ERP sustav – učinkovita metoda vođenje poslovanja koje pomaže u upravljanju radnim procesom u cjelini, planiranju aktivnosti pojedinih poslovnih elemenata poduzeća, ali i poboljšanju rada svih proizvodnih pogona.

Naučit ćeš:

• Što je ERP sustav i kada je potreban?
• Koje su prednosti i nedostaci ERP sustava.
• Koje funkcije obavlja ERP sustav u poduzeću?
• Kako odabrati ERP sustav.
• Kako pravilno implementirati ERP sustav u poduzeće.
• Koju obuku treba proći osoblje koje će raditi s ERP sustavom?
• Što određuje cijenu ERP sustava?

Što je ERP sustav i kada je potreban?

Da biste bolje razumjeli značenje ERP sustava, nije dovoljno samo znati dekodiranje ovih slova (Enterprise Resources Planning) i prijevod ove definicije na ruski (enterprise Resources Planning), bolje je proučiti povijest njegovog podrijetlo.

Krajem 20. stoljeća masovno automatizacija poslovnih procesa: Računala se brzo šire, programi za upravljanje financijskim i računovodstvo, upravljanje elektroničkim dokumentima, provjera rada strojeva i opreme.

Razlika u principima poslovanja nije bila samo u prijenosu informacija u digitalni oblik, već iu pojavi novih metoda analize i razmjene podataka, kombinirajući početno različiti tipovi informacija. Rezultat toga bila je mogućnost sagledavanja cjelokupnog rada poduzeća u cjelini i analize funkcioniranja pojedinih njegovih područja (rad glavne proizvodnje, skladišta, računovodstva). Dobivene informacije omogućile su kompetentniju raspodjelu korištenja proizvodnih kapaciteta i donijeti ispravne odluke.

Upravo takav način poslovanja naziva se ERP, a softver koji se koristi u te svrhe definira se kao EPR sustav.

Tako su svi programi namijenjeni računovodstvu, upravljanju kadrovima i sl. dio ERP sustava, dok CRM (customer relationship management system) također spada u ERP i prevodi se kao “sustav za upravljanje odnosima s kupcima”.

Trenutno se sve gore navedene komponente osnovnog ERP sustava često koriste kao zasebni programi. Na primjer, u poduzeću samo računovodstvo može biti automatizirano, dok se svi ostali podaci pohranjuju u različitim programima standardnog MS Office paketa.

Nema smisla raspravljati jesu li CRM i elektroničko računovodstvo sastavni dijelovi ERP sustava, no jasno je da će s vremenom razina automatizacije poslovnih procesa samo rasti s brojem prodanih softverskih licenci, kao i obujmom usluge instalacije i daljnjeg održavanja.

U situaciji kada je poduzeće nedavno počelo s radom, nema potrebe za dubokom automatizacijom radnih procesa. Dokumenti se mogu pripremiti pomoću standardnih računalnih aplikacija, a ravnatelj će moći razjasniti potrebne informacije od jednog od djelatnika. Međutim, uz širenje cjelokupnog poslovanja, povećava se i broj poslovanja, dokumentacije i zaposlenih, što povlači za sobom potrebu pohranjivanja i analize svih informacija u elektroničkom obliku.

Ako tvrtka kao cjelina ne koristi ERP sustav, tada se u pravilu sve informacije pohranjuju nasumično, što otežava pronalaženje. Ponekad postoje situacije u kojima je rad ERP sustava uspostavljen samo u određenom odjelu.

Koje funkcije obavlja ERP sustav u poduzeću?

Funkcionalnost unutar koje je moguće koristiti ERP sustav ovisi o opsegu i smjeru djelovanja pojedine tvrtke, specifičnostima njezina rada, ali općenito treba biti usmjerena na opće upravljanje poslovanje. Standardna funkcionalnost je sljedeća:

1. Proizvodnja

• izrada specifikacija za proizvedenu robu ili pruženu uslugu za izračun količine potrebnog potrošnog materijala i radnog vremena zaposlenika;
• izrada planova i vođenje rada poduzeća u različitim razmjerima: od specifične proizvodne opreme do cijelih odjela.

2. Financije

• izrada planova korištenja financijskih sredstava organizacije i praćenje rezultata;
• tekuće računovodstvo, računovodstvo poreza i drugih plaćanja u proračun i izvanproračunske fondove, financijsko izvještavanje i kontroling;
• rad s imovinom poduzeća, koji uključuju sredstva na bankovnim računima, vrijednosni papiri, dugotrajna imovina (na primjer nekretnine).

3. Logistika

• upravljanje nabavom i otpremom materijala Gotovi proizvodi: vođenje baze podataka o ugovorima i izvođačima, izrada planova i izvješća o robi na skladištu i sl.;
• priprema podataka o svim potrebnim potrošni materijal kako bi se ispunili prethodno izračunati standardi proizvodnje.

4. Osoblje

• kadrovsko računovodstvo i održavanje tablica radnog vremena, kompilacija tablica osoblja, priprema platne liste;
• traženje i prijava zaposlenika;
• priprema planova radne snage.

• izrada planova prodaje proizvoda;
• priprema i provedba reklamnih kampanja i marketinških komunikacija;
• izračunavanje cijena proizvedenih proizvoda, izrada diskontnih programa, održavanje rasprodaja i sl.

6. Projekti. Izvještavanje

• dostupnost u velike količine standardni obrasci izvješća za sva područja djelovanja organizacije, kao i mogućnost izrade dodatnih izvješća;
• provjerite i analiza performansi poduzeća;
• razvoj opće politike rada organizacije, uključujući postavljanje rokova za svaki od dodijeljenih zadataka, izračun resursa potrebnih za te svrhe ( Novac, materijali, radnici).

ERP sustav u poduzeću: 4 faze implementacije

Potpuna implementacija ERP sustava u organizaciji može potrajati od nekoliko tjedana do nekoliko godina (ovisno o obujmu i opsegu aktivnosti tvrtke). U isto vrijeme, i IT stručnjaci poduzeća i zaposlenici razvojne tvrtke mogu instalirati ERP sustav.

Implementacija ERP sustava može se podijeliti u sljedeće faze:

Faza 1. Primarna organizacija

Faza u kojoj se utvrđuju zadaci, postavljaju ciljevi, nakon čega slijedi tehnička plan projekta.

Faza 2. Razvoj projekta

Zatim se proučava rad poduzeća: razvojni planovi, proizvodni procesi. Ovi podaci su osnova za odabir strukture ERP sustava, kao i za prilagodbe tehničkog plana (ako je potrebno).

Faza 3. Izvedba projekta

Procedura za odvijanje poslovnih procesa u poduzeću temeljit će se na instaliranom ERP sustavu, stoga je u ovoj fazi potrebno podatke iz računovodstvenih sustava koji su se ranije koristili prenijeti u ERP sustav i međusobno ih objediniti. U situaciji kada se pokaže da moduli ERP sustava nisu dovoljni da ovog poduzeća, u ovoj fazi ga je moguće doraditi. Po završetku instalacije zaposlenici organizacije komuniciraju se s osnovnim principima ERP sustava i provode se probni testovi.

Faza 4. Puštanje u pogon

U završnoj fazi možete pronaći i ukloniti probleme koji nastaju tijekom rada ERP sustava.

Koje metode se koriste za implementaciju ERP sustava?

Za implementaciju ERP sustava mogu se koristiti sljedeće metode:

1. Fazna implementacija, kada se ERP sustav uvodi jedan po jedan u neke međusobno povezane procese, što smanjuje rizici od problema.
2. “Big Bang” - cijeli sustav se instalira odjednom. Ovaj pristup se može koristiti u malim organizacijama s jednostavnim proizvodnim procesima. U ovom slučaju potrebno je Posebna pažnja obratite pozornost na fazu testiranja kako biste identificirali sve moguće greške u radu ERP sustava.
3. Implementacija je djelomična instalacija softvera s naknadnom distribucijom drugim strukturama poduzeća. U zasebnom području, metoda postavljanja može se primijeniti postupno ili istovremeno, budući da su općenito rizici neuspješne provedbe niski.

Odabir metode implementacije ERP sustava za svako poduzeće mora biti vrlo pažljivo, analizom mogućih troškova, kao i uzimajući u obzir iskustva drugih tvrtki.

Tko obučava osoblje o tome što je ERP sustav?

Objašnjavanje osnova rada s ERP sustavom jedna je od najtežih faza njegove implementacije. Poslovanje korištenjem ERP sustava može promijeniti poslovne procese u poduzeću, što za sobom povlači potrebu provođenja Odgovornosti na poslu također i funkcionalnost povezana s upotrebom ovoga programski paket. Stoga je glavna poanta menadžmenta tvrtke psihički pripremiti osoblje za rad s ERP sustavom.

Kod implementacije ERP sustava može se pojaviti problem da obični zaposlenici nemaju želju da nauče raditi s njim, jer takva automatizacija olakšava rad menadžmenta. U ovoj situaciji rješenje je premještaj takvih djelatnika na druga radna mjesta. Većina osoblja sklona je dugoročnom razmišljanju i razumijevanju potrebe za obukom kako bi stečeno znanje koristili u svom radu.

Od kvalitete trening Učinkovitost korištenja ERP sustava ovisit će. Zaposlenici moraju dobro razumjeti osnove njegovog rada i imati odgovarajuću motivaciju, jer ako zaposlenici ne razumiju u koje svrhe se takve inovacije koriste, onda rezultati implementacije ERP sustava neće biti vidljivi. Stoga zaposlenici moraju shvatiti da korištenje ovog programskog paketa može biti važna poluga za poboljšanje učinkovitosti cjelokupnog poduzeća.

Obuka zaposlenika u osnovama rada s ERP sustavom trebala bi početi rano. Možete provesti internu reklamnu kampanju, pripremiti dostupne informacije o ciljevima koji će se postići nakon što počnete koristiti ovaj programski paket. U posebno razvijenom dokumentu - “Strategije osposobljavanja osoblja” - ovaj zadatak je identificiran prvi. U ovom dokumentu svi zaposlenici poduzeća podijeljeni su u skupine ovisno o obujmu potrebnih aktivnosti obuke, a također su navedeni i svi ostali koraci obuke.

U pravilu postoji nekoliko skupina u koje se dijeli svo osoblje. Na primjer, može se izdvojiti zasebna skupina menadžment poduzeća te srednjih menadžera koji će neposredno upravljati poslovanjem poduzeća i donositi potrebne odluke. Druga skupina je onaj dio korisnika koji obavljaju glavnu funkcionalnost u radu s ERP sustavom, ne upuštajući se u detalje poslovnih procesa, ali imajući dubinsko znanje o funkcioniranju softverskog kompleksa. I treća skupina je glavni dio zaposlenika koji će unositi primarne podatke u program.

Prve dvije skupine trebali bi obučavati zaposlenici organizacije koja je izradila ERP sustav, dok većina osoblja iz treće skupine osnove programa može naučiti na daljinu ili preko onih koji su već primili potrebno znanje kolege.

Obuka se može izvoditi ili u centri za obuku konzultantskim agencijama, te izravno u poduzeću. U nekim slučajevima, programeri ERP sustava postavljaju obvezni zahtjev za zaposlenike druge skupine da dobiju odgovarajući certifikat.

Konzultantske agencije sklapaju ugovore s velikim dobavljačima kao što su SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, što im daje pravo podučavanja korištenja programa i izdavanja prateće dokumentacije po završetku obuke. Informacije o tome mogu se pronaći na službenim stranicama takvih tvrtki. Domaći programeri - Parus i Galaktika - otvorili su vlastite trening centre.

ERP sustav: primjer uspješne implementacije

Jedno od poduzeća koje se bavi proizvodnjom i prodajom rashladne opreme je Korporacija Howe(SAD) – u cilju učinkovitijeg poslovanja odlučili smo implementirati ERP sustav temeljen na servisno orijentiranoj arhitekturi (SOA) 2. generacije. To je omogućilo da se odmah dobiju rezultati i uvide u prednosti korištenja ovog ERP sustava, jer je značajno povećana kvaliteta i profitabilnost svih poslovnih procesa.

Ova je organizacija uspjela bolje analizirati obujam materijalnih rezervi i potrebe za njihovim obnavljanjem. Nakon implementacije ERP sustava, Howe Corporation ima sve potrebni alati za planiranje aktivnosti kako u kratkom tako iu dužem roku, čime se izbjegava korištenje nepouzdane kalendarske metode planiranja.

Također sam cijenio sve mogućnosti korištenja ERP sustava. međunarodna tvrtka Alfa Laval, koja si je postavila za cilj postizanje poboljšanih proizvodnih performansi povećanjem učinkovitosti poslovnih procesa. U jednoj od podružnica Alfa Lavala u Bugarskoj korišten je Epicor iScala ERP sustav koji je pomogao provesti detaljnu analizu upotrebe materijala i proizvodnih sirovina, kontrolirati vrijeme njihove nabave za izvršenje relevantnih narudžbi, što utjecao na smanjenje razine proizvodnog otpada. Ujedno, budući da je ERP sustav u potpunosti automatizirao sve poslovne procese, to je omogućilo smanjenje količine viška proizvoda u skladištima, kao i minimiziranje zastoja u proizvodnji.

Druga tvrtka - IO elektronika– može poslužiti i kao primjer uspješnog korištenja ERP sustava. Cilj im je bio uspješno ostvariti ciljeve postavljene za sljedeće 4 godine.

Kako je rekao direktor IO Electronics, s brzim razvojem djelatnosti i razvojem drugih proizvodnih područja, profitabilnost poduzeća može se značajno smanjiti ako postoje propusti u razmjeni informacija između internih odjela. Međutim, korištenjem ERP sustava sve informacije postaju dostupne online. Nakon završetka zadatka, ERP sustav prolazi ažuriranja, što vam omogućuje praćenje cijelog proizvodni proces te vidjeti stvarnu raspoloživost pojedinog proizvoda, kao i izbjeći višak zaliha u skladištima.

Praktičar priča

Kako je ERP sustav omogućio smanjenje potrebe za obrtnim kapitalom za 40%

Sergej Suhinin,

Budući da naša tvrtka ranije nije imala ERP sustav, bilo je nemoguće pravovremeno uočiti promjene u poslovnom procesu koje su podrazumijevale manjak materijala za montažu gotovih proizvoda, neusklađen rad radionica, pogoršanje kvalitete finalnog proizvoda i povećanu potrošnju. sirovina. Sve ove nepotrebne troškove moguće je smanjiti samo uvođenjem ERP sustava.

Glavna djelatnost naše organizacije je proizvodnja, stoga su poslovi automatizacije planiranja i upravljanja poslovnim procesima bili prioritet. Utvrdivši da će nam ERP sustav pomoći u rješavanju problema, htjeli smo postići sljedeće ciljeve:

1. Povećanje učinkovitosti korištenja obrtnih sredstava.
2. Smanjenje zaliha pohranjenih u skladištima.
3. Izrada proizvodnog programa uzimajući u obzir postojeće kapacitete.
4. Smanjenje razine nedovršene proizvodnje.
5. Izrada općeg popisa materijala korištenih u proizvodnji.
6. Unapređenje procesa proračuna normi materijala.
7. Povećanje točnosti planova nabave, čime će se smanjiti obujam nelikvidnih zaliha u skladištima.

Tek nakon implementacije ERP sustava mogli smo na temelju analize zaliha u skladištima pravilno planirati količinu materijala potrebnog za proizvodnju, što je rezultiralo smanjenjem troškova obrtni kapital za 40%. Nadalje, takva analiza pomaže u kupnji samo onih materijala koji su potrebni za određeni poslovni proces. Optimizirana je i organizacijska struktura tvrtke, što je pridonijelo smanjenju broja zaposlenih u proizvodnji i otpremi za 50% bez smanjenja kvalitete rada.

Možemo sažeti sljedeće rezultate implementacije ERP sustava u našoj tvrtki:

1. Stanja proizvodnje u skladištima smanjena su za 60 milijuna rubalja.
2. U svim područjima djelovanja provodi se kontrola na temelju rezultata analize izmjerenih pokazatelja. Prihodi zaposlenika ovise o poslovima koje su obavili ili nisu obavili i za to su samostalno odgovorni.
3. Otkup repromaterijala za proizvodnju i njegova daljnja distribucija u radionice su u potpunosti kontrolirani.
4. Stanje nelikvidnih materijala smanjeno je za 20 milijuna rubalja.
5. Plan nabave je postao optimalan te se po potrebi pravovremeno mijenja.
6. Sada možete planirati opterećenje kapacitet proizvodnje te shodno tome i broj radnika potrebnih za to.

Koji je ERP sustav tražen među ruskim tvrtkama?

Programske sustave koji trenutno postoje na tržištu IT tehnologije mogu razvijati domaće i strane tvrtke. Štoviše, razlikuju se ne samo u zemlji razvoja, već iu ugrađenoj funkcionalnosti.

Strani ERP sustavi, kao što su programi SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, mogu se koristiti u poduzećima bilo koje kategorije i primjeri su koje treba slijediti. Međutim, pri radu s takvim sustavima u Rusiji mogu se pojaviti neke poteškoće:

• nedostatak potrebnog broja stručnjaka osposobljenih na odgovarajućoj razini za implementaciju i daljnju podršku ERP sustava;
• nevoljkost domaćih organizacija da ponovno izgrade uspostavljene poslovne procese, budući da strani sustavi upravljanja imaju značajne razlike od onih koji se koriste u Rusiji;
• visoka cijena implementacije.

Međutim, ruski programeri također pokušavaju proširiti mogućnosti vlastitih softverskih sustava u skladu s potrebama kupaca. Ovakvi ERP sustavi uspješno se nose s dodijeljenim zadacima kada je potrebno automatizirati pojedina područja rada organizacije i nema potrebe za uvođenjem programskog paketa u rad cijelog poduzeća u cjelini. Kao primjer možemo navesti softver tvrtki 1C i Galaktika.

11 grešaka u implementaciji ERP sustava

Za poboljšanje učinkovitosti poslovanja, instaliranje ERP sustava praktički je najskuplji i najteži zadatak. Konačni trošak implementacije, kao i razdoblje potrebno za to, ovisit će o broju grešaka koje se pojave tijekom procesa.

Pogreška 1. Loše planiranje.

Ova činjenica može dovesti do nerazumijevanja trenutnog i budućeg stanja ERP sustava te nepravilne automatizacije poslovnih procesa.

Pogreška 2. Površna analiza organizacija koje razvijaju ERP sustave.

U pravilu, glavni kriterij je niska cijena, ali ponekad programeri namjerno podcjenjuju troškove usluga kako bi testirali proces implementacije na prvom kupcu. Nakon takve instalacije mogu se utvrditi ozbiljni nedostaci i kvarovi u sustavu.

Pogreška 3. Nerazumijevanje potreba poduzeća.

Nakon odluke da je još uvijek potrebno implementirati ERP sustav, tvrtka kupac ne razumije u potpunosti koje softverske module treba instalirati. To mogu iskoristiti nesavjesni dobavljači koji će u ERP sustav uključiti mnoge nepotrebne komponente ili će, obrnuto, nedostajati instalirana funkcionalnost.

Pogreška 4. Podcjenjivanje vremena i materijalnih troškova.

Pogrešno određivanje vremena implementacije i troškova instalacije ERP sustava može dovesti do neopravdanih očekivanja brzog povećanja učinkovitosti poslovnih procesa.

Pogreška 5. Nedostatak kvalificiranih zaposlenika u tvrtki kupcu.

Tim poduzeća mora uključivati ​​zaposlenike koji imaju dovoljnu razinu znanja iz bilo kojeg područja, od upravljanja i računovodstva do skladišnog knjigovodstva, nabave materijala itd.

Pogreška 6. Nedostatak prioriteta.

Ako inicijalno ne postavite prave prioritete, tada ćete tijekom instalacije ERP sustava morati često mijenjati različite zadatke, a to može dovesti do kašnjenja u procesu instalacije, pojave neočekivanih problema i sl.

Greška 7. Nedovoljna obučenost osoblja.

Ako zaposlenicima ne pokažete sve funkcionalnosti ERP sustava i kako ga koristiti, osoblje organizacije može u potpunosti odbiti rad u sustavu ili koristiti njegove mogućnosti samo djelomično.

Pogreška 8. Podcjenjivanje točnosti primarnih informacija.

Budući da je ključna točka u radu ERP sustava analiza informacija, rezultat njegovog rada uvelike će ovisiti o ispravnosti početnih podataka. Morate izbjegavati pogreške pri tipkanju i pažljivo provjeriti navedene informacije.

Greška 9. Korištenje nevažnih aplikacija.

Poduzeća vrlo često paralelno koriste i ERP sustav i prethodno instalirani softver - dolazi do duplog unosa podataka. Time se povećava vremenski okvir za konačnu implementaciju ERP sustava.

Greška 10. Nedostatak testnog razdoblja.

Ponekad se testiranje instaliranog programskog paketa provodi samo na nekoliko korisnika, što ne omogućava pravovremenu vidljivost svih nedostataka i trenutnog opterećenja ERP sustava.

Greška 11. Nedostatak plana implementacije održavanja i ažuriranja.

Bez toga će programski paket vrlo brzo postati nevažan. Za hardversku komponentu ERP sustava potrebno je redovito povećavati proizvodne kapacitete jer će rasti i obim obrađenih informacija. Softverska komponenta može zahtijevati prilagodbe ako se, na primjer, unesu promjene u zakonodavstvu.

Ove greške su najčešće, ali svaka tvrtka može imati individualne probleme. Kako biste ih sveli na najmanju moguću mjeru, morate vrlo pažljivo pripremiti plan instaliranja ERP sustava u svakoj fazi.

Što određuje cijenu ERP sustava?

Konačna cijena ERP sustava bit će kombinacija sljedećih komponenti:

1. Cijene samog programskog paketa: glavni set modula i dodatne komponente.
2. Troškovi instalacijskih usluga.
3. Izrada poboljšanja i prilagodbi programa prema potrebama tvrtke kupca.
4. Daljnji servis i podrška.

Da biste smanjili troškove implementacije ERP sustava, prvo morate obratiti pozornost na ruske dobavljače, budući da strani programi imaju višu cijenu stjecanja i zahtijevaju značajne promjene kako bi se uskladili s domaćim zakonodavstvom.

Mišljenje stručnjaka

Implementacija ERP sustava koštala je tvrtku 2,5 milijuna dolara

Sergej Suhinin,

voditelj Odjela automatizirani sustavi Odjel JSC "Istraživački i proizvodni kompleks "Elara", Čuvašija

Licenca za ugradnju ERP sustava koštala nas je 470.000 dolara, a konačna cijena implementacije bila je 2.500.000 dolara. Međutim, već u samom procesu korištenja ERP sustava postignut je pozitivan učinak, a troškovi su u potpunosti nadoknađeni 1,5 godinu nakon instaliranja ovog programskog paketa.

Podaci o stručnjacima

Sergej Bratukin, direktor distribucijske prakse, Columbus IT&Russia, Moskva. Sergey Bratukin radio je kao konzultant u ruskom odjelu Columbus IT-a 1997.-2005. Sudjelovao u provedbi velikih projekata za implementaciju ERP sustava u tvrtkama kao što su Torgovaya Ploshchad, MVO, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir itd. Međunarodna konzultantska tvrtka Columbus IT pruža savjetodavne usluge o odabiru i implementaciji i podrška korporativnim informacijskim sustavima, kao i poslovno savjetovanje. Osnovan 1989. godine u Danskoj, trenutno ima predstavništva u 28 zemalja. Tijekom osam godina rada Columbus IT-a u Rusiji, više od 200 poduzeća postali su klijenti tvrtke, uključujući SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixie, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota i mnogi drugi.

Sergej Suhinin, voditelj Odjela za automatizirane upravljačke sustave JSC Znanstveno-proizvodni kompleks Elara, Čuvašija. OJSC "Istraživačko-proizvodni kompleks "Elara"" je vodeći ruski proizvođač letnih i navigacijskih sustava, automatskih i daljinski upravljač, putna računala i zaslonski sustavi za zrakoplov vojno i civilno zrakoplovstvo. U okviru sporazuma o suradnji s JSC Ruske željeznice, JSC Elara radi na pripremi za proizvodnju uređaja i sustava za željeznički promet Rusija.

Proces implementacije ERP sustava konvencionalno je podijeljen u 7 faza: organizacijski rad, istraživanje poduzeća, odabir metodologije automatizacije, dizajn sustava, implementacija softvera na radna mjesta zaposlenika, puštanje sustava u komercijalni rad, podrška.

Predlažemo detaljnije razmotriti postupak implementacije ERP-a.

I Organizacijska faza

Rad na projektu implementacije ERP-a u poduzeću počinje s definiranje ciljeva i zadataka. To ne bi trebala biti automatizacija radi automatizacije – kupac mora jasno znati koje poslovne efekte u konačnici želi postići.

U pripremnoj fazi također je potrebno formirati radnu grupu na strani klijenta. Treba uključiti:

• Nadglednik (po mogućnosti iz redova top menadžera tvrtke). Ova osoba mora dobro poznavati sve aspekte poduzeća i organizaciju poslovnih procesa. Osim toga, voditelj projekta implementacije ERP-a mora imati sposobnost samostalnog donošenja odluka o svim problemima koji se pojave.
• specijalisti odgovoran za usklađenost sustava sa zahtjevima trenutno zakonodavstvo i korporativnim standardima. Ova kategorija uključuje: izvršnog direktora, Glavni računovođa, voditelj informatičke službe.
• Šefovi svih odjela koji će raditi u ERP sustavu. Njihovi zadaci uključivat će savjetodavne implementatore u fazi proučavanja poslovnih procesa poduzeća i organiziranje rada odjela nakon završetka procesa automatizacije.
• Opći informatičar . Njegovo područje odgovornosti bit će tehnička podrška projektu.

Ako želite automatizirani sustav upravljanja proizvodno poduzeće donosi opipljive poslovne rezultate u najkraćem mogućem roku, morate osigurati da ga vaši zaposlenici koriste što aktivnije i učinkovitije. Da bi se to postiglo, osoblje mora biti obučeno za rad u ERP-u i strogo nadzirano u početnoj fazi rada. Ove odgovornosti također padaju na pleća predstavnika radne skupine.

Osim toga, na organizacijska faza potrebno je odlučiti o izvorima financiranja i tvrtki integratoru.

II Faza istraživanja poduzeća

Po završetku organizacijskih poslova provodi se pregled poslovnih procesa poduzeća. Ovaj postupak je neophodan za precizna definicija vrijeme i trošak rada na implementaciji. Ovisno o veličini projekta i dodijeljenim zadacima, IT integrator može ponuditi klijentu jednu od 2 opcije ankete:

• Ekspresni pregled. Provodi se tijekom 1,5-2 mjeseca. Na temelju njegovih rezultata izrađuje se dokument „Pretprojektna analiza”. Odražava značajke automatiziranog računovodstva i popis zadataka koje će trebati riješiti tijekom procesa implementacije.
• Kompletan pregled . Provodi se tijekom 3-5 mjeseci. Na temelju rezultata temeljitog ispitivanja izrađuje se „Tehnička specifikacija“, razvijaju se poslovni procesi za automatizirano računovodstvo i opisuje popis potrebnih poboljšanja softvera.

Odabir opcije ankete određen je željenom metodologijom implementacije ERP-a.

III Odabir metodologije implementacije ERP-a

Implementacija ERP rješenja na platformi 1C:Enterprise može se provesti prema jednom od 4 scenarija:

• Usluga pretplate . Tvrtka integrator provodi ekspresno istraživanje poduzeća, izrađuje prošireni plan implementacije ERP-a i na temelju njega utvrđuje maksimalnu moguću cijenu projekta. Taj je trošak naveden u ugovoru, a tu je također fiksna cijena jednog sata rada programera implementacije. Opći plan rada raščlanjen je po mjesecima. Na temelju broja radnih sati određuje se veličina mjesečnog budžeta. U ugovor je uključen i fiksni iznos plaćanja.
• Tehnologija implementacije korak po korak . Ova metodologija implementacije ERP-a uključuje provođenje potpunog istraživanja poduzeća, identificiranje svih automatiziranih poslovnih procesa i pripremu tehničkih specifikacija. Projektni zadatak odražava: opseg izmjena standardne programske konfiguracije, potpuni popis radova podijeljenih na fiksne faze, vremenski raspored i troškove implementacije svake faze implementacije ERP-a. Glavni nedostatak ove tehnologije je nefleksibilnost. Najmanja prilagodba projekta podrazumijeva promjenu tehničkih specifikacija: reviziju vremena i troškova završetka pojedinih faza rada.
• Tehnologija brzih rezultata . Algoritam implementacije ERP-a približno je isti kao i za pretplatničke usluge. Također se provodi ekspresna anketa, izračunava se maksimalni trošak projekta i procjenjuje se sat vremena programera. Plaćanje se također vrši jednom mjesečno, ali ne po fiksnoj tarifi, već prema broju stvarno provedenih sati programera. Ne postoje strogo regulirani planovi rada za mjesec ili tjedan - popis i redoslijed zadataka može se mijenjati ovisno o trenutnim potrebama poduzeća. Fleksibilnost je apsolutna prednost tehnologije koja daje brze rezultate. Dodatni poslovni procesi mogu se uključiti u projekt u bilo kojoj fazi i bez dugotrajnih odobrenja. Jedini nedostatak ove izvedbene sheme je neodređeno vrijeme projekta.
• Jednokratni pozivi . Instalacija programa na radnim stanicama zaposlenika i automatizacija poslovnih procesa provodi se prema mogućnostima klijenta. Tvrtka kupuje kutiju, a svi radovi na implementaciji se izvode prema scenariju jednokratnog poziva.

IV Projektiranje ERP sustava

Na temelju rezultata istraživanja poduzeća utvrđuju se funkcionalni zahtjevi za ključne module sustava, potreba za učitavanjem početnih podataka i postavljanjem razmjene s već korištenim softver. U sustavu su dizajnirani glavni poslovni procesi tvrtke, standardna funkcionalnost je modificirana kako bi odgovarala specifičnostima aktivnosti poduzeća.

V Implementacija ERP sustava u poduzeću

Softver se instalira na radne stanice zaposlenika. Prava pristupa i izvješća su konfigurirana. Radni podaci i referentne informacije učitavaju se iz starog sustava, Excel datoteka itd.

VI Puštanje sustava u komercijalni rad

Implementacija automatiziranih sustava u poduzećima može se provesti na različite načine i metode. Neke organizacije biraju opciju kada se sustav implementira istovremeno duž svih krugova automatizacije. Drugi preferiraju opciju u fazama složena automatizacija sekvencijalno zatvaranje funkcionalnih područja jedno za drugim.

Tehnologije se također mogu razlikovati: u nekim slučajevima provode se opsežni pripremni radovi, kompletna dokumentacija svih zahtjeva, dizajn i implementacija poboljšanja, a tek onda implementacija ERP sustavi. Ponekad se, naprotiv, softverski proizvod brzo implementira sa standardnom funkcionalnošću, koja se postupno modificira kako bi odgovarala potrebama i zahtjevima poduzeća.

Osim toga, implementaciju ERP sustava može provesti IT služba poduzeća ili uz sudjelovanje 1C partnera. Naravno, IT služba, po definiciji, ima bolje razumijevanje aktivnosti poduzeća, sve zamršenosti i značajke proizvodnje. Međutim, često im je potrebna pomoć stručnjaka treće strane pri rješavanju problema složene automatizacije i implementacije ERP sustava koji pokrivaju sve aspekte djelatnosti tvrtke.

Nastavkom ove analize moguće je identificirati i druge načine implementacije i puštanja sustava u rad. Postoji toliko mnogo različitih kombinacija ovih metoda i tehnologija da neobučenom stručnjaku može biti teško razumjeti i odabrati najbolju opciju.

Kako pronaći najbolja opcija implementacija?

Zašto implementacija ERP-a za jednu organizaciju traje godinama, iziskujući velike utroške radne snage i materijalnih resursa, dok druga, nakon kratke obuke zaposlenika za rad u sustavu, njime uspješno upravlja?

Potrebno je krenuti s činjenicom da ne treba srljati bezglavo u implementaciju ERP-a. U svakom slučaju bit će potrebne neke pripremne radnje i, naravno, izrada plana rada. Postoje GOST-ovi za automatizirane sustave, koji zahtijevaju prolazak kroz određene faze i izradu projektne dokumentacije za implementaciju sustava. U kojoj mjeri je potrebno slijediti preporuke GOST-ova u svakom konkretnom poduzeću, odlučuje IT služba. Treba imati na umu da su ovi dokumenti razvijani dugo vremena i da opisuju stvaranje automatiziranog sustava od nule, a ne implementaciju gotovog softverskog proizvoda. Ako stručnjaci za IT usluge razviju vlastiti sustav, u biti nema alternative GOST-u. Što učiniti ako koristite gotov ERP sustav?

U takvoj situaciji postoji nekoliko opcija:

• Uzmite GOST-ove i pokušajte ih samostalno prilagoditi uzimajući u obzir specifičnosti poduzeća i trenutne potrebe;
• Informatička služba će razviti vlastitu proceduru za implementaciju sustava;
• Razvijte postupak implementacije zajedno s 1C partnerom ili upotrijebite gotov prijedlog partnera.

Osim toga jednakim uvjetima, rad s partnerom je najpoželjnija opcija. Uostalom, u trenutku donošenja odluke, u poduzeću nema stručnjaka koji znaju softver"1C:ERP" i posjedovanje odgovarajućih certifikata od 1C.

Kako odabrati partnera za složenu automatizaciju?

Tvrtka 1C surađuje s mnogim velikim i malim tvrtkama integratorima. Kako odabrati “svoj” – onaj koji vas neće iznevjeriti?

Srećom, programer 1C ERP sustava pružio je prikladan sustav statusa koji će vam pomoći u navigaciji i usporedbi kompetencija različitih tvrtki.

1C partner koji implementira 1C:ERP mora imati status 1C:ERP Centar. Ovaj status znači da tvrtka posjeduje potrebne kompetencije i iskustvo u realizaciji složenih projekata, au njenom osoblju rade certificirani voditelji projekata, stručnjaci za ERP podsustave i konzultanti. Osim toga, to jamči da Partner ima sustav upravljanja kvalitetom i još mnogo toga.

Prilikom odabira partnera, poželjno je razjasniti dostupnost vlastitih softverskih proizvoda i status „Centar za razvoj cirkulacijskih rješenja (Razvojni centar)“. To će pomoći u donošenju neizravnog zaključka o razini i kvaliteti rada programera-programera.

Osim toga, ima smisla provjeriti je li Partner certificirani centar za obuku 1C kako biste bili sigurni da vaša tvrtka može dobiti kvalitetnu obuku za svoje zaposlenike.

Nakon odabira partnera potrebno je odlučiti o postupku implementacije funkcionalnih ERP podsustava.

Kako implementirati?

Što je bolje – dosljedna automatizacija pojedinih poslovnih procesa i funkcionalnih podsustava ili implementacija cijelog sustava odjednom u cijelom poduzeću?

U većini slučajeva, fazno lansiranje bit će poželjno i isplativije. Uostalom, što se dulji period implementacije oduži, što korisnici dulje čekaju na završetak poboljšanja, to je veća vjerojatnost da će se do završetka posla njihovi zahtjevi za sustavom promijeniti ili će se pojaviti novi. Naravno, to će dodatno odgoditi puštanje sustava u rad. Puno bi razumnije bilo što brže uspostaviti rad pojedinog podsustava, a nove zahtjeve korisnika zadovoljiti već u fazi održavanja sustava u radu.

S kojim funkcionalnim podsustavima je najbolje krenuti kako biste što brže iskoristili sve prednosti implementacije ERP sustava?

Kao što pokazuje iskustvo i statistika implementacije (uključujući službene statistike 1C tvrtka za implementaciju “1C:ERP”), najučinkovitije je započeti automatizaciju s pokretanjem podsustava Prodaja, Skladište i Nabava. Ovaj slijed implementacije omogućuje, u početnoj fazi projekta, usklađivanje i objedinjavanje regulatornih i referentnih informacija cijelog sustava. U ovoj fazi, funkcionalnost upravljanja proizvodnjom možda neće biti u potpunosti iskorištena; izdavanje proizvoda može se prikazati na pojednostavljen način, u jednom dokumentu (isključivo za računovodstvene svrhe). Stručnjaci za implementaciju imat će više vremena za uzimanje u obzir nijansi proizvodne djelatnosti poduzeća i implementirati ih u kasnijoj fazi, kada započne implementacija funkcionalnog proizvodnog podsustava. U biti, ova shema podrazumijeva implementaciju podsustava prema principu "od jednostavnog do složenog".

Na sličan način je riješena situacija s podsustavom Kadrovi i Plaće. U velikoj većini slučajeva, na početku projekta automatizacije u poduzeću, ti se zadaci rješavaju u zasebnoj konfiguraciji "1C: Plaće i upravljanje ljudskim resursima", a mogu se prenijeti u ERP sustav u kasnijim fazama projekta.

Prilikom implementacije potrebno je voditi računa da se uz transakcijske zadatke automatiziranim sustavima može povjeriti i upravljanje procesima. Dakle, transakcija „Postavljanje dokumenta Narudžba dobavljaču u sustav“ može biti rezultat dugotrajnog procesa formiranja potreba, razjašnjavanja nomenklature i uvjeta nabave, razmatranja prijedloga dobavljača, dogovaranja i odobravanja troškova narudžbe, rješavanje logističkog problema itd. Dakle, oko ovog dokumenta može se proći kroz prilično kompliciran proces. Iako je dokument, kao takav, primjenjiv u praksi na većinu poduzeća, procesi koji ga okružuju jedinstveni su za svaku pojedinu organizaciju. U ovom slučaju, preporučljivo je nadopuniti funkcionalnost "1C:ERP" besprijekorno integriranim rješenjem "1C:Document Flow".

Besprijekorna integracija omogućuje korisniku rad u 1C:ERP i istovremeno korištenje funkcionalnosti 1C:Tijeka dokumenata bez pokretanja ovog programa. Unos poslovnih procesa u "1C: Tijek dokumenata" pomaže u praćenju u kojoj je fazi svaki proces, koje radnje treba poduzeti u ovom trenutku u sustavu i izvan njegovog okvira, koje dokumente sastaviti i s kim ih koordinirati itd. . Osim toga, integracija ERP-a i protoka dokumenata omogućuje koordinaciju rada različitih odjela, održavanje sastanaka i konferencija te zajednički rad na implementaciji donesene odluke, evidentirati tijek rada kroz dokumente automatiziranih sustava, utvrditi postignuti rezultat.

Osim toga, "1C: Tijek dokumenata" pomoći će ako "1C: ERP" nije osiguran za odražavanje određene operacije poduzeća. potreban dokument. Takav dokument može se generirati u 1C: Document Flow i zatim uključiti u poslovni proces.

Možete saznati više o cijeni, funkcionalnosti i implementaciji 1C ERP

Tako se međusobnom integracijom dva softverska proizvoda izbjegavaju nepotrebne izmjene automatiziranog sustava, skraćuje vrijeme implementacije i ubrzava puštanje sustava u rad.

U prošlom članku govorio sam o tome što je ERP sustav, kao iu kojim slučajevima će implementacija ovog softverskog sustava donijeti stvarne prednosti, te na što treba obratiti pozornost pri odabiru ERP-a. Sada želim govoriti o tome kako izvući praktične koristi od ERP sustava. A za to, softverski proizvod mora biti implementiran.

O implementaciji programskih proizvoda već sam pisao u seriji članaka „Implementacija softverskog proizvoda. Osobitosti rada poslovnog savjetnika." A mnoge od preporuka iz ove serije članaka također se mogu primijeniti prilikom implementacije ERP-a. Ipak, ovaj sustav je namijenjen srednjim i velikim poduzećima, pa stoga njegova implementacija ima određene karakteristike koje nisam otkrio u prethodnim člancima posvećenim prvenstveno malim i srednjim poduzećima. Još jedna bitna značajka ERP-a je da je to višenamjenski, složen sustav s vrlo širokom funkcionalnošću, pa se i ta činjenica mora uzeti u obzir pri implementaciji.

Najvažnije pitanje koje se postavlja uoči implementacije bilo kojeg softverskog sustava je "odakle početi"? Ako znate kako i gdje započeti implementaciju i ispravno započeti s radom, najvjerojatnije će proces proći bez nepotrebnih poteškoća, prerade i sukoba. A rezultat će ispuniti poslovna očekivanja.

Također ću pokušati govoriti o tome kako upravljati projektom implementacije ERP sustava od početka do kraja u sljedećim člancima. A sada želim govoriti o najvažnijoj stvari - početku implementacije.

Različiti pristupi implementaciji

Postoji nekoliko pristupa implementaciji ERP sustava koje sam vidio kako drugi implementiraju i/ili sam ih sam primijenio u praksi. Svaki od njih ima svoje prednosti i nedostatke, neke zamke i prednosti.

U načelu, svi pristupi implementaciji ERP-a također su relevantni za sve složene sustave, na primjer, 1C UPP, 1C ERP, SAP Bussines ONE, ODOO, itd. Razgovarajmo o njima u detalje.

Izrada tehničke specifikacije

ERP sustav je vrlo tehnološki proizvod. Stoga su i programeri i gospodarstvenici često u iskušenju maksimalno isplanirati implementaciju i prije početka rada. Čini se da je sve logično. Ovaj pristup pretpostavlja da tehnološki softverski sustav treba biti što je moguće algoritamski. A procesu implementacije se može i treba pristupiti sa stajališta algoritmizacije i matematičkog modela.

Kako to implementirati:

1. Izrađuje se opsežna tehnička specifikacija u kojoj su svi procesi, uključujući i one najmanje, promišljeni i maksimalno opisani.
2. Stvoren za tehničke specifikacije kalendarski plan djela

Sastaviti takav projektni zadatak može potrajati mjesecima. Osobno sam vidio kako je stručnjak u šest mjeseci izradio tehničke specifikacije za implementaciju ERP-a. Tijekom tog razdoblja redovito je posjećivao mjesto, ulazio u sve nijanse i uključivao ih u dokument.

Programeri primarno imaju koristi od ovog pristupa:

• Dokument o opisu posla bit će skup. Obavlja se velika količina posla, oduzimajući značajnu količinu vremena. A kupci obično bez pitanja pristaju na visoku cijenu tehničkih specifikacija.
• Programeri primaju detaljne upute, na temelju kojih se mogu izvoditi radovi. I u slučaju loše odluke, dostupan u potpisanoj tehničkoj specifikaciji, izmjene će se posebno platiti.

Nedostatak pristupa je njegov volumen i složenost. Napravite sveobuhvatnu tehničku specifikaciju koja će uključivati ​​sve module, dokumente, sve nijanse budući posao nemoguće. Sustav je višenamjenski i svaka promjena u jednom modulu može povlačiti za sobom potrebu izmjene u drugom.

Isto je i s pogreškama pri izradi tehničkih specifikacija: sve netočne odluke u jednom modulu mogu dovesti do mnogih promjena u ostalima. Na primjer, neki poslovni proces može biti krivo shvaćen, a zatim se tijekom implementacije ispostavi da neka dokumentacija i priručnici nisu potrebni, ali su potrebni sasvim drugi. Previše je informacija, previše složenosti sustava - kao rezultat toga, ispada da je nemoguće u početku postaviti sve nijanse i predvidjeti sve moguće pogreške.

"Djelomična" implementacija

U ovom slučaju sastavlja se popis najznačajnijih područja za poslovanje i moduli za rad s njima. Na temelju njih izrađuje se određeni plan provedbe koji je temelj za početak rada.

U ovom slučaju, projektni zadatak je također dostupan. Kao i kalendarski plan za opciju rada, gdje se kao osnova uzima opsežna tehnička specifikacija. Ali ovdje tehničke specifikacije nisu toliko sveobuhvatne; moguće je izraditi vlastite tehničke specifikacije za različite faze rada. Oni. Glavni dokument u ovom slučaju je Plan izvođenja radova.

Na primjer:

Kao prvu fazu implementacije odabiremo dio Financije i kretanje roba. Ovo područje rada je vrlo važno za svaku tvrtku. Razumijemo osobitosti financijskih kretanja u organizaciji, proučavamo skladištenje i prodaju robe. Na temelju toga izrađujemo tehničke specifikacije za automatizaciju odabranog područja u ERP-u. I implementiramo funkcionalnost potrebnu za ovaj odjeljak.

U sljedećoj fazi odabiremo drugi smjer, na primjer, proizvodnju. I mi također radimo u tom smjeru, plus uzimamo u obzir obavljeni posao (i moguća poboljšanja) u gotovim modulima koji se odnose na financije i proizvode.

Glavna prednost ove metode je realizam. Izuzetno je teško pokriti sve odjednom. Provedba korak po korak je puno lakša i obično se čini manje pogrešaka. A rezultati rada vidljivi su već u procesu implementacije. I sama najčešće biram ovaj pristup.

Nedostaci - povećanje rokova, što kupac može smatrati kašnjenjem. Kod djelomične provedbe, rokovi radova mogu kasniti kako iz objektivnih razloga, tako i iz raznih razloga vezanih uz financiranje, ljudski faktor itd. Osim toga, ako poslovni voditelj želi dobiti sve odjednom, može biti nezadovoljan i nedostatkom točnih podataka o implementaciji (kada će biti gotova, koliki će točan iznos biti i sl.).

Ova metoda rada je vrlo pažljiva i često traje dulje od ostalih opcija implementacije. Dakle, ako su u prvom pristupu (izrada tehničkih specifikacija) svi uvjeti i iznosi izračunati unaprijed, prije početka rada, onda su ovdje sve preliminarne brojke približne. Tehničke specifikacije za različite faze izrađuju se tijekom procesa implementacije.

Također, kod prve metode rada na automatizaciji, rad različitih odjela može se odvijati paralelno. Klijent će vidjeti automatizaciju računovodstva, prodaje, skladišta i proizvodnje. Ovdje se rad odvija korak po korak. I odjeli su također povezani na ERP jedan po jedan.

"Agilni" pristup

U ovom slučaju rad na implementaciji počinje odmah bez pripremne faze. Čini se da je to nedopustivo, ERP sustavi su previše složeni da bi se implementirali bez prethodnog proučavanja specifičnosti poslovanja i izrade dokumentacije. Međutim, u praksi sam vidio sličan rad.

Neki programeri, čak iu slučaju ERP sustava, djeluju po principu "počnimo, a onda ćemo shvatiti". Prema ovom pristupu, unaprijed stvorena ukupni plan provedbu, koja je prema potrebi podijeljena na male dijelove.

Najčešće ovu metodu rada prakticiraju prodavači softverskih proizvoda u "kutiji". Razlog je taj što u svakom slučaju dobivaju dobit od prodaje "kutije", a implementacija je za njih samo povezana usluga.

Glavna prednost ove metode je da rad na implementaciji počinje odmah nakon donošenja odluke. Bez dugotrajne pripreme. To je ono što privlači poslovne ljude. Primjerice, donesena je odluka da se automatizira odjel prodaje i odmah smo krenuli s radom. Odlučili smo da moramo prebaciti ostatke - oni se prenose odmah.

U principu, uspješna implementacija pomoću ovog principa također je sasvim moguća. Ali to je vrlo teško i uspjeh će zahtijevati vrlo visoku razinu profesionalnosti upravitelja, kao i značajno iskustvo u provedbi sličnih projekata. Pa čak i tada profesionalci često biraju druge putove. Jednostavno zato što vam omogućuju smanjenje broja pogrešaka i preklapanja, utjecaj ljudskog faktora. Kao rezultat toga, opcije rada prema specifikacijama ili implementacije u dijelovima omogućuju vam da dobijete željeni rezultat s manje preklapanja i prerade.

Nedostaci: nedostatak planiranja za sveobuhvatnu implementaciju. Ovdje nastaju problemi iz gotovo istih razloga kao i kod izrade sveobuhvatne tehničke specifikacije: ERP je složeni integrirani programski proizvod, a pogreške u implementaciji jednog modula mogu utjecati na rad drugog modula. Ali ako u prvom slučaju takvi problemi nastaju zbog pokušaja da se previše unaprijed predvidi, ovdje nastaju zbog nedostatka planiranja. Oni. Tijekom implementacije stručnjaci rješavaju neposredne probleme, ne razmišljajući da će im u sljedećoj fazi trebati podaci i dokumenti iz trenutnog modula za organizaciju rada drugog odjela.

Još jedan nedostatak je što je kod ovog pristupa uključenost zaposlenika tvrtke u proces implementacije mnogo manja nego kod bilo kojeg od gore opisanih. To negativno utječe na odlučnost zaposlenika da sudjeluju u testiranju i prijelazu na novi sustav, a također izaziva sabotažu korištenja novih alata.

“Malo po malo, ali odjednom”

Ja osobno nazivam drugi pristup implementaciji ERP-a "Malo po malo, ali sve odjednom." Ova opcija također može biti uspješno i praktično rješenje. Osobno sam ga koristio više puta. A ako tijekom djelomične implementacije uzmu jedan ili dva modula, potpuno ih konfiguriraju i tek onda počnu raditi na drugim modulima, tada se u ovom slučaju rad također odvija postupno, tada nema tako jasnog ograničenja - samo ovaj modul i nema drugih.

Kod ovog pristupa, prvi korak je također izrada projektnog plana. S tim u vezi, glavne faze nisu moduli (jedan, pa drugi itd.), već neke vrste rada koje mogu istovremeno utjecati na sve module ili selektivno na neke od njih. Istodobno, za svaku fazu navedeni su približni uvjeti i troškovi.

U najopćenitijem slučaju, takav plan izgleda ovako:

1. Izrada tehničkih specifikacija.
2. Izvođenje radova u skladu s tehničkim specifikacijama... Ova točka se može detaljizirati, a rad se tada dijeli u nekoliko faza.
3. Testiranje sustava.
4. Puštanje u rad.
5. Trening.
6. Završetak (isporuka) projekta.

Sličan plan se izrađuje zasebno za svaki modul, što omogućuje da trošak svake faze rada bude što specifičniji za kupca, kao i da se najtočnije odrede mogući rokovi. Istodobno, mogućnost izmjene nekih vrsta planiranog rada s drugima tijekom procesa implementacije, ako je potrebno, nužno se raspravlja s kupcem.

Ova metoda je praktičnija i realističnija od izrade tehničkih specifikacija, budući da će opće tehničke specifikacije za cijeli projekt zahtijevati 2-3 mjeseca rada ili čak i više, a rezultirajući voluminozni dokument sa svim detaljima bit će vrlo težak za mušterija za proučavanje.

Ovdje kupac vidi plan s rokovima i iznosima za svaku fazu. A tehničke specifikacije za svaku fazu rada izrađuju se zasebno, male su i ne zahtijevaju značajne vremenske troškove. Također je poželjno jasno imenovati svaki od dokumenata. Na primjer, "Računovodstvo i financije" ili "Odjel prodaje".

Prednosti ovog pristupa:

• Kupac odmah vidi cijeli projekt. Uz najtočnije moguće vrijeme i troškove prije početka implementacije.
• Izvođač jasno definira proračun za svaku fazu i izdaje račun za plaćanje. Istodobno, iznos računa ne postavlja nikakva pitanja, što vam omogućuje da produktivno radite bez ometanja opravdavanjem računa ili brojanjem stvarno potrošenih sati.

Nedostaci pristupa:

• Kupac mora vrlo pažljivo odabrati izvođača kako bi voditelj projekta imao odgovarajuće razumijevanje specifičnosti implementacije svakog modula. Inače, izračuni u planu neće biti dovoljno točni. Budžet se može neočekivano povećati, rokovi se mogu rastegnuti, tj. izgubit će se glavne prednosti pristupa.
• Izvođač će trebati značajan broj visokokvalificiranog osoblja za poštivanje rokova i paralelni rad na različitim modulima. Oni. mali tim neće moći implementirati takav pristup.

Važna značajka planiranja: Prilikom izračuna proračuna, bez obzira na vaše iskustvo i točnost vaše procjene, trebali biste “odvojiti” dodatni iznos za slučaj nepredviđenih situacija. Optimalni iznos takvog iznosa je 30% troška planiranog rada. To se može nazvati dogovorenim planiranim odstupanjem troškova projekta. Ovi alati mogu biti potrebni ako se pojave bilo kakve poteškoće - organiziranje razmjene podataka s programom koji ne podržava postojeći API, ažuriranje osnovnih referentnih knjiga, poteškoće u prijenosu podataka, implementacija funkcija potrebnih za rad koji se iz jednog ili drugog razloga ne mogu izvršiti unaprijed predviđeno itd. .d.

Tih 30% se uzima u obzir u proračunu, ali se plaća izvođaču samo ako je potrebno. Ako ste pri realizaciji projekta uspjeli ispuniti osnovne proračunske brojke bez “rezerve”, super! Kupac će biti zahvalan, a zadovoljan kupac znači nove narudžbe i najbolju reklamu putem usmene predaje (preporuke prijateljima i poznanicima).

Ako i dalje trebate koristiti pričuvu, vrlo je važno kompetentno i jasno opravdati za koji je posao potreban ovaj novac. Ovaj iznos potrebno je uključiti u proračun kako ne bi dolazilo do neugodnih situacija kada se proračun poveća, a kupac nema takvu stavku troška.

S kojim modulima da počnem?

Broj modula koje ERP sustav može ponuditi često postavlja pitanja o tome odakle početi, jer postoji toliko mnogo mogućnosti, kako kažu, “oči vam pobjegnu”. Preporučujem započeti s najkritičnijim područjima za rad tvrtke i povezanim modulima:

1. Financije i međusobni obračuni. (Nemojte brkati s proračunom - ovaj modul se može i treba implementirati kasnije, odnosi se na planiranje, a ne na trenutni kritični rad).
2. Kretanje zaliha (TMV): skladištenje, prodaja, prijem. Vrlo je važno pravilno voditi računa o inventurnim stavkama, prije prijenosa stanja obično se radi inventura, zatim se prenose stanja, nakon čega se radi samo u novom sustavu.
3. Računovodstvo. Implementacija računovodstvenog modula ili organizacija razmjene podataka s računovodstvenim sustavom. Država ništa ne oprašta, a svaki prekršaj, bez obzira na namjeru, je kažnjiv. Stoga je računovodstvo i porezno računovodstvo također sustav koji je ključan za poslovanje svake tvrtke.

Ponekad čujem prigovore da tvrtka može imati svoje nijanse, primjerice, zbog velike fluktuacije osoblja HR je najkritičniji. Zapravo, najvjerojatnije postoji neka vrsta automatizacije HR rada u tvrtki u trenutku početka implementacije ERP-a. I koliko god je rad ovog odjela kritičan za poslovanje, neko vrijeme upravljanje osobljem može se provoditi u sustavu koji postoji. A ako se tijekom procesa utvrde određene greške, to će biti minus, ali ne i najkritičniji za opstanak tvrtke.

Također, odjel dizajna ili marketinga moći će neko vrijeme normalno raditi i voditi evidenciju autonomno u sustavu koji su koristili prije.

Istovremeno, strogo računovodstvo i kontrola kretanja osnovnih sredstava (financijskih i materijalnih), kao i nepostojanje grešaka u računovodstvenom i poreznom knjigovodstvu, „stupovi“ su bez kojih ne može postojati nijedno poduzeće.

Nadam se da vam je materijal o tome gdje započeti implementaciju ERP-a i koje se metode rada s ovim sustavom prakticiraju bio koristan za vas. U sljedećim publikacijama govorit ću o svojim osobno iskustvo implementacije ERP-a, podijelit ću s vama informacije o pogreškama koje je najbolje izbjeći, kao i na što morate obratiti pozornost tijekom procesa implementacije te kako najbolje organizirati taj posao kako bi prelazak na ERP bio što učinkovitiji.

Oznake: Dodajte oznake

Implementacija ERP sustava

Planiranje resursa poduzeća (ERP), što u prijevodu znači informacijski sustavi za planiranje resursa poduzeća, odavno su postali uobičajeno područje djelovanja srednjih i velikih poduzeća. Uvođenjem informacijskih mreža želi se povećati učinkovitost poslovnih procesa koji uključuju nabavu, prodaju i proizvodnju. Uvođenje ove tehnologije značajno utječe na povećanje produktivnosti poduzeća u cjelini. Ali ERP nije samo automatizacija poslovnih procesa, on je i automatizacija istih funkcije upravljanja, kao što su planiranje, kontrola i računovodstvo.

ERP sustav se radikalno razlikuje od onoga koji nam je svima poznat Microsoft programi Office koji radi jednako na svim računalima. Funkcionalnost ERP sustava izravno ovisi o jasnoj definiciji zadataka određenog poduzeća i njegovoj prilagodbi za te zadatke. Potpuna učinkovitost korištenja ovog sustava postiže se samo ako je pravilno dizajniran i konfiguriran, što će pomoći da poslovanje u budućnosti bude lakše upravljivo.

Posebnost ERP sustava od drugih sustava je da pomaže u zajedničkom prikupljanju podataka o aktivnostima poduzeća i samo na temelju prikupljenih informacija sustav će moći analizirati podatke. Važna značajka Ovaj sustav se sastoji u tome da se poslovne transakcije u sustavu evidentiraju samo jednom, a na temelju primljenih izvješća možemo odmah analizirati njihov utjecaj na poslovanje poduzeća.

Informacijski sustav za upravljanje resursima poduzeća prilično je razvijen sustav i njegove funkcije su u stalnoj fazi razvoja i poboljšanja, no ipak se događa da nakon što je ERP sustav implementiran u određenom poduzeću i svi načini za njegovu implementaciju ako se koristi ispravno, menadžment poduzeća još uvijek nije u mogućnosti dobiti potpunu informacijsku kontrolu nad aktivnostima poduzeća. I što je najzanimljivije, ništa se značajno ne događa, već naprotiv, sve ostaje isto. Što je ovdje? Mnogo je čimbenika koji mogu utjecati na neispravan rad ERP sustava. To može biti, na primjer, netočno izvršenje primarnih dokumenata, propusti i kršenja prodajne politike ili prisutnost viška rezervi u poduzeću. Moguće je čak da mnoga poduzeća nakon implementacije ERP sustava odustanu od njega, jer navodno neadekvatno i nepravovremeno odgovara na zadatke koji su mu postavljeni. Ali to nije slučaj samo u našim poduzećima, postoje podaci da je na Zapadu udio uspješnih implementacija ERP sustava u poduzećima manji od 50% slučajeva.

Ali zašto je tako veliki postotak implementacija ERP sustava neuspješan? Ako analiziramo neuspješne implementacije ERP sustava, postaje jasno da je jedan od glavnih faktora neuspješnih implementacija kršenje načela dizajna sustava automatska kontrola (ACS). Među stručnjacima postoji mišljenje da projekti implementacije automatiziranih sustava upravljanja ne daju pozitivne rezultate jer se pri projektiranju ovih sustava ne vodi računa o strategiji razvoja poslovanja, a poslovni procesi se prečesto reprogramiraju.

Vrijedno je istaknuti sljedeće pogreške:

1. Pri projektiranju ERP sustava ne uzima se u obzir strategija daljnjeg razvoja poduzeća.

Kako analize pokazuju, to je glavna pogreška pri implementaciji ERP sustava. Hajdemo shvatiti zašto se to događa. Iza posljednjih godina Gospodarstvo i različiti gospodarski sektori u kojima poduzeća posluju značajno su se promijenili i nastavljaju se stalno mijenjati, u takvom kontekstu nemoguće je pravilno konfigurirati informacijski sustav jer neće moći uzeti u obzir moguće promjene u aktivnostima poduzeća u budućnosti. Primjer za to je da su poduzeća koja posluju u industriji nafte i plina povukla svu neosnovnu imovinu, a ipak su informacije o toj imovini bile važan dio automatiziranog sustava kontrole. Drugi primjer: poduzeća koja posluju u metalurškom sektoru gotovo su prepolovila broj svojih zaposlenika, što je utjecalo na broj automatiziranih mjesta, što se također ne može uzeti u obzir pri implementaciji ERP sustava. Na temelju svega ovoga postaje jasno da je potrebno nekako poboljšati i modernizirati sustave planiranja resursa poduzeća kako bi u budućnosti bilo moguće uzeti u obzir sve promjenjive pokazatelje. Inače će implementacija ERP sustava postati svojevrsno opterećenje za ispravne i produktivne aktivnosti poduzeća. Ali već postaje moguće implementirati potpuno funkcionalan ERP sustav u poduzećima, ali to je dug proces i može potrajati od 3 do 5 godina. Kako u budućnosti ne biste ponovili pogreške, trebali biste osmisliti i razmisliti o strukturi i opsegu aktivnosti poduzeća najmanje tri godine unaprijed. Ali ovdje opet, ako su izgledi za aktivnosti poduzeća u budućnosti netočno predviđeni, mogući su veliki gubici i troškovi, na primjer, na kupnju dodatne opreme za ERP sustave, što dovodi do nepredviđenih troškova za plaćanje internetskog prometa. Malo kome će biti ugodno kada se nakon određenog vremena postavi pitanje prijenosa postojećeg ERP sustava na drugu platformu.

Također se stalno mora voditi računa o drugim područjima razvoja poslovanja - to je i širenje male proizvodnje, i organizacija podružnica, i značajno smanjenje rezervnih zaliha, te stroža kontrola rokova isporuke. Provođenjem svih ovih mjera povećava se opterećenje performansi ERP sustava o čemu ovisi ažurnost i učinkovitost evidentiranja poslovnih transakcija, u protivnom svi podaci prikupljeni ovim sustavom bit će neučinkoviti.

2. Projektiranje informacijskih sustava “odozdo prema gore”.

Ispravno postavite ciljeve tvrtke i izglede za njezinu budućnost uspješan razvoj moguće samo uporabom top-down metode projektiranja. Praksa pokazuje da stvaranje učinkovitih informacija sustav upravljanja je skupo, jer je gotovo nemoguće uzeti u obzir cijeli tijek informacija koji se pojavljuju u poduzeću. Stoga se svaki programer pri projektiranju ERP sustava suočava s problemom prijelaza s dobivanja pune količine informacija na određenu granicu. Glavni zadatak pri projektiranju ERP sustava je odabrati glavni značajni smjer za učinkovito donošenje upravljačkih odluka. Budući da poduzeće svakodnevno prima velike količine informacija različitog sadržaja, dizajner treba iz cijelog tog protoka informacija odabrati samo najznačajnije i važna informacija. Naravno, svaka tvrtka ima svoje potrebe za informacijskom podrškom. Dakle, pravilno projektiranje ERP sustava podrazumijeva prije svega odabir informacija koje su važne za gornje slojeve menadžmenta, a tek onda kreator ide dolje. Ova metoda prvenstveno je osmišljena za dobivanje kritičnih informacija potrebnih najvišem menadžmentu. No, kako pokazuje praksa projektiranja ERP sustava, projektanti, ne ulazeći u detalje o važnosti pristiglih informacija, unose u sustav mnoštvo nepotrebnih i suvišnih informacija, čime poskupljuju sustav automatizirane kontrole. Zbog toga uprava tvrtke trpi zbog nedostatnosti i potpunosti primljenih informacija. A menadžment tvrtke dobiva ogromne količine neanaliziranih informacija, što značajno usporava proces donošenja upravljačkih odluka, primjera za to je mnogo. Kako poduzeće pri projektiranju i implementaciji ERP sustava ne bi dobivalo suvišne i neučinkovite informacije, što iziskuje znatne troškove, pri projektiranju ERP sustava potrebno je prvenstveno voditi računa o ciljevima poduzeća i na temelju toga pravilno odrediti vrstu i prirodu informacija koje poduzeće prima.

3. Neispravan redizajn poslovnih procesa.

Često se događa da se tvrtka koja se odlučila za implementaciju ERP sustava odluči na tako značajan korak kao što je redizajniranje ili reinženjering svih postojećih poslovnih procesa u poduzeću i njihova daljnja implementacija, te podređivanje zahtjevima ERP sustava. Ili je moguće da će tvrtka tijekom restrukturiranja odabranog ERP sustava inzistirati na održavanju svih postojećih poslovnih procesa, a ponekad i na njegovom potpunom prepravljanju. Ali ove dvije opcije za implementaciju ERP sustava su upravo pogrešne, što će dodatno negativno utjecati na učinkovitost poduzeća.

Prilikom reinženjeringa svih poslovnih procesa povećava se rizik da se ERP sustav koji se implementira u poduzeću uopće neće koristiti. Budući da praksa reinženjeringa poslovnih procesa pokazuje da se bilo kakve značajne promjene u poslovnim procesima vrlo teško ukorijenjuju te se kao posljedica toga vrlo rijetko koriste.

Ako pogledamo zapadne tvrtke, vidjet ćemo da su zapadni ERP sustavi razvijeni uzimajući u obzir globalno iskustvo u implementaciji ovih sustava na temelju iskustva u izgradnji i optimizaciji poslovnih procesa. Na temelju toga postaje očito da ovo iskustvo treba uzeti u obzir pri poboljšanju sustava upravljanja u našem ruske tvrtke i poduzeća. Ali može se dogoditi da dizajneri ERP sustava ne koriste uvijek ispravno reference na zapadne prakse, budući da domaće tvrtke posluju u potpuno drugačijem gospodarskom okruženju.

Očuvanje svih postojećih poslovnih procesa također je neučinkovita metoda, jer tako dobiveni sustav, zbog višestrukih izmjena i prerada, gubi na pouzdanosti i učinkovitosti. To utječe na rizik od pogrešne obrade ulaznih informacija, a također neće biti koristi od automatizacije odabranog sustava, jer će modificirani i redizajnirani poslovni procesi biti neučinkoviti. U tom će slučaju poduzeće ovisiti o odabranom sustavu upravljanja i automatski će biti lišeno mogućnosti poboljšanja svojih aktivnosti. Na temelju ovih metoda, važno je pronaći "zlatnu" sredinu između reinženjeringa i prerade poslovnih procesa postojeći sustav.

4. Pogrešna procjena ekonomska učinkovitost implementacija ERP sustava.

Implementacija ERP sustava košta puno novca, što uključuje i kupnju potrebna oprema, računala, plaćanje konzultantskih usluga i sl. U tom smislu, voditelj poduzeća morat će riješiti glavno pitanje ekonomske učinkovitosti implementiranog ERP sustava. Voditelj se suočava sa zadatkom da usporedi troškove automatizacije poslovnih procesa s konačnim ekonomskim rezultatima projekta. Rješenje ovog problema uključuje odgovore na sljedeća pitanja: koje informacije će menadžer u konačnici dobiti, koji gubici će se time izbjeći i kako maksimizirati učinkovitost korištenih resursa poduzeća. Ako se barem jedan od ovih problema ne riješi, vrlo je moguće da se troškovi implementacije ERP sustava neće isplatiti ili se jednostavno neće isplatiti. Kako bi se izbjegli mogući kvarovi, potrebno je odrediti cijenu uključivanja određenih informacija u svim fazama projektiranja i implementacije ERP sustava. Ali to nije sve. Prilikom izrade prototipa budućeg ERP sustava potrebno je riješiti pitanje ekonomske učinkovitosti. Najveća učinkovitost implementacije ERP sustava moguća je samo ako poduzeće ima dobro izgrađen sustav upravljanja.

Pozitivan čimbenik koji utječe na ispravan i učinkovit rad implementiranog ERP sustava je prisutnost bogate funkcionalnosti. No praksa pokazuje da su česti slučajevi u kojima je implementirani ERP sustav u poduzeću poslužio samo kao alat za pomoć u pripremi porezna prijava ili štoviše, jednostavan kalkulator. Uzrok tome može biti niz razloga, od pogrešnog odabira konzultantske tvrtke koja pomaže tvrtki u implementaciji ERP sustava do pogrešnog odabira zadataka i ciljeva od strane dizajnera sustava. Mnoga poduzeća čine glavnu pogrešku slijedeći načelo "sada ćemo kupiti, a kasnije ćemo vidjeti". Stoga ta poduzeća trpe značajne gubitke sredstava.

Izrada i implementacija ERP sustava u tvrtku ili poduzeće inicijalno uključuje radikalne promjene u poslovnim procesima određenog poduzeća ili poduzeća. Tome doprinosi metodologija implementacije ERP sustava i funkcionalnost ovog ERP sustava. Postoje sustavi klase SAP R/3 za koje je općeprihvaćena praksa implementacije privlačenje poslovnih procesa poduzeća na već postojeću bogatu funkcionalnost ERP sustava. Uslijed implementacije ovog sustava poduzeće ima ozbiljne troškove za upravljanje implementiranim projektom, kao i zbog promjena u vlastitim poslovnim procesima. Tu su i sustavi poput MS Navision Attain i Axapta koji se smatraju sustavima srednje klase. Ovi sustavi su jedni od najboljih sustava u ovoj klasi, pri implementaciji ovih sustava projektant se prvo fokusira na prilagodljivost potrebnim procesima poduzeća. Naime, glavni cilj implementacije ovih sustava usmjeren je na procese korisnika, a tek onda na funkcionalnost sustava. Moderni ERP sustavi imaju visoku razinu i integrirano razvojno okruženje, u ovom slučaju moguće je kreirati sustav koji će u potpunosti zadovoljiti sve postojeće zahtjeve tvrtke.