lo apruebo

_____________________________ (Apellido, iniciales)

(nombre de la organización, su ________________________________

organizacionalmente - forma jurídica) (director; otra persona autorizada

aprobar la descripción del trabajo)

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DEL JEFE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

——————————————————————-

(Nombre de la institución)

00.00.201_g. №00

I. Provisiones generales

1.1. Esta descripción de trabajo establece los derechos, responsabilidades y responsabilidades laborales Responsable del departamento de compras ___________________________________________ (en adelante, la “empresa”). Nombre de la institución

1.2. El jefe del departamento de compras pertenece a la categoría de gerentes.

1.3. Una persona designada para el cargo de jefe del departamento de adquisiciones debe tener educación más alta y experiencia laboral en el campo de adquisiciones durante al menos 3 años.

1.4. El nombramiento para el cargo de jefe del departamento de adquisiciones y su destitución se realiza sobre la base de una orden. director general empresas previa presentación.

1.5. El jefe del departamento de adquisiciones depende directamente o de la persona que lo reemplaza y realiza sus tareas.

1.6. Si el jefe del departamento de adquisiciones está ausente, sus funciones las desempeña temporalmente un gerente de adquisiciones, quien es responsable del desempeño adecuado de sus funciones oficiales, y es designado.

1.7. El jefe del departamento de compras es miembro de la junta directiva ampliada de la empresa; en nombre de la junta directiva, prepara materiales para discutir los temas de la agenda de la junta.

1.8. El responsable del departamento de compras debe saber:

— los requisitos de la empresa en cuanto a la calidad de los productos;

— prácticas financieras y comerciales que se hayan desarrollado en el ámbito de las adquisiciones;

— métodos y procedimientos para comprar productos alimenticios;

— el procedimiento para celebrar contratos con proveedores y controlar su ejecución;

— procedimiento de liquidación en virtud de contratos;

- base de datos, así como otros software, utilizado por la empresa para asegurar el proceso comercial;

— precios mayoristas y minoristas de grupos de productos del surtido de la empresa, incluidos los precios de los principales fabricantes, proveedores y empresas competidoras;

- legislación básica y regulaciones regular las actividades de venta al por mayor y comercio al por menor alimento;

— organización de las operaciones de almacén de la empresa, métodos de planificación, control y gestión del stock de almacén.

1.9. Criterios de evaluación del desempeño:

— organización del funcionamiento constante e ininterrumpido del departamento de compras;

— cumplimiento de los planes de margen de la empresa;

- ahorro de costes desperdiciados en los departamentos;

— ausencia de valoraciones negativas por parte de la dirección de la empresa y de la dirección del servicio comercial y reclamaciones infundadas de divisiones estructurales;

— la proporción entre artículos populares y de baja rotación (optimización del surtido);

— cumplimiento del presupuesto de adquisiciones;

— implementación de un plan que determine ahorros de costos para la compra y almacenamiento de mercancías;

— establecer una política de compras eficaz para la empresa.

II. Funciones

Al jefe del departamento de adquisiciones se le asignan las siguientes funciones:

2.1. Garantizar la máxima competitividad de precios y condiciones de los productos adquiridos.

2.2. Organización y gestión de compras de toda la gama de productos presentados por la empresa.

2.3. Garantizar que se cumplan los objetivos de margen y al mismo tiempo mantener competitivos los precios de producción de la empresa.

2.4. Forma un surtido.

2.5. Establece volúmenes de compra.

2.6. Participa en la fijación de precios.

III. Responsabilidades laborales

El jefe del departamento de adquisiciones desempeña las siguientes responsabilidades laborales:

3.1. Proporciona liderazgo al departamento de compras manteniendo buenas relaciones laborales entre los empleados.

3.2. Distribuye la responsabilidad de ciertos grupos de productos y áreas de trabajo adicionales entre los gerentes de departamento.

3.3. Realizar asignaciones de trabajo emitidas por la dirección de la empresa.

3.4. Realiza operaciones de compra de bienes, a saber:

— determina el procedimiento y el procedimiento para la compra de productos alimenticios, los criterios y normas para realizar transacciones de adquisición;

— determina y coordina el procedimiento de liquidación con proveedores.

3.5. Vela por la adecuada contabilidad, mantenimiento y almacenamiento de la documentación de su departamento (bases de datos, contratos, poderes, etc.).

3.6. Ejerce el control de los stocks en almacén de todos los grupos de productos.

3.7. Optimiza la política de compras (frecuencia de los pedidos, tamaño del pedido, tiempo del pedido, saldo mínimo en el almacén), teniendo en cuenta los cambios en la demanda de los consumidores, las fluctuaciones estacionales, los plazos de venta, la situación en la producción de productos alimenticios específicos, así como otros factores necesarios.

3.8. Realiza investigaciones información de marketing, ofertas comerciales y materiales promocionales para identificar la demanda sostenible de nuevos grupos de productos y/o cambios en la demanda de productos de la gama existente de la empresa.

3.9. Analiza sistemáticamente las estadísticas sobre grupos de productos y posiciones de productos individuales, determina grupos de productos rentables, de baja rentabilidad y no rentables y, basándose en los resultados del análisis, garantiza ajustes en la política de compras.

3.10. Organiza la interacción de su departamento con otros departamentos del servicio comercial, general, financiero y.

3.11. Toma decisiones sobre necesario para la empresa cambios en las condiciones de trabajo con proveedores específicos (sobre descuentos necesarios, cambios en los precios de los insumos, condiciones de pago, entrega, embalaje, etc.).

3.12. Toma decisiones sobre el tamaño de futuras compras o su posible terminación.

3.13. Coordina sus decisiones, si es necesario, con.

3.14. Interactuando con el servicio financiero, organiza acuerdos mutuos con proveedores, monitorea el estado de las cuentas por pagar de la empresa que surgen en relación con la compra de bienes.

3.15. Prepara formularios de informes y estimaciones según lo establecido para el departamento.

3.16. Supervisa la exactitud de la información en informes y estimaciones, confirma (respalda) su exactitud y supervisa la ejecución de las estimaciones.

3.17. Supervisa y asegura la preparación de contratos con fabricantes y proveedores, coordinación de los términos y condiciones de entrega, estudia la posibilidad y viabilidad de la cooperación de la empresa con otras empresas y organizaciones para obtener condiciones de compra más favorables.

3.18. Supervisa la provisión de la empresa con las condiciones de pago más rentables y favorables.

3.19. Revisa y, en función de los intereses económicos de la empresa, aprueba las propuestas de los responsables de departamento para la compra de los productos básicos que les sean asignados.

3.20. Junto con el servicio financiero, desarrolla un cronograma de pagos semanal a los proveedores de la empresa, mantiene registros de los costos de la empresa para la compra de productos alimenticios y regula los costos dentro del límite asignado (presupuesto de compras).

3.21. Prepara periódicamente opciones alternativas para compras menos costosas y más rentables.

3.22. Organiza reclamar trabajo con fabricantes y proveedores, si han violado obligaciones contractuales, controla la liquidación de estas reclamaciones, coordina con ellos los cambios en los términos de los contratos celebrados.

3.23. Asegura la ejecución oportuna por parte de todos los empleados del departamento, sin excepción, de las órdenes, órdenes, instrucciones, etc. emitidas a la empresa, y también asegura un régimen de conservación. Secreto comercial empleados del departamento.

3.24. Comprometido en el desarrollo de propuestas para mejorar la organización y estructura de personal departamento, y también desarrolla actividades para desarrollo profesional empleados y aumentar su motivación.

El jefe del departamento de adquisiciones tiene derecho:

3.1. Contactar con la dirección de la empresa con propuestas para mejorar las actividades del departamento de compras.

3.2. Contacta con el director comercial con tus ideas:

— sobre el nombramiento, reubicación y despido de los empleados del departamento de adquisiciones;

- sobre recompensar o imponer sanciones a los empleados.

3.3. Firmar y visar documentos de su competencia.

3.4. Interactuar con los responsables de todas las divisiones estructurales de la empresa.

3.5. Actuar en nombre de la empresa, representar los intereses de la empresa en las relaciones con otras organizaciones y organismos. el poder del Estado en cuestiones de adquisiciones.

3.6. Contactar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a jefes de departamento y especialistas con solicitudes de información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones oficiales.

3.7. Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa relacionados con la compra y venta de productos.

V. Responsabilidad

El jefe del departamento de compras es responsable de:

5.1. En caso de causar daño material, dentro de los límites definidos por las leyes penales, civiles, legislación laboral RF.

5.2. Si se comete un delito en el curso del desempeño de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación penal, civil y administrativa de la Federación de Rusia.

5.3. En caso de incumplimiento o desempeño inadecuado de sus funciones oficiales, previstas en esta descripción de funciones, dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación de Rusia.

5.4. En caso de errores en el proceso de adquisición, que provocaron bajas ventas de bienes, dentro de la parte variable salarios.

Maxim Belukhin Anteriormente, era común la opinión de que el desarrollo de un empleado no tiene relación directa con la empresa. Los gerentes no hicieron esto, creyendo que no tenían tiempo para esas nimiedades, porque les pagaban para lograr grandes objetivos. Pero resultó que el desarrollo...

El jefe del departamento de adquisiciones es un funcionario clasificado como gerente. Para que el jefe del departamento de adquisiciones pueda realizar un trabajo de gestión eficaz, algo debe guiarse. Existe una descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones específicamente para este propósito.

Contiene todo lo necesario para el desempeño de las actividades de este funcionario. Todo lo que hay allí está dividido en varias secciones: capítulos. Cada capítulo contiene información (reglas) relacionadas con un círculo estrecho específico de esta posición.

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Reglas para la elaboración de descripciones de trabajo para el jefe del departamento de adquisiciones.

Los principios y postulados que subyacen a todas las actividades (y la base de las instrucciones) se encuentran en la parte principal de la descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones. Describe los métodos para llevar a cabo las actividades, la secuencia de los procesos realizados y sus características, por ejemplo, tales como acciones durante la ausencia del jefe del departamento de adquisiciones, el procedimiento para celebrar contratos con proveedores, la jerarquía de subordinación de los funcionarios relacionados. a esta instrucción.

Organización y gestión personal de la compra de bienes para una empresa, formación de un surtido, selección de volúmenes de productos suministrados y similares: todas estas son las tareas del jefe del departamento de compras, que generalmente están consagradas en el segundo capítulo. de la descripción del puesto del jefe del departamento de compras.

El tercero, por regla general, el mayor en volumen y número de puntos, el capítulo define y establece las responsabilidades del funcionario (jefe del departamento de adquisiciones). Las responsabilidades del jefe del departamento de compras incluyen la gestión del departamento de compras, el análisis de estadísticas sobre bienes individuales y ciertos grupos de bienes, la consideración y aprobación de propuestas para mejorar el departamento de compras, etc.

Específico para instrucciones este tipo Se encuentra el capítulo denominado “Criterios para la evaluación del desempeño del jefe del departamento de adquisiciones”. Los criterios de evaluación incluyen elementos como el cumplimiento del presupuesto de compras y la implementación del plan empresarial, la optimización del surtido y el establecimiento de una política de compras eficaz para la empresa y tareas similares relacionadas con el departamento de compras.

Como ya quedó claro, la descripción del puesto del jefe del departamento de adquisiciones ayuda a determinar el grado de eficiencia del desempeño del funcionario, a realizar actividades basadas en los principios y métodos consagrados en las instrucciones, lo que a su vez permite incrementar el desempeño del departamento de adquisiciones y toda la empresa en su conjunto.

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Provisiones generales

1.1. El jefe del departamento de adquisiciones de [nombre de la organización] pertenece a la categoría y reporta directamente a (Completar si es necesario) o su reemplazo, lleva a cabo instrucciones del director general de [nombre de la organización].

1.2. Se nombra a una persona con un título de educación superior para el puesto de jefe del departamento de adquisiciones. educación profesional y experiencia laboral en adquisiciones durante al menos [valor] años.

1.3. El nombramiento para el puesto de jefe del departamento de adquisiciones y su destitución se realizan por orden del director general de [nombre de la organización] previa presentación (completar si es necesario).

1.4. El responsable del departamento de compras debe saber:

Actos legislativos y reglamentarios básicos que regulan las actividades de [nombre de la organización];

Prácticas financieras y comerciales actuales en esta área;

Requisitos para la calidad de los bienes;

Precios mayoristas y minoristas de grupos de productos del surtido de [nombre de la organización], incluidos los precios de los principales fabricantes, proveedores y organizaciones competidoras;

Métodos y procedimientos de adquisición;

El procedimiento para celebrar contratos con proveedores y controlar su implementación;

El procedimiento de liquidación de contratos;

Organización de las operaciones del almacén [nombre de la organización], métodos de planificación, control y gestión del stock del almacén;

Base de datos, así como otro software utilizado por la organización para respaldar el proceso comercial;

Reglamento interno de trabajo;

Normas y reglamentos de seguridad, salud en el trabajo, saneamiento industrial y protección contra incendios.

1.5. Al jefe del departamento de compras se le asignan las siguientes tareas:

Organización y gestión personal de la adquisición de bienes durante todo el proceso. gama de productos[insertar el nombre de la organización];

Formación de surtido, determinación de volúmenes de compra y participación en la fijación de precios;

Garantizar la máxima competitividad de precios y condiciones de los productos adquiridos.

Responsabilidades laborales

2.1. El jefe del departamento de compras es responsable de lo siguiente:

Gestionar el trabajo del departamento de adquisiciones, distribuyendo la responsabilidad de ciertos grupos de productos y áreas de trabajo adicionales entre los gerentes de departamento;

Determinar el orden y procedimiento de compra de productos alimenticios, criterios y normas para la realización de transacciones de adquisiciones, determinar y acordar el procedimiento de liquidación con proveedores;

Seguimiento del estado de las existencias del almacén para todos los grupos de productos;

Optimizar la política de compras (frecuencia de pedidos, tamaño del pedido, tiempo de realización del pedido, saldo mínimo en el almacén) teniendo en cuenta los cambios en la demanda de los consumidores, las fluctuaciones estacionales, los plazos de venta, la situación en la producción de productos alimenticios específicos, así como otros factores necesarios;

Realizar análisis periódicos de estadísticas sobre grupos de productos y artículos de productos individuales, identificando grupos de productos rentables, de baja rentabilidad y no rentables, asegurando ajustes en la política de adquisiciones basados ​​​​en los resultados de dicho análisis;

Comprobar la cantidad y calidad de los suministros internos;

Implementación de selección oportuna de proveedores;

Organización y realización de licitaciones, análisis de la documentación de licitación;

Participación en negociaciones con departamentos funcionales para lograr el máximo los mejores precios y reducción de costos durante la adquisición y entrega;

Evaluar la calidad y eficiencia de los proveedores y proveedores existentes;

Gestión de la rentabilidad mediante la selección de los proveedores más adecuados;

Seguimiento del mercado de bienes y servicios adquiridos por la empresa;

Estadísticas sobre grupos de productos y artículos de productos individuales;

Análisis de almacenes, planificación del ritmo de compras;

Negociar, preparar y celebrar contratos con proveedores y clientes;

Tomar decisiones sobre los cambios necesarios en las condiciones laborales con los proveedores, logrando condiciones óptimas de entrega;

Control del proceso de presupuestación de adquisiciones, fijación de precios, logística externa;

Organizar la interacción del departamento de compras con otros departamentos [indique el nombre de la organización];

Control de los responsables de compras (cumplimiento de los precios de compra con la situación del mercado);

Distribución de responsabilidades sobre determinados grupos de bienes entre los jefes de departamento;

Supervisar a los empleados subordinados.

Derechos

3.1. El jefe del departamento de adquisiciones tiene derecho:

Actuar en nombre de [insertar el nombre de la organización], representar los intereses de la organización en las relaciones con otras organizaciones, organismos gubernamentales en cuestiones de adquisiciones;

Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de [insertar el nombre de la organización] relacionados con la compra y venta de productos;

Hacer propuestas a la dirección de [indique el nombre de la organización] para mejorar las actividades del departamento de adquisiciones;

Interactuar con los jefes de todas las divisiones estructurales de [indique el nombre de la organización];

Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la organización a los departamentos y Información necesaria y documentos para realizar las tareas asignadas;

Firmar y visar documentos de su competencia;

Participar en negociaciones con representantes de empresas y organizaciones sobre temas relacionados con la implementación de responsabilidades funcionales;

Establecer para los empleados subordinados a él;

Hacer propuestas a la dirección de [indique el nombre de la organización] para mejorar el trabajo del departamento de adquisiciones y su interacción con las divisiones;

Presentar a la consideración de la dirección de [insertar el nombre de la organización] propuestas sobre el nombramiento, traslado y despido de empleados del departamento de adquisiciones, propuestas para su estímulo o imposición de sanciones;

Mejora tus habilidades.

Responsabilidad

4.1. El jefe del departamento de compras es responsable de:

Incumplimiento (desempeño inadecuado) de las funciones oficiales previstas en este documento, dentro de los límites determinados por la legislación laboral Federación Rusa;

Delitos cometidos en el curso de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil de la Federación de Rusia;

Causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral, penal y civil de la Federación de Rusia.

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Directorio general de descripciones de puestos aquí:

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Se han creado 3 secciones útiles para los solicitantes., es decir " Descripción del trabajo representante de ventas regional Disposiciones generales 1.1. Nombre de la unidad estructural: Oficina de representación 1.2. Reporta a (puesto directivo): Gerente Regional 1.3. Es directivo (puestos de subordinados directos): no 1.4. Reemplaza (cargos desempeñados por el empleado, en su ausencia): no 1.5. Suplente (cargos que desempeñan las funciones de un empleado en su ausencia): no Responsabilidades 2.1. Regularmente, según el itinerario, visita a todos......

Confiar la gestión a especialistas surtido comercial y los flujos de productos básicos, la dirección determina las competencias necesarias y las áreas de su responsabilidad, que deben registrarse en las descripciones de puestos y en el sistema de motivación del comprador.

El trabajo del departamento de compras influye en todas las actividades de la empresa: ventas, uso eficiente capital de trabajo, satisfacción del consumidor con precios y surtido, plenitud del almacén y eficiencia de la cadena de suministro interna. Está asociado con el trabajo de los empleados de casi todos los departamentos, desde contabilidad hasta servicios de transporte. En este sentido, es necesario considerar cuidadosamente los aspectos organizativos. logística de adquisiciones.

Los modelos más complejos para organizar las actividades de adquisiciones son típicos de grandes redes tiendas. Análisis de la situación nacional y experiencia extranjera permite destacar los siguientes modelos de logística de compras de cadenas minoristas.

Modelo 1. Directo del proveedor

Los proveedores suministran productos directamente a todas las cadenas de tiendas. Obviamente, este es el esquema más ineficaz desde el punto de vista. logística de transporte, que también se caracteriza por un alto nivel de costes.

Modelo 2. A través de un centro de distribución

Una cadena minorista crea su propio centro de distribución. Nota lados positivos de esta opción: reducir el inventario en los almacenes de las tiendas, aumentar la rotación y la manejabilidad del inventario, asegurar la disponibilidad de bienes durante los picos de ventas, asegurar la calidad de los bienes a través de la organización de un servicio de calidad centralizado, simplificar la interacción con los proveedores.

A pesar de las ventajas obvias del segundo modelo, los expertos recomiendan que las pequeñas cadenas minoristas, en primer lugar, realicen un análisis exhaustivo de la rentabilidad de crear un centro de distribución.

Cuando se utiliza un centro de distribución en un pequeño red minorista Pueden surgir las siguientes dificultades:

• La empresa debe invertir grandes cantidades de dinero en la construcción de un centro de distribución (teniendo en cuenta el desarrollo de la red), lo que no siempre resulta rentable.
• Largo período de recuperación de la inversión para un centro de distribución.
• Es posible que el centro de distribución no esté completamente cargado y los costos de su mantenimiento deberán ser asumidos en su totalidad.
• Mantenimiento y modificación de un sistema de información de almacén moderno y bastante complejo.
• Al alquilar un almacén de distribución, es posible que no se adapte al perfil de la cadena minorista (por ejemplo, puede que no cumpla con los requisitos de temperatura, humedad, seguridad contra incendios).
• La necesidad de adquirir y utilizar su propio transporte, que no siempre está justificado económicamente.

Si la red de distribución es pequeña y no está previsto aumentar el número de tiendas, entonces puede considerar trabajar con una buena empresa comercial mayorista (distribuidor). Basada en una logística eficiente de los distribuidores, la red puede reducir significativamente el costo de compra y mantenimiento de sus propios recursos logísticos.

Por lo tanto, la decisión sobre qué modelo de organización de logística de compras elegir la toma una empresa comercial basándose principalmente en su propia estrategia de desarrollo y viabilidad económica.

Las cadenas minoristas modernas se están desarrollando en dos direcciones: aumentar la eficiencia de la gestión red comercial y aumentar el número de cadenas de tiendas (aprovechando economías de escala).

Modelos de gestión de redes minoristas

Los expertos identifican los siguientes modelos para gestionar una red de comercio minorista y su logística de compras:

Modelo de inversión

Asume la presencia de un centro de inversión y consolidación con instalaciones minoristas independientes. Este modelo es más utilizado por empresas comerciales que no forman parte del En todo sentido red de palabras. Están unidos por inversores comunes o por una marca común.

Las ventajas de este modelo: se simplifican las tareas de gestión en la oficina central y se puede tomar la iniciativa localmente.

Desventajas: incapacidad para aprovechar las ventajas de la estructura de la red, dependencia de las calificaciones de los gerentes de tienda, falta de consolidación de adquisiciones.

modelo de tenencia

El centro determina la política de compras (proveedores, gama de productos y precios de compra), pero las tiendas son independientes en la gestión operativa. La alta eficiencia de la información sobre el estado de las instalaciones comerciales no es muy importante para el centro. Este modelo es utilizado por una parte importante de las empresas minoristas rusas y permite implementar con éxito una de las principales tareas de las cadenas minoristas: consolidar la política de compras. Muy a menudo, este modelo de gestión es elegido por los operadores minoristas que delegan las funciones de interacción operativa con los proveedores a los gerentes de tienda.

Ventajas de este modelo: flexibilidad en la gestión de una tienda específica por parte de los gestores locales.

Desventajas: crecimiento excesivo del aparato de gestión y, como resultado, elevados costes.

Modelo centralizado

Ésta es la organización más eficaz de una empresa comercial en red. El centro de control unificado delega en los almacenes las funciones mínimamente necesarias para participar en las operaciones logísticas (pedido de mercancías, inventario, revalorización). Al mismo tiempo, la red puede incluir tiendas del mismo formato o diferentes.

Ventajas de este modelo: reducción de costes, uso eficiente del aparato de gestión con su concentración en un centro. De hecho es control remoto instalaciones comerciales, que le permiten intensificar todos los procesos comerciales de una empresa comercial y, por lo tanto, obtener una ventaja competitiva significativa.

Desventajas: dependencia de servicios ininterrumpidos y trabajo eficiente sistema informático y de información.

Modelo de bandeja

Este modelo supone una concentración total de la gestión en el centro y la minimización de las funciones de gestión en la tienda (excepto la venta de bienes a los clientes). La oficina central alberga un sistema de información y registra el movimiento de mercancías, y allí se concentra todo el aparato de gestión de la red.

Ventajas de este modelo: gran ahorro en recursos técnicos y laborales.

Desventajas: se excluye la entrega directa de productos a la tienda, mala consideración de las características locales de las actividades de las tiendas.

modelo híbrido

Algunas de las instalaciones minoristas de la cadena se gestionan de forma centralizada, mientras que algunas tiendas pueden funcionar según el principio de holding o, por ejemplo, de bandeja. Un método de gestión similar se encuentra en las empresas minoristas que construyen grandes cadenas nacionales. Al mismo tiempo, los arbustos regionales pueden actuar como divisiones que operan según un modelo de gestión centralizada. Dentro de estas estructuras, se utiliza un modelo de gestión centralizado o híbrido.

Ventajas de este modelo: prácticamente el único método de gestión posible para las cadenas de distribución nacionales e internacionales, asegurando una política unificada de producto.

Las desventajas son similares a las del modelo de gestión de explotaciones, pero pueden reducirse significativamente si los arbustos territoriales se gestionan mediante un método centralizado o en bandejas.

Funciones del departamento de compras

El departamento de compras es un departamento donde se toman decisiones sobre la compra de bienes, se celebran contratos para el suministro de productos, se resuelven cuestiones de elección de proveedores, se establecen requisitos de calidad del producto, etc. Consumidores internos de los resultados de las actividades de el servicio de compras son otras divisiones funcionales de la empresa que requieren productos comprados.

Es difícil sobreestimar la importancia de esta división en la estructura de una empresa comercial, como es difícil sobreestimar la importancia de una logística de compras adecuadamente organizada para el funcionamiento de toda la empresa.

En principio, la adquisición de recursos en una empresa puede estructurarse de forma centralizada o descentralizada. Si una empresa aborda el proceso desde una posición descentralizada, los empleados de diferentes divisiones estructurales realizarán las compras de forma independiente, cada uno para su propio departamento. La ventaja de este enfoque es el hecho de que el usuario conoce sus necesidades mejor que nadie. El proceso de adquisición puede ser más rápido con este enfoque.

Sin embargo, las compras centralizadas ofrecen muchos más beneficios, razón por la cual casi todas las empresas, excepto las más pequeñas, utilizan este enfoque de compras. Cuando se compra de forma centralizada, se nombra a una persona específica o se crea un departamento de compras con autoridad para adquirir recursos en interés de todas las divisiones de la empresa comercial.

Los especialistas del departamento de compras de una empresa son responsables de comprar productos de acuerdo con las solicitudes recibidas de los consumidores internos o monitorear de forma independiente la necesidad de recursos. Dentro del propio departamento de compras, las actividades que componen el proceso empresarial de Compras suelen estar sujetas a una mayor especialización para desarrollar la profesionalidad de los responsables de compras.

Los centros de compras de las grandes cadenas minoristas suelen constar de departamentos responsables de comprar una parte de la gama de productos. La distribución del surtido entre departamentos a menudo se produce según el principio de similitud de las características del producto. Esta distribución del trabajo permite a los compradores acumular el máximo conocimiento sobre su producto. Cuanto más grande es la empresa minorista, menor es la especialización de los empleados en su centro de compras.

En una pequeña empresa donde el departamento de compras está representado por una sola persona, naturalmente no habrá división de funciones.

Objetivos del departamento de compras.

Los objetivos del departamento (servicio) de adquisiciones de cualquier empresa fabricante o comercial:

• Adquirir bienes y servicios al mejor precio.
• Mantener una alta rotación de inventario.
• Garantizar la entrega de mercancías a tiempo.
• Compre productos con alta calidad garantizada.
• Mantener asociaciones amistosas con proveedores confiables.
• Obtenga los máximos beneficios para la empresa.
• Colaborar e interactuar eficazmente con otros departamentos de la empresa.
• Contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la empresa, incluida la implementación de su estrategia logística.
• Reducir la proporción de los costos de adquisición en los costos totales de logística.
• Mantener una contabilidad automatizada eficaz de los bienes adquiridos y respaldar otros flujos de información que surjan en el curso de las actividades de adquisición.
• Desarrollar y estimular actividades, mejorar las calificaciones de los gerentes de compras de bienes.

Las prioridades para lograr cada objetivo las determina una empresa específica en función de la estrategia comercial adoptada. Por ejemplo, para una empresa que sigue una estrategia de reducción de costos, lograr el primer objetivo de la lista anterior será una prioridad. En condiciones de escasez de algún tipo de recursos, la prioridad será asegurar su suministro ininterrumpido para que no se interrumpa el curso normal del proceso de producción o comercio, y durante los períodos de saturación del mercado de productos básicos, es especialmente importante
Se hace necesario mantener la facturación de una empresa comercial en el nivel requerido minimizando las inversiones en inventario.

Consideremos con más detalle los principales objetivos de las actividades en el campo de la organización y la gestión de adquisiciones.

El tiempo de entrega

Las compras tardías pueden alterar el programa de producción, lo que implicará grandes costos generales, y los bienes comprados antes de lo programado suponen una carga adicional para el capital de trabajo y el espacio de almacén de la empresa.

Tamaño del lote

El tamaño óptimo del lote de entrega, es decir manteniendo una correspondencia exacta entre el volumen de suministros y las necesidades de los mismos. El volumen excesivo o insuficiente de recursos suministrados afecta negativamente el equilibrio del capital de trabajo, la sostenibilidad de la producción del producto o la estabilidad de las ventas de una empresa comercial.

Calidad del producto

Mantener y mejorar la calidad de los productos adquiridos. Los recursos adquiridos deben tener la calidad requerida; de lo contrario, el producto final producido por la empresa no cumplirá con los estándares aceptados. Es necesario mejorar constantemente la calidad de las adquisiciones para garantizar la competitividad de los bienes y servicios adquiridos.

Buscar precios mínimos

Búsqueda y compra de bienes y servicios a precios mínimos. Esta tarea es especialmente relevante para las empresas comerciales, ya que las actividades de compra requieren una gran cantidad de capital de trabajo y la falta de capital de trabajo, como muestra la experiencia, es uno de los principales problemas. negocios rusos. El beneficio obtenido al comprar a precios más bajos y, especialmente, al reducir los costos logísticos generales puede ser muy significativo.

Investigación de mercado

Investigación de mercado de adquisiciones. El departamento de compras debe recopilar y evaluar información periódicamente para determinar las mejores fuentes de compras y optimizar la gama de productos adquiridos.

A la hora de organizar el trabajo del departamento de compras se debe tener en cuenta el nivel de desarrollo de la logística de compras en la empresa. Los expertos identifican cuatro etapas principales en la evolución de la logística de compras, cuyas características se detallan en la siguiente tabla:

El departamento de adquisiciones (servicio) es funcionalmente una división separada empresa que mantiene estrechos contactos con otras estructuras. Así, los empleados del departamento de compras realizan compras encargando mercancías a proveedores y transmitiendo información sobre los pedidos al departamento de transporte. El departamento de transporte asume la función de trasladar físicamente la carga desde el proveedor hasta los almacenes de la empresa, donde a su llegada entrega la carga a los trabajadores del almacén. El almacén almacena mercancías. Departamento de Operaciones
la contabilidad se ocupa de la logística de la información. Debido a vínculos tan estrechos organización racional La logística de compras debe prestar atención constante al mantenimiento de relaciones laborales efectivas entre el departamento de compras y otras unidades estructurales de la empresa.

Dada la importancia de una organización eficaz de las adquisiciones para cualquier empresa, es necesario monitorear y analizar sistemáticamente la logística de las adquisiciones.

Indicadores de desempeño del departamento de compras

Guiada por las funciones del departamento de compras, la eficacia de su trabajo suele evaluarse mediante los siguientes indicadores:

• reducción de los costos de adquisiciones en la estructura de los costos logísticos generales;
• nivel de defectos de los productos comprados;
• porcentaje de compras realizadas a tiempo;
• el número de situaciones en las que los recursos necesarios no estaban disponibles, lo que resultó en interrupciones en el cronograma de producción o en el cumplimiento de un pedido de un cliente;
• el número y los motivos de los cambios realizados en los pedidos por culpa del servicio de adquisiciones;
• número de solicitudes recibidas y completadas;
• participación de los costos de transporte en la estructura de los costos totales de adquisición, etc.

Funciones de un jefe de compras

Cada etapa del proceso de compra es una oportunidad para generar mayores ganancias para la empresa. Esto incluye elegir el mejor proveedor, obtener precios optimos, ordenar la cantidad correcta de bienes, método efectivo transporte, minimizando las pérdidas por mercancías defectuosas; en una palabra, todo aquello en lo que una empresa puede reducir los costos de compra de logística y así lograr mayores ganancias. Y todas las herramientas que un responsable de compras utiliza en su trabajo existen precisamente para ayudarle a aceptar decisiones correctas y controlar el proceso de movimiento de mercancías.

Las funciones y responsabilidades de un gerente de compras pueden variar de una empresa a otra. Los investigadores identifican los siguientes modelos de compra (Klimenko A. ¿Motivación o imitación? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

modelo de artista

Cuando se conoce con un alto grado de fiabilidad el volumen de producción o el volumen de ventas futuro de cada artículo del producto, la tarea clave del director de compras se reduce únicamente a la estricta implementación del plan de compras.

Modelo experto

La tarea del experto es encontrar productos que se vendan en un corto período de tiempo.

Modelo "genio"

La tarea del "genio" es encontrar un vendedor que esté dispuesto a proporcionar él mismo el producto. Alta calidad a los precios más bajos y ofrecen enormes pagos diferidos, y lo mejor de todo: pago en
hecho de la venta y con derecho a devolver las copias no vendidas.

modelo logístico

En ocasiones, debido a las características de algunos mercados, así como a la escala y antigüedad de la empresa, la tarea de encontrar proveedores, buscar los más precios bajos no son fundamentales para el departamento
obtención Todos los proveedores son conocidos, las condiciones están acordadas y no están sujetas a grandes cambios. En tal situación, la tarea principal del gerente de compras es la optimización, es decir, garantizar la recepción de recursos de acuerdo con la regla logística de las "Siete H".

Antes de introducir un sistema de motivación para los responsables de compras, la empresa debe desarrollar una política de compras clara. Dependiendo del modelo de compras preferido para implementar esta política (“experto”, “ejecutante”, etc.), es necesario seleccionar personal, crear un sistema para su control y utilizar indicadores del sistema de motivación.

El objetivo principal de un gerente de compras. Consiste en dotar de recursos (bienes y servicios) al proceso productivo o comercial de la empresa.

Para lograr este objetivo, el gerente de compras realiza las siguientes funciones:

• Garantiza la disponibilidad de mercancías en cantidades y surtido óptimos.
• Proporciona indicadores planificados para la rotación de grupos de productos.
• Realiza pedidos a proveedores.
• Supervisa el cumplimiento de los pedidos.
• Supervisa periódicamente la disponibilidad y ventas de productos de alta demanda para evitar desabastecimientos.
• Estudiar nuevas ofertas de proveedores y condiciones del mercado.
• Resume y comunica la información recibida a la gerencia.

Informa oportunamente a los departamentos de la empresa sobre nuevas ofertas y recibos de bienes, garantiza la disponibilidad de la información necesaria sobre los bienes en el sistema de información y contabilidad de la empresa.

Dependiendo de las tareas realizadas, se determinan áreas. conocimientos profesionales y habilidades.

El gerente de compras debe saber:

• métodos de gestión de flujos financieros en logística;
• todos los componentes del contrato de suministro;
• factores que se tienen en cuenta al elegir un proveedor y un transportista;
• formas de mejorar la eficiencia de la gestión de adquisiciones utilizando tecnología de la información;
• solicitud intercambio electrónico datos al interactuar con proveedores;
• métodos de adquisición;
• operaciones que componen el proceso de negocio de “Compra”;
• funciones realizadas por diversos intermediarios en el proceso de cumplimiento del pedido;
• procedimiento para la elaboración de un contrato;
• sanciones aplicadas en caso de incumplimiento de los términos del contrato;
• Ética de la comunicación empresarial.

Un gerente de compras debe poder:

• elegir sabiamente Mejores condiciones suministros;
• completar correctamente los documentos necesarios;
• establecer interacción entre el departamento de compras y otros departamentos;
• evaluar y seleccionar un proveedor;
• recibir y analizar información sobre la gama de productos ofrecidos por los proveedores;
• revisar el mercado de proveedores;
• analizar la confiabilidad del proveedor;
• analizar los plazos de entrega ofrecidos por los proveedores;
• negociar con proveedores (en términos de determinación de precios, condiciones de entrega, etc.);
• comparar ofertas recibidas de diferentes proveedores;
• analizar y redactar contratos;
• construir fuerte relación de negocios con proveedores, fortaleciendo la imagen y reputación de su empresa;
• cumplir todos los acuerdos con proveedores de manera oportuna y no dejar ningún problema sin resolver;
• tomar medidas para pagar las deudas en acuerdos con proveedores.

Para desempeñar con éxito sus tareas profesionales, es importante que el comprador tenga almacén analítico Mente, pensamiento sistemático, estar atento, capaz de actuar eficazmente en situaciones estresantes, controlar las actividades, poder planificar y priorizar, tener mucha actividad activa. léxico y poder transmitir claramente sus pensamientos a personas con niveles diferentes educación.

Un lugar especial lo ocupan las habilidades comunicativas como la persuasión, la negociación, el dominio de las técnicas básicas de comunicación, la capacidad de compromiso (con proveedores y otros departamentos de la empresa), la actividad, la perseverancia, la capacidad de lograr el objetivo, la responsabilidad y la decencia. Resistencia al estrés, resistencia y paciencia en situaciones de conflicto.

Un responsable de compras trabaja con grandes cantidades de información. Se trata de información sobre proveedores, el orden de entrega, transporte y pago. La actividad analítica del responsable de compras consiste en comparar precio, calidad, plazo de entrega y selección. opcion optima; en el análisis del mercado de productos. Al mismo tiempo, un lugar especial lo ocupa el proceso de toma de decisiones en poco tiempo.

Un gerente de compras trabaja en una oficina. Básicamente, sus actividades se llevan a cabo utilizando medios tales como teléfono, fax, Internet, computadora (trabajando con programas profesionales, con bases de datos, con Internet; redacción de informes, etc.).

Lo más difícil para la mayoría de profesionales en el ámbito de la logística de compras son los conflictos con el departamento comercial ( Departamento de producción), problemas de interacción con proveedores difíciles (por ejemplo, monopolistas en el mercado).

Las áreas de formación avanzada de un responsable de compras son: mejorar los métodos de comunicación profesional; formación en habilidades de negociación; dominar las habilidades para planificar una jornada laboral y organizar el proceso de adquisiciones; desarrollo del trabajo en equipo; mejorar el conocimiento en el campo de la producción, estudiar los tipos y tipos de productos, la demanda de los clientes y las tecnologías de venta, aspectos legales de las actividades de compra.

Evaluación y motivación del responsable de compras.

Un aspecto importante de la organización del trabajo de un gerente de compras es el desarrollo e implementación de un sistema para motivar su trabajo. Durante el desarrollo, la empresa determina qué indicadores influirán en los salarios de los gerentes de compras, establece indicadores cuantitativos y mecanismos de cálculo de salarios basados ​​en indicadores aceptados. Después de esto, la empresa debe comunicar su política salarial a los compradores y establecer un sistema de incentivos.

La motivación del comprador debe surgir de sus responsabilidades y poderes funcionales. El sistema de motivación de un responsable de compras suele basarse en los siguientes indicadores:

• implementación del plan de adquisiciones;
• dinámica del nivel de precios de los bienes adquiridos;
• volumen de negocios de bienes comprados;
• porcentaje de cumplimiento de pedidos para la compra de bienes.

Dependiendo de las particularidades del negocio, a los enumerados anteriormente se pueden agregar los siguientes indicadores: el porcentaje de defectos en los productos suministrados, el porcentaje de solicitudes de recursos incompletamente atendidas, el porcentaje de quejas, etc.

Todos los indicadores del sistema de motivación del comprador deben estar relacionados con aquellos resultados de las actividades de adquisición en los que realmente puede influir (es decir, que dependen específicamente de su trabajo).

Además, estos indicadores deben ser importantes para una empresa en particular (por ejemplo, una disminución en la recepción de defectos, un aumento en la rotación de inventarios). Como muestra la práctica, el salario de un gerente de compras es al menos el 50% de la remuneración total. La porción de bonificación se calcula con base en indicadores de evaluación de desempeño preestablecidos.
La siguiente tabla muestra los indicadores de evaluación del gerente de compras de una empresa comercial minorista (44 - Buzukova E. Compras y proveedores. Curso de gestión de surtido en el comercio minorista. P. 218-219).

Un indicador importante para evaluar a un gerente de compras es su cumplimiento de los estándares profesionales. estándares Eticos.

La ética profesional de los compradores incluye aspectos de las relaciones con los proveedores como:

• respetar los intereses de su empresa;
• confidencialidad de la información;
• competición justa;
• Actitud hacia los obsequios empresariales de los proveedores.

Existen las siguientes opiniones sobre la permisibilidad de obsequios de proveedores:

1. Los compradores no pueden aceptar obsequios; los obsequios recibidos deben devolverse.
2. Los compradores pueden quedarse con los regalos. naturaleza publicitaria, por ejemplo, bolígrafos, calendarios, blocs de notas, etc.
3. Los compradores deben decidir por sí mismos si el regalo es una señal de atención, buena voluntad o un intento de soborno comercial.

Con cualquiera de las opciones elegidas, es recomendable que la empresa mantenga conversaciones con los compradores, durante las cuales les recuerde la existencia de estándares éticos en la empresa y les explique la necesidad de cumplirlos.

Para ilustrar la importancia del lado ético de la logística de compras, aquí están los estándares para las actividades de compras formulados por el Institute of Supply Management (EE. UU.) (Lysons K., Gillingham M. Purchasing and Supply Chain Management. P. 797):

1. En primer lugar, respete los intereses de su empresa.
2. Esté abierto a los consejos y consultas de sus colegas.
3. Realice compras teniendo en cuenta los intereses de su empresa y gastando cada dólar de forma inteligente.
4. Adquirir activamente conocimientos sobre los materiales adquiridos y los procesos de producción.
5. Trabajar de forma honesta y abierta, rechazando cualquier forma de soborno.
   Demostrar una actitud amistosa hacia todo aquel que lo merezca.
6. Respeta y exige respeto de los demás por tus responsabilidades.
7. Evita conflictos.
8. Ayudar y asesorar a los compañeros cuando surja la necesidad.
9. Colaborar con todas las organizaciones y personas específicas que estén diseñadas para mejorar el estatus de esta profesión.

Soporte informativo para el departamento de compras.

Para gestionar la logística de compras, una empresa debe contar con sistemas de información para gestionar sus indicadores de desempeño. Deben proporcionar la capacidad de analizar y monitorear exhaustivamente la ejecución del proceso comercial de Compras.

Se puede obtener una ayuda significativa para analizar el proceso de suministro de recursos a una empresa y generar pedidos a proveedores utilizando el software adecuado. En este caso, es necesario prestar atención a la capacidad del programa para generar informes analíticos. Cada empresa, utilizando un sistema de información informática, genera su propio conjunto de informes de adquisiciones basados ​​​​en las metas y objetivos formulados por la alta dirección.

Como muestra la práctica, informes e indicadores que reflejan los siguientes aspectos actividades de adquisiciones:

1. Condiciones de compra del mercado:
   • cambios en los precios de los bienes comprados;
   • cambios en la relación oferta-demanda en el mercado;
   • previsiones de la dinámica del mercado de bienes adquiridos.
2. Análisis de costos de inventario:
   • inversión en inventario;
   • entregas diarias (diez días, mensuales) y volumen pedido de suministros para los principales grupos de productos;
   • facturación por grupos de bienes adquiridos;
   • análisis de descuentos recibidos;
   • Análisis de exceso de reservas.
3. Eficiencia de las operaciones de adquisiciones:
   • análisis de la calidad de los bienes adquiridos;
   • porcentaje de entregas realizadas a tiempo;
   • análisis de casos de falta de mercadería necesaria en el almacén;
   • número de cambios realizados en los pedidos;
   • tiempo de entrega de los bienes comprados;
   • productividad laboral de los empleados del departamento de compras;
   • cambios de precios resultantes de negociaciones, trabajos analíticos, mejora del embalaje, racionalización del transporte, etc.;
   • coste de transporte.
4. Fiabilidad del proveedor:
   • porcentaje de entregas tardías y rechazos de entrega;
   • pérdidas por ventas perdidas;
   • proporción de entregas incompletas;
   • calidad servicios de transporte proporcionada por proveedores y transportistas.

Los indicadores anteriores para monitorear y evaluar la logística de adquisiciones son una parte necesaria soporte de información gestión de la cadena de suministro.

Las capacidades analíticas de los sistemas informáticos y de información deberían brindar a los gerentes de compras una imagen completa y clara de todos los indicadores relacionados con las actividades de compras. Así, los estándares mínimos de inventario se utilizan para controlar los niveles de inventario y son la base para generar pedidos automáticos a los proveedores. Cuando se utilizan pedidos automáticos, el gerente de compras dedica tiempo únicamente a ajustar los pedidos generados, lo que reduce significativamente los costos de tiempo, ya que no necesita ver los productos restantes.

Mediante el uso software Se realizan procesos logísticos de adquisiciones, un análisis sistemático de las condiciones del mercado y el trabajo de los proveedores de bienes. Esto proporciona a la empresa compradora información completa sobre las condiciones de compra de los bienes necesarios y permite tomar decisiones de compra óptimas.

Los sistemas informáticos deben ofrecer la capacidad de predecir la probable escasez de bienes, lo que puede provocar interrupciones en el proceso comercial, pérdida de ventas y, en consecuencia, aumento de costos y disminución de ganancias. La información recibida de antemano de los proveedores sobre posibles interrupciones en el suministro le permite prepararse con anticipación y minimizar posibles pérdidas.

Moderno sistemas informáticos debe fortalecer la integración de la información de la empresa con sus proveedores, aumentar el nivel de cooperación entre las partes incluidas en la cadena de suministro del producto y reducir los costos de transacción.

Mayoría productos de software, que automatizan la gestión de adquisiciones y generalmente forman parte de una computadora sistema de informacion, contienen el módulo “Compras”, que realiza las siguientes funciones principales:

• Seguimiento de las relaciones contractuales con proveedores y transportistas. Seguimiento del cumplimiento de las obligaciones de pago de suministros.
• Seguimiento del cumplimiento del calendario de entregas con previsión del tiempo de recepción de la mercancía en el almacén.
• Generación de documentos necesarios para la aceptación de mercancías en almacén, con distribución automática a personas financieramente responsables.
• Realizar reclamaciones al proveedor (transportista, transportista) sobre la gama, cantidad y calidad de los productos suministrados.
• Automatización de todas las operaciones de recepción, consumo y movimiento interno de activos materiales en los almacenes.
• Contabilización de todas las transacciones utilizando tarjetas de almacén completadas automáticamente en función de los documentos primarios.
• Contabilización de activos materiales en diversas unidades de medida.
• Realizar operaciones de almacén de acuerdo con reglas actuales contabilidad.
• Mantener una lista de personas financieramente responsables con asignación a almacenes y grupos de bienes materiales.
• Contabilización de actos de inventario y generación de una lista de inventario.
• Información operativa completa sobre la cantidad, calidad, fecha de vencimiento, dirección de almacenamiento, proveedor y transportista (reenviador) de cada artículo del producto comprado en cualquier momento.
• Proporcionar información sobre excedentes y escasez de existencias.

Los sistemas de información informáticos proporcionan almacenamiento y uso de información sobre acuerdos existentes con proveedores, según los cuales se realizan los pedidos, clasificación de productos de las marcas compradas y registro de proveedores.

Formar una base de proveedores de bienes. una condición necesaria es el seguimiento constante de sus indicadores de desempeño. El sistema de información de la empresa debe permitir el historial de cada proveedor y datos que reflejen la dinámica de los indicadores de desempeño. Esta base de datos acumula información sobre proveedores potenciales para implementar el procedimiento de selección y pasar a trabajar con otro proveedor.

Además del nombre de cada proveedor, la base de datos de proveedores debe contener:

• datos de contacto de empleados específicos de la empresa proveedora;
• Detalles del banco;
• condiciones de trabajo, descuentos, bonificaciones y otros acuerdos, con la historia de su desarrollo;
• listas de precios según las cuales se realizaron las compras;
• el historial de todos los pedidos del proveedor con devoluciones, defectos, retrasos y entregas insuficientes;
• créditos comerciales actuales y máximos, condiciones de pago;
• nombres de los bienes suministrados;
• precio o rango de precios dependiendo de los descuentos previstos por volumen de compras, condiciones de pago, etc.;
• embalaje u otros datos importantes para el transporte de mercancías.

Una vez enviada una orden de compra a un proveedor, el gerente de compras debe poder monitorear su avance a través del sistema de información. Al mismo tiempo, se registran todas las desviaciones en el cumplimiento de las obligaciones por parte de los proveedores para que el gerente pueda evaluar la calidad de su trabajo. Una vez que la empresa recibe los productos solicitados, se ingresa nueva información en el sistema de información del departamento de compras. Esta operación incluye el mantenimiento de una base de datos de documentos:

• un registro de pedidos, que realiza un seguimiento de todos los pedidos por número y muestra el estado de cada pedido (completado, parcialmente completado, no completado);
• un registro de órdenes de compra que contiene copias de todas las órdenes de compra;
• un registro de productos que muestra todas las compras de cada producto (fecha, proveedor, cantidad, precio, número de orden de compra);
• un registro de proveedores que muestre todas las compras realizadas a él.

Aspecto no menos importante soporte de información La logística de compras es la gestión de los flujos de información interna que circulan entre los departamentos de la empresa.

A modo de ejemplo, la siguiente tabla muestra los flujos de información que existen entre el departamento de compras y el almacén (departamento de recepción) (Buzukova E. Compras y proveedores. Curso de gestión de surtido en el comercio minorista. P. 386.)

Tenga en cuenta que en las empresas comerciales el intercambio de información se vuelve más complicado debido a la amplia gama de productos, su rápida actualización y la compleja estructura de la descripción de cada artículo del producto. En este sentido, las principales características de la aceptación de mercancías en las empresas comerciales son:

• Disponibilidad gran cantidad proveedores;
• diferentes condiciones de embalaje;
• cargando Vehículo a granel (en cajas, sin necesidad de utilizar medios mecanizados de descarga) y en palés;
• aceptación de productos con recálculo no solo del número de lugares, sino también por unidades de producto en paquetes;
• variedad de vehículos que entregan mercancías;
• incumplimiento de los plazos de entrega;
• diferentes requisitos de los proveedores sobre el procedimiento de recepción de productos, identificación de productos defectuosos y el procedimiento de presentación de quejas;
• diferente composición del paquete de documentos que acompañan a la mercancía.

Estas características aún no nos permiten crear una tecnología unificada para trabajar con todos los proveedores, crear un espacio de información unificado y lograr un flujo de documentos unificado, lo que reduce la calidad de la logística de adquisiciones.

Por tanto, una dirección importante es mejorar el soporte informativo de la logística de compras, lo que permitirá a las empresas crear cadenas de suministro integradas que minimicen los costos, crear un espacio de información unificado y un procedimiento de flujo de documentos unificado.

lo apruebo

[cargo, firma, nombre completo.

Gerente u otro

Oficial autorizado

Aprobar

[forma organizativa y jurídica, descripción del puesto]

nombre de la organización, [día, mes, año]

empresas] M.P.

Descripción del trabajo

jefe del departamento de adquisiciones [nombre de la organización]

Esta descripción de puesto ha sido elaborada y aprobada de conformidad con lo dispuesto Código de Trabajo Federación de Rusia y otros actos jurídicos que regulan las relaciones laborales.

1. Disposiciones generales

1.1. El jefe del departamento de adquisiciones de [nombre de la organización] pertenece a la categoría de gerentes y depende directamente de [completar el requerido] o su reemplazo, cumple con las instrucciones del director general de [nombre de la organización].

1.2. Para el cargo de jefe del departamento de adquisiciones se designa a una persona con una formación profesional superior y experiencia laboral en el ámbito de las adquisiciones de al menos [valor] años.

1.3. El nombramiento para el cargo de jefe del departamento de adquisiciones y su destitución se realizan por orden del director general de [nombre de la organización] previa presentación de [completar lo requerido].

1.4. El responsable del departamento de compras debe saber:

Actos legislativos y reglamentarios básicos que regulan las actividades de [nombre de la organización];

Prácticas financieras y comerciales actuales en esta área;

Requisitos para la calidad de los bienes;

Precios mayoristas y minoristas de grupos de productos del surtido de [nombre de la organización], incluidos los precios de los principales fabricantes, proveedores y organizaciones competidoras;

Métodos y procedimientos de adquisición;

El procedimiento para celebrar contratos con proveedores y controlar su implementación;

El procedimiento de liquidación de contratos;

Organización de las operaciones del almacén [nombre de la organización], métodos de planificación, control y gestión del stock del almacén;

Base de datos, así como otro software utilizado por la organización para respaldar el proceso comercial;

Reglamento interno de trabajo;

Normas y reglamentos de seguridad, salud en el trabajo, saneamiento industrial y protección contra incendios.

1.5. Al jefe del departamento de compras se le asignan las siguientes tareas:

Organización y gestión personal de la compra de bienes en toda la gama de productos [indicar el nombre de la organización];

Formación de surtido, determinación de volúmenes de compra y participación en la fijación de precios;

Garantizar la máxima competitividad de precios y condiciones de los productos adquiridos.

2. Responsabilidades laborales

2.1. Al jefe del departamento de adquisiciones se le asignan las siguientes responsabilidades laborales:

Gestionar el trabajo del departamento de adquisiciones, distribuyendo la responsabilidad de ciertos grupos de productos y áreas de trabajo adicionales entre los gerentes de departamento;

Determinar el orden y procedimiento de compra de productos alimenticios, criterios y normas para la realización de transacciones de adquisiciones, determinar y acordar el procedimiento de liquidación con proveedores;

Seguimiento del estado de las existencias del almacén para todos los grupos de productos;

Optimizar la política de compras (frecuencia de pedidos, tamaño del pedido, tiempo de realización del pedido, saldo mínimo en el almacén) teniendo en cuenta los cambios en la demanda de los consumidores, las fluctuaciones estacionales, los plazos de venta, la situación en la producción de productos alimenticios específicos, así como otros factores necesarios;

Realizar análisis periódicos de estadísticas sobre grupos de productos y artículos de productos individuales, identificando grupos de productos rentables, de baja rentabilidad y no rentables, asegurando ajustes en la política de adquisiciones basados ​​​​en los resultados de dicho análisis;

Comprobar la cantidad y calidad de los suministros internos;

Implementación de selección oportuna de proveedores;

Organización y realización de licitaciones, análisis de la documentación de licitación;

Participación en negociaciones con departamentos funcionales para lograr los mejores precios y reducir costos durante adquisiciones y entregas;

Evaluar la calidad y eficiencia de los proveedores y proveedores existentes;

Gestión de la rentabilidad mediante la selección de los proveedores más adecuados;

Seguimiento del mercado de bienes y servicios adquiridos por la empresa;

Estadísticas sobre grupos de productos y artículos de productos individuales;

Análisis de almacenes, planificación del ritmo de compras;

Negociar, preparar y celebrar contratos con proveedores y clientes;

Tomar decisiones sobre los cambios necesarios en las condiciones laborales con los proveedores, logrando condiciones óptimas de entrega;

Control del proceso de presupuestación de adquisiciones, fijación de precios, logística externa;

Organizar la interacción del departamento de compras con otros departamentos [indique el nombre de la organización];

Control de los responsables de compras (cumplimiento de los precios de compra con la situación del mercado);

Distribución de responsabilidades sobre determinados grupos de bienes entre los jefes de departamento;

Supervisar a los empleados subordinados.

3. Derechos

3.1. El jefe del departamento de adquisiciones tiene derecho:

Actuar en nombre de [insertar el nombre de la organización], representar los intereses de la organización en las relaciones con otras organizaciones, organismos gubernamentales en cuestiones de adquisiciones;

Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de [insertar el nombre de la organización] relacionados con la compra y venta de productos;

Hacer propuestas a la dirección de [indique el nombre de la organización] para mejorar las actividades del departamento de adquisiciones;

Interactuar con los jefes de todas las divisiones estructurales de [indique el nombre de la organización];

Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la organización a los jefes de departamento y especialistas la información y los documentos necesarios para completar las tareas asignadas;

Firmar y visar documentos de su competencia;

Participar en negociaciones con representantes de empresas y organizaciones sobre cuestiones relacionadas con el desempeño de funciones funcionales;

Establecer responsabilidades laborales de los empleados subordinados a él;