Raamatupidamise allhange: hea alternatiiv väikeettevõtetele

Raamatupidamise allhange: kulu

Raamatupidamise allhange Moskvas

Allhanke eelised on ilmsed, aga kuidas on lood puudustega?

Raamatupidamise sisseostmise eelised Moskvas

Raamatupidamise allhange – organiseerimisoskus finantstegevus ettevõtteid kõige tõhusamalt, maksmata üle tavatöötajate personalile, kelle tööviljakus ei ole alati kõrge. B-Consultingu projektijuht Maya Zinovjeva rääkis Venemaa finantsteenuste turu eripäradest, äriarenduse iseärasustest, juhtimissüsteemist ja allhankefirma Zhazde klientidega töötamise nüanssidest.

Investeeringute alustamine ja arengudünaamika

Ettevõtte loomise idee tekkis Mayal juba 90ndatel, kui ta alustas tööd raamatupidamise valdkonnas. 1991. aastal asus B-Consultingu projekti tulevane juht pärast kolmekuulist erialakursust väikeses ettevõttes pearaamatupidaja ametikohale. Õpingute käigus sai selgeks, et raamatupidamine võib olla väga huvitav äri ja sellega tasub edasi tegeleda.

Karjäär algas väga pingeliselt ametialane tegevus. Pärast 6 kuud töötamist leidis ta endale uue töökoha ning esimese raamatupidaja aasta lõpus osutas ta oma teenuseid 5 erinevale ettevõttele. See kõik aga ei vastanud päris noore ambitsioonika naise huvidele ja prioriteetidele – ta püüdis ellu viia uusi ideid ja projekte.

Sel ajal on juba hakanud tekkima idee luua raamatupidamisfirma, mis töötaks korraga mitmes organisatsioonis ja oleks iseseisev ettevõte. Kogemustega tuli strateegiline visioon ettevõtluse arengust - kaaluti tulevaste töötajate kohustuste jaotamise ja ettevõtte töö korraldamise võimalusi. Nii kujunes idee tasapisi konkreetseks äriplaaniks.

Küll aga puudus tol ajal võimalus oma firmat avada. Erinevatel eluetappidel töötas tulevane ettevõtja pearaamatupidaja ja finantsjuht toidu hoidmises. 2000. aastal langesid lõpuks võimalused ja soovid kokku ning tekkis oma raamatupidamisfirma.

Teenuste osutamise äri ei ole kapitalimahukas, seega oli algkapital veidi üle 50 tuhande rubla. Juba tol ajal oli see summa üsna taskukohane. Kuid üsna pikka aega tuli ettevõtte kasumit investeerida arendusse - programmide hankimisse, infosüsteemid, turvasüsteemid, arvuti- ja serveritehnoloogia.

Maya Zinovjeva: „Esimesed kliendid olid allhankefirma meelitamise põhimõtetega väga halvasti kursis, palju asju tuli punkt-punktilt selgeks teha, selle käigus tuli midagi parandada. Aga äri on äri – kui tahad olla efektiivne, pead õppima ja teisi õpetama. Algul töötasin üksikettevõtjana, siis tekkis võimalus registreerida juriidiline isik. Minu vend Dmitri töötas minuga projekti kallal. Nii tekkis Bi-Consulting LLC - meie ühine vaimusünnitus, pereettevõte, võiks öelda.

Sel ajal ei teadnud keegi, kuidas allhankeäri juhtida, tegelikult lõi Maya katse-eksituse meetodil oma teenusepakkumissüsteemi. Ja keegi pole kaitstud vigade eest teekonna alguses.

Maya Zinovjeva: "Kliendiga oli selline või teine ​​olukord - ja see kajastus järgmises lepingus, töötajate sise-eeskirjades. Nii muutis mitu aastat lepingut iga meie viga klientidega suhtlemisel ja töös. Selle tulemusena oleme loonud 22-leheküljelise lepingu, mis vastab peaaegu kõigile kliendi võimalikele küsimustele. Dokumenti ei ole viimased 4 aastat muudetud.

Kasumlikkus ja rahaline efektiivsus

Kui raamatupidamise allhangete äri on õigesti üles ehitatud, saab tasuvusraha jõuda üsna kiiresti: umbes kuue kuuga. Selliste projektide tasuvusajad on isegi lühemad kui muudel äriliikidel, kuna töö klientidega on regulaarne. Näiteks on paljud kliendid Bi-Consultinguga koostööd teinud juba üle 15 aasta, peaaegu alates avamise hetkest.

Maya Zinovjeva: "Teekonna alguses ei teadnud me palju, tegime vigu. Mitte raamatupidamises endas, vaid suhetes klientidega - nad ei osanud kiiresti taotlustele vastata, ei olnud nii-öelda "kaldal" nõus paljude töö üksikasjadega. Selle tulemusena kaotasid nad sellised kliendid ja seega ka kasumi. 2005. aastaks õnnestus meil publik moodustada püsikliendid, mis tagas kasumliku katkematu töö ilma viivitusteta palgad, ilma võlgadeta tarnijate ees ja stabiilse kasumiga."

Nüüd on firmal "B-Consulting" 140 püsiklienti. Aruandeperioodidel on ka neid, kes taotlevad ainult aruandlust või muid ühekordseid teenuseid. Keskmine tšekk on 7-8 tuhat rubla.

Meeskonna loomine

Ettevõttes "B-Consulting" töötavad spetsialistid - väärtuslik vara erialased teadmised ja kogemusi. Ettevõtte korporatiivne poliitika on aga keskendunud meeskonna loomisele. Ainult selles on võimalik saavutada seda, mida üksainus spetsialist kunagi ei suuda. See on nii kombineeritud teadmised, üksteise toetamine kui ka ühine otsus. rasked probleemid. Ja muidugi väga oluline tegur on juhi tegevus juhina ja omamoodi telg, mille ümber on üles ehitatud ettevõtte struktuur.

Maya Zinovjeva: "Alguses olin ma ainus spetsialist. Ta juhtis esimesi ettevõtteid ise. Ta palkas ainult assistendid, kes said parimal juhul programmi dokumente sisestada. Ja enamasti läks neid vaja vaid maksuametisse, pankadesse minekuks, dokumentide järele ja kaasaskandmiseks. Nüüd on need protseduurid digitaliseeritud, me ei näe peaaegu kunagi kliente, isegi kui nad pole kaugel. Kliendipank, elektroonilise aruandluse operaatorid, skaneeringud, pilveprogrammid – sellest võisime äri alguses vaid unistada.

Tasapisi klientide arv kasvas, ettevõte hakkas värbama juba kvalifitseeritud raamatupidajaid. Kuid valmis spetsialistide võtmine osutus halvaks mõtteks.

Maya Zinovjeva: "Ambitsioone on palju, nõudmised suured ja töö jätab soovida. Eelistan pearaamatupidaja tööd õpetada tüdrukutele, kes tulid meile pärast kõrgkooli või instituuti ilma töökogemuseta. Nende hulgast selgusid parimad spetsialistid. Nad töötavad endiselt meie sõbralikus meeskonnas.

Juhtimissüsteem: meetodid, tehnikad, tehnikad

Ettevõtte "B-Consulting" finantskasvu ja struktureerimise käigus loodi spetsiaalne ainulaadne sisereeglite ja standardite süsteem, mis võimaldab töötada ilma tõrgete ja vigadeta, ilma haiguslehtede ja puhkusteta.

Ettevõtte töö käigus kasutatakse klientidega operatiivseks suhtlemiseks kõiki olemasolevaid sidevahendeid - e-post, kiirsõnumid, telefonid. Ettevõtte ülesanne on jälgida, et klient ei tunneks ebamugavust, kuna raamatupidaja teeb kaugtööd.

"B-Consulting" rakendab aktiivselt kõike, mis tänapäeva maailmas saadaval on tehnilisi vahendeid: programm ja dokumendid pilvelahendustes, kaugtöö pankadega, automatiseeritud aruandlus.

Tööstus raamatupidamine on muutunud kõrgtehnoloogiliseks tööstuseks. Ja loomulikult nõuab see juhilt automatiseerimise oskusi ja teadmisi. Endiselt sageli muutuv seadusandlus sunnib kätt pulsil hoidma – ei saa kuu aega vahele jätta ilma dokumentide muutusi kõige rohkem jälgimata erinevad tasemed. Seega peab raamatupidamisfirma juht olema lihtsalt raamatupidaja, maksuspetsialist, jurist, programmeerija, IT-spetsialist ja teadmustöötaja. Ja loomulikult on oluline spetsiaalsete tehnikate ja juhtimismeetodite valik, omaenda optimaalse viisi otsimine töötajate meeskonnaga suhtlemiseks.

Maya Zinovjeva: "Mulle tundub, et mul on üks kiip - võtta arvesse iga töötaja võimeid ja vajadusi. See loob organisatsioonis usaldusliku õhkkonna ja iga töötaja võimalused end ettevõtte sees realiseerida. Ja loomulikult kolleegide toetus. Töötamine peaks olema meeldiv ja lihtne, pead nägema oma tegevuse tulemusi, mõistma, mida teed ja kuidas see teiste tööga seostub. Siis efektiivsus tõuseb.»

Konkurentsikeskkonna tunnused ja töö klientidega

Kui "B-Consulting" alustas tööd raamatupidamise allhanketeenust pakkuva ettevõttena, polnud sellel alal praktiliselt ühtegi konkurenti. Ja äärmiselt raske ülesanne oli töötada keskkonnas, kus puudub pakkumine ja seega ka nõudlus. Nüüd on turul vastupidine probleem – ettevõtteid on liiga palju ja mitte kõik ei paku kvaliteetseid teenuseid. Ja sellest tulenevalt kujuneb raamatupidamise allhanke põhimõtteliselt halb maine. Nüüd üks peamisi ülesandeid turunduse edendamine- mitte selgitada, mis on raamatupidamisfirma, vaid tõestada, et "B-Consultingu" teenused erinevad põhimõtteliselt ülejäänutest.

Allhange on eriline töösüsteem. Pelgalt kogemustega pearaamatupidaja palkamine, dokumentide viimine kontorisse andmebaasi sisestamiseks ei tähenda raamatupidamisteenuse osutamist. Ettevõtte "B-Consulting" töö on täielikult asendada kogu äriprotsess koos kõigi sellest tulenevate tagajärgedega: vastutus, kaugtöö korraldamine, otsustamine raskeid olukordi individuaalse lähenemisega, aga ka seaduste järgimisega. Ettevõtte töö põhijooneks on teadmusvarade haldamine. Sest kõige väärtuslikumad on spetsialistide teadmised ja teadmised, mis on saadud tänu rikkalikule kogemusele erinevate ettevõtetega töötamisel.

Tööstuse turuolukorra eripära tingib vajaduse kaasajastada ja pidevalt areneda. Samas on peamiseks teguriks õigete kompetentside kujunemine ja ettevõtluskogemuse kogumine.

Tööstus areneb aeglaselt, turg on praegu sõna otseses mõttes üle ujutatud väikeste ettevõtetega, kes lihtsalt ei suuda kvaliteetset teenust pakkuda. Osalt ressursside piiratuse tõttu, aga enamjaolt arusaamatusest, kuidas allhange põhimõtteliselt toimima peaks. Seetõttu ilmub suur hulk kliente, kes pole allhanketeenustega rahul ja on sunnitud pöörduma tagasi juba aegunud palgatud raamatupidajate juurde. Ja kui suured ettevõtted ikka saab endale lubada korraliku spetsialisti leidmist, siis väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele on allhange ainus tsiviliseeritud lahendus raamatupidamise korraldamiseks.

Kuid sellega raamatupidamisfirma arendamise probleemid ei lõpe. Tööstuse raskuste ja suure konkurentsi kõrval on üheks peamiseks arenguprioriteediks uute klientide meelitamine. See on allhankele ülemineku keerukuse probleem.

Klient saab raamatupidamisteenuse kvaliteeti hinnata ainult ajas, sest toode on mõeldud selleks pikaajaline. Lisaks on esindatud üleminek teenindusele ettevõttes potentsiaalne klient keeruline protseduur, kuigi B-Consulting vähendas selle mõne tunnini.

Teine nüanss allhankefirmaga töötamisel on see, et klientidel on üsna raske kontrollida nende osutamise käigus saadud teenuste kvaliteeti. Saate keskenduda ainult lõpptulemusele.

Maya Zinovjeva: “Kust sa tead, et teenus on halva kvaliteediga? Ettevõte võib sellest teada saada kuue kuu või aasta pärast. Ja isegi siis, kui nad leiavad trahvi või blokeerivad konto. Raamatupidaja tööd saad kontrollida vaid siis, kui sellest ise aru saad. Aga kui saad aru, siis milleks sul allhankijat vaja on? Seega tuleb välja, et tuleb lihtsalt allhankefirma juhi sõnu usaldada.

Saavutused, tulemused, arengukavad

Ettevõtte peamine saavutus on oma loomine tõhus süsteem töökorraldus. 2005. aastal töötas "B-Consultingus" 25 inimest. Need olid raamatupidajad, kullerid ja IT-spetsialistid. Nad teenindasid umbes 40 ettevõtet. Nüüd töötab koos juhtkonnaga 9 inimest ja teenistuses on 140 ettevõtet. "B-Consulting" töötab ilma kiirustava töö ja "öiste kogunemisteta", rahulikus ja korrapärases režiimis.

Siiski ei plaani ettevõte sellega peatuda. Tegevusgeograafiat on plaanis veelgi laiendada. Nüüd ei piirdu projekti geograafia Moskva ja Tulaga, kus asuvad ettevõtte kontorid. "B-Consulting" töötab ettevõtetega erinevates piirkondades - klientide hulgas on Kaliningrad, Iževsk ja paljud teised.

Tõhus ja mugav kauge töö võimaldab ettevõttel töötada tõhusalt mis tahes vahemaa tagant – kogu töö käib interneti vahendusel. Geograafia laienemist takistab pigem ärimeeste endi psühholoogiline barjäär. Neile tundub, et raamatupidamisfirma peaks olema jalutuskäigu kaugusel, mõni kardab olulisi vahemaid.

Kriis pidurdas veidi ettevõtte majanduslikku edenemist. Osa kliente on oma tegevust vähendanud, osa täielikult likvideerinud. Kuid "lõpuks" (uute klientide saabumine miinus prügimäed) omandab B-Consulting igal aastal uusi kliente ja suurendab käivet.

Maya Zinovjeva: „Tegelikult arvan, et meie areng pole võimalik ainult läbi regionaalse laienemise. Isegi Moskvas ei tööta kõik ettevõtted allhankijatega ja veelgi enam, nad ei saa nii kvaliteetseid teenuseid kui meie. Mis puutub mitte Venemaa turg- see pole ilmselt veel meie jaoks. Esiteks oleme spetsialiseerunud Venemaa seadusandlus. Seega näeme oma klientide seas tõenäolisemalt Venemaal tegutsevaid välisettevõtteid kui siseneme teiste riikide turgudele. Teiseks, ükskõik kui pateetiliselt see ka ei kõlaks, on meie missiooniks korraldada tsiviliseeritud raamatupidamist Venemaa ettevõtted. Ma tahan, et ärist Venemaal saaks maailmatasemel äri.

Firma "B-Consulting" faktides ja arvudes

Asutamise aasta

Stardikapital

50 tuhat rubla.

Tagasimakse periood

6 kuud.

Käive tänaseni

12 miljonit rubla

Kasumlikkus

Püsiklientide arv

140 ettevõtet.

Keskmine kontroll

Mis määrab raamatupidamisteenuste sisseostmise maksumuse? Kes pakub kvaliteetset raamatupidamise allhanget ja maksuarvestus? Kuidas valida raamatupidamistöövõtjat?

Tere, HeatherBoberi veebisaidi lugejad! Tere tulemast Anna Medvedevasse. Meie artiklis käsitleme paljude jaoks uut kontseptsiooni - raamatupidamisteenuste sisseostmist.

Artikkel on kasulik nii suurettevõtete omanikele ja juhtidele kui ka väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete esindajatele.

Raamatupidamine on juhtidele igavene peavalu: pidevad muudatused seadusandluses, personaliraamatupidaja ajas aruandluses midagi sassi või lahkus lihtsalt ootamatult. Mida teha? Kohustada neid paberimägesid mõistma?

Tegelikult on kõik palju lihtsam. Saate raamatupidamise üle kanda kolmanda osapoole ettevõte, mis vastutab kogu raamatupidamise õigsuse, täpsuse ja õigeaegsuse eest ning peate lihtsalt aruannetele oma allkirjad panema ja mitte millegi pärast muretsema.

Alustame järjekorras!

1. Mis on raamatupidamise allhange ja millal võib seda vaja minna?

Allhange on kolmandate osapoolte organisatsioonide kaasamine koostöösse, kes võtavad osa kohustusi ettevõtte töös. See puudutab neid valdkondi, mis ei ole organisatsiooni tegevuses põhilised.

- see on ettevõtte raamatupidamise täielik üleandmine selles valdkonnas pädeva allhankefirma või üksiku allhankespetsialisti kätte.

Peamised eesmärgid ja põhjused allhankele üleminekuks:

• riskide vähendamine (trahvid, karistused või isegi organisatsiooni sundsulgemine);
• kulude vähendamine (mis on eriti oluline kriisi või ettevõtte madala finantsaktiivsuse ajal);
• äritegevuse paindlikkuse suurendamine;
• täistööajaga töötajate arvu vähendamine;
• ettevõtte väike sissetulek;
• suutmatus säilitada kontoripinda;
• okste avamine;
• välismaiste ettevõtete tegevus.

Näide

Saksa suurkorporatsioon avab Moskvas esinduse. Omamata kogemusi Vene Föderatsioonis ja teadmata kõiki Venemaa finantsseadusandluse keerukusi, jõudsid esindajad järeldusele, et iseseisvalt raamatupidamisega tegelemine oleks keeruline ja kahjumlik.

Pärast allhanketeenuste turu analüüsimist leidis ettevõtte juhtkond sobiva ettevõtte, sõlmis lepingu ning on tänaseni koostööga rahul.

Innovatsioon võib end 100% õigustada või osutuda täiesti kahjumlikuks. Seetõttu peate seda küsimust hästi uurima. Ja mitte ainult idee ise, vaid ka selle aktsepteeritavus teie konkreetsel juhul.

Raamatupidamise allhanke eelised ja puudused:

№	Eelised	Puudused
1	Regulaarse raamatupidamise pidamise kulude vähendamine (palk, maksud, ruumide ja seadmete hooldus, eriprogrammide ostmine, personali arendamine).	Pole väga lihtne kontrollida finantsaruanded sest spetsialist võib olla teist kaugel.
2	Inimfaktori puudumine (puhkus, haigusleht, rasedus- ja sünnituspuhkus ja muud olukorrad, kui raamatupidaja ajutiselt puudub).	Kolmanda osapoole spetsialistid ei pruugi funktsioonidest täielikult aru saada tootmisprotsessid teie ettevõte.
3	Allhankespetsialistide kõrgetasemeline koolitus, suured kogemused ja pidev kursis viimaste õigusaktidega.	Kvaliteetne teenus on võimalik vaid koostöös usaldusväärse allhankefirmaga, mida pole kuigi lihtne leida.
4	Võimalus suunata kõik ettevõtte ressursid põhitegevustele.	Peate looma suhtlusprotsessi allhankeettevõttega ja pühendama sellele veidi aega või eraldama selleks isegi spetsiaalse töötaja.

Lisateavet leiate ülevaateartiklist "".

2. Mida sisaldab raamatupidamise allhange - ülevaade TOP-5 põhifunktsioonidest

Pöördudes allhanke teenuste poole, saate oma ettevõttele täieliku raamatupidamisteenuse, mis ei piirdu ainult plaanipärase aruandluse pidamisega. Allhankija funktsioonid on väga mitmekesised. Vaatleme peamisi.

Funktsioon 1. Esmase dokumentatsiooni töötlemine ja süstematiseerimine

See on töö kõigi aruandluseks vajalike dokumentidega. Sellesse loendisse kuuluvad arved, arved, tehtud tööde aktid, konto väljavõtted, müügitšekid, rahakorraldused, kreedit- ja deebetkorraldused ja muud paberid.

Lisaks jääb esmaste dokumentide vormistamise ja säilitamise õigsus plaanilise või plaanivälise kontrolli käigus alati maksuhalduri vaatevälja. Kui esineb ebakõlasid kehtivad õigusaktid, teeb allhankefirma teie arhiivi korda.

Funktsioon 2. Esmase raamatupidamisregistri loomine

See on dokument, milles andmed kajastuvad suvalises vormis esmane dokumentatsioon. Registrid süstematiseerivad teavet ja nende koostamine on ettevalmistav etapp enne aruandlust.

Esmases registris ei kuvata enam algseid, vaid tegevusandmeid. Tavaliselt koostatakse see tabelina, kuhu kantakse kõik esmaste dokumentide andmed.

Funktsioon 3. Raamatupidamise automatiseerimine

Ettevõtte finantstegevus kajastub suurel hulgal dokumente. Tagamaks, et kogu dokumentatsioon oleks korras, võeti kasutusele kohustuslik automatiseerimine ja raamatupidamine sai ehk selle esimeseks objektiks.

Finantsseadustesse lisandub pidevalt uusi sätteid. Allhankefirma, mis on spetsialiseerunud ainult raamatupidamisteenustele, on tavaliselt alati kursis kõigi oma valdkonna uudistega ja omandab kiiresti raamatupidamisprogrammide uued versioonid.

Funktsioon 4. Esmase dokumentatsiooni säilitamine

Korralikult koostada raamatupidamis- ja maksuaruandlus, peate suutma esmaseid dokumente õigesti täita. Sarnaseid oskusi on vaja ka organisatsiooni tulude ja kulude täieliku nimekirja koostamiseks.

Esmase dokumentatsiooni pidamine eeldab maksude arvutamise normide, reeglite ja meetodite põhjalikku tundmist. Lõppude lõpuks sõltub kõik sellest rahaline pool teie ettevõtte tööd.

Funktsioon 5. Maksuaruande koostamine ja esitamine

Maksuseadustik näeb ette, et aruandlus tuleb esitada üsna range aja jooksul. Maksudeklaratsiooni täitmiseks on ka spetsiaalne vorm. Nii esimest kui ka teist tuleb rangelt järgida.

Allhankefirma spetsialistid, olles teadlikud kõigist peensustest, korraldavad kõik vastavalt standarditele. Kui aruanne saadetakse aadressile elektroonilisel kujul, on selle jaoks spetsiaalne programm. Kirjalikult - tähitud kirjaga posti teel või isiklikult maksuametis.

3. Kuidas minna üle raamatupidamisteenuste sisseostmisele – samm-sammult juhised algajatele ärimeestele

Nüüd vaatame, kuidas kogu raamatupidamise allhankele üleviimise protsess praktikas välja näeb. Põhimõtteliselt pole midagi keerulist. Peaasi on tegevuste süsteem.

Samm 1. Analüüsime ettevõtte siseasjade seisu

Esimene samm on kindlaks teha, kui otstarbekas on allhankefirma teenuseid kasutada. Sageli ei seisne probleem mitte raamatupidamistöötajate madalas kvalifikatsioonis, vaid töö halvas korralduses.

See võib olla ebaühtlane vastutuse jaotus töötajate vahel (keegi on ülekoormatud ja tal pole lihtsalt füüsiliselt aega kõike teha ning keegi istub jõude). Või ei esita teised osakonnad õigeaegselt raamatupidamisele edasiseks menetlemiseks vajalikke dokumente.

Samm 2. Teeme otsuse raamatupidamisosakonna üleandmise kohta tellija ettevõtte alla

Nüüd on vaja kindlaks määrata põhikohaga raamatupidajate ja allhankefirma töötajate töötasude vahe. Selguse huvides soovitame registreerida kõik võrdlustabelis (soovitavalt rahalises mõttes).

Kui palju maksab raamatupidamisteenuste sisseostmine? See on kas täielik raamatupidamine või põhitariif või mõne üksiku toimingu tegemine. Teenused võivad olla nii ühekordsed kui ka püsivad.

Samuti tasub silmas pidada võimalust viia juhtumid osaliselt allhanke alla. Praktika aga näitab, et kogu raamatupidamistöö üleandmine allhankijale võimaldab säästa kuni 40-60%.

Samm 3. Valige allhankefirma

Valikule tuleb läheneda rohkem kui põhjalikult. Teie ettevõtte edu sõltub suuresti sellest, kui professionaalselt allhanke tellija töötab.

Millele peaksite allhankefirma valimisel tähelepanu pöörama:

• ettevõtte kuulsus, eksisteerimisperiood ja maine;
• katseperioodi olemasolu;
• juriidiliselt pädevalt koostatud leping;
• konfidentsiaalsuse garantii;
• tasuta ekspressauditi olemasolu;
• paindlik hinnasüsteem;
• Teie huvide esindamine ühingu poolt maksuametis;
• teie jaoks maksude optimeerimise võimalus;
• kõrge tase kutsekoolitus allhankefirma töötajad;
• juurdepääs veebipõhisele raamatupidamisele.

Samm 4. Töötame välja lepingu tingimused

Allhankeleping on põhimõtteliselt teenusleping.

• osutatavate teenuste loetelu;
• teabe ja tulemuste esitamise ajastus;
• vastutuse aste;
• lepingu lõpetamise tingimused.

Kõik punktid selgelt välja kirjutades, vältides kahel viisil tõlgendatavaid sõnastusi, kaitsete end võimalike vigade eest ja saavutate seega kõrgeimal tasemel koostöö.

Samm 5. Sõlmime lepingu

Allhankelepingu saab sõlmida erinevateks perioodideks. Seda ei reguleeri seadus ja see sõltub täielikult teie seatud ülesannetest. Lepingu koostamisel kirjutage ka selle hilisema pikendamise (pikenemise) võimalus.

Soovitame ette näha ka võimaluse lõpetada leping ühe poole poolt enne kokkulepitud perioodi lõppu koos kahjude hüvitamise või tekkinud kulude tasumisega. Siin tuleb eriti hoolt kanda info edastamise tingimuste eest.

6. samm. Uuele töövormingule üleminek

Allhankefirma teenuste eest tasumise kulud on seotud juhtimiskuludega ja allkirjastatakse lepingus. Käibemaksu sel juhul ei arvestata.

Kui pearaamatupidaja puudumise tõttu mingil ajal raamatupidamisdokumentatsiooni ei peetud, võivad raamatupidamise taastamisega tegeleda allhankeorganisatsiooni spetsialistid. See tuleb lihtsalt lepingus kirja panna.

Etapp 7. Korraldame allhankijaga suhtlemise ja kontrolli mehhanismi

Pärast lepingu allkirjastamist peate kogu raamatupidamisdokumentatsiooni edastama allhankefirmale. Need on müügilepingud, tarne- ja teeninduslepingud, töötellimused, põhivara soetamise dokumendid ja kõik muu.

Kvartali ja aruandeperioodi lõppedes tuleb esitada maksuhaldurile vastavad allkirjastatud dokumendid. Kui allhankeettevõte esitab majandusaasta aruande, on vaja koostada üldregister kõigist dokumentidest, mille olete talle viimase aasta jooksul esitanud. Kogu see dokumentatsioon tagastatakse teile koos inventariga.

4. Raamatupidamise sisseostmine soodustingimustel - ülevaade teenuseid osutavatest ettevõtetest TOP-5

Nagu juba mainisime, tuleks allhankefirmat valida pärast eriti põhjalikku analüüsi. Oleme välja valinud mitu ettevõtet ja kutsume teid tutvuma nende saavutustega.

on silmapaistev eelkõige selle poolest, et see lähtub töös kõige enam kaasaegsed tehnoloogiad. Täielik veebipõhine raamatupidamine – alates esmase dokumentatsiooni töötlemisest kuni aruandluseni.

Minu Business teenuse töö on üles ehitatud nii, et see sobib ideaalselt lihtsustatud maksusüsteemi, UTII, OSNO ja Patendi jaoks.

Teile pakutakse 4 tariifi valikut:

1. "Aruandlus föderaalsele maksuteenistusele"- töötajateta üksikettevõtjatele. UTII aruandlus ehk null vastavalt lihtsustatud maksusüsteemile genereeritakse ja saadetakse.
2. "Ilma töötajateta"- üksikettevõtjatele ja töötajateta OÜ-dele. Arvestatakse maksud ja sissemaksed. Aruandlus koostatakse ja saadetakse. Koostatakse esmased dokumendid ja väljastatakse arved. Teostatakse laoarvestust. Toimuvad ekspertide konsultatsioonid.
3. "Kuni 5 töötajat"- üksikettevõtjatele ja kuni 5 töötajaga OÜ-dele. Eelmise tariifi teenustele lisandub töötajate arvestus.
4. "Maksimaalne"- üksikettevõtjatele ja kuni 100 töötajaga OÜ-dele. Kõik teenused, mis on sarnased eelmise tariifiga, võttes arvesse töötajate arvu.

Lisaks sellele, et teenus teeb ise kõik raamatupidamistööd, arvestatakse ka ajafaktorit. Kõik toimingud tehakse koheselt - maksekorralduste mahalaadimine panka saatmiseks, aruannete loomine, kontrollimine ja saatmine, võlgade vastavusse viimine föderaalse maksuteenistusega, sissemaksete, palkade ja muude maksete arvutamine.

Interneti-teenus täiesti läbipaistev – teie raamatupidamine on teile alati avatud. Saate kontrollida esitatud aruannete ja maksumaksete olekut ning jälgida maksuameti teateid. Lisaks saate iseseisvalt klientidele arveid väljastada ja isegi tulevaste osapoolte usaldusväärsust kontrollida.

Mobiilirakendus aitab teil liikumist jälgida Raha kõigi arvelduskontode jaoks. See tähendab, et saate oma asjade olekut igal ajal kontrollida.

Ressurss pakub, sealhulgas veebis, ulatuslikke konsultatsioone - jurist, personalispetsialist ja maksukonsultant. Kogu vajaliku teabe leiate veebisaidilt Minu ettevõte.

Hoolimata asjaolust, et ettevõte vastutab täielikult oma tegude eest, teatab ta ka, et kogu tema vastutus on kindlustatud 100 000 000 rubla ulatuses. Numbrid on üsna muljetavaldavad.

2) "raamatupidamine pluss"

Ettevõte on tegutsenud aastast 2009 ning on spetsialiseerunud raamatupidamise, maksu- ja personaliarvestuse valdkonnale. Enamik "Raamatupidamine Plussi" spetsialistidest on Maksukonsultantide Koja liikmed ja omavad kogemusi riigiasutustes.

Pakutavate teenuste hulgas tellimisteenus, raamatupidamine, personali kontoritöö, käibemaksu tagastus, maksurevisjoni toetamine.

Teenuseid osutavad kõik juriidilised isikud Ja üksikettevõtjad.

Täielik valik raamatupidamis- ja õigusteenused. Ettevõte on tegutsenud üle 10 aasta ja seal töötavad vaid kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistid, kes pidevalt oma professionaalset taset tõstavad.

Individuaalne lähenemine igale kliendile, paindlik hinnapoliitika ja täielikult läbipaistvad suhted klientidega on aluseks ettevõtte koostööle klientidega.

Olemine tütarettevõte 1C ja Euroopa Ettevõtete Assotsiatsiooni liige, firma annab tööd umbes 200 inimesele ja selle nimekirjas on üle 5000 kliendi.

Raamatupidamise, hindamise ja pädevate konsultatsioonide täielik või osaline sisseostmine, samuti kalkulaator teenuste hinna arvutamiseks otse objektil. pluss mõned toredad boonused.

Täielik teenuste valik raamatupidamise korraldamiseks, hooldamiseks ja taastamiseks. Ettevõte kasutab Uusimad tehnoloogiad ja pakub kaugtuge.

Alates 2000. aastast töötav Garant ARSi meeskond võib olla uhke oma kindla kogemuse ja kõrge taseme üle professionaalne tase. Ettevõte on oma valdkonnas üks esimesi ja teda peetakse usaldusväärseks partneriks.

5. Kuidas valida usaldusväärset raamatupidamise allhankijat – 4 kasulikku nippi algajale

Isegi juhul, kui pöördute soovitusega allhankefirma poole, soovitame olla ettevaatlik. Võtke arvesse järgmisi näpunäiteid.

Vihje 1. Kontrollige, kas allhanke tellija tagab konfidentsiaalsuse

See on üks tõsisemaid nõudeid raamatupidamisteenustele. See on väga oluline, sest teie raamatupidamisega tegelev ettevõte teab kõiki teie äri nüansse.

Seetõttu peab leping tingimata sisaldama klauslit teabe konfidentsiaalsuse tingimuste kohta. Teise võimalusena võite sõlmida täiendava lepingu.

Tellijalt tuleb saada garantii, et kõik andmed (ka paberkandjal, ka elektroonilisel kujul) jäävad muutumatuks ning neile pääsevad ligi ainult usaldusväärsed isikud.

Vihje 2. Uurige raamatupidamisteenuse osutamise testperioodi olemasolu kohta

Üks ettevõtte tugevuse tunnuseid on see, kui ta saab endale lubada teenuste prooviperioodi pakkumist väikese tasu eest või tasuta, et saaksite tulemuslikkuse taset hinnata.

See ei räägi ainult heast finantsseisundit vaid ka usalduse kohta pakutavate teenuste kvaliteedi vastu. Tõsises seltskonnas teatakse, et testperioodi pealt kokkuhoidmine toob sageli kaasa potentsiaalse kliendi kaotuse.

Vihje 3. Pöörake tähelepanu ettevõtte kuulsusele ja mainele

Väljakujunenud ettevõtted on eksisteerinud vähemalt 10 aastat, neil on palju rahulolevaid kliente ja neid pole vaja otsida, sest kasutajad leiavad need ise. Sellised ettevõtted on maksuameti ees heas seisus.

Kuna konkurents on suur, peab büroo hoidma kõrget taset mitte ainult koostöös teiste organisatsioonidega, vaid ka organisatsiooni sees. See selgub siseauditi käigus.

Sõltumatute klientide arvamus aitab suuresti hinnata allhankefirma töö taset. Ülevaateid saab vaadata ettevõtte veebisaidil, foorumites, sotsiaalvõrgustikes, professionaalsetes reitingutes, meedias ja muudes allikates.

Kasutage isiklikke soovitusi – kindlasti on mõnel teie tuttaval või äripartneril sellise koostöö kogemus juba olemas. Erilist tähelepanu pöörake tähelepanu negatiivsetele arvustustele - positiivsed ei pruugi alati kajastada tegelikku pilti, kuid negatiivsed on tavaliselt usutavad (muidugi, kui need on üldse olemas).

Soovitame teil vaadata huvitavat ja kasulikku videot selle kohta, millele peate allhanke valimisel keskenduma.

6. 4 kuldreeglit tõhusaks tööks töövõtjaga

Viljakaks suhtlemiseks kolmanda osapoole organisatsiooniga ei piisa ainult juriidiliselt pädeva lepingu sõlmimisest ja kõigi selle klauslite järgimisest. Igas koostöös mängib inimfaktor olulist rolli.

Reegel 1. Ühendage usaldus ja kontroll

Kuna annate oma finantsdokumendid üle kõrvalistele isikutele, on loomulik, et usaldus peab olema. Pelgalt usaldus ei ole aga äri jaoks kuigi oluline tegur. Samuti peab see olema selgelt määratletud.

Tavaliselt pole lepingus määratud töötajaid, kes teie raamatupidamisega tegelevad. Lisaks võivad need protsessi käigus muutuda. Kui teie jaoks on oluline, et teie ettevõttega töötaksid ainult teatud kindlad spetsialistid, tuleb nimekiri lepingus kinnitada.

Samas on ette nähtud ka see, kuidas allhankefirma aruanne kliendile edasi läheb. Selle lõigu ranget rakendamist pole vaja aktiivselt nõuda, kuid te ei tohiks ka kontrollitegurit ignoreerida. Olete klient ja teil on õigus olla kursis kõigi teie dokumentidega tehtavate toimingutega.

Reegel 2. Määratlege selgelt iga poole vastutus

Allhanketeenuste tüüpleping näeb ette, et allhankefirma vastutab täielikult tehtud tööde kvaliteedi ja õigeaegsuse eest. Kui tähtaegadest möödas, aruanded on valesti koostatud, arvutused tehtud valesti - igal sellisel juhul tasub trahvid ja trahvid töövõtja.

See artikkel on mõeldud neile juhtidele, kes on juba otsustanud raamatupidamise sisseostmise kasuks, kui ka neile, kes pole veel sellist otsust teinud, kuid soovivad kogu protsessiga eelnevalt tutvuda. Seega peate raamatupidamisfunktsioonide üleandmisel kolmanda osapoole organisatsioonile pöörama tähelepanu järgmistele olulistele punktidele

Mida sa väljast ostad

Kõigepealt otsusta, mida allhanke korras ostad – kogu raamatupidamisosakonna või selle üksikud segmendid, näiteks ainult aruannete koostamise ja esitamise.

Kui me räägime väikese äritegevuse arvuga väikeettevõttest, kus on 15-100 inimest, siis on otsene mõte raamatupidamine täielikult allhanke korras teha. Sageli on väikeettevõtete omanikel kiusatus raamatupidamisega ise tegeleda, kuid nagu öeldakse, pole mäng küünalt väärt - kokkuhoid on tühine, kulutatud aja ja vaevaga täiesti vastuolus.

Kui me räägime keskmise suurusega ettevõttest, kus töötab kuni 250 inimest, siis sellisel juhul saate alustada raamatupidamise üleviimist eraldi segmentidest. Mõnel juhul on see organisatsiooniliselt ja psühholoogiliselt lihtsam. Järk-järgult saab sisseostja kohustuste ulatust laiendada ja seejärel usaldada kogu ettevõtte raamatupidamise pidamise.

Millist mudelit on teie jaoks eelistatavam rakendada, peate otse teenusepakkujaga arutama. Selles etapis peate leidma optimaalse tasakaalu allhankijatega, mille käigus 1) vähendate raamatupidamis- ja/või personaliosakonna ülalpidamiskulusid, 2) kuid säilitate vajaliku kontrolli oma raamatupidamis- ja analüütiliste protsesside üle. äri.

Mida lepingusse lisada

Pärast seda, kui olete otsustanud, kui palju raamatupidamisfunktsioone tellite kolmandalt osapoolelt organisatsioonilt, märkige lepingus selgelt välja kogu teenuste loetelu, mida allhankija teile osutab.

Kindlasti planeerige peamised ärisündmused, mis tagavad teie ettevõtte sujuva toimimise. Näiteks maksate töötasu kaks korda kuus: 25. kuupäeval - ettemaks, 15. kuupäeval - eelmise kuu lõppmakse. See tähendab, et tellija peab esitama teile kinnitamiseks väljavõtted töötasu maksmise kohta hiljemalt 21.-11.

Leppige kokku, milliseid kulu-, koguse- ja ajakriteeriume pooled teenuste kvaliteedi hindamisel kasutavad.

Uurige, kuidas saate esineja tööd jälgida ja kontrollida, teha selles korrektiive. Nüüd kasutavad paljud raamatupidamisfirmad selleks veebisüsteeme (CRM). Nende abiga saate töö edenemist reaalajas jälgida. Kui aga eelistate traditsioonilist vormingut, võite korraldada aruannete esitamise paberkandjal või e-posti teel.

Kõige olulisem küsimus on konfidentsiaalsus. Lepingus loetlege need teabekategooriad, mida peate konfidentsiaalseks, samuti isikute ring, kellele selline teave on lubatud, ja selle avalikustamise eest vastutavad meetmed.

Arutage kindlasti dokumentide säilitamise küsimust: kus neid hoitakse - teiega või allhankega. Kui töövõtjal on, siis millised on kõik olemas olevad dokumendid teie ettevõtte tegevuse algusest või ainult need, mis ilmuvad pärast raamatupidamise üleandmist allhankele.

Vastutuse jagamise küsimus on ülimalt oluline: mille eest täpselt vastutad, kes on tegija; mis hetkel see algab. Kohusetundlikud allhankijad võtavad tavaliselt vastutuse nende vigade eest, mis on tehtud nende süül. See tähendab, et kui näiteks tellija säilitab kogu teie aruandluse ja seda ei esitatud õigeaegselt või vigadega, siis tasub tellija selle eest tasumisele kuuluva trahvi. Pigem kompenseerib see teile trahvisumma, kuna seaduse järgi peate selle tasuma teie. Kui sa aga ei esitanud õigel ajal aruandluseks vajalikke andmeid ja selle tulemusena tekkis viivitus, siis on see juba sinu süü. Vastuoluliste olukordade vältimiseks tuleb kõik need punktid selgelt välja tuua. Lisaks peavad need olema lepingus täpselt kirjas ning teile ja töövõtjale arusaadavad.

Märge!

2016. aastal kvartaalseid finantsaruandeid reguleerivatele asutustele ei esitata. Kuid töötamiseks on vaja kvartaliaruannet juhtimisarvestus ja strateegiliste otsuste tegemine. Seetõttu fikseerige allhankefirmaga sõlmitud lepingus sisemiste kvartaliaruannete maht ja selle teile esitamise vorm. See võib olla analüütiline märkus, mis näitab kõiki põhinäitajaid nii väärtuses kui ka koguses.

Kui teil on pankade ees laenukohustusi, siis suure tõenäosusega ootavad pangad teilt ka kvartaalset aruandlust. Sellest tuleks koostöö alguses teavitada ka allhankijat.

Kuidas raamatupidamisfunktsioone ja raamatupidamisdokumente üle kanda

Kui leping on mõlema poole poolt aktsepteeritud ja allkirjastatud, võite minna otse raamatupidamise üleandmise juurde.

Esimese asjana peate selles etapis tegema oma ettevõtte raamatupidamispoliitika muutmise korralduse. Selles registreerige raamatupidamisfunktsioonide kolmandale osapoolele organisatsioonile üleandmise fakt, märkides kuupäeva.

Seejärel peate viima läbi raamatupidamise seisu ekspressauditi (reeglina teeb seda otse allhankija). Ekspressaudit sisaldab kõigi alg- ja raamatupidamisdokumentide ülevaatamist, raamatupidamise elektroonilise versiooni võrdlemist tegelike algdokumentidega.

Seda tuleb teha vaatamata lisaajale ja võimalikele rahalistele kuludele. Fakt on see, et kiirrevisjoni käigus võidakse leida puudujääke raamatupidamise ja maksuarvestuse korraldamisel ja pidamisel. Kui viite raamatupidamise ilma eelneva kontrollita allhanke alla, siis esiteks on see võimalik konfliktsituatsioonid. Näiteks tehti üleminekueelsel etapil viga ja sellel olid omad tagajärjed. Süüdistate selles allhankijat, ta üritab teile tõestada, et sellel pole sellega mingit pistmist. Võib-olla jõuate lõpuks arusaamisele, kuid kulutage selleks aega ja vaeva ning nagu öeldakse, sete jääb alles. Teiseks viivad kõik õigel ajal avastamata vead lõpuks teatud kahjudeni.

Kiirauditi ja dokumentaalrevisjoni tulemuste põhjal koostatakse akt, milles fikseeritakse raamatupidamise, maksu- ja personaliarvestuse tegelik seis ettevõttes ülemineku hetkel. Samuti loetletakse majanduselu faktide vääresitused (kui neid on), lahknevused raamatupidamissüsteemi faktide vahel, puuduvad dokumendid ja muud ilmsiks tulnud faktid. Akti soovituslikus osas fikseerivad allhankijad, mis vajab raamatupidamises taastamist, milliseid parandusi tuleb teha organisatsiooni raamatupidamis-, maksu- või personaliarvestuses, et see muutuks usaldusväärseks. Samuti antakse soovitusi kohalike regulatsioonide (korraldused, korraldused, sisemäärused) koostamiseks, mis taastavad ettevõtte ärielu loogika.

Pärast seda saate igas mõttes rahulikult hingata: nii sellepärast, et raamatupidamise ülekandmise protsess on lõppenud, kui ka seetõttu, et lõpuks olete raamatupidamisest täielikult või osaliselt vaba - see aeganõudev, tülikas ja põhitegevusega mitte seotud tegevus.

Miks me selle asemel, et ostame oma? kaubavagun, palkame autojuhi, ekspediitori, programmeerija, ilma kahtlusteta ja vähimagi kõhkluseta sõlmime lepingud spetsialiseerunud transpordi-, logistika- ja IT-ettevõtetega? Kas see on osa meie ettevõtte funktsioonide üleandmine allhankele?!

Ja seda liiki allhanget on meie riigis praktiseeritud juba sotsialismiajast. Ainult nimi "allhange" jõudis meieni "progressiivsest läänest" suhteliselt hiljuti.

Miks me samal ajal kategooriliselt "ei" ütleme raamatupidamise sisseostmisele? Püüdsime sellele küsimusele vastust leida oma suures ärijõus väikeste ja suurte ettevõtete omanike ja juhtidega suhtlemise käigus. Tulemuseks oli nimekiri hirmudest, mis meid kummitavad, ohtudest, mis meid varitsevad vähimalgi mainimisel või siis, kui tekivad mõtted sellise kohutava nähtuse kohta. kaasaegne äri kui "raamatupidamise allhange".

Hirm ei teki teatavasti ilma põhjuseta ja kui see põhjus välja juurida, siis ehk kaob hirm. Proovime …

Alustuseks teeme ettepaneku minna 15-25 aastat tagasi. Arvame, et kõik mäletavad tol ajal eksisteerinud linnaelamute ja kommunaalteenuste (HCS) süsteemi. Süsteem oli ulatuslik REU võrgustik (kui keegi unustas, siis see on remondi- ja hoolduskoht, aka ZhEK, aka ZhEU jne), mida juhtis linna elamumajanduse ja kommunaalteenuste peaosakond. Igal REU-l oli oma raamatupidamisteenus. Osa PRUE raamatupidamisosakondade funktsioone oli aga juba sel ajal allhanke korras. Jah, jah, see on allhanke jaoks, ainult teise nime all. Asi on palgaarvestuses. Elamu- ja kommunaalteenuste süsteemis oli arvutuskeskus, kuhu REU raamatupidajad kandsid üle esmased dokumendid (aruannete lehed, korraldused, haiguslehed jne, üldiselt kõik, mis on vajalik, et töötaja saaks "oma ausalt teenitud" raha”) ja arvutuskeskus, olles seda kõike oma arvutites edukalt töödelnud, tagastas ta raamatupidajatele valmis palgalehed, väljavõtted ja koodid. Pange tähele, et ülaltoodud näiteid on palju. Aga sa ei saa meid petta...

Teame, et tollal arvutati enamiku kodanike palka ühe osariigi alusel tariifi skaala palgad (me ei süvene ringkonnakoefitsiendid, põhjaosa jne). Seetõttu saaksime ka ilma tahtmiseta väga kiiresti “võõra raha kokku lugeda”, ehk siis teada saada, kui palju meie kolleeg saab, pealegi kirjutasid kõik palka saades alla samale lehele. Neil päevil polnud konfidentsiaalsusest juttugi. Seetõttu andsid nad asustusfunktsiooni kõrvale.

Nüüd on asi hoopis teine... Meie palk teiega on suur saladus teistele!!!
Siin ta on Hirm nr 1"raamatupidamise allhange" - " Nad (raamatupidamisettevõtted) kindlasti,räägib kõigile meie töötajate sissetulekutest”.

Teame seda absoluutselt täpselt ja iseloomulikult ette. Samas ei tule meile isegi pähe, et maksuteenistuse (või pensionifondi) inspektor, kellele esitame iga-aastaselt aruanded enda ja töötajate sissetulekute kohta, on juba “ salajane teave” ja võib seda kasutada mis tahes eesmärgil. Me ei muretse selle pärast, et meie ettevõttes töötav raamatupidaja "sõprusest", "vihast" või sellepärast, et "meil on vaja millestki rääkida", võib kellelegi nii ettevõtte sees kui ka tagapool tuludest rääkida. kolleegist. Usume, et meie raamatupidaja on usaldusväärne ainult seetõttu, et ta on “MEIE”. Ja see on vaid illusioon, sest usaldusväärsust ei määra mitte sõna "MEIE", vaid konkreetne inimene, tema sündsus ja südametunnistus.

Kui suur on tõenäosus, et Raamatupidamisfirma raamatupidaja on mõne meie töötajaga sõbralikes (vaenlase) suhetes ja avaldab talle mõne teise meie töötaja “palga saladused” või edastab andmed kellelegi kõrvalseisjale ? Ilmselgelt - tõenäosus on väga väike ja sellistel toimingutel pole mõtet. Lisaks, kui Raamatupidamisettevõttega sõlmitud leping reguleerib üksikasjalikult konfidentsiaalse teabega töötamise korda ja näeb ette vastutuse selle avaldamise eest ning Raamatupidamisettevõtte töötajad on nõuetekohaselt juhendatud ja tutvutud infoturbe eeskirjadega (muide, sellise Raamatupidamisettevõtte kohustuse saab määrata ka lepingus) , siis on meie riskid viidud miinimumini. Ja riske pole – Hirmul pole põhjust.

p.s. Muide, kõik ülaltoodu ei kehti ainult mõiste "palk", vaid ka mis tahes muu finantsteabe kohta, mis moodustab ärisaladus mis tahes ettevõte.

Nüüd, mil teie ja mina tunnistame, et on ebatõenäoline, et Raamatupidamine avalikustab andmeid tahtlikult, on aeg tegeleda veel ühe ohuga, mis on samuti seotud konfidentsiaalsusega. Nagu teate, on tänapäeval kiireim ja mugavaim viis andmete edastamiseks e-post. Ja kus on e-post, seal on Internet, seal on häkkerid, viirused jne. Niisiis, Hirm nr 2 – "E-posti teel andmete saatmisel võivad andmed olla Internetis vabalt kättesaadavad või häkkerite rünnata."

Mida sellega teha? Alustame natuke kaugemalt. Kindlasti on igaüks meist vähemalt korra maksnud kaupade või teenuste eest Interneti kaudu pangakaardiga. Ja kui ta ei maksnud, siis suure tõenäosusega teab ta Pank-Klient-süsteemidest, mille abil raamatupidaja saadab maksed panka, taas Interneti kaudu. Me ei karda, sest teame, et need toimingud on üsna ohutud, sest. paigas on infoturbe süsteem, st. eriline elektroonilised võtmed, samuti turvalised süsteemid elektrooniline dokumendihaldus, mis võimaldab sissetulevaid ja väljaminevaid sõnumeid krüpteerida. Neid süsteeme kasutavad juba praegu mitte ainult pangad, vaid ka paljud teised ettevõtted email, sealhulgas raamatupidamine. Miks me ei liitu nende ridadega?!

Näib, et siin oleme tegelenud konfidentsiaalsusega seotud hirmudega. Nüüd on aeg mõelda raamatupidamisfirmade pakutavate teenuste kvaliteedile.

Iga ema, iga isa jaoks on see tema laps – kõige targem, andekam, ilusaim. Üldiselt parim ... Ja keegi ei saa ega ole õigust neid selles veenda. Samuti peab iga juht või omanik mitte ilma põhjuseta oma ettevõtet ja selle tegevust ainulaadseks. Ja vastavalt, nagu vanemad, tahavad nad, et teised suhtuksid sellesse unikaalsusesse õigesti. Seetõttu peab raamatupidaja valikul ametijuhendis olema fraas, mis keskendub töökogemusele konkreetsel tegevusalal, näiteks hulgi- või jaekaubandus, ehituses, kindlustusseltsis, nafta- ja gaasisektoris jne. Millegipärast arvatakse, et raamatupidaja, kes töötas näiteks teenindussektoris, ei saa tootmises arvestust pidada. Kas tõesti?!

Meie esindame Hirm nr 3 - "Minu ettevõttes on konkreetne tegevus, aga kas neil on spetsialiste, kes oskavad seda eripära õigesti arvestada?"

Esiteks tahan öelda, et see hirm on mingil määral õigustatud. Asi pole siin aga pigem mitte konkreetse valdkonna kogemuste puudumises, vaid raamatupidaja suhtumises suunamuutusse, millegi uue valdamisse. Näiteks otsustas meie ettevõte lisaks kauplemisele hakata ehitama oma kaubanduskompleksi. Vaevalt tekib meil kohe mõte, et pearaamatupidaja tuleks asendada ehituses raamatupidamist tundva inimesega. Kui meie raamatupidaja on professionaal suur algustäht, siis tõenäoliselt uurib ta iseseisvalt kõiki ehituse raamatupidamise nüansse või osaleb selle valdkonna raamatupidamise erialakursustel. Noh, kui ta otsustab lahkuda, siis pole vaja teda hoida - see pole spetsialist, keda me teie ettevõtte arendamiseks vajame.

Raamatupidamisettevõtetes töötavad tavaliselt väga liikuvad spetsialistid millegi uue valdamise osas. Ja seda eelkõige seetõttu, et raamatupidamisfirmad teenindavad paljusid ettevõtteid, millest igaüks on oma tegevuses, eripäras unikaalne. Töö käigus on neid alati kogunenud õppematerjalid enamiku liikide raamatupidamise reguleerimine majanduslik tegevus, sest Raamatupidamisettevõtted on ainulaadsed ka oma spetsiifikast, nimelt raamatupidamises. Lisaks saavad spetsialistid, kui nad on ühte kohta kogunenud, alati oma arvamusi, teadmisi ja kogemusi vahetada. Ja nagu teate, on kollektiivne meel alati parem kui individuaalne meel.

Seega, kui meie raamatupidaja kulutab aega iseseisvale õppetööle või õige seminari leidmisele ja osalemisele ning meie kulutame raha selle seminari eest tasumiseks, siis Raamatupidamisfirma spetsialistid hakkavad meie ettevõtte tegevuse üle arvestust pidama juba praegu. Ja seda kõike seetõttu, et vajalikud metoodilised materjalid on juba välja valitud, sarnase spetsiifikaga ettevõtetes juba tekkinud probleemsed probleemid on välja selgitatud ja lahendatud ning üks Raamatupidamisfirma spetsialistidest on juba käinud erialastel seminaridel ja jaganud teadmisi oma kolleegidele. Kas see on hirmutav? Vastupidi, see on imeline.

Aga miks me alati ütleme Raamatupidamisfirmad, raamatupidamisfirmade spetsialistid? Lõppude lõpuks on see kõik mõnevõrra depersonaliseeritud. Oleme ju harjunud, et meie ettevõtte raamatupidamist peab konkreetne isik, keda tunneme konkreetse nime- ja perekonnanimega. Ja siin on ainult Raamatupidamisfirma nimi. Siin ta on, Hirm nr 4 – "Pole teada, kes arvestust pidama hakkab, aga ma tean Maarja Ivanovnat."

Millised tegurid mõjutavad meie otsust seda toodet osta, kui ostame mõnda toodet, näiteks telerit? Võib-olla on see toote kaubamärk, tootja maine, toote kvaliteet, hind või garantiiteenus. Kas me tõesti imestame, kes selle teleri konkreetselt tegi - Petja Ivanov või Vasja Smirnov. Muidugi mitte. Vaatame raamatupidamist kui kaupa. Kui meie ettevõtte aruanded esitatakse maksuametile õigeaegselt, kui raamatupidamises pole vigu, kui reguleerivatel asutustel pole meie vastu pretensioone, kui meie vastaspooled ei kaeba meiepoolsete maksete hilinemise üle, siis kas on vahet, kes täpselt selle kõige taga on: Marya Ivanovna või raamatupidamisfirma? Tõenäoliselt pole see enam nii oluline. Peaasi, et oleme rahulikud, sest me ei muretse enam selliste probleemide pärast: mis saab siis, kui Marya Ivanovna haigestub ja kui ta läheb puhkusele ning otsustab äkki lõpetada? Raamatupidamisfirma spetsialistide haigestumised, puhkused või vallandamine meid ei puuduta, sest teenuseid osutab meile ettevõte, samuti vastutab ettevõte nende teenuste kvaliteedi eest, sest just nendega oleme sõlminud lepingu kokkuleppel, mitte konkreetse Marya Ivanovnaga.

No kui tahame siiski mõne konkreetse spetsialistiga tuttavaks saada, siis saame seda alati teha lihtsalt Raamatupidamisfirma kontorisse sõites. Lisaks on nüüd enamike raamatupidamisettevõtete veebisaitidel rubriik nii juhtkonna kui ka raamatupidajate fotode ja CV-dega. Ja veel üks nüanss: kui läheme äkitselt tülli Marya Ivanovnaga, pole nii lihtne teda uue raamatupidajaga asendada ja isegi temalt kohtuasjade kvaliteetset üleandmist saavutada. Raamatupidamisfirmal on palju lihtsam meie juures töötavat spetsialisti välja vahetada, sest kliendi rahulolu on iga oma mainet hoida sooviva ja oma toote kvaliteedi eest vastutava ettevõtte seadus.

Tundub, et oleme isiksused selgeks saanud, aga me peame kuidagi oma suhtlust Raamatupidamisfirmaga üles ehitama. Ja me ei saa aru, kuidas seda teha, kuidas ületada Hirm nr 5 – "MaMa ei tea, kuidas nendega suhelda. Siin - ta kutsus inimese enda juurde, andis ülesande, aga seal pole selge, kes ja mida teeb.

Iga hea ettevõtmise võib kergesti nullida, kui sellele alguses täie tõsidusega ei suhtuta. Oletame, et otsustame toote toota. Kõigepealt selgitame välja, milliseid tooraineid vajame ning töötame koos tarnijaga välja nende toorainete tarnegraafiku. Seejärel määrame oma ettevõttesisese tootmistsükli, näiteks pooltoodete teisaldamise tsehhist nr 1 töökotta nr 2, leiame ostjad ja paneme paika aja, mille jooksul toode ostjale jõuab, samuti ostjale sobivas tarnekohas.

Samamoodi peame raamatupidamisettevõttega suhteid luues läbi mõtlema kõik oma suhtluse nüansid, et lõpuks saada kätte toode, nimelt raamatupidamisteenus, parim kvaliteet. Ja seda tuleb teha lepingu sõlmimise etapis. Kõigepealt peame kindlaks määrama, milliseid konkreetseid teenuseid soovime saada, olgu selleks siis täielik raamatupidamine, palgaarvestus või arveldus. Mida täpsemalt on lepingus fikseeritud, milliseid konkreetseid toiminguid (loodud dokumente) pakutav teenus sisaldab, seda lihtsam on meil ja Raamatupidamisettevõttel.

Seejärel saame koos raamatupidamisettevõttega välja töötada töövoo ajakava, mis salvestab midagi sellist:

• teave ja dokumendid, mida peame raamatupidamisettevõttele esitama, samuti nende esitamise aeg;
• teave ja dokumendid, mille me raamatupidamisettevõttelt saame, ning vastavalt nende kättesaamise aeg;
• teave ja dokumendid, mida Raamatupidamisettevõte esitab reguleerivatele asutustele jne.

Olles teinud ülaltoodud toiminguid, saame seeläbi hirmuravi, nimelt suhete reguleerimise Raamatupidamisettevõttega, millest saate alati aru, kes, mida ja millal peaks tegema.

Muide, ülaltoodud määrused, mis sisaldavad töövoo ajakava ja vastutavate isikute nimekirja, pakuvad meile hindamatut abi võitluses Hirm nr 6 – "Kuidas ma kontrollin, mida tehakse ja mida mitte?" Lõppude lõpuks saad tehtust aru alles siis, kui tead täpselt, mida oleks pidanud tegema.

Niisiis, meil on juba üks kontrollitööriist. Teiseks töövahendiks võib olla Raamatupidamisettevõtte aruanne tehtud töö kohta. Selle esitamise kohustuse saame ette näha koos osutatavate teenuste vastuvõtuaktiga lepingus. Aruanne peab sisaldama teavet kõigi Raamatupidamisettevõtte toimingute kohta meie ettevõttele teenuse osutamise protsessis, näiteks meie klientidele väljastatud arvete arv, töödeldud, meie tarnijatelt saadud arved, loodud arved. sularaha dokumendid, mis peegeldab meie rahavoogude liikumist jne. Pärast sellise aruande saamist ja töövoo ajakava võrdlemist ei saa me mitte ainult kontrollida kõigi vajalike toimingute elluviimist, vaid ka mõista, mille eest me raha maksame.

Ettevõtted, mille suhtes kohaldatakse kohustuslikku auditit (või viivad läbi vabatahtlikku auditit), saavad teise kontrollivahendi - audiitorfirma järelduse.

Nõus, et kontrolli küsimus ei osutus nii kohutavaks, sest isegi ilma sellesse eriti süvenemata leidsime paljudest kolm valikuid vastata sellele.

Samas analüüsisime vaid üht kontrolli poolt – nii-öelda kvantitatiivset, aga mida teha kvaliteediga. Jah, meie käibedeklaratsioon esitati õigel ajal, aga kas maks arvestati õigesti? See Hirm nr 7 - "Nad teevad vigu, aga kes vastab, mina?!"

Nagu öeldakse, pole vigade eest kaitstud keegi. Kes ei tööta, see ei eksi. Kuid see ei tee meie jaoks asja lihtsamaks. Kes iganes meie ettevõttes raamatupidamist teeb, olgu see siis meie Pearaamatupidaja või raamatupidamisfirma, vastutus lasub ikkagi juhil ja kajastub lõpuks ettevõtte omanikul, kuna vead toovad kaasa peamiselt kahju. Seetõttu peame kui mitte täielikult kõrvaldama raamatupidamisvigade riskid, siis vähemalt püüdma minimeerida nendega seotud kahjusid. Oletame, et maksuinspektsioon viis läbi revisjoni ja esitas meie ettevõttele täiendavad maksud, samuti trahvid ja trahvid ning kõik seepärast, et meie raamatupidaja tegi arvutustes vea. Loomulikult saame oma raamatupidajalt kahjutasu nõuda, kuid ainult selle raames Töökoodeks sest me oleme seaduskuulekad. Aga mis siis, kui maksude, karistuste ja trahvide summad ületavad kehtestatud piirmäärasid tööõigus Või äkki lõpetas raamatupidaja töö? Nii selgub, et kõik kaotused langevad liidrile. Vaatleme sama olukorda, kuid muudame ühte tingimust: vead tegi Raamatupidamine. Kas me saame sellisel juhul kahju hüvitada? Me mitte ainult ei saa, vaid ka hüvitame. Selleks peame aga taas tõsiselt lähenema raamatupidamisteenuse lepingu sõlmimisele, nägema ette Raamatupidamisettevõtte vastutuse osutatavate teenuste ebapiisava kvaliteedi eest, samuti kohustuse hüvitada meile tekitatud kahju. ebapiisava kvaliteedi tõttu. Ja kui lisaks sellele on Raamatupidamisfirma vastutus kindlustatud usaldusväärses kindlustusseltsis, siis meie kahjude riskid vähenevad oluliselt, mis tähendab, et üks hirm kaob veel.

Vahepalaks jätsime midagi, mis tõenäoliselt kedagi ükskõikseks ei jäta, nimelt Hirm number 8 – “See on kallis! Pean maksma mitte ainult raamatupidajale, vaid ka allhankefirma “kasumi”.

Loomulikult on iga äriettevõtte eesmärk kasumi teenimine. Ja selle saamiseks peame eelkõige kulusid minimeerima. Vaatame, mis meil ühe raamatupidaja pidamine maksma läheb. Lisaks töötasule kulutame raha:

• maksud raamatupidaja palgalt;
• raamatupidajate puhkus ja haigusleht (st aeg, mil tegelikult tööd ei tehta);
• värbamisteenused (raamatupidaja palkamisel);
• tervisekindlustus
• kontori rent;
• arvuti, kirjatarbed, raamatupidamisprogramm, seminarid, erikirjandus jne.

Ärge unustage ka seda, et raamatupidaja töömaht sõltub täielikult ettevõtte äritegevusest. Aga mis siis, kui ettevõtte tegevus on hooajaline. Meie tulud langevad teatud kuudel, kuid raamatupidaja palk ja ülalpidamiskulud jäävad samale tasemele. Ja me võime kergesti kaotada. Nii et kas poleks õigem sõlmida leping raamatupidamisfirmaga ja tingimusel, et tasutakse vaid tehtud tööde mahu eest, näiteks menetletud tehingute, dokumentide vms arvu eest?!

Ja viimane asi, mida ma tahaksin öelda.

Selle artikli autor ei soovinud kuidagi kahtluse alla seada kõigis tootmis-, kaubandus-, ehitus- ja muudes ettevõtetes, välja arvatud ainult raamatupidamisteenuste osutamisele spetsialiseerunud, töötavate raamatupidajate professionaalsust, ausust ja pühendumust.

Artiklit kirjutades soovisin ainult üht – kummutada hirme raamatupidamise allhanke ees. Mil määral see on saavutatud, on teie otsustada, kallid lugejad.