Buchhaltungs-Outsourcing: Eine gute Alternative für kleine Unternehmen

Buchhaltungs-Outsourcing: Kosten

Buchhaltungs-Outsourcing in Moskau

Die Vorteile des Outsourcings liegen auf der Hand, aber wie sieht es mit den Nachteilen aus?

Vorteile der Auslagerung der Buchhaltung in Moskau

Buchhaltungs-Outsourcing – die Fähigkeit zur Organisation finanzielle Aktivität Unternehmen am effizientesten zu gestalten, ohne die Belegschaft der regulären Mitarbeiter zu überbezahlen, deren Arbeitsproduktivität nicht immer hoch ist. Maya Zinovieva, Projektmanagerin bei B-Consulting, berichtete über die Besonderheiten des Finanzdienstleistungsmarktes in Russland, die Besonderheiten der Geschäftsentwicklung, das Managementsystem und die Nuancen der Zusammenarbeit mit Kunden des Outsourcing-Unternehmens Zhazde.

Startinvestitionen und Entwicklungsdynamik

Die Idee, ein Unternehmen zu gründen, kam Maya bereits in den 90er Jahren, als sie begann, im Bereich Buchhaltung zu arbeiten. Nach einem dreimonatigen Spezialkurs übernahm der zukünftige Leiter des B-Consulting-Projekts 1991 die Position des Hauptbuchhalters in einem kleinen Unternehmen. Während meines Studiums wurde mir klar, dass Buchhaltung ein sehr interessantes Geschäft sein kann und es sich lohnt, es weiter zu betreiben.

Die Karriere begann sehr intensiv Professionelle Aktivität. Nach 6 Monaten Arbeit fand sie einen anderen Job und am Ende ihres ersten Jahres als Buchhalterin stellte sie ihre Dienste fünf verschiedenen Unternehmen zur Verfügung. Dies alles entsprach jedoch nicht ganz den Interessen und Prioritäten einer jungen ehrgeizigen Frau – sie strebte danach, neue Ideen und Projekte umzusetzen.

Zu dieser Zeit entstand bereits die Idee, eine Buchhaltungsgesellschaft zu gründen, die gleichzeitig für mehrere Organisationen arbeitet und ein unabhängiges Unternehmen ist. Mit der Erfahrung entstand eine strategische Vision der Geschäftsentwicklung – es wurden Möglichkeiten geprüft, die Verantwortlichkeiten zukünftiger Mitarbeiter zu verteilen und die Arbeit des Unternehmens zu organisieren. So nahm die Idee nach und nach Gestalt in einem konkreten Businessplan an.

Allerdings gab es zu diesem Zeitpunkt noch keine Möglichkeit, ein eigenes Unternehmen zu eröffnen. In verschiedenen Phasen ihres Lebens bekleidete die zukünftige Unternehmerin die Positionen der Hauptbuchhalterin und Finanzdirektor im Lebensmittelbereich. Im Jahr 2000 trafen schließlich die Möglichkeiten und Wünsche aufeinander und es entstand eine eigene Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Das Dienstleistungsgeschäft ist nicht kapitalintensiv, daher betrug das Startkapital etwas mehr als 50.000 Rubel. Schon damals war dieser Betrag durchaus erschwinglich. Doch lange Zeit mussten die Gewinne des Unternehmens in die Entwicklung investiert werden – den Erwerb von Programmen, Informationssysteme, Sicherheitssysteme, Computer- und Servertechnik.

Maya Zinovieva: „Die ersten Kunden waren mit den Grundsätzen der Gewinnung eines Outsourcing-Unternehmens sehr schlecht vertraut, viele Dinge mussten Punkt für Punkt geklärt werden, dabei musste etwas korrigiert werden.“ Aber Geschäft ist Geschäft – wer effektiv sein will, muss lernen und anderen etwas beibringen. Zuerst arbeitete ich als Einzelunternehmer, dann wurde es möglich, eine juristische Person zu registrieren. Mein Bruder Dmitry arbeitete mit mir an dem Projekt. So entstand Bi-Consulting LLC – unsere gemeinsame Idee, ein Familienunternehmen, könnte man sagen.

Zu dieser Zeit wusste niemand, wie man ein Outsourcing-Unternehmen führt. Tatsächlich entwickelte Maya durch Versuch und Irrtum ihr eigenes Servicebereitstellungssystem. Und niemand ist vor Fehlern zu Beginn der Reise gefeit.

Maya Zinovieva: „Es gab diese oder jene Situation mit dem Kunden – und dies spiegelte sich im nächsten Vertrag, in den internen Regeln für Mitarbeiter wider. So veränderte über mehrere Jahre hinweg jeder unserer Fehler in der Kommunikation mit Kunden und bei der Arbeit den Vertrag. Als Ergebnis haben wir einen 22-seitigen Vertrag erstellt, der nahezu alle möglichen Fragen des Kunden beantwortet. Das Dokument wurde in den letzten 4 Jahren nicht verändert.

Rentabilität und finanzielle Effizienz

Wenn das Buchhaltungs-Outsourcing-Geschäft richtig aufgebaut ist, kann die Amortisation recht schnell erreicht werden: in etwa sechs Monaten. Die Amortisationszeiten solcher Projekte sind noch kürzer als bei anderen Geschäftsformen, da die Zusammenarbeit mit Kunden regelmäßig erfolgt. Viele Kunden arbeiten beispielsweise seit mehr als 15 Jahren, fast seit der Eröffnung, mit Bi-Consulting zusammen.

Maya Sinowjewa: „Am Anfang der Reise wussten wir nicht viel, wir haben Fehler gemacht. Nicht in der Buchhaltung selbst, sondern im Umgang mit Kunden – sie konnten nicht schnell auf Anfragen reagieren, waren sich sozusagen „am Ufer“ über viele Details der Arbeit nicht einig. Dadurch verloren sie diese Kunden und damit den Gewinn. Bis 2005 gelang es uns, ein Publikum zu bilden Stammkunden, was einen profitablen, unterbrechungsfreien Betrieb ohne Verzögerungen ermöglichte Löhne, ohne Schulden gegenüber Lieferanten und mit stabilem Gewinn.“

Mittlerweile hat das Unternehmen „B-Consulting“ 140 Stammkunden. Während der Berichtsperioden gibt es auch diejenigen, die nur Berichts- oder andere einmalige Leistungen beantragen. Der durchschnittliche Scheck beträgt 7-8.000 Rubel.

Teambildung

Die im Unternehmen „B-Consulting“ tätigen Spezialisten sind ein wertvolles Gut professionelles Wissen und Erfahrung. Die Unternehmenspolitik des Unternehmens ist jedoch auf Teambuilding ausgerichtet. Nur darin kann man erreichen, was ein einzelner Spezialist niemals erreichen kann. Dies ist sowohl gebündeltes Wissen als auch gegenseitige Unterstützung und eine gemeinsame Entscheidung. schwierige Probleme. Und natürlich sehr ein wichtiger Faktor ist die Tätigkeit des Leiters als Führungskraft und eine Art Achse, um die sich die Struktur des Unternehmens aufbaut.

Maya Sinowjewa: „Am Anfang war ich die einzige Spezialistin. Die ersten Unternehmen leitete sie selbst. Sie stellte nur Assistenten ein, die bestenfalls Dokumente in das Programm eingeben konnten. Und in den meisten Fällen wurden sie nur benötigt, um zu Steuerbehörden und Banken zu gehen, Dokumente abzuholen und zu transportieren. Da diese Verfahren jetzt digitalisiert sind, sehen wir fast nie Kunden, auch wenn sie nicht weit entfernt sind. Kundenbank, Betreiber für elektronisches Reporting, Scans, Cloud-Programme – davon konnten wir zu Beginn des Geschäfts nur träumen.

Allmählich wuchs die Zahl der Kunden und das Unternehmen begann, bereits qualifizierte Buchhalter einzustellen. Es stellte sich jedoch als schlechte Idee heraus, fertige Spezialisten zu nehmen.

Maya Zinovieva: „Es gibt viele Ambitionen, große Anforderungen und die Arbeit lässt viel zu wünschen übrig. Am liebsten unterrichte ich Mädchen in der Arbeit als Hauptbuchhalterin, die nach einem College oder Institut ohne Berufserfahrung zu uns gekommen sind. Aus ihnen gingen die besten Spezialisten hervor. Sie arbeiten immer noch in unserem freundlichen Team.“

Managementsystem: Methoden, Techniken, Techniken

Im Zuge des finanziellen Wachstums und der Strukturierung des Unternehmens „B-Consulting“ wurde ein besonderes, einzigartiges System interner Regeln und Standards geschaffen, das ein Arbeiten ohne Ausfälle und Fehler, ohne Krankheitsurlaub und Urlaub ermöglicht.

Bei der Arbeit des Unternehmens werden alle verfügbaren Kommunikationsmittel – E-Mail, Instant Messenger, Telefon – für eine zeitnahe Kommunikation mit den Kunden genutzt. Die Aufgabe des Unternehmens besteht darin, dafür zu sorgen, dass sich der Kunde nicht unwohl fühlt, weil der Buchhalter aus der Ferne arbeitet.

„B-Consulting“ setzt aktiv alle Möglichkeiten der modernen Welt um technische Mittel: ein Programm und Dokumente in Cloud-Lösungen, Remote-Arbeit mit Banken, automatisierte Berichterstattung.

Industrie Buchhaltung hat sich zu einer High-Tech-Industrie entwickelt. Und natürlich erfordert dies vom Manager Fähigkeiten und Kenntnisse in der Automatisierung. Die sich immer noch häufig ändernde Gesetzgebung zwingt Sie dazu, am Puls der Zeit zu bleiben – Sie können keinen Monat verpassen, ohne die Änderungen in den Dokumenten am meisten zu verfolgen verschiedene Level. Der Leiter einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft muss also einfach ein Buchhalter, ein Steuerfachmann, ein Anwalt, ein Programmierer, ein IT-Spezialist und ein Wissensarbeiter sein. Und natürlich ist die Wahl spezieller Techniken und Managementmethoden, die Suche nach der eigenen optimalen Art der Interaktion mit einem Mitarbeiterteam wichtig.

Maya Zinovieva: „Mir scheint, dass ich einen Trick habe – die Fähigkeiten und Bedürfnisse jedes Mitarbeiters zu berücksichtigen. Dies schafft eine Atmosphäre des Vertrauens in der Organisation und bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich im Unternehmen zu verwirklichen. Und natürlich die Unterstützung der Kollegen. Die Arbeit sollte angenehm und einfach sein, Sie müssen die Ergebnisse Ihrer Aktivitäten sehen, verstehen, was Sie tun und wie es mit der Arbeit anderer zusammenhängt. Dann wird die Effizienz steigen.“

Merkmale des Wettbewerbsumfelds und der Arbeit mit Kunden

Als „B-Consulting“ als Unternehmen begann, das Buchhaltungs-Outsourcing-Dienstleistungen anbietet, gab es in diesem Bereich praktisch keine Konkurrenten. Und es war eine äußerst schwierige Aufgabe, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem es kein Angebot und daher keine Nachfrage gibt. Jetzt hat der Markt das gegenteilige Problem: Es gibt zu viele Unternehmen, und nicht alle bieten qualitativ hochwertige Dienstleistungen an. Und damit entsteht grundsätzlich ein schlechter Ruf für das Outsourcing der Buchhaltung. Jetzt eine der Hauptaufgaben Marketing-Promotion- nicht um zu erklären, was eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist, sondern um zu beweisen, dass sich die Dienstleistungen von „B-Consulting“ grundlegend von den anderen unterscheiden.

Outsourcing ist ein besonderes Arbeitssystem. Die bloße Beauftragung eines erfahrenen Hauptbuchhalters und die Mitnahme von Dokumenten ins Büro zur Eingabe in die Datenbank bedeutet nicht die Erbringung einer Buchhaltungsdienstleistung. Die Arbeit des Unternehmens „B-Consulting“ besteht darin, den gesamten Geschäftsprozess mit allen daraus resultierenden Konsequenzen vollständig zu ersetzen: Verantwortung, Organisation der Fernarbeit, Entscheidung schwierige Situationen mit individueller Herangehensweise, aber auch Einhaltung der Gesetze. Das Hauptmerkmal der Arbeit des Unternehmens ist das Wissens-Asset-Management. Denn das Wertvollste ist das Wissen von Spezialisten und das Wissen, das durch die reiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmen gewonnen wurde.

Die Besonderheiten der Marktsituation in der Branche erfordern eine Modernisierung und ständige Weiterentwicklung. Dabei kommt es vor allem auf die Bildung der richtigen Kompetenzen und den Aufbau von Geschäftserfahrungen an.

Die Branche entwickelt sich langsam, der Markt ist derzeit buchstäblich überschwemmt mit kleinen Unternehmen, die einfach nicht in der Lage sind, einen qualitativ hochwertigen Service zu bieten. Teilweise aufgrund begrenzter Ressourcen, vor allem aber aufgrund mangelnden Verständnisses dafür, wie Outsourcing grundsätzlich funktionieren sollte. Daher gibt es eine große Anzahl von Kunden, die mit den Dienstleistungen von Outsourcern unzufrieden sind und gezwungen sind, zu bereits veralteten Buchhaltern zurückzukehren. Und wenn Großunternehmen Wenn Sie es sich dennoch leisten können, einen anständigen Spezialisten zu finden, ist Outsourcing für kleine und mittlere Unternehmen die einzig zivilisierte Lösung für die Organisation der Buchhaltung.

Aber die Probleme beim Aufbau einer Buchhaltungsfirma enden damit nicht. Neben Branchenschwierigkeiten und starkem Wettbewerb ist die Gewinnung neuer Kunden eine der wichtigsten Entwicklungsprioritäten. Dies ist das Problem der Komplexität des Übergangs zum Outsourcing.

Der Kunde kann die Qualität der Buchhaltungsdienstleistungen nur im Laufe der Zeit beurteilen, da das Produkt dafür konzipiert ist langfristig. Darüber hinaus wird der Übergang zum Dienst im Unternehmen dargestellt potenziellen Kunden komplexe Prozedur, obwohl B-Consulting sie auf wenige Stunden reduziert hat.

Eine weitere Besonderheit bei der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen besteht darin, dass es für Kunden ziemlich schwierig ist, die Qualität der erhaltenen Dienstleistungen im Rahmen ihrer Erbringung zu kontrollieren. Sie können sich nur auf das Endergebnis konzentrieren.

Maya Zinovieva: „Woher wissen Sie, dass der Service von schlechter Qualität ist? Das Unternehmen kann davon erst nach sechs Monaten oder einem Jahr erfahren. Und selbst dann, wenn sie ein Bußgeld feststellen oder das Konto sperren. Sie können die Arbeit eines Buchhalters nur kontrollieren, wenn Sie sie selbst verstehen. Aber wenn Sie verstehen, warum brauchen Sie dann einen Outsourcer? Es stellt sich also heraus, dass man einfach den Worten des Chefs des Outsourcing-Unternehmens vertrauen muss.

Erfolge, Ergebnisse, Entwicklungspläne

Die wichtigste Errungenschaft des Unternehmens ist die Gründung eines eigenen Unternehmens effektives System Arbeitsorganisation. Im Jahr 2005 beschäftigte „B-Consulting“ 25 Mitarbeiter. Dies waren Buchhalter, Kuriere und IT-Spezialisten. Sie betreuten etwa 40 Unternehmen. Mittlerweile sind 9 Mitarbeiter inklusive Management beschäftigt und 140 Unternehmen sind im Einsatz. „B-Consulting“ arbeitet ohne Hektik und „Nachttreffen“, ruhig und regelmäßig.

Dabei will das Unternehmen jedoch nicht aufhören. Es ist geplant, die Geographie der Aktivitäten weiter auszubauen. Nun ist die Geographie des Projekts nicht auf Moskau und Tula beschränkt, wo sich die Büros des Unternehmens befinden. „B-Consulting“ arbeitet mit Unternehmen in verschiedenen Regionen zusammen – zu den Kunden zählen Kaliningrad, Ischewsk und viele andere.

Effizient und bequem Fernarbeit ermöglicht dem Unternehmen ein effizientes Arbeiten aus jeder Entfernung – alle Arbeiten werden über das Internet erledigt. Die Ausweitung der Geographie wird vielmehr durch die psychologische Barriere der Geschäftsleute selbst behindert. Es scheint ihnen, dass eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft fußläufig erreichbar sein sollte, manche haben Angst vor großen Entfernungen.

Die Krise hat den wirtschaftlichen Fortschritt des Unternehmens leicht gebremst. Einige der Kunden haben ihre Aktivitäten reduziert, andere haben vollständig liquidiert. Aber „im Endergebnis“ (Zugang neuer Kunden minus Dumps) gewinnt „B-Consulting“ jedes Jahr neue Kunden und steigert den Umsatz.

Maya Sinowjewa: „Tatsächlich denke ich, dass unsere Entwicklung nicht nur durch regionale Expansion möglich ist. Selbst in Moskau arbeiten nicht alle Unternehmen mit Outsourcern zusammen, und noch mehr, sie erhalten keine Dienstleistungen von so hoher Qualität wie unsere. Was nicht betrifft Russischer Markt- Das ist wahrscheinlich noch nichts für uns. Erstens spezialisieren wir uns auf Russische Gesetzgebung. Daher ist es wahrscheinlicher, dass wir ausländische Unternehmen, die in Russland tätig sind, zu unseren Kunden zählen, als dass wir in die Märkte anderer Länder eintreten. Zweitens: So erbärmlich es auch klingen mag, unsere Mission ist es, eine zivilisierte Buchhaltung zu organisieren Russische Unternehmen. Ich möchte, dass das Geschäft in Russland zu einem Weltklasseunternehmen wird.“

Das Unternehmen „B-Consulting“ in Zahlen und Fakten

Gründungsjahr

Startkapital

50.000 Rubel.

Amortisationszeit

6 Monate.

Bisheriger Umsatz

12 Millionen Rubel

Rentabilität

Anzahl Stammkunden

140 Unternehmen.

Durchschnittlicher Scheck

Was bestimmt die Kosten für die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen? Wer bietet hochwertiges Outsourcing der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung? Wie wählt man einen Buchhaltungsdienstleister aus?

Hallo, Leser der HeatherBober-Website! Willkommen bei Anna Medvedeva. In unserem Artikel werden wir ein für viele neues Konzept betrachten – das Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen.

Der Artikel wird sowohl für Eigentümer und Manager großer Unternehmen als auch für Vertreter kleiner und mittlerer Unternehmen nützlich sein.

Die Buchhaltung bereitet Managern ewige Kopfschmerzen: Ständige Gesetzesänderungen, ein Personalbuchhalter hat bei der Berichterstattung etwas vermasselt oder einfach unerwartet gekündigt. Was zu tun ist? Sich verpflichten, diese Papierberge zu verstehen?

Tatsächlich ist alles viel einfacher. Sie können die Buchhaltung übertragen Drittunternehmen, das für die Richtigkeit, Genauigkeit und Aktualität der gesamten Buchhaltung verantwortlich ist, und Sie müssen nur Ihre Unterschriften auf die Berichte setzen und müssen sich um nichts kümmern.

Fangen wir der Reihe nach an!

1. Was ist Buchhaltungs-Outsourcing und wann könnte es erforderlich sein?

Unter Outsourcing versteht man die Einbindung von Drittorganisationen in die Zusammenarbeit, die einen Teil der Verantwortung in der Arbeit des Unternehmens übernehmen. Dies betrifft diejenigen Bereiche, die nicht die Hauptaktivitäten der Organisation sind.

- Hierbei handelt es sich um die vollständige Übertragung der Buchhaltung eines Unternehmens in die Hände eines auf diesem Gebiet kompetenten Outsourcing-Unternehmens oder eines einzelnen Outsourcing-Spezialisten.

Die wichtigsten Ziele und Gründe für den Umstieg auf Outsourcing:

• Reduzierung von Risiken (Bußgelder, Strafen oder sogar erzwungene Schließung der Organisation);
• Kostensenkung (was besonders in Krisenzeiten oder bei geringer Finanzaktivität des Unternehmens wichtig ist);
• Erhöhung der Geschäftsflexibilität;
• Reduzierung der Zahl der Vollzeitbeschäftigten;
• geringes Einkommen des Unternehmens;
• Unfähigkeit, Büroräume zu unterhalten;
• Eröffnung von Filialen;
• Aktivitäten ausländischer Unternehmen.

Beispiel

Ein großer deutscher Konzern eröffnet eine Repräsentanz in Moskau. Da die Vertreter keine Erfahrung in der Russischen Föderation hatten und sich nicht aller Feinheiten der Finanzgesetzgebung in Russland bewusst waren, kamen sie zu dem Schluss, dass es schwierig und unrentabel wäre, sich allein mit der Buchhaltung zu befassen.

Nach Analyse des Marktes für Outsourcing-Dienstleistungen entschied sich die Unternehmensleitung für ein geeignetes Unternehmen, unterzeichnete einen Vertrag und ist bis heute mit der Zusammenarbeit zufrieden.

Eine Innovation kann sich zu 100 % rechtfertigen oder sich als völlig unrentabel erweisen. Daher müssen Sie das Thema gut studieren. Und nicht nur die Idee selbst, sondern auch ihre Akzeptanz in Ihrem speziellen Fall.

Vor- und Nachteile des Buchhaltungs-Outsourcings:

№	Vorteile	Mängel
1	Reduzierung der Kosten für die Aufrechterhaltung der regelmäßigen Buchhaltung (Gehalt, Steuern, Instandhaltung von Räumlichkeiten und Ausrüstung, Kauf spezieller Programme, Personalentwicklung).	Nicht ganz einfach zu kontrollieren Finanzberichte weil der Spezialist möglicherweise weit von Ihnen entfernt ist.
2	Fehlen des menschlichen Faktors (Urlaub, Krankheitsurlaub, Mutterschaftsurlaub und andere Situationen, in denen der Buchhalter vorübergehend abwesend ist).	Experten von Drittanbietern verstehen die Funktionen möglicherweise nicht vollständig Herstellungsprozesse Ihr Unternehmen.
3	Hoher Ausbildungsstand der Outsourcing-Spezialisten, umfangreiche Erfahrung und ständige Kenntnis der neuesten Gesetzgebung.	Ein qualitativ hochwertiger Service ist nur in Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Outsourcing-Unternehmen möglich, das nicht leicht zu finden ist.
4	Die Fähigkeit, alle Ressourcen des Unternehmens auf die Kernaktivitäten zu konzentrieren.	Sie müssen einen Interaktionsprozess mit dem Outsourcing-Unternehmen etablieren und dafür etwas Zeit aufwenden oder sogar einen speziellen Mitarbeiter dafür einsetzen.

Weitere Details finden Sie im Übersichtsartikel „“.

2. Was beinhaltet das Outsourcing der Buchhaltung – ein Überblick über die TOP-5 Hauptfunktionen

Wenn Sie die Dienste eines Outsourcers in Anspruch nehmen, erhalten Sie einen umfassenden Buchhaltungsservice für Ihr Unternehmen, der sich nicht nur auf die Aufrechterhaltung der geplanten Berichterstattung beschränkt. Die Aufgaben eines Outsourcers sind sehr vielfältig. Betrachten wir die wichtigsten.

Funktion 1. Verarbeitung und Systematisierung der Primärdokumentation

Hierbei handelt es sich um die Arbeit mit allen für die Berichterstattung notwendigen Unterlagen. In dieser Liste sind Rechnungen, Rechnungen, ausgeführte Arbeitshandlungen, Kontoauszüge, Kaufbelege, Zahlungsanweisungen, Kredit- und Abbuchungsaufträge und andere Papiere enthalten.

Darüber hinaus fällt die Korrektheit der Ausführung und Aufbewahrung von Primärdokumenten bei einer planmäßigen oder außerplanmäßigen Prüfung stets in den Blickbereich der Steuerbehörde. Wenn es Unstimmigkeiten gibt aktuelle Gesetzgebung, ein Outsourcing-Unternehmen bringt Ordnung in Ihr Archiv.

Funktion 2. Erstellung eines primären Buchhaltungsregisters

Dabei handelt es sich um ein Dokument, in dem Daten in beliebiger Form wiedergegeben werden Primärdokumentation. Register systematisieren Informationen und ihre Zusammenstellung ist eine Vorbereitungsphase vor der Berichterstattung.

Das Primärregister zeigt nicht mehr die Original-, sondern Betriebsdaten an. Es wird in der Regel in Form einer Tabelle erstellt, in die alle Daten der Primärdokumente eingetragen werden.

Funktion 3. Buchhaltungsautomatisierung

Die finanzielle Tätigkeit des Unternehmens spiegelt sich in wider in großen Zahlen Unterlagen. Um sicherzustellen, dass die gesamte Dokumentation in der richtigen Reihenfolge bleibt, wurde eine obligatorische Automatisierung eingeführt, und die Buchhaltung wurde möglicherweise zu ihrem ersten Gegenstand.

In der Finanzgesetzgebung entstehen ständig neue Regelungen. Ein Outsourcing-Unternehmen, das sich nur auf Buchhaltungsdienstleistungen spezialisiert hat, ist in der Regel immer über alle Neuigkeiten in seiner Branche auf dem Laufenden und beschafft sich schnell neue Versionen von Buchhaltungsprogrammen.

Funktion 4. Pflege der Primärdokumentation

Buchhaltung ordnungsgemäß vorbereiten und Steuerberichterstattung, müssen Sie in der Lage sein, die Primärdokumentation korrekt auszufüllen. Ähnliche Fähigkeiten sind erforderlich, um eine vollständige Liste der Einnahmen und Ausgaben einer Organisation zu erstellen.

Die Führung der Primärdokumentation erfordert eine gründliche Kenntnis der Normen, Regeln und Methoden zur Steuerberechnung. Schließlich hängt alles davon ab finanzielle Seite die Arbeit Ihres Unternehmens.

Funktion 5. Erstellung und Abgabe von Steuererklärungen

Die Abgabenordnung schreibt vor, dass die Meldung innerhalb eines recht engen Zeitrahmens erfolgen muss. Für das Ausfüllen einer Steuererklärung gibt es außerdem ein spezielles Formular. Sowohl das Erste als auch das Zweite müssen strikt eingehalten werden.

Die Spezialisten des Outsourcing-Unternehmens, die alle Feinheiten kennen, werden alles nach den Standards arrangieren. Wenn der Bericht an gesendet wird im elektronischen Format, dafür gibt es ein spezielles Programm. Schriftlich - per Einschreiben per Post oder persönlich beim Finanzamt.

3. So wechseln Sie zum Outsourcing von Buchhaltungsdienstleistungen – Schritt-für-Schritt-Anleitung für Geschäftsanfänger

Schauen wir uns nun an, wie der gesamte Prozess der Übertragung der Buchhaltung auf Outsourcing in der Praxis aussieht. Im Prinzip nichts Kompliziertes. Die Hauptsache ist das Aktionssystem.

Schritt 1. Wir analysieren den Stand der internen Angelegenheiten des Unternehmens

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, wie sinnvoll es ist, die Dienste eines Outsourcing-Unternehmens in Anspruch zu nehmen. Oft liegt das Problem nicht in der geringen Qualifikation der Buchhaltungsmitarbeiter, sondern in der schlechten Arbeitsorganisation.

Dies kann eine ungleichmäßige Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den Mitarbeitern sein (jemand ist überlastet und hat einfach physisch keine Zeit, alles zu erledigen, und jemand sitzt untätig da). Oder andere Abteilungen reichen die für die weitere Bearbeitung notwendigen Unterlagen nicht rechtzeitig bei der Buchhaltung ein.

Schritt 2. Wir beschließen, die Buchhaltung an das Vertragsunternehmen zu übertragen

Nun gilt es, den Unterschied in der Vergütung von hauptberuflichen Buchhaltern und Mitarbeitern des Outsourcing-Unternehmens zu ermitteln. Aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlen wir Ihnen, alles in einer Vergleichstabelle zu erfassen (vorzugsweise in finanzieller Hinsicht).

Wie hoch sind die Kosten für die Auslagerung von Buchhaltungsdienstleistungen? Entweder handelt es sich um eine vollständige Buchhaltung, um einen Basistarif oder um die Durchführung einzelner Vorgänge. Dienstleistungen können sowohl einmalig als auch dauerhaft sein.

Denkbar ist auch die Möglichkeit, Fälle teilweise ins Outsourcing zu verlagern. Die Praxis zeigt jedoch, dass Sie durch die Übertragung der gesamten Buchhaltungsarbeit an einen Outsourcer bis zu 40-60 % sparen können.

Schritt 3. Wählen Sie ein Outsourcing-Unternehmen

Die Wahl muss mehr als gründlich angegangen werden. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie professionell der Outsourcer arbeitet.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Outsourcing-Unternehmens besonders achten sollten:

• Bekanntheit, Bestehensdauer und Ansehen des Unternehmens;
• das Vorhandensein einer Testphase;
• juristisch kompetent ausgearbeiteter Vertrag;
• Vertraulichkeitsgarantie;
• Verfügbarkeit eines kostenlosen Express-Audits;
• flexibles Preissystem;
• Vertretung Ihrer Interessen durch die Kanzlei gegenüber den Steuerbehörden;
• die Möglichkeit der Steueroptimierung für Sie;
• hohes Niveau Berufsausbildung Mitarbeiter des Outsourcing-Unternehmens;
• Zugang zur Online-Buchhaltung.

Schritt 4. Wir entwickeln die Vertragsbedingungen

Bei einem Outsourcing-Vertrag handelt es sich grundsätzlich um einen Dienstleistungsvertrag.

• Liste der zu erbringenden Dienstleistungen;
• der Zeitpunkt der Bereitstellung von Informationen und Ergebnissen;
• Grad der Verantwortung;
• Bedingungen für die Beendigung des Vertrages.

Indem Sie alle Punkte klar formulieren und Formulierungen vermeiden, die in zwei Richtungen interpretiert werden können, schützen Sie sich vor möglichen Fehlern und erhalten so eine Zusammenarbeit auf höchstem Niveau.

Schritt 5. Wir schließen eine Vereinbarung

Der Vertrag über Outsourcing-Dienstleistungen kann für unterschiedliche Zeiträume abgeschlossen werden. Dies ist nicht gesetzlich geregelt und hängt ganz von den Aufgaben ab, die Sie stellen. Berücksichtigen Sie bei der Vertragsgestaltung auch die Möglichkeit einer späteren Verlängerung (Verlängerung).

Wir empfehlen Ihnen, auch die Möglichkeit vorzusehen, dass eine der Parteien den Vertrag vor Ablauf der vereinbarten Frist unter Schadensersatz oder Ersatz der entstandenen Aufwendungen kündigen kann. Dabei ist besonderes Augenmerk auf die Bedingungen der Informationsübermittlung zu legen.

Schritt 6. Wechsel zu einem neuen Arbeitsformat

Die Kosten für die Bezahlung der Dienstleistungen eines Outsourcing-Unternehmens hängen mit den Verwaltungskosten zusammen und werden im Vertrag unterzeichnet. In diesem Fall wird die Mehrwertsteuer nicht berücksichtigt.

Wenn die Buchhaltungsdokumentation zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgrund der Abwesenheit des Hauptbuchhalters nicht geführt wurde, sind möglicherweise die Spezialisten der Outsourcing-Organisation mit der Wiederherstellung der Buchhaltung beschäftigt. Es muss lediglich im Vertrag festgehalten werden.

Schritt 7. Wir organisieren den Mechanismus der Interaktion und Kontrolle mit dem Outsourcer

Nach Vertragsunterzeichnung müssen Sie alle Buchhaltungsunterlagen an das Outsourcing-Unternehmen übergeben. Dabei handelt es sich um Kaufverträge, Liefer- und Dienstleistungsverträge, Arbeitsaufträge, Unterlagen zum Erwerb von Anlagevermögen und alles andere.

Am Ende des Quartals und des Berichtszeitraums müssen Sie der Steuerbehörde die entsprechenden unterzeichneten Dokumente vorlegen. Wenn das Outsourcing-Unternehmen seinen Jahresbericht vorlegt, ist es notwendig, ein allgemeines Verzeichnis aller Dokumente zu erstellen, die Sie ihm im vergangenen Jahr vorgelegt haben. Die gesamte Dokumentation wird Ihnen zusammen mit dem Inventar zurückgegeben.

4. Buchhaltungs-Outsourcing zu günstigen Konditionen – eine Übersicht der TOP-5-Dienstleister

Wie bereits erwähnt, sollte die Auswahl eines Outsourcing-Unternehmens nach einer besonders gründlichen Analyse erfolgen. Wir haben mehrere Unternehmen ausgewählt und laden Sie ein, sich mit deren Erfolgsbilanz vertraut zu machen.

zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es der Arbeit am meisten zugrunde liegt moderne Technologien. Komplette Online-Buchhaltung – von der Bearbeitung der Primärdokumentation bis zum Reporting.

Die Arbeit des My Business-Dienstes ist so aufgebaut, dass er sich ideal für das vereinfachte Steuersystem, UTII, OSNO und Patent eignet.

Ihnen stehen 4 Tarife zur Auswahl:

1. „Meldung an den Bundessteuerdienst“- für Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter. Die UTII-Meldung oder Null nach dem vereinfachten Steuersystem wird erstellt und gesendet.
2. „Ohne Mitarbeiter“- für Einzelunternehmer und GmbHs ohne Mitarbeiter. Steuern und Beiträge werden berechnet. Das Reporting wird generiert und versendet. Primärdokumente werden erstellt und Rechnungen ausgestellt. Es erfolgt eine Lagerbuchhaltung. Es finden Expertenberatungen statt.
3. „Bis zu 5 Mitarbeiter“- für Einzelunternehmer und GmbHs mit bis zu 5 Mitarbeitern. Zu den Leistungen des bisherigen Tarifs kommt die Abrechnung der Mitarbeiter hinzu.
4. "Maximal"- für Einzelunternehmer und GmbHs mit bis zu 100 Mitarbeitern. Alle Leistungen analog zum bisherigen Tarif unter Berücksichtigung der Mitarbeiterzahl.

Neben der Tatsache, dass der Dienst die gesamte Buchhaltungsarbeit selbst erledigt, wird auch der Zeitfaktor berücksichtigt. Alle Vorgänge werden sofort ausgeführt – Entladen von Zahlungsaufträgen zum Senden an die Bank, Erstellen, Prüfen und Versenden von Berichten, Abgleich mit dem Bundessteueramt für Schulden, Berechnung von Beiträgen, Gehältern und anderen Zahlungen.

Onlineservice Absolut transparent – ​​Ihre Buchhaltung steht Ihnen jederzeit offen. Sie können den Status der eingereichten Meldungen und Steuerzahlungen kontrollieren und Meldungen des Finanzamtes verfolgen. Darüber hinaus können Sie selbständig Rechnungen an Kunden ausstellen und sogar zukünftige Kontrahenten auf ihre Zuverlässigkeit prüfen.

App wird Ihnen helfen, die Bewegung zu verfolgen Geld für alle Girokonten. Das heißt, Sie können jederzeit den Status Ihrer Angelegenheiten überprüfen.

Die Ressource bietet, auch online, umfangreiche Beratungen – einen Anwalt, einen Personalspezialisten und einen Steuerberater. Auf der My Business-Website erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen.

Obwohl das Unternehmen die volle Verantwortung für seine Handlungen trägt, gibt es auch bekannt, dass seine gesamte Haftung für 100.000.000 Rubel versichert ist. Die Zahlen sind ziemlich beeindruckend.

2) „Buchhaltung Plus“

Das Unternehmen besteht seit 2009 und ist auf die Bereiche Buchhaltung, Steuern und Personalunterlagen spezialisiert. Die meisten Spezialisten von „Accounting Plus“ sind Mitglieder der Steuerberaterkammer und verfügen über Erfahrung in Behörden.

Im Leistungsspektrum Abo-Service, Buchhaltung, Personalbüroarbeit, Mehrwertsteuerrückerstattung, Unterstützung bei Betriebsprüfungen.

Dienstleistungen werden von jedem erbracht Rechtspersonen Und Einzelunternehmer.

Umfassendes Spektrum an Buchhaltungs- und Rechtsberatung. Das Unternehmen ist seit mehr als 10 Jahren tätig und beschäftigt ausschließlich hochqualifizierte Fachkräfte, die ihr berufliches Niveau ständig verbessern.

Individuelle Herangehensweise an jeden Kunden, flexibel Preispolitik und völlig transparente Kundenbeziehungen bilden die Grundlage der Zusammenarbeit des Unternehmens mit seinen Kunden.

Sein Tochtergesellschaft 1C und Mitglied der Association of European Businesses, beschäftigt rund 200 Mitarbeiter und hat mehr als 5.000 Kunden auf seiner Liste.

Vollständiges oder teilweises Outsourcing der Buchhaltung, Bewertung und kompetenten Beratung sowie ein Rechner zur Berechnung des Dienstleistungspreises direkt vor Ort. plus einige schöne Boni.

Ein umfassendes Leistungsspektrum für die Organisation, Pflege und Wiederherstellung der Buchhaltung. Das Unternehmen nutzt Neueste Technologien und bietet Remote-Support.

Das seit 2000 tätige Garant ARS-Team kann stolz auf seine solide Erfahrung und sein hohes Niveau sein professionelles Niveau. Das Unternehmen gehört zu den Ersten seiner Branche und gilt als verlässlicher Partner.

5. So wählen Sie einen zuverlässigen Buchhaltungs-Outsourcer aus – 4 nützliche Tipps für Anfänger

Auch wenn Sie sich mit einer Empfehlung an ein Outsourcing-Unternehmen wenden, raten wir Ihnen, etwas Wachsamkeit walten zu lassen. Beachten Sie die folgenden Tipps.

Tipp 1. Prüfen Sie, ob der Outsourcer Vertraulichkeit garantiert

Dies ist eine der schwerwiegendsten Anforderungen an Buchhaltungsdienstleistungen. Dies ist sehr wichtig, da das Unternehmen, das sich um Ihre Buchhaltung kümmert, alle Feinheiten Ihres Geschäfts kennt.

Daher muss der Vertrag unbedingt eine Klausel über die Bedingungen der Vertraulichkeit von Informationen enthalten. Alternativ können Sie eine Zusatzvereinbarung abschließen.

Sie müssen vom Outsourcer eine Garantie erhalten, dass alle Daten (auch in Papierform, sogar in elektronischer Form) unverändert bleiben und nur vertrauenswürdige Personen Zugriff darauf haben.

Tipp 2. Informieren Sie sich über die Möglichkeit eines Testzeitraums für die Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen

Eines der Kennzeichen der Solidität eines Unternehmens ist es, wenn es es sich leisten kann, Ihnen eine Probezeit von Dienstleistungen für wenig oder gar kein Entgelt anzubieten, damit Sie das Leistungsniveau beurteilen können.

Das wird nicht nur von Gutem sprechen Finanzlage Unternehmen, sondern auch über sein Vertrauen in die Qualität seiner Dienstleistungen. In einem seriösen Unternehmen wissen sie, dass die Einsparung einer Testphase oft zum Verlust eines potenziellen Kunden führt.

Tipp 3. Achten Sie auf den Ruhm und das Ansehen des Unternehmens

Etablierte Unternehmen bestehen seit mindestens 10 Jahren, haben viele zufriedene Kunden und müssen nicht nach ihnen suchen, denn die Nutzer finden sie selbst. Solche Unternehmen genießen bei den Steuerbehörden einen guten Ruf.

Da die Konkurrenz groß ist, muss das Unternehmen nicht nur in der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen, sondern auch innerhalb der Organisation ein hohes Niveau halten. Dies wird im Rahmen der internen Revision aufgedeckt.

Die Meinung unabhängiger Kunden wird weitgehend dazu beitragen, das Arbeitsniveau des Outsourcing-Unternehmens einzuschätzen. Bewertungen können auf der Website des Unternehmens, in Foren, in sozialen Netzwerken, in professionellen Bewertungen, in den Medien und anderen Quellen eingesehen werden.

Profitieren Sie von persönlichen Empfehlungen – sicherlich hat einer Ihrer Bekannten oder Geschäftspartner bereits Erfahrung mit einer solchen Zusammenarbeit. Besondere Aufmerksamkeit Achten Sie auf negative Bewertungen – positive spiegeln möglicherweise nicht immer das wirkliche Bild wider, negative sind jedoch in der Regel plausibel (natürlich, sofern es sie überhaupt gibt).

Wir empfehlen Ihnen, sich ein interessantes und nützliches Video darüber anzusehen, worauf Sie bei der Auswahl eines Outsourcers achten müssen.

6. 4 goldene Regeln für eine effektive Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer

Für eine fruchtbare Interaktion mit einer Drittorganisation reicht es nicht aus, nur einen rechtsgültigen Vertrag abzuschließen und alle darin enthaltenen Klauseln einzuhalten. Bei jeder Zusammenarbeit spielt der Faktor Mensch eine wichtige Rolle.

Regel 1. Kombinieren Sie Vertrauen und Kontrolle

Da Sie Ihre Finanzunterlagen an Außenstehende weitergeben, ist es selbstverständlich, dass Vertrauen vorhanden sein muss. Allerdings ist reines Vertrauen kein sehr relevanter Faktor für das Geschäft. Es muss auch klar definiert sein.

In der Regel wird im Vertrag nicht festgelegt, welche Mitarbeiter sich um Ihre Buchhaltung kümmern. Darüber hinaus können sie sich im Laufe des Prozesses ändern. Wenn es für Sie wichtig ist, dass nur bestimmte Fachkräfte mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, muss die Liste im Vertrag genehmigt werden.

Gleichzeitig wird auch vorgeschrieben, wie die Meldung des Outsourcing-Unternehmens an den Kunden weitergegeben wird. Es besteht keine Notwendigkeit, die strikte Umsetzung dieses Absatzes aktiv zu fordern, aber auch den Faktor Verifizierung sollte man nicht außer Acht lassen. Sie sind der Kunde und haben das Recht, über alle Vorgänge informiert zu sein, die mit Ihren Dokumenten durchgeführt werden.

Regel 2. Begrenzen Sie klar die Verantwortung jeder Partei

Der Standardvertrag für Outsourcing-Dienstleistungen sieht vor, dass das Outsourcing-Unternehmen die volle Verantwortung für die Qualität und Pünktlichkeit der ausgeführten Arbeiten trägt. Bei Terminüberschreitungen, falsch erstellten Berichten, fehlerhaften Berechnungen – in jedem solchen Fall werden Bußgelder und Vertragsstrafen vom Auftragnehmer getragen.

Dieser Artikel richtet sich an diejenigen Manager, die sich bereits für die Auslagerung der Buchhaltung entschieden haben, sowie an diejenigen, die eine solche Entscheidung noch nicht getroffen haben, aber den gesamten Prozess vorab studieren möchten. Wenn Sie also Buchhaltungsfunktionen an eine Drittorganisation übertragen, müssen Sie die folgenden wichtigen Punkte beachten

Was lagern Sie aus?

Entscheiden Sie zunächst, was Sie auslagern möchten – die gesamte Buchhaltung oder einzelne Bereiche, beispielsweise nur die Erstellung und Einreichung von Berichten.

Wenn es sich um ein Kleinunternehmen mit wenigen Geschäftsbetrieben und einer Belegschaft von 15 bis 100 Mitarbeitern handelt, dann macht es durchaus Sinn, die Buchhaltung komplett auszulagern. Besitzer kleiner Unternehmen sind oft versucht, sich selbst um die Buchhaltung zu kümmern, aber wie sie sagen, lohnt sich das Spiel nicht – die Einsparungen werden unbedeutend sein und völlig im Widerspruch zum Zeit- und Arbeitsaufwand stehen.

Handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern, dann können Sie in diesem Fall mit der Übertragung der Buchhaltung aus einzelnen Segmenten beginnen. In manchen Fällen ist es organisatorisch und psychologisch einfacher. Der Aufgabenbereich des Outsourcers kann sukzessive erweitert werden und ihm dann die Führung der gesamten Buchhaltung des Unternehmens übertragen werden.

Welches Modell für Sie am besten umzusetzen ist, müssen Sie direkt mit dem Dienstleister besprechen. In dieser Phase müssen Sie mit Outsourcern das optimale Gleichgewicht finden, bei dem Sie 1) die Kosten für die Aufrechterhaltung der Buchhaltungs- und/oder Personalabteilung reduzieren, 2) aber das Maß an Kontrolle behalten, das Sie über die Buchhaltungs- und Analyseprozesse Ihres Unternehmens benötigen Geschäft.

Was in den Vertrag aufzunehmen ist

Nachdem Sie sich für den Umfang der Buchhaltungsfunktionen entschieden haben, die Sie an eine Drittorganisation auslagern möchten, geben Sie im Vertrag klar die gesamte Liste der Dienstleistungen an, die der Outsourcer für Sie erbringen wird.

Planen Sie unbedingt die wichtigsten Geschäftsereignisse ein, die den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens gewährleisten. Beispielsweise zahlen Sie den Lohn zweimal im Monat: am 25. als Vorauszahlung, am 15. als Abschlusszahlung für den Vormonat. Das bedeutet, dass Ihnen der Auftragnehmer spätestens am 21. und 11. die Abrechnungen über die Lohnzahlung zur Genehmigung vorlegen muss.

Vereinbaren Sie, nach welchen Kosten-, Mengen- und Zeitkriterien die Parteien die Qualität der Dienstleistungen beurteilen.

Finden Sie heraus, wie Sie die Arbeit des Künstlers überwachen und steuern und Anpassungen daran vornehmen können. Mittlerweile nutzen viele Wirtschaftsprüfungsgesellschaften hierfür Online-Systeme (CRM). Mit ihrer Hilfe können Sie den Arbeitsfortschritt in Echtzeit verfolgen. Wenn Sie jedoch das traditionelle Format bevorzugen, können Sie die Berichte auch in Papierform oder per E-Mail versenden lassen.

Das wichtigste Thema ist die Vertraulichkeit. Listen Sie im Vertrag die Kategorien von Informationen auf, die Sie als vertraulich betrachten, sowie den Kreis der Personen, denen diese Informationen zugänglich sind, und die Maßnahmen zur Verantwortung für deren Offenlegung.

Besprechen Sie unbedingt die Frage der Aufbewahrung von Dokumenten: wo sie aufbewahrt werden – mit Ihnen oder mit einem Outsourcer. Wenn der Auftragnehmer dies getan hat, handelt es sich dann um alle verfügbaren Dokumente ab Beginn der Tätigkeit Ihres Unternehmens oder nur um diejenigen, die nach der Übertragung der Buchhaltung auf das Outsourcing erscheinen.

Die Frage der Verantwortungsteilung ist äußerst wichtig: Wofür genau sind Sie verantwortlich, wofür ist der Darsteller; Ab wann fängt es an? Gewissenhafte Outsourcer übernehmen in der Regel die Verantwortung für Fehler, die durch ihr Verschulden begangen werden. Das heißt, wenn beispielsweise ein Outsourcer Ihre gesamte Berichterstattung verwaltet und diese nicht rechtzeitig oder mit Fehlern übermittelt wurde, zahlt der Outsourcer die dafür fällige Strafe. Vielmehr entschädigt es Sie für die Höhe des Bußgeldes, da Sie laut Gesetz dafür verantwortlich sind. Wenn Sie jedoch die für die Meldung erforderlichen Daten nicht rechtzeitig übermittelt haben und es dadurch zu einer Verzögerung kam, liegt dies bereits bei Ihnen. Um kontroverse Situationen zu vermeiden, müssen alle diese Punkte klar dargelegt werden. Darüber hinaus müssen sie im Vertrag konkretisiert und für Sie und den Auftragnehmer verständlich sein.

Beachten Sie!

Im Jahr 2016 werden keine Quartalsabschlüsse an die Aufsichtsbehörden übermittelt. Für den operativen Betrieb benötigen Sie jedoch ein vierteljährliches Reporting Managementbuchhaltung und strategische Entscheidungen zu treffen. Legen Sie daher im Vertrag mit dem Outsourcing-Unternehmen den Umfang des internen Quartalsabschlusses und die Form seiner Präsentation vor Ihnen fest. Dies kann eine analytische Notiz sein, die alle wichtigen Indikatoren in Wert und Menge angibt.

Wenn Sie Kreditverpflichtungen gegenüber Banken haben, erwarten die Banken höchstwahrscheinlich auch eine vierteljährliche Berichterstattung von Ihnen. Auch hierüber sollten Sie den Outsourcer zu Beginn Ihrer Zusammenarbeit informieren.

So übertragen Sie Buchhaltungsfunktionen und Buchhaltungsbelege

Wenn die Vereinbarung von beiden Parteien akzeptiert und unterzeichnet wurde, können Sie direkt mit der Übertragung der Buchhaltung fortfahren.

Das erste, was Sie in dieser Phase tun müssen, ist die Erteilung einer Anordnung zur Änderung der Rechnungslegungsgrundsätze Ihres Unternehmens. Darin ist die Tatsache der Übertragung von Buchhaltungsfunktionen an eine Drittorganisation unter Angabe des Datums festzuhalten.

Anschließend müssen Sie eine Expressprüfung des Rechnungslegungsstandes durchführen (diese erfolgt in der Regel direkt durch den Outsourcer). Die Expressprüfung umfasst die Überarbeitung aller Primär- und Buchhaltungsdokumente sowie den Vergleich der elektronischen Version der Buchhaltung mit den tatsächlichen Primärdokumenten.

Dies muss trotz des zusätzlichen Zeit- und möglicherweise finanziellen Aufwands erfolgen. Tatsache ist, dass im Rahmen einer Expressprüfung Mängel in der Organisation und Führung der Buchhaltung und Steuerbuchhaltung festgestellt werden können. Wenn Sie die Buchhaltung ohne Vorprüfung auf Outsourcing übertragen, ist dies erstens möglich Konfliktsituationen. Beispielsweise wurde in der Phase vor der Übertragung ein Fehler gemacht, der einige Konsequenzen hatte. Sie geben dem Outsourcer die Schuld dafür, er versucht Ihnen zu beweisen, dass es nichts damit zu tun hat. Vielleicht werden Sie am Ende zu einer Einigung kommen, aber wenn Sie Zeit und Mühe darauf verwenden, wird, wie man sagt, der Bodensatz zurückbleiben. Zweitens führen nicht rechtzeitig erkannte Fehler letztendlich zu gewissen Verlusten.

Basierend auf den Ergebnissen einer Expressprüfung und einer Dokumentenprüfung wird ein Gesetz erstellt, das den tatsächlichen Stand der Buchhaltung, der Steuer- und Personalunterlagen im Unternehmen zum Zeitpunkt der Übertragung festhält. Außerdem werden etwaige Falschdarstellungen des Wirtschaftslebens, Diskrepanzen zwischen den Tatsachen des Rechnungsführungssystems, fehlende Dokumente und andere offengelegte Tatsachen aufgeführt. Im empfehlenden Teil des Gesetzes legen Outsourcer fest, was in der Buchhaltung wiederhergestellt werden muss und welche Korrekturen an den Buchhaltungs-, Steuer- oder Personalunterlagen der Organisation vorgenommen werden müssen, damit diese zuverlässig werden. Es gibt auch Empfehlungen zur Vorbereitung lokaler Vorschriften (Anordnungen, Anordnungen, interne Vorschriften), die die Logik des Geschäftslebens des Unternehmens wiederherstellen.

Danach können Sie in jeder Hinsicht beruhigt sein: einerseits, weil der Prozess der Buchhaltungsübertragung abgeschlossen ist, andererseits, weil Sie endlich ganz oder teilweise von der Buchhaltung befreit sind – dieser zeitaufwändigen, mühsamen und nicht zum Kerngeschäft gehörenden Tätigkeit.

Warum kaufen wir lieber unsere eigenen? Güterwagen, einen Fahrer, einen Spediteur, einen Programmierer engagieren, ohne den geringsten Zweifel und ohne das geringste Zögern schließen wir Verträge mit spezialisierten Transport-, Logistik- und IT-Unternehmen ab? Dies ist die Übertragung eines Teils der Funktionen unseres Unternehmens auf Outsourcing?!

Und diese Art Outsourcing wird in unserem Land seit der sozialistischen Zeit praktiziert. Erst vor relativ kurzer Zeit kam der Name „Outsourcing“ aus dem „progressiven Westen“ zu uns.

Warum sagen wir gleichzeitig kategorisch „Nein“ zum Outsourcing der Buchhaltung? Wir haben versucht, die Antwort auf diese Frage im Prozess der Kommunikation mit den Eigentümern und Managern kleiner und großer Unternehmen in unserer riesigen Wirtschaftsmacht zu finden. Das Ergebnis war eine Liste von Ängsten, die uns verfolgen, Gefahren, die auf uns lauern, bei der geringsten Erwähnung oder wenn Gedanken über solch ein schreckliches Phänomen aufkommen. modernes Geschäft als „Buchhaltungs-Outsourcing“.

Wie Sie wissen, entsteht Angst nicht ohne Grund, und wenn Sie diesen Grund beseitigen, wird die Angst vielleicht verschwinden. Lass es uns versuchen …

Zunächst schlagen wir vor, vor 15 bis 25 Jahren zurückzugehen. Wir glauben, dass sich jeder an das damals bestehende System des städtischen Wohnungsbaus und der kommunalen Dienstleistungen (HCS) erinnert. Das System war ein umfangreiches Netzwerk von REU (falls jemand es vergessen hat, dann handelt es sich um eine Reparatur- und Wartungsstelle, auch bekannt als ZhEK, auch bekannt als ZhEU usw.), das von der Hauptabteilung für Wohnungsbau und kommunale Dienstleistungen der Stadt geleitet wurde. Jede REU verfügte über einen eigenen Buchhaltungsdienst. Ein Teil der Funktionen der Buchhaltungsabteilungen der PRUE war jedoch bereits zu diesem Zeitpunkt ausgelagert. Ja, ja, es handelt sich um Outsourcing, nur unter einem anderen Namen. Es geht um die Gehaltsabrechnung. Im Wohnungs- und Kommunalwirtschaftssystem gab es ein Rechenzentrum, in das die Buchhalter der REU Primärdokumente (Meldeblätter, Anordnungen, Krankenstandsbescheinigungen usw.) übertrugen, im Allgemeinen alles, was der Arbeitnehmer benötigt, um „sein ehrlich Verdientes“ zu erhalten Nachdem er dies alles erfolgreich auf seinen Computern verarbeitet hatte, gab er den Buchhaltern fertige Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge und Codes zurück. Beachten Sie, dass es viele Beispiele wie das obige gibt. Aber Sie können uns nicht täuschen...

Wir wissen, dass damals das Gehalt der meisten Bürger auf der Grundlage eines einzelnen Staates berechnet wurde Tarifstaffel Gehälter (wir werden nicht näher darauf eingehen Bezirkskoeffizienten, Nord usw.). Daher könnten wir, auch ohne es zu wollen, sehr schnell „das Geld anderer Leute zählen“, also herausfinden, wie viel unser Kollege bekommt, außerdem haben alle beim Erhalt eines Gehalts auf demselben Blatt unterschrieben. Von Vertraulichkeit war damals keine Rede. Daher gaben sie die Siedlungsfunktion an die Seite ab.

Jetzt ist es eine ganz andere Sache. ... Unser Lohn bei Ihnen ein großes Geheimnis für andere!!!
Da ist er Angst Nr. 1„Buchhaltungs-Outsourcing“ – „ Sie (Wirtschaftsprüfungsunternehmen) mit Sicherheit,wird jedem über das Einkommen unserer Mitarbeiter erzählen.“.

Das wissen wir absolut genau und bezeichnenderweise im Voraus. Gleichzeitig kommen wir nicht einmal auf den Gedanken, dass der Inspektor des Steuerdienstes (oder der Pensionskasse), dem wir jährlich Berichte über unser persönliches Einkommen und das Einkommen unserer Mitarbeiter vorlegen, bereits Eigentümer von „ geheime Informationen“ und kann sie für jeden Zweck verwenden. Wir machen uns keine Sorgen darüber, dass ein Buchhalter, der in unserem Unternehmen arbeitet, „aus Freundschaft“, „aus Trotz“ oder weil „wir über etwas reden müssen“, jemandem innerhalb des Unternehmens und hinter ihm von den Einnahmen erzählen kann eines Kollegen. Wir glauben, dass unser Buchhalter nur deshalb zuverlässig ist, weil er „UNSER“ ist. Und das ist nur eine Illusion, denn Zuverlässigkeit wird nicht durch das Wort „UNSER“ bestimmt, sondern durch eine bestimmte Person, ihren Anstand und ihr Gewissen.

Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Buchhalter der Buchhaltungsgesellschaft mit einem unserer Mitarbeiter in freundschaftlichen (feindlichen) Beziehungen steht und ihm die „Lohngeheimnisse“ eines anderen unserer Mitarbeiter preisgibt oder die Daten an jemanden weitergibt? ? Offensichtlich ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering und solche Aktionen haben keinen Sinn. Darüber hinaus regelt der Vertrag mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft detailliert das Verfahren für den Umgang mit vertraulichen Informationen und regelt die Haftung für deren Offenlegung, und die Mitarbeiter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft werden ordnungsgemäß in die Infeingewiesen und vertraut gemacht (übrigens, eine solche Verpflichtung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kann auch im Vertrag festgelegt werden), dann werden unsere Risiken minimiert. Und es gibt keine Risiken – es gibt keinen Grund zur Angst.

p.s. All das gilt übrigens nicht nur für den Begriff „Gehalt“, sondern auch für alle anderen Finanzinformationen, die ihn ausmachen Geschäftsgeheimnis irgendeine Firma.

Da Sie und ich nun zugeben, dass es unwahrscheinlich ist, dass die Daten absichtlich von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft offengelegt werden, ist es an der Zeit, sich mit einer weiteren Gefahr auseinanderzusetzen, die ebenfalls mit der Vertraulichkeit zusammenhängt. Wie Sie wissen, ist E-Mail heute der schnellste und bequemste Weg, Daten zu übertragen. Und wo E-Mail ist, gibt es das Internet, da sind Hacker, Viren und so weiter. Also, Angst Nr. 2 – „Beim Versenden von Daten per E-Mail können die Daten im Internet frei verfügbar sein oder von Hackern angegriffen werden.“

Was tun damit? Fangen wir etwas weiter an. Sicherlich hat jeder von uns mindestens einmal Waren oder Dienstleistungen mit einer Bankkarte über das Internet bezahlt. Und wenn er nicht bezahlt hat, kennt er höchstwahrscheinlich die Bank-Client-Systeme, mit deren Hilfe der Buchhalter Zahlungen an die Bank sendet, wiederum über das Internet. Wir haben keine Angst, weil wir wissen, dass diese Operationen ziemlich sicher sind, weil. ein Informationssicherheitssystem vorhanden ist, d. h. besonders elektronische Schlüssel sowie sichere Systeme elektronisches Dokumentenmanagement, sodass Sie eingehende und ausgehende Nachrichten verschlüsseln können. Diese Systeme werden bereits nicht nur von Banken, sondern auch von vielen anderen Unternehmen bei der Zusammenarbeit eingesetzt Email, einschließlich Buchhaltung. Warum schließen wir uns nicht ihren Reihen an?!

Hier scheinen wir uns mit den mit der Vertraulichkeit verbundenen Ängsten auseinandergesetzt zu haben. Jetzt ist es an der Zeit, über die Qualität der von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erbrachten Dienstleistungen nachzudenken.

Für jede Mutter, jeden Vater ist es ihr Kind – das klügste, talentierteste, schönste. Im Allgemeinen das Allerbeste ... Und niemand kann und hat kein Recht, sie davon zu überzeugen. Darüber hinaus hält jeder Leiter oder Eigentümer sein Unternehmen und seine Aktivitäten nicht ohne Grund für einzigartig. Und dementsprechend möchten sie, genau wie Eltern, dass andere mit dieser Einzigartigkeit angemessen umgehen. Daher muss bei der Auswahl eines Buchhalters in der Stellenbeschreibung ein Satz enthalten sein, der sich auf Berufserfahrung in einem bestimmten Tätigkeitsbereich konzentriert, beispielsweise im Großhandel oder Einzelhandel, im Baugewerbe, in der Versicherung, im Öl- und Gassektor usw. Aus irgendeinem Grund wird angenommen, dass ein Buchhalter, der beispielsweise im Dienstleistungssektor tätig ist, keine Aufzeichnungen in der Produktion führen kann. Ist das wirklich?!

Waren anwesend Angst Nr. 3 – „In meinem Unternehmen gibt es eine bestimmte Tätigkeit, aber gibt es dort Spezialisten, die diese Besonderheit richtig berücksichtigen können?“

Zunächst möchte ich sagen, dass diese Angst einigermaßen berechtigt ist. Dabei geht es jedoch nicht um mangelnde Erfahrung in einem bestimmten Bereich, sondern um die Einstellung eines Buchhalters zu einem Richtungswechsel, zur Beherrschung von Neuem. Beispielsweise hat unser Unternehmen beschlossen, neben dem Handel auch mit dem Bau eines eigenen Einkaufskomplexes zu beginnen. Es ist unwahrscheinlich, dass wir sofort auf die Idee kommen, dass der Hauptbuchhalter durch jemanden ersetzt werden sollte, der sich mit Buchhaltung im Baugewerbe auskennt. Wenn unser Buchhalter ein Profi ist mit Großbuchstabe, dann wird er höchstwahrscheinlich entweder selbstständig alle Nuancen der Buchhaltung im Baugewerbe studieren oder spezielle Buchhaltungskurse in diesem Bereich besuchen. Nun, wenn er sich entscheidet zu gehen, besteht keine Notwendigkeit, ihn zu behalten – das ist nicht der Spezialist, den wir brauchen, um Ihr Geschäft weiterzuentwickeln.

Buchhaltungsunternehmen beschäftigen in der Regel sehr mobile Spezialisten, um etwas Neues zu meistern. Und das liegt vor allem daran, dass Wirtschaftsprüfungsgesellschaften viele Unternehmen bedienen, von denen jedes in seinen Aktivitäten und in seinen Besonderheiten einzigartig ist. Es kommt immer zu Ansammlungen im Arbeitsprozess Lehrmaterial Regelung der Abrechnung der meisten Typen Wirtschaftstätigkeit, denn Buchhaltungsunternehmen sind auch in ihren Besonderheiten, nämlich im Rechnungswesen, einzigartig. Darüber hinaus können Spezialisten, wenn sie an einem Ort versammelt sind, jederzeit ihre Meinungen, Kenntnisse und Erfahrungen austauschen. Und der kollektive Geist ist, wie Sie wissen, immer besser als der individuelle Geist.

Während also unser Buchhalter seine Zeit damit verbringt, selbstständig zu lernen oder das richtige Seminar zu finden und zu besuchen, und wir Geld für die Bezahlung dieses Seminars ausgeben, werden die Spezialisten der Buchhaltungsgesellschaft bereits damit beginnen, Aufzeichnungen über die Aktivitäten unseres Unternehmens zu führen. Und das alles, weil die notwendigen methodischen Materialien bereits ausgewählt wurden, problematische Probleme, die bereits in Unternehmen mit ähnlichen Besonderheiten aufgetreten sind, identifiziert und gelöst wurden und einer der Spezialisten der Buchhaltungsgesellschaft bereits Fachseminare besucht und sein Wissen mit seinen Kollegen geteilt hat. Ist es beängstigend? Im Gegenteil, es ist wunderbar.

Aber warum sagen wir immer Buchhaltungsunternehmen, Spezialisten von Buchhaltungsunternehmen? Schließlich ist alles etwas entpersonalisiert. Schließlich sind wir daran gewöhnt, dass die Buchhaltung unseres Unternehmens von einer bestimmten Person geführt wird, die wir mit einem bestimmten Vor- und Nachnamen kennen. Und hier ist nur der Name der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Hier ist er, Angst Nr. 4 – „Es ist nicht bekannt, wer die Aufzeichnungen führen wird, aber ich kenne Marya Iwanowna.“

Welche Faktoren beeinflussen unsere Entscheidung, dieses bestimmte Produkt zu kaufen, wenn wir ein Produkt kaufen, beispielsweise einen Fernseher? Möglicherweise handelt es sich dabei um die Marke des Produkts, den Ruf des Herstellers, die Qualität des Produkts, seinen Preis oder die Garantieleistung. Fragen wir uns wirklich, wer diesen Fernseher speziell hergestellt hat – Petja Iwanow oder Wasja Smirnow? Natürlich nicht. Betrachten wir die Buchhaltung als Ware. Wenn die Meldungen unseres Unternehmens fristgerecht beim Finanzamt eingereicht werden, keine Fehler in der Rechnungslegung vorliegen, die Aufsichtsbehörden keine Ansprüche gegen uns haben, wenn sich unsere Gegenparteien nicht über den Zahlungsverzug unsererseits beschweren, dann spielt es keine Rolle, wer Was genau steckt dahinter: Marya Iwanowna oder die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft? Es ist wahrscheinlich nicht mehr so ​​wichtig. Die Hauptsache ist, dass wir ruhig sind, denn wir machen uns keine Sorgen mehr über solche Probleme wie: Was passiert, wenn Marya Ivanovna krank wird, in den Urlaub fährt und plötzlich beschließt, aufzuhören? Krankheiten, Urlaub oder Entlassungen von Spezialisten der Buchhaltungsgesellschaft betreffen uns nicht, da die Dienstleistungen für uns von der Firma erbracht werden und die Firma auch für die Qualität dieser Dienstleistungen verantwortlich ist, weil wir mit ihnen einen Vertrag abgeschlossen haben Vereinbarung, und nicht mit einer bestimmten Marya Ivanovna.

Wenn wir dennoch einen bestimmten Spezialisten kennenlernen möchten, können wir dies jederzeit tun, indem wir einfach zum Büro der Buchhaltungsgesellschaft fahren. Darüber hinaus gibt es mittlerweile auf den Websites der meisten Buchhaltungsunternehmen einen Bereich mit Fotos und Lebensläufen sowohl des Managementteams als auch der Buchhalter. Und noch eine Nuance: Wenn wir uns plötzlich mit Marya Iwanowna streiten, wird es nicht so einfach sein, sie durch eine neue Buchhalterin zu ersetzen und sogar eine qualitativ hochwertige Übergabe von Fällen von ihr zu erreichen. Für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist es viel einfacher, einen mit uns zusammenarbeitenden Spezialisten zu ersetzen, denn Kundenzufriedenheit ist das Gesetz eines jeden Unternehmens, das seinen Ruf wahren möchte und für die Qualität seiner Produkte verantwortlich ist.

Nun, wir scheinen die Persönlichkeiten herausgefunden zu haben, aber wir müssen unsere Kommunikation mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft irgendwie aufbauen. Und wir verstehen nicht, wie man es macht, wie man es überwindet Angst Nr. 5 – „IchIch weiß nicht, wie ich mit ihnen interagieren soll. Hier hat er eine Person zu sich gerufen, eine Aufgabe gegeben, aber dort ist nicht klar, wer und was tun wird.

Jedes gute Unterfangen kann leicht zunichte gemacht werden, wenn man es zunächst nicht mit aller Ernsthaftigkeit angeht. Nehmen wir an, wir beschließen, ein Produkt herzustellen. Zunächst ermitteln wir, welche Rohstoffe wir benötigen und entwickeln gemeinsam mit dem Lieferanten einen Zeitplan für die Lieferung dieser Rohstoffe. Anschließend legen wir den Produktionszyklus in unserem Unternehmen fest, indem wir beispielsweise Halbfabrikate von Werkstatt Nr. 1 in Werkstatt Nr. 2 verlagern, Käufer finden und den Zeitpunkt festlegen, zu dem das Produkt an den Käufer geliefert wird der für den Käufer günstige Lieferort.

Ebenso müssen wir beim Aufbau von Beziehungen zu einem Buchhaltungsunternehmen alle Nuancen unserer Kommunikation durchdenken, um letztendlich ein Produkt, nämlich eine Buchhaltungsdienstleistung, zu erhalten. Top Qualität. Und dies muss bereits beim Vertragsabschluss erfolgen. Zunächst müssen wir festlegen, welche konkreten Leistungen wir in Anspruch nehmen möchten, sei es eine vollständige Buchhaltung, Lohn- oder Gehaltsabrechnung oder Fakturierung. Je detaillierter im Vertrag festgelegt wird, welche konkreten Maßnahmen (erstellte Dokumente) in die erbrachte Dienstleistung einfließen, desto einfacher wird es für uns und die Buchhaltungsgesellschaft.

Dann können wir gemeinsam mit der Buchhaltungsgesellschaft einen Arbeitsablaufplan entwickeln, der etwa Folgendes aufzeichnet:

• Informationen und Dokumente, die wir der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Verfügung stellen müssen, sowie den Zeitpunkt ihrer Bereitstellung;
• Informationen und Dokumente, die wir von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erhalten, und dementsprechend der Zeitpunkt ihres Eingangs;
• Informationen und Dokumente, die die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft den Aufsichtsbehörden usw. zur Verfügung stellt.

Nachdem wir die oben genannten Maßnahmen durchgeführt haben, erhalten wir ein Heilmittel gegen die Angst, nämlich die Regulierung der Beziehungen zur Buchhaltungsgesellschaft, aus der Sie jederzeit erkennen können, wer, was und wann es tun sollte.

Übrigens werden uns die oben genannten Regelungen, einschließlich eines Ablaufplans und einer Liste der verantwortlichen Personen, eine unschätzbare Hilfe bei der Bekämpfung sein Angst Nr. 6 – „Wie kontrolliere ich, was getan wird und was nicht?“ Schließlich können Sie nur dann verstehen, was getan wurde, wenn Sie genau wissen, was hätte getan werden sollen.

Wir haben also bereits ein Kontrolltool. Das zweite Tool kann ein Bericht des Buchhaltungsunternehmens über die geleistete Arbeit sein. Wir können die Verpflichtung zur Bereitstellung dieser zusammen mit der Abnahmebescheinigung für die im Vertrag erbrachten Leistungen vorsehen. Der Bericht muss Informationen über alle Aktionen der Buchhaltungsgesellschaft enthalten, die im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen für unser Unternehmen durchgeführt wurden, beispielsweise die Anzahl der für unsere Kunden ausgestellten, verarbeiteten, von unseren Lieferanten erhaltenen und erstellten Rechnungen Bargeldbelege, was die Bewegung unserer Cashflows usw. widerspiegelt. Nachdem wir einen solchen Bericht erhalten und ihn mit dem Arbeitsablaufplan verglichen haben, können wir nicht nur die Umsetzung aller erforderlichen Maßnahmen kontrollieren, sondern auch verstehen, wofür wir Geld bezahlen.

Unternehmen, die einer Pflichtprüfung unterliegen (oder eine freiwillige Prüfung durchführen), erhalten ein weiteres Kontrollinstrument – ​​den Abschluss einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Stimmen Sie zu, dass sich das Problem der Kontrolle als nicht so schlimm herausstellte, denn auch ohne näher darauf einzugehen, haben wir drei von vielen gefunden Optionen Antwort darauf.

Gleichzeitig haben wir nur eine Seite der Kontrolle analysiert – sozusagen quantitativ, aber was tun mit der Qualität? Ja, unsere Umsatzsteuererklärung wurde fristgerecht abgegeben, aber wurde die Steuer korrekt berechnet? Das Angst Nr. 7 – „Sie werden Fehler machen, aber wer wird antworten, ich?!“

Wie sie sagen, ist niemand vor Fehlern gefeit. Wer nicht arbeitet, der irrt sich nicht. Aber das macht es für uns nicht einfacher. Wer auch immer in unserer Firma die Buchhaltung macht, sei es unsere Hauptbuchhalter B. einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, liegt die Verantwortung immer noch beim Manager und trifft letztlich den Eigentümer des Unternehmens, da Fehler meist zu Verlusten führen. Daher müssen wir die Risiken von Rechnungslegungsfehlern zwar nicht vollständig beseitigen, aber zumindest versuchen, die damit verbundenen Verluste zu minimieren. Angenommen, die Steueraufsichtsbehörde führt eine Prüfung durch und legt unserem Unternehmen zusätzliche Steuern sowie Strafen und Bußgelder vor, und das alles nur, weil unser Buchhalter bei den Berechnungen einen Fehler gemacht hat. Natürlich können wir von unserem Buchhalter Schadensersatz verlangen, allerdings nur im Rahmen Arbeitsgesetzbuch weil wir gesetzestreu sind. Was aber, wenn die Höhe der Steuern, Strafen und Bußgelder weit über die festgelegten Grenzen hinausgeht? Arbeitsrecht Oder hat der Buchhalter plötzlich gekündigt? Es stellt sich also heraus, dass alle Verluste dem Anführer zufallen. Betrachten wir die gleiche Situation, aber ändern wir eine Bedingung: Die Fehler wurden von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemacht. Können wir in diesem Fall Schadensersatz leisten? Wir können es nicht nur, sondern wir werden es auch erstatten. Hierzu müssen wir uns jedoch erneut ernsthaft mit dem Abschluss eines Vertrages über Buchhaltungsdienstleistungen befassen, die Verantwortung des Buchhaltungsunternehmens für die unzureichende Qualität der erbrachten Dienstleistungen sowie die Verpflichtung zum Ersatz des uns entstehenden Schadens vorsehen entstehen aufgrund dieser mangelhaften Qualität. Und wenn darüber hinaus die Haftung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bei einer zuverlässigen Versicherungsgesellschaft versichert ist, werden die Risiken unserer Verluste deutlich reduziert und eine weitere Angst verschwindet.

Für einen Snack haben wir etwas hinterlassen, das wahrscheinlich niemanden gleichgültig lässt, nämlich Angst Nummer 8 – „Es ist teuer!“ Ich muss nicht nur den Buchhalter bezahlen, sondern auch den „Gewinn“ des Outsourcing-Unternehmens.“

Natürlich ist es das Ziel jedes kommerziellen Unternehmens, Gewinn zu erwirtschaften. Und um es zu erhalten, müssen wir insbesondere die Kosten minimieren. Mal sehen, was es uns kostet, einen Buchhalter zu behalten. Zusätzlich zum Lohn geben wir Geld aus für:

• Steuern auf das Gehalt eines Buchhalters;
• Urlaubs- und Krankheitsurlaub für Buchhalter (d. h. Zeit, in der die Arbeit nicht tatsächlich erledigt wird);
• Personalvermittlung (bei der Einstellung eines Buchhalters);
• Krankenversicherung
• Büromiete;
• Computer, Schreibwaren, Buchhaltungsprogramm, Seminare, Fachliteratur usw.

Vergessen Sie auch nicht, dass der Arbeitsaufwand eines Buchhalters vollständig von der Geschäftstätigkeit des Unternehmens abhängt. Was aber, wenn die Aktivitäten des Unternehmens saisonabhängig sind? Unser Umsatz sinkt in bestimmten Monaten, aber das Gehalt und die Unterhaltskosten des Buchhalters bleiben auf dem gleichen Niveau. Und wir können leicht einen Verlust hinnehmen. Wäre es also nicht besser, einen Vertrag mit einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft abzuschließen, und zwar unter der Bedingung, dass die Vergütung nur für den geleisteten Arbeitsaufwand erfolgt, beispielsweise für die Anzahl der bearbeiteten Transaktionen, Dokumente usw.?!

Und das Letzte, was ich sagen möchte.

Der Autor dieses Artikels wollte in keiner Weise die Professionalität, Integrität und Hingabe von Buchhaltern in Frage stellen, die in Produktions-, Handels-, Bau- und anderen Unternehmen tätig sind, mit Ausnahme derjenigen, die sich ausschließlich auf die Erbringung von Buchhaltungsdienstleistungen spezialisiert haben.

Als ich den Artikel schrieb, wollte ich nur eines – die Ängste vor der Auslagerung der Buchhaltung entkräften. Inwieweit dies gelungen ist, liegt bei Ihnen, liebe Leserinnen und Leser.