Kulinarski dvoboj na NTV-u od prvih dana njegovog postojanja), tvrtka nije trebala povećavati svijest o robnoj marki: već je lider u svojoj kategoriji proizvoda. Uz pomoć sponzorstva jednostavno su željeli naglasiti da je Calve za one koji vole kreativan pristup u procesu kuhanja, a uz pomoć izravnog oglašavanja postizanje takvog cilja je malo vjerojatno (na temelju materijala s www.ko.ru ).

Unatoč tome, sponzorstvo kao alat za promociju ruskih tvrtki još uvijek nije vrlo popularno, uključujući i zbog nemogućnosti posebne procjene učinkovitosti sudjelovanja u sponzorstvu. Da biste razumjeli isplati li se pokrenuti sponzorski projekt ili je bolje ograničiti se na tradicionalne alate za promociju, trebali biste krenuti od ciljeva i zadataka PR kampanje. Dakle, ako će proizvođač deklarirati da je njegov proizvod jeftiniji od konkurentskog, preporučljivije je koristiti izravno oglašavanje, ali ako je potrebno stvoriti novi imidž proizvoda, tada je optimalno odabrati sponzorstvo (na temelju materijala s www.productplacement.ru) (tablica 3).

Tablica 3. Prednosti i nedostaci sponzorstva u medijskim projektima (TV i radio) tijekom promocije

Konferencija za novinare i brifing

Konferencija za novinare je najučinkovitiji oblik interakcije između tvrtke i novinara, budući da potonji dobivaju informacije iz prve ruke od PR stručnjaka tvrtke i njenog menadžmenta. Nužno uključuje menadžment ili ljude koji su najkompetentniji za problematiku o kojoj se govori na konferenciji za novinare. Konferencija za tisak obično se održava kada treba razjasniti kontroverzna pitanja javnosti i privući njezinu pozornost na rješavanje problema. Također, press konferencije se sazivaju ako novinari imaju mnogo pitanja za upravu tvrtke, uoči ili na kraju bilo kojeg događaja (događaja). Konferencija za medije održava se uz poziv predstavnika medija. Poziv se može uputiti svim medijima ili selektivno. Kako bi konferencija za novinare postigla svoje ciljeve, tijekom njezine pripreme i održavanja potrebno je uzeti u obzir nekoliko naizgled malih, a zapravo vrlo značajnih okolnosti.

Okolnosti vremena:

Konferenciju za novinare najbolje je održati sredinom tjedna, jer ponedjeljak je urednički dan u medijima i neće biti željenog odaziva, a petak je dan prije vikenda, dan kulturnog programa, i to će također utječu na prisutnost novinara;

budući da je poznato da novinari često rade noću (kasne objave, snimanja, montaže, traktati i sl.), konferenciju za novinare poželjno je zakazati između 12:00 i 14:00 sati, budući da dostava materijala počinje u 15:00 sati. u redakcijama, snimanja, studijsko vrijeme.

Okolnosti oblika:

U pozivu na tiskovnu konferenciju svakako mora biti naznačena tema, što će omogućiti uredništvu da na tiskovnu konferenciju pošalje novinare kompetentne za ovo pitanje. Bolje je izdati poziv kao osobni i poslati ga 5-7 dana prije otvaranja konferencije za novinare;

konferencija za novinare trebala bi imati jasan plan scenarija koji se sastoji od dva dijela - izjave o stajalištu tvrtke o problemu i odgovora na pitanja novinara. Vrijeme za svaki dio određuje organizator i ovisi o stavu menadžmenta – hoće li više vremena posvetiti rješavanju problema ili, obrnuto, najviše vremena izdvojiti za odgovore;

Konferenciju za novinare može voditi osoba odgovorna za odnose s javnošću ili odnose s novinarima. Voditelj mora upoznati sudionike s novinarima, među kojima je poželjno imati osobu ovlaštenu za donošenje konačnih odluka o pitanjima konferencije za novinare;

Preporučljivo je registrirati sudionike konferencije za novinare iz medija, što će omogućiti analizu rezultata sastanka na temelju naknadnih objava. Prilikom registracije vrlo je korisno podijeliti materijale koji iznose činjenice i objašnjavaju problem kojem je konferencija za novinare posvećena, što će zaštititi od netočnih interpretacija (pogrešno snimljeno, čulo se, činilo se i sl.) i osigurati razumijevanje suštine problem;

Dobroj volji i aktivnosti novinara nedvojbeno pridonosi i organiziranje osvježenja (bezalkoholna pića, pauze za kavu, švedski stolovi, švedski stolovi i sl.). Osvježenje bi trebalo prirediti na kraju konferencije jer organizatori tada imaju priliku za neformalnu PR komunikaciju, uspostavljanje bližih kontakata, odnosa povjerenja i pokretanje potrebnih glasina.

Brifing za medije

Brifing je kratko operativno izlaganje novinarima o najnovijim tragovima važnih događaja. Poruka na brifingu je jednostranog notifikacijskog karaktera s popratnim kratkim prikazom konkretnih činjenica. Razlika između press konferencije i brifinga je u vremenskim razdobljima koja su im dodijeljena. Brifing ne može trajati duže od 20-30 minuta. Tako kratko vrijeme sugerira da voditelj brifinga može kontrolirati situaciju. Govorniku je u pravilu dodijeljeno 10 minuta, 10–20 minuta - za brze odgovore na pitanja novinara. Brifing se može održati stojeći, bez sjedanja novinara i govornika za stolove. Brifingi se organiziraju u slučajevima izvanrednih situacija, javnih skandala (masovna trovanja, poremećaji u prometu, komunikacijama i sl.) kako bi se objasnilo što se dogodilo, razlozi i odmah spriječile moguće pogreške i pretjerivanja o ovoj temi plasirana putem medija.

Pravila održavanja konferencija za novinare i brifinga

1. Ostvariti jasno definiranje teme, svrhe i odgovarajuću pripremljenost (statistika, grafikoni). Potrebna je sadržajna i semantička bogatstvo izlaganja, iscrpna argumentacija svake ocjene, svakog zaključka.

2. Pripremite materijale vrlo promišljeno. Trebalo bi to sastaviti kao da nitko nikada ništa nije čuo o svemu što dolazi. Što je terminologija jednostavnija i jasnija suština, to je lakše postići refleksiju novinara.

3. Razmislite vrlo detaljno o scenariju konferencije za novinare, vodeći računa o tome tko će što reći, koju će ulogu imati i kada.

4. Pozdravljajte novinare ljubazno, ali ne ponizno. Obavezno je predstaviti sudionike i najaviti prijedlog plana konferencije.

5. Koristite što kraće izvještaje i demonstraciju bilo kojeg vizualnog materijala, budući da novinari stalno čuju nove naslove za svoje članke i poruke.

6. Koristite logički dosljednu argumentaciju, izbjegavajući unutarnje proturječnosti u poruci.

7. Planirajte dovoljno vremena za pitanja novinara, bez stvaranja situacije frustracije ili nezadovoljstva zbog neispunjenih očekivanja.

8. Pratiti trajanje konferencije za novinare – maksimalno 40 minuta, nakon čega novinarima osigurati mogućnost rada s pojedinim sudionicima.

9. Zapamtite da novinari ne vjeruju u altruizam. Stoga ne treba negirati vlastite poslovne interese, već jasno i samopouzdano prezentirati trećima dobrobiti ideje ili proizvoda; najbolja opcija je kada su prednosti za obje strane jasno vidljive u isto vrijeme.

10. Nastojte biti iskreni i naglašeno prijateljski raspoloženi prema svim novinarima. Novinari imaju tako profesionalno značajne osobne kvalitete kao što su izražen osjećaj za pravdu i visoko razvijen osjećaj samopoštovanja.