Teorija sustava promatra proces kao promjenu u sustavu. Doista, svaka aktivnost je radnja usmjerena na postizanje rezultata, što se izražava u činjenici da sustav stječe novo stanje. Susrećemo se s procesima u razvoju, tehnologiji, kemiji pa čak i sociologiji. No, svatko od nas je svakodnevni sudionik radnih procesa. Kako iskustvo pokazuje, menadžeri poduzeća često izbjegavaju automatizirati i formalizirati procese, to im se čini kao ne sasvim demokratsko “zatezanje vijaka”. Ali uzalud. Kompetentna izgradnja i upravljanje procesima u tvrtki bilo kojeg profila pomaže osigurati odgovarajuću interakciju između zaposlenika, uvjetovanu odgovornošću i poštovanjem rokova. Procesni pristup nije mrtav - on je temelj mnogih modernih teorija razvoja, poduzeća i upravljanja osobljem. Danas ćemo vam reći gdje se nalaze procesi, kako njima upravljati i trebaju li vam u načelu.

Procesni pristup: od kibernetike do upravljanja

Općenito, kada se govori o CRM-u i ERP-u, svi su navikli čuti pojam “poslovni proces” i često se rasprave svode na to po čemu se poslovni proces razlikuje od procesa. Postoji verzija da je izraz paus papir iz engleskog jezika "poslovni proces" (poslovni proces), a složenica business ne nosi nikakvo opterećenje, osim izolacije procesa koji se odvijaju u tvrtkama od brojnih procesa (tehničkih, kemijske, biološke itd.). Zapravo, lako se složiti s ovom verzijom, sjećajući se kako se, na primjer, suđenje naziva jednostavno procesom, odbacujući atribut.

Važna digresija: mjesto procesa u sustavu upravljanja kvalitetom (ISO 9001)

“Ova norma zagovara primjenu procesnog pristupa razvoju, implementaciji i poboljšanju učinkovitosti sustava upravljanja kvalitetom s ciljem povećanja zadovoljstva kupaca ispunjavanjem zahtjeva kupaca.

Da bi uspješno poslovala, organizacija mora definirati i upravljati brojnim međusobno povezanim aktivnostima. Aktivnost koja koristi resurse i kojom se upravlja za pretvaranje inputa u izlaze može se smatrati procesom. Često izlaz jednog procesa izravno tvori ulaz sljedećeg.
Primjena sustava procesa u organizaciji, uz njihovu identifikaciju i interakciju, kao i upravljanje procesima u cilju postizanja željenog rezultata, može se definirati kao “procesni pristup”.
Prednost procesnog pristupa je kontinuitet upravljanja koji osigurava na sučelju pojedinih procesa unutar njihovog sustava, kao i tijekom njihove kombinacije i interakcije.

Kada se primjenjuje u sustavu upravljanja kvalitetom, ovaj pristup naglašava važnost:

A) razumijevanje i ispunjavanje zahtjeva;
b) potrebu razmatranja procesa u smislu vrijednosti koju dodaju;
c) postizanje planiranih rezultata procesa i osiguravanje njihove učinkovitosti;
d) stalno poboljšanje procesi temeljeni na objektivnom mjerenju.

Model sustava upravljanja kvalitetom temeljen na procesnom pristupu prikazan na slici ilustrira veze između procesa (organizacija - op.a.). Ovaj model pokazuje da kupci igraju značajnu ulogu u uspostavljanju zahtjeva koji se smatraju inputima. Praćenje zadovoljstva kupaca zahtijeva procjenu informacija o percepcijama kupaca da su njihovi zahtjevi ispunjeni. Model prikazan na slici pokriva sve glavne zahtjeve ove norme, ali ne prikazuje procese na detaljnoj razini."

Stoga standard preporučuje da organizacija identificira sve ključne aktivnosti i nauči kako njima upravljati. Zauzvrat, aktivnost koja koristi resurse, ima cilj i rezultat, već se smatra procesom. Štoviše, često rezultat jednog procesa služi kao ulazna točka drugog. Sam standard GOST R ISO 9001:2008 znači značajne vrste planiranje aktivnosti tvrtke, usmjeravanje, analiza upravljanja, upravljanje resursima (uključujući osoblje i infrastrukturu), upravljanje procesima životnog ciklusa proizvoda, dizajn i razvoj, mjerenje, analiza i poboljšanje.

Procesi u Ruli24 - kako pravilno upravljati

• Procesi vođenja. Svedu se na tri komponente: organizacija, vodstvo, menadžment. Za ove procese važno je implementirati kompetentan softverski proces za koordinaciju, analizu i prikupljanje podataka.

Sva analitika ugrađena je u izvješća: korisnik može napraviti odabire koje treba i analizirati odjeljke pomoću filtara, grafičkih, tabelarnih i šahovskih prikaza.

• Osnovni procesi. Oni jako ovise o vrsti djelatnosti poduzeća, ali gotovo uvijek uključuju marketing, opskrbu i promociju.

• Prateći procesi - elementi neposredne proizvodnje i potpore temeljnoj djelatnosti. To uključuje upravljanje osobljem, financijsko upravljanje, sigurnost, IT infrastrukturu, računovodstvo itd.

Osim ove podjele, postoji gore opisana podjela: na istraživačke, dizajnerske, proizvodne i informacijske procese. Oni nisu samo međusobno povezani, već djeluju iu odnosu na bilo koji objekt ili njegov dio.

Mehanizam upravljanja procesima uključuje organizaciju rada prema četiri navedena tipa procesa. Svaki proces ima svoj redoslijed izvođenja, oblik kontrole i očekivani rezultat. Ulaz i izlaz procesa su radovi.

Sustav nudi nekoliko oblika upravljanja radom. Korištenje jednog ili drugog oblika određeno je kako specifičnostima različitih vrsta aktivnosti tako i organizacijskim aspektima. Raditi sa informacijski procesi provodi se pomoću kontrolnih obrazaca:

• „Ulazni dokument” - registracija vanjskih ulaznih dokumenata;
• „Odlazni dokument” - registracija dokumenata poslanih vanjskim organizacijama;
• “Zahtjev” je univerzalni mehanizam službene korespondencije, bez obzira na administrativnu hijerarhiju odnosa.

• "Forum" - registracija timski rad, distribucija internih dokumenata, mehanizam rasprave;
• “Sastanak” je mehanizam za zakazivanje sastanaka.

• “Teme” - obrazac služi za isticanje radova u određenim područjima;
• “Projekt” - obrazac se koristi za grupiranje rada u određene projekte;
• “Ukupan rad” - prijava rada Općenito, što uključuje poslove dodijeljene određenim izvođačima.
• „Projektni zadatak” - prijava određenog zadatka izvođaču za projekt.

• “Poslovni proces” - obrazac se temelji na opisu slijeda rada za postizanje određenog rezultata.
• “Zadatak” je oblik kojim se organizira rad i prati izvršenje, ovisno o hijerarhiji uslužnih odnosa

• Stvaranje novi posao– kao rezultat toga, u sustavu se stvara zapis koji opisuje rad u stanju „Pažnja“.
• Upoznavanje s radom – rad se prebacuje u stanje „Otvoreno“.
• Izvršenje posla – rad se prebacuje u stanje “Aktivno”.
• Upis činjenice izvršenja - upisuje se datum završetka radova i izvješće o izvršenim radovima. Posao se premješta u stanje Završeno.
• Zatvaranje posla – autor posla provjerava da li je posao završen i prebacuje ga u stanje „Zatvoreno“. Ako je rezultat dovršenog rada nezadovoljavajući, autor rad prebacuje u stanje “Zatvoreno (-)”.

Ako post čitate ne zbog interesa za procesni pristup, već birate CRM ili odgovarajući sustav automatizacije za sve komponente vašeg poslovanja, pogledajte ispod spojlera - jasno prikazuje implementaciju procesa u Ruli24 sučelju .

Slajdovi, slajdovi!

Ruli24 Upravljanje procesima– uključuje 13 zadataka.

Ruli24 Administrator upravljanja procesima– omogućuje vam konfiguriranje aktivnosti, objekata i korisničkih prava.

Organizator Ruli24 omogućuje upravljanje osobnim i zajedničkim vremenom. Ovdje osobni poslovi, jednostavna proizvodnja (zadaci, zahtjevi, operativni zadaci) i istraživački radovi(sastanci i forumi). Planiranje se može obaviti putem vašeg kalendara ili putem kalendara zaposlenika. Razne vrste datoteka i elektronički dokumenti. Sve vrste poslova dostupne su u mapi "Moji slučajevi", gdje widgeti odražavaju nove, otvorene i zakašnjele slučajeve.

U problemu Ruli24 Uredski poslovi Dolazni, odlazni i organizacijski distribucijski dokumenti dodaju se u objekte organizatora. Sada su ti dokumenti također dostupni u mapi “Moji predmeti”.

U problemu Ruli24 upravljanje projektima Predmet, Projekt, Sažetak rada, Projektni zadatak dodaju se objektima Organizator. Svi ovi radovi mogu se vidjeti ne samo u Kalendaru, već i na gantogramu i Planeru. Sada su ti radovi također dostupni u mapi "Moji slučajevi".

U problemu Ruli24 Upravljanje poslovnim procesima može se stvoriti tipično poslovanje procese te pokretati i nadzirati instance poslovnih procesa.

U problemu Ruli24 Upravljanje radom prikupio sav posao iz procesa istraživanja (diskusija), iz procesa informacija (papirologija), procesa dizajna (dizajn) i proces proizvodnje(proizvodnja). Sada je sav rad iz ovih procesa dostupan u mapi "Moji slučajevi".

U problemu Ruli24 CRM administrator, Dodani su CRM, CRM B2B, CRM B2C, Potencijalni klijenti, Transakcije, Rad s B2B klijentima, Rad s B2C klijentima. Rad iz CRM-a sada je dostupan u mapi "Moji slučajevi".

No, sustav za upravljanje procesima u poduzeću ne treba samo takvim kolosima kao što su banke, nego i gotovo svakoj tvrtki. Za dublje razumijevanje procesnog pristupa možete primijeniti takozvani Deming-Shewhartov ciklus „Planiraj – napravi – provjeri – djeluj” (PDCA). To je "planiraj - djeluj - provjeri - poboljšaj akciju". Korištenje ovog ciklusa omogućuje vam stalnu implementaciju kontinuiranog poboljšanja procesa s ciljem povećanja učinkovitosti organizacije. Taj se koncept duboko odrazio na razvoj. Ovako izgleda volumetrijski model upravljanja koji je temelj ideje cijelog sustava. Ako model zamislite kao interaktivan, odnosi i sjecišta svih komponenti postaju jasni.

Obrazac opisa procesa u nastavku nalikuje PERT dijagramu, tj. mrežni raspored. Razlika je u tome što se svi radovi ne mogu izvoditi u određenoj provedbi proizvodnog procesa, ovisno o uvjetima "raskrižja". Osim toga, svaki se posao može dodatno definirati (u nekim od njegovih atributa) ovisno o uvjetima u opisu procesa. Ali, kao što se sjećamo, proces ne poznaje provedbu procedura i uputa unutar sebe.

Dakle, odlučili smo se za model i izradit ćemo približnu listu za upravljanje procesima u vašoj tvrtki.

• Atomizirajte procese. Svaki proces bi trebao biti neovisna regulirana jedinica, tada ćete lakše upravljati tvrtkom kao cjelinom. Osim toga, u slučaju organiziranja automatizacije tvrtke kao kombinacije mnogo malih procesa, lakše je identificirati i ispraviti slabu kariku, nema potrebe za ometanjem velikih procesa. A to štedi puno vremena i ne dopušta prekid rada.
• Strukturirajte svoje procese. Svaki proces mora imati vlasnika, odgovorne osobe, ulazne i izlazne točke, unutarnje procedure, cilj i rezultat. Proces mora imati vremenske parametre i metriku za svoj uspješan/neuspješan završetak. Samo izvana izgleda kao birokracija - ljudski se mozak brzo prilagođava pogodnostima automatizacije, a dobiva i dodatni "bonus": ne morate sve držati u glavi, podsjetnici i obavijesti će obaviti posao za menadžer.
• Link procesi- samo tako se može postići učinkovit model upravljanja. Veze i ovisnosti između atomiziranih procesa omogućit će vam prikupljanje maksimalnih informacija o potencijalnim kupcima, klijentima, rezultatima rada itd., te pojednostaviti i značajno ubrzati samu aktivnost.
• Koristite paket alata za upravljanje procesima(izvješća, tokovi, gantogram, planovi). To će vam omogućiti da brzo identificirate problematična područja i napravite promjene.
• Kontinuirano raditi s procesima i poboljšavati ih.Čak i ako se najbolji stručnjaci u industriji, vaša tvrtka i Ruli24 programeri okupe na jednom mjestu, neće biti moguće kreirati idealan proces i uspostaviti menadžment. Nakon sljedeće iteracije potrebno je pregledati parametre procesa, analizirati njegov napredak i rezultate te ih usporediti s očekivanjima. nakon nekoliko pokretanja, moći ćete stvoriti najuglađenije procese "zupčanika" koji će, bez pretjerivanja, pomoći vašoj tvrtki da radi kao sat.
• U procese uključite dobavljače, izvođače, honorarne radnike i slobodnjake.Što više elemenata uzmete u obzir, to će vaša tvrtka biti podložnija kontroli. Većina sustava za automatizaciju poslovanja (i Ruli24 nije iznimka) otvoreni su za povezivanje vanjskih agenata, ali ova se značajka rijetko koristi. Moramo imati na umu da je značajan svatko o kome ovisi rezultat.
• Nacrtajte procese na papiru, ispraviti u radnim skupinama, raspodijeliti sredstva. Uvesti jasan proces s nedvosmislenim čvorovima, fazama i prijelazima u sustav automatizacije poslovanja.

Više od poslovnih procesa Dodajte oznake

Napomena: Svrha predavanja: Prikaz procesnog pristupa organiziranju upravljanja poduzećem

Uvod

Procesni pristup pretpostavlja da se aktivnosti poduzeća mogu prikazati kao skup tekućih poslovnih procesa. Djelotvoran je za poduzeća u proizvodne djelatnosti u kojima postoji opetovano ponavljanje istih lanaca radnji koje izvode različiti izvođači. Takvim se poduzećima bavi većina uredskih tvrtki različite vrste rad s dokumentima, na primjer, kao što su banke, osiguranje, investicijska društva, konzultantske tvrtke, izdavačke kuće. Također, korištenje procesnog pristupa učinkovito je u poduzećima čije su aktivnosti opisane detaljnim propisima, na primjer, u državnim tijelima.

U literaturi ih se koristi stotinjak različite definicije koncepti poslovnih procesa. Stoga u ovom kolegiju nećemo davati opću definiciju poslovnog procesa, samo ćemo napomenuti da definicija u pravilu podrazumijeva da poslovni proces ima grafički dijagram na kojem se nalaze čvorovi i prijelazi (strelice). Kontrolne točke pomiču se duž prijelaza.

Pojava kontrolne točke u čvoru određenog tipa odgovara izvršenju neke akcije u proizvodnoj aktivnosti poduzeća. Prijelazi u dijagramu poslovnog procesa, kao i čvorovi namijenjeni grananju i spajanju kontrolnih točaka, smješteni su na način da se radnje koje se uzimaju u obzir u poslovnom procesu izvode koordinirano i točnim redoslijedom. Procesni pristup ne podrazumijeva obveznu automatizaciju poduzeća. Poslovni procesi mogu biti dvije vrste: poslovni procesi za analitičko modeliranje aktivnosti poduzeća i izvršni poslovni procesi.

Poslovni procesi za analitičko modeliranje zapravo predstavljaju poseban jezik komunikacije između menadžera, poslovnih analitičara i rukovoditelja poduzeća i koriste se za izradu i objašnjenje osnovnih odluka o organizaciji poslovanja poduzeća. Njihova je zadaća osigurati percepciju i razumijevanje ovih odluka od strane ljudi, stoga ne sadrže detalje, u pravilu su ograničeni na opisivanje samo često korištenih slijedova radnji koje ne sadrže nikakva odstupanja; sekvence radnji opisane u oni nisu namijenjeni stvarnom izvršenju.

Izvršni poslovni procesi, naprotiv, uključuju pomicanje kontrolnih točaka duž dijagrama poslovnog procesa u računalnom okruženju u strogom skladu s radnjama koje se izvode u poduzeću. Takva računalna okruženja implementiraju – sustavi upravljanja poslovnim procesima i. Od sada ćemo ih zvati SUBPiAR. Naime, SMS&AR distribuira zadatke izvršitelju u skladu s kretanjem kontrolnih točaka po dijagramu poslovnog procesa i kontrolira izvršenje tih zadataka.

Povijesno gledano procesni pristup Isprva je uključivao samo poslovne procese za analitičko modeliranje. U sklopu ovog pristupa identificirani su poslovni procesi poduzeća, analizirani identificirani poslovni procesi i generirani prijedlozi za poboljšanje poslovne učinkovitosti promjenom poslovnih procesa. Zatim su u poduzeću implementirani modificirani poslovni procesi. To se dogodilo, u pravilu, prilično dugo i teško - kroz promjene opis posla, organizacijska struktura, izravne upute menadžera.

Pojava izvršnih poslovnih procesa donijela je mnoge nove prednosti procesnom pristupu. Glavni su:

• korištenje SMS&AR kao analogne proizvodne trake i, kao rezultat toga, značajno povećanje produktivnosti uredskih radnika
• sposobnost brze promjene poslovnih procesa poduzeća kao odgovor na promjenjive poslovne uvjete

U posljednjih godina postoji aktivna implementacija SMS&AR kako u poslovanju tako iu vladine organizacije. Stoga se ukazala potreba za osposobljavanjem studenata kako u ekonomskim specijalnostima, tako iu srodnim specijalnostima informacijska tehnologija, procesni pristup i rad sa SMS&AR.

Ovaj tečaj prvenstveno se fokusira na izvršne poslovne procese. Predmet daje definiciju i glavne karakteristike izvršnih poslovnih procesa, opisuje sustave upravljanja poslovnim procesima i upravnim propisima i njihove glavne komponente. Prikazane su osnove razvoja poslovnih procesa poduzeća. Očekuje se da će u okviru ovog kolegija studenti proučavati teoriju izvršnih poslovnih procesa, glavne komponente tipičnog SMS&AP-a, upoznati se s grafičkim notacijama za opisivanje poslovnih procesa, te dobiti praktično iskustvo razvoj i izvođenje poslovnih procesa.

Opis glavnih elemenata sustava za upravljanje poslovnim procesima dan je na primjeru slobodnog sustava s otvoreni izvor– RunaWFE RunaWFE se besplatno distribuira zajedno sa svojim izvornim kodom pod otvorenom LGPL licencom. Sustav je besplatan, može se slobodno instalirati na neograničeni broj računala i koristiti bez ikakvih ograničenja. Distribucije i izvorni kod možete preuzeti putem interneta s besplatnog portala za razvojne programere softver izvorna kovačnica. neto kod: .

Adresa web stranice projekta RunaWFE je http://www.runawfe.org/rus.

Procesni pristup organizaciji upravljanja poduzećem

Razine upravljanja procesima

Moderan pristup procesno upravljanje uključuje raspodjelu upravljanja na nekoliko razina.

Na prvoj razini opće strateški menadžment poduzeće. Ova razina koristi poslovne procese za analitičko modeliranje. Zadatak poslovnih procesa na ovoj razini je formiranje općih ideja o glavnim poslovnim procesima poduzeća i razmjena tih ideja između menadžera. Ova razina ne podrazumijeva stvarno izvršavanje razvijenih poslovnih procesa. Na prvoj razini zgodno je prikazati poslovne procese u grafičkim notacijama IDEF0, IDEF3, DFD, EPC i srodnim. Na ovoj razini također možete koristiti neke od konstrukata notacije BPMN 2.0. Kao softver za rad s poslovnim procesima na prvoj razini, možete koristiti, na primjer, programe kao što su Business Studio, Microsoft Visio ili ARIS.

Redoslijed radnji u poslovnim procesima prve razine može se jednostavno opisati u obliku teksta; takvi opisi se nazivaju tekstualnim propisima. Međutim, ljudi percipiraju vizualne informacije mnogo brže i lakše od tekstualnih opisa. Stoga se najviše koriste grafički prikazi simuliranih poslovnih procesa.

Alati za simulacijsko modeliranje također se koriste na prvoj razini upravljanja procesima. Ova klasa programa ne osigurava stvarno izvršavanje poslovnih procesa poduzeća u računalnom okruženju. Sustavi za simulacijsko modeliranje sadrže prilagodljiv statistički model poslovnih procesa organizacije. Postavljanjem različitih parametara ovog modela i opetovanim "odigravanjem" poslovnih procesa na uvjetnim automatskim korisnicima, moguće je dobiti vrijednosti različitih pokazatelja uspješnosti i na taj način predvidjeti promjene stvarnih pokazatelja poduzeća u budućnosti ovisno o određenim promjene u poslovnim procesima. Ako statistički model ispravno konstruiran, tada simulacijsko modeliranje može biti sredstvo za određivanje optimalnih parametara poslovnih procesa.

Na sljedećoj razini, strateški poslovni procesi poduzeća prevode se u izvršne poslovne procese. Na ovoj razini, dijagrami poslovnih procesa obično su prikazani u BPMN, UML (Activity Diagram) i srodnim notacijama. Na drugoj razini Trenutna aktivnost Poduzeće je predstavljeno kao skup pokrenutih instanci poslovnih procesa. Na ovoj razini koriste se SUMS&AR. Glavna zadaća ovih sustava je raspodjela zadataka izvođačima i praćenje njihove provedbe. Uz zadatak, izvođač dobiva podatke potrebne za njegovo izvršenje. Redoslijed zadataka određen je dijagramom poslovnog procesa koji se može razviti i kasnije brzo modificirati korištenjem Grafički dizajner. Ovaj dijagram je sličan dijagramu toka algoritma. Kontrolne točke pomiču se prema dijagramu. U određenim čvorovima sklopa generiraju se zadaci za izvršitelje.

Postoje određene sličnosti između izvršnog poslovnog procesa i računalnog programa. Algoritmi su temelj i izvršnog poslovnog procesa i računalnog programa. Za računalni programi Baš kao i kod analitičkog modeliranja poslovnih procesa, postoje grafički zapisi (kao što je UML dijagram klasa) koje programeri i softverski arhitekti koriste za objašnjenje različitih softverskih i arhitektonskih odluka. Međutim, sami računalni programi još nisu široko razvijeni u obliku grafičkih objekata, oni su uglavnom napisani u obliku tekstova u programskim jezicima. Kako se situacija za izvršne poslovne procese razlikuje od računalnih programa? Za razliku od računalnog programa, čije naredbe izvršava računalo, neke radnje poslovnog procesa izvode ljudi. Oni to rade znatno dulje od računala, tako da se instance poslovnih procesa izvode relativno dugo i njihovo stanje se sporo mijenja. Štoviše, za razliku od računalnog programa, tijekom izvođenja poslovnih procesa menadžment poduzeća može značajno utjecati na njihovu provedbu, na primjer, povećati ili smanjiti broj zaposlenika koji obavljaju određene radnje.

Stoga je važno da rukovoditelji i menadžeri poduzeća brzo razumiju stanje pokrenutih instanci poslovnih procesa poduzeća. Ovo razumijevanje omogućuje grafički dijagram poslovnog procesa s trenutnim položajima kontrolnih točaka iscrtanih na njemu, kao i rutama koje te točke prolaze od pokretanja instance poslovnog procesa. Za računalne programe takvi dijagrami u većini slučajeva nemaju smisla, jer brzina kretanja kontrolnih točaka znatno će premašiti granice ljudskih mogućnosti da ih prati.

Treća razina odgovara poslovnim objektima poduzeća. Stanje cjelokupnog poduzeća u trenutnom trenutku određeno je stanjem svih poslovnih objekata poduzeća u ovom trenutku. Procesni pristup pretpostavlja da stanja poslovnih objekata mijenjaju instance poslovnih procesa druge razine prilikom obavljanja odgovarajućih zadataka. Za ovaj sloj se kao pohrana tradicionalno koriste sustavi za upravljanje sadržajem (ECM sustavi) ili sustavi za upravljanje bazama podataka. Također je moguće koristiti ERP sustave na ovoj razini (npr. možete koristiti sustav 1C ili Galaktika).

U primjerima razvoja poslovnih procesa, ponekad ćemo koristiti listove Microsoft Excel dokumenata kao pohranu poslovnih objekata. Ovo je napravljeno u obrazovne svrhe kako bi se brzo i jednostavno demonstrirao koncept trećeg sloja.

Prednosti procesnog pristupa

Korištenje procesnog pristupa na prvoj razini dovodi do pojave zajedničkog jezika za opisivanje poslovnih procesa za sve menadžere poduzeća, na temelju grafičkih dijagrama. Nakon što zaposlenici poduzeća ovladaju ovim jezikom, moći će brzo čitati postojeće poslovne procese, raspravljati o njihovim značajkama i predlagati razne promjene. Nakon provedbe istraživanja poduzeća, identificiranja ponavljajućih nizova radnji i grupiranja u poslovne procese prve razine, postaje moguće analizirati odabrane poslovne procese, identificirati i ispraviti loše odluke, optimizirati uska grla i kritična područja poslovnih procesa. Ako aktivnosti poduzeća nisu formalizirane i poslovni procesi nisu opisani, onda je teško poboljšati i optimizirati upravljanje.

Korištenje izvršnih poslovnih procesa pruža sljedeće prednosti:

• Značajno povećava produktivnost rada
• Značajno pojednostavljuje aktivnost praćenja obavljenog rada. Povećava transparentnost poduzeća.
• Poboljšava kvalitetu proizvoda poduzeća, jer - zahvaljujući alatima za automatsku regulaciju i nadzor osigurava se poštivanje svih propisanih pravila
• Omogućuje brzu promjenu poslovnih procesa kao odgovor na promjenjive uvjete poslovanja poduzeća
• Omogućuje vam da riješite problem integracije na razini poduzeća
• Smanjuje troškove rada automatizacije poduzeća, povećava brzinu razvoja i pouzdanost softvera.

Pogledajmo te prednosti detaljnije.

Ranije (prije pojave izvršnih poslovnih procesa) izvršavanje poslovnih procesa u organizacijama odvijalo se uglavnom posredno - kroz promjene u opisu poslova, organizacijskoj strukturi poduzeća i izravnim uputama menadžera. Međutim, stupanj automatizacije moderna poduzeća omogućuje implementaciju izravnog izvršavanja poslovnih procesa u računalnom okruženju. U ovom slučaju, u poduzeću se pojavljuje analog proizvodnog transportera, iz kojeg je moguće dobiti povećanje produktivnosti rada usporedivo s onom dobivenom uvođenjem transportera u proizvodnju. Povećana produktivnost rada postiže se činjenicom da ovaj mehanizam omogućuje uklanjanje rutinskih operacija i neučinkovitih postupaka povezanih s pretraživanjem i prijenosom informacija iz radnji zaposlenika, te značajno povećava brzinu interakcije zaposlenika. Radnici obavljaju dodijeljene zadatke bez da ih ometaju:

• Pribavljanje od drugih radnika podataka potrebnih za izvršenje zadatka
• Prenošenje rezultata svog rada na druge zaposlenike
• Proučavanje opisa poslova

Sve što je potrebno pojavljuje se pred zaposlenikom na ekranu računala. Redoslijed izvođenja elemenata rada određen je dijagramom poslovnog procesa. U čvorovima kruga, SUP&AR distribuira zadatke izvođačima i kontrolira njihovu provedbu.

Korištenje izvršnih poslovnih procesa također vam omogućuje brzu ponovnu izgradnju poslovnih procesa organizacije. U mnogim slučajevima izvršitelji zadataka možda čak i nisu obaviješteni o promjeni poslovnog procesa, budući da to neće utjecati na prirodu njihova posla. Odnosno, postaje lakše i brže mijenjati izvršenje procesa. Na taj način poduzeće može učinkovitije odgovoriti na promjene u unutarnjim ili vanjskim uvjetima.

Moderno rusko poduzeće u pravilu već upravlja s nekoliko heterogenih automatiziranih sustava koji sudjeluju u nekim od poslovnih procesa poduzeća. Budući da poslovni procesi prožimaju cijelo poduzeće, oni će morati komunicirati sa svima tijekom izvođenja. automatizirani sustavi. Stoga se zadatak implementacije SMS&AP-a pokazao posebnim slučajem zadatka integriranja računalnih aplikacija na razini poduzeća. Drugim riječima, pri implementaciji SMS&AP-a u poduzeću trebale bi se pojaviti aplikacije koje osiguravaju njegovu integraciju s postojećim sustavima.

SUMS je središnji dio modernih sustava na razini poduzeća. Ako korporativni informacijski sustav (CIS) nema SUMS, tada se ispostavlja da je logika poslovnih procesa raspršena po raznim elementima sustava - bazama podataka, pojedinačnim aplikacijama itd., takve sustave je teško održavati i dalje razvijati.

U poduzećima sa stabilnim, ponavljajućim lancima operacija, implementacija, konfiguracija i održavanje sustava temeljenih na SMS&AR-u pokazalo se bržim i jeftinijim od tradicionalne automatizacije, u kojoj se pojedinačne komponente aplikacije razvijaju za različite zadatke i odjele. SUBPiAR dopušta:

• Brzo prilagođavanje razvoja promjenjivim zadacima i nastanku novih ideja tijekom razvoja
• Smanjite troškove razvoja:
  • Razvoj poslovnih procesa korištenjem SUMS-a umjesto pisanja koda
  • Eliminacija interakcije između programera i korisnika. Poslovni analitičar i kupac mnogo su ugodniji u međusobnoj interakciji kada zajednički razvijaju glavne elemente izvršnog dijagrama poslovnog procesa nego kupac i programer kada raspravljaju o tekstu tehničke specifikacije
  • U ovom slučaju, programer je oslobođen rutinskih zadataka i može se koncentrirati na razvoj složenih grafičkih elemenata i konektora, što povećava učinkovitost njegovog rada
• Smanjite troškove tehničke podrške
• Značajno smanjite troškove modifikacija i održavanja

U tradicionalnom razvoju, rješenje se opisuje dva puta: jednom pomoću teksta uključenog u tehnički zadatak ili tehnički projekt, drugi put - u obliku programskog koda. Procesni pristup omogućuje da se rješenje opiše samo jednom, u obliku izvršnog poslovnog procesa, te na taj način smanjite troškove automatizacije.

Ove prednosti (brže, jeftinije, lakše za podršku i održavanje) podudaraju se s prednostima paradigme objektno orijentiranog programiranja u odnosu na paradigmu proceduralnog programiranja, koja je gotovo istisnuta iz prakse. Analogno tome, automatizacija temeljena na izvršnim poslovnim procesima može se tumačiti kao nova paradigma programiranja visoke razine i može se očekivati ​​značajan porast opsega njezine upotrebe u usporedbi s tradicionalnom automatizacijom.

Izvršni poslovni procesi i sustav upravljanja

Upravljanje poslovnim procesima je područje koje se aktivno razvija i mnogi pojmovi u njemu još nisu u potpunosti uspostavljeni. Razni autori pribjegavaju konceptima kao što su SUMS, sustavi za upravljanje tijekovima rada (Workflow), sustavi za upravljanje dokumentima (Docflow), integracijski sustavi na razini poduzeća (EAI - Enterprise Application Integration) itd.

Koristit ćemo izraz upravljanje tijekovima rada za označavanje slučajeva u kojima samo ljudi obavljaju zadatke u poslovnom procesu. Pojam SUBPiAR smatrat ćemo općenitijim u odnosu na upravljanje tijekovima rada: izvršitelji zadataka poslovnog procesa ili propisa u SUBPiAR-u su i ljudi i računalne aplikacije. Sustav upravljanja u pravilu jednoobrazno koordinira rad svih izvođača, ne ističući posebno rad ljudi ili računalnih sustava.

Uz DBMS, rašireni su sustavi za upravljanje dokumentima ili DocFlow sustavi. Umjesto kontrolnih točaka, sustavi za upravljanje dokumentima koriste "tijek dokumenata". DocFlow sustavi opisuju aktivnosti poduzeća u obliku dokumenata koji putuju između njihovih urednika određenim rutama u skladu sa zadanim pravilima.

DocFlow sustavi nasljednici su papirnog protoka dokumenata. Iz toga proizlaze njihova prirodna ograničenja: s dokumentom se može izvršiti ograničen skup radnji: odobriti/odbiti, odobriti, izbrisati, urediti itd. Obično se sustavi za upravljanje dokumentima nadopunjuju sustavima za pohranu slika papirnatih dokumenata i sustavima za kontrolu verzija . Glavna prednost sustava za upravljanje dokumentima je mogućnost njihove brze implementacije u poduzeće, ako već postoji dobra razina uspostavljen je protok dokumenata.

U sustavima za upravljanje dokumentima, kao iu DBMS-u, postoje sheme temeljene na grafovima koje se sastoje od čvorova povezanih mogućim prijelazima. No, po tim se grafikonima ne kreću kontrolne točke, već „košare“ dokumenata. U DocFlow sustavima podaci se u pravilu nalaze unutar dokumenata koji se izravno kreću kroz dijagram toka dokumenta.

U SUMS-u podaci se ne pomiču s kontrolnom točkom, već su sadržani u globalnim (koje odgovaraju cijelom poslovnom procesu) i lokalnim (koje odgovaraju jednom čvoru) varijablama.

Trenutno su sustavi upravljanja i sustavi upravljanja dokumentima sustavi različiti tipovi međutim, sustavi za upravljanje dokumentima postupno se približavaju funkcionalnosti SUMS-a i AR-a. Uz pomoć modernih DocFlow sustava možete modelirati mnoge vrste poslovnih procesa, a uz pomoć SUMS-a možete automatizirati elemente protoka dokumenata.

Izvršni poslovni procesi

Evolucija razvoja SMS-a i AR-a dovela je do upotrebe u moderni sustavi koncepti kao što su definicija poslovnog procesa i instanca poslovnog procesa. Ponekad se definicija poslovnog procesa naziva i predložak poslovnog procesa. Definicija poslovnog procesa sadrži dijagram poslovnog procesa, uloge poslovnog procesa i pravila za dodjelu izvođača ulogama. Tijekom izvođenja poslovnog procesa kontrolne točke se pomiču po dijagramu. Kontrolne točke i njihovo kretanje najlakše je zamisliti po analogiji s pokretnim figurama u dječjoj društvenoj igri s kockom.

Definicija poslovnog procesa također sadrži opis struktura za pohranu podataka. Tijekom izvođenja poslovnog procesa te strukture sadrže specifične podatke. Čak iu modernom BPMS-u, definicija poslovnog procesa sadrži opis načina interakcije poslovnog procesa s izvršiteljem zadatka. Obično je to grafički oblik za interakciju korisnika ili softversko sučelje za interakciju s informacijskim sustavom. Drugi element definiranja poslovnog procesa su poslovna pravila, pomoću kojih se odabire određena staza za daljnje kretanje kontrolne točke na mjestima grananja rute.

Za svaku definiciju poslovnog procesa možete kreirati i pokrenuti instance tog poslovnog procesa. Razlike između definicije i instance poslovnog procesa odgovaraju razlici između tipa varijable i instance varijable u tradicionalnom programskom jeziku. To jest, ako definicija poslovnog procesa sadrži dijagram poslovnog procesa, tipove podataka i nazive uloga, tada u pokrenutoj instanci poslovnog procesa dijagram sadrži pokretne kontrolne točke, određenim izvođačima dodijeljene su uloge, instanca poslovnog procesa sadrži specifične podatke čiji tipovi odgovaraju tipovima podataka u definiciji poslovnog procesa. Također, u instancama poslovnog procesa, specifičnim izvršiteljima zadataka dodijeljene su uloge.

Poslovni procesi koji se mogu izvršavati u računalnom okruženju moraju biti formalno definirani na dovoljno strog način kako bi se mogli lako prevesti u računalno razumljiv prikaz. Za to je zgodno koristiti matematičke koncepte.

Dajmo formalnu definiciju izvršnog poslovnog procesa čija je osnova ideje S. Yablonsky i S. Bussler:

Izvršni poslovni proces određen je određivanjem sljedećih perspektiva (gledišta ili slojeva/razina razmatranja):

• perspektiva kontrolnog toka
• podatkovna perspektiva
• resursna perspektiva
• operativna perspektiva

Razmotrimo detaljno sve razine formalne definicije izvršnog poslovnog procesa. U ovom slučaju kao primjer ćemo koristiti poslovni proces „Plaćanje fakture dobavljača“. Uz njegovu pomoć pokušat ćemo objasniti sve izglede za formalno definiranje poslovnog procesa.

Perspektiva tijeka kontrole

Perspektiva tijeka upravljanja odgovara dijagramu poslovnog procesa. U početku je dijagram definiran kao matematički koncept – usmjereni graf: skup čvorova povezanih prijelazima (strelicama). Čvorovi poslovnog procesa mogu biti dvije vrste - čvorovi koji odgovaraju koracima procesa i čvorovi rute. Kontrolna točka (pokazivač na aktivni čvor procesa) kreće se duž prijelaza, vođena poslovnim pravilima u čvorovima rute (poslovna pravila također se primjenjuju na perspektivu tijeka kontrole).

Čvor koji odgovara koraku procesa sadrži čvor aktivnosti. Ako je kontrolna točka stigla u čvor akcije, tada SUMS daje zadatak izvođaču (djelatniku ili informacijskom sustavu) i čeka odgovor (poruku da je posao obavljen). Nakon odgovora izvođača, kontrolna točka se pomiče duž prijelaza do sljedećeg čvora poslovnog procesa. Čvor koji odgovara čvoru akcije može imati samo jedan dolazni i jedan odlazni prijelaz uz njega.

Čvor rute odgovara pojavi, uklanjanju, grananju-spajanju kontrolnih točaka ili odabiru prijelaza po kojem će se kontrolna točka dalje pomicati. U takvim čvorovima, sustav upravljanja odabire, na temelju poslovnih pravila sadržanih u čvorovima usmjeravanja, sljedeći čvor(ove) na koji će se kontrola prenijeti. Često ti čvorovi imaju više od jedne dolazne ili odlazne tranzicije povezane s njima.

Temeljna razlika između koraka procesa i čvora rute je u tome što u čvoru rute samo trebate donijeti odluku o daljnjem putu(ama) kretanja kontrolne točke na temelju postojećih podataka, tako da kontrolna točka ne bi trebala biti u čvor rute dugo vremena. Kontrolna točka može dugo ostati u koraku procesa. Iznimka od ovog pravila je spajanje čvorova rute, u kojem dolazne kontrolne točke "čekaju" dolazak kontrolnih točaka duž preostalih dolaznih prijelaza, nakon čega se sve dolazne kontrolne točke uništavaju, a kontrolne točke se generiraju duž odlaznih prijelaza. Međutim, ako pretpostavimo da se kontrolna točka koja je stigla u čvor spajanja odmah briše, dok čvor pohranjuje informaciju da je kontrolna točka već stigla uz ovaj prijelaz, tada ova iznimka nestaje.

Pokrenuta instanca poslovnog procesa može imati više kontrolnih točaka u isto vrijeme. U skladu s poslovnom logikom, točka upravljanja u čvoru rute može se podijeliti na više točaka upravljanja, a točke upravljanja mogu čekati jedna drugu u određenom čvoru rute i zatim se spojiti u jednu točku upravljanja.

Kasnije, s pojavom raznih standarda i specifikacija povezanih s poslovnim procesima, ova je definicija proširena:

1. Dodani su kombinirani čvorovi, koji predstavljaju spajanje koraka procesa s jednim ili više čvorova rute. Na primjer, pri spajanju čvora radnje s čvorom rute koji se nalazi iza njega, čime se odabire jedan od nekoliko mogućih smjerova, samo se čvor akcije postavlja u dijagram i prijelazi koji moraju napustiti čvor rute izravno su povezani s njim.
2. Dodane su dodatne konstrukcije čiji elementi nisu elementi grafa (u daljnjem tekstu dodatne konstrukcije), međutim prijelazi i čvorovi rute mogu biti vezani uz te elemente ili prijelazi mogu presijecati te elemente. Na primjer, događaji i područja prekida uvedeni su kako bi obuhvatili korake poslovnog procesa. Kada se kontrolna točka nalazi unutar područja s prekidom, može doći do događaja (klijent se može predomisliti oko narudžbe, mogu nastupiti okolnosti više sile za vrijeme važenja ugovora i sl.). U tom se slučaju kontrolna točka može odmah pomaknuti s bilo kojeg čvora unutar područja na čvor rute koji je povezan s područjem i odatle nastaviti kretanje duž prijelaza koji je s njim povezan.
3. Dodani su čvorovi koji odgovaraju koraku procesa, ali nisu čvorovi akcije. Na primjer, čvorovi čekanja u kojima se ne daju zadaci izvršiteljima procesa, UPMS u tim čvorovima jednostavno čeka nastanak određenog događaja, nakon čega kontrolna točka ide dalje. Dodani su i čvorovi potprocesa. Za te čvorove nije definiran konkretan izvršitelj, u tim čvorovima SMS&AR pokreće drugi poslovni proces kao podproces trenutnog procesa i u njega prenosi odgovarajuće podatke.

S dodacima, perspektiva tijeka upravljanja može se definirati na sljedeći način:

Perspektiva tijeka kontrole predstavlja dijagram poslovnog procesa. Dijagram poslovnog procesa sastoji se od usmjerenog grafa i mogućih dodatnih konstrukcija. Čvorovi poslovnih procesa mogu biti tri vrste - čvorovi koji odgovaraju koracima procesa, čvorovi rute i kombinirani čvorovi, koji predstavljaju spajanje koraka procesa s jednim ili više čvorova rute.

Koraci procesa su akcijski čvorovi ili dodatni čvorovi. Kontrolne točke pomiču se duž prijelaza. U trenutku kada kontrolna točka stigne u akcijski čvor, SUBPiAR daje zadatak izvršitelju. Nakon što izvršitelj izvrši zadatak, kontrolna točka se pomiče duž prijelaza do sljedećeg procesnog čvora. Čvor koji odgovara čvoru akcije može imati samo jedan dolazni i jedan odlazni prijelaz uz njega.

Čvor rute odgovara izgledu, uklanjanju, dijeljenju, spajanju kontrolnih točaka ili odabiru prijelaza. Ovi čvorovi mogu sadržavati poslovna pravila na temelju kojih se odabiru daljnji putovi upravljačkih točaka. U čvorovima usmjeravanja, SUP&AR odabire sljedeći čvor(ove) na koji će se kontrola prenijeti.

Objasnit ćemo ponašanje čvorova koji se najčešće koriste u poslovnim procesima, te dati njihove grafičke slike.

Čvor "početak" odgovara početnoj točki izvođenja poslovnog procesa. Nema ulaznih rubova i jedan ili više izlaznih rubova. U trenutku pokretanja instance poslovnog procesa u čvoru se postavlja kontrolna točka koja ga odmah napušta duž odlaznog ruba. Mora postojati jedan "početni" čvor u poslovnom procesu. Označeno "tankim" krugom (Sl. 1.1 a). U slučaju višestrukih izlaznih prijelaza, čvor se kombinira pomoću ekskluzivnog pristupnika, pa prilikom pokretanja instance poslovnog procesa korisnik odabire jedan od izlaznih rubova duž kojeg će se dalje pomicati kontrolna točka.

Riža. 1.1.

Čvor "završetka protoka" mora imati jedan ili više ulaznih rubova i ne smije imati izlazne rubove. Kada bilo koja upravljačka točka pogodi ovaj čvor, ona se briše. Instanca poslovnog procesa u kojoj nema preostale kontrolne točke smatra se dovršenom. Može postojati više čvorova završetka niti, ali mora postojati barem jedan takav čvor. Označeno "podebljanim" krugom (Sl. 1.1 b).

Čvor “Kraj” odgovara krajnjoj točki izvođenja poslovnog procesa. Krajnji čvor mora imati jedan ili više dolaznih prijelaza i ne mora imati odlazne prijelaze. Kada kontrola dosegne završetak, sve niti ovog procesa, kao i svi njegovi sinkroni podprocesi, se zaustavljaju. U poslovnom procesu može postojati više čvorova Finish. Međutim, ovaj čvor nije potreban u poslovnom procesu ako postoji barem jedna završna točka protoka u poslovnom procesu. Označeno crnim krugom unutar kruga (Sl. 1.1 c).

Čvor "akcija" generira zadatak za izvođača, označava se pravokutnikom sa zaobljenim kutovima, u čijem je središtu napisano ime čvora (slika 1.1 d), a može imati nekoliko ulaznih i nekoliko izlaznih rubova. U slučaju više odlaznih prijelaza, čvor se kombinira ekskluzivnim pristupnikom, stoga za svaku kontrolnu točku koja stigne do njega, prilikom obavljanja zadatka čvora, korisnik odabire jedan od odlaznih prijelaza (rubova), duž kojeg se upravlja točka će se pomaknuti dalje.

Ekskluzivni pristupni čvor može imati više dolaznih i više odlaznih rubova. Za svaku kontrolnu točku koja do nje stigne odabire se uz koji će se od izlaznih rubova dalje pomicati. Označeno je dijamantom s "križem" u sebi (slika 1.2 a).

Na sl. Slika 1.3 prikazuje primjer grafa poslovnog procesa „Plaćanje faktura dobavljača“. Koraci procesa prikazani su kao pravokutnici sa zaobljenim rubovima; početak procesa odgovara krugu, a kraj - krug s krugom unutar. Element "Plati račun" je kombinirani čvor, koji je sastav spojnog čvora rute prijelaza i akcijskog čvora. Preostali pravokutnici sa zaobljenim rubovima su čvorovi akcije. Elementi u obliku dijamanata odgovaraju čvorovima rute - mjestima gdje se granaju rute kontrolnih točaka.

Voditelj poslovanja opskrbe na početku poslovnog procesa unosi parametre očekivanog plaćanja (broj računa, datum računa, iznos računa, tvrtku ugovorne strane, tvrtku agenta, komentar). Zatim se automatski prati izvršenje proračuna odjela. Ako trenutni posao premašuje proračun, automatski se odbija i poslovni proces završava. Ako proračun odjela nije prekoračen, iznos transakcije se uspoređuje s ograničenjem plaćanja. Nadalje, ako limit nije prekoračen, faktura se automatski plaća, nakon čega se poslovni proces završava. Ako je limit prekoračen, plaćanje mora potvrditi financijski direktor.

Sljedeća poslovna pravila odgovaraju poslovnom procesu "Plaćanje fakture dobavljača":

1. Ako je vanjska aplikacija pozvana u čvoru "dobi podatke iz proračuna" vratila vrijednost "ne" varijabli "Je li proračun odjela prekoračen", tada biste trebali nastaviti s provjerom ograničenja, inače idite na čvor završetka poslovnog procesa.
2. Ako je vrijednost varijable "iznos fakture" manja od vrijednosti konstante "limit jednokratnog plaćanja", potrebno je ići na čvor "plaćanje fakture", u protivnom - na čvor "potvrdi plaćanje".
3. Ako izvođač pripada ulozi " Financijski direktor", popunjavajući polja u odgovarajućem obrascu, vratio vrijednost "da" varijabli "da li je upravitelj odobrio", zatim idite na čvor "plaćanje fakture", inače - na čvor završetka poslovnog procesa.
4. upravljanje poslovnim procesima također može biti složeno i razlikovati se od ponašanja kontrolne točke u tradicionalnom dijagramu toka algoritma: u ovom primjeru, ako je aplikaciju odobrio šef, kontrolni tok se dijeli na dva paralelna toka (odvajanje i spajanje tokova odgovara elementu u obliku dijamanta, unutar kojeg se nalazi "znak plus"), koji se izvode istovremeno, a koji se zatim "spajaju" u jednoj točki.

Perspektiva podataka

Perspektiva podataka odgovara skupu internih varijabli poslovnog procesa. Varijable poslovnog procesa mogu biti ulazni i izlazni parametri u interakciji s informacijski sustavi poduzeća. Uz pomoć varijabli informacije se razmjenjuju između koraka procesa i, kao rezultat toga, između vanjskih informacijskih sustava, tj. poslovni proces može prenositi informacije u korporativnom informacijskom okruženju između heterogenih informacijskih sustava. Varijable poslovnog procesa također se koriste pri odabiru specifičnog kretanja interne kontrolne točke između čvorova duž bilo kojeg od mogućih prijelaza.

Moderna stvarnost tjera nas da prilagodimo upravljački aparat dinamičnom okruženju u kojem vlada žestoka konkurencija. Mišljenja stručnjaka u tom pogledu razlikuju se. Neki u potpunosti negiraju važnost organizacijskih i ekonomskih metoda, drugi predlažu da se za svaku upravljačku funkciju imenuje netko odgovoran.

Praktično iskustvo pokazuje da samo korištenje funkcionalni pristup dovodi do smanjenja učinkovitosti upravljanja. Što je bit ostalih metoda upravljanja? Na što je usmjeren procesni pristup i koje su njegove prednosti?

4 pristupa menadžmentu

U modernog menadžmenta Postoje četiri vrste koje vam omogućuju drugačiji pogled na organizaciju i proces upravljanja. Ovo je kvantitativni, procesni pristup, sustavni, situacijski, koji je nastao u dvadesetom stoljeću.

Procesni pristup u menadžmentu

Suvremeni procesni pristup temelji se na sustavnom pristupu upravljanju i svaku organizaciju promatra kao jedinstven organizam. U svakom poduzeću odvijaju se različiti poslovni procesi koji na ulazu primaju resurse, a na izlazu proizvode poluproizvod ili proizvod. Cijeli ciklus se zatvara puštanjem gotovih proizvoda i usluga.

Ovaj pristup sastoji se od organizacije rada na način da se temelji na podjeli svih aktivnosti poduzeća na poslovne procese, a upravljačkog aparata na blokove. Cijeli sustav može se prikazati u obliku dijagrama, lanca s pojedinim karikama – operacijama. Krajnji rezultat proizvodnog lanca je proizvod. Iz strukturnih odjela formiraju se jedinice odgovorne za određeni poslovni proces.

Osnove procesnog pristupa

Kako bi bilo jasnije, sakupili smo sve postulate u donjoj tablici.

Problemi u primjeni procesnog pristupa

U teoriji, procesni pristup izgleda jednostavno i logično, ali njegova implementacija u aktivnosti poduzeća u praksi se pokazuje teškom. U ovom slučaju vrijedi obratiti pozornost na stvarne primjere, praktične rezultate drugih organizacija i mišljenja stručnih konzultanata. Za svaku organizaciju implementacija neprovjerene teorije rezultira velikim financijskim i drugim troškovima.

Praktična primjena procesnog pristupa povezana je s nizom problema:

• menadžment uvodi procesni pristup menadžmentu samo na formalnoj razini;
• stvoreni sustav ne odgovara stvarnom stanju stvari u organizaciji;
• pokušaj uvođenja pristupa na neformalnoj razini;
• menadžeri ne percipiraju pristup kao novu organizacijsku ideologiju;
• menadžment ne razmišlja o potrebi reguliranja procesa ili ne zna njima upravljati;
• menadžeri nisu spremni za temeljne promjene, na primjer, reviziju strukture poduzeća;
• nedostatak kompetencije, motivacije, predanosti, ustrajnosti u optimizaciji procesa.

Procesni pristup u organizaciji i sustavu upravljanja kvalitetom

Jedan od glavnih zahtjeva ISO 9001:2000 je implementacija procesnog pristupa. Prema standardu je potrebno identificirati procese i organizirati njihovo upravljanje, ali nije zadan konkretan sustav postupanja.

Mnogi menadžeri, započinjući rad na stvaranju QMS-a, njegovu implementaciju doživljavaju kao neformalnu. Pritom ističu koliko su značajne očekivane promjene na bolje koje nastaju tijekom implementacije, a ne sam certifikat QMS-a. U praksi, provedba projekta stvara poteškoće. Oni plaše upravu organizacije koja se odlučuje ograničiti na usklađenost s formalnim zahtjevima ISO-a.

Dakle, QMS ostaje na formalnoj razini. Kao rezultat toga, frustrirano osoblje ima negativan stav prema samom sustavu i procesnom pristupu.

Metode prijelaza na upravljanje procesima

Svi su prikazani u tablici:

Što nudi opis i regulacija procesa?

Povećanje učinkovitosti nije izravno povezano s regulacijom procesa. Poduzeće možda nema opise i propise. Posao će i dalje obavljati zaposlenici prema prihvaćenim pravilima, budući da osoblje poznaje proces proizvodnje. Takva organizacija rada dovodi do stalnog gubitka resursa. Opis i regulacija procesa otvara niz mogućnosti:

1. Djelovanje u okviru standarda i ponovljivost procesa stvara mogućnosti za upravljanje.
2. Identifikacija problema, teških trenutaka, gubitaka resursa tijekom implementacije procesa.
3. Razvoj mjera za poboljšanje procesa.
4. Iskustvo i poznavanje procesa rada koje je moguće prenijeti na nove zaposlenike, podružnice i druge organizacije.
5. Implementacija benchmarkinga, usporedba vašeg poduzeća s konkurentima za poboljšanje poslovnih procesa.
6. Unutarnja revizija.

Regulacija je učinkovita ako je popraćena analizom, razvojem i implementacijom poboljšanja.

Ideologija procesnog pristupa

Procesni pristup i njegova realna, a ne formalna implementacija u sustav upravljanja uzrokuje mnoge poteškoće. Problem za menadžment je nedostatak liderskih vještina i sposobnosti uključivanja osoblja. Promjene pri stvaranju novih sustava prvo se moraju dogoditi u glavama radnika.

Angažman zaposlenika je lakši ako se pristup shvati kao ideologija. Prvo ideja prodire u svijest ljudi, a zatim postaje alat. Tada će osoblje biti spremno za primjenu novih metoda i programa, za što ih je potrebno poticati.

Zaključak

U mnogim zemljama svijeta procesni pristup upravljanju percipira se kao glavni faktor poslovnog uspjeha. Nije slučajno što je postao temeljem standarda upravljanja kvalitetom. Učinkovitost pristupa još nije potvrđena pravi primjeri implementacija na Ruska poduzeća. Primjera je malo, kao i novih koristi od implementacije standarda. Razlog je taj što su mnoge organizacije jednostavno promijenile terminologiju: postojao je odjel prodaje, sada postoji proces “Prodaja”. Voditelji odjela postali su vlasnici procesa.

Procesni pristup u menadžmentu glavni je alat među alatima kojima menadžment reorganizira sustav upravljanja.

Procesni ulazi su elementi koji se mijenjaju tijekom izvođenja radnji. Procesni pristup uzima u obzir materijale, opremu, dokumentaciju, razne informacije, osoblje, financije itd. kao inpute.

Izlazi procesa su očekivani rezultati za koje se poduzimaju radnje. Izlaz može biti ili materijalni proizvod ili različite vrste usluga ili informacija.

Resursi su elementi potrebni za proces. Za razliku od inputa, resursi se ne mijenjaju tijekom procesa. Procesni pristup definira takve resurse kao što su oprema, dokumentacija, financije, osoblje, infrastruktura, okoliš itd.

Vlasnik procesa– procesni pristup uvodi ovaj koncept kao jedan od najvažnijih. Svaki proces mora imati svog vlasnika. Vlasnik je osoba koja raspolaže potrebnom količinom resursa i odgovorna je za konačni rezultat (output) procesa.

Svaki proces mora imati dobavljača i potrošača. Dobavljači osiguravaju ulazne elemente procesa, a potrošači su zainteresirani za primanje izlaznih elemenata. Proces može imati vanjske i unutarnje dobavljače i potrošače. Ako proces nema dobavljača, tada se proces neće izvršiti. Ako proces nema potrošače, tada proces nema potražnje.

Indikatori procesa potrebno pribaviti informacije o njegovom radu i poduzeti odgovarajuće upravljačke odluke. Indikatori procesa su skup kvantitativnih ili kvalitativnih parametara koji karakteriziraju sam proces i njegov rezultat (output).

Prednosti procesnog pristupa

Budući da procesni pristup stvara horizontalne veze u radu organizacije, omogućuje dobivanje niza prednosti u usporedbi s funkcionalnim pristupom.

Glavne prednosti procesnog pristupa su:

• Koordinacija djelovanja različitih odjela unutar procesa;
• Orijentacija na rezultat procesa;
• Povećanje učinkovitosti i učinkovitosti organizacije;
• Transparentnost djelovanja za postizanje rezultata;
• Povećana predvidljivost rezultata;
• Identificiranje prilika za ciljano poboljšanje procesa;
• Uklanjanje prepreka između funkcionalnih odjela;
• Smanjenje nepotrebnih vertikalnih interakcija;
• Uklanjanje nezahtjevnih procesa;
• Smanjenje troškova vremena i materijala.

Unapređenje aktivnosti na temelju procesnog pristupa

Procesni pristup temelji se na nekoliko popularnih i vrlo učinkovitih koncepata za poboljšanje rada organizacija. Danas se mogu razlikovati četiri područja koja koriste procesni pristup kao glavni pristup poboljšanju operativne učinkovitosti.

Ova područja uključuju:

Totalno upravljanje kvalitetom(TQM) Riječ je o konceptu koji osigurava kontinuirano poboljšanje kvalitete proizvoda, procesa i sustava upravljanja organizacijom. Rad organizacije temelji se na zadovoljstvu korisnika;