Outsourcing računovodstva: dobra alternativa za mala poduzeća

Računovodstveni outsourcing: trošak

Računovodstveni outsourcing u Moskvi

Prednosti outsourcinga su očite, ali što je s nedostacima?

Prednosti outsourcing računovodstva u Moskvi

Računovodstveni outsourcing – sposobnost organizacije financijska djelatnost poduzeća najučinkovitije, bez preplaćivanja osoblja redovnih zaposlenika, čija radna produktivnost nije uvijek visoka. Maya Zinovieva, voditeljica projekta u B-Consultingu, ispričala je o specifičnostima tržišta financijskih usluga u Rusiji, značajkama poslovnog razvoja, sustavu upravljanja i nijansama rada s klijentima outsourcing tvrtke Zhazde.

Početne investicije i dinamika razvoja

Ideja o pokretanju biznisa Maji je došla još 90-ih, kada je počela da radi u oblasti računovodstva. Godine 1991., nakon specijaliziranog tromjesečnog tečaja, budući voditelj projekta B-Consulting preuzeo je mjesto glavnog računovođe u malom poduzeću. Tijekom studija postalo je jasno da računovodstvo može biti vrlo zanimljiv posao i da se njime isplati baviti i dalje.

Karijera je započela vrlo intenzivno profesionalna djelatnost. Nakon 6 mjeseci rada pronašla je drugi posao, a na kraju svoje prve godine kao knjigovođa pružala je svoje usluge u 5 različitih tvrtki. No, sve to nije baš odgovaralo interesima i prioritetima mlade ambiciozne žene - nastojala je ostvariti nove ideje i projekte.

U to vrijeme već se počela rađati ideja o stvaranju računovodstvene tvrtke koja istovremeno radi za više organizacija i predstavlja samostalno poduzeće. S iskustvom je došla i strateška vizija razvoja poslovanja - razmatrane su mogućnosti raspodjele obaveza budućih zaposlenika i organizacije rada tvrtke. Tako se ideja postupno uobličila u konkretan poslovni plan.

Međutim, u to vrijeme nije bilo mogućnosti otvoriti vlastitu tvrtku. U različitim razdobljima svog života buduća poduzetnica bila je na poziciji glavnog računovođe i financijski direktor u držanju hrane. Godine 2000. konačno su se poklopile mogućnosti i želje te je nastala vlastita računovodstvena tvrtka.

Posao pružanja usluga nije kapitalno intenzivan, pa je početni kapital iznosio nešto više od 50 tisuća rubalja. Već u to vrijeme taj je iznos bio prilično pristupačan. No, prilično dugo se dobit tvrtke morala ulagati u razvoj - nabavu programa, informacijski sustavi, sigurnosni sustavi, računalna i serverska tehnologija.

Maya Zinovieva: „Prvi klijenti bili su vrlo slabo upućeni u principe privlačenja outsourcing tvrtke, mnoge stvari je trebalo razjasniti točku po točku, nešto je trebalo ispraviti u procesu. Ali posao je posao – ako želite biti učinkoviti, morate učiti i poučavati druge. U početku sam radio kao samostalni poduzetnik, a onda je postalo moguće registrirati pravnu osobu. Moj brat Dmitry je radio sa mnom na projektu. Tako se pojavio Bi-Consulting LLC - naša zajednička ideja, obiteljski posao, reklo bi se.

U to vrijeme nitko nije znao kako voditi outsourcing posao, dapače, Maya je stvorila vlastiti sustav pružanja usluga metodom pokušaja i pogrešaka. I nitko nije imun na greške na početku puta.

Maya Zinovieva: „Postojala je ova ili ona situacija s klijentom - i to se odrazilo na sljedeći ugovor, na interna pravila za zaposlenike. Tako je nekoliko godina svaka naša greška u komunikaciji s klijentima iu radu mijenjala ugovor. Kao rezultat, napravili smo ugovor na 22 stranice koji odgovara na gotovo sva moguća pitanja klijenta. Dokument nije mijenjan zadnje 4 godine.

Profitabilnost i financijska učinkovitost

Ako je posao outsourcinga računovodstva pravilno izgrađen, tada se povrat može postići prilično brzo: za otprilike šest mjeseci. Razdoblja povrata ovakvih projekata čak su i kraća nego u drugim vrstama poslovanja, budući da je rad s klijentima redovit. Na primjer, mnogi klijenti rade s Bi-Consultingom više od 15 godina, gotovo od trenutka otvaranja.

Maya Zinovieva: “Na početku puta nismo puno znale, griješile smo. Ne u samom računovodstvu, nego u odnosima s klijentima - nisu mogli brzo odgovoriti na zahtjeve, nisu se dogovarali, da tako kažem, "na obali" oko mnogih detalja posla. Kao rezultat toga, izgubili su takve kupce, a time i zaradu. Do 2005. uspjeli smo formirati publiku stalne mušterije, što je omogućilo profitabilan nesmetan rad bez kašnjenja plaće, bez dugova prema dobavljačima i sa stabilnom dobiti."

Sada tvrtka "B-Consulting" ima 140 stalnih kupaca. U izvještajnim razdobljima ima i onih koji se prijavljuju samo za javljanje ili druge jednokratne usluge. Prosječna provjera je 7-8 tisuća rubalja.

Izgradnja tima

Stručnjaci koji rade u tvrtki "B-Consulting" - vrijedna imovina stručno znanje i iskustvo. Međutim, korporativna politika tvrtke usmjerena je na team building. Samo se u njemu može postići ono što jedan specijalist nikada ne može. Ovo je i zajedničko znanje, i podrška jednih drugima, i zajedničko rješenje. teške probleme. I, naravno, vrlo važan faktor je djelatnost voditelja kao menadžera i svojevrsna osovina oko koje se gradi struktura poduzeća.

Maya Zinovieva: “Na samom početku bila sam jedini specijalist. Prve čete vodila je sama. Angažirala je samo pomoćnike koji su u najboljem slučaju mogli unositi dokumente u program. A većinom su bili potrebni samo za odlazak u poreznu upravu, banke, preuzimanje i nošenje dokumenata. Sada su ti postupci digitalizirani, klijente gotovo uopće ne viđamo, čak i ako nisu daleko. Klijent-banka, operateri za elektroničko izvješćivanje, skenovi, cloud programi - o tome smo mogli samo sanjati na početku poslovanja.

Postupno se broj klijenata povećavao, tvrtka je počela zapošljavati već kvalificirane računovođe. Ali uzeti gotove stručnjake pokazalo se kao loša ideja.

Maya Zinovieva: „Ambicija je puno, zahtjevi su veliki, a posao je daleko od željenog. Posalu šefa računovodstva radije podučavam djevojke koje su nam došle nakon fakulteta ili instituta bez radnog iskustva. Od njih su izašli najbolji stručnjaci. Oni još uvijek rade u našem prijateljskom timu.”

Sustav upravljanja: metode, tehnike, tehnike

U procesu financijskog rasta i strukturiranja tvrtke "B-Consulting" stvoren je poseban jedinstveni sustav internih pravila i standarda koji omogućava rad bez kvarova i grešaka, bez bolovanja i godišnjih odmora.

U procesu rada tvrtke koriste se sva raspoloživa sredstva komunikacije - e-mail, instant messengeri, telefoni - za brzu komunikaciju s kupcima. Zadatak tvrtke je osigurati da klijent ne osjeća nelagodu jer računovođa radi na daljinu.

"B-Consulting" aktivno provodi sve dostupne u suvremenom svijetu tehnička sredstva: program i dokumenti u cloud rješenjima, daljinski rad s bankama, automatizirano izvješćivanje.

Industrija računovodstvo postala industrija visoke tehnologije. I, naravno, to zahtijeva vještine i znanje u automatizaciji od upravitelja. Zakonodavstvo koje se još uvijek često mijenja tjera vas da držite prst na pulsu - ne možete propustiti nijedan mjesec bez praćenja promjena u dokumentima na većini različite razine. Dakle, voditelj računovodstvene tvrtke jednostavno mora biti računovođa, poreznik, pravnik, programer, informatičar i stručni radnik. I, naravno, važan je odabir posebnih tehnika i metoda upravljanja, traženje vlastitog optimalnog načina interakcije s timom zaposlenika.

Maya Zinovieva: „Čini mi se da imam jedan čip - uzeti u obzir sposobnosti i potrebe svakog zaposlenika. Time se stvara atmosfera povjerenja u organizaciji i mogućnosti da se svaki zaposlenik ostvari unutar tvrtke. I, naravno, podrška kolega. Trebalo bi biti ugodno i lako raditi, morate vidjeti rezultate svojih aktivnosti, razumjeti što radite i kako je to povezano s radom drugih. Tada će se učinkovitost povećati.”

Značajke konkurentskog okruženja i rad s klijentima

Kada je "B-Consulting" počeo raditi kao tvrtka za pružanje računovodstvenih outsourcing usluga, praktički nije bilo konkurencije na ovom području. A bio je izuzetno težak zadatak raditi u okruženju u kojem nema ponude, a samim time ni potražnje. Sada tržište ima suprotan problem - ima previše tvrtki, a ne pružaju sve kvalitetne usluge. I, kao rezultat toga, stvara se loša reputacija za outsourcing računovodstva u načelu. Sada jedan od glavnih zadataka marketinška promocija- ne da objasnimo što je računovodstvena tvrtka, već da dokažemo da se usluge "B-Consultinga" bitno razlikuju od ostalih.

Outsourcing je poseban sustav rada. Samo angažiranje šefa računovodstva s iskustvom, odnošenje dokumentacije u ured radi unosa u bazu podataka ne znači pružanje računovodstvene usluge. Posao tvrtke "B-Consulting" je da u potpunosti zamijeni cijeli poslovni proces sa svim posljedicama koje iz toga proizlaze: odgovornost, organizacija rada na daljinu, odluka teške situacije individualnim pristupom, ali i poštivanjem zakona. Glavna značajka rada tvrtke je upravljanje imovinom znanja. Jer najvrjednije je znanje stručnjaka i znanje stečeno kao rezultat bogatog iskustva rada s različitim tvrtkama.

Specifičnost tržišne situacije u industriji nalaže potrebu modernizacije i stalnog razvoja. Pritom je glavni čimbenik formiranje pravih kompetencija i akumulacija poslovnog iskustva.

Industrija se sporo razvija, tržište je trenutno doslovno preplavljeno malim tvrtkama koje jednostavno nisu u mogućnosti pružiti kvalitetnu uslugu. Dijelom zbog ograničenih resursa, ali većinom zbog nerazumijevanja kako bi outsourcing trebao funkcionirati u načelu. Stoga se pojavljuje velik broj klijenata koji su nezadovoljni uslugama vanjskih suradnika te su prisiljeni vraćati se angažiranim računovođama koje su već zastarjele. I ako velike tvrtke još uvijek mogu priuštiti pronalazak pristojnog stručnjaka, onda je za mala i srednja poduzeća outsourcing jedino civilizirano rješenje za organiziranje računovodstva.

No tu problemi razvoja računovodstvene tvrtke ne prestaju. Uz poteškoće u industriji i veliku konkurenciju, jedan od glavnih razvojnih prioriteta je privlačenje novih kupaca. To je problem složenosti prelaska na outsourcing.

Klijent može ocijeniti kvalitetu računovodstvenih usluga tek kroz vrijeme, jer je proizvod namijenjen dugoročno. Osim toga, zastupljen je prelazak na službu u poduzeću potencijalni klijent složen zahvat, iako ga je B-Consulting sveo na nekoliko sati.

Još jedna nijansa rada s tvrtkom za outsourcing je da je klijentima prilično teško kontrolirati kvalitetu usluga primljenih u procesu njihovog pružanja. Možete se usredotočiti samo na konačni rezultat.

Maya Zinovieva: “Kako znate da je usluga loše kvalitete? Tvrtka bi to mogla saznati nakon šest mjeseci ili godinu dana. Pa čak i onda, ako nađu kaznu ili blokiraju račun. Možete kontrolirati rad računovođe samo ako se sami u to razumijete. Ali ako razumijete, zašto vam je onda potreban vanjski suradnik? Dakle, ispada da jednostavno morate vjerovati riječima šefa outsourcing tvrtke.

Postignuća, rezultati, planovi razvoja

Glavno postignuće tvrtke je stvaranje vlastite učinkovit sustav organizacija rada. "B-Consulting" je 2005. godine zapošljavao 25 ​​djelatnika. To su bili i računovođe, i kuriri, i informatičari. Opsluživali su oko 40 tvrtki. Sada ima 9 ljudi u osoblju, uključujući menadžment, au službi je 140 tvrtki. "B-Consulting" radi bez žurbe i "noćnih okupljanja", u mirnom i redovnom režimu.

Međutim, tvrtka ne planira stati na tome. U planu je daljnje proširenje geografije djelovanja. Geografija projekta sada nije ograničena na Moskvu i Tulu, gdje se nalaze uredi tvrtke. "B-Consulting" radi s tvrtkama u različitim regijama - među klijentima su Kaliningrad, Iževsk i mnogi drugi.

Učinkovito i praktično rad na daljinu omogućuje tvrtki učinkovit rad na bilo kojoj udaljenosti - sav posao obavlja se putem interneta. Širenje geografije koči prije psihološka barijera samih gospodarstvenika. Čini im se da bi računovodstvena kuća trebala biti na dohvat ruke, neki se boje velike udaljenosti.

Kriza je malo usporila ekonomski napredak tvrtke. Neki od klijenata su smanjili svoje aktivnosti, neki su potpuno likvidirani. Ali "u krajnjoj liniji" (dolazak novih kupaca minus deponije) svake godine "B-Consulting" stječe nove kupce i povećava promet.

Maya Zinovieva: “Zapravo, mislim da je naš razvoj moguć ne samo kroz regionalno širenje. Čak ni u Moskvi ne rade sve tvrtke s vanjskim dobavljačima, a još više ne dobivaju usluge tako visoke kvalitete kao naše. Što se tiče ne rusko tržište- ovo vjerojatno još nije za nas. Prvo, specijalizirali smo se za rusko zakonodavstvo. Dakle, vjerojatnije je da ćemo među našim klijentima vidjeti strane tvrtke koje posluju u Rusiji nego što ćemo ući na tržišta drugih zemalja. Drugo, koliko god to patetično zvučalo, naša je misija organizirati civilizirano računovodstvo ruske tvrtke. Želim da posao u Rusiji postane posao svjetske klase.”

Tvrtka "B-Consulting" u činjenicama i brojkama

Godina osnutka

Početni kapital

50 tisuća rubalja.

Razdoblje povrata

6 mjeseci.

Promet do danas

12 milijuna rubalja

Profitabilnost

Broj stalnih kupaca

140 tvrtki.

Prosječan ček

Što određuje cijenu outsourcing računovodstvenih usluga? Tko nudi kvalitetan outsourcing računovodstva i porezno knjigovodstvo? Kako odabrati računovodstvenog izvođača?

Pozdrav, čitatelji web stranice HeatherBober! Dobrodošli u Annu Medvedevu. U našem ćemo članku razmotriti za mnoge novi koncept - outsourcing računovodstvenih usluga.

Članak će biti koristan kako vlasnicima i menadžerima velikih poduzeća, tako i predstavnicima malih i srednjih poduzeća.

Računovodstvo je vječita glavobolja za menadžere: stalne promjene zakonodavstva, zaposleni računovođa je nešto zabrljao u izvješćima ili je jednostavno neočekivano dao otkaz. Što uraditi? Obvezati se razumjeti ovo brdo papira?

Zapravo, sve je puno jednostavnije. Možete prenijeti knjigovodstvo tvrtka treće strane, koja će biti odgovorna za ispravnost, točnost i ažurnost cjelokupnog računovodstva, a vi samo trebate staviti svoje potpise na izvješća i ništa ne brinuti.

Krenimo redom!

1. Što je outsourcing računovodstva i kada bi mogao biti potreban?

Outsourcing je uključivanje organizacija trećih strana u suradnju, koje preuzimaju neke od odgovornosti u radu poduzeća. To se odnosi na ona područja koja nisu glavna u aktivnostima organizacije.

- ovo je potpuni prijenos računovodstva poduzeća u ruke outsourcing tvrtke kompetentne u ovom području ili jednog stručnjaka za outsourcing.

Glavni ciljevi i razlozi prelaska na outsourcing:

• smanjenje rizika (novčane kazne, kazne ili čak prisilno zatvaranje organizacije);
• smanjenje troškova (što je posebno važno u vrijeme krize ili niske financijske aktivnosti poduzeća);
• povećanje poslovne fleksibilnosti;
• smanjenje broja stalno zaposlenih radnika;
• mali prihod tvrtke;
• nemogućnost održavanja uredskog prostora;
• otvaranje poslovnica;
• aktivnosti stranih tvrtki.

Primjer

Velika njemačka korporacija otvara predstavništvo u Moskvi. Budući da nisu imali iskustva u Ruskoj Federaciji i nisu bili svjesni svih zamršenosti financijskog zakonodavstva u Rusiji, predstavnici su došli do zaključka da bi bilo teško i neisplativo baviti se računovodstvom samostalno.

Nakon analize tržišta outsourcing usluga, uprava tvrtke odlučila se za odgovarajuću tvrtku, potpisala ugovor i do danas je zadovoljna suradnjom.

Inovacija se može opravdati 100%, ili se može pokazati potpuno neisplativom. Stoga morate dobro proučiti problem. I ne samo sama ideja, nego i njezina prihvatljivost u vašem konkretnom slučaju.

Prednosti i nedostaci računovodstvenog outsourcinga:

№	Prednosti	Mane
1	Smanjenje troškova vođenja redovnog računovodstva (plaće, porezi, održavanje prostora i opreme, nabava posebnih programa, razvoj osoblja).	Nije baš lako kontrolirati financijska izvješća jer stručnjak može biti udaljen od vas.
2	Odsutnost ljudskog faktora (godišnji odmori, bolovanja, porodiljni dopusti i druge situacije kada je knjigovođa privremeno odsutan).	Stručnjaci trećih strana možda neće u potpunosti razumjeti značajke proizvodni procesi tvoje društvo.
3	Visoka razina osposobljenosti vanjskih stručnjaka, veliko iskustvo i stalna svijest o najnovijim zakonima.	Visokokvalitetna usluga moguća je samo u suradnji s pouzdanom outsourcing tvrtkom koju nije lako pronaći.
4	Sposobnost fokusiranja svih resursa poduzeća na osnovne aktivnosti.	Morat ćete uspostaviti proces interakcije s outsourcing tvrtkom i tome posvetiti neko vrijeme ili čak dodijeliti posebnog zaposlenika za to.

Dodatne pojedinosti pronaći ćete u preglednom članku "".

2. Što uključuje outsourcing računovodstva - pregled TOP-5 glavnih funkcija

Okrećući se uslugama vanjskih suradnika, dobit ćete potpunu računovodstvenu uslugu za svoju tvrtku, koja neće biti ograničena samo na održavanje planiranih izvješća. Funkcije vanjskih izvođača vrlo su raznolike. Razmotrimo glavne.

Funkcija 1. Obrada i sistematizacija primarne dokumentacije

Ovo je rad sa svim dokumentima potrebnim za izvješćivanje. Fakture, fakture, akti o izvršenim radovima, izvodi, računi, uplatnice, kreditni i debitni nalozi i drugi papiri uključeni su u ovaj popis.

Osim toga, ispravnost izvršenja i pohranjivanja primarnih dokumenata uvijek pada u vidno polje poreznog tijela tijekom planirane ili neplanirane revizije. Ako postoje nedosljednosti trenutno zakonodavstvo, outsourcing tvrtka će vašu arhivu dovesti u red.

Funkcija 2. Izrada primarnog računovodstvenog registra

Ovo je dokument u kojem se podaci odražavaju u proizvoljnom obliku primarna dokumentacija. Registri sistematiziraju informacije, a njihova je kompilacija pripremna faza prije izvješćivanja.

Primarni registar više ne prikazuje izvorne, već operativne podatke. Obično se sastavlja u obliku tablice, gdje se unose svi podaci primarnih dokumenata.

Funkcija 3. Automatizacija računovodstva

Financijska aktivnost poduzeća ogleda se u u velikom broju dokumenata. Da bi se sva dokumentacija vodila uredno, uvedena je obvezna automatizacija, a računovodstvo je postalo možda prvi njezin predmet.

U financijskom zakonodavstvu stalno se pojavljuju nove odredbe. Outsourcing tvrtka koja je specijalizirana samo za računovodstvene usluge obično je uvijek u tijeku sa svim novostima u svojoj djelatnosti i brzo nabavlja nove verzije računovodstvenih programa.

Funkcija 4. Održavanje primarne dokumentacije

Da pravilno pripremite računovodstvo i porezna prijava, morate znati pravilno ispuniti primarnu dokumentaciju. Slične vještine potrebne su za sastavljanje cjelovitog popisa prihoda i rashoda organizacije.

Održavanje primarne dokumentacije zahtijeva temeljito poznavanje normi, pravila i metoda za obračun poreza. Uostalom, sve ovisi o tome financijska strana rad vašeg poduzeća.

Funkcija 5. Formiranje i podnošenje poreznih prijava

Porezni zakon propisuje podnošenje izvješća u prilično strogom roku. Postoji i poseban obrazac za popunjavanje porezne prijave. I prvo i drugo moraju se strogo poštovati.

Stručnjaci outsourcing tvrtke, svjesni svih suptilnosti, uredit će sve u skladu sa standardima. Ako se izvješće šalje na u elektroničkom obliku, za to postoji poseban program. U pisanom obliku - preporučenom poštom poštom ili osobno u poreznoj upravi.

3. Kako prijeći na outsourcing računovodstvenih usluga - upute korak po korak za poduzetnike početnike

Sada da vidimo kako cijeli proces prijenosa računovodstva na outsourcing izgleda u praksi. U principu, ništa komplicirano. Glavna stvar je sustav djelovanja.

Korak 1. Analiziramo stanje unutarnjih poslova tvrtke

Prvi korak je utvrditi koliko je korisno koristiti usluge outsourcing tvrtke. Često problem nije u niskoj osposobljenosti računovodstvenog osoblja, već u lošoj organizaciji rada.

To može biti neravnomjerna raspodjela odgovornosti između zaposlenika (netko je preopterećen i jednostavno fizički nema vremena učiniti sve, a netko sjedi besposlen). Ili drugi odjeli ne dostave dokumente potrebne za daljnju obradu u računovodstvo na vrijeme.

Korak 2. Donosimo odluku o prijenosu odjela računovodstva na ugovornu tvrtku

Sada je potrebno utvrditi razliku u naknadi računovođa s punim radnim vremenom i zaposlenika outsourcing tvrtke. Radi jasnoće, savjetujemo vam da sve registrirate u usporednoj tablici (po mogućnosti u financijskom smislu).

Koja je cijena vanjskih računovodstvenih usluga? Ili je to potpuno knjigovodstvo, ili osnovna tarifa, ili obavljanje nekih pojedinačnih poslova. Usluge mogu biti jednokratne i stalne.

Vrijedno je imati na umu i mogućnost djelomičnog prijenosa predmeta vanjskim suradnicima. Međutim, praksa pokazuje da prijenos čitavog niza računovodstvenih poslova na vanjskog izvođača omogućuje uštedu do 40-60%.

Korak 3. Odaberite tvrtku za outsourcing

Izboru se mora pristupiti više nego temeljito. Uspjeh vašeg poduzeća uvelike će ovisiti o tome koliko profesionalno radi vanjski suradnik.

Na što biste trebali obratiti pozornost pri odabiru outsourcing tvrtke:

• slava, razdoblje postojanja i ugled poduzeća;
• prisutnost testnog razdoblja;
• pravno kompetentno sastavljen ugovor;
• jamstvo povjerljivosti;
• dostupnost besplatne ekspresne revizije;
• fleksibilan sustav cijena;
• zastupanje vaših interesa u poreznim tijelima od strane tvrtke;
• mogućnost porezne optimizacije za vas;
• visoka razina stručno osposobljavanje zaposlenici outsourcing tvrtke;
• pristup online računovodstvu.

Korak 4. Razvijamo uvjete ugovora

Ugovor o outsourcingu je u osnovi ugovor o uslugama.

• popis usluga koje treba pružiti;
• vrijeme pružanja informacija i rezultata;
• stupanj odgovornosti;
• uvjeti za raskid ugovora.

Jasnim iznošenjem svih točaka, izbjegavanjem formulacija koje se mogu protumačiti na dva načina, zaštitit ćete se od mogućih pogrešaka, a time i ostvariti suradnju na najvišoj razini.

Korak 5. Zaključujemo ugovor

Ugovor o outsourcing uslugama može se sklopiti na različita razdoblja. To nije regulirano zakonom i u potpunosti ovisi o zadacima koje postavite. Prilikom sastavljanja ugovora napišite i mogućnost njegovog naknadnog produljenja (produljenja).

Preporučamo da predvidite i mogućnost raskida ugovora od strane jedne od strana prije isteka ugovorenog roka uz naknadu gubitaka ili plaćanje nastalih troškova. Ovdje je potrebno posebno voditi računa o uvjetima prijenosa informacija.

Korak 6. Prelazak na novi oblik rada

Troškovi plaćanja usluga outsourcing tvrtke odnose se na troškove upravljanja i potpisuju se ugovorom. U tom slučaju porez na dodanu vrijednost nije uzet u obzir.

Ako se u nekom vremenskom razdoblju računovodstvena dokumentacija nije vodila zbog odsutnosti glavnog računovođe, tada bi se stručnjaci organizacije za vanjske poslove mogli angažirati u obnovi računovodstva. Samo to treba navesti u ugovoru.

Korak 7. Organiziramo mehanizam interakcije i kontrole s naručiteljem vanjskih poslova

Nakon potpisivanja ugovora svu knjigovodstvenu dokumentaciju trebate prenijeti na outsourcing tvrtku. To su kupoprodajni ugovori, ugovori o nabavi i uslugama, nalozi za rad, dokumentacija za nabavu dugotrajne imovine i sve ostalo.

Po završetku tromjesečja i izvještajnog razdoblja potrebno je poreznoj upravi predati odgovarajuće potpisane dokumente. Kada outsourcing tvrtka preda svoje godišnje izvješće, potrebno je sastaviti opći registar svih dokumenata koje ste joj dostavili u protekloj godini. Svu ovu dokumentaciju vraćamo zajedno s inventarom.

4. Računovodstveni outsourcing po povoljnim uvjetima - pregled TOP-5 tvrtki koje pružaju usluge

Kao što smo već spomenuli, izbor outsourcing tvrtke treba biti učinjen nakon posebno temeljite analize. Odabrali smo nekoliko tvrtki i pozivamo vas da se upoznate s njihovim dosadašnjim radom.

značajan je prije svega po tome što djelo temelji na najviše moderne tehnologije. Kompletno online računovodstvo - od obrade primarne dokumentacije do izvješćivanja.

Rad usluge My Business izgrađen je na takav način da je idealan za pojednostavljeni porezni sustav, UTII, OSNO i Patent.

Nudi vam se izbor od 4 tarife:

1. "Izvješćivanje Federalnoj poreznoj službi"- za samostalne poduzetnike bez zaposlenih. Generira se i šalje UTII izvješćivanje ili nula prema pojednostavljenom poreznom sustavu.
2. "Bez zaposlenih"- za samostalne poduzetnike i doo bez zaposlenih. Obračunati su porezi i doprinosi. Izvještaj se generira i šalje. Izrađuju se primarni dokumenti i izdaju računi. Vodi se skladišno knjigovodstvo. Održavaju se stručna savjetovanja.
3. "Do 5 zaposlenih"- za samostalne poduzetnike i doo do 5 zaposlenih. Uslugama prethodne tarife dodaje se računovodstvo za zaposlenike.
4. "Maksimum"- za samostalne poduzetnike i doo do 100 zaposlenih. Sve usluge, slično prethodnoj tarifi, uzimajući u obzir broj zaposlenih.

Osim što servis sam obavlja sve računovodstvene poslove, vodi se računa o faktoru vremena. Sve operacije se provode trenutno - istovar naloga za plaćanje za slanje u banku, generiranje, provjera i slanje izvješća, pomirenje sa Federalnom poreznom službom za dugove, obračun doprinosa, plaća i drugih plaćanja.

Online usluga potpuno transparentno - Vaše računovodstvo Vam je uvijek otvoreno. Možete kontrolirati status predanih izvješća i plaćanja poreza te pratiti obavijesti porezne uprave. Osim toga, možete samostalno izdavati račune kupcima, pa čak i provjeriti pouzdanost budućih ugovornih strana.

Mobilna aplikacija pomoći će vam da pratite kretanje Novac za sve tekuće račune. Odnosno, u bilo kojem trenutku možete provjeriti status svojih poslova.

Resurs nudi, uključujući online, opsežne konzultacije - odvjetnik, stručnjak za osoblje i porezni savjetnik. Sve potrebne informacije možete dobiti na web stranici My Business.

Unatoč činjenici da je tvrtka u potpunosti odgovorna za svoje postupke, također objavljuje da je sva njena odgovornost osigurana na 100.000.000 rubalja. Brojke su prilično impresivne.

2) "Računovodstvo Plus"

Tvrtka posluje od 2009. godine i specijalizirana je za područje računovodstvenih, poreznih i kadrovskih evidencija. Većina stručnjaka "Računovodstva Plus" članovi su Komore poreznih savjetnika i imaju iskustva u državnim tijelima.

U nizu pruženih usluga usluga pretplate, računovodstvo, kadrovski uredski poslovi, povrat PDV-a, podrška poreznim kontrolama.

Usluge pruža bilo koji pravne osobe I individualni poduzetnici.

Cijeli niz računovodstvenih i pravne usluge. Tvrtka posluje više od 10 godina i zapošljava samo visokokvalificirane stručnjake koji stalno usavršavaju svoju profesionalnu razinu.

Individualni pristup svakom klijentu, fleksibilan politika cijena i potpuno transparentni odnosi s kupcima temelj su suradnje tvrtke s kupcima.

Biće podružnica 1C i član Udruženja europskih poduzeća, tvrtka zapošljava oko 200 ljudi i ima više od 5000 klijenata na svom popisu.

Potpuni ili djelomični outsourcing računovodstva, procjene i kompetentnih konzultacija, kao i kalkulator za izračun cijene usluga izravno na web mjestu. plus neki lijepi bonusi.

Cijeli niz usluga za organizaciju, održavanje i obnovu računovodstva. Tvrtka koristi Najnovije tehnologije i nudi podršku na daljinu.

Radeći od 2000. godine, Garant ARS tim može se pohvaliti svojim solidnim iskustvom i visokim profesionalna razina. Tvrtka je jedna od prvih u svojoj djelatnosti i važi za pouzdanog partnera.

5. Kako odabrati pouzdanog outsourcera računovodstva - 4 korisna savjeta za početnika

Čak iu slučaju kada se na preporuku obratite tvrtki za outsourcing, savjetujemo vam da budete oprezni. Poslušajte sljedeće savjete.

Savjet 1. Provjerite jamči li vanjski naručitelj povjerljivost

Ovo je jedan od najozbiljnijih zahtjeva za računovodstvene usluge. Ovo je vrlo važno, jer će tvrtka koja će se baviti vašim računovodstvom znati sve nijanse vašeg poslovanja.

Stoga ugovor mora nužno sadržavati klauzulu o uvjetima povjerljivosti podataka. Alternativno, možete sklopiti dodatni ugovor.

Od naručitelja morate dobiti jamstvo da će svi podaci (i u papirnatom, iu elektroničkom obliku) ostati nepromijenjeni te da će im pristup imati samo osobe od povjerenja.

Savjet 2. Informirajte se o dostupnosti testnog razdoblja za pružanje računovodstvenih usluga

Jedno od obilježja čvrstine tvrtke je kada si može priuštiti da vam ponudi probni period usluga za malu ili nikakvu plaću kako biste mogli procijeniti razinu učinka.

Ovo neće govoriti samo o dobru novčano stanje tvrtke, ali i o njenom povjerenju u kvalitetu usluga koje pruža. U ozbiljnoj tvrtki znaju da štednja na testnom razdoblju često dovodi do gubitka potencijalnog klijenta.

Savjet 3. Obratite pozornost na slavu i ugled tvrtke

Uhodane tvrtke postoje najmanje 10 godina, imaju mnogo zadovoljnih kupaca i ne moraju ih tražiti, jer ih korisnici sami pronalaze. Takve tvrtke dobro stoje kod poreznih vlasti.

Budući da je konkurencija velika, tvrtka mora održavati visoku razinu, ne samo u suradnji s drugim organizacijama, već i unutar same organizacije. To se otkriva u procesu interne revizije.

Mišljenje neovisnih klijenata uvelike će pomoći u procjeni razine rada outsourcing tvrtke. Recenzije se mogu vidjeti na web stranici tvrtke, na forumima, u društvenim mrežama, u profesionalnim ocjenama, u medijima i drugim izvorima.

Iskoristite osobne preporuke - sigurno netko od vaših poznanika ili poslovnih partnera već ima iskustvo takve suradnje. Posebna pažnja obratite pozornost na negativne recenzije - pozitivne ne moraju uvijek odražavati stvarnu sliku, ali negativne su obično vjerojatne (naravno, ako ih uopće ima).

Savjetujemo vam da pogledate zanimljiv i koristan video o tome na što se trebate usredotočiti pri odabiru vanjskih suradnika.

6. 4 zlatna pravila za učinkovit rad s izvođačem

Za uspješnu interakciju s organizacijom treće strane nije dovoljno samo sklopiti pravno valjani ugovor i pridržavati se svih njegovih klauzula. U svakoj suradnji ljudski faktor igra važnu ulogu.

Pravilo 1. Kombinirajte povjerenje i kontrolu

Budući da svoje financijske podatke predajete osobama izvana, prirodno je da mora postojati povjerenje. Međutim, puko povjerenje nije previše bitan faktor za poslovanje. Također mora biti jasno definiran.

Obično ugovor ne navodi osoblje koje će se baviti vašim računovodstvom. Osim toga, mogu se promijeniti tijekom procesa. Ako vam je važno da samo određeni stručnjaci rade s vašom tvrtkom, popis mora biti odobren u ugovoru.

Ujedno je propisano i kako će proći izvješće naručitelja posla prema kupcu. Nema potrebe aktivno zahtijevati strogu provedbu ovog paragrafa, ali ne biste trebali zanemariti ni faktor provjere. Vi ste kupac i imate pravo biti upoznati sa svim operacijama koje se provode s vašim dokumentima.

Pravilo 2. Jasno razgraničite odgovornost svake strane

Standardni ugovor o uslugama outsourcinga predviđa da je outsourcing tvrtka u potpunosti odgovorna za kvalitetu i pravodobnost obavljenog posla. Ako su rokovi propušteni, izvješća su netočno sastavljena, izračuni su netočno napravljeni - u svakom takvom slučaju izvođač će platiti kazne i kazne.

Ovaj je članak namijenjen onim menadžerima koji su već odlučili angažirati računovodstvo na vanjskim poslovima, kao i onima koji to još nisu donijeli, ali žele unaprijed proučiti cijeli proces. Dakle, prilikom prijenosa računovodstvenih funkcija na organizaciju treće strane, morate obratiti pozornost na sljedeće važne točke

Što iznajmljujete

Prije svega, odlučite što ćete outsourcati - cjelokupno računovodstvo ili njegove pojedine segmente, primjerice samo izradu i predaju izvješća.

Ako je riječ o maloj tvrtki s malim brojem poslovnih operacija i brojem zaposlenih od 15 do 100 ljudi, onda ima smisla potpuno angažirati računovodstvo. Često su vlasnici malih tvrtki u iskušenju da se sami bave računovodstvom, ali, kako kažu, igra nije vrijedna svijeća - uštede će biti beznačajne, potpuno neusklađene s utrošenim vremenom i trudom.

Ako govorimo o poduzeću srednje veličine s osobljem do 250 ljudi, tada u ovom slučaju možete započeti prijenos računovodstva iz zasebnih segmenata. U nekim slučajevima je lakše, organizacijski i psihološki. Opseg odgovornosti vanjskih suradnika može se postupno proširivati, a zatim im se može povjeriti vođenje cjelokupnog računovodstva tvrtke.

Koji model je bolje implementirati za vas, morate razgovarati izravno s pružateljem usluga. U ovoj fazi morate pronaći optimalnu ravnotežu s vanjskim suradnicima, u kojoj 1) smanjujete troškove održavanja računovodstvenog i/ili kadrovskog odjela, 2) ali zadržavate stupanj kontrole koji vam je potreban nad računovodstvenim i analitičkim procesima vašeg poslovanje.

Što uključiti u ugovor

Nakon što ste se odlučili za opseg računovodstvenih poslova koje povjeravate trećoj organizaciji, u ugovoru jasno navedite cijeli popis usluga koje će Vam vanjski suradnik pružiti.

Obavezno zakažite ključne poslovne događaje koji će omogućiti glatko poslovanje vaše tvrtke. Na primjer, plaću isplaćujete dva puta mjesečno: 25. - akontacija, 15. - konačna isplata za prethodni mjesec. To znači da vam naručitelj mora dostaviti izvode za isplatu plaća na odobrenje najkasnije do 21. i 11.

Dogovorite se o kriterijima cijene, količine i vremena koje će strane koristiti u ocjeni kvalitete usluga.

Saznajte kako možete pratiti i kontrolirati rad izvođača, prilagoditi ga. Sada mnoge računovodstvene tvrtke za to koriste online sustave (CRM). Uz njihovu pomoć možete pratiti napredak rada u stvarnom vremenu. Međutim, ako više volite tradicionalni format, možete dogovoriti da se izvješća dostave u papirnatom obliku ili da se pošalju e-poštom.

Najvažnije pitanje je povjerljivost. U ugovoru navedite one kategorije informacija koje smatrate povjerljivima, kao i krug osoba kojima su te informacije dopuštene te mjere odgovornosti za njihovo otkrivanje.

Obavezno raspravite pitanje pohranjivanja dokumenata: gdje će biti pohranjeni - s vama ili s vanjskim izvođačem. Ako izvođač ima, koji su to svi dokumenti dostupni od početka poslovanja vaše tvrtke ili samo oni koji će se pojaviti nakon prijenosa računovodstva na outsourcing.

Iznimno je važno pitanje podjele odgovornosti: za što ste točno odgovorni, za što je izvođač; u kojem trenutku počinje. Savjesni vanjski suradnici obično preuzimaju odgovornost za one pogreške koje su učinjene njihovom krivnjom. Odnosno, ako, na primjer, vanjski naručitelj vodi sva vaša izvješća, a ona nisu dostavljena na vrijeme ili s pogreškama, onda vanjski izvođač plaća kaznu za to. Dapače, nadoknađuje vam iznos kazne, jer ste je, prema zakonu, dužni platiti vi. No, ako podatke potrebne za izvješćivanje niste dostavili na vrijeme, pa je zbog toga došlo do kašnjenja, onda je to već vaša krivnja. Kako bi se izbjegle kontroverzne situacije, sve te točke moraju biti jasno navedene. Osim toga, oni moraju biti navedeni u ugovoru i razumljivi vama i izvođaču.

Bilješka!

U 2016. godini tromjesečni financijski izvještaji se ne dostavljaju regulatornim tijelima. Ali trebate tromjesečno izvješće za operativno upravljačko računovodstvo i donošenje strateških odluka. Stoga u ugovoru s outsourcing tvrtkom odredite obujam internih tromjesečnih financijskih izvještaja i oblik njihova prezentiranja vama. To može biti analitička bilješka koja ukazuje na sve glavne pokazatelje u vrijednosnom i kvantitativnom smislu.

Ako imate obveze prema bankama za kredite, onda, najvjerojatnije, banke od vas očekuju i kvartalna izvješća. O tome također trebate obavijestiti naručitelja vanjskih poslova na početku suradnje.

Kako prenijeti računovodstvene funkcije i knjigovodstvene isprave

Kada obje strane prihvate i potpišu ugovor, možete izravno pristupiti prijenosu računovodstva.

Prvo što trebate učiniti u ovoj fazi je izdati nalog za izmjenu računovodstvene politike Vaše tvrtke. U njemu zabilježite činjenicu prijenosa računovodstvenih funkcija na organizaciju treće strane, navodeći datum.

Zatim morate provesti ekspresnu reviziju stanja računovodstva (u pravilu to radi izravno vanjski naručitelj). Express audit uključuje reviziju svih primarnih i knjigovodstvenih dokumenata, usporedbu elektroničke verzije računovodstva sa stvarnim primarnim dokumentima.

To se mora učiniti, unatoč dodatnom vremenu i mogućim financijskim troškovima. Činjenica je da se u postupku ekspresne revizije mogu pronaći nedostaci u organizaciji i vođenju računovodstvenog i poreznog računovodstva. Ako prebacite računovodstvo na outsourcing bez prethodne provjere, tada je, prvo, moguće konfliktne situacije. Na primjer, pogreška je napravljena u fazi prije transfera i imala je neke posljedice. Za to krivite vanjskog naručitelja, on vam pokušava dokazati da to nema nikakve veze s tim. Možda ćete na kraju doći do razumijevanja, ali potrošite vrijeme i trud na ovo, i, kako kažu, talog će ostati. Drugo, sve greške koje se ne uoče na vrijeme dovode do određenih gubitaka.

Na temelju rezultata ekspresne revizije i dokumentarne revizije sastavlja se akt kojim se evidentira stvarno stanje računovodstvenih, poreznih i kadrovskih evidencija u poduzeću u trenutku prijenosa. Također navodi lažne prikaze činjenica gospodarskog života (ako ih ima), razlike između činjenica računovodstvenog sustava, dokumente koji nedostaju i druge otkrivene činjenice. U preporučljivom dijelu akta vanjski suradnici određuju što je potrebno obnoviti u računovodstvu, koje ispravke je potrebno napraviti u računovodstvenoj, poreznoj ili kadrovskoj evidenciji organizacije kako bi ona postala pouzdana. Također daje preporuke o izradi lokalnih propisa (naredbi, naredbi, internih pravilnika), koji vraćaju logiku poslovnog života tvrtke.

Nakon toga možete odahnuti u svakom smislu: kako zato što je proces prijenosa računovodstva završen, tako i zato što ste konačno potpuno ili djelomično oslobođeni računovodstva - ove dugotrajne, mučne i sporedne djelatnosti.

Zašto smo umjesto da kupujemo svoje teretni vagon, zapošljavamo vozača, špeditera, programera, bez imalo sumnje i bez imalo zadrške sklapamo ugovore sa specijaliziranim transportnim, logističkim i informatičkim tvrtkama? Ovo je prijenos dijela funkcija naše tvrtke na outsourcing?!

I ove vrste Outsourcing se u našoj zemlji prakticira još od socijalističkih vremena. Samo nam je sam naziv "outsourcing" došao s "progresivnog Zapada" relativno nedavno.

Zašto u isto vrijeme kategorički kažemo „ne“ outsourcingu računovodstva? Odgovor na to pitanje pokušali smo pronaći u procesu komunikacije s vlasnicima i menadžerima malih i velikih tvrtki u našoj ogromnoj poslovnoj moći. Rezultat je bio popis Strahova koji nas progone, Opasnosti koje nas vrebaju, na najmanji spomen ili kada se pojave misli o takvoj strašnoj pojavi. moderno poslovanje kao "outsourcing računovodstva".

Kao što znate, strah se ne javlja bez razloga, a ako iskorijenite ovaj razlog, možda će i strah nestati. Pokušajmo …

Za početak, predlažemo da se vratimo 15-25 godina unazad. Mislimo da se svi sjećaju sustava gradskih stambenih i komunalnih usluga (HCS) koji je postojao u to vrijeme. Sustav je bio opsežna mreža REU (ako je netko zaboravio, onda je ovo mjesto za popravke i održavanje, zvano ZhEK, zvano ZhEU, itd.) na čelu s glavnim odjelom gradskih stambenih i komunalnih usluga. Svaki REU je imao svoju računovodstvenu službu. Međutim, dio funkcija računovodstvenih odjela PRUE-a već je u to vrijeme bio prepušten vanjskim izvođačima. Da, da, to je za outsourcing, samo pod drugim imenom. Radi se o plaćama. U sustavu stambeno-komunalnih usluga postojao je Računski centar u koji su računovođe REU-a prenosile primarne dokumente (izvještaje, naloge, potvrde o bolovanju itd., općenito sve što je potrebno da zaposlenik primi „svoje pošteno zarađeno. novac”), a računski centar, nakon što je sve to uspješno obradio na svojim računalima, vraćao je računovođama gotove platne liste, izvode i šifre. Imajte na umu da postoji mnogo primjera poput ovog iznad. Ali nas ne možete prevariti...

Znamo da se u to vrijeme plaća većine građana obračunavala na bazi jedinstvene države tarifna skala plaće (nećemo ulaziti u to koeficijenti okruga, sjeverni itd.). Dakle, mogli bismo i bez želje vrlo brzo “prebrojati tuđi novac”, odnosno saznati koliko naš kolega prima, osim toga, prilikom primanja plaće svi su se potpisivali na istom listu. Tih dana nije bilo govora o bilo kakvoj povjerljivosti. Stoga su funkciju naselja dali na stranu.

Sada je to sasvim druga stvar... Naše plaće kod vas su velika tajna za druge!!!
Evo ga Strah #1"outsourcing računovodstva" - " Oni (računovodstvene kuće) sigurno,reći će svima o prihodima naših zaposlenika”.

To znamo apsolutno precizno i, što je karakteristično, unaprijed. Pritom nam niti ne pada na pamet da je inspektor Porezne službe (ili mirovinskog), kojemu godišnje podnosimo izvješća o osobnim primanjima i primanjima naših zaposlenika, već vlasnik “ tajne informacije” i može ih koristiti u bilo koju svrhu. Ne zabrinjava nas činjenica da računovođa koji radi u našoj tvrtki, “iz prijateljstva”, “iz inata” ili zato što “moramo o nečemu razgovarati”, može nekome u firmi i iza nje pričati o prihodima od kolege. Vjerujemo da je naš računovođa pouzdan samo zato što je „NAŠ“. I to je samo iluzija, jer pouzdanost ne određuje riječ "NAŠA", već određena osoba, njegova pristojnost i savjest.

Koja je vjerojatnost da je knjigovođa Računovodstvene kuće u prijateljskim (neprijateljskim) odnosima s nekim od naših zaposlenika i da će mu odati “tajne plaća” drugog našeg zaposlenika ili će podatke prenijeti nekome sa strane ? Očito - vjerojatnost je vrlo mala, i nema smisla u takvim akcijama. Osim toga, ako je ugovorom s Računovodstvenom tvrtkom detaljno uređen postupak rada s povjerljivim podacima i predviđena odgovornost za njihovo otkrivanje, te su djelatnici Računovodstvene kuće propisno poučeni i upoznati s propisima o informacijskoj sigurnosti (usput, takva obveza Računovodstvene kuće može biti navedena iu ugovoru) , tada su naši rizici minimizirani. I nema rizika - nema razloga za Strah.

p.s. Usput, sve gore navedeno ne odnosi se samo na koncept "plaće", već i na sve druge financijske podatke koji predstavljaju poslovna tajna bilo koja tvrtka.

Sada kada priznajemo da je malo vjerojatno da će podaci biti namjerno otkriveni od strane Računovodstvene kuće, vrijeme je da se pozabavimo još jednom opasnošću, koja je također vezana uz povjerljivost. Kao što znate, najbrži i najprikladniji način prijenosa podataka danas je e-pošta. A gdje je e-mail, tu je i internet, tu su i hakeri, virusi i tako dalje. Tako, Strah #2 - "Prilikom slanja podataka putem e-pošte, podaci mogu biti slobodno dostupni na internetu ili biti napadnuti od strane hakera."

Što učiniti s ovim? Počnimo malo dalje. Sigurno je svatko od nas barem jednom platio robu ili usluge bankovnom karticom putem interneta. A ako nije platio, onda najvjerojatnije zna za sustave banka-klijent, uz pomoć kojih računovođa šalje uplate banci, opet putem interneta. Ne bojimo se, jer znamo da su ove operacije sasvim sigurne, jer. postoji sustav informacijske sigurnosti, tj. poseban elektronički ključevi, kao i sigurni sustavi upravljanje elektroničkim dokumentima, što vam omogućuje šifriranje dolaznih i odlaznih poruka. Ove sustave već koriste ne samo banke, već i mnoge druge tvrtke kada rade s njima elektronička pošta, uključujući računovodstvo. Zašto se i mi ne pridružimo njihovim redovima?!

Čini se da smo ovdje riješili strahove povezane s povjerljivošću. Sada je vrijeme da razmislimo o kvaliteti usluga koje računovodstvene kuće pružaju.

Za svaku majku, svakog oca, to je njihovo dijete – najpametnije, najtalentiranije, najljepše. Općenito, najbolji ... I nitko ih ne može i nema pravo uvjeriti u to. Također, svaki vođa ili vlasnik, ne bez razloga, svoju tvrtku i njezine aktivnosti smatra jedinstvenima. I u skladu s tim, baš kao i roditelji, žele da se drugi pravilno odnose prema toj posebnosti. Stoga, pri odabiru računovođe, u opisu posla mora postojati fraza koja se fokusira na radno iskustvo u određenom području djelatnosti, na primjer, u veleprodaji ili maloprodaja, u građevinarstvu, u osiguravajućem društvu, u sektoru nafte i plina itd. Iz nekog razloga, vjeruje se da računovođa koji je radio, na primjer, u uslužnom sektoru, ne može voditi evidenciju u proizvodnji. Je li stvarno?!

Mi predstavljamo Strah br. 3 - “U mojoj tvrtki postoji specifična djelatnost, ali imaju li stručnjake koji su u stanju ispravno uzeti u obzir tu specifičnost?”

Prije svega želim reći da je taj strah donekle opravdan. No, ovdje se radije ne radi o nedostatku iskustva u određenom području, već o stavu računovođe prema promjeni smjera, prema svladavanju nečeg novog. Na primjer, naša tvrtka odlučila je, uz trgovinu, započeti izgradnju vlastitog trgovačkog kompleksa. Teško da će nam odmah pasti na pamet ideja da šefa računovodstva treba zamijeniti nekim tko poznaje računovodstvo u građevinarstvu. Ako je naš računovođa profesionalac sa veliko slovo, tada će najvjerojatnije ili samostalno proučavati sve nijanse računovodstva u građevinarstvu ili pohađati specijalizirane računovodstvene tečajeve u ovom području. Pa, ako odluči otići, onda ga nema potrebe zadržavati - to nije stručnjak koji nam treba za razvoj vašeg poslovanja.

Računovodstvene tvrtke obično zapošljavaju vrlo mobilne stručnjake u smislu svladavanja nečeg novog. A to prvenstveno zbog činjenice da računovodstvene kuće opslužuju mnoge tvrtke, od kojih je svaka jedinstvena u svojoj djelatnosti, u svojim specifičnostima. Uvijek ih se nakupi u procesu rada nastavni materijali reguliranje računovodstva većine vrsta ekonomska aktivnost, jer su računovodstvene kuće jedinstvene i po svojim specifičnostima, i to u računovodstvu. Osim toga, stručnjaci, kada su okupljeni na jednom mjestu, uvijek mogu razmijeniti svoja mišljenja, znanja i iskustva. A kolektivni um, kao što znate, uvijek je bolji od individualnog uma.

Dakle, dok će naš računovođa trošiti vrijeme na samostalno učenje ili pronalaženje i pohađanje pravog seminara, a mi trošiti novac na plaćanje ovog seminara, stručnjaci Računovodstvene kuće već će početi voditi evidenciju o poslovanju naše tvrtke. A sve zato što su već odabrani potrebni metodološki materijali, identificirani su i riješeni problemi koji su se već pojavljivali u tvrtkama sa sličnim specifičnostima, a jedan od stručnjaka Računovodstvene kuće već je pohađao specijalizirane seminare i podijelio znanja sa svojim kolegama. Je li strašno? Naprotiv, divno je.

Ali zašto uvijek kažemo Računovodstvene kuće, stručnjaci računovodstvenih tvrtki? Uostalom, sve je to nekako depersonalizirano. Uostalom, navikli smo da računovodstvo naše tvrtke vodi točno određena osoba koju poznajemo s određenim imenom i prezimenom. A ovdje je samo naziv Računovodstvene kuće. Evo ga, Strah broj 4 - "Ne zna se tko će voditi evidenciju, ali znam Marju Ivanovnu."

Kada kupujemo proizvod, kao što je TV, koji čimbenici utječu na našu odluku da kupimo baš taj proizvod? Možda je to robna marka proizvoda, ugled proizvođača, kvaliteta proizvoda, njegova cijena ili jamstveni servis. Pitamo li se doista tko je konkretno napravio ovaj TV - Petya Ivanov ili Vasya Smirnov. Naravno da ne. Gledajmo na računovodstvo kao na robu. Ako su izvješća naše tvrtke pravodobno predana poreznoj upravi, ako nema grešaka u računovodstvu, ako regulatorna tijela nemaju nikakvih potraživanja od nas, ako se naše druge ugovorne strane ne žale na kašnjenje u plaćanju s naše strane, je li onda važno tko stoji iza svega ovoga: Marija Ivanovna ili Računovodstvena tvrtka? Vjerojatno više nije toliko važno. Glavno je da smo mirni, jer nas više ne brinu problemi kao što su: što će se dogoditi ako se Marija Ivanovna razboli, i ako ide na odmor, pa odjednom odluči dati otkaz? Bolovanja, godišnji odmori ili otkazi stručnjaka Računovodstvene kuće nas se ne tiču, jer usluge nam pruža tvrtka, a tvrtka je također odgovorna za kvalitetu tih usluga, jer smo s njima sklopili ugovor o dogovoru, a ne s određenom Marjom Ivanovnom.

Pa, ako se ipak želimo upoznati s određenim stručnjakom, to uvijek možemo učiniti jednostavnom vožnjom do ureda računovodstvene tvrtke. Osim toga, sada na stranicama većine računovodstvenih tvrtki postoji odjeljak s fotografijama i životopisima, kako menadžerskog tima tako i računovođa. I još jedna nijansa: ako se iznenada posvađamo s Marijom Ivanovnom, neće je biti tako lako zamijeniti novim računovođom, pa čak ni postići kvalitetan prijenos predmeta od nje. Računovodstvenoj kući puno je lakše zamijeniti stručnjaka koji radi s nama, jer je zadovoljstvo kupaca zakon svake tvrtke koja želi održati svoj ugled i odgovorna je za kvalitetu svog proizvoda.

Dobro, čini se da smo skužili osobnosti, ali treba nekako izgraditi komunikaciju s Računovodstvenom tvrtkom. I ne razumijemo kako to učiniti, kako prevladati Strah #5 - "JaNe znam kako komunicirati s njima. Ovdje - pozvao je osobu k sebi, dao zadatak, ali tamo nije jasno tko će i što učiniti.

Svaki dobar pothvat može se lako poništiti ako mu u početku ne pristupite sa svom ozbiljnošću. Recimo da smo odlučili proizvesti proizvod. Najprije ćemo saznati koje su nam sirovine potrebne te ćemo zajedno s dobavljačem izraditi raspored nabave tih sirovina. Zatim ćemo odrediti proizvodni ciklus unutar naše tvrtke, npr. premještanje poluproizvoda iz radionice broj 1 u radionicu broj 2, pronaći kupce i odrediti vrijeme u kojem će proizvod biti isporučen kupcu, kao i mjesto dostave pogodno za kupca.

Isto tako, kada gradimo odnos s knjigovodstvenom kućom, moramo dobro razmisliti o svim nijansama naše komunikacije kako bismo u konačnici dobili proizvod, odnosno računovodstvenu uslugu, vrhunska kvaliteta. I to se mora učiniti u fazi sklapanja ugovora. Prije svega, moramo odrediti koje konkretne usluge želimo dobiti, bilo da se radi o potpunom računovodstvu, obračunu plaća ili naplati. Što je detaljnije u ugovoru definirano koje su konkretne radnje (izrađeni dokumenti) uključene u pruženu uslugu, to će biti lakše i nama i Računovodstvu.

Zatim, zajedno s knjigovodstvenom tvrtkom, možemo razviti raspored rada koji će bilježiti nešto poput sljedećeg:

• podatke i dokumente koje moramo dostaviti Računovodstvu, kao i vrijeme njihovog dostavljanja;
• podatke i dokumente koje ćemo dobiti od Računovodstvene kuće, te sukladno tome vrijeme njihovog primitka;
• podatke i dokumente koje će računovodstvo dostaviti regulatornim tijelima i sl.

Učinivši gore navedene radnje, time ćemo dobiti lijek za strah, a to je reguliranje odnosa s Računovodstvenom kućom iz koje uvijek možete razumjeti tko, što i kada treba učiniti.

Inače, navedeni pravilnici, koji uključuju raspored rada i popis odgovornih osoba, pružit će nam neprocjenjivu pomoć u borbi protiv Strah br. 6 - "Kako ću kontrolirati što se radi, a što ne?" Uostalom, možete shvatiti što je učinjeno tek kada točno znate što je trebalo učiniti.

Dakle, već imamo jedan kontrolni alat. Drugi alat može biti izvješće računovodstvene kuće o obavljenom poslu. U ugovoru možemo predvidjeti obvezu dostavljanja zajedno s potvrdom o prihvaćanju za pružene usluge. Izvješće mora sadržavati podatke o svim radnjama Računovodstvene kuće koje je izvršila u procesu pružanja usluga našoj tvrtki, na primjer, broj izdanih računa za naše klijente, obrađenih računa, primljenih od naših dobavljača, kreiranih gotovinski dokumenti, odražavajući kretanje naših novčanih tokova itd. Primivši takvo izvješće i uspoređujući ga s rasporedom tijeka rada, ne samo da ćemo moći kontrolirati provedbu svih potrebnih radnji, već i razumjeti za što plaćamo novac.

Tvrtke koje podliježu obveznoj reviziji (ili provode dobrovoljnu reviziju) dobivaju još jedan kontrolni alat – zaključak revizorske kuće.

Složite se da se pitanje kontrole pokazalo i ne tako strašnim, jer čak i da ne ulazimo posebno u to, pronašli smo tri od mnogih opcije odgovoriti na to.

Pritom smo analizirali samo jednu stranu kontrole – da tako kažem, kvantitativnu, ali što ćemo s kvalitetom. Da, naša prijava PDV-a je predana na vrijeme, ali je li porez ispravno obračunat? Ovaj Strah br. 7 - “Griješit će, ali tko će odgovarati, ja?!”

Kao što kažu, nitko nije imun na pogreške. Tko ne radi, ne vara se. Ali to nam nimalo ne olakšava. Tko god vodi računovodstvo u našoj firmi, neka je naša Glavni računovođa ili računovodstvene tvrtke, odgovornost je i dalje na menadžeru, au konačnici se odražava na vlasniku tvrtke, jer pogreške uglavnom dovode do gubitaka. Stoga moramo, ako ne u potpunosti eliminirati rizike računovodstvenih pogrešaka, onda barem pokušati minimizirati gubitke povezane s njima. Pretpostavimo da je porezna inspekcija izvršila reviziju i našoj tvrtki predočila dodatne poreze, kao i kazne i novčane kazne, a sve zato što je naš računovođa pogriješio u izračunima. Naravno, od našeg računovođe možemo tražiti naknadu štete, ali samo u okviru Zakon o radu jer mi poštujemo zakon. Ali što ako iznosi poreza, kazni i kazni daleko premašuju utvrđene granice Zakon o radu Ili je računovođa iznenada dao otkaz? Tako ispada da svi gubici padaju na vođu. Razmotrimo istu situaciju, ali izmijenimo jedan uvjet: pogreške je napravilo Računovodstveno poduzeće. Možemo li platiti štetu u ovom slučaju? Ne samo da možemo, nego ćemo i nadoknaditi. No, za to opet treba ozbiljno pristupiti sklapanju ugovora o računovodstvenim uslugama, predvidjeti odgovornost Računovodstvene kuće za neodgovarajuću kvalitetu pruženih usluga, kao i obvezu nadoknade štete koju smo nastati zbog ove neodgovarajuće kvalitete. A ako je uz to odgovornost Računovodstva osigurana kod pouzdane osiguravajuće kuće, tada će se rizici naših gubitaka značajno smanjiti, što znači da će nestati još jedan strah.

Za užinu smo ostavili nešto što teško da će ikoga ostaviti ravnodušnim, naime Strah broj 8 - “Skupo je! Morat ću platiti ne samo računovođu, već i "profit" outsourcing tvrtke."

Naravno, cilj svakog komercijalnog pothvata je ostvarivanje dobiti. A da bismo ga primili, posebno moramo minimizirati troškove. Pogledajmo koliko nas košta držati jednog računovođu. Osim na plaće, novac trošimo na:

• porezi na plaću računovođe;
• godišnji odmor i bolovanje za računovođe (tj. vrijeme kada se posao zapravo ne obavlja);
• usluge zapošljavanja (prilikom zapošljavanja računovođe);
• zdravstveno osiguranje
• najam ureda;
• računalo, pribor, računovodstveni program, seminari, specijalna literatura itd.

Ne zaboravite također da količina rada računovođe u potpunosti ovisi o djelatnosti poduzeća. Ali što ako su aktivnosti tvrtke sezonske. Prihod nam pada u pojedinim mjesecima, ali plaća računovođe i troškovi održavanja ostaju na istoj razini. I lako možemo podnijeti gubitak. Pa zar ne bi bilo bolje sklopiti ugovor s knjigovodstvenom kućom, a uz uvjet da se plaća samo količina obavljenog posla, npr. broj obrađenih transakcija, dokumenata i sl.?!

I zadnje što bih želio reći.

Autor ovog članka ni na koji način nije želio dovesti u pitanje profesionalnost, poštenje i predanost računovođa koje rade u bilo kojoj proizvodnoj, trgovačkoj, građevinskoj i bilo kojoj drugoj tvrtki osim onih specijaliziranih samo za pružanje računovodstvenih usluga.

Kada sam pisao članak, želio sam samo jedno - razotkriti strahove od outsourcinga računovodstva. Koliko je to postignuto, ovisi o vama, dragi čitatelji.